公司采购合同执行管理制度.docx

采购合同执行管理制度
第1章 总则
第1条 目的
为了确保采购合同的顺利执行，降低采购合同执行过程中发生的违约事件提升采购工作的管理水平，特制定本制度。
第2条 适用范围
本制度适用于采购合同的执行控制工作。
第3条 管理职责
1.采购部全面负责采购合同的执行。
2.法务部协助采购部进行索赔、纠纷的处理。

第2章 采购订单编制管理
第4条 采购订单编制程序
1.采购合同签订后，采购部应根据本企业生产经营需求和各部门的申请编制采购订单，经采购总监审批后交送供应商。
2.订单发送到供应商处后，采购人员应与供应商代表进行沟通，确认其收到采购订单。
第5条 采购订单内容规范
采购订单应包括以下四项内容。
1.采购物资的名称、品种、型号、规格。
2.订货总数量、分期交货数和订单号。
3.包装运输说明、到货地点、随货文件和验收方法。
4.订单生效条件和纠纷处理办法等。

第3章 订单执行跟踪管理
第6条 执行订单跟踪
供应商确认采购订单后，采购人员应进行跟踪，实施订单执行过程中的管理监控。
第7条 订单跟踪内容
具体跟踪事项主要包括以下四个方面。
1.跟踪供应商生产及备货过程，发现问题及时反馈，出现变更时应立即解决并保证准时到货。
2.随时关注生产需求变化，如生产急需则应立即与供应商协调，协助供应商完成紧急供货；如生产活动出现延缓，经采购总监批准延缓或取消订单时，采购人员应与供应商进行沟通，确认其可承受的延缓时间或中止订单操作，并协商相关赔偿事宜。
3.跟踪库存状况，保证库存水平。出现库存过高或过低时，应及时与供应商联系，制定相应采购方案，保证库存控制在合理水平。
4.跟踪物资的备货、装运过程，确保供应商发货物资的规格、数量、质量符合要求。

第4章 采购物资验收管理
第8条 物资验收步骤
1.采购人员在接收货物前应与供应商确认交货与验收时间，并保证相关事宜符合合同约定条款。
2.交货验收的地点应依照采购合同制定地点为主，若预定地点因故无法进行校验，采购人员应提前通知供应商并立即实施转移办理，确保在约定时间实施验收。
第9条 物资验收内容
采购物资的验收工作主要有以下三个方面的内容。
1.验收数量，查验交货数量是否与采购合同、订单及运送凭单相符，采购人员应进行两次数量清点，确保验收工作准确无误。
2.检验质量，确认接收物资与订购物资一致，并检验其质量是否符合采购合同约定的质量要求，
3.检验单证，即对供应商的供货清单与承运单位的货运清单进行检验。
第10条 物资验收结果处理
采购人员应根据验收结果对物资进行处理，具体处理办法如下表所示。
物资验收结果处理说明表
处理办法
适用条件
具体说明
入库
验收合格的物资
对物资进行“合格”标识，并交送仓储部办理入库手续
拒收
验收结果不符合合同条款规定的物资
1、 通知供应商在限期内收回物资2、 若合同约定准许换货，则应在供应商交妥合格品后再发还
补齐
物资短损
通知供应商在限期内补齐短损物资
索赔
物资出现损坏
向供应商或运输单位索赔

第5章 采购结算管理
第11条 通知结算
采购部确认物资已验收入库后，应通知财务部按照采购合同约定的方式进行付款。
第12条 确认到账情况
财务部完成付款后，采购人员应及时与供应商进行沟通，确认款项到账情况，执行采购合同。

第6章 合同执行变更
第13条 合同变更条件
合同执行中出现下列情况之一的，采购人员应及时向上级领导报告，并按照国家法律法规、本企业有关规定及合同约定与供应商代表协商变更或解除合同。
1.由于不可抗力致使合同不能执行的。
2.对方在合同约定的期限内没有执行合同所规定的义务的。
3.由于情况变更，致使本企业无法按约定执行合同或虽能执行但会导致重大损失的。
4.其他合同约定的或法律规定的情形。
第14条 合同变更处理程序
采购合同需要变更时，采购部相关人员应会同法律顾问与合同双方协商解决。协商不成需进行仲裁或诉讼的，采购部相关人员协助法律顾问办理有关事宜。

第7章 合同执行纪律规范
第15条 合同法律约束
采购合同签订后即生效，具有法律约束力。采购合同执行的相关人员必须按合同约定全面履行规定的义务，遵守诚实信用原则，根据合同性质、目的和交易习惯履行通知、协助和保密等义务。
第16条 执行记录管理
在采购合同执行过程中，采购部应对合同的执行情况以台账形式作详细全面的书面记录，并保留相关能够证明合同执行情况的原始凭证。
第17条 违纪行为
采购合同执行与管理的相关人员不得有下列行为，否则将视情节轻重给予相应处分。
1.泄露合同内容或私自更改合同内容。
2.丢失合同。
3.参与合同工作时发生的严重的不负责任、不合规定的其他行为等。
第18条 合同执行违纪处理
1.合同执行过程中，相关人员违反国家和本企业相关规定，造成经济损失或其他损失的，本企业将视其性质和情节轻重，给予责任人行政和经济处罚。
2.违纪情节严重、触犯刑法的，应及时移交司法部门处理，本企业保留对责任人的追索权。

第8章 附则
第19条 本制度由采购部制定，经总经办审批后通过。
第20条 本制度自公布之日起实施。