采购与付款会计处理及内控管理.doc

采购与付款会计处理及内控管理
一：选择供应商
（一）主要经济事项
1：采购计划制定
2：采购业务谈判
3：选择供应商
（二）会计核算规定
1：相关会计政策：在选择供应商过程中发生的相关费用，如差旅费、办公费、交通费等，应于费用发生时直接计入当期损益。
2：具体会计处理：
核算时点：相关费用发生时
核算依据：费用报销单、付款申请单、费用发票等附件
（三）内部控制
1：新增供应商控制
供应商新增时候，先由采购部向选定的供应商发送信息调查表，由供应商填写回馈，并且将营业执照和相关认证发送采购部门。然后由采购申报原材料小批量试用，经批准后，将供应商寄来的样品进行检测，检验合格后，经过检测部签字确认，由评定小组对新增供应商进行综合稽查现场评定（需要时），并出具评定报告。综合评定报告和检测结果，对供应商进行初次评定，评定合格，则评定小组人员进行签字确认，确认供货。最后由新增供应商提供报价，若价格合适，则订立使用采购合同，并进行合同评审。
2：后续供应商管理控制
每年对供应商进行评审。由所有相关部门共同评审，主要包括供应商产品质量、供货能力、使用情况和支付能力等。若考评不合格或者材料提供不合格，则填写纠正和预防措施处理单，发出整改意见。如果考评不合格或者提供的材料连续三次出现不合格，则该供应商从各供应商名录中剔除。供应商整改完成后提出申请，采购部组织有关人员进行现场稽核，稽核合格才可恢复供方身份。
二：制定采购订单
（一）主要经济事项
1：签订采购合同、意向协议
2：编制采购订单
3：erp系统设置
（二）会计核算规定
1：相关会计政策：在制定采购订单过程中发生的相关费用，如通讯费、办公费、文印费等，应于费用发生时直接计入当期损益。
2：具体会计处理：
核算时点：相关费用发生时
核算依据：费用报销单、付款申请单、费用发票等
（三）内部控制
1：对于重大的战略性合同采用总公司规定的合同范本，合同审核单在经监审处、厂长批准的基础上，还需要战略采购部批准。日常采购计划也根据月度排产会的生产计划制定，确定供应商、货品量及价格之后，由采购部门拟定采购合同，报送审批，依次经部门主管，最后由总经理批准。
2：ERP控制
ERP中采购订单的控制主要是设计职权分录和具体业务控制的管理。第一职责分离：管理层应当采取措施，权限的授予与工作岗位职责一致：创建采购订单、创建供应商主数据、更改供应商主数据、确认供应商主数据变更。第二具体业务分录与控制。创建采购申请与审批采购申请职责分离、变更采购申请与审批采购申请职责分离、创建采购订单与审批采购订单职责分离、变更采购订单与审批采购订单职责分离、创建采购单与在模块处理供应商发票职责分离、审批采购单与在模块处理供应商发票职责分离。创建采购单与采购订单收货职责分离、变更采购单与采购订单收货职责分离。
三：原材料采购、检验、入库。
（一）主要经济事项
1：采购原料
2：对原料进行计量和检验
3：原材料入库
（二）会计核算规定
（1）相关会计政策：
A:在原料入库前的检验过程中发生的相关费用，如检验材料费、员工成本等，一般计入制造费用；与研发项目相关的检验费用则计入“研发支出-费用化支出”。
B:以原料到厂并经过检验合格后，作为物权转移标志，确认加工原料或暂估确认原料。
C:收到原料而未收到发票情形下，应在月末根据暂估入库清单等凭证对货到票未到的原料进行暂估入账。同时收到原料与发票情形下，根据发票金额确认加工原料采购成本，并确认进项税额。
D:如果采用暂估冲回方式处理暂估，那么每月初对上月暂估的原料做红字分录予以全额冲回；在取得供应商开具的发票时，根据发票金额确认原料采购成本。如果不采用暂估冲回方式，而是所有材料不管本月是否受到发票，都是通过暂估入账，然后根据收到发票进行账务处理。
E:原料采购成本是指从采购到入库前所发生的全部支出，包括购买价款、相关税费、运输费、装卸费、保险费以及其他可归属于采购成本的费用。对于采购过程中发生的原料毁损、短缺等，除合理的途中损耗应当作为其他可归属于采购成本的费用计入采购成本外，应区别不同情况进行会计处理：从供货企业、外部运输机构等收回的其他赔款等，应冲减所购原料的采购成本；因遭受意外灾害发生的损失和尚待查明原因的途中损耗，暂作为“待处理财产损溢”核算，查明原因后再作处理。
（2）具体会计处理：
1:收到原料而未收到发票：
A:暂估确认物资：
核算时点：月末
核算依据：暂估入库清单等
每月月底，由业务员从系统中导出已入库但未收到发票物资的数据，编制《暂估明细清单》，由财务会计凭《暂估明细清单》在财务系统中手工进行暂估入账，分录如下：
借：原材料
贷：应付账款—暂估
B:根据取得的发票确认原料和进项税额：
核算时点：取得供应商开具的发票时
核算依据：采购订单、采购发票、入库单、质检单等
如果采用暂估冲回方式处理暂估，那么每月初对上月暂估的原料做红字分录予以全额冲回；在取得供应商开具的发票时，根据发票金额确认原料采购成本。会计处理为借：原材料（负数）贷：应付账款-暂估（负数），然后根据收到发票借：原材料应交税费-应交增值税（进项）贷：应付账款
如果不采用暂估冲回方式，而是所有材料不管本月是否收到发票，都是通过暂估入账，然后根据收到发票进行账务处理。
（三）内部控制
（1）入库控制
材料送到后，由物流仓储部门检查物品数量，确认无误，提出收货申请，然后由质量检测部门对货品的质量进行抽样检查。质检时由质检员和复核员共同检测以保证产品的质量合格，然后由专人将质检情况录入ERP系统，再由质检处处长在系统中进行审批。在ERP系统中，只有通过检测才能够进入下一步骤继续入库。对检验合格的物资，办理入库。仓库管理员需有称重计量单，确认货物数量正确，然后在系统中制作采购收货凭证，并打印出来，由验收方和收货方共同签字，然后在系统中录入，确认收货。收到发票后，将发票与入库单、采购订单进行三单核对，核对无误后，财务部确认存货及应付账款。
（2）退料控制
对于检测不合格的材料，检测部门开具《不合格品处置单》，由检验部门签字确认产品不合格，并提交生产经营办寻求解决办法。有生产经营办和生产部门以及采购部共同商议，提出退货或者换货的处理办法，由各部门负责人签字确认，再交由采购部门进行处置，有规划技术处监督。处置完毕，由两部门负责人签字确认。
四：委外加工
（一）主要经济事项
1：签订加工合同
2：将加工原料运送到加工厂
3：支付加工费、运杂费等费用
（二）会计核算规定
1：相关会计政策：
A:签订加工合同过程中发生的会议费、差旅费、办公费等，应于费用发生时直接计入当期损益。
B:如果合同约定以委托加工，则按照如下规定进行会计处理：委托加工物资的实际成本应包含：①:加工过程中实际耗用的原料成本；②:支付的加工费；③:支付的税金，包括委托加工物资应负担的增值税和消费税（仅指属于消费税应税范围的加工物资）；④:支付加工物资的往返运杂费。⑤:对于加工物资应负担的增值税，凡属于加工物资用于应纳增值税项目并取得增值税专用发票的，可将这部分增值税作为进项税额，不计入加工物资的成本；凡属于加工物资用于非应纳增值税项目或免征增值税项目的，以及未取得增值税专用发票的，应将这部分增值税计入加工物资的成本。
2：具体会计处理：（以下以某产品需要经过两个委外加工环节的处理）
（1）第一加工环节
A：外发材料
借：委托加工物资-材料
贷：原材料
B：支付加工费
借：委托加工物资-加工费
贷：应付账款-暂估应付款
收到发票下推应付
借：应付账款-暂估应付款
应交税费-应交增值税（进项）
贷：应付账款
C：委外加工入库
借：库存商品-半成品
贷：委托加工物资-材料
委托加工物资-加工费
(2)第二加工环节
A:外发材料
借：委托加工物资-材料
贷：库存商品-半成品
原材料
B:支付加工费
借：委托加工物资-加工费
贷：应付账款-暂估应付款
收到发票下推应付
借：应付账款-暂估应付款
应交税费-应交增值税（进项）
贷：应付账款
C:委外加工入库
借：库存商品-半成品
贷：委托加工物资-材料
委托加工物资-加工费
五：付款结算
（一）主要经济事项
（1）向供应商、加工厂商支付货款
（2）供应商对账
（二）会计核算规定
相关会计政策：
A:存在预付物资采购款的，应当在预付相关款项时，借记“预付账款”科目，期末进行重分类调整。采用系统自动生产分录时，期初借记“预付账款”科目，系统采购入库自动生产分录计入“应付账款”科目，进行应付账款与预付账款的科目核销处理。
B:支付物资采购款时，冲减相应的应付账款。
（三）内部控制
（1）凭证单据管理控制
采购部门在收到供应商开具的发票之后，编写付款计划且有部门负责人和总经理签字，然后连同采购订单、采购收货凭证和付款计划一同交予财务，财务检查是否有以上三样且是否数额正确，并检查付款计划是否由各部门及总经理签字，由以上三者则做凭证入账，然后付款。
（2）款项支付流程控制
公司与供应商签订合同后，根据合同条款约定需要支付定金或者预付货款，需要采购员填写《借款申请单》，经部门领导、厂长、财务处审批后进行付款。一般支付定金后供应商开始生产原材料，预付货款后供应商进行发货，公司严格按照合同条款与供应商进行业务往来，各采购员对各自负责的供应商进行持续跟踪。财务处有责任对预付账款进行监督管理，及时清理大额或者长账龄的预付款项。财务部在收到请款部门提交的经审批的《付款申请书》，会计对发票、入库单、采购订单等原始凭证的合法性、真实性进行审核后，在财务系统中制作凭证，交由财务主管进行复核，复核无误后交由出纳或者银行会计进行支付。