物业入伙管理手册.doc
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1、入伙管理手册电子文档:RHGL001物业入伙管理制度一、入伙准备工作1.物业管理处于入伙前1个月制订入伙工作计划,该计划中应明确:(1)入伙时间。(2)负责入伙工作人员及其职责。(3)入伙手续。(4)入伙过程中使用文件和表格。2.入伙工作计划应由管理处主任同意,管理处应提前1个月向业主发出入伙通知书,并具体说明:(1)需业主准备证实材料。(2)需业主填写表格。(3)办理入伙手续程序。(4)办理入伙手续工作现场应张贴入伙公告和明确指示标识,并指定专员负责业主办理入伙手续时各类咨询和引导,方便于业主办理各项手续。二、入伙审查登记1.管理处应建立入伙记录表,对业主提交入伙通知书进行查验,确定无误后收
2、取入伙通知书,在入伙登记册中注明,并向入伙申请人发放资料,应包含:(1)入住说明。(2)住户手册。(3)住户条约。(4)管理协议。(5)预交费用标准。(6)装修须知。(7)住户记录表。(8)装修审批表。(9)验收交接表。2.上述发放资料应在入伙登记册中由业主签收,或由管理人员注明。在提供给业主入住说明中应明确由业主填写并提交资料,包含:(1)身份证。(2)工作证复印件。(3)业主记录表。(4)购/租房协议正本及复印件。(5)已签署住户条约、管理协议。3.管理处对业主资料进行审核验证,验证内容包含:(1)表格填写是否完整、正确和清楚。(2)条约和管理协议是否已签署。(3)身份证实文件和购/租房协
3、议及业主记录表是否一致。审查经过后,入伙管理员收取购/租房协议复印件、业主记录表、住户条约1份、管理协议1份,在入伙通知书注明签收。三、预交费用财务应依据国家和政府法规及发展商或业主委员会要求,确定入伙预交费用。管理处于审查并接收业主收取各项费用,并开具对应票据给业主。费用项目包含:预交管理费、装修确保金及清运费等。财物应造费用记录表,对费用交纳完成业主,应在记录表中注明。上述手续完成后,管理处查验入伙记录表及已签署管理协议及各项收费票据后向业主发放钥匙,并在钥匙发放记录表上登记,同时应和业主协定验收房屋时间和方法。管理处和业主一起验收其名下物业,登记水、电、气表底数,双方在验收交接表上签字确
4、定。验收过程中双方确定需维修事项由管理处通知相关部门处理。四、入伙后装修管理管理处于提供给业主文件中应明确装修管理要求,具体内容参见装修管理手册。电子文档:RHGL002入伙期间业主接待标准一、目标经过和业主首次交往过程中周到热情、体贴、细致服务,使物业管理企业在刚接管物业时即能建立良好信誉开端,塑造起自己管家和亲人形象,从而为物业管理工作顺利开展铺路,也可为以后赢得广大业主充足信任和长久支持打下坚实基础。二、对象入伙前后前来看楼或办理相关手续业主。三、接待人员配置和要求接待人员配置视物业辖区面积、规模及入伙期间业主人流量而定。但在办理入伙期间内,应有专职入伙接待员数名,在业主较多时,管理处其
5、它职员应作为机动预备人员分担接待工作。对入伙接待员应要求其:1.熟知和本物业相关多个情况,包含物业建筑结构方面专业知识、本物业多个不一样户型、辖区周围配套及未来计划、物业绿化方案等。2.熟知和业主利益相关多个情况,包含发展商情况、业主和发展商易生纠纷事宜、装修知识、业主和装修商易生纠纷事宜等。3.了解现有业主概况,包含年纪段、知识水平层次等。4.擅长沟通、热情大方、耐心细致。四、接待工作内容1.管理处内应设物业概况挂图或说明;管理企业介绍及本物业职员工号、姓名及职位介绍。2.设待客室,备茶点。3.具体程序。(礼仪、态度略)(1)问询向业主问询需要服务,其物业具体情况,装修、入住计划等。(2)交
6、流就业主提供情况和所需要服务做深入交流。提出提议,确定为业主需要。(3)介绍适时地介绍管理企业构思和计划,并请业主参与意见;提醒和发展商交易中应注意问题,提醒装修应注意问题。必需时引领业主参观整个物业,同时介绍现已登记业主年纪、知识层次,让业主了解“邻里”概况。(4)引导引导业主参与构想物业管理方方面面工作方案、落实方法,诚恳地请业主为自己家大胆提议。电子文档:RHGL003入伙程序指南一、律师行向业主发出入伙通知书。二、业主向管理部提交:售楼(租楼)协议、入伙通知书、公证书、付款收据(管理基金、管理费、管理费按金)、身份证或护照、营业执照(副本)和企业委托书。三、未交汇上述钱款到财务室汇清并
7、交汇电费按金。四、向业主发放:业主收楼记录表、住户手册、入住程序指南、凭证表、收费标准、银行电脑托收协议、电话申请表、车位申请表。五、协同工程部验收物业,当场填写收楼验收表,并记下水电表底数、填写单元验收遗漏工程统计表。六、交回填好表格:银行电脑托收协议、电话申请表、车位申请表、单元验收遗漏工程统计表自收楼之日起48小时内交回管理处有效。七、签署收楼协议并移交钥匙。电子文档:RHGL004入伙通知企业/女士/先生:您好!您所认购 大厦 层 室已于 年 月经 省/市 部门验收部门和 房地产企业、 建筑工程企业、 物业管理企业等组成验收小组验收合格,准予入住。1.请您接到本通知后按附表要求时间前来
8、办理入伙手续。地点在 , 在此期间内,房产企业财务部、地产部、物业管理企业等相关部门将到现场办公,1次办完手续,为您提供快捷方便服务。2.假如您因公事繁忙,不能亲自前来,可委托她人代办。代办时,除应带齐相关文件外,还应带上您委托书、公(私)章和身份证。3.假如您不能在附件中要求时间内前来办理手续,能够在 月 以后,到 房地产企业(地点 )先办财务及收楼手续,再到 物业管理企业(地点 )办理入伙手续。在您来办理各项手续前,请仔细阅读入伙手续书、收楼须知、缴款通知书。特此通知! 房地产开发 物业管理年 月 日电子文档:RHGL005入伙须知尊敬各位业主:您好!祝贺您乔迁本区,我们管理处全体职员热诚
9、为您服务。为便于您顺利办理入住手续,请注意以下事宜:一、请仔细阅读管理处为您准备住户手册、入住步骤表、装修审批步骤表及相关资料,大家按章办事,则乔迁愈加顺利如意。二、请携带购/租房协议书、进住通知单、身份证、户口本等证件及其复印件1份到管理处办理入住手续。三、请您具体、如实地填写多种表格并按时交回管理处,方便管理处办理各项手续。四、自入住之日起,业主每个月应按时缴纳公共设施维护费、卫生费、消杀费,3项收费累计为两房: 元/月;三房: 元/月;四房: 元/月。五、请您签署业主条约,并从签署之日起,严格推行自己权利、职责和义务。六、由责任区楼管员带您交验住房,如实填写住房验收交接表,交回管理处存档
10、。七、业主搬迁过程中,应严格实施管理处相关要求,服从指挥,不得损坏区内一切公物,不得乱倒、乱扔杂物,违者均按相关要求处罚。八、装修新屋,情理中事,但请严格实施政府文件要求,填写装修申请表,施工队出具施工执照复印件,经管理处审批,并预交装修押金后方可施工。九、请您到管理处办理申请用电、用水手续。十、在入住时交费项目还有:搬迁押金 元/户;住房装修押金 元/户;装修施工队装修费押金 元/户;装修垃圾清运费 元/户;各项押金在搬迁、装修后无违章,则全额退回。 物业管理企业 年 月 日电子文档:RHGL006入伙手续书 业户:您认购 号 室,现已含有入伙条件,请您按以下次序办理入伙手续,谢谢您合作。一
11、、房产收款组业户已付清房款、有线电视初装线费、地籍图费。并开具收费凭证。经办人: 部门签章: 年 月 日二、协议组业户已签协议,并领取质保书、电视线、地籍图(2份)、水表封卡、纪念品。业户签章: 经办人: 部门签章: 年 月 日三、物业组 业户已领取业户手册等入伙资料。业户已付清物业管理服务费(3个月)、装修垃圾清运费,并开具收费凭证。经办人: 部门签章: 年 月 日 四、验房组业户已验房,同意接收房屋,并领取钥匙 把。(本单由验房组收回)业户签章: 经办人:部门签章: 年 月 日电子文档:RHGL007入住(租用)协议书姓名 (单位) 于 年 月 日进住(租用) 号房。经查验房内设施齐全,完
12、好无损,就以后相关事项和管理处达成协议以下:一、住/租户进住7天之内,如发觉室内有电器设施断路、短路、开关不灵、灯具不亮、上下水道不通等,可报管理处,由管理处通知原施工队立即修复。7天后发生问题由住/租户自己处理。二、住/租户所住用楼宇,是经市建筑质量检验部门检验合格后交付使用,1年内如因建筑质量问题需要维修,由管理处通知施工队立即修复。1年后由住/租户自己负责。三、为保持住宅区高雅格调及外貌美观协调,住/租户绝对不得将窗户及外墙做任何更改 ,不得私自安装防盗网、雨篷,至于认可装置,比如窗花,不然必需依据指定规格装设。四、住/租户必需自觉遵守管理处相关管理条例,不准在小区内外乱丢垃圾、杂物;乱
13、贴广告、口号;乱竖广告牌、指路牌等;不得将神位、神像等设置在户外;不准损坏绿化植物或在树上晒衣服;不准机动车辆在小区范围内乱停乱放;不准违反消防管理要求等。如有违反要求者,管理处将给予处罚。五、住/租户应和管理处亲密配合,共同管好小区。小区内严禁喂养家禽、家畜,违者按城市卫生管理条例处理。垃圾用袋装好后放入垃圾箱内,电视或音响音量不要影响她人休息,使小区有一个良好生活和办公环境。六、依据市政府相关收取管理费文件要求,住/租户必需按时交管理费、租金等相关费用。如欠交上述费用,按要求收取滞纳金。七、依据市 要求,未经市人民政府或指定机关同意,自己改变房屋结构、用途、外貌或进行扩建、拆建者,除责令停
14、止或恢复原貌外,并依据情节轻重,处以人民币 元以下罚款。八、双方确定进住前水表读数为 立方米;电表读数为 度。九、协议一式两份,管理处和住/租户各执一份。经双方签字后生效。住/租户(签字/盖章): 管理处(盖章):代理人(单位): 责任人(签字):联络电话: 联络电话:年 月 日 年 月 日电子文档:RHGL008入户申明本人已于 年 月 日和 管理处一起,共同对 小区 栋 号房进行验收。经查验认为:该物业符合购房协议条件和要求,现正式申明入户。收到 物业管理企业物业管理措施、装修须知,并愿意遵守小区相关物业管理要求,和 管理处一起共同营造安宁、优美、舒适居家环境。 业主/业主代表签字: 年
15、月 日附:签领钥匙记录表 签领钥匙记录表业主姓名房 号幢 单元 号单元防盗门住房防盗门房 门卧室门阳台门其它备注电子文档:RHGL009业主条约为加强住宅区各类物业管理,保障本住宅区物业安全和合理使用,维护住宅区公共秩序,发明良好生活环境,同意签署本条约,并共同遵守。一、本住宅区情况1.地点: 区 路。2.总占地面积: 平方米。3.总建筑面积: 平方米,其中:住宅 平方米,非住宅 平方米(商业用房 平方米,其它 平方米)。4.楼宇 栋 套,其中:高层楼宇 栋 套,多层楼宇 栋 套。5.业主数量: 个。6.管委会财产:(1)公用设施专用基金: 元。(2)物业管理用房 平方米,其中:管委会 平方米
16、,物业管理企业 平方米。(3)商业用房 平方米。(4)其它: 。7.公用设施及公共场所(地)情况:(1)道路:车行道 平方米;人行道 平方米。(2)园林绿化地面积: 平方米。(3)教育设施:中学 所,建筑面积 平方米;小学 所,建筑面积 平方米;幼稚园 所,建筑面积 平方米。(4)文体设施:文娱活动中心 个,建筑面积 平方米;网球场 个,占地面积 平方米;门球场 个,占地面积 平方米;游泳池 个,建筑面积 平方米;儿童游乐场所 个,占地面积 平方米。其它: a. b. c. (5)路灯 盏;庭园灯 盏。其它灯: a. b. c. (6)污水检验井 个,排污管 米;雨水检验井 个,雨水管 米;化
17、粪池 座;明沟 米;暗沟 米。(7)消防水泵头接口 个。(8)停车场 个,总占地面积 平方米,车位 个。(9)综合楼 座,建设面积 平方米。其中:a. b. (10)肉菜市场 个,建筑面积 平方米。 (11)邮电局(所) 个,建筑面积 平方米。 (12)影剧院 座,建筑面积 平方米。(13)医院 座,建筑面积 平方米。(14)其它:以上全部公用设施和公共场所(地)有 、 、 项已完工交付使用,有 、 、 项还未完工或交付使用,估计 年 月可交付使用。8.其它事项:(1)(2)(3)二、业主大会召集和决定住宅区重大事项方法1.业主大会召集:(1)第一次业主大会在住宅交付使用且入住率达成50%以上
18、时,由区住宅管理部门会同开发建设单位或其委托物业管理企业按法定程序和形式召集,选举产生管委会。由区住宅管理部门牵头,和开发建设单位或其委托物业管理企业组成业主大会筹委会(以下简称筹委会),筹委会可邀请市住宅主管部门及其它相关部门、单位人员参与。筹委会依据相关法规要求,在充足征求业主意见后提出管委会委员候选人名单,并做好大会议程、资料准备等工作。筹委会在业主大会召开14天前将大会召开日期、地点、内容、方法、程度及管委会候选人名单等在住宅区内公告。筹委会主任按要求程序主持业主大会,选出第一届管委员委员,完成大会各项议程。第一届管委会产生后,经市政府社团登记部门核准登记成立,依法行使各项权利。住宅区
19、全部有投票权已入住业主,均应按筹委会公告要求,按时出席业主大会,参与投票,行使法定权利,负担法定责任。各业主明白如不出席业主大会并参与投票表决,将由自己负担由此而产生一切后果。(2)管委会成立以后,负责召集以后业主大会,并每十二个月最少召开一次。经持有10%以上投票权业主提议,管委会应于接到该项提议后14天内就其所指明目标召开业主大会。管委会应于召开业主大会7天前将会议地点、时间、内容、方法及其它事项给予公告。业主大会由管委会主任主持,假如管委会主任缺席,则由管委会副主任主持。2.业主大会必需有已入住业主中持有50%以上投票权业主出席才能举行;如经已入住业主中持有50%以上投票权业主决定,能够
20、推迟召开业主大会。3.业主大会出席人数达成法定人数时,在会上提出一切事项,由出席会议业主表决,以过半数经过。表决可采取书面投票或其它形式。如遇票数相等,则会议主持人除可投一票一般票外,还可投一票决定票。4.大会投票实施住宅房屋一户一票;100平方米以上非住宅房屋每100平方米建筑面积为一票,100平方米以下有房地产权证书非住宅房屋每证一票。5.在业主大会上,业主应亲自或委托代表投票。委托代表投票,必需于会议召开前一天或管委会主任同意时间内,向管委会出具授权委托书,不然该项委托无效。授权委托书必需有业主签字,如业主为法人,则须盖法人公章。6.业主能够一栋或数栋楼房为单位,推选楼长,作为推选人共同
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