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第六章食品原材料采购供应管理.内容简介内容简介第一节第一节 食品原材料的采购管理食品原材料的采购管理第二节第二节 食品原材料的验收管理食品原材料的验收管理 第三节第三节 食品原材料的库存控制食品原材料的库存控制.第一节 食品原材料的采购管理l食品原材料采购管理的组织形式l食品原材料采购管理的程序l食品原材料采购质量的控制l食品原材料采购数量的控制l食品原材料采购价格的控制l采购方式的选择与控制l采购过程中的具体问题.一、食品原材料采购管理的组织形式 （一）财务部的二级部管理形式 .（二）餐饮部门采购的组织形式 （三）餐饮采购直属总经理的组织形式 （四）饭店餐饮部负责鲜活物品的采购，饭店采购部负责可贮存物品的采购.二、食品原材料采购管理的程序 （一）制定采购计划(P154 表6-4)（二）提出采购申请(P154 表6-5、P155 表6-6）（三）做好采购审批 （四）控制采购价格、质量和数量 （五）及时组织进货.餐饮部仓库验收采购部门供应单位订购单财会部门订购单订购单验签发票付款订购单验签发票运送食品发票食品转送新鲜食品转送发放申领食品食品申领食品领料单采购申请单.案例 有私家车的采购员20世纪80年代中期，京城一家大型的四星级饭店开业了，采购部选用了一批职业学校毕业的员工为采购员。两年过去了，由于管理不当，该饭店经营没有多大起色，采购工作也是疑问颇多，为数不少的采购员居然拥有了自己的私家车，一经调查又弄不出名堂，不了了之。启示：采购工作同其他管理工作一样，采购管理首先建立一套完整的保障采购正常进行的体系，然后对这套体系进行运作、调查，最后维护好这套体系的正常运作。.三、食品原材料采购质量的控制（一）“食品原材料采购规格书”的定义 “采购规格书”又称“采购质量标准控制单”，它是决定和控制食品原材料采购品种、规格、质量标准、使用要求的主要依据。（二）“食品原材料采购规格书”的制定步骤：1、确定“食品原材料采购规格书”的种类 2、调查市场主要食品原料供应规格与质量 3、分类制定“食品原料采购规格书”（二）“食品原材料采购规格书”的作用 可以作为订货的依据、购货的指南、供货的准则、验收的标准.（四）“食品原材料采购规格书”的内容 产品公用名称或常用商业名称；法律、法规规定的等级、公认的商业等级或当地通用的等级；商品报价单位或容器；基本容器的名称和大小；容器中的单位数或单位大小；重量范围；最小或最大切除量；加工类型和包装；成熟程度；防止误解所需的其他信息.四、食品原材料采购数量的控制四、食品原材料采购数量的控制（一）鲜活类食品原材料采购数量的控制 1 1、日常及时采购法：、日常及时采购法：适用于采购消耗量大，有效保存期短暂，因而必须经常采购的原料。如新鲜肉类、禽类、水产海鲜等。“市场市场订货单订货单”2 2、长期订货法：、长期订货法：适用于采购消耗量变化不大的某些鲜活类食品原料，如面包、奶制品、某些水果、蔬菜等。“采购定量卡采购定量卡”.（二）（二）干货类食品原料采购的数量控制干货类食品原料采购的数量控制1 1、定期订货法、定期订货法：固定的订货周期，变动的订货数量；订货周期：根据饭店关于原料储备占用资金的定额规 定确定。订货数量=下期需求量-实际库存量+期末需存量期末需存量=（日平均消耗量订购期天数）150%下期需求量下期需求量下次订货点下次订货点下次送货点下次送货点本次订货点本次订货点期末需求量期末需求量实际库存量实际库存量.例题：某饭店罐头芦笋一个月订货一次，该原料消耗每天10罐，正常订货周期为5天，即送货日在订货日起5天。如果管理员发现货架尚存70罐，而下一期的用量是300罐。那么他本次应订货多少呢？期末需存量=（日平均消耗订购期天数）150%=（10罐5）150%=75罐 订货数量=下期需求量-实际库存量+期末需存量 =300罐-70罐+75管=305罐.2 2、永续盘存卡订购法（定量订货法）、永续盘存卡订购法（定量订货法）订货点量订货点量=（日平均消耗量订购期天数）150%指某种原料储备量下降到应该立即订货时的数量。最高储备量最高储备量的确定要考虑仓库面积、饭店确立的原料库存额、订货周期、每日消耗量、供货单位最低订货量规定等。订货数量订货数量=最高储备量最高储备量-（订货点量（订货点量-日平均消耗量日平均消耗量订货周期天数）订货周期天数）订货点量订货点量 订货期订货期 最高储备量最高储备量.例题：某饭店罐装黄桃，日平均消耗量为20罐，订货期为5天，最高储备量为300罐，则订货点量为多少？订购数量为多少？订货点量订货点量=（日平均消耗量订购期天数）150%=（20罐5）150%=150罐订购数量订购数量=最高储备量-订购点量+（日平均消耗量订购期天数）=300罐-150罐+（20罐5）=250罐.库存货卡(永续盘存卡)控制订货点的步骤如下：1.建立库存货卡 2.确立订货点存量 3.按订货点要求进货.五、采购价格的控制规定采购价格规定购货渠道和供应单位控制大宗和贵重原料的购货权提高购货量和改变购货规格根据市场行情适时采购尽量减少中间环节.六、采购方式的选择及控制公开市场采购无选择采购成本加价采购招标采购“一次停靠”采购合作采购集中采购.七、采购过程中的具体问题适宜的采购时间合理的采购数量（“经济订购批量”）有利的采购价格最优的质量理想的交易对象理想的交易场所.最高存量线最高存量线理想存量线理想存量线最低存量线最低存量线（订货点）（订货点）保险存量线保险存量线时间0MHQPt1 t2 t3订货间隔订货间隔订货周期订货周期（一）适宜的采购时间H=tdMH为订货点为订货点t为订货周期为订货周期d为平均需求量为平均需求量M为保险储备量为保险储备量H=（td）150%t4.例题某餐厅每月销售啤酒6000瓶，订货周期为10天，保险储备量为1000瓶，求订货点。H=10(6000/30)+1000=3000瓶保险储备量的确定可以根据供应商的供货表现来确定。保险储备量=供货商最长的误期记录日平均需求量订货点法简单易行，但没有考虑贮存和采购费用。适用于需求量大、运转快、可以贮存的物品。.（二）合理的采购数量（经济订购批量）（二）合理的采购数量（经济订购批量）方法：1.确定需要建立批量控制的原料种类 2.收集资料，计算经济批量 （公式见书上）3.根据经济批量和进货周期，定期组织进货，控制进货数量.（三）有利的采购价格除了前面提到的对采购价格控制的要素之外，有利的采购价格应涉及的方面有：采购价格与原料物品适用价值的关系；采购价格与支付条件的关系；采购价格与购买次数的关系。（四）最优的质量最优的质量=最适用的质量.例题：某餐厅预计每年销售啤酒36000箱，并规定餐厅不允许缺货。每箱啤酒进价25元，每箱啤酒贮存费每月为进价的3%（含损耗）。每次采购费20元。求：最佳订购批量/每年最低费用/订购间隔解：每箱年贮存费253%12=9元 每次采购费=20元 啤酒预计年销售量36000箱子 最佳订购批量=400（箱/次）全年最低总费用=292036000=3600（元/年）每年采购次数=36000/400=90（次）订购间隔=360/90=4（天）22036000 9.第二节 食品原材料的验收管理l建立合理的验收体系l确定科学的验收操作程序l有关验收表格l验收控制.一、建立合理的验收体系 （一）称职的验收人员 （二）实用的验收设备和器材 （三）科学的验收程序和良好的验收习惯 （四）经常的监督检查.二、确定科学的验收操作程序主要环节：核对价格、盘点数量、检查质量核对送货发票与订购单检查食品原料质量检查食品原料数量在发货票上签名填写验收单发货票（无购物发票发货票（无购物发票收货单）收货单）验收单验收单.退货处理“验收章”在货物包装上注明发票上的信息对所收到的肉类和海产品加上存货标签收到货物送到贮藏室、厨房填写“验收日报表”和其他报表将各种验收记录呈交给有关部门 退货通知单或贷退货通知单或贷方通知单方通知单验收章验收章冷藏鱼肉食冷藏鱼肉食品标签品标签验收日报表验收日报表.四、验收控制 （一）验收体系涉及的人员验收员、食品成本会计师、总会计师、厨师长、饭店总经理、餐饮经理和餐厅经理，以及企业外部人员。（二）防盗工作的基本原则指定专人负责验收工作，而不能是谁有空谁验收。验收工作和采购工作应该分别由专人负责。如果验收员兼管其他工作，应尽可能将交货时间安排在验收员比较空闲的时候。商品应运送到指定验收区域。验收之后，尽快将商品送入贮藏室，防止食品变质和职工偷盗。不允许推销员、送货员等进入贮藏室或食品生产区域，验收、检查区域应靠近入口处。入口处大门应加锁。大门外安装门铃。送货人到达之后，应先按门铃。送货人在验收处时，验收员应始终在场。.案例：金陵饭店有个“海关”金陵饭店的验货员一贯坚持原则，不为名、不为利，拒收供货商任何形式的好处。他们不徇私情，得罪了许多人，但他们并不计较。由于他们的铁面无私，光是1995年1月至8月，就有240余批进货，因验货不符合饭店标准而遭拒收或降价收购，共为饭店挽回损失28万多元。菜肴质量固然与厨师的技术水平有很大关系，然而原材料的质量也是至关重要的。金陵饭店验货组明白，他们把的是饭店质量第一关，只有优质的原料才有可能变成优质的饭店产品；反之，劣质的原材料则不可能加工成优质的产品。他们坚守质量关，绝不让次货、劣货混进店内，为的是保证饭店的服务质量，维护饭店的声誉。.第三节 食品原材料的库存管理l食品原材料库存管理概述 食品原材料库存管理工作的特点 食品原材料库存管理工作的目的与基本原则l食品原材料贮藏管理 食品原材料贮存管理的总体要求 食品原材料贮存保管：入库验收 贮存保管 离库处理.一、食品原材料库存管理概述（一）库存管理工作的基本特点1.库存管理工作的不稳定性2.库存管理工作的不易预料和难以控制3.餐饮库存管理工作的高要求 .（二）食品原材料库存管理工作的目的与基本原则1.目的：保证生产和销售工作能均衡地、不间断地进行，同时又可以控制库存成本。2.原则：将餐饮物品采购的市场活动与企业的生产和销售的需要有机的结合起来，进行有效的库存管理；依据食品原料自身的特点，订立相应的管理方法和制度；降低各项费用指标，加强库存经济核算，减少实际成本开支；加速库存物品流转速度。.二、食品原材料贮藏管理（一）食品原材料贮存管理的总体要求1.对食品贮藏区域的要求2.各类贮藏库（贮藏室）3.食品贮藏库对温度、湿度和光线的要求4.食品贮藏库对清洁卫生的要求.对食品贮藏区域的要求位置要求：理论上应该尽可能地位于验收处与厨房之间，以便于将食品原料从验收处送入贮藏室及从贮藏室送至厨房。如一家饭店有几个厨房，则应将贮藏室安排在验收处附近，以方便将已检验的原料送入贮藏室。面积要求：应考虑企业的类别、规模、菜单、销量、原料市场的供应情况等因素。面积过大：面积过大：增加支出、引起存货过多，或混放其他物品造成管理困难。面积过小：面积过小：原料露天摆放，原料堆积造成看管和取用麻烦。.各类贮藏库（贮藏室）按地点分类按物品的用途分类 按贮存条件分类中心库房各餐饮营业点的分库房酒类饮料库非食用物品库食品库冷冻库冷藏库干藏库.食品贮藏库对温度、湿度和光线的要求贮藏库域贮藏库域温度要求温度要求湿度要求湿度要求光线要求光线要求干藏库干藏库最好在10左右，1522也可以50%60%避免阳光的直射。库藏的玻璃窗应用毛玻璃。在选用人工照明的时候要选用冷光灯，以免使室内温度升高。冷藏库冷藏库10以下75%95%冷冻库冷冻库18 24 90%.食品贮藏库对清洁卫生的要求食品仓库的地板和墙壁表面应该经得起重压，易于保持清洁，并能防油污、防潮湿。食品仓库的高度应至少2.4米。如果使用空调，仓库里就应有充足的压力通风设备。仓库内有下水道，以便清洗水箱，擦洗墙面和地板。食品仓库要制定清洁卫生制度。冷藏库和干藏库要每天打扫整理。干藏库要做好防虫、防鼠的工作。.二、食品原材料贮藏管理（二）食品原材料贮存保管食品原材料贮存管理的基本过程：1.入库验收2.贮存保管3.离库处理.1、入库验收质量检查 以数量检查为前提。重点在两个方面：入库物品的质量把关和对 物品自身储存条件的分析。分类签收 物品入库前，要进一步分类、登记和签收，分类是为了方便管理；登记和签收是为了建立来龙去脉清晰的账目体系。根据采购规格书确定的标准看订购的材料是否适宜于存放在饭店的仓库中.2、贮存保管库存保管的原则库存物品的贮存量与生产、销售、消费相吻合。库存物品应分类集中存放在明确的地点。库存物品应建立健全的保管、养护、检查制度。加强对仓库保管人员的管理。.2、贮存保管影响贮存保管的因素物品的种类和性质；物品的成品程度；餐饮生产部门的生产能力；物品的库存能力；市场的供应状况；供货期限；库存部门内部工作组织实施；餐饮企业购销政策和计划。.2、贮存保管科学、合理的存放方法分区分类：分区分类：根据物品的类别，合理规划物品摆放的固定区域。四号定位：四号定位：库号、架号、层号、位号四者统一编号，并和账页上的编号统一对应。立牌立卡：立牌立卡：对定位、编号的各类物品建立料牌和卡号。料牌上写明物品的名称、编号、到货日期；卡片上填写物品的进出数量和结存数量。五五摆放：五五摆放：根据各种物品的性质和形态，以“5”为计量基数堆放物品，长宽高，均以“5”作为计量单位。.2、贮存保管餐饮食品原料的分类、分条件贮存保管.3、离库处理基本要求：基本要求：做好准备工作，严格离库审核手续，按库存物品周转规律准确无误地发送物品，并科学、合理地做好相应的原料成本登记工作。申领方发放方申领方发放方保证厨房和酒吧能及时得到足够的原料保证厨房和酒吧能及时得到足够的原料控制厨房和酒吧的用料数量控制厨房和酒吧的用料数量正确地统计食品饮料的成本正确地统计食品饮料的成本要求.食品原料的发放形式库存原料发放的控制饮料的发放原料的内部调拨及转帐处理无需入库原料的发放库房原料的发放食品仓库发料食品仓库发料日报表日报表准确计价凭单发料定时发料控制仓库库存控制仓库库存核算餐饮成本核算餐饮成本控制领料量控制领料量整瓶销售单整瓶销售单食品饮料调拨单食品饮料调拨单作用.明珠夜总会是底特律市中心一家功能齐全的娱乐活动中心，至今已有5年的历史，夜总会总投资为28万美元，内部设施有酒吧、游戏厅、台球厅、迪斯科舞厅，一个有40个餐位的法式西餐厅和一个快餐厅。夜总会开业后头两年，收入和支出持平；2年后开始盈利，销售收入和利润一直稳定上升。但是从去年开始，夜总会第一次出现了利润下降的趋势。财务主任认为，问题可能出现在仓库存货的控制方面，他建议对库存原料进行一次清点和检查，从这入手或许能找到利润下降的原因。经过核对原料的检查发现库存账目和实际存货不符，特别是酒水出入较大。夜总会老板欧文和罗杰开始对此并不介意，他们知道夜总会为了促销，经常要免费赠送客人一些酒水。然而到了下个月末核对账目时他们发现酒水的库存账目与实际存货量之间出现了更大的不符，这才开始重视。.关于夜总会酒吧的员工状况是这样的：韦斯利在夜总会任酒吧经理已经5年。他手下的吧台主管名叫克里特，在这里已工作3年。他们两个人性格完全不同韦斯利的性格忧郁，接待客人十分小心谨慎；而克里特却豪爽大方，很受顾客欢迎。他们二人与老板保持着十分融洽的工作关系。此外夜总会雇佣的六名酒吧员工，其中三人是正式员工，另外三人是兼职员工。每逢复活节、圣诞节和学校暑假期间，夜总会业务较忙，再临时增加小时工，这些小时工一般都不单独顶班，欧文要求韦斯利利用晚上的时间尽快把问题弄清。但韦斯利一再解释说，他无法找到问题的原因，他十分肯定他手下的员工没有人私自偷喝酒水。.但这件事一定要弄清楚，韦斯利不得不着手解决这个问题。他认为解决问题的方法是查阅过去库存的流水账，看物品在出库入库的过程中发生了什么问题。之后，他抽空考虑了这个问题，写出了物品出入库的程序：物品购进后，先是放在夜总会后门的货架上；运到库房排列存放好；酒吧、厨房和餐厅的员工根据营业需要去库房领货；酒吧领来的货物存放在吧台后面的小库房中；从小库房种取出一部分货物摆在吧台酒水架上出售给顾客；为了进一步弄清问题，他设计了调查问卷，并获得了一下的信息。.进货程序采购来的物品在何处卸货？在夜总会后门，靠着厨房的后部。物品卸下后，是如何进入仓库的？有时是由仓库保管员自己搬进去，如果运气好，有时送货人帮助搬进仓库。物品入库是有谁来点货？没有固定的人来清点，只是谁当时路过或者愿意帮忙。物品入库时是否填写购货明细单？目前还没有。.存货方式谁将入库的物品排列整理好？仓库保管员或他的一个助手。整理时他们是否对物品进行清点？只是大概地看一下，不具体查数量。仓库是否保持适当温度，物品有无腐烂变质现象发生？这方面前常出问题。仓库的控温经常坏。仓库收货后，每项物品如何登记？登记到货存分类卡上。.库存物品的发放程序库存物品是何时发放的？没有规定的时间，只是库管员收到领货通知单，任何时候都可以领货。领货时需要履行哪些手续？填写一张领货通知单。酒吧员工一般由谁来领货？没有固定的人员，谁有时间谁就来领。领货通知单由谁来签发？酒吧经理和酒吧的另一个员工。从仓库领出物品后，存放在哪里？先存放在吧台后面的小仓库里。.价格及其他问题出库物品的价格如何定？我们不负责物品的价格。我们只负责出库物品的数量。这里是否经常性的报告，说明每周出库物品的价格总额？我们有这样的报告。但是一般约在六周后才能看到，因此它的作用不大。这里还有一个值得注意的问题：酒吧领出的物品有时转到餐厅和厨房使用。在这个转发过程中，酒吧和厨房、餐厅的员工互相之间没有任何转发手续。这样的情况几乎每天都发生。.