罗盘IPMS大酒店标准管理系统操作说明指导书.doc
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1、 罗盘IPMS 用户手册USER GUIDER 北京万维罗盘信息技术 北京市海淀区知春路56号中航科技大厦6001室 电话:(8610)82139949 传真:(8610)82133391 网址:序言罗盘企业推出全互联网酒店管理系统 iPMS,能够基于SaaS模式运行(既依据使用需要付费),酒店无需硬件投入,无需软件投入,甚至无需人员投入,就能够经过互联网使用专业酒店管理软件,而且完全规避了使用盗版商业软件风险。据教授估量,比起传统酒店管理系统,罗盘处理方案能够节省酒店80% 以上运行及管理成本。罗盘iPMS同时含有强大连锁管理、会员管理、中央预订系统、网站在线预订等功效,支持电话、公安和门锁
2、接口等服务。使用罗盘iPMS,酒店(或连锁集团)网络营销也将易如反掌。同时,因为B/S架构中央化特点,酒店管理方能够随时随地在任何一台有上网条件电脑或手机上查看酒店实时运行情况,真正做到运筹帷幄之中,决胜千里之外。计算机管理系统关键意义首先,不管是对于新上电脑系统还是更换旧电脑系统,全部代表一个新管理模式介入,代表一个新改变甚至是变革,当然这种变革,是在融合酒店本身管理特点基础上,给酒店带来更优异更高效率运作模式,能够最大程度地节省人力物力,优化企业资源配置。这就是本系统在酒店应用关键意义所在。相反,假如一个新电脑系统不能给整个业务步骤和管理带来好改变,只在一定程度上,满足了部分以前需要手工制
3、作报表,满足原有习惯,那么很显然这不是一次成功应用。以下具体叙述:规范业务步骤,提升操作速度手工时期接待工作中所需要制作报表,在这里将不复存在。只要输入规范正确,电脑系统中将自动提供大量报表。电脑系统使用,使得业务分工变得很明确,间又相互关联相互约束。规范数据录入,也将直接确保夜审及结帐时数据正确,并在夜审时得到更多统计分析数据。 当然相对和手工来说,使用电脑系统最直观好处表现,就是业务操作速度大幅度提升。 速度提升最显著是结帐操作,因为结帐时,大部分帐务电脑已经自动产生,比如房费、电话费等等,同时全部消费累计和应收应退,全部已经有最清楚直观表现,无须收银员再拿着计算器去计算,所以能够大大提升
4、操作速度,并最大程度降低发生意外差错可能。加强审核控制,杜绝作弊 在电脑系统控制审核模式下,以往在手工方法下轻易发生错误甚至作弊现象,将变得没有可能。因为电脑大部分关键操作,全部是不可逆,也就是不可随便删除或修改,或会留下每一步操作痕迹。当然,电脑不是万能,它提供只是完整手段和路径。所以最关键事情,是必需存在和系统模式相适应,最严格管理制度,才能组成最完善控制和审核体系,从根本上杜绝多种人为错误和作弊现象。为决议分析提供强大统计数据系统天天基于多种预先设置代码,产生大量统计数据和报表,从不一样角度,覆盖酒店业务每个方面,供财务和各级经理做决议分析之用。从某种意义上说,这才是基于电脑系统,给酒店
5、带来最关键东西! 当然,数据内容和报表格式产生,是否符合酒店管理特色和习惯,是系统在应用中一个很关键问题。酒店各部门经理通常全部有着丰富酒店经验,而电脑系统也是经历过大量酒店实践,不停吸收各酒店好经验和管理理念逐步发展而来。所以,我们需要相互融合,取长补短,并在工作中立即地交流沟通,使基于罗盘系统管理模式,在酒店发挥最大综合效益。一、基础操作1.1、系统登录操作用户选择系统快捷方法,双击图标。弹出图1所表示登陆界面,输入用户帐号,密码和对应班次登陆系统。 图1下面介绍怎样正确输入【用户帐号】、【密码】、【班次】。【用户帐号】:和用户一一对应,由指定系统管理员设置。通常设置后不得删除【密码】:用
6、户登录密码,由管理员初始化后,在系统【登录密码修改】自行修改【配置班次】:依据酒店本身实际操作班次数及命名做初始化设置【班次号码】:依据上班情况输入相对应班次号码【强制断网】:因为系统支持断网操作,所以在酒店网络出现异常,或不稳定情况下,能够在此按钮前选钩,完全进入离线操作状态,等网络稳定以后,在去掉此钩,重新登陆,上传全部断网操作数据,断网情况下请不要在多个机器上同时操作。【系统设置】:服务器配置,功效选项和调试选项。【程序在线】:表示系统联网状态。注意:只有曾经登录成功用户才能在断网情况下登录。罗盘提议:系统保持在线是常态,断网是很态。 注意:系统夜审之前登陆一个班次,夜审以后注销,登陆另
7、一班次。 温馨提醒:第一次安装系统登陆时,系统在下载数据,速度会相对较慢。系统登陆时候同时显示加载速度和进程,请耐心等候。在输入以上三项内容时,能够使用回车或键盘左上方TAB键来移动光标。正确输入帐号、密码、班次后,登录系统成功。1.2、房态图界面说明【标题栏】:显示酒店名称,营业时间,班次,操作人姓名及帐号。【菜单栏】:管理系统全部功效能够在菜单中实现,进入不一样选项时菜单功效是不一样,会自动依据你所使用功效调出对应菜单,【目前状态栏】:显示目前操作界面,包含了今日房态,今日预抵,在住客人,今日离店,本班收银界面。【工具栏】:包含目前经营状态统计 房态图显示过滤设置;和房态图符号及颜色说明。
8、【房态图】:显示全部房间目前客房使用和清洁及维护情况,一目了然。【隐藏右边栏】:点击此按钮能够能够把右边工具栏收起,房态图变宽,需要时在打开。 图21.2.1、房态图说明 工具栏上点击房态图颜色及颜色说明,图3所表示: 工具栏上点击房态图显示过滤设置,图4所表示:【建 筑】:依据酒店实际物理区域划分。【楼 层】:显示每个楼层房间数量。【房 型】:依据客房自然类型将客房分成若干类来管理,通常同一类房不一样房间其标准房价是相同如:标准间,套房等【风 格】:定义出房间一个特有格调和特点 图3 图41.3、菜单栏说明每个主菜单全部有自己子菜单,子菜单中每一项全部和操作功效紧密相连,所以熟悉菜单是掌握预
9、订接待系统操作基础。操作者能够单击主菜单,打开对应子菜单,浏览熟悉这些子菜单。1.3.1、散客管理 “散客管理菜单”图5所表示,关键包含以下命令: 图5【散客步入】:散客步入操作【散客客房预订】:散客预订操作【待入住散客订单】:全部待入住散客订单【查询全部散客订单】:全部散客订单,包含入住前,入住中,取消,Noshow订单【查询全部登记单】:全部在酒店住过登记单列表1.3.2、团体管理“团体管理菜单”图6所表示,关键包含以下命令: 图6【团体客房预订】:团体预订操作【在住团体列表】:全部在住团体【待入住团体列表】:全部待入住团体【今日估计离店团体列表】:登记单上离店日期为今日团体【查询全部团体
10、】:全部团体列表1.3.3、收银管理“收银管理菜单”图7所表示,关键包含以下命令: 图7【临时挂账登记单列表】:全部挂账客人列表【临时挂账团体列表】:所遇挂账团体列表【历史账务查询】:酒店历史账务查询,查询后,能够查看账务具体信息,而且能够跟踪到所属登记单、团体等【发票管理】:全部账务已开及未开发票查询【佣金层次设置】:设定协议客人返佣公式【历史佣金查询】:全部返佣单位列表和查询各个单位佣金情况【中介单位列表】:设置佣金单位查询,同时可编辑修改和查看此单位具体情况1.3.4、用户管理“用户管理菜单”图8所表示,关键包含以下命令: 图8【酒店协议用户查询】:和酒店在业务上有某种约定而在书面上有成
11、文单位。通常这种单位在饭店享受某种程度优惠。这里包含协议单位详情和账务,也可添加和编辑【酒店常客查询】:客人入住酒店后,住店资料上传至服务器,其信息将被系统完全而且永久保留,便于以后查询、统计和分析【会员卡类别列表】:酒店所能使用会员卡类别列表,包含查看已售卡和卖新卡【会员卡搜索】:依据提供资料搜索匹配会员卡,查看会员卡详情【会员卡快速查找】:依据会员卡号快速查看会员卡详情【会员卡销售明细】:酒店职员经过前台卖会员卡一个统计【电子折扣卷管理】:酒店发行电子卷,代金卷等【积分奖品管理】:依据积分领取奖品【奖品申请管理】:依据积分申请奖品【酒店黑名单列表】:关键用来统计在酒店有不良住客统计住客。这
12、种住客可能是对酒店硬件设施有破坏性,也可能是公安部通缉要犯。酒店可自行添加和删除,被添加黑名单在登记时系统会有提醒。1.3.5、房态管理“房态管理菜单”图9所表示,关键包含以下命令: 图9【批量修改房态】:选择可批量修改房态,如:脏房批量改成洁净房等【打印房态表】:点击可打印目前房态,系统中不一样符号表示不一样房态 VC 洁净空房(可卖房) OD 住客脏房 VD 脏空房(走房) OC 洁净住客房【打印早餐表】:点击显示在住客人所需早餐列表,可打印【快速制作门卡】:填写房间号,客人姓名,制作门卡【读取门卡信息】:把门卡放读卡器上 点击 能看到门卡信息【远期房态】:从房间角度观察天天客房使用情况,
13、估计未来某天房间使用情况工具按全部客房房号,列出每一间客房从当日到第30天之间使用情况。【房类估计表】:从房类角度观察天天客房预订情况,估计未来房类使用情况工具当日到第30天期间每一天,每一类房预订情况,包含预订数剩下数及维修自留数,估计平均房价和总收入【房间维修统计】:查看房间维修统计,可输入房号查询【房间自留统计】:查看房间自留统计,可输入房号查询【放盘管理】:指给酒店房间设置时间段内房价【查看价格】:依据需求查询房价1.3.6、夜审“夜审菜单”开始夜审,图10所表示 图10【营业日】:是系统自动产生和维护一个营业日历,天天夜审结束后该营业日并将营业日历翻到下一页, 即开启下一个营业日。【
14、夜 审】:审核并汇总目前营业日所发生全部业务,打印出相关统计报表,结束目前营业日并开启下一个营业日全部过程。 夜审注意项及操作系统全部会一一提醒【夜审前必需处理事项】:提醒点击进入界面可提醒酒店夜审之前处理工作【操作日志查询】:全部操作一个统计,能够查看到每一步操作【未记账话单查询】:做了计费软件接口,则计费软件中未计费话单会表现在此1.3.7、POS“POS”图11所表示: 图11【POS点消费】:点击可消费POS点【POS点设置】:点击可设置POS点,包含新增POS和新增商品【客房用具物品设置】:设置客房用具类型,名称及价格,方便查看。设置成功,在客房账务新增客房用具消费中会有表现【损物赔
15、偿物品设置】:设置损物赔偿类型,名称及价格,方便查看。设置成功同上【哑房帐号列表】:设置补录消费营业点。同时漏收费用能够从哑房录入。1.3.8、报表“报表”图12所表示: 图12【报表中心】:报表是酒店管理中最关键一个步骤,在系统中设计报表关键包含班结账报表,收入报表,客人报表,预订报表,登记报表,账务报表,房间报表,企业报表。系统提供报表很丰富,酒店可依据需要查看并打印1.3.9、酒店设置“酒店设置”图13所表示: 图13【房间建筑列表】:酒店实际建筑列表,可新建编辑【房间楼层列表】:建筑楼层列表,可新建编辑【房间风格列表】:房间特有格调和特点列表,可新建编辑【房间类型列表】:可编辑,设置超
16、预定数量和钟点房房价【房间列表】:酒店全部房间,可编辑操作,这里不包含修改房型【酒店全局设置】:酒店全局设置修改【外币汇率设置】:设置外币汇率1.3.10、系统“系统菜单”图14所表示: 图14【手动更新PMS及CRS设置】:点击更新设置【手动更新房态图(F5)】:点击更新房态图,快捷操作F5【国际化配置】:编辑外语,表现外文账单【接口配置】:电话计费,公安系统,门锁系统和IPMS接口【键盘快捷键设置】:设置快捷键操作【单据号生成器】:可设置自动生成押金单据号【自定义登记单图标】:依据登记类型选择图标即可,完成后更新,登记时以设置登记类型登记,房态图上就会显示所选中图标【IPMS软件说明】:罗
17、盘前台系统所需安装程序下载地址,常见问题解答,最近版本更新关键功效【断网数据维护】:假如系统曾经断网操作过,那么可点此完成数据维护【登录密码修改】:为预防泄密,操作员应该常常修改自己口令(因为口令泄密可能造成一定经济后果)。该功效只有在正确地输入原口令情况下才能修改成功【退出系统】:点击退出IPMS系统二、系统操作2.1、预订该节所讨论内容覆盖整个酒店预定业务2.1.1、散客预订1、点击房类估计表,图所表示,查看预订时间内房型剩下量房类估计表从房类角度分析并展现从当日起到未来某一天之间该酒店客房预订情况。该表参考信息由未来客人订房信息及预订团体订房信息组成,所以还有不确定性原因。但在房间资源很
18、担心情况下,此表提供信息能够作为超预订依据之一。可选择日历起始时间查看剩下房间数,确定以后,关闭窗口。【日历起始时间】:点击日历图标可选择【已预订总数】:所选时间内全部预订总数量【房间余量】:全部时间内酒店全部房型剩下数量,公式(可预订数+已预定数+不不用数量)我们关键经过这个数据来观察是否还有房可订【平均房价】:预订全部房间预订价格平均值【总收入】:预订全部房间预订价格总和2、点击系统散客管理,单击散客客房预订,弹出预订界面,以下图所表示【预订期间房态维护】:列表方法显示同时间内预订留房情况【入住日期】:用鼠标左键单击入住日期右侧日历表,在弹出日历中选择;能够经过键盘上下箭头键修改日期。【离
19、店日期】:用鼠标左键单击离店日期右侧日历表,在弹出日历中选择;能够经过键盘上下箭头键修改日期。【预订房型、数量】:该位客人预定房间数,按钮选择;单击右侧下拉按钮并选择对应预定类型【订单起源】:用鼠标左键单击按钮选择渠道【价格类别】:用鼠标左键单击按钮选择【协议单位】:只有协议单位客人住店时才需要选择协议单位,一样协议单位也是选择而不许可直接输入协议单位名称,假如是非协议单位客人则不需要填写。协议单位选择方法:用鼠标左键单击按钮选择,协议单位较多,可选搜索按钮选择,当选择了协议单位后,协议单位价格类别及所需返佣单位,佣金类别全部会自动导入到预订单【自定义房价】:前面方框选上勾,输入价格,注:当自
20、定义了房价后需备注标明为何使用了这个价格方便查询,定义完成后房价就会是这个自定义价格而非我们选价格类别中价。【会员类别、卡号】:需手工输入会员卡号,选择类别,当选择了会员后,会员基础信息 也会被导入。【返佣单位,佣金类别】:用鼠标左键单击按钮选择【客源】:系统默认或设置好客源分析,单击按钮选择【销售员】:酒店销售,打击按钮选择【预订人】:需要手工录入,假如是会员,系统会导入信息【联络方法】:包含手机,传真,电子邮箱,座机,邮编,通讯地址,可选择录入,但最少提供一项,方便酒店和客人能联络上。【付款方法】:用鼠标左键单击预付方法右侧下拉按钮,在弹出窗口中选择。【抵达人数】:用鼠标左键单击按钮选择,
21、包含成人和小孩数。【抵达方法】:需手工录入【抵达时间】:用鼠标左键单击按钮选择【预订备注】:用于具体说明客人情况或需求补充说明。【订单预付款】:填写客人预先支付款项,打印收据交由客人签字确定。在输入预订金时单据号必需输入,单据号输入是为了方便财务审核及收银员查账、对帐。【入住人信息】:客房入住人资料,可提前录入,登记时会自动转入登记单,姓名,证件号码手工录入,其它由下拉菜单选择。【录入常客】:常客概念参考1.3.3。点击录入常客,输入姓名或证件号码点击查询即可找到该客人,查看客史,可查询到客人入住相关历史资料。在查询结果中双击要选择常客,则会导入进预订单。 搜索常客 查看客史3、选择性填写资料
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