09建设项目信息管理1.0-825.ppt

0909建设项目信息建设项目信息管理管理1.01.09.1 信息管理的含义和目的9.1.1信息的含义和特点 信息是信息论中的一个术语，常常把消息中有意义的内容称为信息。信息指的是用口头的方式、书面的方式或电子的方式传输（传达、传递）的知识、新闻，或可靠的或不可靠的情报。在管理科学领域中，通常被认为是一种已被加工或处理成特定形式的数据。例如：别人告诉你个事，说 1“前面有个人！”非常含糊！2“前面有个男人！”更具体！3“前面有个老人，是个男的！”更具体！4“前面有个老头，是个盲人！”更具体！5“前面有个老头，是个盲人！迷路了！”更具体！6“前面有个老头，是个盲人！迷路了！需要帮助！”更具体！7“前面有个老头，是个盲人！迷路了！有个警察把他送回家了！”非常具体！在大多数情况下，我们听到的和事情的本质，是存在非常大的差异的！我们听到的是消息！而不是信息！再比如：单位通知作息时间，“下周开始，白班时间为：上午上班时间 8：0012：00，下午上班时间14：0018：00，即日生效。”这就是信息应用的一个具体事例。提供一个精准数据，供传播执行。建设项目信息从信息管理的角度可把纷繁复杂的建设项目决策和实施过程归纳为两个主要过程，一是信息过程（Information Processes），二是物质过程（Material Processes）。项目策划阶段、设计阶段和招投标阶段等的主要任务之一就是生产、处理、传递和应用信息，这些阶段的主要工作成果是建设项目信息。据国际有关文献资料介绍，建设项目实施过程中存在的诸多问题，其中三分之二与信息交流（信息沟通）的问题有关；建设项目10%至33%的费用增加与信息交流存在的问题有关；在大型建设项目中，信息交流的问题导致工程变更和工程实施的错误约占工程总成本的3%至5%。由此可见建设项目管理中信息管理的重要性。信息（information）一词来源于拉丁文，意思是解释和陈述。自美国贝尔实验室的申农第一次将其作为通信理论的专门术语进行深入研究并提出科学概念以来，信息这一概念已广泛渗透到其他各门学科，成为一个内容丰富、运用极广的概念。信息在自然界、社会以及人体自身都广泛存在着，人类进行的每一社会实践、生产实践和科学实验都在接触信息、获得信息、处理信息和利用信息。和人们一般意义上理解的消息不同，信息在产生、传递和处理过程中具有以下特性和要求。信息的准确性信息的时效性信息的有序性信息的共享性信息的可存储性信息的适用性信息的系统性（2）信息与数据数据的概念 数据是用来记录客观事物的性质、形态、数量和特征的抽象符号。不仅文字、数字和图形可以看作是数据，声音、信号和语言也可以认为是数据。数据与信息的关系信息是根据要求，将数据进行加工处理转换的结果。同一组数据可以按管理层次和职能不同，将其加工成不同形式的信息；不同数据如采用不同的处理方式，也可得到相同的信息。数据转化为信息的方式示意如图7.2所示。图7.2 数据转化为信息方式示意图9.1.2信息管理的含义和原则(1)信息管理的内涵信息管理是指对信息的收集、加工、整理、存储、传递与应用等一系列工作的总称。信息管理的目的就是通过有组织的信息流通，使决策者能及时、准确地获得相应的信息。为了达到信息管理的目的，就要把握信息管理的各个环节，并做到：了解和掌握信息来源，对信息进行分类；掌握和正确运用信息管理的手段(如计算机)；掌握信息流程的不同环节，建立信息管理系统。建设项目信息管理的目的旨在通过信息传输的有效组织管理和控制为建设项目建设提供增值服务。（2）建设项目信息管理的工作原则建设项目产生的信息数量巨大，种类繁多。为便于信息的搜集、处理、储存、传递和利用，建设项目信息管理应遵从以下基本原则。标准化原则有效性原则定量化原则时效性原则高效处理原则可预见原则（3）建设项目信息管理的任务建设项目一般具有周期较长、参与单位多、单件性和专业性强等特征，一个项目在决策和实施的过程中，项目信息往往会数量巨大、变化多而且错综复杂，项目信息资源的组织与管理任务十分重大。具体来讲，应主要做好以下几方面的工作。1）编制建设项目信息管理规划2）明确建设项目管理班子中信息管理部门的任务3）编制和确定信息管理的工作流程4)建立建设项目信息管理的处理平台5）建立建设项目信息中心9.2 建设项目信息管理的过程和内容 建设项目信息管理的过程主要包括信息的收集、加工整理、存储、检索和传递。在这些信息管理过程中，建设项目信息管理的具体内容很多。7.2.1建设项目信息的收集建设项目信息的收集，就是收集项目决策和实施过程中的原始数据，这是很重要的基础工作，信息管理工作的质量好坏，很大程度上取决于原始资料的全面性和可靠性。其中，建立一套完善的信息采集制度是十分有必要的。没有完善的管理制度，任何先进的方法和手段都不能充分发挥作用。为了保障信息管理系统的有效运转，我们必须建立一整套信息管理制度，作为信息工作的章程和准则，使信息管理规范化。建立完善的信息管 理制度主要包括以下几个方面：1、建立原始信息收集制度、建立原始信息收集制度一切与组织活动有关的信息，都应准确毫无遗漏地收集。为此，要建立相应的制度，安排专人或设立专门的机构从事原始信息收集的工作。在组织信息管理中，要对工作成绩突出的单位和个人给予必要的奖励，对那些因不负责任造成信息延误和失真，或者出于某种目的胡编乱造、提供假数据的人，要给予必要的处罚。2、规定信息渠道在信息管理中，要明确规定上下级之间纵向的信息通道，同时也要明确规定同级之间横向的信息通道。建立必要的制度，明确各单位、各部门在对外提供信息方面的职责和义务，在组织内部进行合理地分工，避免重复采集和收集信息。3、提高信息的利用率信息的利用率，一般指有效的信息占全部原始信息的百分率。这个百分率越高，说明信息工作的成效越大。反之，不仅在人力、物力上造成浪费，还使有用的信息得不到正常的流通。因此，必须加强信息处理机构和提高信息工作人员的业务水平，健全信息管理体系，通过专门的训练，使信息工作人员具有识别信息的能力。同时，必须重视用科学的定量分析方法，从大量数据中找出规律，提高科学管理水平，使信息充分发挥作用。4、建立灵敏的信息反馈系统信息反馈是指及时发现计划和决策执行中的偏差，并且对组织进行有效地控制和调节，如果对执行中出现的偏差反应迟钝，在造成较大失误之后才发现，这样就会给工作带来损失。因此，组织必须把管理中的追踪检查、监督和反馈摆在重要地位，严格规定监督反馈制度，定期对各种数据、信息作深入地分析，通过多种渠道，建立快速而灵敏的信息反馈系统。建设项目建设前期的信息收集建设项目在正式开工之前，需要进行大量的工作，这些工作将产生大量的文件，文件中包含着丰富的内容。1）收集设计任务书及有关资料2）设计文件及有关资料的收集3）招标投标合同文件及其有关资料的收集建设项目施工期的信息收集建设项目在整个工程施工阶段，每天都发生各种各样的情况，相应地包含着各种信息，需要及时收集和处理。因此，项目的施工阶段，可以说是大量的信息发生、传递和处理的阶段。1）建设单位提供的信息2）承建商提供的信息3）工程监理的记录4）工地会议信息工程竣工阶段的信息收集工程竣工并按要求进行竣工验收时，需要大量的对竣工验收有关的各种资料信息。这些信息一部分是在整个施工过程中，长期积累形成的；一部分是在竣工验收期间，根据积累的资料整理分析而形成的，完整的竣工资料应由承建单位编制，经工程监理单位和有关方面审查后，移交建设单位并通过建设单位移交项目管理运行单位以及相关的政府主管部门。9.2.2建设项目信息的加工整理和存储建设项目的信息管理除应注意各种原始资料的收集外，更重要的要对收集来的资料进行加工整理，并对工程决策和实施过程中出现的各种问题进行处理。按照工程信息加工整理的深浅可分为如下几个类别：第类为对资料和数据进行简单整理和滤波；第二类是对信息进行分析，概括综合后产生辅助建设项目管理决策的信息；第三类是通过应用数学模型统计推断可以产生决策的信息。在项目建设过程中，依据当时收集到的信息所作的决策或决定有如下几个方面。(1)依据进度控制信息，对施工进度状况的意见和指示。(2)依据质量控制信息，对工程质量控制情况提出意见和指示。(3)依据投资控制信息，对工程结算和决算情况的意见和指示。(4)依据合同管理信息，对索赔的处理意见。9.2.3建设项目信息的检索和传递 无论是存入档案库还是存入计算机存储器的信息、资料，为了查找的方便，在入库前都要拟定一套科学的查找方法和手段，作好编目分类工作。健全的检索系统可以使报表、文件、资料、人事和技术档案既保存完好，又查找方便。否则会使资料杂乱无章，无法利用。9.2.3建设项目信息的检索和传递 信息的传递是指借助于一定的载体(如纸张、软盘、磁带等)在建设项目信息管理工作的各部门、各单位之间的传递。通过传递，形成各种信息流。畅通的信息流，将利用报表、图表、文字、记录、电讯、各种收发文、会议、审批及计算机等传递手段，不断地将建设项目信息输送到项目建设各方手中，成为他们工作的依据。9.2.3建设项目信息的检索和传递 信息管理的目的，是为了更好地使用信息，为决策服务。处理好的信息，要按照需要和要求编印成各类报表和文件，以供项目管理工作使用。信息检索和传递的效率和质量是随着计算机的普及而提高。存储于计算机数据库中的数据，已成为信息资源，可为各个部门所共享。因此，利用计算机做好信息的加工储存工作，是更好地进行信息检索和传递，信息的使用前提。7.3 建设项目文档资料管理7.3.1 7.3.1 文档资料概念与特征文档资料概念与特征（1）文档资料概念建设项目文档资料是指建设项目在立项、设计、施工、监理和竣工活动中形成的具有归档保存价值的基建文件、监理文件、施工文件和竣工图的统称。（2）文档资料特征建设项目文档资料有以下方面的特征。分散性和复杂性继承性和时效性全面性和真实性随机性多专业性和综合性9.3.2 建设项目档案资料管理职责建设项目档案资料的管理涉及到建设单位、工程监理单位、施工单位以及地方城建档案部门。以下内容根据我国目前政府主管部门有关文件规定对工程建设参与有关各方管理职责进行介绍。通用职责建设单位职责工程监理单位职责工程施工单位职责地方城建档案部门职责9.3.3 建设项目档案资料编制质量要求与组卷方法对建设项目档案资料编制质量要求与组卷方法，各行政管理区域以及各行业都有自己的要求，但就全国来讲还没有统一的标准体系。以下介绍我国对地方城建档案部门的一般性要求。(1)编制质量要求1)工程档案资料必须真实地反映工程实际情况，具有永久和长期保存价值的文件材料必须完整、准确、系统，责任者的签章手续必须齐全。2)工程档案资料必须使用原件；如有特殊原因不能使用原件的，应在复印机或抄件上加盖公章并注明原件存放处。3)工程档案资料的签字必须使用档案规定用笔。工程资料宜采用打印的形式并应手工签字。4)工程档案资料的编制和填写应适应档案缩微管理和计算机输入的要求，凡采用施工蓝图改绘竣工图的，必须使用新蓝图并反差明显，修改后的竣工图必须图面整洁，文字材料字迹工整、清楚。5)工程档案资料的缩微制品，必须按国家缩微标准进行制作，主要技术指标（解像力、密度、海波残留量等）要符合国家标准，保证质量，以适应长期安全保管。6)工程档案资料的照片（含底片）及声像档案，要求图像清晰，声音清楚，文字说明或内容准确。(2)组卷一般要求1)组卷的质量要求2)组卷的基本原则3)组卷的具体要求4)案卷页号的编写5)案卷封面、案卷脊背、工程档案卷内目录、卷内备考表的编制、填写方法应按照地方城建档案部门具体填写说明执行。9.3.4建设项目档案资料验收与移交1、档案资料的验收 工程档案资料的验收是工程竣工验收的重要内容。在工程竣工验收时建设单位必须先提供一套工程竣工档案报请有关部门进行审查、验收。工程档案资料由建设单位进行验收，属于向地方城建档案部门报送工程档案资料的建设项目还应会同地方城建档案部门共同验收。国家、省市重点建设项目或一些特大型、大型的建设项目的预验收和验收会，应由地方城建档案部门参加验收。为确保工程档案资料的质量，各编制单位、监理单位、建设单位、地方城建档案部门、档案行政管理部门等要严格进行检查、验收。编制单位、制图人、审核人、技术负责人必须进行签字或盖章。对不符合技术要求的，一律退回编制单位进行改正、补齐，问题严重者可令其重做。不符合要求者，不能交工验收。凡报送的工程档案资料，如验收不合格将其退回建设单位，由建设单位责成责任者重新进行编制，待达到要求后重新报送。检查验收人员应对接收的档案负责。地方城建档案部门负责工程档案资料的最后验收。并对编制报送工程档案资料进行业务指导、督促和检查。2、档案资料的移交施工单位、监理单位等有关单位应在工程竣工验收前将工程档案资料按合同或协议规定的时间、套数移交给建设单位，办理移交手续。竣工验收通过后3个月内，建设单位将汇总的全部工程档案资料移交地方城建档案部门。如遇特殊情况，需要推迟报送日期，必须在规定报送时间内向地方城建档案部门申请延期报送并申明延期报送原因，经同意后办理延期报送手续。9.3.5建设项目档案资料的分类建设项目文档案资料归档过程的组卷工作上应按照当地城建档案主管部门的有关要求进行。本部分内容反映了对一般性城建档案主管单位对工程下建设过程档案资料的总体管理情况。(1)基建文件1)决策立项文件2)建设用地、征地、拆迁文件3)勘察、测绘、设计文件4)工程招投标及承包合同文件5)工程开工文件6)商务文件7)工程竣工备案文件8)其他文件(2)工程监理资料1)监理合同类文件2)工程的监理管理资料3)监理工作记录4)监理验收资料(3)施工资料1)施工管理资料2)施工技术资料3)施工物质资料4)施工测量记录5)工程施工记录6)施工试验记录7)施工验收资料8)竣工图9)工程资料、档案封面和目录工程项目管理信息工程项目管理信息反映工程项目在决策和实施过程中产生的内部和外部联系的各种情报和知识。工程项目管理信息 信 息 流自上而下的信息流自上而下的信息流自下而上的信息流自下而上的信息流横向的信息流横向的信息流下级必须了解的信息下级必须了解的信息(项目总目标、项目总目标、组织结构、各部门的任务与职责、组织结构、各部门的任务与职责、工作条例工作条例)下级应该了解的信息下级应该了解的信息(项目进展、项目进展、目标的变化、出现的问题和困难目标的变化、出现的问题和困难)下级想了解的信息下级想了解的信息(特殊情况、特殊情况、短期安排短期安排)信 息 观察者关于系统及其运行环境的情报与知识。观察者关于系统及其运行环境的情报与知识。信息管理的主要工作内容信息管理的主要工作内容1.1.建立项目信息编码体系；建立项目信息编码体系；2.2.建立项目信息管理制度；建立项目信息管理制度；3.3.进行项目信息的收集、分类、存档和整理；进行项目信息的收集、分类、存档和整理；4.4.提供项目管理报表提供项目管理报表(包括投资控制、进度控制、包括投资控制、进度控制、质量控制、合同管理报表质量控制、合同管理报表)；5.5.建立会议制度，整理各类会议记录建立会议制度，整理各类会议记录;6.6.督促设计单位、施工单位、供货单位及时整督促设计单位、施工单位、供货单位及时整理工程的技术经济档案和资料。理工程的技术经济档案和资料。工程项目管理的记录与报表工程项目管理的记录与报表会议纪要会议纪要历史记录历史记录工程计量和工程款记录工程计量和工程款记录工程质量记录工程质量记录竣工记录竣工记录 记记 录录 项目管理项目管理工程师函工程师函 报报 表表 其它专项其它专项 报报 告告给业主的函给业主的函给设计单位的函给设计单位的函给施工单位的函给施工单位的函投资控制报表投资控制报表进度控制报表进度控制报表质量控制报表质量控制报表合同管理报表合同管理报表工地日记工地日记驻现场项目管理驻现场项目管理工程师日记工程师日记周报、月报周报、月报试验结果记录试验结果记录样本记录样本记录信息化的概念信息化的概念信信 息息 化化信息资源的开发与利用信息资源的开发与利用信息技术的开发与应用信息技术的开发与应用组织信息资源组织信息资源管理信息资源管理信息资源经济信息资源经济信息资源技术信息资源技术信息资源国内信息资源国内信息资源国际信息资源国际信息资源数据处理设备数据处理设备网络技术网络技术硬件硬件软件软件硬件硬件软件软件组织件组织件教育件教育件部分程序（比如计算面积、体积）部分程序（比如计算面积、体积）单项程序（比如预算程序、财务程序）单项程序（比如预算程序、财务程序）信息平台（信息平台（PIP）程序系统（程序系统（MIS、PMIS）改变信息管理和共享过程 信信 息息 化化信息资源的开发和运用信息资源的开发和运用ITIT技术在工程管理中的运用技术在工程管理中的运用单项程序单项程序 概预算编制程序、网络计划编制程序，等等概预算编制程序、网络计划编制程序，等等 P M I SP M I S项目管理项目管理信息系统信息系统 投资控制子系统投资控制子系统CCCC、进度控制子系统、进度控制子系统TCTC、质量控制子系统质量控制子系统QCQC、合同管理子系统、合同管理子系统CACA、档案管理子系统档案管理子系统DMDM、办公自动化系统、办公自动化系统OA OA P I P P I P项目信息门户项目信息门户项目信息平台项目信息平台 信息信息化的化的目的目的 项目增值项目增值国外统计：国外统计：节约总投资节约总投资的的10%30%10%30%