公司行政公文管理制度模板.doc

*****企业行政公文处理措施

第一章 总则
第一条 为加强*****行政公文处理工作，使之规范化、制度化，依据国务院新颁要求，结合****实际，制订本措施。
第二条 ****行政公文是****行政机关在企业管理过程中形成含有特定效力和规范体式文书，是进行企业管理和商务活动关键工具。
第三条 公文处理指公文办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接工作。
第四条 公文处理必需坚持实事求是、精简、高效标准，做到正确、立即、安全；必需严格实施相关保密要求，确保国家、企业机密安全。
第五条 ****企业办公室是****行政公文处理管理机构，主管并负责指导全港行政公文处理工作。
第六条 ****企业办公室和各单位办公室（综合科、下同）应该设置文秘职能，配置专职人员负责公文处理工作。

第二章 公文种类
第七条 ****公文种类关键包含：
（一）令（命令）
适适用于****企业宣告施行重大强制性行政方法；嘉奖相关单位及人员。
（二）决定
适适用于对关键事项或重大行动做出安排，奖惩相关单位及人员，变更或撤销下级机关不合适决定事项。
（三）公告
适适用于向中国外宣告关键事项。
（四）通告
适适用于在一定范围内公布应该遵守或周知事项。
（五）通知
适适用于公布行政规章，转发上级机关和不相隶属机关公文，批转下级机关公文，传达要求下级机关办理和需要周知或共同实施事项，任免人员。
（六）通报
适适用于表彰优异，批评错误，传达关键精神或情况。
（七）汇报
适适用于向上级机关汇报工作，反应情况，回复上级机关问询。
（八）请示
适适用于向上级机关请求指示、同意。
（九）批复
适适用于回复下级机关请示事项。
（十）意见
适适用于对关键问题提出见解和处理措施。可用于上行文、下行文和平行文。作为上行文，应按请示性公文程序和要求办理。
（十一）函
适适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、问询和回复问题，请求同意和回复审批事项。
（十二）会议纪要
适适用于记载和传达会议情况及议定事项。
第八条 ****其它常见文种包含：
（一）签报
机关内部各部门责任人向分管领导人书面请示工作，用“签报”。
“签报”必需由主办单位责任人亲笔签字，送分管领导人。“签报”不盖章，原件批回。
（二）简报
是反应情况，指导工作或单位间沟通消息时常见一个简便文字材料。
（三）工作总结
是对前一段时间内工作进行综合、归纳、分析，从中找出经验、教训，并使之条理化、系统化，方便指导以后工作文字材料。
（四）调查汇报
是对客观事物进行实地调查研究、综合分析后形成书面材料，是了解情况、掌握政策基础工具。

第三章 公文格式
第九条 公文通常由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文时间、印章、附注、附件、专题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
（一）包含国家及企业秘密公文应该标明密级和保密期限，其中“绝密”、“机密”公文应标明份数序号。
（二）紧急公文应该依据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。
（三）发文机关应写全称或规范简称；联合行文，主办机关排列在前。
（四）发文字号包含机关代字、年份、序号。联合行文，可只标主办机关发文字号。
（五）上行文，应在发文字号右侧注明签发人姓名，其中“请示”应该在附注处注明联络人姓名和电话。
（六）公文标题应简明正确地概括公文关键内容和公文种类。标题中除法规、规章名称加书名号外，通常不用标点符号。
（七）主送机关指公文关键受理机关，应该使用全称或规范化简称、统称。
（八）公文如有附件（不包含被转发、报送、公布件），应在正文以后、年月日之前注明附件次序和名称。
（九）公文除会议纪要和以电子公文形式发出外，应加盖印章。联合上报公文，由主办机关加盖印章。联合下发公文，发文机关全部应加盖印章。
（十）成文日期，以责任人签发日期为准，联合行文以最终签发机关责任人签发日期为准。
（十一）公文如有附注（需要说明其它事项），应该加括号标注。
（十二）公文应该根据要求标注专题词，上行文根据上级机关要求标注专题词。
（十三）抄送机关指除主送机关外需要实施或知晓公文其它机关，应该使用全称或规范化简称、统称。抄送机关应按先上级后下级次序排列。
第十条 公文中各组成部分标识规则，参考《国家行政机关公文格式》国家标准实施。
第十一条 公文用纸通常采取国际A4型（210mm× 297mm），左侧装订。张贴公文用纸大小，依据实际需要确定。公文文字从左至右横排。

第四章 行文规则
第十二条 行文应该确有必需，重视效用。
第十三条 ****企业及****企业所属各单位行文关系应依据各自隶属关系和职权范围确定，通常不得越级请示和汇报。
第十四条 ****企业所属各单位职权范围事项应自行发文。
****企业所属各单位要求处理具体问题时，需****企业决定应用请示，直接向****企业行文，送****企业办公室；需相关部室办理，用请求同意和回复类函，直接向相关部室行文。
第十五条 ****企业机关各行政部室，除办公室外不得对外正式行文。在业务范围内和****企业下属单位商洽工作、问询和回复问题等，能够用部室函形式处理。
第十六条 “请示”应一文一事，通常只写一个主送机关，需要同时送其它机关，应该用抄送形式，但不得抄送其下级机关。
“汇报”、“简报”中不得夹带请示事项。
第十七条 除上级机关责任人直接交办事项外，不得以机关名义向上级机关责任人报送“请示”、“意见”和“汇报”。

第五章 发文办理
第十八条 发文办理指以机关名义制发公文过程，通常包含草拟、会签、审核、签发、复核、缮印、用印、分发等程序。
第十九条 草拟
各业务主管部门依据工作需要草拟公文。问题比较复杂，相关领导应亲自草拟，或经集体研究提出方案后，指定专员草拟。
草拟公文应该做到：
（一）符合国家法律、法规，符合党和政府方针、政策及相关要求。
（二）情况确实，见解明确，表述正确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅要努力争取简短。
（三）公文文种应该依据行文目标、发文机关职权和和主送机关行文关系确定。
（四）拟制紧急公文，应该表现紧急原因，并依据实际需要确定紧急程度。
（五）人名、地名、数字、引文要正确。引用公文应先引标题，后引发文字号。引用外文应该注明汉字含义。日期应该写明具体年、月、日。
（六）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1、”，第四层为“⑴”。
（七）应该使用国家法定计量单位。
（八）文内使用非规范化简称，应该先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应该在第一次出现时注明正确汉字译名。
（九）公文中数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、常见语、缩略语、含有修辞色彩句中作为词素数字必需使用汉字外，应该使用阿拉伯数字。
（十）公文文稿第一页应用发文稿纸誊写，按要求格式写明文件标题、拟稿单位、拟稿人和文稿正文等。主办部门责任人应对草拟文稿进行认真审核，并在发文稿纸上签字。
第二十条 会签
拟制公文，对包含其它部门职权范围内事项，主办部门应主动和相关部门协商、会签，取得一致意见后方可行文。会签文稿以会签部门责任人签字为有效。
第二十一条 审核
公文送责任人签发前，应该由办公室进行审核，未经审核，不得送领导人签发。审核关键是：是否需要行文、行文方法是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文相关要求，公文格式是否符合本措施要求等。在不改变原意情况下，审核人员有权对文稿进行删节和文字加工。内容紊乱、文字冗长、需做较大修改文稿，可提出修改意见，由拟稿人进行修改。勾划较乱文稿应由拟稿人誊清后再送领导人签发。
第二十二条 签发
以本机关名义制发上行文，由关键责任人或主持工作责任人签发。以本机关名义制发下行文或平行文，由关键责任人、分管责任人或经授权办公室主任签发。
第二十三条 复核
公文缮印前，文秘部门应该进行复核，关键是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。
第二十四条 缮印、用印、分发
（一）签发后文稿由文秘部门编号、缮印。缮印必需符合要求格式，字迹清楚无误，整齐美观，份数正确。
（二）缮印文件均由拟稿人负责校对。关键文件应进行两次或数次校对，以确保质量。
（三）公文盖章只限于发出和存档公文，留作她用公文不盖章，印章要盖得端正、清楚，严防错盖、漏盖。
（四）上报文件一定要严密装封，并严格实施文件传输签收手续。凡属关键文件，一律不得托人代捎。
（五）以****企业名义发出公文，底稿和正本3份由****企业办公室收存备查。

第六章 收文办理
第二十五条 收文办理指对收到公文办理过程，包含签收、登记、审核、拟办、批办、承接、催办等程序。
第二十六条 签收
收文人在送文本上签字，表示文件收到。收文人要对收进文件进行认真清点，检验有没有错收、缺页等现象，发觉问题立即联络处理。
第二十七条 登记
收到公文要加盖收文章，编写收文流水号，并逐项登记公文收文机关、制发机关、发文字号、标题等内容。
第二十八条 审核
收到下级机关上报需要办理公文，文秘部门应进行审核。审核关键是：是否应由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其它要求；包含其它部门或单位职权事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。不符合本措施要求公文，可退回呈报单位并说明理由。
第二十九条 拟办
经审核，对符合本措施要求公文，办公室应该立即提出拟办意见送责任人指示或交相关部门办理，需要两个以上部门办理应该明确主办部门。紧急公文，应该明确办理时限。
第三十条 批办
审批公文时，对有具体请示事项，主批人应该明确签署意见、姓名和审批日期，其它审批人圈阅视为同意；没有请示事项，圈阅表示已阅知。
第三十一条 承接
承接部门收到交办公文后应该立即办理，不得延误、推诿。紧急公文应该按时限要求办理，确有困难，应该给予说明。对不属于本部门职权范围或不宜由本部门办理，应立即退回文秘部门，并说明理由，不得横向传输。
公文办理中遇有包含其它部门职权事项，主办部门应该主动和相关部门协商；如有分歧，主办部门责任人要出面协调，如仍不能取得一致，能够报请上级协调或裁定。
办理完成文件应立即交还文秘部门。
第三十二条 催办
送责任人指示或交相关部门办理公文，文秘部门要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，关键公文关键催办，通常公文定时催办。
第三十三条 公文传输要以文秘部门为中心点，各承接部门收、还文件均直接和文秘部门交接，不得横向传输。

第七章 公文归档

第三十四条 公文办完后，应根据****企业相关文书立卷归档要求，立即整理（立卷）、归档。
个人不得保留应该归档公文。
第三十五条 归档公文，应该依据其相互联络、特征和保留价值等整理（立卷），要确保归档公文齐全、完整，能正确反应本机关关键工作情况，便于保管和利用。
第三十六条 联合办理公文，原件由主办机关整理（立卷）、归档，其它机关保留复制件或其它形式公文副本。
第三十七条 本机关责任人兼任其它机关职务，在推行所兼职务职责过程中形成公文，由其兼职机关整理（立卷）、归档。
第三十八条 归档范围内公文应该确定保管期限，根据相关要求定时向档案部门移交。
第三十九条 拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必需符合存档要求。

第八章 公文管理

第四十条 公文由文秘部门统一审核、用印、归档和销毁。
第四十一条 文秘部门应该建立健全本机关公文处理相关制度。
第四十二条 上级机关公文，除绝密级和注明不准翻印以外，下一级机关经责任人或办公室主任同意，能够翻印。翻印时应注明翻印机关、日期、份数和印发范围。
第四十三条 公开公布行政公文，必需经发文机关同意。经同意公开公布公文，同发文机关正式印发公文含有相同效力。
第四十四条 公文复制件作为正式公文使用时，应该加盖复印机关证实章。
第四十五条 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。
第四十六条 不含有归档和存查价值公文，经过判别并经办公室责任人同意，能够销毁。
第四十七条 销毁秘密公文应该到指定场所由两人以上监销，确保不丢失，不漏销。其中，销毁绝密公文应该进行登记。
第四十八条 机关合并时，全部公文应该随之合并管理。机关撤销时，需要归档公文整理（立卷）后按相关要求移交档案部门。
工作人员调离工作岗位时，应该将本人暂存、借用公文根据相关要求移交、清退。
第四十九条 密码电报使用和管理，根据相关要求实施。

第八章 附 则

第五十条 行政法规、规章、外事方面公文，依据相关要求处理。
第五十一条 公文处理中包含电子文件相关要求另行制订。
第五十二条 ****企业办公室负责对上级机关和****企业下发公文落实落实情况进行督促检验。
第五十三条 本《措施》由****企业办公室负责解释。
第五十四条 本措施自印发之日起实施。

国家行政机关公文格式（节选）
（GB/T9704－1999）
3 定义
本标准采取下列定义。
3.1 字word
标识公文中横向距离长度单位。一个字指一个汉字所占空间。
3.2 行line
标识公文中纵向距离长度单位。本标准以3号字高度加3号字高度7/8倍距离为一基准行；公文标题以2号字高度加2号字高度7/8距离为一基准行。
4 公文用纸关键技术指标
公文用纸通常使用纸张定量为60g/m2～80g/m2胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为85％～90％，横向耐拆度≥15次，不透明度≥85％，PH值为7.5～9.5。
5 公文用纸幅面及版面尺寸
5.1 公文用纸幅面尺寸
公文用纸采取GB/T148中要求A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm，尺寸许可偏差见GB/T148。
5.2 公文页边和版心尺寸
公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm
公文用纸订口（左白边）为：28mm±1mm
版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）
6 公文中图文颜色
未作特殊说明公文中图文颜色均为黑色。
7 排版规格和印刷装订要求
7.1 排版规格
正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字，通常每面排22行，每行排28个字。
7.2 制版要求
版面洁净无底灰，清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超出1mm。
7.3 印刷要求
页码套正，两面误差不得超出2mm。黑色油墨应达成色谱所标BL100％，红色油墨应达成色谱所标Y80％，M80％。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。
7.4 装订要求
公文应左侧装订，不掉页。包本公文封面和书芯不脱落，后背平整、不空。两页码之间误差不超出4mm。骑马订或平订订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，许可误差±4mm。平订钉锯和书脊间距离为3mm～5mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢靠；后背不可散页明订。裁切成品尺寸误差±1mm，四角成90度，无毛茬或缺损。
8 公文中各要素标识规则
本标准将组成公文各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至专题词（不含）之间各要素统称主体；置于专题词以下各要素统称版记。
8.1 眉首
8.1.1 公文份数序号
公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文次序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。
8.1.2 秘密等级和保密期限
如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。
8.1.3 紧急程度
如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。
8.1.4 发文机关标识
由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成；对部分特定公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。如需标识公文份数序号、秘密等级和保密期限和紧急程度，可在发文机关标识上空2行向下依次标识。
发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为标准酌定，但通常应小于22mm×15mm（高×宽）。
联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必需确保公文首页显示正文。
8.1.5 发文字号
发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。
发文字号之下4mm处印一条和版心等宽红色反线。
8.1.6 签发人
上报公文需标识签发人姓名，平等排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。
如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其它签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关次序依次顺排，下称红色反线，应使发文字号和最终一个签发人姓名处于同一行并使红色反线和之距离为4mm。
8.2 主体
8.2.1 公文标题
红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距合适。
8.2.2 主送机关
标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最终一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中专题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。
8.2.3 公文正文
主送机关名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。
8.2.4 附件
公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1、×××××”）；附件名称后不加标点符号。附件应和公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件序号和名称前后标识应一致。如附件和公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文发文字号并在其后标识附件（或带序号）。
8.2.5 成文日期
用汉字将年、月、日标全；“零”写为“〇”；成文日期标识位置见8.2.6。
8.2.6 公文生效标识
公文生效标识是证实公文效力表现形式。它包含发文机关印章或签署人姓名。公文生效标识有以下两种情况，一个是单一发文机关怎样标识公文生效标识，另一个是联合行文机关怎样标识公文生效标识。
8.2.6.1 单一发文印章
单一机关制发公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空4字；加盖印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文时间，印章用红色。
当印章下弧无文字时，采取下套方法，即仅以下弧压在成文日期上。
8.2.6.2 联合行文印章
当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文日期，印章用红色。只能采取同种加盖印章方法，以确保印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超出3mm。
当联合行文需加盖3个以上印章时，为预防出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）按加盖印间次序排列在对应位置，并使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最终一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最终一排印章之下右空2字标识成文时间。
8.2.6.3 特殊情况说明
当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距方法加以处理，务使印章和正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”方法处理。
8.2.7 附注
公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。
8.3 版记
8.3.1 专题词
“专题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。
8.3.2 抄送机关
公文如有抄送机关，在专题词下1行；左右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时和冒号后抄送机关对齐；在最终一个抄送机关后标句号。如主送机关移至专题词之下，标识方法同抄送机关。
8.3.3 印发机关和印发日期
在抄送机关之下（无抄送机关在专题词之下）占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印日期为准，用阿拉伯数码标识。
8.3.4 版记中反线
版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。
8.3.5 版记位置
版记应置于公文最终一面（封四），版记最终一个要素置于最终一行。
9 页码
用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一定线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字（注：双面印刷）。空白页和空白页以后页不标识页码。
10 公文中表格
公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表左侧，单页码置于表左下角，双页码置于表左上角（注：双面印刷），单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。
公文如需附A3纸型表格，且当最终一页为A3纸型表格时，封三、封四（可放分送，不放页码）应为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最终一页（封四）上。（注：双面印刷）
11 公文特定格式
11.1 信函式格式
发文机关名称上边缘距上页边距离为30mm，推荐用小标宋体字，字号由发文机关酌定；发文机关全称下4mm处为一条武文线（上粗下细），距下页边20mm处为一条文武线（上细下粗），两条线长均为170mm。每行居中排28个字。首页不显示页码。发文机关名称及双线均印红色。发文字号置于武文线下1行版心右边缘有顶格标识。发文字号下空1行标识公文标题。如需标识秘密等级或紧急程度，可置于武文线下1行版心左边缘顶格标识。两线之间其它要素标识方法从本标准对应要素说明。
11.2 命令格式
命令标识由发文机关名称加“命令”或“令”组成，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。命令标识上边缘距版心上边缘20mm，下边缘空2行居中标识令号；令号下空2行标识正文；正文下空1行右空4字标识签发人署名章，署名章左空2字标识签发人职务；联合公布命令或令签发人职务应标识全称。在签发人署名章下空1行右空2字标识成文日期。其它要素标识方法从本标准对应要素说明。
11.3 会议纪要格式
会议纪要标识由“××××××会议纪要”组成。其标识位置同8.1.4，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。会议纪要不加盖印章。其它要素标识方法从本标准对应要素说明。
12 试样
A4型企业文用纸页边及版心尺寸见图1；公文首页版式见图2；公文末页版式见图4；联合行文末页版式1见图5；联合行文末页版式2见图6。