超市卖场业务管理必备手册模板.doc
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超市卖场业务管理手册 在进军零售终端过程中,我们必需对关键零售终端(即:超市卖场)有一个具体日 常营运管理操作步骤,这个步骤就是企业终端管理模式和基础。经过正确有序步骤设计, 企业将真正做到有放矢,健康运行。 必需要指出是:超市卖场业务管理是一项很细致和繁琐工作,它要求管理人员 和一线员工必需含有优异业务素质、职业道德。它更要求供给商有正规运作管理机制 和一整套终端管理体系,从最专业角度出发来进行和超市卖场等关键终端用户合作。 本手册将从超市卖场业务合作洽谈、公共关系、商品管理、结算(回款)四大项目来 进行业务步骤设计。 超市卖场业务合作洽谈工作 一、 新用户资信调查和评定 在和新用户准备进行合作洽谈之前,各分企业销售员工应先将对方各方面情况进行 调查汇总,对合作对象之调查结果进行资信评定,最终,依据评定结果,在得到总企业总经 理指示之下,方可确定和对方进行较深层次合作洽谈工作。具体操作步骤是: 1、 资信调查 1) 由员工和对方(最好是总部)商品部进行初步接触; 2) 对对方经营规模进行调查并汇总; 3) 对对方资信情况(用户回款情况)进行调查并汇总; 4) 对对方各家分店经营情况进行调查并汇总; 5) 对对方各家分店价格体系进行调查并汇总; 6) 对对方各家分店商品结构情况进行调查并汇总; 7) 对对方各家分店中办公文具商品结构进行调查并汇总; 8) 对对方物流配送体系进行调查并汇总; 9) 对对方仓库管理和收货管理步骤进行调查并汇总; 10) 将对方各部门(各分店)之管理人员名单和联络方法进行归类并汇总; 2 2、 竞品调查 1) 各家分店中竞品品种结构; 2) 各家分店中竞品价格; 3) 各家分店中竞品销售情况; 4) 各家分店中竞品促销情况; 5) 各家分店中竞品包装结构(有没有超市装或特色包装); 6) 各家分店中竞品排面陈列情况; 7) 各家分店中竞品新产品销售情况; 8) 竞品企业物流配送管理情况; 3、 评 估 1) 以上调查结果第一手资料应毫无保留地上交至总企业销售部、分企业经理手中, 员工自己留底一份立案; 2) 员工和分企业经理应依据调查资料显示情况进行初步评定,并将评定结果上 报总企业销售部; 3) 总企业销售部将依据调查结果和分企业经理及员工评定汇报,对其展开第二轮 评定; 4) 依据第二轮评定结果,总企业销售部将会同分企业经理、员工对其展开第三轮 综合评定,评定结果将由总企业销售部上报总经理; 5) 依据总经理意见对合作对象展开复查,并将复查结果上报总经理; 6) 最终确定,并建立合作对象管理档案; 7) 评定内容包含: ·对方经营能力; ·对方管理能力; ·对方扩张能力; 3 ·对方信用情况; ·对方物流配送能力; ·预估合作成本; ·预估合作效益; ·预估合作潜力; ·预估合作风险; 8) 评定等级为: ·优 ·次优 ·差 二、 洽谈和协议签署 1、 洽谈工作 1) 初步洽谈 ·销售员工在评定工作结束以后,立即着手和对方取得联络,提出合作意向; ·和对方商品部责任人约定洽谈时间; ·洽谈前应带齐本企业多种产品资料、企业介绍、报价单、产品目录等; ·员工着装应端正、洁净、整齐,并应守时; ·使用专业业务语言,少粗语、多礼貌; ·初步洽谈仅交换相互合作意向和部分合作方案,滞留时间控制在30 分钟以内; ·洽谈完成,返回时应带回对方相关合作方面资料,如部分协议条款、价格倾向、进 场费用等; ·回来后,应立即向分企业经理和总企业销售部汇报,并将资料信息反馈给以上两部门; ·整理资料,并准备下一轮洽谈工作; 4 2) 第二轮洽谈 ·由销售员工和对方商品部责任人预约洽谈时间,并同时通知对方:我方分企业经理 将和对方见面; ·洽谈地点选择,通常在对方(超市、卖场)会客室或办公室; ·分企业经理和员工按时赴约; ·带齐本轮洽谈所需资料; ·将第一次洽谈内容进行回顾; ·倾听对方合作要求、合作方法,观察对方合作态度; ·倾听对方价格回馈; ·倾听对方进场费用及销售返佣方案; ·倾听对方商品结构调整方法和商品配置方案; ·由分企业经理对部分内容进行作答; ·由销售员工对部分内容进行作答; ·由分企业经理对全程洽谈内容进行综合作答; ·倾听对方对我方作答反馈; ·倾听对方对双方合作之保留心见; ·洽谈时间应控制在一小时以内; ·洽谈结束时应取回对方全部协议条款(原件),勤恳致辞,并保留真诚合作意愿; ·返回企业后,分企业经理应立即将此次洽谈内容进行整理,以文件方法向总企业销售 部汇报,并将全部协议条款传真至总企业; ·总企业销售部将快速对协议条款和洽谈情况进行分析,并对部分协议条款进行修改、 调整,并提出合作意见和方案; ·销售部将合作意见、方案、分企业经理意见和原协议上报总经理,由总经理出具审 批意见; 5 ·销售部快速将总经理指示下传给分企业经理和员工,并通知作好第三轮洽谈准备; ·由员工将我方对合作协议条款修正案反馈给对方,并向对方预约第三轮洽谈时间; 3) 进场费用(略) 或可参考本人拙作:《包费制--进军超市营销新策略》一文所述。 4) 第三轮洽谈 ·洽谈之前,应由员工向对方了解其对我方修正案保留心见,确定此次洽谈方案, 并通知对方:我方总企业销售部将派员参与; ·选择洽谈地点; ·我方洽谈代表为:总企业销售部经理(或K/A 经理)、分企业经理和专职超市员工; ·洽谈时,先倾听对方对上次洽谈内容复述; ·倾听对方对修正案反馈; ·倾听对方对协议关键部分如:进场费用、店庆费用、促销费用、销售返利、供货价格 回馈意见; ·由总企业销售部经理申明我方合作立场、态度和费用承受底线; ·由分企业经理和员工分别就原协议条款及修正案提出具体处理意见; ·双方协商具体合作条款; ·协商供货价格; ·协商供货方法; ·协商结算方法; ·协商付款条件; ·协商完成;洽谈时间应控制在两小时以内; 2、 协议签署 ·洽谈完成后,将原协议条款按双方协商结果进行修订,修订后协议由销售部经理带 6 回总企业交总经理进行审核; ·总经理盖章签字; ·提供协议附件(包含已议定物流方案、供货价格-报价单); ·销售部将已签字盖章协议以快递方法邮寄给分企业,并由员工将其交和对方商品 部,在对方签字盖章后,将协议取回交总企业销售部和财务室立案。 超市卖场业务公共关系 一、 客情维护和公关技巧 1、 造访制度 1) 设计造访计划 ·初步划分区域:分企业经理和销售主管依据各个城市分布、规模、销售员人数、 造访频率等原因把城市划分成块,每一个区块代表一位销售员不一样工作范围。 ·设定目标超市:关键是指销售员管理片区内已合作超市或卖场。 ·片区细分:分企业经理和销售主管设计每一片区管理计划书。每一片区由专职超 市员工负责。 ·月覆盖计划:月覆盖计划是在30天造访周期里,超市员工对片区内全部超市卖 场分店进行全方面、周密、有效形式造访及服务计划。这么做好处是: 全方面计划节省时间; 增加员工信心; 赢得用户信心; 确保目标达成; 2) 设计造访频度 ·造访频率:对不一样等级(关键零售用户)超市、卖场采取不一样造访频率。 大卖场/特大型超市为每七天二次; 中型卖场/超市为每七天一次; 7 一般卖场/小型超市/连锁店为每三周二次; 造访层次:分企业经理关键造访K/A 场经理;业务主管关键造访K/A 门店部门经理; 员工关键造访门店营业员、柜组长、库管、会计、采购主管; ·行程安排技巧: 经过地图,根本了解本片区地理情况。包含:地理范围、街道界限、交通路线及设施 等。 经过市场调查和用户档案,根本了解本片区用户情况。包含:用户数量、用户类型、 用户等级等。 经过上述方法,正确设计行程。 3) 销售人员每日工作步骤管理 ·早晨9:00 分进入企业; ·9:00-9:30 分为晨会时间,内容有: 回顾前日工作,问题讨论; 当日工作安排,问题处理; 依据造访计划选择用户卡; 用户造访内容设计; 依据估计销售、开发新网点计划; 携带销售包,销售包应携带物品准备; ·9:30-12:00 分,造访用户。按日计划造访用户。 ·12:00-13:00 分,午餐。 ·13:00-17:00 分,造访用户。按日计划进行用户造访。 ·17:00-17:30 分,结束。整理造访卡,填写每日汇报。 ·附注:销售包应携带物品清单: 用户造访卡; 8 产品资料; 报价表; 订单; 地图; 名片; 计算器; 笔; 工具刀; 双面胶; POP 海报; 2、 关系建立和客情维护 ·分企业经理应常常定时和对方商品部经理进行沟通; ·业务主管应常常定时和对方商品采购主管、主管助理进行沟通; ·员工应常常定时和对方商品采购主管、主管助理、收货主管、财务、营业员进行沟 通; ·沟通方法以下: 定时电话造访; 定时实地造访; 定时销售回顾; 不定时小规模聚会; ·客情维护技巧 营业员客情维护(男性以香烟或小礼品为主,女性以小礼品为主;) 9 商品采购主管、主管助理、收货主管客情维护(男性以香烟、小礼品或其它信用额; 女性以小礼品或其它信用额或不定时小规模酒会;) 商品部经理客情维护(男女性均以礼品或其它信用额为主或不定时小规模小范围内 酒会;) ·注:客情维护应依据超市、卖场销量、评定等级和市场地位而定,切忌盲目花费, 造成成本上升;各分企业经理和主管应严格把关。 3、 客情回顾 ·员工应定时对客情维护结果进行汇总,并出具客情维护汇报; ·各分企业经理和主管应定时对客情维护结果进行汇总,并出具客情维护汇报; ·以上两份汇报每三个月向总企业销售部汇报一次; ·总企业销售部将依据客情汇报、销售情况等资料信息反馈对合作对象展开绩效评定; · 销售部依据评定结果调整对超市卖场销售政策; 二、 订单管理 1、 订单促进 ·依据健康客情维护和良好合作关系建立,应主动策应老产品销售量提升和新 产品开发上市进程; ·订单不能靠“等”而得,应主动向对方提出商品销售提议,促进对方下订单频度提 高; ·出具适时促销方案,促进对方下订单,(比如提供年度促销计划、季度促销计划、 月度促销计划及每七天特价等); 2、 订单维护 ·对方总部或各分店下订单至总企业销售部; ·销售部在收到订单后,立即将订单立案,并下发到相对应各分企业; ·分企业在收到订单后,立即由员工将订单复印立案; ·同一超市其下属各分店订单应单独建立文件夹存档; 10 ·不一样超市、卖场订单应区分开来,分别建立文件夹存档; ·全部订单应按年月日次序进行存档; ·全部订单应定时进行整理; ·订单不得随意丢失和遗漏; 3、 订单管理 ·定时对各超市、分店订单数进行汇总统计; ·定时对各超市、分店订单数和订货金额进行排行; ·经过统计和排行找出问题进行分析并处理之; ·经过统计和排行找出优势及优异者,将经验汇总树立楷模、并奖励之; 4、 其 她 ·地域型、中小型超市卖场订单由对方总部直接向所属区域分企业下订单; ·各分企业在收到订单后,应将订单向总企业销售部传真立案;其它步骤和操作管理方 式不变; ·大型或超大型超市、卖场(即关键用户)订单由对方总部直接向总企业下订单; 其它步骤和操作管理方法不变; ·作为销售数据和历史档案,全部订单均不得随意销毁和弃档; ·如需销毁或弃档,须经过总企业销售部同意。 超市卖场业务商品管理 一、 商品管理 1、 商品包装 ·常规包装(彩盒或纸箱); ·透明包装(PVC 材料); ·超市专用装; 11 ·促销装; ·促销捆绑式包装; ·吊挂式包装; 2、 实施标准和条形码 ·国家实施标准; ·国际实施标准; ·行业实施标准; ·企业实施标准; ·国际条形码; ·大包装货号(统一); ·中包装货号(统一); ·小包装货号(统一); ·大包装条形码; ·中包装条形码; ·小包装条形码; ·合格证(合格标识、符号等); ·品牌(中英文)标识; 3、 理货员制度 1) 理货目标 ·促进销量; ·强化管理; ·扩大排面; 12 ·维护产品形象; ·监察竞品动态; 2) 理货标准 ·滞销破损标准; ·生动化标准; ·混乱标准; ·有序标准; ·结构失衡标准; 3) 理货技巧 ·移花接木。(解释:理货员将同一货架上其它竞品混乱陈列于货架一侧,而将本公 司产品统一陈列于“黄金陈列位”,将价格牌取出按产品规格单品分类重新摆放。陈列结果 显示本企业产品整齐划一,所占货架排面宽广醒目。) ·偷梁换柱。(解释:理货员将本企业产品按统一陈列次序摆放于货架之“黄金陈列位”, 无须将竞品之价格牌取出,而致人误购。另将其它竞品全部混乱陈列于货架一侧。) ·生动化陈列标准 排面设计要最大 品项种类要齐全 集中展示在一处 陈列排面要饱满 主流产品要突出 陈列色彩要美观 产品清洁更整齐 价格(特价)要醒目 4) 理货程序 13 ·进入超市时应主动和在岗营业员打好招呼; ·问询当日或最近销售情况; ·问询最近竞品企业业务动态; ·问询竞品销售情况; ·观察商品陈列情况; ·观察本品排面上架情况; ·检验价格牌和产品标识; ·检验产品包装整齐度和破损情况; ·检验产品破旧、生锈情况; ·统计不良产品成因和产品数; ·快速有序陈列产品; ·将本企业产品陈列于同一货架层面; ·清洁产品表面灰尘和污 ·吊装产品应整齐挂装于吊式货架; ·理货完成,应重新检验一次理货效果; ·统计理货情况; ·再次和营业员打招呼,友好、礼貌离去; 二、 仓库管理 1、 订单处理 ·员工接到订单并按管理步骤立案以后,应立即将订单送达仓库; ·仓库管理员接手订单; ·仓库管理员亦依据订单管理步骤将订单立案; 14 ·仓库管理员抽调订单产品库存情况; ·员工了解库存情况; ·确定安全库存; ·出具订单产品库存清单; 2、 订单确定 ·员工将库存产品清单立案; ·检验库存产品质量; ·检验库存产品包装; ·确定订单; ·员工将订单产品库存情况及库存清单上报总企业销售部立案; 3、 库存管理 ·安全库存标准; ·合理库存标准; ·畅销库存标准; ·滞销库存标准; 4、 包 装 ·大包装标准 ·中包装标准 ·小包装标准 ·特殊包装标准 5、 出 库 ·订单检验 15 ·产品数配置检验 ·包装检验 ·实施标准和合格证检验 ·货号和条形码检验 ·调拨单 ·出库清单 ·销货清单 ·搬运人员安排 ·出库 ·装车 三、 物流配送业务管理 1、 物流管理 1) 指定物流 ·在和超市签署协议时于协议附件内由超市指定第三方物流企业; ·在和超市签署协议时于协议附件内由企业指定第三方物流企业; ·在和超市签署协议时于协议附件内由双方共同指定第三方物流企业; 2) 自有物流 3) 临时物流 ·邮政托运 ·铁路托运 ·公路托运 ·航空托运 16 ·其它托运物流企业 ·以上物流必需是当地域最具实力、声誉最好、服务最优物流企业; 2、 车辆调度 1) 程序一:员工在订单确定后第一时间通知指定物流企业; ·物流企业确定订单; ·物流企业确定订单送货日期和送货量; ·物流企业确定指定车辆和送货司机、送货人员; ·物流企业按订单要求之送货日期调度车辆; 2) 程序二:员工在订单确定后应第一时间通知自有物流车队; ·车队管理员确定订单; ·车队管理员登记订单号和送货日期; ·车队管理员指定送货车辆、送货司机、送货人员; ·按订单要求之送货日期调度车辆; 3) 程序三:员工在订单确定后应第一时间通知临时物流企业或车队; ·临时物流企业或车队确定订单(送货日期、送货量); ·签署临时物流配送协议; ·指定送货车辆、送货司机、送货人员; ·按要求送货日期调度车辆送货; ·以上全部程序中,假如地方偏远,应预算好运输时间,提前送货; 3、 配送业务 ·按要求日期送货; ·最终一次检验商品数量、包装等; 17 ·准备好订单、销货清单、销货发票等; ·送货; ·假如对方是中央统购物流,则将货物送达对方总部指定中央统购物流集散点; ·假如对方是地方采购系统,则需将货物送达订单指定门店收货部; ·在对方接收订单货物以后,应收回对方验收单; ·将销货清单和发票交和对方财务; ·假如是由经销商送货,应在送货以后,督促经销商将验收单立即传回; 四、 退换货 1、 退货程序 ·对方出具退货通知书; ·调查退货原因; ·退货理由确定; ·退货确定; ·对方出具退货清单; ·各分企业销售员工出具退货接收单; ·退货冲单; ·接收退货; 2、 换货程序 ·对方出具换货申请书; ·换货理由; ·换货理由调查; ·换货理由确定; 18 ·出具换出、换入货物清单; ·换货; 3、 退换货管理 ·由产品本身引发问题可退换货; ·由超市、卖场经营管理引发问题通常不接收退换货; ·退换货接收以后应立即入库管理; ·退换货工作完成以后应由员工出具汇报书,向分企业经理汇报处理结果和客情关系 改变。 超市卖场业务结算步骤管理 对帐结算业务管理 1、 对帐程序 ·每笔订单完成以后,员工将对应验收单和销货清单复印立案; ·销货清单上必需注明该笔销货业务订单号码; ·员工向用户(超市、卖场)财务室索取此次交易货款明细(发票金额); ·将货款明细清单复印存档立案; ·员工将验收单、销货清单和货款明细清单分别传真给总企业销售部和财务室; ·销售部将以上三份清单存档立案; ·财务室对三单进行复查确定并存档立案; ·财务室开具对应销货(增值税)发票; ·财务室将发票交寄给对应分企业员工; ·员工将发票复印存档立案; ·员工将发票交付对应超市、卖场门店财务室; 2、 结算程序 19 ·财务室对当月(实际)销售数据进行统计; ·财务室对当月发票金额进行统计; ·财务室对上月未付款项进行统计; ·财务室综合此次回款金额; ·员工对当月(实际)销售数据进行统计; ·员工对当月发票金额进行统计; ·员工对上月未付款项进行统计; ·员工综合此次回款金额; ·员工和财务室查对此次回款金额; ·查对无误和问题复查; ·员工对当月订单数和订单金额进行统计; ·员工将确定金额数立案; ·员工帮助财务室和用户(超市、卖场)财务室进行回款金额查对; ·查对无误和问题复查; ·员工对以上工作出具汇报书,向分企业经理和总企业销售部进行汇报; 3、 回款程序 ·对方通知回款日期(协议要求结算回款日期); ·对方通知回款金额; ·对方通知回款扣款情况; ·对方出具付款清单明细; ·对方出具扣款清单和发票; ·员工在回款到帐后立即去对方分店财务索取付款清单和扣款发票; 20 ·员工将付款清单和扣款发票复印存档立案; ·员工将付款清单和扣款发票交寄总企业财务室; ·财务室对付款清单和扣款发票进行复查确定并存档入帐立案; 4、 其 她 ·结算、对帐和回款工作是超市卖场业务最为关键关键步骤; ·回款顺利是否是考评业务职员作能力和成绩关键组成部分; ·对以上程序中出现问题,员工应主动地进行协调双方财务进行复查和对帐工作; ·当期回款结束以后,员工应必需向对方财务索取付款清单明细和扣款发票; ·当月假如出现退货情况,员工应必需即时和对方冲单对帐,以避免在到期结算时因 金额数不符而引发无须要麻烦; ·当月假如有出现未送货(未推行订单)情况: 因物流方面原因未立即送货; 因产品(缺货、断档)方面原因未能送货; 因员工方面原因未按时送货; ·因有上述三种原因或其它多种原因未完成送货工作而致订单失效,但销货清单已经开 出,则应立即将销货清单退回仓库、财务、销售部立案,而不得进入销货帐目;销货清单上 应注明未送货和未送货理由; 以上后缀文件作为本企业员工日常培训资料和工作制度管理之用,以提升员工业 务操作技巧和业务素质,规范操作步骤。 零售终端开发和维护工作是本企业日常销售业务极为关键步骤,所以,员工能否 熟练利用业务知识、技巧进行工作,是企业产品能否快速开拓市场,最大程度提升销量关- 配套讲稿:
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