酒店应收款管理模板.doc

摘要 酒店发生应收账款关键原因是扩大销售，增强竞争力，所以对应收账款管理目标就是立即回收客人所欠消费款，求得利润最大化。应收账款是酒店一项现金投放，是为了扩大销售和盈利而进行投资，而投资肯定要发生成本，这就需要在应收账款信用政策所增加盈利和这种政策成本之间做出权衡。只有当应收账款所增加盈利超出所增加成本时，才应该激励客人赊账消费；假如赊账消费有着良好盈利前景，就应该放宽信用条件扩大赊销面。为确保应收账款安全性和回收立即性，建立一套行之有效应收账款防范机制，并加强应收账款日常管理就显得尤为关键。 关键词 应收账款现实状况影响管理对策 伴随中国酒店业客源市场竞争不停加剧，中大型高星级酒店应收账款可谓是和日俱增，笔者对一家总资产规模在二亿七千万元左右商务酒店调查中发觉，其应收账款规模已经超出一千万元。多年来为了争取到更多潜在客源，留住老用户，酒店签署协议记账单位增加到179家，餐饮部临时挂账数达成380户，前厅住客临时挂账多达494户。应收账款是酒店采取赊销方法销售客房和餐饮制品或提供对客服务而应向用户收取款项，作为酒店营运资金管理一项关键内容，应收账款管理直接影响酒店营运资金周转和经济效益。怎样监控应收账款发生和怎样处理酒店不良债权等问题，已经成为我们酒店管理中不容回避一个重大课题。一个酒店应收账款管理得好和坏，直接影响到企业经济效益高低。伴随中国市场经济日趋成熟，应收账款管理作为酒店营运资金管理关键方面已越来越引发酒店管理者重视，甚至已经成为中国酒店管理当局目前必需攻克一门“必修课”。 一、对现在酒店业应收账款现实状况分析 1.应收款占用资金比重逐年增加，应收账款余额不停扩大 据调查，中国酒店应收账款占流动资金比重大致在30%以上，酒店逾期应收账款总额比率高达20%以上，和发达市场经济国家水平存在较大差距。由此在很大程度上加大了酒店经营风险，一旦坏账范围深入扩大，将直接影响到酒店资产质量，造成经济效益滑坡。 2.应收账款多采取账外备查措施 很多酒店在应收账款管理上多采取账外备查措施，酒店为了推迟交纳营业税往往采取将客人记账消费金额临时不入账，待实际收到款项后再作营业收入入账，在未收到消费款之前由各营业部门分管散客临时挂账消费账单，由财务部掌管协议记账单位消费账单，并分别负责进行催讨。这么不仅有悖权责发生制会计核实标准，而且极易造成消费账单不慎遗失，或收回账款不立即上报甚至监守自盗舞弊现象，造成酒店应收账款居高不下原因能够从两个方面来归纳。 (1)酒店经营环境影响 首先是扩大市场份额需要，在猛烈竞争市场经济中，赊销成为酒店扩大销售关键竞争手段。其次是部分消费者有意拖欠账款，诚信缺失。 (2)酒店本身问题 从主观上中国酒店管理者普遍只重销售而忽略包含应收账款管理在内内部管理，而客观上她们对于应收账款管理不管是经验还是理论全部十分缺乏。 二、应收账款对酒店影响 应收账款对酒店影响关键来自两方面。 1.高额应收款直接影响酒店现金流入，直接引发财务危机 酒店经过赊销不停扩大销售，而赊销背后就是不停上升应收账款，很多酒店在含有良好盈利情况下，因应收账款管理不善而面临财务危机。中国很多酒店包含部分经营情况良好上市企业常常出现有利润、无现金，账面情况不错却资金匮乏情况。 2.应收账款坏账风险对酒店盈利情况影响 逾期应收账款对酒店危害直接表现在坏账风险上，据统计逾期应收账款在十二个月以上，其追账成功率在50%以下，应收账款逾期时间越长，成功回收概率就越低，逾期时间超出三年，回收账款概率几乎为零。在中国众多大型酒店中，实际已成坏账但未作坏账处理情况普遍存在。 三、加强应收账款管理对策 1.建立一套行之有效应收账款防范机制 应收账款管理首先应从源头控制，防患于未然，所以酒店管理当局应该用心研究，立即建立起一套符合酒店实际应收账款防范机制。 (1)建立专门信用管理机构，对赊销进行管理 酒店应发明条件成立专门信用小组担当信用管理关键角色。酒店对赊销信用管理需要专业人员大量调查、分析和专业化管理和控制，所以设置酒店独立信用管理职能部门是很必需。在中国酒店中通常采取财务总监领导下信用管理部门，较之销售总监领导下信用管理方法愈加有效更为合理。(2)建立用户动态资源管理系统 专门信用管理部门必需对用户进行风险管理，其目标是防患于未然。动态监督用户尤其是关键用户，了解用户资信情况，给用户建立资信档案并依据搜集信息进行动态管理这就是用户动态资源管理。调查渠道通常包含：公关营销部门员工掌握用户资料、管理人员实地考察、用户其它供给商调查情况、网络数据和其它公开信息渠道。调查内容关键有：用户品质、能力、资本、抵押和条件（“5C”系统），用户和酒店往来历史统计，用户规模、财务情况、发展前景、行业风险程度等等。 (3)建立应收账款监控体系 应收账款监控体系应包含赊销发生、收账、逾期风险预警等各个步骤。 赊销发生监控。通常情况下，酒店赊销业务步骤较为简单。赊销监控关键发生在授权签署记账消费协议、同意赊销信用、赊销账单统计和收回资金等过程。 在记账消费协议签署步骤，用户消费只有在符合酒店当局授权标按时才能被接收，公关营销部门应依据信用部门用户动态管理系统提供具体信息情况决定是否同意对用户实施赊销，并和用户签署赊账消费协议。 在赊账消费协议签署后，收账员在收到赊账消费账单后，将账单和该用户已被授权赊销信用额度和至今尚欠账款余额加以比较。并对每个新用户进行信用调查，建立用户动态资源库。每十二个月年底应依据调查用户资信情况和其它相关信息，信用部门决定是否同意该用户赊销，将相关提议以书面形式供总经理决议。 在统计销售和收回资金过程中，财务部门应将销售数据和资金收回数据立即反馈给收账员，更新用户动态资源库。 财务部门对应收账款分析管理。财务部门应定时对应收账款回收情况、账龄等情况进行分析，而不能将全部责任全部交给信用小组及公关营销部和前台营业部门，这是内控制度关键步骤能。财务部门应编制一定时间赊销用户销售、赊销、收账、账龄分析表及分析资料报给酒店高层管理者。 信用部门和营业部门应进行应收账款跟踪管理服务。从赊销过程一开始，到应收账款到期日前，对用户进行跟踪、监督，从而确保客户正常支付所欠消费款，最大程度地降低逾期账款发生率。经过应收账款跟踪管理服务，保持和用户常常联络，提醒付款到期日，催促付款，能够发觉酒店产品和服务质量和账款结算上存在问题和纠纷，方便做出对应对策，维护和用户良好关系。同时也会使用户感觉到债权人施加合理压力，用户通常不会轻易推迟付款，极大地提升应收账款回收率。经过应收账款跟踪管理服务，能够快速识别应收账款逾期风险，方便选择有效催讨手段。 在工作中，信用部门和营业部门要相互配合，分清各自在跟踪服务中职责，达成相互监督相互促进，提升应收账款回收率和赊销实际效果。 (4)发挥内部审计监督作用 本文原文内部审计在应收账款管理中监督作用关键表现在两个方面，一是不停完善监控体系，改善内控制度，二是检验内控制度实施情况，检验有没有异常应收账款现象，有没有重大差错、玩忽职守、内部舞弊、有意不收回账款等情况，确保应收账款回收。 2.规范应收账款日常管理，对应收账款在销售事前、事中、事后进行有效控制 (1)建立用户档案，进行有效信用评定和跟踪统计 (2)事前控制：（签约到提供酒店产品或服务） 从初识用户到维护老用户，业务人和经办业务各级管理人员全部应全方面了解用户资信情况，选择信用良好用户进行交易。 (3) 事中控制（提供酒店产品或服务到收款） 消费账单查询，账款跟踪。每次消费记账时，收银员必需和用户消费协议保持查对，确定签字有效人，以免事后无须要账务纠纷和投诉；酒店对用户提供产品或服务后，就应该开启监控程序，依据不一样信用等级实施不一样收账策略，在账款形成早期进行适度催收，同时注意保持跟用户良好合作关系。（由收账员或公关营销人员或用户经理进行全程跟踪） 收账策略以下： A 类用户，按协议约定时间收款 B 类用户，最好预付一部分消费款 C 类用户，必需预付一部分消费款 D 类用户，散客必需以现金或信用卡即时结算 回款统计，账龄分析。财务要形成定时对账制度，每隔30天或一季度必需同用户查对一次账目，形成定时对账制度，不能使管理脱节，以免造成账目混乱相互推诿、责任不清；而且具体统计每笔货款回收情况，常常进行账龄分析。 有些情况会给应收账款管理带来一定困难，如客人损坏酒店设施赔款账单未经协议记账单位有效签字人认可、部分客人冒名签单等，应定时和协议记账单位对账，以避免双方因应收应付款上较大差异而造成死账现象，同时对账以后应在相关账单上由有效签单人署名，杜绝可能出现法律纠纷。酒店内部要建立起财务部和信用小组及各营业部门二级管理模式，协议记账单位全部记账消费账单由信用部统一记账，部门临时挂账账单实施二级管理，即由部门收账员负责具体账单保管和流水登记，每日将新增挂账账单金额及当日回收账单金额上报财务部，财务部对各营业部门临时挂账情况逐笔进行明细统计，财务部应最少每个月一次和各营业部门临时挂账进行查对。财务部务必建立严密内部控制制度，坚持收账员只管账单不记账，记账员只记账不管账单相互牵制制度。(4)事后控制（欠款到追收） 欠款到追收。对拖欠账款追收，要采取多个方法清讨，催收账款责任到人。标准上采取部门经理负责制，再由部门经理落实到具体收账员身上。信用小组各收账员碰到催讨比较困难消费单位或用户时，可立即和公关营销部或前厅及餐饮用户经理进行沟通，取得公关营销部及前台用户经理配合，因为通常情况下公关营销部及前台用户经理和客人比较熟悉，沟通障碍比较小，由公关营销部及前台用户经理出面调和，通常收账就会比较顺利些。 对已发生应收账款，可按其账龄和收取难易程度，逐一分类排序，找出拖欠原因，明确落实催讨责任。对于确实因为资金周转困难客人，应采取签订还款计划，限期清欠。 总量控制，分级管理。财务部信用小组负责应收账款计划、控制和考评。各前台营业部门是应收账款直接责任人，酒店对前台经理考评最终焦点是收现指标。账款回收期限前一周，电话通知或造访责任人，通知其结款日期，并在结款日按时前往造访。追款三步骤： A.联络：电话、联络沟通、债务分析、分析拖款征兆 B.信函：期限、实地考察、保持压力、确定追付方法 公关营销人员及用户经理要对用户进行全程跟进，和用户接触率和成功回收率是成正比。 C.走访：资信调查 适宜催讨方法 收账员要定时探访用户，用户到期付款，应按时上门收款，或电话催收。碰到用户风险时，采取风险预警和时时、层层上报制，由主管、经理等参与分析，立即对下属申报问题给指导和帮助。 对已拖欠款项处理事项 ： A.文件：检验被拖欠款项记账协议是否齐备。 B.搜集资料：要求用户提供拖欠款项事由，并搜集资料以证实其正确性。 追讨文件：建立账款催收预案。依据情况不一样，建立三种不一样程度追讨文件预告、警告、律师函，视情况立即发出。 最终期限：要求用户了解最终期限和其后果，让用户明确最终期限含义。 要求帮助:使使用方法律手段维护自己利益，进行仲裁或诉讼。 (5)预警管理 每一用户会计年度终止，必需取得欠款人对所欠款书面确定。 任何应收款应在提供酒店产品和服务之日起，逾期十二个月至二年，一律汇报酒店总经理，并通知酒店法律顾问开启催讨程序。