精诚餐饮行业管理系统操作手册.doc

精诚餐饮行业管理系统操作手册

第一章、 软件简介

《精诚餐饮行业管理系统》是枣阳市精诚计算机技术有限公司在直接参与多个宾馆、酒店管理并吸取餐饮行业众多成功人士、成功企业、经营管理专家成功秘诀的基础上，投入巨大人力、物力，依据国际通行的软件标准开发的餐饮行业专用管理软件。本软件集进货、领料、盘点、前台收银、开台点菜、交接班管理、会员管理、工资管理、营业外收支管理、资金往来、查询统计于一身，为业界提供全面、系统、优秀的解决方案，诚为餐饮管理系统的杰出代表。本软件以Delphi为开发工具，界面优美，功能强大，单机版与网络版合二为一，可适用于NetWare、Windows NT/2000、UNIX等网络操作平台，Sybase、SQLServer、Oracle、Access等数据库平台，用户操作平台可以为中文Windows9x、Windows NT/2000。具有以下特点：
一、功能强大的餐饮管理系统，包含餐饮行业的绝大部分常用功能：进货、退货、领料、归库、报损、盘点、前台收银、开台点菜、交接班管理、会员管理、工资管理、营业外收支管理、资金往来、查询统计等。
二、完全根据餐饮管理系统的规范进行开发：可管理任意多个个营业区域，六个营业时段，餐台、房间分别设置茶位费、服务费，所有餐台、房间可以按照时段独立设置最低消费额。
三、完善的前台营业收银流程，开台点菜、计价结帐、清台搭台、转台并台、外卖零售、退菜赠菜、小票打印、弹出钱箱、结账单打印格式重新设计、交班上缴等，是为餐饮行业度身定做的餐饮管理系统。
四、方便快捷的操作：提供快捷点菜、编号点菜、查找点菜、分类点菜等多种方式，所有餐台、房间直观分布，各种状态一目了然，极具餐饮行业特色。
五、严格的餐饮管理监督机制：所有退菜、赠菜操作存档备查，可核查所有抹零、茶位、折扣、加收、免收、现金、支票、刷卡支付、交班上缴记录。
六、支持多种方式结账，可同时使用现金、支票、银行卡、代用券等，解决了餐饮管理的复杂性。
七、计价、结账简单明了，没有繁琐的选项，却有强大的处理功能，包括会员积分、折扣、免收、加收。结账单打印格式可任意设置，非常符合餐饮行业实际需求。
八、菜品项目支持会员价、时价、量化、打折等设置，轻点鼠标完成时价设定、库存警戒、快捷点菜等操作。
九、独特的商品模版、套餐模版设置，实现商品、菜品高速输入，大大提高餐饮管理效率。
十、支持会员管理，清晰的会员档案、消费记录、挂账还款、积分管理，以及强大的分类查询功能，完全适合餐饮行业。
十一、强大的查询功能：每日的销售毛利表、分时段销售情况表、分营业区域销售情况表、各种单据查询、菜品销售排行榜、交接班记录、退菜赠菜记录尽在掌握之中，餐饮管理轻松自如。
十二、所有报表可以随时预览，并且可以导出为Excel文件，您可根据实际需要进行编排。
十三、常用工具软件丰富。迷你计算器、帐套数据的导入导出、帐套初始化及帐套压缩或修复等为维护系统的正常运行提供了强有力的保障。
十四、升级智能化。您只需轻点鼠标，便可通过互联网实现软件的升级，免除您升级之苦。

1.1 软件对运行环境的要求
u 最低硬件要求：
CPU C300以上的IBM兼容机；
64MB内存；
500M以上的剩余硬盘空间；
VGA显示器（800×600 256色以上显示分辨率）；
光盘驱动器；
打印机（建议使用宽行针式打印机）。
u 最低软件要求：
单用户：
简体中文版Windows 98/Me/2000/NT/XP操作系统；
安装Microsoft Office 2000 ；
Microsoft Access数据库。
多用户：
简体中文版Windows 98/Me/2000/NT操作系统。
Sybase、SQL Server或Oracle数据库
1.2 软件的安装
第一步：备份数据。对于使用Access数据库的老用户，在安装前必须先备份帐套对应的数据库。这一步要切记！！！，以免数据丢失；
第二步：运行CYMS_SetUp.exe文件。按照安装提示即可完成软件的安装。建议软件不要安装在“C”盘上。
1.3 软件的启动
从任务栏选择“开始->程序->精诚餐饮行业管理系统->精诚餐饮行业管理系统”,或直接双击桌面上的 “精诚餐饮行业管理系统”图标。在弹出窗口中选择“帐套名称”，输入“登录名称、登录口令”，然后点击“确定”，便进入到软件的主窗口中。

第二章、系统设置

系统设置是开始使用本软件的一项十分重要的工作。首先您先要对我们软件的功能及工作流程有一个全面的了解。在对本软件能做什么和怎样做有了一个初步认识之后，您就可以开始设置符合您自已需要的基础资料了。
2.1 基础资料设置
【功能】用于建立系统正常运行所必需的基础资料，如：本酒店（餐馆）、员工（操作员）、部门、营业时段、商品类别、菜品类别等资料。正式使用本软件前，必须先进行基础信息设置，然后才能顺利的开展工作。
【操作】在软件主窗口中点击“系统设置->基础资料设置”，在选中本酒店（餐馆）、员工（操作员）、部门等相应项目后在数据窗口中直接编辑。在编辑完后，必须点击“保存”，数据才能真正保存到计算机（硬盘）中。
【说明】
(一) 本酒店（餐馆）。用于设置本酒店（餐馆）的基本信息。
1、酒店（餐馆）全称：在软件主窗口的标题栏及部分报表标题中出现。
2、默认供货商编号：此处的值将会在登记订货单、退货单、入库单等窗口中点击“新增”后，自动填入“供货商”项目中。
3、备份文件存放位置：若此处值为空，则软件会将本软件中的“backup”目录作为默认的备份文件存放路径。建议用户不要将备份文件存放路径设在“C"盘，最好是位于局域网内其他的计算机中，以确保数据安全。
4、用户设置前，请查阅钱箱（或打印机）的使用说明。如果钱箱是通过诸如“Chr(27)+'p'+Chr(0)+Chr(5)+Chr(255)”样式的字符弹出的话，“弹出方式”应选择钱箱联接计算机的端口（LPT1,LPT2,COM1,COM2…），“控制符”应在 “01”-“07”之间选择，不能修改；如果是通过诸如“opendoor.exe”样式的命令弹出的话，“弹出方式”应选择“指令”， “控制符”应该带填写该命令文件（带绝对路径）。
5、默认汉字输入法：用于设置用户个人经常使用的汉字输入法。当输入焦点移至本软件中任何一个可以输入汉字的栏目时，软件会自动调用该输入法。
6、背景文件名称：用于设置主窗口中的背影图像。若不想使用背景图像，可以在此处填入一个不存在的背景文件名称。
(二) 员工（操作员）。用于登记本单位的员工，包括本软件的操作员。新增加的员工的口令为空（即没有口令），也没有操作软件的权限。新增员工在进入软件后，可通过“常用工具->更改口令”来重新设置自己的口令。对于新增员工，系统管理员务必在“系统设置->操作权限设置”中为其分配权限。
1、“登录名称”是在用户登录软件时使用，也就是在打开软件的第一个窗口中使用。有权使用本软件的员工，这个项目必须填写内容。
2、“反结账权限”打“√”的员工，可以在前台收银时，点“结账”后，还可以点“反结账”将当前餐台（房间）的“已结账” 状态恢复原来的“已开台”状态，否则不能操作。
3、“打折权限”打“√”的员工，可以在前台收银时点“结账”后弹出的“结账”窗口中的“折扣率”栏调整折扣率，否则不能操作。
4、“调整售价权限”打“√”的员工，可以在前台收银时调整菜品的单价、合计，否则不能操作。
(三)部门：用于核算本酒店(餐馆)各部门的领料、归库、报损情况，用户可以根据实际情况设置。
(四)营业时段：用于设置本酒店(餐馆)的营业时段及各时段应收取的费用。
“茶位费”是按人数分餐台、房间计算的。比如：某营业时段餐台茶位费设置的是2（元），房间茶位费设置的是3（元），那么有5位顾客在该营业时段的餐台就餐后结帐时，应收取的茶位费就是：2×2×5=20元；如果在房间就餐后结帐时，应收取的茶位费就是：2×3×5=30元；
“加收率是”按原消费额分餐台、房间计算的。比如：某营业时段餐台加收率设置的是0.2，房间加收率设置的是0.3，那么有顾客总计消费100元，在该营业时段的餐台就餐后结帐时，应加收的费用是：100×0.2=20元；如果在房间就餐后结帐时，应加收的费用是：100×0.3=30元；
本软件可以按不同营业时段，不同房间设置最低消费额。若顾客的消费低于最低消费额，那么在前台收银时，软件会自动以最低消费额收取。设置步骤：一是以系统管理员身份进入软件，“在系统设置－>基础资料设置->营业时段”中“对应餐台（房间）相应字段”栏中设置各营业时段在餐台(房间)表（BM_CTFJ）中对应的相应对段名称，这一步一般不用重新设置，使用系统默认值就可以了；二是在“在系统设置－>基础资料设置->餐台(房间)”中设置各个营业时段的最低消费额。

(五)计量单位：用户可以根据本酒店(餐馆)实际情况自行设置商品、菜品的计量单位，它将在“系统设置->商品资料设置、菜品资料设置”中“单位”栏出现，供您选择。
（六）商品类别、菜品类别。用于将商品、菜品按一定的属性进行分类，以便分类查询。
(七)营业区域。用于设置本酒店(餐馆)的营业区域。
(八)餐台（房间）。用于设置本酒店(餐馆)各营业区域所属的餐台或房间。注意，“类别”栏目的内容要么是“餐台”，要么是“房间”。若需要调整餐台或房间所在的营业区域，可以直接通过把“营业区域”栏的内容改成相应营业区域的编号即可。
（九）工资项目。用于设置“常用工具->工资管理”中员工的工资项目。本软件员工的工资项目是由用户根据本酒店(餐馆)的实际情况设置，可以变动。“显示”栏打“√”后，在录入员式工资时，这些栏目显示，否则不显示。打“√”的“扣除项目” 栏，构成员工工资的“扣除（项目）合计”；未打“√”的“扣除项目” 栏，构成员工工资的“应发（工资）合计”。员工工资中的“应发（工资）合计”、“扣除（项目）合计”、“实发工资”及“所得税”这四个项目是由软件自动生成的，不需用户在这里设置。
（十）收支项目。用于设定本酒店(餐馆)常用收支项目，它将在“营业外收支->登记收支单”中“收支项目”栏出现。
（十一）赠菜原因。它将在“销售管理->前台收银”的点菜窗口中“类型”为“赠菜”时，在“备注”栏出现。
（十二）退菜原因。它将在“销售管理->前台收银”的点菜窗口中“类型”为“退菜”时，在“备注”栏出现。
（十三）商品模版。它将在“系统设置->商品资料设置”中“所属模版”中出现，用于用户快速输入商品资料。
（十四）套餐模版。它将在“系统设置->套餐模版设置”中出现，用于用户快速输入菜品资料。
（十五）会员类型。用于对会员进行分类，用设置不同类型会员的折扣率及积分换算率（例如“银卡”会员每消费3元可以得到1个积分，那么“银卡”的积分换算率是3.00）。

2.2 商品资料设置
【功能】用于设置软件正常运行所必须的商品资料，相当于您使用的商品资料库，这是一切订货、入库、退货等操作的基础，请正确设置。
【操作】在软件主窗口中点击“系统设置->商品资料设置”后在数据主窗口中进行编辑。点击“+”新增一行，点击“―”删除一行。编辑完成后，必须点击“保存”，数据才会真正保存到计算机（硬盘）中。
【说明】
1、用户新增商品前，必须选中具体的商品类别。
2、用户可以在登记订货单、入库单、退货单等“商品选择”窗口中输入商品资料。
3、已经使用过的商品资料千万不要进行删除。
4、商品资料的编号不能重复，软件是用编号来确定一个具体的商品。
5、所属模版：取自“系统设置->基础资料设置->商品模版”，用于用户快速输入商品资料。
6、库存核算方式：根据餐饮行业的特点，一般来说只有烟、酒罐（瓶）装饮料类商品才能进行库存化管理，所以本系统提供了3 种“库存核算方式”，具体含义是：一、“不核算”：某些低値易耗、即买即用、保持“零库存”的商品，可以使用这种方式。例如葱、蒜通常是当天购进多少就消耗多少，仓库里都不压货，既然这样就没有必要进行“库存加减”。对于“不核算”的库存核算方式，电脑在进货、退货、领用、归库时都不会在库存中进行数量的增减，但是您仍然可以对有关进货、退货、领用、归库记录进行查询、统计。 二、“领用”：某些商品（如碗、碟、厨具用品等）并不对外销售，而是由各部门按需领用，则可使用这种方式。对于“领用”的库存核算方式，电脑在进货、退货、领用、归库时都会自动在库存中进行数量的增减。三、“销售及领用”：某些商品（碗、碟、厨具用品等）并不对外销售，例如：米酒可以卖给顾客，也可以给厨房部领用（调味），这时就可以使用这种形式。假设您希望在前台收银（点菜）时，电脑自动消减“米酒”的库存，那么必须注意：（1）在“商品资料设置”中对“米酒”的“库存核算方式”选择“销售及领用”。（2）必须指定对应的销售菜品编号。这是因为：米酒在商品资料中的编号是101，但是在菜品资料中的编号可能是203，电脑必须明确知道101与203的对应关系，才可能在销售米酒（菜品）时，自动减去米酒（商品）的库存数量。(3)商品的计量单位与菜品的计量单位必须一致。譬如您进货时米酒是按“斤”算，但是卖给顾客是按“瓶”算，这样也不能进行库存量化管理。正确做法是，如果香烟进货时是“条”，卖给顾客是“盒”，那么您在进货时应该把计量单位改为“盒”。
7、最高库存数量、最低库存数量：库存数量高于最高库存数量或低于最低库存数量的商品，会在“库存管理-库存报警”中出现。在“采购管理-登记订货单”中点击“根据库存设置生成订货明细”后弹出的窗口中出现的建议订货数量，是由“最高库存减去现有库存数量”得来的。
8、简拼：点击“简拼”按钮后，软件会自动生成每个商品的“简拼”，它是由“商品名称”中每个汉字拼音的打头字母组成的，主要用于商品的快速查找。
2.3 菜品资料设置
【功能】用于设置软件正常运行所必须的菜品资料，相当于您使用的菜品资料库，这是前台收银（销售）的基础，请正确设置。
【操作】在软件主窗口中点击“系统设置->菜品资料设置”后在数据主窗口中进行编辑。点击“+”新增一行，点击“―”删除一行。编辑完成后，必须点击“保存”，数据才会真正保存到计算机（硬盘）中。
【说明】
1、用户新增菜品前，必须选中具体的菜品类别。
2、用户可以在前台收银的“菜品选择”窗口中输入菜品资料。
3、已经使用过的菜品资料千万不要进行删除。
4、菜品资料的编号不能重复，软件是用编号来确定一个具体的菜品。
5、售价：用于设置菜品销售时对一般客户的单价。
6、会员价：用于设置菜品销售时对会员的单价。
7、时价：“时价”栏打“√”的菜品将在“系统设置->菜品时价设置”中出现，方便您集中管理时价项目。
8、打折：“打折”栏打“√”的菜品在前台收银时，如果给顾客折扣，该菜品将参与打折。
9、常用：“打折”栏打“√”的菜品在“前台收银”将出现在右下角的窗口中，方便点菜。
10、简拼：点击“简拼”按钮后，软件会自动生成每个商品的“简拼”，它是由“商品名称”中每个汉字拼音的打头字母组成的，主要用于商品的快速查找。

2.4 套餐模版设置
用于设置套餐模版所包含的菜品。这些设置将在“前台收银”中通过“套餐模版”实现菜品的快速输入。

2.5 菜品时价设置
用于快速设置在“系统设置->菜品资料设置”中“时价”打“√”的菜品的售价、会员价及打折、常用标志。

2.6 操作权限设置
【功能】用于设置使用员工操作本软件的权限。
【操作】在软件主窗口中点击“系统设置->操作权限设置”。本窗口的各个“权限”分别对应本软件的主菜单（软件主窗口中的菜单）的各个条目。打“√”表示有权使用，否则表示无权使用。权限设置完毕后，必须点击“保存”才会生效。保存时系统会要求输入一个密码（权限设置密码），默认值为“123”。
2.7 打印格式设置
【功能】用于重新设计各种单据的打印格式。
【操作】在软件主窗口中点击“系统设置->打印格式设置”。若“打印预览”被选中，则在打印时先预览后打印，否则直接打印。用户可通过点击“重新设计”来设计自需要的打印格式。用户可以通过点击“打印格式文件”栏后面的“...”找到相应的打印格式文件。
当用户点击“重新设计”后，在弹出的“设计器”窗口中操作方法如下：
一、使用控制键
光标键：移动到下一个对象；
Ctrl + 光标键：沿光标方向移动选中的对象；
Shift + 光标键：沿光标方向增加或者减少所选对象的尺寸；
Enter：调出所选对象的编辑器；
Del：删除所选对象；
Insert ：显示"插入数据字段"工具栏；
Ctrl + Enter ：调出所选对象的memo编辑器；
Ctrl + 1..9 ： 设置所选对象的边框宽度；
Ctrl + Z ： 取消最后一次操作；
Ctrl + Y ：重复已取消的操作；
Ctrl + G ：对齐风格开/关；
Ctrl + B, Ctrl + I, Ctrl + U ：设置加粗、倾斜、下划线字体风格；
Ctrl + F ： 取消对象的边框；
Ctrl + D ： 设置对象的边框；
Ctrl + X ： 剪切到剪贴板；
Ctrl + V ：从剪贴板粘贴；
Ctrl + C ： 拷贝到剪贴板；
Ctrl + A ： 选中页面上的所有对象；
Ctrl + N ： 创建新的空白报表；
Ctrl + O ： 打开报表文件；
Ctrl + S ：保存报表文件；
Ctrl + P ： 预览报表；
二、使用鼠标
左击 ： 在页面窗体中选择对象；在可见控件面板选中对象后按左键在页面窗体中插入新对象。
右击 ： 调出所选对象的快捷菜单。
双击 ： 调出所选对象的缺省编辑器。在页面的空白区域双击则调出页面选项对话框，这里你可以设置页面选项，象页边距，尺寸。
Shift + 左击 ： 选择多个对象。
Ctrl + 左击 ： 画选择框。在你松开鼠标后选择框中的所有对象将被选中
要按比例缩放所选对象，拖动所选对象组右下角的红色矩形块
2.8 帐套设置
【功能】用于新建或设置帐套。用户在正式开始使用软件时，需要先设置帐套。
【操作】
一、启动本软件，进入“登录窗口”（打开软件后出现的第一个窗口）。
二、点击“帐套设置”按钮进入“帐套设置”窗口。
三、点击“增加”按钮，新增一行。
【说明】
1、帐套设置的实质是新建、选择或配置数据库。用户输入的所有数据全部存放在这个数据库中。
2、用户设置的帐套会在登录窗口中“帐套名称”下拉列表框中出现。
3、默认帐套有且只能有一个。
4、若”数据库类型”是Access数据库，用户可以在这里进行帐套（数据库）的备份与恢复；若是SQLServer数据库，用户必须先安装SQLServer数据库系统，然后用本软件自带的“数据库工具”对数据库（帐套）进行创建、备份及恢复。

第三章、常用工具

常用工具是本软件提供给用户的几个非常实用的工具软件,正确使用这些软件，将会为您的工作得心应手。
3.1 迷你计算器
【功能】既能执行一般的加减乘除运算，还可以执行标准的SQL语句。掌握SQL语句的用户完全可以凭借强大的SQL语句实现对本软件后台数据库的操纵。基于系统安全的考虑，本软件限定只有系统管理员才能在此执行SQL语句。
【操作】
1.在“计算公式”栏输入计算公式及SQL语句后回车或点击计算按钮或按ALT+J键，结果会在“计算结果”栏显示。
2.若当前输入焦点在“计算公式”栏，则点击“清空”按钮将清空计算公式栏；若当前输入焦点在“计算结果”栏，则点击“清空”按钮将清空“计算结果”栏；
3.2 更改口令
用于更改用户口令。本软件新建用户的口令为空(没有口令)，因此，新建用户在登录本软件后应立即通过这一功能更改口令。
3.3 切换用户
用于更换操作人员。以超级用户(sa)身份进入软件的用户，不能在此切换到其他用户。
3.4 屏幕保护
用于立即启动操作系统的屏幕保护程序。一方面可以保护计算机的屏幕，另一方面可以节省用电，还可以确保用户暂时离开时软件的安全。实际上，这一功能调用的是操作系统(windows9x、windows2000、windowsxp)中的屏幕保护功能，因此使用这一功能的前提是用户在操作系统中设置了屏幕保护功能。
3.5 帐套初始化
用于清理帐套中现有数据，以便用户重建自己的帐套。为确保数据安全，在初始化前您应对现有帐套进行备份，以防万一！！！
说明：在进行初始化前，应先选择(打“√”)需要进行初始化的表。建议在初始化时，不要选择以“BM_”、 “GG_”开头的表，如“BM_CP”、“BM_SP” 、“GG_XTBL”等。
3.6 帐套备份
用于备份帐套对应的数据库文件。为了保障用户的数据安全，建议用户要经常备份数据，最好将备份文件复制到其它存储媒体中，并注明备份日期。系统默认的备份文件存放在本软件中“backup”目录下，你也可以通过“系统设置->基础资料设置->本酒店(餐馆)”中“备份文件存放路径”设置。
3.7 帐套压缩、修复
用于清除当前帐套对应的Access数据库文件中的冗余数据，提高系统性能，加快查询
速度，也可以修复因实然停电等原因造成的数据库损坏。只有使用Access数据库的用户才可以使用这一功能。
3.8帐套数据导入、导出
【功能】用于导入、导出帐套中指定表的数据，实现帐套的备份、恢复或其它用途。
【操作】通过在软件主窗口中点击“常用工具->帐套数据导入、导出”打开。
【说明】
1、在进行导入或导出前，应先选择(打“√”)需要进行导入或导出的表。
2、导入(添加)：是指在导入数据时，不删除原有数据而直接导入。注意：若原有数据与导入数据重复，软件会有出错信息出现，因此在导入前，用户必须确保没有重复的数据。
3、导入(替换)：是指在导入数据时，先删除原有数据。注意，由于要先“删除”原有数据，因此在导入前，用户最好先备份原有数据。
4、用户在进行导入、导出前，应注意选择“文件存放位置”。
3.9帐套升级
用于对帐套（实际上是帐套对应的数据库）进行升级。建议用户每次升级软件后，执行一下帐套升级。
3.10工资管理
【功能】用于登记员工工资及编制各类工资汇总表。
【操作】通过在软件主窗口中点击“常用工具->工资管理”打开。
【说明】
1、工资输入。
保存：用户在输入、修改或清除工资数据后，必须点击这个按钮后软件才正式确认。
生成简拼：软件取职工姓名中每个汉字的拼音的第一个字母组成“简拼”。比如：“李建军”的简拼是“LJJ”。
计算：用于计算职工的应发工资合计，扣除项目合计及应缴的个人所得税。
回车换行：选中后，按回车键换行； 未选中，按回车键换列。
简拼：输入“简拼”关键字，过滤符合条件的职工。
姓名：输入“姓名”关键字，过滤符合条件的职工。
所属年月：输入“所属年月”，过滤符合条件的职工。格式必须为YYYYMM,其中YYYY指的是年，MM指的是月份。“月份”不够两位数时用零补齐。比如2004年元月应填为200401。
在工资输入窗口中点击鼠标右键后，在弹出菜单中的功能：
（1）复制本月数据：复制本月数据以用于生成其它月份的数据。
（2）粘贴数据：根据已复制的数据生成本月数据。
（3）清除本月工资数据：清除本月除姓名、简拼之外的其它工资数据。
（4）清除本月全部数据：清除本月全部工资数据，以便于重新建立本月新的工资数据。
（5）清除所有数据：清除数据库中全部工资数据，以便于重新建立新的工资数据库。
2、业务报表。汇总并输出实发工资分月汇总表及实发工资分人汇总表。
3、工资项目设置。参见“第二章->基础资料设置->工资项目”。

第四章、日常业务处理

　 日常业务处理是本软件的核心工作，主要有进货管理、领料管理、库存管理、销售管理、营业外收支等方面的内容。下面，让我们来看如何进行日常的业务管理工作。

4.1进货管理

4.1.1 供货商管理
【功能】用于登记供货商基本资料、进行往来帐目（累计进货、累计退货等）分析及登记付款单。
【操作】在软件主窗口中点击“进货管理->供货商管理”。
【说明】
1、入库记录、退货记录及还款记录分别对应当前供货商的所有相关业务记录，“累计进货额”、“累计退货额”及“累计还款额”则分别是这些记录的合计。
2、支付货款时，登记付款单是通过点击“还款记录”右边的“＋”号实现的。
3、作废付款单是通过点击“还款记录”右边的“－”号实现的。

4.1.2 登记订货单
【功能】用于登记需要采购的商品名称、数量及订货日期、供货商、经办人等资料。
【操作】在软件主窗口中点击“进货管理->登记订货单”，在弹出的窗口中点击“新增”开始登记一张新的订货单。
【说明】
1、用户可在“供货商”项目中直接输入供货商编号，也可点击“供货商”项目右边的“▼”或按Alt+W，在弹出的“供货商选择” 窗口中找到供货商，点击“选中”或用鼠标双击或按Ctrl+Enter选中。用户可在“供货商选择”窗口中新增或修改供货商资料。
2、用户可在“商品编号”栏目中直接输入商品编号或简拼，也可点击商品编号栏目中的“...”或按Ctrl+Enter，在弹出的“商品选择” 窗口中找到商品，点击“选中”或用鼠标双击或按Ctrl+Enter选中。用户可在“商品选择”窗口中新增或修改商品资料。
3、若在商品资料中设定了最低库存数量及最高库存数量，那么用户可点击“根据库存设置自动生产订货明细”，软件会根据商品当前的库存量自动生成需要订货的数量。
4、“已执行”打“√”表示该订货单已生效（货已收到）。
5、选择“使用模版”后，软件会自动将该模版所属的商品资料一次性填入“商品明细”窗口。
6、点击“清除订货数量为零的商品”后，软件会自动将“商品明细”窗口中“数量”为零的商品全部删除。
5、点击“+”，在“商品明细”窗口新增一行；点击“―”，在“商品明细”窗口删除一行。

4.1.3 订货单查询
输入“订货日期”等查询条件后，可以快速查找出符合条件的订货单据。

4.1.4 登记入库单
【功能】用于登记入库商品的名称、单价、数量及入库日期、供货商、经办人。期初库存也在此输入。
【操作】在软件主窗口中点击“进货管理->登记入库单”，在弹出的窗口中点击“新增”开始登记一张新的入库单。
【说明】
1、用户可在“供货商”项目中直接输入供货商编号，也可点击“供货商”项目右边的“▼”或按Alt+W，在弹出的“供货商选择” 窗口中找到供货商，点击“选中”或用鼠标双击或按Ctrl+Enter选中。用户可在“供货商选择”窗口中新增或修改供货商资料。
2、用户可在“商品编号”栏目中直接输入商品编号或简拼，也可点击商品编号栏目中的“...”或按Ctrl+Enter，在弹出的“商品选择” 窗口中找到商品，点击“选中”或用鼠标双击或按Ctrl+Enter选中。
3、单价取自该商品的“上次进价”，也就是该商品前一次入库时的单价。
4、入库确认与反确认。在登记入库单的过程中，当用户点击“保存”后，该入库单只以“草稿”的形式保存，商品的库存不会发生增减变化，此时用户可以随意调整入库单中的数据。只有当用户点击“入库确认”后，商品的库存才会增加，此时用户不能再对入库单中的数据进行调整。若需调整，用户可点击“入库反确认”，将入库单恢复为“草稿”状态，同时减少商品的库存。
5、选择“使用模版”后，软件会自动将该模版所属的商品资料一次性填入“商品明细”窗口。
6、输入“订货单号”后，软件会自动将该订货单所属的商品资料一次性填入“商品明细”窗口。
7、点击“清除合计为零的商品”后，软件会自动将“商品明细”窗口中“合计”为零的商品全部删除。
8、点击“+”，在“商品明细”窗口新增一行；点击“―”，在“商品明细”窗口删除一行。

4.1.5 入库货单查询
输入“入库日期、供货商”等查询条件后点击“查询”即可查找出符合条件的入库单据。

4.1.6 入库流水账
输入“入库日期、存放分店、查询类型”等查询条件后点击“汇总”即可产生商品的入库流水帐。

4.1.7 入库情况明细表
输入“入库日期、商品类别、供货商”等查询条件后点击“汇总”即可计算出商品的入库数量、金额。

4.1.8 登记退货单
【功能】用于登记已采购，却因某种原因需要退回的商品名称、单价、数量及退货日期、供货商、经办人等资料。
【操作】在软件主窗口中点击“进货管理->登记采购退货单”，在弹出的窗口中点击“新增”开始登记一张新的采购退货单。
【说明】
1、用户可在“供货商”项目中直接输入供货商编号，也可点击“供货商”项目右边的“▼”或按Alt+W，在弹出的“供货商选择” 窗口中找到供货商，点击“选中”或用鼠标双击或按Ctrl+Enter选中。用户可在“供货商选择”窗口中新增或修改供货商资料。
2、用户可在“商品编号”栏目中直接输入商品编号或简拼，也可点击商品编号栏目中的“...”或按Ctrl+Enter，在弹出的“库存商品选择” 窗口中找到商品，点击“选中”或用鼠标双击或按Ctrl+Enter选中。
3、单价取自该商品的库存成本价。
4、退货确认与反确认。在登记退货单的过程中，当用户点击“保存”后，该退货单只以“草稿”的形式保存，商品的库存不会发生增减变化，此时用户可以随意调整退货单中的数据。只有当用户点击“退货确认"后，商品的库存才会减少，此时用户不能再对退货单中的数据进行调整。若需调整，用户可点击“退货反确认”，将退货单恢复为“草稿”状态，同时增加商品的库存。
5、选择“使用模版”后，软件会自动将该模版所属的商品资料一次性填入“商品明细”窗口。
6、点击“清除合计为零的商品”后，软件会自动将“商品明细”窗口中“合计”为零的商品全部删除。
7、点击“+”，在“商品明细”窗口新增一行；点击“―”，在“商品明细”窗口删除一行。
8、点击“打印”可直接打印出采购退货单，也可点击“导出”生成Excel文件，供用户编辑。

4.1.9 采购退货单查询
输入“退货日期”等查询条件后点击“查询”即可查找出符合条件的退货单据。

4.1.10 采购退货明细表
输入“退货日期、供货商、退货分店”等查询条件后点击“汇总”即可计算出退货的数量、金额。

4.2 领料管理

4.2.1 登记领料单
【功能】用于登记某部门领用商品的名称、单价、数量及领料日期、经手人等资料。
【操作】在软件主窗口中点击“领料管理->登记领料单”，在弹出的窗口中点击“新增”开始登记一张新的领料单。
【说明】
1、用户可在“商品编号”栏目中直接输入商品编号或简拼，也可点击商品编号栏目中的“..."或按Ctrl+Enter，在弹出的“商品选择” 窗口中找到商品，点击“选中”或用鼠标双击或按Ctrl+Enter选中。
2、单价取自该商品的“成本价”。
3、领料确认与反确认。在登记领料单的过程中，当用户点击“保存”后，该领料单只以“草稿”的形式保存，商品的库存不会发生增减变化，此时用户可以随意调整领料单中的数据。只有当用户点击“领料确认"后，商品的库存才会减少，此时用户不能再对领料单中的数据进行调整。若需调整，用户可点击“领料反确认”，将领料单恢复为“草稿”状态，同时增加商品的库存。
4、选择“使用模版”后，软件会自动将该模版所属的商品资料一次性填入“商品明细”窗口。
5、点击“清除合计为零的商品”后，软件会自动将“商品明细”窗口中“合计”为零的商品全部删除。

4.2.2 领料单查询
输入“领料日期、领料部门”等查询条件后点击“查询”即可查找出符合条件的领料单据。

4.2.3 领料流水帐
输入“领料日期”等查询条件后点击“汇总”即可产生领料流水帐。

4.2.4 领料明细表
输入“领料日期、商品类别、领料部门”等查询条件后点击“汇总”即可计算出领料数量、金额。

4.2.5 登记归库单
【功能】用于登记领用后因某种原因又退回的商品的名称、单价、数量及归库日期、归库部门、经手人等资料。
【操作】在软件主窗口中点击“领料管理->登记归库单”，在弹出的窗口中点击“新增”开始登记一张新的归库单。
【说明】
1、用户可在“商品编号”栏目中直接输入商品编号或简拼，也可点击商品编号栏目中的“..."或按Ctrl+Enter，在弹出的“商品选择” 窗口中找到商品，点击“选中”或用鼠标双击或按Ctrl+Enter选中。
2、单价取自该商品的成本价。
3、归库确认与反确认。在登记归库单的过程中，当用户点击“保存”后，该归库单只以“草稿”的形式保存，商品的库存不会发生增减变化，此时用户可以随意调整归库单中的数据。只有当用户点击“归库确认”后，商品的库存才会增加，此时用户不能再对归库单中的数据进行调整。若需调整，用户可点击“归库反确认”，将归库单恢复为“草稿”状态，同时减少商品的库存。
4、选择“使用模版”后，软件会自动将该模版所属的商品资料一次性填入“商品明细”窗口。
5、点击“清除合计为零的商品”后，软件会自动将“商品明细”窗口中“合计”为零的商品全部删除。
6、点击“+”，在“商品明细”窗口新增一行；点击“―”，在“商品明细”窗口删除一行。

4.3 库存管理

4.3.1库存明细
【功能】用于查询商品适（当）时的库存情况。
【操作】用户可通过输入“简拼”、“商品编号”及“商品名称”对库存商品进行模糊查询。
4.3.2库存报警。用于查询库存数量低于最低库存的商品，以提醒用户进货。
4.3.3商品台帐
【功能】用于查询指定商品的进、销、存详细情况。
【操作】第一步，输入“简拼”、“商品编号”及“商品类别”后点击“过滤”，找出要查询的商品。第二步，输入“起止日期”。第三步，点击“汇总”生成商品台帐。

4.3.4登记报损单
【功能】用于登记报损商品的名称、单价、数量及报损日期、报损部门、经手人等资料。
【操作】在软件主窗口中点击“库存管理->登记报损单”，在弹出的窗口中点击“新增”开始登记一张新的报损单。
【说明】
1、用户可在“商品编号”栏目中直接输入商品编号或简拼，也可点击商品编号栏目中的“..."或按Ctrl+Enter，在弹出的“商品选择” 窗口中找到商品，点击“选中”或用鼠标双击或按Ctrl+Enter选中。
2、单价取自该商品的成本价。
3、报损确认与反确认。在登记报损单的过程中，当用户点击“保存”后，该报损单只以“草稿”的形式保存，商品的库存不会发生增减变化，此时用户可以随意调整报损单中的数据。只有当用户点击“报损确认”后，商品的库存才会减少，此时用户不能再对报损单中的数据进行调整。若需调整，用户可点击“报损反确认”，将报损单恢复为“草稿”状态，同时增加商品的库存。
4、选择“使用模版”后，软件会自动将该模版所属的商品资料一次性填入“商品明细”窗口。
5、点击“清除合计为零的商品”后，软件会自动将“商品明细”窗口中“合计”为零的商品全部删除。
6、点击“+”，在“商品明细”窗口新增一行；点击“―”，在“商品明细”窗口删除一行。

4.3.5报损单查询
输入“报损日期、报损部门”等查询条件后点击“查询”即可查找出符合条件的报损单据。

4.3.6报损明细表
输入“报损日期、报损部门、商品类别”等查询条件后点击“汇总”即可计算出商品的报损数量、金额及报损原因。

4.3.7登记盘点单
【功能】用于登记盘点商品的名称、单价、盈亏数量及盘点日