电子档案综合管理系统核心技术专业方案.doc

电子档案管理系统

二○一六年十月

第一章 系统介绍
第一节 研发背景
伴随各行业各领域信息化水平不停提升和档案管理工作日益受到重视，档案管理信息化关键意义和作用越来越被广泛认同。另外，伴随档案管理信息化工作全方面深入地开展，大家对档案信息化认识不停深入和提升。这么，对档案管理信息系统定位提出了越来越高要求，同时也面临着很多新更高问题。档案管理信息化关键面临着以下新应用需求和挑战：
档案类型繁多、层出不穷。档案管理信息系统需要管理档案种类越来越多、越来越复杂，几乎包含到了各行各业全部档案信息，包含实体档案和电子档案，这要求档案管理信息系统几乎要包容全部档案实体类型和电子档案类型，并能管理好。同时，还要合适兼容未来可能出现档案实体类型和电子档案类型。
信息档案化。各行各业大多数单位全部建立了多种信息系统，但在经过一定产生和利用后，这些系统中信息累计得越来越多，这些信息系统内电子信息出口却是一个重大问题，需要按档案管理规章制度要求归档到档案管理系统中。
企业级应用。在较大集团化行业或单位中，存在着多级单位管理和跨地域单位管理要求，所以，档案管理信息系统不再是管理某一具体单位封闭系统，而应含有跨地域管理全集团、全行业能力。
开放性应用。档案管理信息系统不再是一个简单封闭管理系统，它应是整个信息化平台中关键应用系统。它需要和几乎全部信息系统、尤其是业务系统进行一体化联接，实现信息双向流动和共享。所以，要求档案系统含有良好开放性和数据兼容能力。
档案管理工作前移，为现实工作服务。档案管理信息系统不再被认为是起到保管过期资料作用，而被要求深入到各个业务过程中，从信息产生阶段和现行阶段就介入，方便为现实工作服务。这么就要求档案管理工作前移，和各项工作紧密结合。
新应用要求和新技术集成。伴随档案管理应用需求不停深入，需要集成进入更多新技术结果。这要求档案管理信息系统含有良好可扩展性，方便集成新应用技术。
异构数据海量存放。在档案管理范围不停扩大、应用不停深入同时，不得不面临日益增加海量档案数据存放问题，而且这些档案数据是异构多个类型。所以，要求档案管理信息系统含有灵活高效存放体系结构。
针对上述出现新问题和要求，我们在总结档案管理软件开发经验和技术贮备基础之上，投入了大量人力和物力，开发和完善电子档案管理系统档案管理信息平台，并在此基础之上，开发了针对各个行业行业版。
知识资源管理是未来企、机关信息管理关键组成部分，也是企业信息管理基础，是未来发展趋势和发展方向。档案是一个单位知识资源关键部分，也是知识资源管理最基础部分。所以，要实现本单位知识资源管理，首先要做好电子档案管理，才能以档案管理为关键和基础，逐步扩大和延伸管理范围，最终实现知识资源管理。档案管理不管从人才贮备、信息分类和组织、管理制度和方法、检索利用手段和信息搜集模式等方面全部是未来知识资源管理所必需。电子档案管理系统从设计时就考虑了知识资源管剪发展趋势，所以在系统中功效愈加侧重于文件搜集整理和开发利用、侧重于多种知识管理方法和结构定制工具提供，为进行知识资源管理提供了技术手段。
第二节 目标应用
电子档案管理系统平台关键面对各行各业中高端用户，用以处理复杂档案管理应用。可广泛应用于企业、机关和机关。
比如，大型企业集团统一档案管理，可统一计划和管理总部及其所属二级单位和三级单位档案，并可实现跨地域档案管理应用。其特点是数据集中/相对集中、业务分布式处理、实体属地管理。一样，可实现具体行业全行业统一档案管理，可统一计划和管理全行业各单位档案，并可实现跨地域档案管理应用；对含有多全宗档案管理要求单位或含有复杂档案种类管理要求单位等。
第三节 关键特点
系统是一个平台化产品，首先，它可作为开发平台，针对多种复杂大中型应用项目进行二次开发，以满足特定应用特定需求；其次，对于比较成熟应用，也可作为产品化系统直接应用。电子档案管理系统是一个开放性档案管理平台，它可和多种流行应用系统环境进行集成，比如，多种流行数据库、操作系统、服务器设备、存放设备、门户系统、安全系统等；同时，也能够和多种应用系统进行一体化集成，进行数据交换和数据共享，比如，OA、ERP、多种业务管理系统等。系统是一个适应能力较强系统，系统提供了强大、完善定制工具，可定义多种档案数据结构、屏幕显示布局、打印格式、数据完整性限制要求、数据正确性限制要求、辅助组卷规则、快速输入辅助信息等。经过这些定制工具，可针对用户特定需求定制出满足用户实际需要档案管理信息系统；同时，系统采取结构化思想开发，各项功效采取积木式组合和集成，可针对用户特定需求，组合出用户需要管理平台。系统是一个含有较强安全性档案管理信息平台。它内置了较强安全控制体系统，同时也可和多种安全系统集成，确保了用户对安全性要求。系统是一个稳定性较强成熟档案管理信息系统。它是基于企业十多年以来档案研发结果之上开发出新一代结果，并经过近两年完善和实际应用考验，稳定而成熟；系统平台含有良好兼容性，首先，它兼容以往多种版本，使老用户在升级时，数据得以良好兼容；其次，设置了专用数据导入工具，可兼容用户其它系统产生历史数据；系统集成应用了大量新技术，系统应用集成了在线OCR技术、全文检索技术、双层PDF技术、数据交换技术、图形图像处理技术、流文件浏览技术和和OA、MIS、PDM、PORTAL、CA等其它系统接口技术；系统支持多个电子文件浏览和显示，系统提供了200多个图形、图像、文本和电子表格等文件格式归档管理和显示功效，为高水平用户提供了更广泛应用空间。
系统是一个功效强大、适应能力较强档案管理信息平台，可适应各行各业主流档案管理应用需求。

第二章 体系结构
第一节 系统体系结构
系统逻辑结构能够分为以下四个部分：信息采集、档案管理、档案利用、系统设置和维护。其体系结构示意图以下：
数据导入
多种历史数据
离线移交数据
数字化数据

搜集整编
集中整理
分散整理
多级整理移交

数据一体化接口
OA
ERP
PDM
工程管理系统
业务管理系统
信息交换平台
文件管理
编研开发
数据管理
综合管理
档案统计
判定销毁
借阅管理
光盘制作
专用检索引擎
信息采集
档案管理
开发利用
权限管理
数据维护
档案设置
数据字典维护
系统参数设置
系统维护
门户系统
CA系统
OA系统
安全系统
系统结构示意图
信息服务

信息采集部分，关键完成多种渠道数据采集工作。经过数据一体化接口，按信息采集步骤要求，将各个信息系统中待归档信息直接采集到档案管理信息系统中或经过通用数据交换平台采集到档案管理信息系统中；经过搜集整编步骤，可实现分散式、集中式档案整理和移交，对多全宗单位，可实现逐层整理和移交；经过数据导入功效，可实现离线数据搜集、历史数据导入和将数字化加工系统产生电子档案数据导入到系统中。和电子档案信息采集过程相对应，往往伴伴随实体档案搜集、整理、移交和接收，在处理电子档案业务步骤中，同时处理了实体档案这些相关工作。
档案管理部分，关键完成日常档案管理工作。其中，档案数据管理，关键完成档案信息日常管理和维护工作；综合管理，关键完成和实体保管相关各项工作；档案统计，关键完成和档案管理工作相关多种统计工作；判定销毁，关键完成档案判定工作和销毁管理工作。
开发利用部分，关键完成档案研究开发工作，并提供多种方法档案利用。首先提供和实体相关利用，其次经过网络提供多种方法档案检索和利用，包含信息公布、全文检索、分类检索等多个网上信息检索利用方法。专用检索引擎是针对各业务系统对档案信息特殊需求专门开发，供各业务系统调用，方便为各业务系统提供专用信息服务，使各业务系统能方便地提取档案信息并按业务系统要求展现。
系统维护部分，关键完成和系统运行相关多种数据维护工作。包含多种数据结构设置和维护、权限管理、系统参数设置和维护、日志管理等。系统设置和维护为整个档案管理系统提供了全部后台支持，是档案管理系统基础平台。它提供了档案类型、全宗、分类结构定制，能够使档案系统满足用户各类档案资源管理需求，并能够满足系统扩展需求；同时将归档文件整理规则形成系统控制设置，使得整个归档步骤规范化、标准化；另外提供了数据日常维护、系统维护部分必需设置工具，是系统管理员强大工具包。
第二节 存放体系结构
系统对异构数据组织和存放采取了“目录—文件”存放结构，档案属性信息以目录数据形式存放在数据库中，和之相对应电子档案原文件存放在文件服务器中，数据库中目录信息和电子原文经过存放路径指针相关联，一条目录信息可对应多个电子原文。经过这种存放体系结构，不一样类型档案信息可存放在不一样存放位置，以灵活实现分类存放和分布式海量存放。这么，可满足不停增加档案信息对存放容量扩充要求。

第三节 技术路线
系统采取C/S和B/S混合方法实现不一样功效需求。其中系统维护功效、档案管理功效、文件管理功效、搜集整编功效、数据导入功效、编研开发功效、借阅管理功效、光盘制作功效等交互性处理要求较强部分采取C/S方法实现，采取DELPHI语言开发；面向广大档案利用用户档案检索功效和利用赋权申请功效采取B/S方法实现，B/S模式经过"WEB/中间件/服务器"J2EE技术架构实现。
系统以XML作为数据接口标准，以Web Service 标准作为基础服务描述标准和数据接口标准。同时采取成熟主流技术，这些技术包含：OCR技术，全文检索技术， XML技术，档案管理平台技术，双层PDF技术、流媒体技术等。

第三章 档案管理系统功效介绍

档案管理系统功效模块图

如上图所表示，系统功效依据使用者不一样分为以下三个部分：
1. 针对一般用户部分：
针对一般用户部分关键包含上述模块中：网站，关键提供档案信息服务，比如：检索查询、浏览、下载、网上借阅等功效，而且能够嵌入用户应用系统之中（如OA、MIS或PDM）提供用户网上查询浏览和下载功效。为方便用户使用和管理员维护，本部分以B/S方法实现。
2. 针对档案管理员部分：
针对档案管理员部分关键包含上述模块中：文件管理、搜集整编、档案管理、开发利用四个模块，关键提供档案管理员和部门兼职档案员对归档文件录入、搜集和整理，同时提供档案管理人员对电子档案管理、档案实体辅助管理和对档案信息开发利用。本部分以C/S方法实现，功效方便实用、简单快捷。
3. 针对系统维护人员部分：
针对系统维护人员部分关键指系统维护，是提供系统维护人员（能够是信息人员、也能够是档案人员）对整个系统进行定制和维护工具包。系统维护关键提供了以下工具：系统权限定制、档案管理架构定制、档案整理规则定制和对数据及用户使用维护和设置工具。本部分只能提供给对系统和档案业务熟悉管理员使用，用于针对本单位情况建立档案管理系统架构、对系统进行日常维护和备份和能够针对以后发展和改变进行适应性修改。本部分以C/S方法实现，功效强大，并可扩充。
总而言之，系统既能够自成体系，提供用户完整电子档案管理和网络查询利用，也能够和本单位OA办公自动化或PDM设计过程管理或MIS信息管理系统相结合，形成愈加完善和高效现代化信息管理网络。
下面将具体描述电子档案管理系统各项功效。
3.1、系统维护
【系统维护】模块为各行各业不一样档案用户提供了一个功效丰富自我设计平台，用户能够依据本单位档案管理规范和需求，对综合档案管理系统进行自由定义（其中包含多种档案类型，数据库结构，用户录入界面，分类方法等），使综合档案管理系统在用户手中变成一套为用户所在单位量身定制档案管理系统。
当用户开始使用本软件时，首先应进入【系统维护】功效模块，进行档案管理系统定制，然后才能使用其它功效模块，根据定制好方法进行档案管理工作。
用户在使用本软件之前，通常需建立以下档案管理结构：
如上图所表示，纵横两个箭头之间部分，就是档案系统所需要建立管理结构，而报表维护和数据字典维护功效，则为档案系统定制提供服务。比如报表维护能够定义各类档案所需打印目录和报表，用于系统使用过程中打印；数据字典则将常见数据分类存放，能够在系统中随时选择。
我们能够看到上图从左到右箭头，表明了文件归档步骤，不一样单位对归档文件整理全部有不一样规范和制度，比如：档号组成、文件排序、归档文件所需要著录字段等要求，能够经过【参数设置】功效进行定制，这么就能够控制使用系统单位和部门根据定制好规范和制度去进行档案整理和管理。
为了愈加形象和直观地展现出档案数据结构，系统提供了目录树和分类表两种展现数据方法，即类似WINDOWS资源管理器方法，这么能够展现出用户档案目录树或分类表，数据区能够显示出对应节点下数据条目。目录树和分类表能够是不一样，也能够相同，能够完全依据用户喜好和需求来进行定义，只要能够形象直观地展现出数据结构就能够了。
依据手工管理档案业务步骤我们知道，从文件到档案存在一个归档步骤：即从文件库→整编库→档案库过程，因为整编库和档案库结构相同，所以我们在定制时候只需要定制好档案库结构，系统会自动形成和档案库结构完全一致整编库，而文件库就需要使用文件库设置功效重新进行定制了。
上述过程完成以后，针对这个全宗档案系统就算定制完成了，用户能够进行基础操作和使用了。其它全宗定制方法和此相同。

上述工作能够经过全宗管理、档案库管理、文件库管理、分类表管理、报表维护、数据字典维护等功效模块实现。
Ø 全宗管理
本软件能够支持多全宗管理，针对档案馆或大型集团企业，能够用全宗区分馆藏不一样单位档案或下属不一样单位档案。全宗通常由全宗号和全宗名称组成，系统能够用一个数据库管理多个全宗档案数据，而且全宗之间拥有良好安全性和权限控制，为档案馆和大型集团用户进行档案集中管理提供了技术手段。
第一次使用系统，必需先定义全宗，进入【系统维护】－【档案设置】－【全宗管理】，模块，将出现以下界面：

l 【增加】：可增加新全宗号及全宗名称。
l 【删除】：可删除任一全宗号及全宗名称，具体操作是：用鼠标选中某一全宗，单击【删除】按钮即可。
l 【修改】：可修改已经存在全宗全宗名称，具体操作是：用鼠标选中需要修改全宗，单击【修改】按钮，在弹出修改窗口中修改全宗名称，单击【确定】按钮即可，全宗号不能修改。
Ø 分类表管理
分类表是指企业档案管理中所遵照分类规范表。建立分类表是为了对案卷分类信息即目录信息进行管理及树状检索。用户能够自己定义分类表层次和内容，含有很高灵活性。分类表管理就是根据层次结构建立一个分类表。

l 增加节点
在分类字维护页面上分类号和分类名称两个编辑框中分别输入分类号和分类名称，然后点击【增加节点】按钮即可。
l 增加子节点
在分类字维护页面上分类号和分类名称两个编辑框中分别输入分类号和分类名称，然后点击【增加子节点】按钮即可。
l 删除节点
在分类表信息文本框内选择要删除分类，然后点击【删除节点】按钮即可。
l 修改节点
在分类表信息文本框内选择要修改分类，在分类字维护页面就会显示目前分类信息，在分类字页面上修改需要修改内容，然后点击【修改节点】按钮即可。
l 连接符维护
即制订各级分类之间连接符。比如：1－1－1、1.1.1等。
Ø 档案库管理
【档案库管理】功效提供用户针对本单位各全宗档案管理情况，建立符合本单位档案管理需求管理架构，比如：档案类型、各类型管理层次（项目、卷、盒）、各层次库结构（著录信息）、录入界面和录入方法等。
经过档案库设置，能够依据本单位档案管理实际情况，结合档案管理制度和规范，形成符合本单位档案管理系统结构。第一次使用系统，必需经过【档案库管理】功效定制本单位档案管理结构。
l 添加档案类型
在【系统维护】—【档案设置】下，选择【档案库管理】项，以下图：

能够增加档案类型，维护档案类型字段和录入界面。添加档案类型时，能够依据要求选择是否包含项目、案卷、分类表，以下图

用户也能够依据自己需要添加字段，方法以下图：

l 删除档案类型
选择要删除档案类型，然后单击鼠标右键，在出现操作菜单中点击【删除档案类型】即可。
l 修改档案类型
选择要修改档案类型，然后单击鼠标右键，在出现操作菜单中点击【修改档案类型】即可，其中只能修更名称和备注信息
l 字段维护
对已经存在档案类型项目库、卷库、件（文件）库结构进行修改。
l 添加字段
选择要修改档案类型和要修改库，在工具栏上选择【添加字段】按钮，在库结构定义窗口中会出现空白行，然后输入字段名称，类型，长度即可。
l 修改字段
在库结构定义窗口中直接单击字段即可在其上直接修改。
l 插入字段
操作同添加字段。
l 删除字段
单击选中要删除字段，再选择工具栏上【删除字段】按钮即可。
l 复制库结构
选中要复制档案类型库，再选择工具栏上【复制库结构】按钮即可。
l 粘贴库结构
在进行过【复制库结构】后，选中要粘贴档案类型库，再选择工具栏上【粘贴库结构】，即可完成库结构复制。
l 创建库
【创建库】是把添加字段、修改字段、插入字段、删除字段工作保留到数据库中，所以每次修改了字段信息就要进行【创建库】操作。
l 界面定义
在库结构定义完后，应该重新定义录入界面，即使在创建库结构时已经自动创建了一个界面，但用户可定义含有个人风格录入界面。该界面关键用于数据录入和查询时查看信息内容或经过卡片式查询时使用。注意，在定义录入界面之前，应首先创建对应数据库。用户能够依据需要在录入界面中定义需要多种事件，使录入工作更简单、轻易，提升录入速度及正确率。
l 导出录入界面
选中要导出录入界面档案类型库，再选择工具栏上【导出录入界面】按钮，在弹出窗口中输入录入界面保留名称，点击【保留】即可完成录入界面导出。
l 导入录入界面
选中要导入录入界面档案类型库，再选择工具栏上【导入录入界面】按钮，在弹出窗口找到录入界面文件保留文件，点击【打开】，会提醒“导入成功”，即可完成录入界面导入。
Ø 文件库设置
和上述档案库设置相同，系统经过【文件管理】子系统提供针对归档文件（收文、发文和其它归档文件）管理功效，也能够用于其它各类文件管理和整理，能够实现部门文件随办随归。
因为文件库库结构（文件著录信息）和档案库不一样，所以能够经过【文件库管理】功效实现对文件库定义和设置，使得【文件管理】子系统符合不一样单位对文件管理要求。
文件库设置所包含操作和档案库相同，在此不再赘述。需要尤其说明是，文件库设置支持对库分类，即在库结构相同基础上，能够经过分类方法来按年度等方法建立年度库等。
Ø 立卷设置
针对归档文件整理，国家和各单位全部有相关归档文件整理规则，用以规范归档文件整理并规范档案信息组织和管理工作。归档文件整理编目，最终形成档案过程我们能够简称为“立卷”过程，关键是针对归档文件根据一定规则进行组织和整理，形成一件/盒或文件/卷为单位档案，立卷设置就是针对归档文件整理规则，经过系统对归档文件整理工作进行约束。用户能够经过立卷设置，将本单位（行业）归档文件整理规则经过立卷设置定制到软件系统中，以确保档案人员和兼职档案员在进行归档文件整理工作中严格根据规范进行整理和编目，形成规范档案数据。
系统提供【文件管理】中【文件立卷】功效和【搜集整编】中【组卷】功效全部会根据【立卷设置】确定规则去实现归档文件自动和辅助整理。
所以在立卷之前，应先定义好立卷部分规则、立卷对应关系、档案库对应关系，
l 选择档案库，设定卷内页数，选择案卷号生成规则。

l 定义分组字段，设定排序方法

Ø 档号设置
档号是案卷和文件关键标识，不一样单位也有不一样规则，【档号设置】功效提供给档案管理人员一个定义不一样档案类型档号形成规则工具。
选择要设置档号规则档案类型库，在字段列表里选择需要字段后双击即可，在连接符编辑框中输入连接符点击【添加】按钮，设置完成后点击【保留】完成设置，以下图：

Ø 对应字段设置
系统大量归档文件在文件库和整编库中，其中将整编库中整理好归档文件归入正式档案库这一过程并不需要对应字段设置，因为我们上文已经介绍过，整编库数据字段结构和档案库是完全相同。但由文件库归入到整编库过程中，因为文件库著录信息和档案库著录信息之间差异，所以需要先定义好两个库之间字段对应关系。
【字段对应设置】是定义在软件汉字件转入整编库、编研时加入专题、案卷和文件级跨级次取数等操作时数据对应关系。
Ø 排序设置
系统能够将各个库中文件根据一定规则自动进行排序，这么能够方便整理。
设置各个库排序规则（升序或降序）；每个库按什么方法来排序，不一样用户有不一样排序方法，系统排序可完全由用户自己设置，以下图，在【档案业务列表】忠选择要设置库，所选库字段会列在字段列表中，选中要设置排序字段，用鼠标拖拽到排序字段列表中，选择排序状态即可完成排序设置。

Ø 权限管理
l 角色管理
每一个用户在档案系统中全部会有一个对应角色，管理原有管理员角色，用户有用户角色，在综合档案管理系统中，用角色来控制每一个用户权限。
l 用户和组管理
管理员可依据单位部门来建立组；在每个组下建立属于组用户，并给予每个用户对应角色。
l 数据权限
数据权限用来控制档案实体借阅、条目浏览、电子文件浏览打印和下载等权限。具体又可分为默认权限、规则权限和档案权限。
默认权限用来控制某一档案类型全部档案默认权限。
规则权限用来控制用户对某一档案类型档案根据某一规则享受权限，要选择权限控制是归档前还是归档后，选择要给项目、案卷、文件还是电子文件赋权限，经过设置规则将对应权限给予用户；规则权限通常和默认权限一起配合使用，能够建立一套完整用户权限设置方案。
档案权限通常见来进行临时赋权，能够给予电子文件浏览、打印、下载、原文借阅权限，而且能够根据时间段或次数给予用户临时权限。
l 网上赋权审批
网上赋权审批用来处理用户经过网页方法进行赋权申请，假如经过审批，则用户申请权限将生效，拒绝则不生效。要说明是，用户在网页上申请权限为按次数或时间段临时权限。
Ø 数据维护
l 日志管理
a) 登录日志：这部分能够记载某个用户在什么时间，在哪台机器上登录过档案系统，依据这日志能够对档案人员进行管理。
b) 系统日志：这部分能够记载某个用户在登录到系统后，对档案数据进行了哪些操作，假如系统出现部分数据丢失或操作失误事情，管理员可经过这个日志来查找出问题出现时间及操作人员。
c) 网页查询日志：这部分能够记载某个用户在网上进行电子文件浏览和下载、档案条目标删除纪录。
l 回收站管理
这个模块是对已经删除文件进行管理，全部删除文件全部存放在这个模块中，在这里能够对这些数据进行还原、删除等操作，在这里删除数据后，数据便无法恢复。
Ø 数据转换
【数据转换】功效可将用户原有Excel表格、dbf数据等格式历史数据转入档案系统，并支持经过ODBC等方法链接其它数据源。
Ø 数据字典维护
【数据字典维护】提供对系统常见项自由定义，如专题词、代码库；同时提供对辅助信息库，如综合信息库、编研库等管理。
【代码库管理】用来管理系统中公用代码表，如密级、专业、部门等，这些表内容在系统中数次使用，而内容范围有限，尤其是在进行数据录入时，需要数次反复性输入，为此把它们设置为代码表，使其内容变为可选项而无须手工录入。
【专题词维护】用来维护系统专题词库，在进行档案著录时，专题词项能够从“题名”字段忠自动提取。
【综合信息库管理】用来定义系统中相关辅助管理信息库结构，如库房、设备、其它资料信息库等。
【编研库管理】用来定义编研信息库。
Ø 个人设置
一是能够密码修改功效进行用户口令修改，以下图。

二是能够经过其它设置进行系统默认输入法、电子文件挂接路径和数据显示字体设置，以下图。

Ø 网页字段设置
网页字段设置用来控制用户在网页上进行著录和检索时，一些字段是否显示。
Ø 网页公布字段设置
用户能够依据需要，选择网页输出字段，选择后，在经过IE浏览时,在网页上进行档案检索时默认只显示用户选择字段。
Ø 服务器配置
用来设置电子文件存放方法，支持数据库方法和文件服务器方法（FTP）。
3.2、文件管理
文件管理是文档一体化开端，本功效模块为办公室文书提供了一个简练规范收发文件管理界面，将文件收发管理纳入档案管理轨道，使文书在收发登记同时，为以后查询统计工作提供数据源，实现了“一次输入，反复利用”，在不增加办公室文书工作量前提下，提升其工作效率，而且大幅度降低档案管理员工作。
文件管理模块能够实现对文件分类、登记、修改、删除，和多种文件报表打印等功效，文件原件也能够在此模块中输入或引入系统，参与后续立卷工作。
l 文件管理界面图

l 文件登记
提供编辑、增加、删除和修改等功效，供用户完成文件登记工作。
l 数据检索
检索是档案管理员日常工作之一，系统为用户提供了方便快捷查询工具，系统提供直接检索和组合检索，任何一个检索中全部支持模糊检索，以下图：

l 数据范围
提供全部、待组卷、已组卷和不需归档等范围，供用户根据不一样方法查看数据所处状态，而且，对文件所处每个状态，提供颜色标志区分，绿色为已组卷、黄色为不需要归档，灰白色为待组卷文件。
l 电子原文挂接
本系统中电子原文挂接根据挂接后电子原文存放方法分为两种类型，数据库方法和文件服务器方法，前者指挂接后电子原文直接存放到数据库系统中，后者指挂接后电子原文存放到专用文件服务器上。挂接过程能够经过直接挂接、扫描挂接和批量挂接等方法完成。
l 数据批量修改
批量修改即对多条数据根据一定规则进行修改，如：把多条统计某个字段清空、把多条统计某个字段添加固定值、在多统计信息某个字段中查找替换等。
l 文件打印
报表打印是档案工作人员日常工作之一，本系统中为用户提供多种文件报表如：收文登记单、发文登记单、收文目录、发文目录等，打印方法简便快捷。
l 选择显示字段
利用此功效用户能够依据需要选择要显示字段信息和显示次序，以方便查看文件信息。
l 数据转出
能够将选中数据转出，现在能够支持三种文件格式，Microsoft Access格式、Microsoft Excel格式和dbf格式。
l 数据转入
能够将转出数据转入，现在能够支持三种文件格式，Microsoft Access格式、Microsoft Excel格式和dbf格式。
l 转入整编库
能够将选择待归档数据转入整编库（归档前库），以供档案人员进行整理、编目和归档。
3.3、搜集整编

搜集整编功效示意图
在实际档案工作中，常常是首先搜集零碎文件（搜集工作可能是相关部门或相关办公系统完成），以后进行组卷归档。这一过程能够在整理编目子系统中完成，用户能够完全依据自己方法搜集资料，在归档前库中存放全部内容完整或不完整文件、案卷，最终按所需要方法分类、组卷、归档。
归档文件整理规则依据系统维护中设置能够依据相关制度和规范进行定义，即使有国家档案局归档文件整理规则，但各单位对不一样类型归档文件整理工作全部不尽相同。所以，系统在系统设置和维护子系统中专门有针对归档文件整理规则设置，比如排序方法、档号组成规则、组盒（卷）规则等，档案管理人员能够经过设置不一样档案类型文件整理规则来规范各部门和基层档案部门归档文件整理工作。
针对不一样档案类型，会有不一样整理（立卷）规则，系统完全能够应用于各类不一样整理方法和整理规则。
搜集整编功效界面以下图：

系统提供两种组卷方法：
Ø 手工组卷
首先要建立一个案卷，建立方法以下：
将光标定位在案卷窗口，然后点击工具栏上【增加】按钮，双击添加统计信息，在录入卡片里填写案卷相关信息，点击【保留】按钮，一条案卷信息录入保留完成了，假如要添加多个案卷能够点击【增加】按钮，就能够在不退出情况下继续添加案卷信息。

然后将将属于这个案卷文件加入到案卷中。在散文件数据区选择属于此案卷散文件，选择时候能够利用Ctrl键或 【查询】＋【全选】来选择多条统计信息，点击右键在调出快捷菜单中选择【加入】，将文件加入到目前案卷中。

选择已经整理好案卷，然后点击右键在快捷菜单里选择【归档】，这么手动组卷完成。

手工组卷还支持鼠标拖动移卷（项目）功效，即，选择要移卷文件（案卷），按住鼠标左键拖动到要加入案卷（项目）中。
Ø 自动组卷
根据系统中设定立卷，自动将属于这个案卷文件加入到案卷中：
打散按钮可将一个案卷删除，卷内全部文件将变为散文件
拆离按钮可将案卷内文件拆为散文件
移交是档案录入人员将整理完成案卷添加一个移交记号，由档案管理员对有移交标识标志进行审核

图所表示，被标识为绿颜色案卷便是已经移交案卷，当鼠标悬停时会有提醒信息。
档案管理员对录入人员移交案卷进行审核，假如审核经过，则对案卷进行接收。
档案管理员对录入人员移交案卷进行审核，假如审核不经过，则对案卷进行打回操作，移交标志自动取消。
n 搜集整编特色功效
转到其它库：能够对某类型档案文件级数据（含目录和电子文件）转移到其它类型文件级中。
清空电子文件：将选中档案文件目录中所含电子文件清空。
3.4、档案管理
针对归档后电子档案信息进行日常管理工作，包含了：数据管理、综合管理、档案统计、判定销毁等四部分功效。

Ø 数据管理
点击数据管理功效按钮，界面右侧会出现以下所表示窗口，关键包含菜单栏、工具栏、档案目录树、数据区四部分。以下图

【工具栏】列出了系统常见多种功效按钮
【档案目录树】列出系统所包含多种档案类型
【数据区】依据所选择档案类型列出对应项目、案卷、文件信息
l 目录树维护
用户能够对档案目录树里全宗节点、档案类型、分类节点、数据节点进行添加、删除和修改。
全宗节点：用来设置在目录树中显示全宗单位；
档案类型节点：用来设置在目录树中显示档案类型，档案类型必需事先在在【档案库管理】中已经建立；
分类节点：分类节点关键用来搭建目录树层次。
数据节点：是依据数据某字段信息建立起来节点，如：建立年度数据节点，系统自动依据数据年度信息放入对应年度分类节点里去。
l 档案数据增删改
对于档案工作部门，其中一项很关键工作便是对多种类型档案（如科技、文书、基建等）进行归档，包含录入完整工程项目信息、案卷信息及文件信息。
选择要录入信息档案类型，选择分类节点或数据节点，确定要录入是“案卷”还是文件信息（点击案卷或文件数据区即可），点击【增加】按钮数据区增加了一条空白信息，有两种录入方法可供用户选择：一是直接在统计上录入各字段信息图：所表示，录入完成后系统自动保留档案信息；另一个是双击空白统计，在录入界面上录入档案信息图所表示，然后点击【保留】按钮，假如想继续添加统计信息能够在不退出情况下继续录入，点击【增加】按钮，在新空白卡片上继续录入，录入完成后点击【退出】按钮即可。以下组图

l 数据范围选择
用户查看档案信息时能够选择不一样数据范围来查看数据区里数据。在【数据范围】中列出了用户可选择数据范围，默认情况为“全部部门数据”，以下图：

【全部部门数据】 目前数据范围内全部数据
【本部门数据】 目前数据范围内用户所在部门全部数据
【本人数据】 目前数据范围内用户著录数据
l 数据检索
检索是档案管理员日常工作之一，系统为用户提供了方便快捷查询工具，系统提供了“直接检索”、“组合检索”和“特殊检索”三种检索方法。“直接检索”中支持跨字段模糊检索。
l 批量修改
批量修改即对多条数据根据一定规则进行修改，如：把多条统计某个字段清空、把多条统计某个字段添加固定值、在多统计信息某个字段中查找替换等。
l 档案目录打印
报表打印是档案工作人员日常工作之一，本系统中为用户提供多种符合国家标准档案报表如：案卷目录、分类目录、备考表、卷内目录等，打印方法简便快捷。打印之前利用检索工具检索出要打印档案信息，然后点击工具栏上【打印】按钮，调出在报表设计中已经做好报表模版进行打印。
l 个性设置
利用此功效用户能够依据需要选择要显示字段信息和显示次序，以方便查看档案信息。而且能够设置在著录时，字段值属性，如自增、反复等。
l 数据转出
利用此功效能够将选中数据转出，现在能够支持三种文件格式，Microsoft Access格式、Microsoft Excel格式和dbf格式。
l 数据转入
利用此功效能够将选中数据转入，现在能够支持三种文件格式，Microsoft Access格式、Microsoft Excel格式和dbf格式。
l 加入专题
将检索出档案信息加入已建立好档案编研库。
l 复制到判定库
将检索出档案信息复制到判定库，供档案判定和销毁使用。
l 锁定上级
在进行全部数据查找时，为了方便数据察看隶属关系，经过锁定上级，锁定文件（案卷）对应案卷（项目）。
l 移交档案
用来将一个全宗中检索出数据（含目录和电子文件）以复制方法移交到另一个全宗下，在移交时，档案数据接收者为复制档案新拥有者。
l 文件迁移
用来将一个案卷中文件迁移调整到另一个案卷。
l 临时排序
用来设置档案数据临时排序，能够进行组合排序设置。
Ø 综合管理
【综合管理】关键操作界面以下：

l 设备管理，可用来统计设备名称、购进日期、设备型号、数量等基础信息。
l 库房管理，可用于统计库房温度、湿度统计。
资料管理，可用于统计资料作者、标题、出版日期、出版社等信息。
Ø 统计
档案统计功效是帮助档案管理员来了解档案中某种分类下档案数量如：‘文书档案共有多少卷’、‘文书档案各个保管期限各有多少件’等，并可将统计结果生成多样式图表，同时支持统计结果保留为Excel格式供后续利用。档案统计功效窗口，以下图所表示：

l 新建统计方案
根据需求新建需要统计方案
l 选择需要统计档案类型
选择需要统计档案类型
l 选择分类字段
选择统计数据根据哪个字段分类
l 选择统计字段
选择根据哪个字段进行统计，即运算方法
l 检索数据
从选档案类型中选择需要统计数据
l 出统计表和统计图
系统根据设定统计项及数据范围自动出统计报表及统计图
Ø 判定销毁
档案判定、销毁操作关键界面以下图：

用户可【档案判定】中完成对已判定档案标识、销毁、还原等操作。
已销毁数据管理界面以下：

上图中，黑颜色数据行为已销毁档案数据，对于已经销毁档案数据，能够经过打回判定、再还原到档案库中方法进行可逆销毁处理。
3.5、开发利用
开发利用关键提供档案管理人员对大量归档信息方便地提供用户使用进行提炼、使用管理等方面功效。包含：档案检索、借阅管理、统计年报、档案编研、光盘制作和工作量统计六项功效。

如上图所表示，其中等案检索关键提供档案管理人员对档案数据检索查询功效。
借阅管理针对档案实体提供借阅登记、归还和催还管理，辅助档案管理员方便地完成实体借阅工作。
年报系统能够生成国家档案局要求年报。
档案编研提供了管理员对档案信息提炼和加工手段――专题库，用户能够对专题库进行管理和利用。
光盘制作能够将电子档案数据打包成符合国家标准光盘档案，能够用于脱机保管和对外数据交换。
工作量统计能够对档案管理人员工作量进行方便统计。
Ø 档案检索
档案检索也叫跨库检索，能够帮助用户快速而全方面查找需要数据。以下图：

在输入关键字部分输入检索字，检索字为文件信息著录字段中任意内容，支持模糊检索。
Ø 借阅管理
借阅管理子系统关键是对纸介质工程图纸、文书档案等文件借阅管