公司办公费用节省人事管理办法模板.doc

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办 公 费 用 节 省 办 法

第一条 购置消耗品要克制再克制 　
从橡皮擦、铅笔等细小事务用具下手，大部分人全部认为企业消耗品, 随时全部能够购置而且价格低廉。这种观念首先要更正，养成克制购置消耗品习惯。尤其是才领用没多久就要再申领就大有问题。合理做法，比如，一些文具领用后最少六个月严禁再申领。即使金额很小，也要订出基准，依据申请制度领用，严禁随便购置。 　
第二条 消耗品全部标准要制订领用明细 　
对每人橡皮擦半块、铅笔、原子笔一支，制订领用明细标准。然后每六个月一次，定时点查个人抽屉时，多出事务用具先回收。钉书机、剪刀、胶带等，全员天天使用频繁东西，划为共用。橡皮擦、原子笔、签字笔等用到不能用才更换。因本人不注意而遗失时，严格实施由本人负责赔偿。 　
第三条 企业物品、不要私自使用 　
在企业内事务用具等，能变为私用东西很多。比如电话费是其中一部分。交际费一部分也可占为私用。样品、促销用商品，带回家使用案件也有。公私不分,不只增加费用支出,亦是不正当第一步。首先干部要谨慎以身作则。在节省费用运动中要严禁这种公私不分举动。 　
第四条 不要使用铅笔和电动削铅笔机 　
铅笔购置一支削后才可使用。削铅笔要花时间，使用电动削铅笔很轻易削过头。又要花钱购置电动削铅笔机而且还要付电费。积存铅笔屑也要清除。购置自动铅笔价格不贵，铅笔芯可换装，换装铅笔芯时多少会有损失，笔芯三支抵算铅笔一支计算，节省下来金额很可观。 　
第五条 抽屉内要空出来 　
人全部有占有坏习惯。在企业内看职员每人抽屉，从笔记用具、传票、用纸等全部有浪费行为。倒不如，抽屉全部不要使用。做一个壁柜可放置一切事务用具及统计资料。这么做，消耗品、事务用具、统计资料等数量能够降低，节省开支。又可预防不正当使用, 没有机会发生不正当使用就可预防费用浪费。
第六条 在企业内部联络要尽可能简化 　
联络用文书，尽可能利用使用过纸张反面，或广告废纸。不需要考虑对上司不礼貌，需要装入信封文件，能够自外面寄来旧封套即可。不是尤其怕被人看到文件不需要装入封套内。二张以上文件，

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使用回纹针也是一个浪费，用钉书机钉上或用胶带贴上就能够。用回纹针邮寄时，常因曲别针重量，而超重增加邮费支出。
第七条 考虑信纸折叠方法 　
信纸通常全部把写字一面反折向内，是不合理。收件人名称如露在外面在企业内就不需用信封，收件人立即就知道内容比较合理。又有折成四折习惯，张数多时折为三折，比很好处理。为了收件人和内容一目了然，利用三折方法为宜。 　
第八条 收件人名称要简化 　
Ｈ企业以一个字代表厂长级，吴厂长就用吴代表即可。科长级用两个字，陈科长只用陈科。这种订制胸前挂牌开始使用，在企业内往来文件亦用简称, 这么制作名牌时也因小而节省费用。写文件时吴只写1个字，有3秒钟就写好, 如要写成“深圳厂长吴某先生”要写8个字，每字用3秒，写8个字要花24 秒。所以文件收件人名称要尽可能简单化。
第九条 标示事务用具价格 　
由企业提供物品，往往没有成本观念，轻易造成浪费使用。所以需要把信纸1张多少钱，信封大多少钱、回纹针1支多少钱等，全部用具全部标示价格。对每种用具成本要花多少，让每人有数字观念是节省费用第一步。每个月最少在开会时，忽然发出责问“某小姐橡皮圈一个是多少钱”让大家记得物品成本价格。 　
第十条 贴出电话费用表 　
为了要让全部职员对电话费全部有成本概念，编制电话费用表，贴在电话机前。费用要详列，市区每通1次多少钱,长途电话每3分钟、每10分钟、每1秒钟为单位连1秒钟花多少钱也要有概念。 　
第十一条 电话通话定时 　
有一本书“一分钟经理”很畅销。经理指导属下工作，已达成在1分钟内时代。电话通话最长在3分钟内讲完。我们1分钟可说50句话，3分钟就150句。除了例外，全企业可展开“电话以3分钟内完成”运动。如指导适当,和外面通话也能够缩短时间。
第十二条 利用电话自动统计机 　
电话费用自动统计机约几千元就能够购入。为了对每次打电话花多少电话费做到心中有数。对每台电话每个月编立预算遵守费用很有效。 几千元投资，长远计算很快就能够回收。很多企业使用自动统计机

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后 ，节省30％以上话费。
第十三条 长途电话要经由总机 　
Ｆ企业为了提升成本概念，长途电话全部由总机发出。电话机前放置统计用纸，填写通话结果。这么能够做笔录，同时可预防无谓长途电话使用。也不会打错电话，在等对方通话时能够再确定联络内容。直拨电话很方便，所以挂接长途电话亦很轻易，像使用市区电话轻易感觉。 经由总机可预防以上情况，同时也是培养成本观念一个方法。 　
第十四条 建立电话传真机系统 　
总、分企业之间电话费用，在做统计后，可考虑建立传真机系统。不只可节省电话费用，还能够用作文书联络之用，消除传达上错误。用电话如本人不在时，就造成电话费浪费，用传真机能够电送就没有这个情况。和电报机不一样是，用电话传真机时，无须另请打字员打字，谁全部轻易会使用。Ｔ企业改用传真机后，电话费省下约三分之一。 　
第十五条 总、分企业之间，联络制订标准化 　
职员不要用随意方法联络，需要制订标准方法。方法可分为１、一般信件，２、限时专送，３、电话传真，４、电话等，这些方法，制订一览表根本实施。有企业严禁使用总、分企业之间电话，改用电话传真机，及活用电脑连线等，而达成节省费用。时代在进步，头脑也要转得快，信息传达亦要符合时代需要。 　
第十六条 用一个字单位简化企业内电话 　
我在南部打电话回企业联络时，“喂，林，好”就问候完，通常方法,“ 喂，喂，我是林某，您好吗？”要这么说，这个字数差异，前者三字,后者九字，差异很大。前者可节省时间和电话费。企业内联络电话简略用一个字来传达。季节问候、久未见面、相互问候近况全部要免去。 　
第十七条 打电话要考虑区域 　
员工为了联络，从企业打电话和用户联络时，要考虑打电话地点。因为员工程度不一，有时和用户中异性一聊，往往忘了费用一秒一秒增加, 企业应编制具体电话费用表，给每位员工，这么考虑可达成节省电话费用。

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第十八条 利用５Ｗ２Ｈ表格 　
为了节省电话费用，打电话前先作成５Ｗ２Ｈ表格，整理后再打电话。这个表格不只是打电话前使用，接听电话或其它“转言统计”也要广为利用。
１、ＷＨＥＮ 何时 　
２、ＷＨＯ 谁 　
３、ＷＨＡＴ 何事
４、ＷＨＹ 理由
５、ＷＨＥＲＥ 场所 　
６、ＨＯＷ 方法 　
７、ＨＯＷ ＭＵＣＨ 数量、金额 　
第十九条 对方讲话中则改时再打 　
从这边打电话，常常会碰到对方在另一线电话讲话中。这个时候不要用“我等候”而问“是不是要些时间”假如还要一点时间话,告诉对方“待一会再打来”先挂断电话。这么能够节省电话费用，同时两边电话机全部能够空出来。　
第二十条 要求对方打过来 　
向厂部订货电话尽可能避免。让对方天天固定时间打电话来，这么能够有计划进行工作，同时能够节省电话费。这个方法也能够利用在其它事情上。当然这个方法，依对方立场，有时候行通，有时候行不通。比如对方和这边立场相等，碰到对方另有一部电话时可说“很抱歉,讲完电话可否给我电话联络”这么拜托就能够了。 　
第二十一 条 严禁电话私用 　
市内电话就无所谓，家乡、好友等长途电话，被私人使用是一笔很大支出。私用电话不不过费用损失，对周围人也会组成妨碍工作，所以绝对严禁。工作中标准上，好友和恋人打来电话全部要严禁。私用电话要休息时间打来。　
另外一个方法是，在企业内装设公用电话，供私用，多少也能够增加收入，一举两得。 　
第二十二条 每1盏灯，设置1个开关 　
通常在房间进出口集中设置开关。日光灯每1盏设置1个开关，能够节省电费。已经有日光灯集中开关,换成每1灯1开关工程费,

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数年间就能够节省回来。对节省有没有观念，只看是否用1盏灯1个开关就能判定。 　
第二十三条 桌上放置台灯 　
在桌上办事，而光线从天花板照射是一个浪费，在各人桌上放置日光台灯,能够节省电费。台灯要准备２０瓦以上为宜。比装在天花板上４０瓦双管一盏日光灯经济多。白天稍微阴暗时，或室内只有一、二人时天花板上灯大放光明是很浪费。 　
第二十四条 定时清扫日光灯管 　
日光灯假如不清扫，六个月就减低效率１０──３０％。期望尽可能每个月全部用干布擦试。又三个月──六个月一次用清洁剂清除洁净。有企
业用到日光灯管寿命终了全部没有清扫过，这是没有节省观念。污浊天花板及墙壁要细心去清扫，要有自发去清扫想法。 　
第二十五条 窗户不可放物品 　
在难得窗户旁边放置物品，阻挡光线进入，反而需要照明这就失去了窗作用。要养成将玻璃常常擦洗干洁净净习惯。 在德国家庭中玻璃天天全部擦亮晶晶。有些人喜爱洗澡，但一提起擦洗玻璃就认为是一件苦差事。
第二十六条 尽可能使用日光灯 　
日光灯电费是灯泡电费三分之一。家庭和商店就当别论，在企业内尽可能使用日光灯。一样日光灯白色比晨光色功效强１０％。在屋外要用比日光灯高压水银灯，可得到相当于灯泡7──8倍效果照明。 　
第二十七条 日光灯管提早装换 　
日光灯换装要在３０００－５０００小时左右。日光灯管寿命终了前，尽早换装。使用到最终会增加电费及失去效率。要计算使用时间较为困难，用到灯管出现黑影圈时订为换装时间，每个月底定时检验换装。 　
第二十八条 适合场所照明度 　
厕所、洗水间、楼梯间,走廊等以150--200度为宜。办事处用300--500度较为适宜。会议室要配合气候、白天、晚上需要而装置照明调整器比较适宜。 度(ＬＵＸ)订算是６０瓦灯泡光线离1米处光度为

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65度。 照明度要用得适宜。 　
第二十九条 暖气器具保养 　
暖气器具保养要在使用前进行。是否完全燃烧会造成一个冬天下来燃料费物很大差异。反射式暖气用器，天天勤擦试，可提升热效率。因为热气是向上升，所以要安装空气循环器，也能够考虑在天窗周围安装电风扇。 　
第三十条 提前３０分关掉暖气机 　
使用暖气机企业，下班前要相关机习惯。加班也要在加班下班前３０分钟关机。依这个方法每十二个月可节省很大暖气费用。 　
第三十一条 空调机装设位置合适吗？ 　
空调机尽可能装在日光直射不到位置，最好装在朝北方向。日光直射窗户使用滤光装置，避免日光直射。或利用窗帘。在外面空调机，在日光照射下会影响效率，上面要装设遮阳板以免日光直射。
第三十二条 空调机每个月清理一次
冷却装置及空调机蓄电座和滤压器清除，要有每个月清除一次习。十二个月全部不清除听说会降低２０％热效率。空气中有很多污染物，过滤器很轻易被污染。因为这些琐事不被重视，又是污秽工作，谁全部不愿意做，所以浪费很多电费。 　
第三十三条 室内冷气不要开得过冷 　
为了不超出企业内要求冷度，派责任人，每1小时检验温度。每超出1度就要多花约１０％电费支出。 太冷不只造成电费浪费，也轻易罹患冷气病。而且和室外温度太大，会造成体力消耗，依实际情况确实调整温度是很关键。 　
第三十四条 冷冻柜省电摆设 　
商品冷冻柜摆设假如超出一定高度时，冷气会外泄造成电费浪费，还可能会降低质量。冷气进出口如被塞住亦是一个浪费，所以天天，由责任人定时巡查，摆设柜内尽可能不要有灯泡灯光、和太阳光直射。在摆设柜周围因炊事而有热源事也要避免。冷冻柜冷气有一部分外泄，能够利用其冷气作室内冷气用，可节省冷气室费用２５％。零售店冷冻柜、冷藏设备电费实在太大。不深入研究话，便无利可图。温度调整分为，早晨、中午、下午三次实施。除霜工作要早一点做好，关店门后盖上盖子以节省电费，一个 　

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晚上可节省１０％。
第三十五条 多利用楼梯 　
电梯使用，耗用电力庞大。为了节省电费，上下三楼梯应严禁使用。也有在一定时间，停电一部电梯方法。 　
第三十六条 烧开水要有效率 　
煤气热水器比煤气炉多三成至四成热效率。所以早上烧开水时，从热水器取热水，放在水壶烧开后，倒入热水瓶使用是最经济方法。烧开水要诀是，烧开水不要让它再变冷水。即不要烧多出开水。所以要量好使用量再烧。 　
第三十七条 煤气母火不能忽略 　
煤气热水器母火，一日１０小时连续点火,要浪费约１０元。煤气炉开水烧开后，很多企业没有即时把火关掉，在厨房发生很大浪费。现在已到煮蛋全部要计算时间时代，烧开水是每日全部要做工作不可随便，水量、炉火大小和时间全部要有标准化。 　
第三十八条 煤气炉最好使用方法 　
使用煤气炉时，把开关开到最大火是很浪费。用中火能够节省１０％燃料。火焰刚好在水壶底部即可，不要让火焰跑出水壶外。水壶要选平底壶，可提升热效率。装水时底部不可弄湿，湿了要多花２％煤气。
第三十九条 要求热水温度 　
热水器温度，因使用人不一样，而没有一定标准，用于打扫和洗碗杯时，５０°为适中。饮水用时调到最高温，待到水管烧开后，再倒入热水瓶使用。最好在热水器旁边贴出纸条“打扫和洗碗用５０°温水”。 　
第四十条 水龙头要关紧 　
自来水漏水损失很大。比如，像线丝漏水，流了二十四小时就足够洗澡用水份量。滴滴程度下水二十四小时下来亦有３桶水。这只是一天就无妨，十二个月积下来损失就很大。在水龙头上面墙壁贴出“像线丝漏水下来可作洗澡用水。滴滴水漏是三桶水损失”口号。　
第四十一条 厕所水费亦要节省　

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女性进厕所为了不要让人听到发出声音，小解也要把水打开使用；以节省费用见解，是一个浪费，有企业利用水流声音装置使用来处理问题。洗车时用水管直接冲洗亦是一个水浪费。准备水桶先洗掉污泥，再用小量水清洗就够用。　
第四十二条 建造节省能源建筑物　
以后建造房屋、或改造时要建成省能源结构。墙壁及天花板要使用隔热材料。地板用地毯，窗户用双重玻璃，而且外侧要用不透明玻璃。窗户要用落地窗帘等等多加考虑，暖气房有可能节省６０％燃料费。冷气房亦能够节省３５％电费，数字实在可观。　
第四十三条 对纸张步骤有没有浪费作一总检验事务工作和纸张有很大关联，纸数量增加会造成全体工作增加，所以企业内部最好检验看看纸张步骤。　
1、 是否有已不再使用帐簿类。　
2、 能否降低汇报书类，比如把日报变成周报、把周报变成旬报、把旬报变成月报。　
3、 能否降低分类和项目。处理账务工作人所做账务传票类，既复杂又难以了解，做人麻烦，看人也费神，所以账簿假如不能井然有序，就不含有任何意义。　
4、 能否降低账票类张数。尽可能依据简化内容降低张数，即使是一张也好。　
5、 能否降低手写工作。字丑人所写字，除了自己满足之外，是相当累人，能够说是事倍功半。而且即使写字漂亮人慢慢地写话，成本也要增加。所以，若手写是必需话，要请字写漂亮、写又快人写。或许现在应是以文书处理极有效率地工作时代。　
6、 是否不问内容，只是盖章了事。内部牵制制度虽有必需，不过不问内容， 只是盖章又会形成别问题。 和其抱着“大家责任到头来是谁也没有责任”，　不如以认真地审查、负责地盖章来关键。
7、 能否降低转记工作。转记多工作以其时间成原来看是亏损，而且又可能转记错误，其中最具代表性是账簿式会计。即使努力规规矩矩记账是值得欣赏，遗憾是它已经落伍了。若现在尚且拘泥于账簿式会计是很不经济。　
8、 是否无故誊稿。即使是一封信，从写初稿到慢慢地誊稿就需要浪费不少时间和纸张，而现在这个时代处理文件以文书处理是无须拟

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初稿，而且能取得愈加好效果。　
9、 能否降低散发资料份数，出席人数还未确定就大量影印资料，
这么做是很没有成本观念。　
10、 资料能否立即取出。比如在Ｈ不动产企业，在晚间忽然熄灯而命令职员带○○资料集合，职员们就需在黑暗中用手探索找出资料，并于三分钟内在会议室集合。我们不管这种训练有没有必需。不过必需资料无法快速地取出是个很大问题。　
第四十四条 合适订购印刷品仔细地调查企业过去印刷品订购及使用张数，以后注意合适订购，即使整批订购较为廉价，不过要在好几年才能用完情况下，可就不知道那一边更为廉价了。 最好把消耗品及商品库存十二个月要增加企业３０％成本事切记在心。所以若库存两年，就像增加购入价格６０％成本一样，所以当印刷品使用张数较小时，用复印品会比很好。即使想使用它好几年，然而在现在日新月异世界里，经营构架不停地推陈出新，以符合时代时尚，这些印刷品有时也就显得有些不符合实际。　
第四十五条 复印时动些脑筋大多数复印机依其租用契约，每一张复印全部有其成本，而企业内部常常不注意这个问题， 若了解这种情况， Ａ４资料就不要全用Ａ３纸影印,可仅仅影印一张Ａ４，其它两张合起来用Ａ３影印，以后用截纸机截断, 就能降低成本。租用契约也依每家企业或许有些不一样,不过用Ａ３印２０张和用Ａ４相互比较应可省下二分之一复印次数及费用。
第四十六条 两面复印用复印机复印时尽可能复印双面，这么做会降低纸张费用，且在邮寄时邮票及信封费用也会降低，而且将这些复印件归档时，档案用纸也会降低。使用单面话，数量会相当庞大。
第四十七条 让复印机定时休息有很多企业将复印机电源一打开就放置不管， 且又并非一整天全部在使用。尤其是午休时间几乎不使用。所以休息时要将机器关掉。而使用频率小企业,　最好决定某时间才使用复印机比很好。复印机电源一打开就放置不管，常常要浪费掉3瓦左右电力。 　
第四十八条 统一纸张大小使用复印机时不经思索就用大号纸张印人是神经迟钝，因为电子复印机械性能提升以后，复印时含有放大、缩小功效。我们虽可依资料内容不一样而调整影印纸张大小，然而各部门最好仍依其使用纸类尽可能进行标准化。假如不这么

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话。将影响其文书及档案整理。
第四十九条 废弃纸不要丢入垃圾箱关键文书以碎纸机裁碎后，能够做为填充料或是卖给收破烂回收。一向为人所困扰纸类及报纸，最好也聚集起来当做废品回收。不过在很多企业里，多数将这些丢入垃圾箱；而写坏纸张通常撕掉或揉起一团丢掉，不过最好把它当做便条纸、稿纸等再充足利用。　
第五十条 在文书上加上分类号码在文书整理保留上，最好分门别类给予编号。分为“大分类”、“中分类”“小分类”三个等级似乎比很好。大分类是以各部门为主，中分类假如以营业部门为例话，就是“采购”、“库存”、“销售”等等，小分类就是“售货员别、月别销售绩产表”、“地域分绩效表”、“用户别绩效表”等等。　
第五十一条 确实要求文书保留期限超出保留期限文书，不仅占据了企业文书柜，而且也妨碍了其它文书取放。所以，最好以十二个月为期，预先决定日期实施文书汰换工作。对于文书保留期限，可参考以下所列举文书保留表。有企业把文书随便塞入纸箱内，收存取阅很不便，而所需资料无法立即找出，也无法分析资料，最关键是为了取得所要资料，而花费翻箱倒柜功夫，也是要算成本啊！
文书保留表：　
１、 永久保留: 　
相关仪式、仪式关键文件。　
建筑物新建、改建及增建文件。　
相关土地取得及处分关键文件。　
相关建筑物取得及处分关键文件。
　 ２、 保留１０年　
相关股份名义重写文件。　
相关新股票发行及股票废除文件。
相关缴纳股款文件。　
相关加薪、资金及主管津贴文件。　
相关工资筹措及利用文件。　
相关年度及每个月决算文件。　
相关账目标决算纪录及整理关键文件（总决算表、现金收支表）。

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相关账目传票纪录。　
相关收入、支出原始凭证。　
相关账产评定及折旧文件。　
相关地方税文件。　
相关投资企业监查汇报文件。　
相关股东息利文件。　
相关股票授受文件。　
相关职员身份确保文件。　
相关职员宿舍筹设及管理文件。 　
　３、 保留５年　
相关医疗补助费、房屋津贴及结婚补助文件。　
相关营业成绩月报文件。　
相关传票统计文件。　
相关个人所得税文件。　
相关税捐文件。
相关和投资企业联络关键文件。　
相关取得投资企业股份及处分关键文件。　
会议统计、干部名册、干部会议决议录。　
相关干部异动关键文件。　
相关法令文件。　
相关诉讼、诉愿文件。　
相关章程制订及改废文件。　
规程类集。　
相关政府机关关键许可申请及汇报文件。　
相关政府机关指示及多种命令传达书。　
相关专利及商标文件。　
相关关键契约、协定及备忘录文件。　
相关业务组织要求及改废文件。　
相关企业图章、董事长图章、其它干部图章及改废文件。　
相关股东大会文件。　
相关股东名册文件。　
股东印鉴簿。

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相关考勤表文件。　
相关股票分配文件。　
职员名册。　
相关职员任用、解聘、退休、复职及特令文件。　
相关职员身份及赏罚文件。　
相关职员户籍誊本文件。　
相关劳动协约及工会协定文件。　
相关经营协议会及团体联络文件。
健康保险、被保险者账簿。　
养老保险年金、被保者账簿。　
职业伤害保险、被保者账簿　
相关贷款关键文件。　
相关法人所得税及营业税文件。　
相关被合并企业税务文件。　
相关投资及融资关键文件。
４、 保留３年　
经营会议（科长会议纪录）。　
相关邮件发送、收受及邮资文件。　
发文簿、收文簿。　
相关捐款、赞助金及赠和文件。　
干部会议、协调会议纪录。　
相关要求制订、改废及施行文件。　
相关政府机关简易许可、申请许可及汇报文件。　
相关红利文件。　
相关投资企业营业汇报文件。　
相关土地租赁契约文件。　
相关图书管理文件。　
相关招待和其它对外研讨会文件。　
相关和外在团体联络文件。　
相关安全管理文件（企业内部自我约束，突发灾难防制、防火）。　
相关庆典、纪念文件。　
相关发信、收信文件。（企业内部文件往返）

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相关会议整理文件。　
相关保险简易文件（健保、雇保、养老保险、劳保）。　
相关转帐整理文件（原票及传票隶属文件）。　
５、 保留１年　
相关人事简易文件。　
相关登记简易文件。　
相关和政府机关交涉联络文件。　
相关简易契约协定及备忘录文件。　
关键统计资料。　
捺印簿。　
相关股东变更住所及更名文件。
工作表、作业员名册。　
相关薪俸、多种津贴及多种给金文件。　
相关退休慰问金文件。
和工会往返文书。　
其它工会关系文件。　
相关劳动基准法关键文件。　
相关职员卫生保健、安全及休闲生活文件。　
相关货物运输保险文件。　
相关建筑物及保留货物、火灾保险文件。　
相关职员生命保险文件。　
健康保险给付关系文件。　
相关被保险者资格取得、丧失文件（健保、雇保、养老保险）。　
相关缴纳保险费文件。　
相关缴纳职业仿言保险费文件。　
相关事业计划利用情况汇报文件。　
相关资金计划文件。　
相关报纸、杂志订购费及广告费文件。　
相关放款文件。　
相关银行存款及转帐存款文件。