营销会议流程.doc

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会议手册

一、 会议主题
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二、 会议目的
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三、 会前工作
1、 会议负责人、主持人、报告人
（1）根据会议地点、会议规模确定会议负责人；
（2）确定会议主持人和相关报告人；
（3）会议负责人通知会议主持人和相关报告人，将会议策划方案、 会议内容、会议议程等发至他们，以便更好地准备主持词和报告PPT;
2、 会议工作组
会议负责人，统筹会议的整个流程，会前准备、会议执行过程中的各方协调、会后的总结、报销等工作，并负责组建会议工作组，包括会务小组，后勤小组，影音小组，媒体小组，各组选出组长进行工作协调。
各组分工见《会议工作组分工表》。
3、 会议邀请函、会议议程、会议指南
（1）会议负责人与会务小组根据会议主题和内容，形成会议邀请函。媒体小组通过微信公众号，云资讯等方式进行媒体宣传，影音小组提前开通直播间进行直播预告和宣传，也可将邀请函直接发送给意向参会人员；
（2）根据会议主题和会议内容，初步确定会议议程；
（3）会议前至少一周，会务小组需要形成会议指南（含会议日程安排、酒店路线等）；
（4）会议前五天，会务小组每天跟进参会人员和专家的邀请情况，初步确定住宿、用餐、会议资料等事宜的准备情况，并与后勤小组
3、酒店对接
由会议负责人结合会议实际情况，进行酒店的筛选和对比，并与酒店进行对接，由会务小组进行协助。
（1）根据会议议程和会议安排，初步判断所需会议室的数量、规模、设施；用餐的数量、规格；住宿的数量等，以此筛选酒店，对比酒店的位置、设施及价格，确定酒店；
（2）确定酒店后，对接酒店销售经理，预定会议室、用餐数量和规格、房间数量和规格，并与酒店签署协议；
（3）对接酒店确定细节安排：一是会议室设备设施情况、会议室宣传品布置的尺寸要求及注意事项（条幅数量和尺寸，是否有LED背景墙及其尺寸，签到背景墙尺寸等）、茶歇服务标准及收费；二是用餐的菜单、酒水能否自带、是否收服务费等问题的确认。
4、酒水
（1）结合预算和实际情况确定酒水购买种类、品牌型号和数量；
（2）由后勤小组联系商家进行预订，约定送货时间、地点、联络人
，如果直接送到酒店，提前与酒店联络。
5、茶歇
结合预算和实际情况确定由酒店提供茶歇还是自行采购，若自行采购，则
（1）首先确定需购买茶歇的种类和数量；
（2）由后勤小组提前购买，茶歇洗净分盘装好，并准备好茶叶。
6、会议用文件整理
（1）会议欢迎背景图片、PPT、视频，会议各环所用背景音乐，目前已有相应文件，根据不同会议需要新的文件时，由媒体小组和影音小组协同完成；
（2）收集报告PPT（或其他文档）：将所有报告PPT（或其他文档）拷到一个U盘，放到电脑桌面，由影音小组负责。
7、宣传印刷品
由后勤小组负责，详细物料情况见表格《会议物料清单》
（1） 确定门形展架制作数量和内容、条幅内容；
（2） 若酒店无LED液晶屏，则需要对接广告公司进行租用，与酒店沟通尺寸问题；
（3） 对接广告公司进行签到背景墙的制作和安装，相关参数由酒店提供；
（4） 会议议程、会议指南、签到表格等文档的打印；
（5） 公司宣传画册、手提袋、工作证、参会代表证等物料的准备；
（6） 会议纪念品、小礼品的准备。
8、会场布置
会务小组与酒店对接会场布置工作，由酒店工作人员协助。
（1）布置签到台：签到背景墙的安装；
（2）布置会议室：LED背景墙，悬挂横幅、摆放展架；桌子、椅子摆放整齐，并确保整洁；摆放好立式讲台、白板；
（3）根据座位和人数，每个座位前放置会议议程、本子、笔、矿泉水等。
9、设备调试
由影音小组负责
（1）投影仪（LED液晶屏）：联系酒店工作人员或LED液晶屏安装人员提前调试，如有显示不清等情况及时更换；激光翻页笔的测试。
若投影仪或液晶屏不能正常显示，一般是电脑显示分辨率的问题，可将分辨率适当调低。
（2）音响：联系酒店工作人员提前调试，备好无线、有线话筒，无线话筒确保有电（充电或换电池）。
（3）电脑：windows系统，有MS Office和WPS软件。准备1到2台电脑作为备用，以免临时出现问题；每台电脑各种资料、文件需齐备（宣传视频、音乐、欢迎背景页、演讲文档）。
（4）网络直播用智能手机：直播间的开通，测试，以及会场网速的测试，保证直播流畅不卡顿，同时准备好移动电源，为手机提供续航支持。
（5）摄影及摄像设备：检查设备能否正常使用，内存是否充足，并充满电。
10、资料袋
（1） 根据会议内容确定需要的资料类别和数量；
（2） 将所需资料和礼品一起装进公司手提袋。
四、 会中工作：
1、 签到
（1） 根据参会信息统计表打印带信息《签到表》和空白《签到表》，准备签到用笔；签到表设置备注一栏，统计参会代表是否用晚宴；
（2） 将资料袋放置签到台后，签到时分发资料袋；
（3） 参会人员签到完成后引导其到签到背景墙进行签名。
2、 会场
（1） LED背景/投影仪：会议主持开始及致辞时，画面固定在主背景；
（2） 主持人：介绍每一个发言和报告，在基本介绍词说完后，加一句“大家掌声欢迎！”；
（3） 音乐播放：根据会议流程播放音乐，包括会议开幕，主持人登场，领导登场，促单互动环节。
（4） 拍照：会场四个角分别拍摄整体照片，需拍上横幅、屏幕、全部参会代表；发言人和报告人需要有特写照片；
（5） 网络直播：会议正式开始前半小时进行直播预热，会议期间根据领导和嘉宾发言调整机位，并适时拍摄观众区域。
（6） 录音：参会代表发言，尤其是嘉宾、专家等发言需进行录音；
（7） 话筒：准备1-2支无线话筒，在会议沟通互动阶段给参会人员发言使用。
3、 茶歇
（1） 提前对接酒店会议室负责人，提前准备茶歇桌子，将茶歇放置在会议室门口，并且准备1-2个垃圾桶；
（2） 注意茶歇时间，及时提醒茶歇时间；茶歇时间根据会议时间进行具体安排。
4、 晚宴
由会务小组负责
（1） 提前对接酒店，准备茶水；
（2） 对接餐厅服务员，晚宴桌子排上序号，设置主桌为1号2号，重要嘉宾坐到1、2桌。
（3） 会务小组工作人员提前在门口、酒店转弯处等位置占位，引导参会人员从会议室到餐厅用餐，若人手充足可协助会后的物料和设备整理工作。
（4） 领导致辞
（5） 敬酒
五、 会后工作：
1、 物料和设备整理回收
原则上会议结束后是由后勤小组和影音小组分工整理，视会场现场情况各小组要协作配合，确保会后整理工作稳定有序完成。
（1） 将签到表保存好，将剩余资料、展架整理回收，租用物品由服务商加负责拆卸回收，由勤小组负责；
（2） 会场用设备的整理和安全存放，由影音小组负责；
（3） 将剩余茶歇整理回收，由后勤小组负责。
2、 会后促单工作
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