办公室日常事务管理办法.doc

机密等级
B
文件编号： -综- 6 / 7
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总经理

办公室日常事务管理办法
一、总则：
为加强公司行政事务的管理，使办公室管理系统化、标准化，保证各项日常工作有序开展，特制定本办法。
二、适用对象：
公司所有办公室工作人员（含各制造车间及各驻外办公室）。
三、细则：
（一）办公环境管理：
1、办公室环境卫生由所在办公室工作人员共同整理和维护。各办公室应组织人力定期（以工作日为单位）打扫，保持清洁的办公条件。
2、办公室工作人员应保持办公区域的整洁。办公用品摆放有序，不得在办公桌上放置与工作无关的物品；窗台、文件柜顶不得堆放杂物；墙壁上不得张贴、悬挂有碍观瞻的物品；定期（以工作日为单位）清理垃圾。
3、办公室内禁止吸烟。
4、在办公室应避免化妆、进食等不雅行为。
5、进出办公室时应轻声关门；不得在办公区域内大声喧哗，在走廊、楼梯上行走时应放轻脚步。
6、本着节能减耗的原则，空调开放期间，应及时关闭门窗，休息时间（含午休）或长时间离开办公室时，应关闭空调、电灯和电脑显示器等；晚上加班期间（17：00以后），只保留工作区域的照明；下班后应及时关闭空调、电灯和电脑显示器，关好门窗。本款所涉事务如遇特殊情况且经办人理由充足的，可作例外处理。
（二）办公室着装管理：
参照公司《工服管理办法》
（三）办公用品管理：
1、公司办公用品由行政部统一采购、管理。
2、办公用品分类：
⑴、耐用品：
参照《办公类资产管理办法》相关分类
⑵、易耗品：
第一类：办公文具类，如铅笔、圆珠笔（芯）、签字笔（芯）、白板笔、萤光笔、胶水、单（双）面胶、大头针、回形针、燕尾夹、文件夹、文件袋、笔记本、信封、便笺、涂改液、剪刀、钉书钉、纸类印刷品等。
第二类：办公耗材类，如：墨盒、碳粉、复印纸、打印纸等。
第三类：生活用品，如面巾纸、毛巾、纸杯等。
3、各部门需要申请办公用品的，应提报行政部（属耐用品，参照《办公类资产管理办法》相关规定办理；属易耗品，填写《办公用品申购单》，见附件1）汇总采购。
4、行政部根据各部门《办公用品申购单》发放办公用品（领用人须签字确认），并于每月中旬统计上月各部门办公用品费用。
5、申请和使用各类办公用品应遵循适用、节约的原则。笔类尽量更换笔芯；双面使用纸张，不宜双面使用的，尽量用作草稿纸等；纸水杯一般只提供给来访客人使用。
（四）电话管理：
1、公司电话应使用于必要的公务用途；上班时间内，应尽量减少私人电话，若确有需要的，须在短时间内结束通话。
2、员工需开通办公电话的，应填写《办公电话申请单》（附件2）交行政部报公司领导审批。为节省开支，办公电话原则上安排2人或多人并机使用。需要单机、开通国内外长途的，应在“申请理由”栏特别注明理由。
3、公司根据岗位需要为员工报销手机话费。申请报销额度填写《手机话费报销标准审批单》，申请步骤为：员工提出手机话费报销申请→部门主管确定员工手机话费报销额度→行政部审核→申请部门分管领导核准。报销手机话费时，需先将报销单交所在部门手机话费审核人员审核，超额部分不予报销。
（五）保密管理：
1、员工负有保守公司秘密的义务。
2、工作时间内，应及时整理文件资料；暂时离开座位的，应将正在操作的电脑页面最小化，将正在处理的文件资料翻盖。
3、工作暂告一段落时，应及时将文本资料装入文件夹中。草稿等无保存价值但又涉及保密内容的资料，应用碎纸机处理。
4、有密级的文件，按公司档案管理相关规定集中保管。
四、罚则
（一）办公环境杂乱，未按规定保持办公场所整洁，开启空调时未及时关闭门窗等违规行为，公司将在不定期的行政稽核时予以拍照曝光。
（二）下班后未及时关闭门窗和电灯、电脑、电风扇、空调等电器，造成资源浪费的，处以50元/次罚款。公司保安每天夜间巡逻应登记上述违规行为，于第2天与违规部门主管确认并落实责任人，以月为单位进行处罚。无责任人的，处罚由部门主管承担。如同一部门有较多人员同时加班，应安排专人负责门窗和电器的关闭。
（三）其他有违反本办法之情形的，按公司相关规定处理。
五、附则
（一）各部门主管对本办法所涉事务负有督办责任。
（二）本办法自公布之日生效。

附件：1.《办公用品申购单》
2.《办公电话申请单》
3.《手机话费报销标准审批单》

二○一七年一月十二日 第一版发布

附件1：
办公用品申购单
部门：
申购时间：
序号
品名
数量
单位
备注

经办人：

部门主管：

行政部确认：

附件2：
办公电话申请单

通话类别

电话类型
数量

本市通话

国内长途

国际长途

单机

并机

申请理由：

申请部门：
申请人： 申请时间：

部门经理审核：

行政部经理审核：

总经理审批：

机密等级
B
文件编号：KL-综-57
7 / 7

附件3：
手机话费报销标准审批单
序号
姓名
职位
新标准
原标准
调整原因

经办人： 部门主管：
行政部审核： 申请部门分管领导核准：