物业公司会所管理手册样本.doc
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1、中海物业管理ZHONGHAI PROPERTY MANAGEMENT CO,LTD编号:WI/J04版本:C会所管理手册编制:日期:审核:日期:同意:日期:文件受控章申明:会管理手册未经许可,不得翻印。责任部门:小区服务部序号 编 号 标 题1 WI/J04001 小区服务部会所管理职责2 WI/J04002 小区服务部会所主管职责3 WI/J04003 会所工作阶段划分4 WI/J04004 职员行为规范5 WI/J04005 各岗位职责6 WI/J04006 财务管理要求7 WI/J04007 游泳池安全卫生管理8 WI/J04008 游泳池水处理技术9 WI/J04009 溺水发生救生程
2、序10 WI/J04010 深圳市游泳场馆安全管理要求11 WI/J04011 会所工作检验制度12 MR001J04 会所游泳池救生员监控表13 MR002 J04 会所经营管理工作检验表1. 0会所管理1. 1负责编制深圳市中海物业管理企业会所管理手册等作业指导书;1. 2负责对管理处会所业务进行指导,检验和协调工作,不定时检验工作,每十二个月不少于2次;1. 3推行企业职能部门职责,负责对管理处经营管理会所提供业务指导、人员培训、技术支援、统一协调等综合性服务;1. 4配合商务部工作,对洽谈中物业管理项目现场考察,提交专业工作汇报;1. 5配合顾问管理部工作,对顾问管理项目中会所工作部分
3、提交专业工作汇报;1. 6负责新接管物业管理项目中会所功效配置、设施选购、人员业务知识培训、管理方案编制、收费标准制订、成本费用和经营测算等工作。 1.0直接向部门经理负责,编制会所管理手册等作业指导书。2.0 负责新接物业管理项目标会所投资分析、管理方案编制、开业筹备等工作。3.0负责管理处会所业务指导、检验和协调工作。4.0负责本部门货仓管理和会所经营所需要用具申购、发放、保管、入帐、盘点。5. 0负责管理游泳池救生员年度资格证书考评和统一协配6. 0利用小区会所做载体,举行各类文体活动;7. 0完成部门经理交办其它工作。10前期介入阶段会所前期介入阶段,关键是依据小区服务部实地考察和会所
4、平面图,结合发展商构想、楼宇销售定位、未来业主类型和周围经营环境,就会所投资规模、装修风格、功效配置、经营模式等提供可行而又具建设性书面提议。11会所规模:依据小区面积、住户数量和小区所处位置和周围环境,向发展商提出会所投资规模提议。12会所功效设置:依据周围市场情况并结合小区特点(住户结构性质等),提供较合理功效配置方案,尽可能做到全方面而实用。13会所项目标面积要求:依据项目特点和市场需求,测算出正确、科学又合理面积数据。14会所装修风格:会所装修风格和使用装修材料和会所后期经营有着亲密关联,要结合小区整体设计格调和所配置项目标专业要求,提出装修提议。15会所器材配置:会所后期器材配置将直
5、接影响以后会所经营效果,不能片面求全求大,也不能随意组合搭配,使设置功效不能达成预期效果。必需严格根据科学、专业组合模式,向发展商提出详尽器材清单和功效搭配等方面提议。16会所节能和环境保护:用药污染、餐饮业排污、娱乐项目标噪音等,全部应提供专业处理提议。17会所管理和经营:包含会所管理方案、管理章程、经营模式、消费价格和人员配置和培训等方面提议。20实际指导阶段会所实操指导关键指会所开业筹备及正式投入运转后指导。21对会所设备设施完善是否提出整改提议:现场考察已装修配置完成会所,依据会所装修格局和功效设置,若发觉器材配置不够完善,达不到营业要求,立即向发展商提出提议,以达成预期效果。22提供
6、人员配置、素质要求和人员培训具体方案:假如要代管会所,就需对人员进行实操培训演练。23结合会所实际情况,提供一套完善管理制度(包含会员章程、各娱乐点管理制度、职员管理制度、经营方法、消费价格等),并制作成宣传册派发业主。24开业前宣传:制作宣传广告册、会徽、广告牌、会员卡等,帮助发展商做好宣传工作。25会所装饰: 开业前,须对会所进行全方面包装,渲染气氛,营造喜庆场面。26开业酬宾:开业之日,邀请业主、发展商和相关人员前来观摩、指导、无偿娱乐,了解会所各项功效,建立良好社会关系。27会所运转指导:服务人职员作步骤、用户消费方法(单次消费、各类消费卡;会员消费、贵宾消费等)、消费价格、营业时间、
7、帐务管理等。30服务质量跟踪阶段对已投入使用会所,在服务质量、经济效益、成本费用、器材管理和保养、环境保洁、会所和小区文化结合等方面采取多种形式检验、监督。提供专业指导汇报。3.1.1 检验3.1.2 管理处会所主管指导、督促会所服务员日常工作,对会所内相关设备、设施、器具进行检验,发觉问题立即上报管理四处理。3.1.3 小区服务部对企业管辖会所进行不定时检验,每十二个月不少于两次。3.1.4 质量管理部在月、季检中对管理处会所管理情况进行检验考评。3.2.1 改善3.2.2 小区服务部处理用户重大投诉实施纠正和预防方法程序。3.2.3 小区服务部经过改善设施设备和服务等经营手段、方法逐步扩大
8、会所经营,以占领更大市场。10总则11全力维持企业形象和利益,热爱本职员作,敬业爱岗。12刻苦勤奋,含有娴熟专业知识和服务技巧。13含有良好职业道德。14 遵守纪律,严格实施企业各项管理制度及规范。20服务员必备21良好服务态度和职业修养。2.1.1认真负责,一切为企业、为用户着想;2.1.2 热情耐心,面带笑容,态度和蔼,语言亲切,热情诚恳;2.1.3 细致周到,无微不至;2.1.4 举止文明,含有一定文化修养,谈吐文雅,衣冠整齐,举止端庄,待人接物不卑不亢,事事四处表现出良好真诚服务精神风貌。22较高服务知识应含有一定语言、心理、民俗、社交、体育及法律等方面知识并熟练利用。23娴熟服务技巧
9、针对不一样类型用户,在规范服务前提下灵活利用服务技巧,努力使用户达成满意效果。24快捷服务效率为用户服务作到正确、立即,反应灵敏,快速而无误。30 服务理念31 用户是我们衣食父母。32 将用户满意视为衡量服务质量最高标准。33 用户总是正确,要把正确理由让给用户,把错原因留给自己。34 用户设诉是促进我们服务质量改善最好机会,用户埋怨是我们改善经营管理契机。40 礼仪41 仪表规范4.1.1 着装清洁整齐,上班必需穿着工装、佩带工号牌。4.1.1.1 工装须经过整烫,整齐洁净,纽扣齐全扣好,工号牌戴在要求统一位置;4.1.1.2 女士穿裙子时,须穿肉色袜子,严禁穿比裙子下摆短短袜。男士上班时
10、间系领带、须将衣服下摆扎在裤子里,着黑色、咖啡色皮鞋,皮鞋须保持光亮,严禁穿运动鞋、拖鞋。严禁敞胸露怀、衣冠不整、不洁。严禁将衣袖,裤子卷起。严禁穿工装外出;4.1.1.3 会所内运动类项目职员无统一制服时,通常可穿运动装上班,穿运动装时,衣裤须搭配协调,服装整齐,上衣拉练必需拉二分之一以上位置,严禁敞胸。 4.1.2 仪容仪表要大方。4.1.2.1 女士上班必需化淡妆,一直保持手清洁。严禁留长指甲,严禁涂有色指甲油、严禁浓妆艳抹;4.1.2.2 严禁将头发染成彩色,应保持头发整齐,梳理整齐。女士要盘成发髻扎在脑后,不得披头散发,不准披肩。男士严禁留长头发、留胡须,定时剪发,头发不要遮住脸。
11、4.1.3 保持个人卫生,早晚要刷牙,饭后要漱口,勤洗澡防汗臭。4.1.4 男士严禁戴首饰,女士可带深色头饰,严禁戴耳环,项链、手镯、手链、脚链。4.1.5 上班要做到:4.1.5.1 精神饱满,热情投入工作,切忌精神不振,打瞌睡或消极怠工;4.1.5.2 面带微笑,和颜悦色,给人以亲切感,切忌面孔冷漠,表情呆板;4.1.5.3 用户问询,要聚精会神,注意倾听,切忌无精打采,漫不经心;4.1.5.4 不卑不亢,坦诚待客,切忌唯唯诺诺,过分热情反而适得其反;4.1.5.5 神色坦然,轻松、自然,切忌双眉紧锁,满面愁容。4.1.5.6 整理仪容仪表须到卫生间或工作间。42 仪态规范4.2.1 站姿
12、: 站立端正、挺胸收腹、面带微笑,双手在体前交叉或采取背手式,站立时脚呈V字型,脚跟分开距离限8CM内,双脚和肩同宽;手严禁叉腰、插兜、抱胸。4.2.2 行态:4.2.2.1 行走轻稳,抬头挺胸,收腹,肩要平,身要直,女士走一字步(双脚走一条线不迈大步),男士双脚走两条线(横向距离3CM左右);4.2.2.2 严禁摇摆身体、摇头晃脑,严禁和她人拉手,搂腰搭背,奔跑,跳跃。4.2.3 手势: 为用户指导方位时,手臂伸直,手指自然并拢,手掌向上以肘关节为轴,指向目标,同时眼睛看着目标并兼顾对方是否看到指示目标;4.2.4 举止: 举止要端庄得体,迎客时走在前,送客时走在后,客过让路,同行不抢道。5
13、0 文明用语规范51 礼貌用语5.1.1 称呼语:小姐、 夫人、 太太 、先生、 同志、大姐、 阿姨、 您好5.1.2 欢迎语:您来了、 欢迎光临!5.1.3 问候语:早上好、 早安、 午安、 晚安、 下午好! 晚上好!5.1.4 祝贺语:节日愉快! 圣诞愉快! 新年愉快! 生日愉快!5.1.5 道歉语:对不起、 请原谅、 打搅了、 失礼了。5.1.6 离别语:再见! 欢迎下次光临!5.1.7 致谢语:谢谢、 很感谢!5.1.8 应答语:是、 好、 我明白了、 谢谢您好意、 不客气、 没关系。5.1.9 咨询语:我能为您做什么吗?您喜爱?请您好吗?52 接听电话5.2.1 电话铃响,在电话铃响
14、不超出3次内接听电话。“您好,X X 会所”;5.2.2 电话敬语:您、您好、请、劳驾、麻烦您、多谢您、可否、是否、能否代劳、有劳、效劳、拜托、谢谢、请稍候、对不起、再见。53 文明用语规范5.3.1 面对客人须面带微笑;5.3.2 对客人问询要全神贯注用心倾听,眼睛望着客人面部,切忌死盯用户,不要打断客人谈话;5.3.3 和客人谈话时,须停下手中工作,眼望用户,面带笑容;5.3.4 客人问询,认真负责,不要不懂装懂,模棱两可,胡乱作答;5.3.5 回复用户问题,态度和蔼,语言亲切,声调自然,清楚柔和,亲切,声音适中,应答快速、明确。60 营业纪律61 接待用户应使用一般话。62 严禁打私人电
15、话。63 工作时间应穿好工装并佩带工号牌。64 不迟到,不早退,不无故请假,没有特殊情况不随便调班,调班工休时,须请示责任人经同意后才能生效;不擅离工作岗位,需要离开时,应做好离岗登记。65 会所内严禁下列行为:6.5.1 吸烟、吃零食、吃口香糖、吃饭;6.5.2 聊天、高声喧哗、打闹、吹口哨、唱小曲;6.5.3 看书、看报,干私活,化妆;6.5.4 做出不雅动作(掏鼻孔、掏耳朵、剔牙齿、打饱嗝、打喷嚏、打哈欠、抓手、搔痒、修指甲、伸懒腰、扮鬼脸、吐舌、眨眼等);6.5.5 和客人开玩笑、打闹,有过分亲热之举动;6.5.6 手叉腰、手插兜、手抱胸;6.6.7 和客人顶嘴、吵架,嘲笑,挖苦用户;
16、6.5.8 粗言恶语,使用蔑视或污辱性语言;6.5.9 在客人面前耳语;6.5.10 议论同事、上司,传输流言蜚语,散布谣言;6.5.11 对客人及上级使用责问、怀疑、命令、顶撞、否定式语言;6.5.12 随地吐痰、扔果皮、纸屑及其它杂物;6.5.13 面带厌烦、僵硬、愤怒表情;6.5.14 上班前,禁食异味食品;上班前严禁饮酒;6.5.15 私拿公物、商品。10 管理处会所主管岗位职责11 统筹安排会所日常经营管理工作。12 结合日常工作情况,分析在服务中表现出来管理制度弊端及不完善处,并立即向酒店商管部反应,以期不停提升管理水平。13 接收用户日常投诉及合理性提议,在能力范围内立即处理问题
17、(不超出两天)。若存在实质性困难而难以处理,则必需给用户满意解释,并立即向酒店商管部或管理处反应。14 做好职员内部管理和协调,对会所职员有指挥、安排、监督检验、批评指正责任。15 作好职员培训工作,会所天天召开班前、班后会,每七天召开总结会。16 每日营业时间前对会所职员责任区清洁卫生进行全方面检验,做好日检验统计,对于不合要求地方给立即纠正处理。17 每日营业前和结帐后,对会所设备、设施进行逐一检验,逐一调整,若发觉有维修需要或质量问题,立即跟保修单位联络维修。18 帮助前台搞好日常用户接待工作,在会所门口迎接用户到来,并领到前台开单,在用户离去时,送到门口并说“欢迎再来”。19 天天晚上
18、22:00和前台服务员一起结帐,确保天天帐目清楚。110 妥善处理服务中出现问题,委婉回复用户提出疑问和要求,帮助各服务点职员处理好和用户间关系。111 检验下属职员上下班情况,安排会所轮值班表,对服务员仪容仪表、言谈举止、工作纪律进行检验、指正和批评。112 做好每日工作日志,方便于发觉问题纠正问题。 113 每三个月负责完成会所经营管理情况分析,对会所存在问题提出可行性解决方案或提议,并将分析汇报报酒店商管部。114 负责会所安全消防工作,确保会所正常运转。115 保护会所设施,按要求对设施进行维修保养,对人为损坏者查明原因,追究责任。 30 前台服务员岗位职责31 负责日常接待工作。32
19、 遵守企业职员守则和会所职员管理制度。33 掌握会所经营方法,圆满回复用户各类消费咨询。34 为用户办理各类消费手续,业务要熟悉,态度要热情,工作要细心,动作要灵敏,核实要正确。35 立即把用户资料输入电脑,进行有序电脑管理。36 妥善保管好各类票据、押金、消费卡,做到台帐清楚,条理分明,杜绝因个人疏忽造成会所损失。37 在要求时间内向企业财务部交款,做好日收入报表、月收入报表。38 保持前台环境整齐。39 帮助服务员做好休息厅递茶送水服务工作。310严禁任何人借用营业款、严禁消费后赊帐、欠帐。40 游泳池岗位细则41 游泳池救生员及游泳池服务人员必需有较高思想觉悟,热爱本职员作;掌握会所服务
20、基础知识和技巧,知道游泳池管理通常知识,掌握游泳运动和游泳保健知识;含有很好游泳和游泳救生技能。4.1.1救生员基础条件及技能4.1.1.1身体健康;4.1.1.2 救生员必需持有国家颁布健康证和救生员上岗证;4.1.1.3 因特殊原因不能取得救生员上岗证而安排救生工作职员必需经过企业酒店商管部培训考评,在游泳技能、抢救技能和水质保洁技能方面达成一定专业水准,才能负责救生工作;4.1.1.4 救生员须全方面掌握泳池消毒加药技能,了解每种药性能、用药量、用药频度和加药方法,尽可能做到合理科学,即要节省用药又要确保水质达标;4.1.1.5 救生员须全方面学习水泵房管理技能,按要求要求程序操作。41
21、2 救生员岗位职责4.1.2.1 负责游泳池救生及保洁工作;4.1.2.2 负责客人游泳绝对安全、勤巡视池内游泳者动态,克服麻痹思想,落实安全方法,发觉溺水者要快速冷静处理,做好抢救工作并立即向相关领导汇报;4.1.2.3 认真做好天天清场工作;4.1.2.4 负责游泳池水质测验和保养及游泳场地环境卫生;4.1.2.5上班集中精神,不得和无关人员闲谈,救生台不得空岗,无关人员不得进入池面;4.1.2.6 因为泳池深浅不一,来有大人、小孩,游泳熟练技术不一,对此一定要注意,要勤在泳池边观察,注意游泳者动向,预防发生意外,确保客人安全。对不会游泳者可作技术指导;4.1.2.7 定时检验更衣室,杜绝
22、不安全隐患;4.1.2.8 如遇雷雨天气,要快速安排客人上岸,确保客人安全。42 泳池服务岗操作细则 421 准备工作4.2.1.1 仪表整齐,做好准备;服务职员作前应按要求换好工作服,佩带工号牌,检验本身仪表仪容,按时到岗,经过班前会接收任务,服从工作安排,有责任感,到岗应立即查看交接班统计,从思想上,精神上做好接待服务准备。4.2.1.2 做好水温调整、水质处理工作;检验游泳池水温(通常保持在26OC28OC),化验水质(余氯控制在0.4mg/L,PH值在6.58.5)做好统计,并依据化验情况,合理地投放药品,分别开启药水循环过滤泵,消毒池水。约一小时左右,关闭药泵。依据国家卫生部要求,定
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