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计划单证的流程模板.doc
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1、计划单证步骤一、订货单处理:1、 依据用户要求、市场需求及企业库存填写“微波炉/空调/小家电产品订货单”。 调查用户在本企业账面余额,如有收款员工必需在票据复印件上署名,并连同“产品订货单”传至企业计划单证组。原件以最快时间EMS回总部。 按产品订货单填写数量、单价、备注(明折明扣、单价下浮、中转仓调货、售后有配件、有赠品、有样机、有资料等特殊情况)。 订货单位必需在订货单上署名、盖章。 如代理商发货至异地仓,订货单位须开具委托书注明收货地址、联络人及联络电话,另在订单右上角处明确注明发至异地(?)。 订货单上本企业相关业务人员必需署名及留联络电话。2、 计划单证员按要求做好“产品订货单”,计
2、算好车位,联络运输企业安排好发运工作。3、 财务打单人员按“产品订货单”打印成“产品提货通知单”。财务科盖“发出商品专用章”后方可在仓库装货。“产品提货通知单”各联作用: 第一联业务科存查财务打单人员存档 第二联仓库存仓库计帐员计帐 第三联财会部门结算财务部人员计帐 第四联销售计提及财务结算财务部人员计帐 第五联送货回单运输企业运费结算 第六联员工存相关员工记帐存档 第七联随货同行运输司机存档 第八联门卫放行保卫科存档4、 运输调度员按运输企业车辆情况具体安排发运。在“产品提货通知单”右上角标注具体车号。5、 财务打单员依据前一天发运具体情况(发货单位、数量、金额、车号、备注等),汇总发电子邮
3、件至相当办事处。二、代理商库存盘点。1、 每个月30/31日进行代理商库存实地盘点。2、 盘点表格式由计划单证科不停更新。3、 代理商库存盘点要求一定要正确。三、相关计划单证所碰到常见问题。1、货款问题 标准上:发货采取现款现货标准、超市或专业连锁系统有帐期或信用额度。 票据类型:汇票、银行承汇(三方银行承汇必需按“银行提货单”金额提货)、电汇(新单位必需货款到本企业帐户中方可发货)、支票(只限广东部分区域广州、东莞、江门、佛山)。 抓紧资金回笼,企业总部对员工前期已传真过来汇票、银承或电汇底单,超出10天还未寄回企业财务,将电话通知她们立即寄回外,还要将用户名称、票号、金额、负责收款业务名单
4、登记清楚,假如超出20天还未寄回或换了票不通知企业,除要员工说明清楚原因外,给一定扣罚。 返利手续未办完怎样发货?用户必确定本企业财务“财务对帐单”,再由用户出确保书,方可发货。 无货款怎样发货?由营销中心打汇报及用户出具“到期付款确保书”,企业相关主管按用户资信度,依据实际市场情况提议,报部门分管副总裁同意后,方可发货。2、运输车队问题: 对于各运输企业路线由计划单证组提供及联络方法。 对于在途车辆直按向运输企业相关人员查询。3、调货问题: 调货需凭营销中心汇报(报部门主管批复)业务管理打调货委托书(盖公章)给被调经销商(代理商)。(员工不需填写产品订货单) 调货车辆由部门计划单证科安排。
5、调货后凭双方签收具体型号办理开票手续。4、收货问题: 员工提前提供资料单位全称、收货具体地址、联络人电话、收货时间、货仓在市区还是在郊区、白天货车通行有没有限制、有没有装卸工人。 超市卸货业务人员需了解各项要求。1、 我们不能埋头盲目地做事,要多思索和善于总结。2、 我们作为一线人员作战后方,平时跟她人通电话时注意语气要客气礼貌和耐心。3、 我们在做用户发货订单时,必需审核清楚订单上型号、单价、数量和这个用户帐户上是否有货款,假如帐户上既没有货款,又没有信用额度,想用返利款先发货,在传订单同时把确保书一同传真过来;碰到型号、单价模糊不清时候,必需主动和员工沟通好;要求用户在订单上必需盖章,员工
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