OA办公标准管理系统产品解决专项方案.doc

OA办公自动化管理系统
技术处理方案书

二〇二四年五月

目 录
第1部分 OA办公管理系统处理方案总览 4
1.1 需求分析 4
1.2 系统建设总体思绪 5
1.3 用户价值表现 6
1.3.1. 形成、传输、发展组织机构习惯好工具 6
1.3.2. 让管理工作变得轻轻松松 6
1.3.3. 协作性、灵活性显著提升 6
1.3.4. 管理效率提升 6
1.3.5. 规范性增强 6
1.3.6. 实现知识管理 6
1.4 OA办公管理系统特点 7
1.4.1. 灵活个性设置 7
1.4.2. 统一沟通平台 7
1.4.3. 在线表单设计器 7
1.4.4. 在线步骤设计器 7
1.4.5. 支持在线模板引用 7
1.4.6. 修订、清稿及用印 7
1.4.7. 优异技术架构 7
第2部分 OA办公管理系统处理方案 8
(一) 公文管理平台 8
2.1 发文管理 8
2.2 收文管理 10
2.3 内部请示 11
2.4 催办督办 12
2.4.1. 催办 12
2.4.2. 督办 13
2.5 公文管理关键功效 16
2.5.1. 收文/发文步骤自定义 16
2.5.2. 公文模板自定义 16
2.5.3. 手写署名、审批意见、公章盖章 17
2.5.4. 分类及综合查询 19
2.5.5. 监控/协办/缓办/取回/转步骤等功效 19
(二) 知识管理平台 22
2.6 知识文档 22
2.6.1. 知识公布和审核 23
2.6.2. 知识展现 23
2.6.3. 借阅和授权 24
2.6.4. 推荐和收藏 24
2.6.5. 评分和评论 25
2.6.6. 信息订阅 25
2.6.7. 转发邮件 25
2.6.8. 提议步骤 25
2.6.9. 移交归档 25
2.6.10. 信息安全控制机制 25
2.6.11. 知识目录、知识分类管理——建立各业务部门文件库 26
2.7 通知公告 27
2.8 会议管理 27
(四) 个人事务管理平台 29
2.9 待办事宜 29
2.10 名片夹 29
2.11 电子邮件 30
2.12 日程管理 34
2.13 短信及音视频沟通 36
2.13.1. 手机短信 36
2.13.2. 在线消息 36
2.13.3. RTX即时通讯（需另购插件支持） 38
2.14 文件传阅 39
2.15 内部论坛 40
2.16 网上调查 41
2.17 个性化设置 42
2.17.1. 待办提醒方法设置 42
2.17.2. 个人署名设置 43
2.17.3. 常见意见设置 43
(五) 工作流管理平台 43
2.18 图形化表单及工作流设计 44
2.18.1. 图形化工作流设计器 44
2.18.2. 表单设计器 44
2.18.3. 报表设计器 45
2.18.4. 步骤提议及监控权限控制 46
2.18.5. 批阅模式、操作按钮、消息提醒控制 46
2.19 工作流处理方法 47
2.20 事务委托和移交 48
2.20.1. 事前委托 48
2.20.2. 事中委托 48
2.20.3. 撤消委托及代项事项查询 49
2.21 提醒和催办 49
2.21.1. 提醒 49
2.21.2. 催办 50
2.22 步骤归档 50
第3部分 技术体系和安全处理方案 51
3.1 技术体系 51
3.1.1. 全方面支持J2EE技术架构 51
3.1.2. 技术保障 52
3.2 系统安全处理方案 52
3.2.1. 网络安全提议方案 52
3.2.2. 信息传输安全处理方案 53
3.2.3. OA办公管理系统安全管理机制 54
3.2.4. 安全管理 55
3.3 网络配置方案 57
3.3.1. 经济布署方案（Scale In one） 57
3.3.2. 标准布署方案（Scale Out – Tier 3） 58
3.3.3. 网络负载平衡应用方案（Network Loading Balance） 58
3.3.4. OA办公管理系统网络设计 58
3.4 硬件配置方案 59
3.4.1. 服务器选型提议 59
3） 针对对单体企业应用，能够使用PC服务器，推荐使用： 59
3.4.2. 数据库选型提议 60
3.4.3. 应用服务选型提议 60
3.4.4. 配置清单 60
OA用户服务器配置简易参考表 60
第4部分 项目实施方案 62
4.1 项目实施策略 62
4.2 对软件实施了解 62
4.3 项目实施方法论 63
4.4 实施服务理念 63
4.5 项目组织 64
4.5.1. 项目组织 64
4.5.2. 项目组织工作职责 64
4.6 项目实施步骤 66
4.6.1. 项目开启 66
4.6.2. 蓝图设计 68
4.6.3. 系统实现 70
4.6.4. 系统完成 72
4.7 服务介绍 73
4.7.1. 服务宗旨 73
4.7.2. 服务体系 74
4.7.3. 服务标准 74
4.7.4. 服务产品 75
4.8 培训服务介绍 76
4.8.1. 产品培训策略及方法 76
4.8.2. 项目培训层次和内容 77
4.8.3. 培训教材 77
4.8.4. 用户项目小组任务 78
4.8.5. 培训质量和考评 78
4.8.6. 项目培训组织和要求 79
4.8.7. 能够提供其它培训 79

第1部分 OA办公管理系统处理方案总览

1.1 需求分析
组织机构在日常管理中常常会碰到以下问题：
R 组织机构分支机构分散：各地拥有多个分支机构，迫切需要摆脱时间和地域限制，实现协同办公、分布式办公和移动办公。
R 领导常被琐事干扰：高层领导常被多种审批签字、材料上报等多种日常事务干扰，领导迫切需要一个协同办公平台、知识共享平台，以实现文件/费用/汇报等材料电子化签批，主动获取组织机构多种决议信息。
R 信息管理效率低：组织机构规章制度、业务资料、工作汇报、培训资料等，全部分散存放，没有进行集中管理，资料常常丢失，经验得不到传承，新职员进入角色慢，极大地影了信息管理、查找、利用效率。
R 工作进度监管不力：组织机构缺乏高明透明办公机制，对工作进展、文件处理情况等缺乏监管机制，组织机构需要建立规范办事步骤、建立部门之间高效协同工作机制，有效地监管工作办理情况，提升实施力。
R 组织文化建设困扰：组织文化是现代组织机构很重视一个管理课题，但组织机构缺乏一个多元化沟通平台，难以开展话题讨论、意见征集、经验分享、技术交流等文化建设工作，组织凝聚力迫切需要得以增强。

OA办公管理系统能够帮助用户处理以上问题，实现“规范审批步骤、加强文件管理、促进信息流通、提升办公效率、实现分布办公”总体目标，并从整体上对组织机构管理进行全方面业务优化，包含决议过程科学化（决议优化） 、工作步骤顺畅化（步骤优化） 、职员行为规范化（习惯优化）、业务数据集成化（数据优化）。

1.2 系统建设总体思绪
OA办公管理系统建立以人为本、以步骤为导航、以事找人工作方法，从提升跨部门、跨地域、动态团体工作效率角度，处理组织机构在办文、办事、沟通、协作、共享管理需求。
² 建立协同审批平台。实现组织机构内部公文、请示、汇报、多种审批事项等流转自动化，处理协同工作及透明度问题。实现网上督办管理机制，对工作任务进行督办管理，提升办公效率、节省大量办公资源。
² 建立知识共享平台。在保障信息安全和使用权限基础上，构建一个信息资源共享平台，使组织机构规章制度、收发文件、新闻报道、电子刊物、部门业务资源、技术交流、工作总结等能够在职员之间得到广泛传输。
² 建立互动沟通平台。将电子邮件、系统消息、手机短信、在线论坛、在线会议等相结合，保障组织单位内部信息传输和沟通交流立即性、正确性，改变了以往人机不在一起时拖后处理工作现象。
² 实现辅助办公管理。包含会议通知、活动安排、行政公告等。
² 建立资源管理平台。实现对组织机构公共资源预约及管理，包含办公用具、车辆、图书、会议资源管理等。
² 实现业务数据共享分级管理机制，做到决议层及相关领导可查询全部经营数据和信息，各分支机构领导分别对授权范围内业务等信息进行分级查询利用，确保业务信息立即、正确和安全。
² 实现分布式办公。系统支持多分支机构、跨地域办公模式和移动办公。
1.3 用户价值表现
借助OA办公管理系统，提升组织信息效率、协作效率、办公效率和管理效率。
1.3.1. 形成、传输、发展组织机构习惯好工具
加强战略及策略实施过程控制，形成了高效、规范、程序化管理机制，这是一个组织机构习惯，支持组织完整实施战略步骤，实现战略目标。帮助用户快速地建立起一个弹性、灵活、高效电子化协同办公和知识管理环境。
1.3.2. 让管理工作变得轻轻松松
信息流通快，以前两三天处理一个汇报事，在平台上能够压缩在一个小时以内；文件和工作全部被自动、有序流转，在办工作、待半工作清楚明了。
1.3.3. 协作性、灵活性显著提升
部门和部门、步骤和步骤之间协作效率高低，就成为组织提升整体竞争能力新驱动原因。Kingdee 协同办公平台不仅帮助你建设无边界组织，消除信息死角，同时提升了部门间协作能力。
1.3.4. 管理效率提升
经过OA办公管理系统，能够了解到每项业务、每个人进度和状态，分析具体步骤办事时间和结果，并借此提升组织工作效率和管理效率。
1.3.5. 规范性增强
在OA办公管理系统上，人意志无法改变程序运行，一切全部得根据既定规则、企业制度行使。同时，对应责任权利对应对应权利，杜绝越权操作，增加了监督性。
1.3.6. 实现知识管理
文档管理自动化，首先能够使优异职员思想和技能不停积累和创新，同时即时管理、更新每个部门多种资料，比如用户资料，使得组织能够减低当人员离职时所带来人力资源成本等。        
1.4 OA办公管理系统特点
1.4.1. 灵活个性设置
每个职员能够依据个人喜好，设定常见快捷菜单、常见审批步骤、常见指示意见、个性署名、消息提醒方法、界面配色方案等。
1.4.2. 统一沟通平台
提供即时消息、电子邮件、职员论坛、手机短信、RTX、在线公告栏等多个沟通工具，使职员能够随时、随地、随意交流。
1.4.3. 在线表单设计器
能够在线基于浏览器设计出符合不一样单位组织规范审批表单样式，简单易用。
1.4.4. 在线步骤设计器
基于图形化Java步骤图在线设计器，支持会签、子步骤（分支）、路径选择、异或、批阅、归档、步骤转接、协办等多个流转机制。
1.4.5. 支持在线模板引用
能够在线设置发文、合相同编辑模板，职员在拟文时能够直接在线引用，实现组织内部统一行文规范。
1.4.6. 修订、清稿及用印
对不一样领导修订统计、指示意见提供字迹留痕，提供在线一键清稿、套红头及电子签章功效，实现文件从拟稿到用印过程能够完全基于浏览器进行。
1.4.7. 优异技术架构
产品采取B/S模式，基于J2EE体系架构，确保了产品技术优异性、开放性及和平台无关性等，支持多个组织机构应用服务器（如Apusic、Weblogic），支持集团型分布式应用，易于维护。

第2部分 OA办公管理系统处理方案
(一) 公文管理平台
公文管理系统是以工作流（WorkFlow）技术为关键，实现公文电子化拟稿、批办、传阅、审批、核稿、签发、用印、批注留痕、催办、督办、分发、办理和归档等功效。包含发文管理、收文管理、内部请示管理等。

2.1 发文管理
发文是组织机构行政办公主体，需完成从文件草拟到文件下发过程处理，如发文拟稿、会签、领导签发、发文编号、用印署名、传阅、归档等过程。满足集团及下属分支机构发文管理。
发文管理系统应用包含发文拟稿、审核、会签、核稿、签发、发送、办结、归档、查询、统计等功效。

关键功效：
² 全部部门人员全部有拟稿权限；
² 提供文件自动编号功效，可自由组合文号生成规则，避免引发重号现象；
² 提供在线批注、字迹留痕、电子签章（用印）、署名；

² 发文格式模板；
² 步骤具体跟踪统计，支持图形跟踪；
² 文件到时未办系统自动发出催办通知；
² 文件处理完成，和知识文档应用集成，工作流办结文件能够进行归档，便于后续对办理过程进行查询，归档内容包含文件正文、审批意见、办理步骤及附件信息；

² 常见意见设置；
² 发文办理时限；
² 查询统计（依据指定条件进行查询统计、同时条件能够由用户在后台自行配置）。可按部门、类别、时间、标题、拟稿人等进行组合查询，能够输出统计报表。

能够满足从发文起草、核稿、签发、会签、文件编号、用印、传阅、归档等全过程管理；

2.2 收文管理
收文是由组织单位办公室对外单位来文进行登记及办理过程，收文起源有外部来文、内部来文。
包含收文登记、分办、传阅、领导指示、承接、办结、归档、查询、统计等过程。满足组织单位及其下属分支机构收文管理。
关键功效：
² 收文是由办公室对来文进行登记，其它人员未授权无法处理收文；
² 支持文件扫描、批注、手写署名；
² 步骤具体跟踪统计，支持图形跟踪；
² 文件到时未办系统自动发出催办通知；
² 常见意见设置；
² 来文单位维护设置；
² 收文办理时限；
² 查询统计（依据指定条件进行查询统计、同时条件可由用户在后台自行配置）。

收文登记
批办
知识中心
档案管理
来文归档
拟办
办理
分发
收文流转过程

² 从收文登记、批办、拟办、分发、办理、催办、督办、传阅、归档等全过程管理；
² 对来文进行数字化扫描，加载文件内容，能够缩短领导指示或相关部门承接周期；
² 提供收文自动编号功效，可自由组合文号生成规则，避免手工编号所引发重号现象；
² 提供收文转发文步骤、在线传阅、文件归档等应用集成，满足不一样文件处理需要。

2.3 内部请示
内部请示能够对部门和各下属部门职员向企业领导或部门领导请示工作一系列过程进行管理，包含拟稿、审核、会签、呈报、指示、分发、办理、督办、催办、传阅、归档等处理步骤。

内部请示
拟稿
信息公布
档案管理
归档处理
审核
会签
呈报
领导指示
分发
办理或传阅
请示流转过程

功效及特点：
² 根据组织单位管理规范，完善签报管理过程；
² 从拟稿、审核、会签、呈报、指示、分发、办理、传阅、归档等全过程管理；
² 提供文件自动编号功效，可自由组合文号生成规则，避免手工编号所引发重号现象；
² 提供在线批注、字迹留痕、电子签章（用印）、署名；
² 提供在线传阅、文件归档等应用集成，满足不一样发件处理需要。

2.4 催办督办
催办督办是日常办公工作中比较关键一个部分，起到一个对日常工作监督、监控、跟踪、智能考评等作用。
2.4.1. 催办

功效特点：
n 严格权限控制，只有催办督办管理者才能对其信息进行管理；
n 自动催办督办，也能够人工催办督办；
n 步骤具体跟踪统计，支持图形跟踪；
n 文件处理完成，能够归档到档案管理；
n 常见审批意见能够选择自动加入，降低汉字输入；
n 管理员或经办人全部能够设置办理时限。

在文件办理过程中，能够由督办部门、经办人或管理人员，对办理情况进行跟进、催办。催办分为自动催办和手工催办两种。：
l 能够设定步骤中每个节点办理时限，当文件超出办理日期时，系统将自动发出催办通知。

l 也能够采取手工催办方法，在进行步骤跟踪时，对过期未办理文件进行催办，点击“催办”，能够补充催办意见，发送给经办人。

l 催办消息能够经过声音、系统消息、手机短信、电子邮件等方法发送给经办人。

2.4.2. 督办
由督办部门依据不一样事项，手工提议工作流，包含登记督办事项，选择实施部门，检验实施结果等。同时，督办部门能够根据时间段、实施部门、实施人等信息形成督办事务统计报表，并可输出打印存档。
事务督办
督办登记
存档
实施部门接收
选择实施人
实施结果登记
督办部门审核
相关部门或人员查阅
事务督办过程

督办部门登记督办事项：

可灵活选择督办事务实施部门责任人：

查询督办事项，输入查询条件：

显示查询结果：

打印输出《督办事务统计表》：

督办管理功效及特点：
² 可灵活设计督办管理步骤，和督办登记事项表单、督办统计报格式；
² 完成从事务登记到实施情况审核、跟踪、实施结果汇报全过程管理；
² 可按实施部门、实施人、实施结果、时间段等查询督办事项，并可输出打印报表。

2.5 公文管理关键功效
2.5.1. 收文/发文步骤自定义
R 和工作流引擎紧密结合应用，能够自定义多种流转所需处理节点。步骤设计采取了基于网络、优异JAVA技术实现了基于浏览器工作流设计器，图形化界面，鼠标轻松拖曳可完成步骤自定义功效。

2.5.2. 公文模板自定义
R 模板定义：由管理部门依据组织单位行文及相关管理规范，将常见正文模板、红头模板进行设置，如发文、来文、规章制度、协议、工作汇报等，每种公文格式模板全部能够自定义，文号支持按不一样规则进行自动编号。

R 模板引用：在拟稿人拟文时能直接调用模板，能够有效地避免文稿格式不统一现象。内嵌OFFICE应用插件，支持直接调用WORD文档。

R 套红头：当红头模板和正文模板分开管理时，在校对清稿后，经办人能够在正文模板基础上，进行套红头操作，保持文件完整性。

2.5.3. 手写署名、审批意见、公章盖章
R 修改痕迹保留——对WORD文档可保留全部修改痕迹，包含修改人、修改时间、修改内容，不一样修改人痕迹将以不一样颜色加以区分。

R 支持手写署名、审批意见
当想在一份已盖章文档中签批自己意见，用户能够选择“手写署名”：

手写署名包含“手写批注”和“文字批注”，手写批注是经过和手写笔集成进行手写署名：

输入钥匙盘密码，点击“确定”后，署名会显示在文档上。
文字批注是经过键盘输入方法来进行署名：

文字批注中还包含更改字体大小和常见语等常见功效，常见语就是将常常见到祝福用语、习常见语，或是用户常常要用到词句等增加到“常见语”栏中，以后只要直接调用就能够，使用很方便。

R 公章盖章——经办人能够在WORD正文中，进行手写署名或审批意见操作，含有权限人员能够在加盖电子公章，保持公文完整性。

2.5.4. 分类及综合查询
² 可按部门、类别、时间、标题、拟稿人等进行组合查询，能够输出统计报表。

2.5.5. 监控/协办/缓办/取回/转步骤等功效
R 步骤正文版本控制——工作流文件在流转时，能够拖带多个附件一起流转。对正文修改过程提供版本控制功效。

R 多个流转应用机制——取回、协办、挂起、收藏

R 取回——即收回文件重新办理，再次呈批发送。
R 协办——即在步骤目前步骤灵活增加协办人，共同对一份文件进行指示处理。

R 缓办——即暂停办理，当审批事项遇特殊原因需要延缓办理时，能够将文件挂起。
R 收藏——即跟进或关注关键审批事项，能够进行收藏。

R 步骤关联应用——传阅、转步骤、移交归档
R 发送传阅——在工作流处理过程中，将正文批量发送给指定人员在线传阅。
R 转步骤——将正在处理文件，选择其它步骤继续流转。

R 移交归档——和知识中心无缝结合，工作流事务文件能够进行归档，内容包含文件信息、处理信息、流经步骤、步骤信息及附件信息。
R 动态跟踪文件办理情况，步骤跟踪和监控机制——当文件在办理时，提供了统计其踪迹（经过步骤及处理情况或意见等）功效。提交者能够察看自己提交文件流转情况，步骤监控员能够察看正在该步骤中流转文件流转情况。

办理意见立即间跟踪

动态步骤图跟踪

R 步骤跳转（重定位）功效——在特殊情况下，能够由监控人员将正在流转文件进行步骤跳转。

(二) 知识管理平台
2.6 知识文档
金蝶OA办公管理系统提供了完善知识管理功效，知识不仅能够灵活定义分类结构、设定信息访问权限，同时还提供借阅、审核、收藏、评论、评分、转发邮件、转入工作流、个性设定、归档等功效，形成一个管理系统优化知识链，实现知识积累和利用。
贵企业经过知识管理平台，将分散于组织机构每个职员知识资料有效管理，构建科学、规范组织机构电子资料库，避免知识流失，实现组织机构智慧这一无形财富积累。构建科学、规范组织机构电子资料库，对分散于组织机构每个职员知识资料进行有效管理，使得全部职员经验知识真正形成组织机构经验知识。创建一个领导和全体职员全部认同知识共享平台，对主动参与知识共享职员给予奖励激励机制，促进职员学习交流、构建学习型组织，形成组织机构统一而有序知识库。

知识收整
采取多种手段和方法对组织机构显性知识、隐性知识、内部知识和外部知识加以搜集，按一定方法将搜集到知识进行分类，使信息和知识从混乱状态变得有序化。
知识存放
将搜集整理知识存入知识库，并提供方便检索和更新手段，方便职员充足利用。
知识利用
经过职员之间相互交流和学习，对知识库中知识加以利用，将知识融入组织机构产品和服务，能够发明和发觉新知识，实现知识价值。
知识评价
经过对已经有知识进行价值评价，能够调整知识搜集整理方法；能够更新知识库；能够提升职员利用知识主动性，并帮助改善职员利用知识方法。

2.6.1. 知识公布和审核
² 全部由信息中心模块归档文档，全部必需先经过专门知识管理人员进行审批方可存档，审批中需要设定文档基础信息、属性配置（可否查看、下载等）、存档目录等。文档能够统计点评、版本、权限、公布、推荐、阅读信息、下载信息、附件打印统计、关联文档、编辑信息、文档效期等功效。支持文档技术多个文件格式，包含文字、图形、动画、视频等。
² 提供了基于浏览器word编辑器，能够在线发表文章，如工作总结、组织机构新闻、刊物等，并可调整文章内容字体大小、颜色。同时，能够在文章内容中插入图片，达成图文并茂排版效果。对需要审核才能公布信息，新信息将自动推送到审核人桌面，审核经过后才能正式公布。

2.6.2. 知识展现
² 自动对文档阅读次数进行统计。

² 将知识利用率高文档进行分类排名管理，在知识中心首页“热点文章”中直接展现利用率高知识文档。

2.6.3. 借阅和授权
² 职员查询到信息标题后，假如没有权限访问，能够提出借阅申请，经管理员授权许可后，才能查看文档具体内容。对保密、敏感信息，能够设定不公开分类，通常职员不能访问、借阅。

2.6.4. 推荐和收藏
² 职员能够将自己关注或常见信息进行收藏，经过推荐功效，将一些关键信息推荐给其它同事阅读。

2.6.5. 评分和评论
² 每个职员能够对知识文档进行评论，或进行评分，加强对文档利用和考评。

2.6.6. 信息订阅
² 每个职员能够按知识分类进行订阅，由系统自动推送到办公桌面中。
2.6.7. 转发邮件
² 和电子邮件应用集成，能够直接将内容发送邮件进行传输。
2.6.8. 提议步骤
² 和工作流应用集成，可引用知识内容直接提议一个新工作流申请。
2.6.9. 移交归档
² 和档案管理系统应用集成，多种有长久保管价值或归档要求文件、业务资料，能够将定时、批量地移交到档案管理系统。
2.6.10. 信息安全控制机制
² 可按组织架构对不一样分企业、业务部门信息进行隔离。如“下属企业经营月报”，授权各分企业上报及管理本企业数据，无权查阅其它分企业经营数据，而集团上级领导则能够查阅全部下属企业上报经营数据。既实现对分企业（或区域）进行信息隔离，又达成主管单位全方面掌控关键信息管理目标。
² 可按领导角色、管理职能对信息进行交替授权。如“工作总结”，能够授权分管财务部和人力资源部领导，只能查阅其管辖范围内信息。其它部门数据无权查阅。
² 可按不一样功效操作进行权限控制。如对于组织机构关键资料，能够设定基础职员只能查阅标题，内容或附件只能经过借阅并得到授权后才能查阅；而下载附件、移交归档、转发邮件、提议工作步骤等操作，只能由相关管理部门责任人进行。

2.6.11. 知识目录、知识分类管理——建立各业务部门文件库
知识目录能够由负责管理知识文档用户自定义，文档目录能够多级建立，目录能够新增、修改、更名、删除、移动、复制、刷新、批量更新等。目录能够设置多个属性，包含管理人员、阅读范围和权限、目录层级关系等。
² 提供多等级目录设置，可按组织架构或业务内容进行分类管理，并分配栏目管理权限、信息公布部门或人员范围；同时，各子企业能够拥有自己知识库和知识管理员，子企业下属部门拥有独立知识库，便于实现逐层管理知识管理体系。

总而言之，经过对知识分类自定义管理，结合信息授权机制，组织机构能够在知识管理平台中，结合单位应用需求，实现对各类知识有序管理目标。如单位内外部常见资料、规章制度、大事记、最新文件、业务资料、办事指南、电子期刊、行政人事资料等等。

2.7 通知公告
通知公告是公布关键通知、公告、活动预告、会议通知、值班安排等公共信息公布平台。所公布信息能够面向全部职员，也能够局限于一些特定部门。

R 授权人员可在对应栏目公布、管理公告信息
R 所公布公告能够面向整个机构或指定团体
R 可指定公告失效日期，到期后信息自动隐藏

2.8 会议管理
对会议全过程实现智能化管理，适适用于办公室对于会议进行统一组织、管理全部会议，并可灵活地经过公告栏、即时消息、手机短信等方法进行通知，使会议计划以最快捷方法传输给和会人员。
会议管理功效包含会议室资源预约，会议计划、会议通知、和会应答、会议纪要
R 会议资源：和会议室管理有机结合起来，可实时查看会议室容纳人数、设备配置等信息，便于确定和会时间和会议室预订；

R 会议计划：新建一个会议计划，登记会议专题、和会时间、主持人、参与人、会议议程等信息。

R 会议通知：和即时消息、手机短信等多个方法结合，将会议计划发送给和会人员。
R 会议纪要：对正在召开或已经结束会议，会议组织部门能够形成会议纪要、会议决议等内容，会议组织者及和会人员能够查看会议纪要内容。
R 会议查询：通常和会人员能够查询本人参与会议信息；会议组织者或管理者，能够查询到权限范围内会议信息。

(四) 个人事务管理平台
对个人工作相关事务进行管理，如任务安排、通讯录、待办事宜、个人设置等。
2.9 待办事宜
发文管理、收文管理、会议通知、审核消息等，当有最新消息或待办任务时，能够集中表现：

点击待办事宜提醒标题 ，能够直接办理具体某一个任务。

2.10 名片夹
通讯录为整个企业提供了一个便捷联络人共享方案。能够方便管理用户、供给商、合作伙伴、上级管理机构、企业职员、好友等联络人信息，并对联络人进行分类。
R 查询单位职员通讯录

R 管理个人或外单位联络人信息

R 建立个人通讯录
R 建立个性化人员分组
R 和消息中心应用集成，能够依据组织单位通讯录导航，进行即时消息群发。

2.11 电子邮件
电子邮件功效使用户能够在统一界面中完成电子邮件服务，包含收件箱、发件箱、已发送邮件、写邮件、查询邮件和邮箱管理。收件人可按部门和角色进行选择，能够随邮件带任意多个附件，并能够在线编辑图文格式邮件。用户在邮箱管理中能够自定义文件夹，并能够经过对邮箱、专题、内容和附件所包含关键词进行查询。
组织机构已经有邮箱和电子邮件集成应用，组织机构信箱中信件能够在系统中自动进行收取，在系统中能够直接进行邮件收发工作。同时，当用户有新邮件时，能够自动提醒。
关键功效包含：邮箱空间总览、邮件发送、转发、回复、收藏、归档等。

R 提供邮箱空间总览

R 电子邮件发送/接收/回复/转发/移动

R 多邮件账号设置

R 支持群发邮件和大容量附件，提供在线HTML格式编辑邮件发送页面

R 邮件搜索，能够从多个账号中按专题、发件人或邮件内容、时间等进行模糊查询。

R 自定义邮件夹，对不一样邮件进行自定义分类存放及管理。

R 和通讯录应用集成，可直接选择组织单位内部联络人、外单位或个人好友联络人

R 和知识中心应用集成，对邮件正文、附件能够直接保留到“知识中心”进行存档及共享。

R 和公文管理（工作流）应用集成，对邮件正文、附件能够直接选择步骤名称，进入组织机构网上流转审批过程。

2.12 日程管理
日程管理功效是为了提升职员工作效率合理制订工作时间、工作量而设定功效。经过日程管理功效能够对职员和用户本人日程工作进行计划和安排，使用户在工作中有针对性、有目标性、有次序开展各项工作。日常安排分为个人事务和公共事务两种，日程管理结合日历功效进行展示，单击日历中某一天能够进入日程管理界面，能够新建事务，并在日程事务给出事务状态、起始结束时间、事务内容、事务紧急度等信息。日程管理中含有备忘功效。公共事务全部职员均能够看到，个人事务只有当事人能够查看。

R 可查看天天/每七天/每个月工作安排
天天日程：
每七天日程：
每个月日程：

R 为她人安排日程

R 浏览未阅读日程和提醒

R 日程提醒：个人日程文档由用户自己创建，能够上载附件，可指定文档类型、时间段和是否需要提醒，提醒时间等。能够设定是否需要提醒，提醒时间，是一次性提醒还是每日提醒、提醒间隔和提醒次数，还可随时更改或取消提醒。

设定不一样提醒方法、提醒时间或提醒次数

2.13 短信及音视频沟通
短信服务提供用户能够经过在线发送短信息到手机功效。该系统适合发送容量小信息内容，信息由手机接收，短信服务要求能够实现短信群发功效，只需用鼠标选择短信收信人即可发送。
经过该系统，用户能够利用该短信息服务通知相关人员参与会议，而不须打很多电话或发送很多邮件进行通知，大大提升了职员之间沟通效率。
短信息可作为各项紧要通知、关键信息提醒辅助方法。
2.13.1. 手机短信
金蝶企业提供了基于互联网、移动通信网络在线移动商务处理方案（iFly移动商务平台），能够帮助组织机构摆脱束缚，在任何联网PC、随身携带移动终端设备（如手机）上展开组织机构经营、管理活动；多平台，支持WEB、WAP、短信等多个访问形式。
R 经过金蝶移动商务平台，会议通知、待办事宜提醒、催办督办，将提醒消息发送到领导及经办人手机中进行接收，中国移动、中国联通、中国电信（小灵通）手机用户全部能够接收到手机短信消息。
R 同时也支持第三方短信软件接口，能够直接经过系统发送手机短信。(需另开发短信接口)

R 手机短信历史发送信息查询。

2.13.2. 在线消息

职员进行信息即时交流，降低不一样机构、部门、办公室之间人员无须要走动，直接在线进行双向信息交流，提升办公效率。可实现一对一或一对多信息沟通，并对历史发送统计进行保留。
针对常常离创办公座位职员，可经过发送手机短信形式，将关键消息立即、正确地通知给职员，加紧信息运转；支持短信群发。
R 和单位组织架构应用集成，可按分支机构（部门）、职务或好友分组，进行短消息发送。
R 支持短消息群发及多附件文档发送。

R 能够同时选择多个人员接收消息。

R 和各业务模块应用集成，待办事宜、会议通知、传阅通知等最新待办消息或通知，直接发送到消息中心，点击消息标题就能够进行业务办理。

R 消息弹出窗口提醒。当有新消息时，系统将在桌面右下角自动弹出浮动窗口提醒。

2.13.3. RTX即时通讯（需另购插件支持）
职员能够选择安装办公助手，立即OA办公系统和RTX软件应用集成，含有声音、视觉用户端提醒功效，当有新消息时，自动弹出提醒窗口，同时支持发送短消息至用户手机功效；事务提议人（包含业务系统中事务提议人）可设置、选择提醒类型包含平台消息（登录系统或办公助手能够收到消息）、手机短信、是否接收反馈消息、不提醒，默认为平台消息
将各个部门人员，组成一个在线群体，便于小组组员进行音、视频在线交流。

R 支持在线直接发送消息、传送文件、音频会话等。

R 音视频沟通：最多支持六人同时进行语音聊天，在空间条件限制情况下也能进行实时沟通，而且不用支付任何通话费用。在六人语音聊天室，还能够进行最多80人文本消息聊天 。高清楚视频图像，640*480大分辨率显示，让视频通话身临其境，更支持全屏显示，满足视频会议特殊要求。

2.14 文件传阅
在日常办公过程中，专题小组或职员常常需要将部分文档，征集相关同事意见，相互讨论后再进行公布。以往大多采取发送邮件方法来咨询意见，这么无法做到自动聚集相关人员反馈意见。经过信息互递文件传阅板，能够很好地处理该问题。
文件传阅实现了一定范围内信息共享，并提供意见征集机制，指定阅读范围以外人员无法看到信息。
R 传阅信息总览

R 公布传阅信息

R 自动统计阅读时间，传阅人能够在线回复阅读意见
R 查看阅读情况，了解反馈意见

2.15 内部论坛
电子论坛为职员提供了一个互动沟通平台。职员可在此讨论工作生活中各类问题，经过职员互动交流，有利于集思广益，增强组织单位凝聚力。
R 多专题讨论系统：依据讨论专题可设置多个论坛区，如企业论坛、部门论坛、工程项目论坛、技术论坛、生活论坛，设置不一样版主（论坛管理员），对该论坛区话题进行管理。

R 讨论话题公布/回复/引用/管理。

R 严格权限管理，建立互动交流讨论平台后，能够按不一样讨论话题，对言论公布进行合适、有效地控制。

2.16 网上调查
经过在线问卷调查系统，职员能够经过在线问卷调查系统上即时创建属于自己调查项目。从问卷设计，问卷公布到数据自动采集并在线数据分析，并生成汇报，全部这一切传统市场调查步骤全部能够在在线问卷调查系统网站上完成。让决议者们快速广泛地了解到市场意见或支持率，方便立即调整政策。
在线问卷调查系统业务步骤：

在线问卷调查系统特点：
l 支持多题型：单选题，多选题，单项输入，多项输入。

l 多问卷多题目：灵活控制，多个问卷同时进行，不限制问卷数量，每问卷支持多达200个题目，支持问卷密码，可设置是否许可同一IP反复提交，可设置问卷提交IP范围，可设置问卷结束日期……

l 个性化问卷页面生成：所见即所得问卷页面编辑器，满足个性化页面要求，配合内置页面模板，可快速生成问卷页面。
l 数据分析：问卷明细数据列表查看，问卷明细数据卡片式查看，问卷报表导出数据为Excel文件，柱状图分析等功效。

2.17 个性化设置
每个职员全部能够对个人资料、密码、个人署名、常见指示意见、页面配色风格、不一样待办事宜消息提醒