公文写作方法与技巧.ppt

2024/5/22 2024/5/22 周三周三1 1公文写作方法与技巧公文写作能力培训主讲主讲 姬瑞环姬瑞环中共中央办公厅电子科技学院教授中共中央办公厅电子科技学院教授中国高教学会秘书学专业委员会常务理事中国高教学会秘书学专业委员会常务理事中国秘书专业资格证书考试专家委员会委员中国秘书专业资格证书考试专家委员会委员2024/5/22 2024/5/22 周三周三2 2研究方向与著述成果研究：公文写作、秘书学、公务员制度、口才艺术公文写作、秘书学、公务员制度、口才艺术近年主要著作成果：毛泽东的写作毛泽东的写作艺术艺术，时事出版社，时事出版社常用公文写作方法与技巧常用公文写作方法与技巧中国人事出版社中国人事出版社讲话稿写作方法与技巧讲话稿写作方法与技巧中国人事出版社中国人事出版社党政机关公文写作能力指导与训练党政机关公文写作能力指导与训练中国人事出版社中国人事出版社演讲与答辩操作指南演讲与答辩操作指南，中央文献出版社，中央文献出版社秘书学教程秘书学教程，海洋出版社，海洋出版社文书学文书学，中国人民大学出版社，中国人民大学出版社信息与秘书工作概论信息与秘书工作概论冶金工业出版社冶金工业出版社文学鉴赏导读文学鉴赏导读，中国文史出版社，中国文史出版社2024/5/22 2024/5/22 周三周三3 3开篇词：管理干部要能说擅写能说擅写是对管理干部的必然要求能说擅写是管理干部职业生涯的增长点能说擅写是管理干部凸显政绩的关键能说擅写是管理干部不断进步的阶梯2024/5/22 2024/5/22 周三周三4 4第一单元公文写作方法与技巧2024/5/22 2024/5/22 周三周三5 5 一、把握写作特点是提高公文质量的前提 公文写作不同于普通文章写作，也区别于论文写作，公文写作不同于普通文章写作，也区别于论文写作，它属于应用写作范畴。具备特有的规范。它属于应用写作范畴。具备特有的规范。接接目的：目的：为行政管理服务，排斥个性化写作。为行政管理服务，排斥个性化写作。内容：内容：真实反映工作实际，排斥文学手法。真实反映工作实际，排斥文学手法。格式：格式：具有特定体式，符合公文格式标准。具有特定体式，符合公文格式标准。表达：表达：采用应用文体，恰当运用公文术语。采用应用文体，恰当运用公文术语。时限：时限：在限定时间内完成任务。在限定时间内完成任务。要注意学习：要注意学习：国家行政机关公文处理办法国家行政机关公文处理办法 国家行政机关公文格式国家行政机关公文格式2024/5/22 2024/5/22 周三周三6 6二、不打无准备之仗 做好以下三方面的准备：1.领会任务：接受拟稿任务后，要明确:目的？根据？主题？文种？重点？切记：不要带着疑问写作。2.收集材料：围绕主题收集材料。切记：材料是“务实”的基础。3.谋篇布局：熟悉篇章形式，确定结构和提纲。切记：结构是文章的骨架。2024/5/22 2024/5/22 周三周三7 7三、把握几个关键环节（一）拟写规范标题（二）设计开头结尾（三）安排逻辑结构（四）确定表达方式（五）注重加工修改 审读内容：看主题、观点等，要务实、合法审读内容：看主题、观点等，要务实、合法 推敲文字：纠正讹、夺、衍、倒推敲文字：纠正讹、夺、衍、倒 方法得当：读改法、讨论法、代改法、冷处理方法得当：读改法、讨论法、代改法、冷处理 2024/5/22 2024/5/22 周三周三8 8四、从细节处用心（一）准确 概念清楚、讲究分寸、符合语法、要素规范（二）鲜明 观点明确、用好标题、褒贬得当、段旨撮要（三）简练 锤炼语言、去除空话、控制篇幅、层次分明（四）得体 文体要求、书面语言、术语规范 链接语言修改链接语言修改 术语术语 2024/5/22 2024/5/22 周三周三9 9五、公文起草方法个案讲解2024/5/22 2024/5/22 周三周三1010 1.根据行文目的分类 请求指示：请求指示：“我们请求该怎样做我们请求该怎样做”请求批准：请求批准：“请求批准我们这样做请求批准我们这样做”请求批转：请求批转：“请求有关单位这样做请求有关单位这样做”2.确保标题质量 概括事由，避免歧义，正确使用文种。概括事由，避免歧义，正确使用文种。规范规范：市人民政府关于加快城市改造工作的请示市人民政府关于加快城市改造工作的请示 歧义：歧义：局关于增设老干部办公室的请示局关于增设老干部办公室的请示 事由文种有误：事由文种有误：关于关于厂与厂与厂合并改名的报告厂合并改名的报告（一）起草请示的方法与技巧2024/5/22 2024/5/22 周三周三1111 3.注意正文格式规范 开头：开头：说明行文根据、目的，需要时交代背景。说明行文根据、目的，需要时交代背景。主体：主体：提出请示事项以及本单位意见、建议或方案。如提出请示事项以及本单位意见、建议或方案。如存在几种解决办法或方案，应有倾向性意见，要积极存在几种解决办法或方案，应有倾向性意见，要积极帮助上级机关出谋献策，反对上交矛盾。帮助上级机关出谋献策，反对上交矛盾。结尾：恰当使用结语。结尾：恰当使用结语。“以上请示妥否，请指示。以上请示妥否，请指示。”“以上请示如无不妥，请批准。以上请示如无不妥，请批准。”“以上请示如无不妥，请批转以上请示如无不妥，请批转执行。执行。”“特此请示，请予审批。特此请示，请予审批。”（一）起草请示的方法与技巧2024/5/22 2024/5/22 周三周三1212 4.确定思维模式 走好“五步棋”：因为什么请示对于原因、目的说明请示什么问题提出请示的主题内容怎样解决问题提出解决问题的建议或方案请求上级回复结尾用语的使用有无附件需要说明根据需要确定使用与否 例文1；例文2；病文 （一）起草请示的方法与技巧2024/5/22 2024/5/22 周三周三1313 5.经验之谈n 行文之前与主管领导充分沟通，争取支持；n 理由正当充分，建议、方案要具体；n 执行一文一事制度；n 按照隶属关系逐级行文；n 请示与报告不能混用；n 事前行文，切忌先斩后奏；n 请示获准之前，不得抄送下级机关。（一）起草请示的方法与技巧2024/5/22 2024/5/22 周三周三1414 1.指示性通知（分层表达式）（1）导语部分 说明发文目的、依据；有时需要介绍通知事 项的背景、问题现状、严重性与危害性。（2）主体部分 围绕主题，分项说明要求收文机关领会、知晓执行、承办的事项。n纵向逻辑结构：纵向逻辑结构：阐述为什么、干什么、怎么干等。阐述为什么、干什么、怎么干等。n横向逻辑结构：横向逻辑结构：分解主题，没有严格顺序要求。分解主题，没有严格顺序要求。（二）起草通知的方法与技巧2024/5/22 2024/5/22 周三周三1515 （3）结尾：多种方法 意尽言止；意尽言止；使用结语使用结语“以上事项，请认真贯彻执行。以上事项，请认真贯彻执行。”围绕主题发出号召；围绕主题发出号召；说明注意事项；说明注意事项；提出行文要求。提出行文要求。注意事项：n 讲究政策法规依据，增强发文的权威性。讲究政策法规依据，增强发文的权威性。n 加强政策措施的可行性研究，争取好效果。加强政策措施的可行性研究，争取好效果。n 讲究条理性与逻辑性，便于阅读领会理解。讲究条理性与逻辑性，便于阅读领会理解。（二）起草通知的方法与技巧2024/5/22 2024/5/22 周三周三1616 2.告知性通知 会议通知为例（需要告知时间、地点、参加人员、会议名称等事项）（1 1）小型内部会议，告知事项简要。）小型内部会议，告知事项简要。素材：素材：某研究院准备于某研究院准备于1212月底某日下午召开月底某日下午召开20092009年年度科技成果表彰大会，各部、处、研究所组织本部门度科技成果表彰大会，各部、处、研究所组织本部门人员参加。地点在主楼学术报告厅。以研究院办公室人员参加。地点在主楼学术报告厅。以研究院办公室名义发文。名义发文。（篇段合一篇段合一）（2 2）大型会议，告知事项复杂。（）大型会议，告知事项复杂。（分层表达分层表达）（二）起草通知的方法与技巧2024/5/22 2024/5/22 周三周三1717（二）起草通知的方法与技巧 归纳段旨和明确意核（段旨撮要）控制办公楼建设 注重内容的稳妥与文字的精确 物业通知 2024/5/22 2024/5/22 周三周三1818（三）起草会议纪要的技巧1.会议纪要的功能与质量标准 用于概括记载会议基本情况、主要精神和决定事项，作为会后传达贯彻的基本依据。明确会议纪要的质量标准：会议概况交代清楚；主要精神概括准确；决定事项清楚完整。2024/5/22 2024/5/22 周三周三1919（三）起草会议纪要的技巧2.使用标志性用词主要精神：会议听取（审议）了会议听取（审议）了会议充分肯定了会议充分肯定了会议认为，会议认为，会议指出，会议指出，会议强调，会议强调，决定事项：会议表决通过（批准）了会议表决通过（批准）了会议同意（原则同意）会议同意（原则同意）会议确定（议定）了会议确定（议定）了会议建议，会议建议，会议决定，会议决定，2024/5/22 2024/5/22 周三周三2020（三）起草会议纪要的技巧 3.正文安排妥当 开头：说明会议概况：时间、地点、主持人、参加人、议题等。（概述式或分项式）主体：会议主要精神和决定事项：包括会议研讨的主要问题、会议意见、会议取得的成果、决策事项。结尾：n号召干部职工落实会议精神；n强调落实会议精神的关键问题。2024/5/22 2024/5/22 周三周三2121（三）起草会议纪要的技巧 4.正文主体部分表述方式 概述式概述式 ：将会议主要精神和决定事项分别概括叙述。将会议主要精神和决定事项分别概括叙述。（适合（适合常务办公会议常务办公会议）条款式：条款式：将会议决定事项用条款方式简要说明，以便会后检查落将会议决定事项用条款方式简要说明，以便会后检查落 实，明确责任。实，明确责任。（适合现场办公会和（适合现场办公会和协调会协调会）归纳分类式：归纳分类式：根据会议讨论发言中的相关内容进行归纳集中，分根据会议讨论发言中的相关内容进行归纳集中，分 别列出标题。别列出标题。（适合专题会议研讨会议）（适合专题会议研讨会议）发言记录式：发言记录式：根据会议记录整理而成，较多地保留了发言原貌，根据会议记录整理而成，较多地保留了发言原貌，不便对外传达，主要供保留备查。不便对外传达，主要供保留备查。（适合日常办公会、（适合日常办公会、例会）例会）2024/5/22 2024/5/22 周三周三2222（三）起草会议纪要的技巧 5.经验之谈n写作之前做好必要的准备工作；写作之前做好必要的准备工作；n忠实于会议内容，做到忠实于会议内容，做到“四要四要”。n抓住要点，体现抓住要点，体现“要要”字；字；n注意逻辑性和条理性。注意逻辑性和条理性。2024/5/22 2024/5/22 周三周三2323第二单元把握公文写作的基本规律2024/5/22 2024/5/22 周三周三2424一、领导意图是立意依据和思维原点（一）什么是领导意图 领导在布置工作、发出指令时的本意及其希望达到的标准或目标。（二）搞清领导意图的途径和要求 从主动询问中获得；从领导批示中领会；从平时言谈中捕捉；从讲话材料中把握；从积零为整中综合。要求：准确、全面、提炼。增加“贴近度”2024/5/22 2024/5/22 周三周三2525 二、站在领导角度考虑问题n从理论和政策高度思考从理论和政策高度思考（大政方针观念，政策意识）（大政方针观念，政策意识）n从现实的角度思考从现实的角度思考（当前主要问题，脚踏实地）（当前主要问题，脚踏实地）n从全局的角度思考从全局的角度思考（统筹考虑，与整体要求差距）（统筹考虑，与整体要求差距）n从未来的角度思考从未来的角度思考（独到见解，善于预见）（独到见解，善于预见）n从实践的角度思考从实践的角度思考（怎样解决问题，具有操作性）（怎样解决问题，具有操作性）n从上下结合的角度思考从上下结合的角度思考（吃透两头，明确差距）（吃透两头，明确差距）2024/5/22 2024/5/22 周三周三2626三、提高思维水平 借鉴常用思维方法如下（1）模式化思维（请示、通知、通报等）（2）对象化思维（简报、信息等）（3）辩证思维（总结报告、领导讲话等）（4）逻辑思维（调查报告等）（5）散点思维（工作方案、指示性通知等）（6）求同存异思维（7）超前思维（工作计划、办会方案等）2024/5/22 2024/5/22 周三周三2727四、找好角色定位与行文角度 总原则：受领导之命，代机关立言。代拟文稿：要认准领导身份和职位特征；对外发文：要考虑收发文机关的地位特征；区别文稿应用范围，内外、上下有别。2024/5/22 2024/5/22 周三周三2828五、符合行文的逻辑（严谨性）要求整体要求：题文相符，首尾呼应，前后贯通n横向（并列）结构横向（并列）结构 没有严格的顺序要求，重要内容前排。没有严格的顺序要求，重要内容前排。n纵向（递进）结构纵向（递进）结构 务虚到务实务虚到务实 或或 务实到务虚务实到务虚 提出问题提出问题分析问题分析问题解决问题解决问题 为什么为什么干什么干什么怎样干怎样干n纵横结合结构纵横结合结构（总结、领导讲话稿）（总结、领导讲话稿）n因果结构因果结构（查清问题的调查报告）（查清问题的调查报告）n总分结构总分结构（外在的表达形式）（外在的表达形式）2024/5/22 2024/5/22 周三周三2929六、认真处理三种关系n 作文和做人的关系n 文有定法和文无定法的关系n 文中无我和文中有我的关系