4、印章管理暂行办法.doc

紫金财产保险股份有限公司浙江分公司 行政管理制度

紫金财产保险股份有限公司浙江分公司
印章管理暂行办法

第一章 总则
第一条为加强公司系统印章的管理，规范印章使用，根据国务院《关于国家行政机关和企业、事业单位印章的规定》（国发[1993]21号）文件精神，结合公司实际，特制定本办法。
第二章 公章、部门章管理
第二条规格和式样
一、分公司公章和各职能部门印章。
分公司公章：直径为4.5cm的圆形章，中央刊五角星，五角星外刊单位名称，自左而右环行。
二、分公司职能部门印章：直径为4.2cm的圆形章，公司名称自左而右环行，部门名称自左而右横行。
三、三级机构、四级机构印章刻制机构公章，其部门不刻制印章。
三级机构公章：直径为4.2cm的圆形章，中央刊五角星，五角星外刊单位名称，自左而右环行。四级机构公章：直径为4.2cm的圆形章，中央刊五角星，五角星外刊单位名称，自左而右环行。
第三条印章的名称、字体和质料
一、印章所刊名称为本单位名称。
二、印章的印文使用国务院公布实行的简化字，字体采用宋体。
三、总公司印章采用光敏质料，各级机构公章采用光敏质料，总公司及二级机构部门印章采用橡胶质料。
第四条印章的刻制和颁发
公司各级机构公章及总公司、二级机构部门章由总公司行政管理部门统一刻制、颁发。分公司及所辖三级机构、四级机构印章的刻制，由二级机构行政管理部门填写《印章刻制审批表》，经二级机构负责人、总公司行政管理部门负责人、分管总裁批准后方可刻制。
颁发印章应填写《颁发印章登记表》（见附件2）。二级机构及所辖三级机构、四级机构印章由二级机构统一领取。印章领取人领取印章时应有二级机构主要负责人的授权。
第五条印章的保管
一、分公司及其职能部门印章由分公司行政管理部门指定专人保管，建立印章管理负责制。三级机构、四级机构印章由三级机构综合管理部指定专人保管，建立印章管理负责制。
二、印章的保管必须指定两位工作认真、责任心强的同志负责，建立印章管理责任制并签订《印章保管登记表》（见附件3）、《印章管理责任书》（见附件4），存档备查。
三、当第一保管人外出时，应将印章移交第二保管人管理，并办理移交手续，两位印章保管人不得同时外出，印章不得交给两位保管人之外的任何人。
四、印章保管人离开行政管理部门或下班时，应将印章锁好，在节假日期间必须由印章保管人将印章封存。
五、若印章保管人工作变动时，各机构应及时更换印章保管人，并办理印章交接手续。
六、如印章丢失，印章保管人应立即向印章管理负责人汇报，并以书面形式将情况报总公司行政管理部门，同时申请重新刻制。公司将追究印章保管人及连带责任者之责任。
第六条印章使用管理
一、严格印章管理，使用印章必须通过OA系统经授权负责人批准后，方可加盖印章。
二、建立印章使用登记制度，加盖印章必须登记备案（见附件5）。
三、用印要求：在落款处加盖的印章要端正、清晰、加印位置应“齐年盖月”
四、印章正常使用范围：
1、经法定代表人签字或批准的法定代表人授权委托书及法定代表人证明。
2、经财务部门负责人、分管财务的总经理室领导签字同意的公司财务报表。
3、部门章仅限于经各部门领导签发的工作联系函件。
4、一律不准在擅自出具的各类担保证明上加盖印章。
5、一律不准在空白纸张和空白介绍信上加盖印章。
6、部门撤销或合并时，该部门的印章同时停止使用。
7、印章保管人有权拒绝在与公司有关印章管理规定相违背的文件、证明上加盖印章。
8、对违反印章管理规定使用印章者，公司将给予行政处分，情节严重并导致不良后果者，将追究当事人所在部门及各级负责人法律责任。
第七条印章更换和销毁
分公司及所辖三级机构、四级机构因故需更换印章时，由二级机构行政管理部门向总公司行政管理部门提出申请，经机构负责人、总公司行政管理部门负责人、分管总裁审批后刻制。领取新印章时需将所更换的印章缴回总公司行政管理部门，由总公司行政管理部门定期销毁。
销毁印章应填写《印章销毁登记表》（见附件6）。
第三章 业务印章管理
第八条业务印章的种类
（一）财务专用章
适用于以本级机构名义银行帐户的预留印鉴以及进行资金调拨等财务收支活动，缮制各类财务活动单据、报表等。
（二）负责人名章
适用于以本级机构名义银行帐户的预留印鉴以及进行资金调拨等财务收支活动，以及其他需要加盖负责人名单的法律文书等。
（三）发票专用章
适用于签发保险费发票。
（四） 保单专用章
适用于以本级机构名义签发对在办理承保等业务事项中的各类书面文件等。
（五）理赔专用章
适用于理赔金额计算书、理赔批单、理赔协议书、理赔证明等有关理赔业务的书面文件。
（六）其他
包括“现金收、付讫章”、“转帐收、付讫章”、“更正章”等日常办公用章。
第九条业务印章的规格、样式和质料
（一）财务专用章：边长为2.3cm的正方形章，机构名称自左而右竖排，“财务专用章”字样自上而下竖行，采用牛角质料。如机构所在省市对财务专用章规格和样式另有规定的，从其规定，但同一省市内机构的财务专用章应保持一致。
（二）负责人名章：边长为2.0cm的正方形，采用牛角质料。
（三）发票专用章：发票专用章为椭圆形，长轴为4cm，短轴为3.0cm，上段刊机构名称，中央刊五角星，下段刊“发票专用章”字样及印章标号，采用光敏质料。
（四）保单专用章：长轴为4.1cm，短轴为3.0cm的长方形章，采用光敏质料。
（五）理赔专用章：长轴为4.1cm，短轴为3.0cm的长方形章，采用光敏质料。
（六）其他：由制发单位制定。
第十条业务印章的字体
业务印章的印文使用国务院公布实行的简化字，字体采用宋体。
第十一条业务印章的刻制和颁发
公司各类业务印章由总公司行政管理部门统一刻制、登记和颁发；分公司及所辖三级机构、四级机构业务印章的刻制，由二级机构行政管理部门填写《印章刻制审批表》，经二级机构负责人、总公司行政管理部门负责人、分管总裁批准后方可刻制。
新设分公司业务印章的刻制，向总公司机构发展部申请填写《印章刻制审批表》，经机构发展部负责人、行政管理部门负责人、分管总裁批准后方可刻制。
颁发业务印章应填写《颁发印章登记表》。分公司及所辖三级机构、四级机构印章由分公司统一领取。印章领取人领取印章时应有分公司主要负责人的授权。
第十二条业务印章的保管和使用
（一）业务印章应由责任心强，能坚持原则，秉公办事，作风正派，负责相关业务处理的人员保管使用。业务印章保管人领取业务印章后应签署《印章保管登记表》和《印章管理责任书》。
（二）若业务印章保管人工作变动时，相关部门应及时更换印章保管人，并办理印章交接手续。
（三）业务印章保管应严格执行公司关于审批与保管分离及不相容岗位分离的内控制度规定。
（四）业务印章必须存放在保险柜或上锁的铁制柜中保管。工作时间，业务印章保管人可将业务印章置于视线可及的范围内，离开此范围必须将业务印章入柜上锁。
（五）业务印章保管人应严格按照业务处理权限及使用范围使用业务印章，严禁超权限、超范围使用。
（六）业务印章如有丢失或误用，应立即书面详细说明情况，并迅速采取措施进行补救，逐级上报至总公司行政管理部门。因此造成公司损失的，追究相关责任人的责任。
（七）严禁将各类业务印章带出办公场所使用。
（八）除另有规定，严禁在各类空白保险单、发票、暂收据等单证和纸张上加盖或套印业务印章。
第十三条业务印章的清收和销毁
分公司及所辖三级机构、四级机构因故需更换业务印章时，由二级机构行政管理部门向总公司机构发展部提出申请，由总公司机构发展部填写《印章刻制审批表》，经审批后刻制。领取新印章时需将所更换的印章缴回总公司行政管理部门，由总公司行政管理部门定期销毁。销毁印章应填写《印章销毁登记表》。
第四章 附则
第十四条党组织、工会、共青团组织印章参照公章、部门章管理办法执行。
第十五条本办法由总公司行政管理部门负责解释。
附件：1、印章刻制审批表
2、颁发印章登记表
3、印章保管登记表
4、印章管理责任书
5、印章使用登记表
6、印章销毁登记表

附件1：
印章刻制审批表
刻制事由：
经办人： 年 月 日
序号
印章名称
备注

合计 枚
部门负责人意见：
年 月 日
行政管理部门负责人意见：
年 月 日
总裁室意见：
年 月 日
办理结果：

附件2：
颁发印章登记表

序号
印鉴及印章名称
序号
印鉴及印章名称

本页合计 枚印章

刻制经办人： 校核、登记人： 登记日期： 领导签字：

颁发人： 领取人： 颁发日期： 领导签字：

附件3：
印章保管登记表
印章印模
负责人签字
第一保管人
第二保管人
备注

印章保管人移交登记
移交时间
移交人
接收人
负责人

附件4：
印章管理责任书
一、印章名称：
二、印章管理负责人：
三、印章保管人：
第一保管人 第二保管人
四、正常情况下一律由第一保管人保管，第一保管人外出时，才移交第二保管人使用并保管。
五、严格执行《浙江分公司印章管理暂行办法》。
六、严禁在空白纸张或空白介绍信上加印。
七、所有印章使用情况须全部登记。
八、如出现丢失公章或违章使用印章情况，公司将追究当事人及印章管理负责人的责任，情节严重者，将追究其法律责任。
九、印章第一保管人、第二保管人、印章管理负责人有一方变动，应重新签署印章管理责任书。
十、本责任书一式肆份，印章管理负责人、第一保管人、第二保管人各执一份，一份留档备查。
第一保管人签名：
第二保管人签名：
印章管理负责人签名：
年 月 日
附件5：
印章使用登记表
印章名称：
序号
日期
加盖印章文件主要内容
数量
批准人
经办人
加印人
备注

附件6：
印章销毁登记表

序号
销毁印章名称
印 鉴
更换原因
备注

登记日期： 颁发日期：
销毁人： 监销人： 销毁日期：