采购物流手册模板.docx

编 写 人： 指导老师： 提交时间： 编制说明【编制目标】采购物流手册为辽宁善道堂健康（以下简称善道堂）采购物流管理提供方案、方法和步骤。【使用范围】本手册仅供善道堂采购物流人员及相关人员作为工作手册阅读、参考。【手册制度】1. 采购物流手册由集团统一制订和修改，其版权、解释权和维护权归企业总部全部；各相关人员仅有使用权及修改提议权。为避免资料外泄，各使用者不得带出企业，不得翻印、不得外借她人，不得向外泄密透露。2. 本手册升级时，由采购物流部或相关部门提出调整修改意见，由采购物流部组织讨论修改，经集团总部审批后正式生效，由采购物流部存档。3. 采购物流手册由善道堂实施编码管理，相关部门一部一册，并统一统计在案，故请各部门妥善保管，不得遗失。4. 采购物流手册第一保管责任人为相关部门责任人；各岗位人员对手册培训学习，应由善道堂相关部门责任人统一安排、集中学习。【使用说明】采购物流手册内容包含采购步骤、采购预算管理、物流管理规范及工具表单等内容。采购物流手册是善道堂人成功操作经验，也是善道堂人智慧结晶。正是这些工作步骤和操作规范长久坚持和积累，才铸就了善道堂强大经营竞争力，期望各位同事及职员能够在实际工作中落实实施和坚持不懈，并为采购物流手册不停升级而积累更多经验和智慧，善道堂连锁辉煌发展期待您宝贵提议！ 目 录1组织职能41.1部门架构41.2采购物流职能42采购物资分类53采购计划管理63.1采购计划步骤63.2采购计划步骤规范73.3采购计划变更步骤83.4采购计划变更步骤规范94物料采购管理104.1物料采购步骤（协议类）104.2物料采购步骤（协议类）规范124.3物料采购步骤（零采类）134.4物料采购步骤（零采类）规范144.5协议变更采购步骤154.6协议变更采购步骤规范164.7紧急采购步骤174.8紧急采购步骤管理规范175供给商管理195.1供给商管理步骤195.2供给商管理步骤规范206价格体系管控216.1招标步骤216.2招标步骤管理规范226.3询价步骤236.4询价步骤规范247采购结算管理257.1采购付款步骤257.2采购付款步骤规范257.3采购预付款步骤267.4采购预付款步骤规范268物流管理278.1配送步骤278.1.1自主配送步骤（仓库门店）278.1.2自助配送步骤（仓库-门店）规范288.1.1自主配送步骤（门店-用户）298.1.2自助配送步骤（门店-用户）规范298.2物流商管理318.2.1物流商管理步骤318.2.2物流商管理规范338.2.3第三方物流准入机制338.2.4第三方物流退出机制349工具表单341 组织职能1.1 部门架构1.2 采购物流职能部门名称采购物流部工作概要以正确价格在正确时间，从正确供给商处买到正确数量和质量商品及服务。工作职能l 采购计划管理：在调查和分析采购需求基础上进行采购决议，制订采购计划及资金计划，指导采购作业；l 供给商管理：依据采购计划进行市场调研、选择、评审及考评供给商等工作，建立完善供给商档案l 采购价格管理：建立并更新关键物资价格档案，指导采购作业和价格谈判，提升采购效率。l 采购招标管理：规范招标工作标准，确保根据公平、公正和公开标准实施。l 采购协议管理：建立采购协议台帐，并进行分类管理，监督协议实施。l 采购进度控制：监督采购协议签署和实施，开展采购跟单和催货工作并进行交期管理，监督协议实施。l 采购质量控制：建立采购认证体系，对供给商及采购物资质量进行检验和认证，确保采购物资符合要求。l 采购结算管理：规范采购付款结算支付步骤，加强对个支付步骤审核和控制，确保采购资金利用合理。l 采购成本控制：严格实施采购预算，监督采购询价，议价及订购过程中费用使用情况，加强成本分析以控制采购成本。l 采购外包管理：规范采购外包业务决议实施过程，提升采购外包业务实施效果，规范承包商选择实施过程及要求，提升采购外包决议正确性。l 采购绩效管理：定时对采购作业及各采购人员进行绩效考评，并依据采购结果实施奖惩，分析采购过程中微弱步骤和问题，制订改善计划，提升采购效率。，l 采购风险管理：建立采购风险控制体系，制订规避方法及步骤，确保采购工作正常进行。2 采购物资分类采购物资可分为用于消耗品类、固定资产类、办公用具几类。见下表。类别包含内容消耗品售卖商品、日用百货、维修工具及配件、餐具、厨具、包材等其它运行消耗性物资食 品餐饮原材料、售卖食品固定资产建筑物、机器设备、运输设备、装饰材料、物品其它参考财务发文，办公用具书写用具、展示用具、文件管理、电脑用具其 她以上类别未包含物资3 采购计划管理3.1 采购计划步骤3.2 采购计划步骤规范步骤 步骤规范 负责部门/岗位 工具表单 物资需求递交 各门店由申请对接人每个月18日递交物资计划需求单，采购部进行物资汇总。 餐饮原材料按现有管理规范要求递交。工作关键 各门店物资名称正确、统一，递交时间一致、按期。 采购部/采购计划员；门店申请对接人； 物料采购申请单 制订采购计划 依据上一步汇总，采购部依据物资交期，3-5个工作日内制作物资采购计划。 工作关键 了解物资交期，及需求部门要求到货时间，合理排序。采购计划及估计到货时间进行反馈。 采购部/计划岗采购计划表 采购资金计划审批 依据上一步采购计划，和前期采购价格。同时制订采购资金计划。每个月25日递交采购资金计划并报批；5个工作日完成审批； 工作关键 前期采购价格汇总、参考，新产品含有高效率询价手段或方法；采购资金预算正确性；审核审批时限控制；资金支付次序安排； 采购部/贸易企业副总/采购计划员；集团财务、董事长采购资金计划表3.3 采购计划变更步骤3.4 采购计划变更步骤规范步骤 步骤规范 负责部门/岗位 工具表单 变更需求递交 各中心及子企业提出变更需求，并将审批后变更单递交采购部。 工作关键： 变更需求之前协调，确定不一样类型需求变更申请审批权限。 各中心及子企业/对接人物资需求变更单 计划变更申请 采购部依据变更需求判定计划审批否， 若计划未审批，走计划步骤；若计划已审批，判定是否实施采购，未实施走协议或零采步骤；实施采购，采购部编制计划变更单。审批后走协议或零采步骤； 工作关键： 变更需求判定及申请周期； 采购部/采购计划采购计划变更单 变更实施 已实施采购，采购部门实施协议变更步骤；未实施采购，采购部门递交计划变更单，由主管领导、集团财务、董事长审批后采购部实施变更作业； 工作关键： 变更步骤时限控制； 采购部/贸易企业副总/集团财务/董事长4 物料采购管理4.1 物料采购步骤（协议类）4.2 物料采购步骤（协议类）规范步骤 步骤规范 负责部门/岗位 工具表单 按资金计划、采购申请分解采购任务 按已审批资金计划或采购申请，下达采购任务。合理安排采购次序。计划外控制采购频率，加大集中采购力度。 工作关键 采购次序安排 采购部/采购组 确定价格 依据资金计划，采购组判定单笔协议额，小于等于20万元，走询价步骤；大于20万元，走招标步骤； 工作关键 明确采购价格管理制度内容及管理层级采购部/采购组 确定协议 价格确定后，采购各组确定协议条款。协议条款进行审批。 工作关键 不一样类型物资协议条款附件内容确实定采购部/采购组/贸易企业副总/董事长协议文本 4.3 物料采购步骤（零采类）4.4 物料采购步骤（零采类）规范步骤 步骤规范 负责部门/岗位 工具表单 按资金计划分解采购任务 计划类分解已审批资金计划，按审批结果、及下达采购任务。合理安排采购次序。计划外控制采购频率，加大集中采购力度。 工作关键 采购次序安排； 采购部/采购组 确定价格 计划和非计划均走询价步骤；零采单设置额度为单笔采购额小于等于3万元。 工作关键 价格管理制度规范和管理层级；采购部/采购组 确定采购单 供给商、价格确定后，进行审批。 工作关键 审批权限应用； 采购部/采购组/副总/集团财务/董事长采购单 4.5 协议变更采购步骤4.6 协议变更采购步骤规范步骤 步骤规范 负责部门/岗位 工具表单 协议/订单变更需求 采购计划变更产生协议/订单变更需求； 工作关键 控制变更需求产生频率，变更原因跟综； 采购部/采购计划员 采购计划变更单 判定、修改协议 判定变更类型，规格改变，终止协议或订单；规格未改变，修改协议条款，贸易企业副总审核，采购组判定是否数量降低，若为数量降低直接签署修改协议或订单；若为数量增加，需递交财务及总董事长进行审批。 工作关键 变更类型判定； 采购部/采购组 签署实施变更协议 按类型不一样进行签批，按修改条款签署补充协议；实施采购计划变更； 工作关键 不一样类型采购物料协议附件不一样，审核及审批人职责内容。 各中心责任人/贸易企业副总/集团财务/董事长 4.7 紧急采购步骤4.8 紧急采购步骤管理规范步骤 步骤规范 负责部门/岗位 工具表单 紧急物资需求 采购部接到紧急物资需求; 工作关键 分析紧急需求原因，统计、存档、调整； 采购部/采购组/采购计划 确定价格 依据紧急程度确定采购价格及供给商； 工作关键 采购部快速反应，紧急采购价格及供给商判定依据； 采购部/采购组 零采单 采购实施 各中心单笔申请小于等于元可自行采买；单笔小于等于2万元，副总审批财务借款，大于2万元董事长审批财务借款采购； 工作关键 各部门之前相互配合； 采购部/采购组/副总；集团财务；董事长； 5 供给商管理5.1 供给商管理步骤5.2 供给商管理步骤规范步骤 步骤规范 负责部门/岗位 工具表单 寻求供方 经过多种渠道搜集供给商信息，选择基础符合要求供给商，填写供给商基础信息表；估算申请价格，超出20 万按招标步骤筛选供给商；工作关键 供给商搜集渠道，供给商基础条件判定 采购部/采购组 供给商基础信息表 考察 确定是否考察供给商，填写考察申请，需要考察，采购部组织人员考察，形成考察汇报报副总审核。 工作关键 考察内容、考察人员、汇报形成 采购部/采购组/副总 供给商考察评审表采样 考察完成后，确定是否采买样品。需要采购样品，样品审核，经过后，形成样品评审汇报报批；经过后实施采购； 工作关键 采购样品判定条件 采购部/采购组/副总 样品评审表6 价格体系管控6.1 招标步骤6.2 招标步骤管理规范步骤 步骤规范 负责部门/岗位 工具表单 招标文件确定 确定招标需求，采购部组织编制招标文件，确定招标内容及资格审查文件，搜集供给商信息进行初步筛选，组建评标小组，采购组织供给商考察，确定入围供给商； 工作关键 标前会议组织，招标文件内容编写，技术文件及商务文件确实定 采购部/采购组 招标申请单 发标、收标、开标 将招标文件发送给供给商，采购部按要求日期收标，开标确定入围供给商；评审结束后进行开标； 工作关键 组织、协调、按期完成； 采购部/采购组 评标汇报 定标 开标完成后，形成评标汇报，召开定标会进行审核，审核经过后发送中标通知书。 工作关键 评标汇报和中标判定相符条件； 采购部/采购组/副总；集团财务；董事长； 中标通知书 6.3 询价步骤6.4 询价步骤规范步骤步骤规范负责部门/岗位工具表单询比价 采购组按采购任务及价格管理制度要求进行询价、比价； 工作关键 询价起源、物资需求正确性、时限要求； 采购部/采购组 询价单比价单 价格审批、确定供货商 比价单审核，供给价格及周期适宜供给商，实施采购； 工作关键 供给商审核，价格及周期判定。 采购部/采购组 7 采购结算管理7.1 采购付款步骤7.2 采购付款步骤规范步骤步骤规范负责部门/岗位工具表单确定付款方法确定付款方法工作关键前期和财务部门沟通，和资金计划上报正确性采购部/采购组付款申请采购部协带协议、发票、入库单和协议中要求付款需要提供其它所需资料，按协议付款要求递交付款申请；工作关键付款相关资料准备，和特殊情况处理方法，如：首次合作供给商不能提供发票及收款收据，和财务之间协调。采购部/采购组付款审批单付款审批资料准备完成后，采购组递交贸易企业副总、各中心责任人、集团财务审核，董事长进行权限审批；工作关键付款审批时限要求；采购部/采购组/贸易企业副总/集团财务/董事长；7.3 采购预付款步骤7.4 采购预付款步骤规范步骤步骤规范负责部门/岗位工具表单预付款申请/发票跟催按协议条款，申请预付款；工作关键特殊情况下，不能先提供发票情况处理及沟通；采购部/采购组付款审批资料准备完成后，采购组递交贸易企业副总，集团财务审核，董事长进行权限审批；工作关键预付款项审批跟综，付款后采购实施确定；采购部/采购组/贸易企业副总/集团财务/董事长；8 物流管理8.1 配送步骤8.1.1 自主配送步骤（仓库门店）8.1.2 自助配送步骤（仓库-门店）规范步骤步骤规范负责部门/岗位工具表单配送计划门店向仓库发出需求，仓库按要求备货，备货完成向物流部发出配送需求单，物流部接收单据，制订配送计划，协调安排配送时间、车辆、责任人员；工作关键：配送需求单发出时间要求；门店/物流部配送需求单配送计划表配送物流部门运输车辆及责任人员按配送计划时间进行各门店物资配送。送达后门店接货人员签字回单。完成配送。工作关键：按配送计划时间完成配送任务；物殊交通情况下处理预案；物流部/配送责任人送货单8.1.1 自主配送步骤（门店-用户）8.1.2 自助配送步骤（门店-用户）规范步骤步骤规范负责部门/岗位工具表单配送计划各门店需求单位整合递交物流部，物流部制订配送计划；计划中包含送达时间、用户地点、行车路钱等；计划审核后进行分单；工作关键：各门店需求整合时间、物资备货时间段及保温设备使用；门店/物流部配送需求单配送计划表配送物流通知门店备货时间，物流车辆门店提货；按计划要求送达用户；工作关键：配送时间控制；特殊交通情况处理预案；门店/物流部送货单8.2 物流商管理8.2.1 物流商管理步骤8.2.2 物流商管理规范步骤 步骤规范 负责部门/岗位 工具表单 寻求物流商 经过多种渠道搜集物流商信息，选择基础符合要求供给商，填写物流商基础信息表； 工作关键 物流商搜集渠道，物流商基础条件判定 物流部物应商基础信息表 周期评审 1) 对已录用合作物流商六个月进行一次周期评定；2) 周期评定关键内容包含：服务质量、价格水平、配送效率、配合程度；3) 运行部依据以上4点评定内容，对物流商过往六个月数据加以统计分析，汇总后录入物流商周期评定表，并得出评定结果。工作关键 评审内容、评审人员物流部物流商周期评审表8.2.3 第三方物流准入机制1、第三方物流应含有条件拥有有效营业执照、税务登记证、组织机构代码证、道路运输许可证和其它物流运输资质正当企业。注册资本？万元人民币及以上。经过ISO9001质量管理体系认证。拥有？台以上运输车辆，满足100公里范围以外配送业务司机、叉车工、等特殊岗位从业人员应含有对应资格证书。2、第三方物流信息起源多种物流行业专业期刊；物流相关行业协会；公开招标；第三方物流主动联络；其它路径8.2.4 第三方物流退出机制 发生以下情节第三方物流，由门店运行部和物流部依据实际情况填写第三方物流评价表，经由物流中心总监审批，取消其合格第三方物流资格：1、物流过程出现品质不良、包装破损、数量不足，未立即处理；2、未按运输协议或订单要求送货，且不主动处理；3、第三方物流在其经营活动中有违法行为，和其继续合作会间接或直接影响企业声誉。4、因为第三方物流联络信息变更，没有立即通知，造成长久无法联络。对于取缔合格资格第三方物流，应该在合格第三方物流一览表中做取缔统计，但对于其第三方物流编号及相关资料全部要保留，不得删除或替换。5、第三方物流评价物流中心每十二个月12月底前组织对合格第三方物流进行一次业绩评价（分数在？分以上者为合格），并将第三方物流评价表归档管理。对业绩评价（或单项制约）不合格第三方物流提出限期整改，整改后重新评价仍然不合格，取消其合格第三方物流资格。对业绩评价不合格第三方物流，自评价之日起，冻结和其签署业务协议，整改合格后，方可解冻。对于整改不合格被取消合格第三方物流资格，自合格第三方物流资格取消之日起，终止和其签署业务协议。9 工具表单9.1 物料需求计划表(常规)物料需求计划表(常规)编号：申请中心或企业名称：申请日期： 提单人： 序号产品名称规格/型号单位需求数量用途估计使用时间申请部门申请人采购组别备注12345678审核： 审批：采购接单：注：1、表头涂灰色部分为必填项；2、规格、型号不能明确，标明参数并提供产品图片及描述或提供样品；3、若申购审批时需要物资预算，请最少提前3-5个工作日联络采购部。9.2 物料采购需求表（紧急/临时）物料采购需求表（紧急/临时）编号：申请中心或企业名称： 临时 紧急 申请日期： 提单人： 序号物品名称规格/型号单位数量用途估计使用时间申请部门申请人采购组别备注12345678紧急原因：审核： 审批：采购接单：注：1、表头涂灰色部分为必填项；2、规格、型号不能明确，标明参数、提供产品图片及描述或提供样品；3、紧急采购原因不能填写清楚请另附表说明；4、若申购审批时需要物资预算，请最少提前2-3个工作日联络采购部。9.3 物资贸易企业采购资金计划汇总表年（ ）月物资贸易企业采购资金计划汇总表各中心/子企业： 制表日期：单位：万元序号月份计划资金累计备注1月份上旬 填写3月累计金额填写附件和页数中旬下旬中旬下旬 小计 累计（大写） 采购组责任人：计划复核：贸易企业副总审核：集团财务审核 董事长指示：备注：1、实际采购时金额可能和估计有所偏差，以实际采购金额为准。 2、集团财务审核统筹资金，并给出可支付额度提议，交由董事长参考； 3、董事长确定支付额度，并签字确定许可支付；9.4 采购申请分类汇总表/任务表（紧急/临时类）采购申请分类汇总表/任务表（紧急/临时类）编号组别申请企业/中心产品名称规格/型号单位需求数量用途申请时间估计使用时间申请部门申请人备注贸易企业编号计划部： A组： B组： C组：9.5 资金计划明细表年（ ）月资金计划明细表序号月份申请企业/中心产品名称规格/型号单位数量单价（元）总价（元）用途估计使用时间申请部门申请人估计支付时间123456小计金额（大写）：计划复核： 日期：采购组： 日期：贸易企业副总： 日期：备注：实际采购时金额可能和估计有所偏差，以实际采购金额为准。9.6 前期业务需支付资金明细表 （ ）月前期业务需支付资金明细表各中心及子企业：序号协议编号/零采单号签署/制单时间供给商名称采购内容需付款额（元）用途款项原由估计支付时间备注1 如：验收款10% 2 3 4 5 6 累计采购组：计划复核：贸易企业副总：备注：此明细表内资金内容为当月未支付成功，遗留至下月支付款项金额 实际采购时金额可能和估计有所偏差，以实际采购金额为准。9.7 物资需求变更单物资需求变更单申请中心或企业申请时间变更单号变更类型型号改变 数量增加 数量降低变更原因申请部门申请人审核审批采购接单9.8 协议拟订审批表协议拟订审批表 协议名称:使用部门：协议编号:拟订时间： 甲方：乙方：协议责任人：乙方联络人及电话： 乙方开户银行及账号：协议总额：首付款百分比及金额：支付首付款日期:质保金百分比及金额：招投标/履约确保金:协议内容及支付方法：法务部/律师意见 （附件有/无） （确定是/否）：经办部门责任人：使用部门责任人：腾鸿责任人：财务部：董事长审批：9.9 采 购 单(零采）-代借款单采 购 单(零采）-代借款单 编号：CGRW+月份+序列号使用中心及子企业名称申请中心或子企业名称申请部门申请人计划 临时/紧急序号申请时间申请单编号产品名称规格/型号单位数量单价总价估计使用时间用途供给商名称联络电话备注累计（大写）制单人：询价人：采购人：采购审核：审 批：集团财务审核：注：单笔供给商采购额小于等3万元走零采单。9.10 供给商基础信息表 供给商基础信息表 编号：供给商名称企业法人单位地址联络人注册资金联络电话职员人数联络传真企业生产经营情况加工生产形式外委生产、加工自生产、外委加工自生产加工关键生产设备包装形式 外委加工：厂内包装关键设备包装种类：木质 纸箱 其它经营范围：销售形式批发（ ） 零售（ ） 其它：关键产品情况产品名称型号/品种品牌年产量单价生产周期注：需供方提供对应资质文件，如：企业营业执照、税务登记证、代码证、纳税人资格证等相关资质文件.9.11 供给商考察评审表供给商考察评审表供给商名称企业具体地址经营范围法定代理人电话业务代理人电话注册资金企业类型资质等级专业等级是否和我企业合作过外部业绩考察部门经办人部门审核以上由采购部门填写，以下由其它部门填写企业成立时间企业（厂区）面积开户银行及帐号质量体系其它参与考察部门9.12 样品评审单样品评审单供给商名称编 号日 期序号编码品名规格包装形式单位图片商品基础情况（外观、产地、供给商情况、QS） 填写部门填写人注：以上由采购部门填写采购部品控部营运部审批采购部主管副总营运部主管副总评审结果9.13 招标申请书招标申请书招标人（单位）标类别招标方法招标项目规模资审方法招标内容管理部门意见采购部意见集团企业意见9.14 评标汇报评标汇报招标情况评标委员会组建评标依据评标程序评标结果及推荐意见评标委员会意见9.15 中标通知书中标通知书中标单位名称： 招标已由评标小组评审完成，你单位中标。请自发出本中标通知书之日起30天内签订书面协议并报招标监管机构立案。协议履约过程中要精心组织，保质保量，按期完成，认真推行协议各项条款。特此通知。招标单位（盖章）： 年 月 9.16 询比价单询比价单编号：参与比价企业企业名称联络方法联络人联络电话传真备注供给商供给商供给商序号产品名称规格型号数量单价（含税/运货）总价单价（含税/运货）总价单价（含税/运货）总价12345累计询价人提议采购部审核主管副总审批9.17 协议付款审批表 协议付款审批表协议名称： 编号：项目所属企业：申请时间：乙方单位名称：乙方单位联络人及电话：乙方单位开户银行及账号：协议责任人及经办人： 协议总额： 决算后金额：此次审核后造价：乙方申请金额：付款情况：1、累计已支款次数：2、累计已支付金额：3、此次付款后，已达成付款百分比：此次付款：1、此次结算金额：2、 应扣材料款：3、 此次应付金额：付款说明（包含形象进度、质量等）经办部门责任人：使用部门责任人：各中心责任人：财务部：董事长审批：9.18 配送需求单配送需求单序号收货人具体地址要求送达时间品名数量用户类型