公司行政公文管理制度模板.doc
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1、*企业行政公文处理措施第一章 总则 第一条 为加强*行政公文处理工作,使之规范化、制度化,依据国务院新颁要求,结合*实际,制订本措施。 第二条 *行政公文是*行政机关在企业管理过程中形成含有特定效力和规范体式文书,是进行企业管理和商务活动关键工具。第三条 公文处理指公文办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接工作。 第四条 公文处理必需坚持实事求是、精简、高效标准,做到正确、立即、安全;必需严格实施相关保密要求,确保国家、企业机密安全。 第五条 *企业办公室是*行政公文处理管理机构,主管并负责指导全港行政公文处理工作。 第六条 *企业办公室和各单位办公室(综合科、下同)应该设置文秘
2、职能,配置专职人员负责公文处理工作。第二章 公文种类 第七条 *公文种类关键包含: (一)令(命令)适适用于*企业宣告施行重大强制性行政方法;嘉奖相关单位及人员。 (二)决定 适适用于对关键事项或重大行动做出安排,奖惩相关单位及人员,变更或撤销下级机关不合适决定事项。 (三)公告 适适用于向中国外宣告关键事项。 (四)通告 适适用于在一定范围内公布应该遵守或周知事项。 (五)通知 适适用于公布行政规章,转发上级机关和不相隶属机关公文,批转下级机关公文,传达要求下级机关办理和需要周知或共同实施事项,任免人员。 (六)通报 适适用于表彰优异,批评错误,传达关键精神或情况。 (七)汇报 适适用于向上
3、级机关汇报工作,反应情况,回复上级机关问询。 (八)请示 适适用于向上级机关请求指示、同意。 (九)批复 适适用于回复下级机关请示事项。 (十)意见 适适用于对关键问题提出见解和处理措施。可用于上行文、下行文和平行文。作为上行文,应按请示性公文程序和要求办理。 (十一)函 适适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、问询和回复问题,请求同意和回复审批事项。 (十二)会议纪要 适适用于记载和传达会议情况及议定事项。 第八条 *其它常见文种包含: (一)签报 机关内部各部门责任人向分管领导人书面请示工作,用“签报”。 “签报”必需由主办单位责任人亲笔签字,送分管领导人。“签报”不盖章,原件批回。 (二)
4、简报 是反应情况,指导工作或单位间沟通消息时常见一个简便文字材料。 (三)工作总结 是对前一段时间内工作进行综合、归纳、分析,从中找出经验、教训,并使之条理化、系统化,方便指导以后工作文字材料。 (四)调查汇报 是对客观事物进行实地调查研究、综合分析后形成书面材料,是了解情况、掌握政策基础工具。第三章 公文格式 第九条 公文通常由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文时间、印章、附注、附件、专题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。 (一)包含国家及企业秘密公文应该标明密级和保密期限,其中“绝密”、“机密”公文应标明份数序号。(
5、二)紧急公文应该依据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。 (三)发文机关应写全称或规范简称;联合行文,主办机关排列在前。 (四)发文字号包含机关代字、年份、序号。联合行文,可只标主办机关发文字号。 (五)上行文,应在发文字号右侧注明签发人姓名,其中“请示”应该在附注处注明联络人姓名和电话。 (六)公文标题应简明正确地概括公文关键内容和公文种类。标题中除法规、规章名称加书名号外,通常不用标点符号。 (七)主送机关指公文关键受理机关,应该使用全称或规范化简称、统称。 (八)公文如有附件(不包含被转发、报送、公布件),应在正文以后、年月日之前注明附件次序和名称。 (九)公文除会议纪要和以电子公文形式
6、发出外,应加盖印章。联合上报公文,由主办机关加盖印章。联合下发公文,发文机关全部应加盖印章。 (十)成文日期,以责任人签发日期为准,联合行文以最终签发机关责任人签发日期为准。 (十一)公文如有附注(需要说明其它事项),应该加括号标注。 (十二)公文应该根据要求标注专题词,上行文根据上级机关要求标注专题词。 (十三)抄送机关指除主送机关外需要实施或知晓公文其它机关,应该使用全称或规范化简称、统称。抄送机关应按先上级后下级次序排列。第十条 公文中各组成部分标识规则,参考国家行政机关公文格式国家标准实施。 第十一条 公文用纸通常采取国际A4型(210mm 297mm),左侧装订。张贴公文用纸大小,依
7、据实际需要确定。公文文字从左至右横排。第四章 行文规则 第十二条 行文应该确有必需,重视效用。第十三条 *企业及*企业所属各单位行文关系应依据各自隶属关系和职权范围确定,通常不得越级请示和汇报。 第十四条 *企业所属各单位职权范围事项应自行发文。 *企业所属各单位要求处理具体问题时,需*企业决定应用请示,直接向*企业行文,送*企业办公室;需相关部室办理,用请求同意和回复类函,直接向相关部室行文。 第十五条 *企业机关各行政部室,除办公室外不得对外正式行文。在业务范围内和*企业下属单位商洽工作、问询和回复问题等,能够用部室函形式处理。 第十六条 “请示”应一文一事,通常只写一个主送机关,需要同时
8、送其它机关,应该用抄送形式,但不得抄送其下级机关。 “汇报”、“简报”中不得夹带请示事项。 第十七条 除上级机关责任人直接交办事项外,不得以机关名义向上级机关责任人报送“请示”、“意见”和“汇报”。第五章 发文办理 第十八条 发文办理指以机关名义制发公文过程,通常包含草拟、会签、审核、签发、复核、缮印、用印、分发等程序。第十九条 草拟各业务主管部门依据工作需要草拟公文。问题比较复杂,相关领导应亲自草拟,或经集体研究提出方案后,指定专员草拟。 草拟公文应该做到: (一)符合国家法律、法规,符合党和政府方针、政策及相关要求。 (二)情况确实,见解明确,表述正确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规
9、范,标点正确,篇幅要努力争取简短。 (三)公文文种应该依据行文目标、发文机关职权和和主送机关行文关系确定。 (四)拟制紧急公文,应该表现紧急原因,并依据实际需要确定紧急程度。 (五)人名、地名、数字、引文要正确。引用公文应先引标题,后引发文字号。引用外文应该注明汉字含义。日期应该写明具体年、月、日。 (六)结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1、”,第四层为“”。 (七)应该使用国家法定计量单位。 (八)文内使用非规范化简称,应该先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应该在第一次出现时注明正确汉字译名。 (九)公文中数字,除成文日期、部分结构层次序数和
10、在词、词组、常见语、缩略语、含有修辞色彩句中作为词素数字必需使用汉字外,应该使用阿拉伯数字。 (十)公文文稿第一页应用发文稿纸誊写,按要求格式写明文件标题、拟稿单位、拟稿人和文稿正文等。主办部门责任人应对草拟文稿进行认真审核,并在发文稿纸上签字。 第二十条 会签 拟制公文,对包含其它部门职权范围内事项,主办部门应主动和相关部门协商、会签,取得一致意见后方可行文。会签文稿以会签部门责任人签字为有效。 第二十一条 审核 公文送责任人签发前,应该由办公室进行审核,未经审核,不得送领导人签发。审核关键是:是否需要行文、行文方法是否妥当,是否符合行文规则和拟制公文相关要求,公文格式是否符合本措施要求等。
11、在不改变原意情况下,审核人员有权对文稿进行删节和文字加工。内容紊乱、文字冗长、需做较大修改文稿,可提出修改意见,由拟稿人进行修改。勾划较乱文稿应由拟稿人誊清后再送领导人签发。 第二十二条 签发以本机关名义制发上行文,由关键责任人或主持工作责任人签发。以本机关名义制发下行文或平行文,由关键责任人、分管责任人或经授权办公室主任签发。第二十三条 复核 公文缮印前,文秘部门应该进行复核,关键是:审批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全,格式是否统一、规范等。 第二十四条 缮印、用印、分发 (一)签发后文稿由文秘部门编号、缮印。缮印必需符合要求格式,字迹清楚无误,整齐美观,份数正确。 (二)缮印文件均由
12、拟稿人负责校对。关键文件应进行两次或数次校对,以确保质量。 (三)公文盖章只限于发出和存档公文,留作她用公文不盖章,印章要盖得端正、清楚,严防错盖、漏盖。 (四)上报文件一定要严密装封,并严格实施文件传输签收手续。凡属关键文件,一律不得托人代捎。 (五)以*企业名义发出公文,底稿和正本3份由*企业办公室收存备查。第六章 收文办理 第二十五条 收文办理指对收到公文办理过程,包含签收、登记、审核、拟办、批办、承接、催办等程序。 第二十六条 签收收文人在送文本上签字,表示文件收到。收文人要对收进文件进行认真清点,检验有没有错收、缺页等现象,发觉问题立即联络处理。第二十七条 登记 收到公文要加盖收文章
13、,编写收文流水号,并逐项登记公文收文机关、制发机关、发文字号、标题等内容。 第二十八条 审核收到下级机关上报需要办理公文,文秘部门应进行审核。审核关键是:是否应由本机关办理;是否符合行文规则;内容是否符合国家法律、法规及其它要求;包含其它部门或单位职权事项是否已协商、会签;文种使用、公文格式是否规范。不符合本措施要求公文,可退回呈报单位并说明理由。 第二十九条 拟办经审核,对符合本措施要求公文,办公室应该立即提出拟办意见送责任人指示或交相关部门办理,需要两个以上部门办理应该明确主办部门。紧急公文,应该明确办理时限。 第三十条 批办审批公文时,对有具体请示事项,主批人应该明确签署意见、姓名和审批
14、日期,其它审批人圈阅视为同意;没有请示事项,圈阅表示已阅知。 第三十一条 承接 承接部门收到交办公文后应该立即办理,不得延误、推诿。紧急公文应该按时限要求办理,确有困难,应该给予说明。对不属于本部门职权范围或不宜由本部门办理,应立即退回文秘部门,并说明理由,不得横向传输。公文办理中遇有包含其它部门职权事项,主办部门应该主动和相关部门协商;如有分歧,主办部门责任人要出面协调,如仍不能取得一致,能够报请上级协调或裁定。办理完成文件应立即交还文秘部门。 第三十二条 催办送责任人指示或交相关部门办理公文,文秘部门要负责催办,做到紧急公文跟踪催办,关键公文关键催办,通常公文定时催办。 第三十三条 公文传
15、输要以文秘部门为中心点,各承接部门收、还文件均直接和文秘部门交接,不得横向传输。第七章 公文归档 第三十四条 公文办完后,应根据*企业相关文书立卷归档要求,立即整理(立卷)、归档。个人不得保留应该归档公文。 第三十五条 归档公文,应该依据其相互联络、特征和保留价值等整理(立卷),要确保归档公文齐全、完整,能正确反应本机关关键工作情况,便于保管和利用。 第三十六条 联合办理公文,原件由主办机关整理(立卷)、归档,其它机关保留复制件或其它形式公文副本。第三十七条 本机关责任人兼任其它机关职务,在推行所兼职务职责过程中形成公文,由其兼职机关整理(立卷)、归档。第三十八条 归档范围内公文应该确定保管期
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