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中小企业办公自动化系统的设计与实现

(怀化职业技术学院计算机与信息工程系，怀化 418000 )

摘 要：本文从中小企业的实际情况出发，在用户需求分析的基础上，提出中小企业办公自动化系统的基本目标，并阐述系统的结构设计和功能设计，给出了一个结合c/s和web技术的中小企业办公自动化系统实例；对中小企业建设办公自动化信息系统具有参考价值。
关键词：中小企业办公自动化web 可行性分析 拓扑机构
1．问题的提出
随着计算机及网络技术的飞速发展，internet/intranet应用在全球范围内日益普及，当今社会正快速向信息化社会前进，信息系统的作用也越来越大。各级政府、大公司和大企业凭着雄厚的资金和人才优势，加快了信息化的步伐，建立了高质量、高效率的办公自动化信息系统，从而提高了效率，增强了竞争力。与此同时，越来越多的中小企业为了适应信息革命的要求，提高自身的竞争力，正打算或正在建立符合企业特色的办公自动化信息系统。但是，这些中小企业由于自身信息化基础比较薄弱，计算机软、硬件配置较差，而且员工的素质也参差不齐，同时，其经济实力并不雄厚，不可能像政府或大公司、大企业那样进行大量投资建设信息系统。那么，中小企业应如何建设办公自动化信息系统？本文以采用一种结合c/s和web的方式开发的中小企业办公自动化系统为例讨论办公自动化系统的设计与实现。
2.用户需求分析
办公自动化系统的建立，需要进行用户需求调查与分析，以确定系统目标，这是系统建设的重要环节。
中小企业需要规模相对较小，但其在功能上对系统的需求却是全面的。大体可分为：一方面是通过收发电子邮件为主的方式，与其它员工交流各种信息，基于工作流的方式实现诸如请假申请、物品申领审批过程；员工管理个人日程安排，各种图书资料的查阅等日常办公功能。另一方面则是面向公司办公业务方面的业务管理功能。即完全采用计算机技术处理办公业务，使企业内部人员能够方便快捷地共享信息、交流信息，高效地协同工作，既兼顾个人办公效率的提高，又可以实现群体协同工作。
在软、硬件方面对系统的需求，由于中小企业信息化水平比较低，软硬件配置较差；而且资金实力并不雄厚。所以其对硬件的配置要求是尽可能的低，对软件配置的要求则是系统最好是基于日常办公软件如office系列上的应用系统，这样既不用花大量资金添置软件，员工又较容易学会使用应用系统。
在开发方式上对系统的需求，由于中小企业的经济实力有限，应着重考虑投入/产出比问题。一般商业软件是无法满足上面的要求，而从基础语言开始开发成本高、周期长，更不现实；因此利用现有软件进行改进，即二次开发，通过对几个商业化软件功能进行修改、增删和开发来实现中小企业建立具有自身个性的办公自动化系统。即通过系统集成的方法来将各个功能集成为一个整体发挥作用。即通过两次开发的方式来实现降低成本、节约开支、提高效率。
3.系统设计
3.1系统基本目标
3.1.1实现办公规范化和制度化
绝大多数中小企业由于办公自动化起步较慢，大多数还停留在使用没有联网的计算机和msoffice系列应用软件来提高个人办公效率，没有从根本上改变过去复杂、低效的手工办公方式，办公方式远没有实现规范化和制度化。因此，中小企业建立办公自动化系统就是要使办公方式规范化和制度化。即企业办公基于工作流，完全采用计算机技术处理办公业务，使企业内部人员能够方便快捷地共享、交流信息，高效地协同工作，既兼顾个人办公效率的提高，又可以实现群体协同工作；同时又能实现迅速、全方位的信息采集、信息处理，为企业的管理和决策提供科学的依据；从而提高效率，增强企业的竞争力，使企业能够在激烈的市场竞争中取胜、不断发展壮大。
3.1.2管理多种数据类型
中小企业规模较小，但其办公自动化信息系统所包括的范围应该是整个日常办公和部分企业业务。因此，其数据量相对大企业、大公司虽然比较少，但是其数据类型并不会比大企业、大公司少，不仅包括日常办公所产生的各种数据，还要包括业务办公所产生的各种数据，有些中小企业业务数据涉及大量的图形数据；这些数据既有规范的、结构化数据又有不规范的、非结构化数据，中小企业办公自动化信息系统就是要科学地管理这些各种类型的数据，实现各种数据的”无缝”联接，保障数据的一致性和安全性。
3.1.3系统设计的先进性
办公自动化系统应在开发出来时在技术上应具有一定的先进性，代表当时办公自动化信息系统的先进水平，这样才能使系统在建成后一段时间内，不会因技术的落后而需要大规模的调整，并且能够跟随着逐步的升级而保持整个系统的先进性。同时要求系统对计算机硬件要求不能太高，运行速度要快。因为中小企业从经济实力上无法大量投资去购置高档硬件、软件，短时间内对系统进行全面升级；另外，大多数中小企业经营规模经常变化、人员经常流动。系统应能够适应企业的不断变化，应具有可扩展性、易升级性和开放性。
3.2系统结构设计
在办公自动化系统开发中，基于web技术的开发方式正以其特有的跨平台、统一美观的界面、简单的操作、开发的系统容易升级、系统开发时间较短，成本较低越来越受到欢迎，但是这种系统具有传输速度较慢，不利于大数据量的传输的缺点。而这正是基于c/s结构的开发方式的优点所在。
本实例以某一地产策划公司自动化系统为例。本系统主要有二个方面的内容：一是日常事务管理；二是业务事务管理，针对公司核心业务是地产策划，以项目为单位进行运作。而在业务事务中要涉及大量图形数据（如地形图和规划图等）。因此本系统开发采用一种结合c/s和web的方式。利用web完成日常办公和某些需要远程通讯的业务，而c/s结构可以在局域网内实现特别功能和大的业务数据(如图形数据)传输。 
服务器以windowsnt为操作系统，oracle、sqlserver或msaccess为数据库，exchange作为邮件存储提供者、通信录提供者和传输提供者，iis实现web发布。
客户端以windows98/95为平台，用outlook进行邮件接受、发送以及它的浏览窗口进行网页浏览，msproject进行项目规划，word进行文档编辑，autocad进行地图编辑浏览。
首先，确定以exchange为基础建立c/s结构网络，并辅以iis。客户机上采用outlook为基础平台软件，由于它本身既是exchange客户程序又具有网页浏览窗口实现了二者的无缝联接。然后在outlook基础上对其它程序进行控制，并构造各程序数据的流通桥梁；最后各部分数据尽量存储在数据库中，用数据库对各种类型数据实现进一步集成。如图1：
图1系统集成结构图
    图1系统结构图
①通过vba6利用ole、api等技术对客户端多个应用程序进行集成形成自己的系统；
②outlook通过浏览窗口访问webserver并通过它访问数据库；
③outlook通过exchangeserver进行邮件发送和接收；
④word访问数据库中的文档；
⑤msproject通过数据库实现资源数据共享；
⑥autocad访问共享图形数据。
3.3系统功能设计
中小企业虽然员工较少、规模较小，其办公自动化系统的功能也有其自身的特色，不仅包括企业日常办公的常用功能，还包括日常办公中的许多小功能；同时还包括部分业务办公功能。
本实例在充分进行用户需求分析的基础上把系统划分为八个子系统：日常管理分行政管理、人事管理、工作管理、文档图书管理、公告板和电子邮件，业务事务则为项目管理，另外还包括系统维护。如图2：
    图2
a .行政管理功能。公司行政方面的各种功能，包括考勤管理、会议管理、用餐管理、传真管理、复印管理，用车管理等。
b .人事管理功能。公司人事方面的各种功能，包括员工调动管理、晋升管理、培训管理，客户信息管理等。
c.文档管理功能。包括各种档案管理、各种业务信息管理和图书管理等。
d .电子邮箱功能。包括收发企业内部电子邮件等。
e .公告板功能。企业内部的论坛和通知等。
f  .项目管理功能。与公司业务相关的功能。包括项目小组成员选择，项目情况查询和项目成果监控等。
g .系统维护功能。包括用户基本信息维护、权限管理和重要数据的安全性的维护。 
h.工作管理功能。包括员工个人日志、个人工作报表和员工考核等。
由于本系统是采用web和c/s相结合方式开发的。因此在功能模块的使用上则相对较灵活，可以针对员工的不同职位及员工所从事的不同业务提供不同的功能。例如：用餐管理功能则只提供给行政经理；客户信息管理功能则只提供给人事经理和总经理；而项目管理功能则提供给经常参与项目运作的项目小组成员，而行政经理和人事经理则不提供此功能。采用这种方式提供功能既方便员工使用本应用系统又有利于系统的安全性，保证员工不能越权操作。正好适应了中小企业员工流动性大、员工的职位变化快的特点。
本系统在有30多名员工的该地产策划公司运行良好，使公司的运作完全规范化和制度化。简洁明了的登录界面增强了系统的安全性；特别是行政管理子系统中的用餐管理、考勤管理和用车管理等功能大大提高了工作效率；工作管理子系统的个人日志、工作报表和员工考核功能既有利于员工提高工作效率，又有利于领导对员工进行全面而准确的考核；项目管理子系统则对企业核心业务是以项目以单位的地产策划进行了规范化管理；而特色功能内部电子邮件功能和公告板功能增进了员工之间的交流与合作，活跃了企业的文化氛围。
4.网络方案要点
网络中心采用2台核心路由交换机。两台交换机之间采用链路聚合技术进行连接（宽带可扩展为2000-4000M）同时提供均衡负载和链路热备的功能。网络核心的冗余设计以及核心于二级点的聚合链路连接保证了企业应用的可靠运行。强大的网络设备支持保证企业的数据，语音和视频的融合应用，保证关键业务的顺畅运行。
不同区域用户互相访问，该方案采用接入VPN（Access VPN）。在企业总部布置一台VPN网关设备，而在各需要访问企业总部资源的远程用户终端（包括分支机构、办事处或在外的移动用户）安装VPN的客户端软件，以模拟拔号、ISDN等拔号接入方式来远程访问企业内部网或外部往。Access VPN能使用户随时随地以其所需的方式访问企业资源。
该方案的安全措施采用防火墙，以确保整个网络的快速稳定运行。使用该网络设备供应的配套网络管理系统，可以轻松实现整个网络的安全监控‘维护。
5.中小型企业网的设计
为了满足中小型企业的需求及长远利益，中小型企业网络系统设备应依据上述网络设计原则进行选型，在网络设备方面选用国内领先的网络互联网络厂商TP—LINK的产品，其产品与服务通过智能、安全及可靠的网络将信息设备连为一体，具有很好的可靠性和稳定性。TP—LINK多功能千兆网络产品解决方案，利用千兆以太网技术建网，网络中心交换机选用TP—LINK多功能千兆网管型交换机TL—SL3226P，背板带宽达8.8G，完全满足中小型企业内办公和其他应用的需要。在TL—SL3226P下方可根据实际情况级联智能或基本行交换机，来满足不同的中小型企业网用户的不同需要，另外考虑到企业内部存在不方便布线地点或移动性很强的用户接入问题，在某些特定的区域设计了无线号覆盖，通过TL—WA200无线接入点和TP—LINK宽带路由器TL—R460实现与INTERNET的连接，该产品又TP—LINK产品组成的中小型企业网，主要使用以下几个方面的技术：
a. 灵活聚合技术：在两台交换机间提供链路的聚合，提供并行带宽，将多条物理上的连接组成一条逻辑通路（Trunk），主要功能包括成倍增加带宽和为线路冗余提供可靠性。实现核心网络连接的线路冗余和平衡负载。
b. 采用TP—LINK的MAC地址限制技术：最大可以设置256个地址绑定，实现网络PORT接入的安全保护，同时酌情采用802.1X技术实现对用户接入的访问控制，进一步提高网络安全性。
c. 灵活的带宽控制技术：以64K为单位，对每个断口的输入和输出带宽根据实习需求进行灵活的控制，达到不让某一台或一组工作站占用网络过多带宽的目的。
d. 支持VLAN的划分：基于端口VLAN和支持跨交换机802.1X的VLAN，增强网络的灵活性，提高网络安全，控制广播风暴。
e. 支持无线WEP加密技术：对于无线产品的安全性有较好的保障，支持WEP256位的加密，很大程度上杜绝了非法用户在无线覆盖区域内的接入。
6.企业内部信息网（Intrancet）简介
6.1 Intrancet的特点：
a.Intranet以Internet技术为基础，以网络为核心，以图形界面方式提供信息服务，并能方便地和外界+，尤其是Internet建立连接。
b.Intranet完全使用WEB工具，使用企业员工和用户快速地浏览和采用企业内部Internet上丰富的信息资源。
6.2 Intranet可以提供的服务：
企业内部信息网（Intranet）可以以WWW、FTP、E-mail等方式为信息网中的每台计算机提供下列服务：
a. 公司资料共享：共享公司的各种信息资料，发布公司内部刊物的电子版。
b. 实时信息传递：传递相关行业方面的供应、行销市场和政策、环境变化等动态信息；转载、折编国际重大新闻信息。
c. 动态数据查询：动态查询产品的生产、行销、库存等是实时数据；动态查询客户、员工的档案信息。
d. 报表服务：提供销售、生产、会计、统计等报表供相关人员查阅、分析。
e. 网络教室及软件下载：在信息网上发布大量的电脑方面的文章、资料，以培训和提高员工的计算机知识。同时也可以发布相关的业务培训内容。以FTP方式提供大量应用软件和实用工具，供内部下载使用。
f. 联入Internet：通过代理服务器使公司的计算机均能以低廉费用接入Interner。
g. 其他信息服务：开通部门之间、员工之间的E-mail服务；开设流言薄、聊天室、电子论坛等栏目可以增强Intranet的趣味性、娱乐性。
6.3方案设计
设计原则
a 经济性：尽量利用性能价格比较好的网络及计算机设备。
b 实用性：确保能加速信息传递、提高工作效率，节约办公费用。
c 操作性：界面图形化、操作按钮化，使办公人员在简单培训后便能熟悉运用。
d 扩展性：在增加新的硬件设备时能方便地接入网络；软件便于更新维护、升级。
6.4 Intranet的作用：
a.节约费用—降低了打印、复印、分发各种文件、报表的纸张费用。尤其是大大减少原来多个Modem多条线路联入Internet的网络费用和通讯费用。
b.提高效率—加快信息、数据的传递速度，提高工作效率，可以说，最大的节约无疑是生产力的提高。
c.加强联系—员工之间可以直接通过计算机会话、留言、收发E-mail等。
d.资料共享—实现公司内报表、文件、制度等信息资料的共享。
e.电子档案—定期对公司的重要数据和资料进行归类、汇总、备份，以建立电子档案。
f.提高员工素质—通过对电脑的大量使用和在网络中开设培训课程来对员工的计算机知识和业务知识起潜移默化的影响，从而避免了集中统一进行培训的费用和枯燥。
g.营造企业文化—现在化的办公环境，高速度的工作效率无疑创造了良好的企业文化。
7.方案实施
7.1硬件部分
硬件部分的实施主要是根据方案购买以及按照拓扑结构进行网络布线，此外不再赘述。
下面只给出不同物理介质的接线方法：
a. 双绞线：
5类双绞线共有四对线，而以太网只使用其中的两对线，一对线用与发送（Transmit）），一对线用与接收（Receive），分别对应于RJ45头上的1、2、3、6脚；如果简单地一一对应，如：红色对接1、2，蓝色对接3、4，绿色对接5、6，紫色对接7、8，在较长距离时就会造成串扰从而影响传输速度和稳定性！
其标准接发有两中，按其颜色分别为：
A标：橙白 橙 绿白 蓝 蓝白 绿 棕白 棕
B标：绿白 绿 橙白 橙 蓝白 橙 棕白 棕
一般双绞线直接接HUB，线的两端采用A标，如不使用HUB而直接将两态PC对接，线的两端一端用A标一端用B标。
7.2粗缆:
粗缆的两端必须接50欧姆的中断电阻,连线必须使用粗缆收发器,具体连接为:
粗缆—收发器—AUI线缆—网卡的AUI断口—HUB的AUI断口
7.3细缆:
通过T型头直接与网可(或HUB)的BNC口连接。
7.4 ISDN（Intergrate Service Digital Network）：
ISDN分为窄带和宽带两种，现开通的均为窄带，一般向用户提供2B（B=64kb/s）+D（D=16kbps）的接入速率。其所需设备为NT和TA。
NT为网络终端，相当于电话机的接线盒，一般由电信局在安装时提供。
NT为终端适配器，有外置和内置两种，将非标准ISDN终端设备（如PC、电话机、传真机）适配为标准的ISDN终端。
其连接为：ISDN网—电话线—NT—TA—PC—机—电话机
7.5光纤
参见其他资料及文章，次处略。
8.WEB服务、FTP服务
a.安装IIS6.0及ASP
在安装NT4.0时如果没有安装其附带的Internet Information Server2.0则先进行安装，然后再安装SP3将IIS升级至3.0；安装ASP以便支持动态数据发布。建议安装软件升级包SP4+SP5和IIS4.0。
b. 配置DNS
顺序选取“开始”—“程序”—“管理工具”—“DNS管理器”，进入域名服务器设置。
（1） 单击“DNS”—“新建服务器”，在DNS服务器处输入主机名称“PANGTHAT”后建立DNS服务器并出现在服务器清单中；
（2） 在服务器清单中选取“PANGTHAT”，然后单击“DNS”—“新建区域”，在区域类型处点选“主要”，并在“区域”处输入“COM”，点击“服务器”输入栏自动出现“COM.DNS”文件名，再单击“下一步“、“完成”，即建立了COM区域。
（3） 选取新建的区域COM，然后单击“DNS”—“新建域”，在域名处输入“PANGTHAI”后单击“确定”，即建立了区域COM下的PANGTHAI域。
（4） 选取新建的域PANGTHAI，然后单击“DNS”—“新建主机”，分别输入以下主机名、IP地址并单击“添加主机”，创建以下主机及相关的IP地址映射：主机名 主机IP地址 服务
WWW 192.168.0.22 WWW主页HTTP：//WWW.PANGTHAI.COM
NEWS 192.168.0.12 新闻服HTTP：//NEWS.PANGTHAI。COM
MALL 192.168.0.13邮件服HTTP：//MAIL。PANGTHAI。COM
c. 配置IIS
顺序选取“开始”—“程序”—“Microsoft interner server（公用）”—“Interner服务管理器”—“WWW服务”—“属性”—“服务属性”—“目录标签”—“添加”设置WEB页面并填入在上述DNS中设置的IP地址（192.168.0.22）；同理设置FTP服务的目录；设置HOME服务的目录和IP地址。
8.1代理服务器及其他
a.在拔号网络中建立一个拔号连接并检查是否能接如Internet；
如使用Sygate作为代理服务器：下载并安装Sygate3.0，在其设置中将上述拔号连接作为其自动拔号，并根据需要设置拔号网络的空闲时间，以便在超过空闲时间自动切断拔号连接，其他不做任何设置。安装完成后，Sygate会被作为一项服务来运行，即在计算机每次启动时会自动运行。
如使用Wingate作为代理服务器：下载并安装Wingate3.0，当提示输入SMTPServer、NEWerver等数据时请输入你的ISP所提供的数据，但不要改变默认的断口数值，其他设置选择默认值既可。安装完成后，同Sygate一样，WinGate也会被做为一项服务来运行。安装IE4..1中文版，安装FrontPage 98+Image Composer1.5，安装Ulead COOL3D 2.0，安装P.hotoshop80CS，安装Office2005，安装W.inzip7.0 以及其他常用软件，至此，副物起的安装与设置基本完成，建议安装Option Pack软件包将IIS升级至IIS4.0，建议安装SP4以解决Y2K问题，建议安装NT最新升级软件包SP5。
9.结束语
    本文通过一个采用web技术和c/s结合方式开发的中小企业办公自动化系统实例分析了中小企业办公自动化系统的设计与实现。采用这种方式既发挥了web技术的优势，使信息流转、信息发布、查询和维护更加方便；系统的功能扩展和规模扩展更加便利；系统开发速度更快、开发成本更低；又发挥了c／s结构有利于大数据量（如图形数据）的传输的优点。这种开发方式更加贴近中小企业的实际需求，也符合中小企业的实际情况。既满足中小企业对日常办公的需要，又满足其对业务办公的部分需求。另外，采用这种开发方式充分考虑了投入／产出比，节约了成本。而且，采用这种开发方式开发的办公自动化系统具有良好的扩充升级功能，能够适应企业未来发展的需要。
参考文献    
(1)邝孔武、王晓敏编著，信息系统分析与设计,北京：清华大学出版社，1999
(2)曾华，论信息系统集成的实施，计算机应用，1997:3-5
(3)李长树，办公自动化系统的设计方法与实施策略，计算机应用研究会，2000（7）：47－50
(4)汪欲才,中小型企业饿快速Intranet/Internet建设, 西南民族大学学报
致 谢
本论文是在谌顺周老师的悉心指导下和热情关怀下完成的,在此表示衷心的感谢!

目 录
第一章 总 论 1
第二章 项目提出的背景和必要性 4
第一节 项目建设背景 4
第二节 项目建设的必要性 4
第三节 项目建设的先进性 8
第三章 市场分析与建设规模 10
第一节 市场分析 10
第二节 建设规模 11
第四章 工艺技术方案及设备选型 12
第一节 工艺技术方案 12
第二节 主要设备方案 14
第五章 原料、辅助材料及燃料的供应 17
第一节 主要原材料、辅助材料及公用工程供应来源 17
第二节 主要公用工程用量及供应 18
第六章 厂址选择和建设条件 19
第一节 厂址选择 19
第二节 建设条件 19
第七章 总图运输、土建及公用工程 22
第一节 总平面布置及运输 22
第二节 土建方案 23
第三节 公用工程 24
第八章 节 能 29
第一节 用能标准及设计规范 29
第二节 项目能源消耗种类及消耗情况 30
第三节 项目节能措施及效果分析 31
第九章 环境保护 33
第十章 劳动安全卫生及消防 36
第一节 劳动安全卫生 36
第二节 消 防 38
第十一章 机构组织与人力资源配置 41
第十二章 工程进度安排 43
第十三章 投资估算和资金筹措 45
第十四章 财务评价 47
第十五章　风险分析 50
第一节 项目主要风险因素识别及应对措施 50
第二节 项目风险因素和风险程度分析表 51
第十六章 结论与建议 54