物业经理岗位基础职责.doc

物业经理岗位职责                           

岗位名称：物业企业经理
直接上司：房地产企业经理
直接下属：物业企业总经理助理、行政人事主任、财务部主管、保安部主任、工程部主任、管理服务部主任、会所主任、清洁部主管、租赁部主任
说明:经理在盛和伟业投资集团企业事业一部房地产企业总经理领导下,负责集团企业方针政策落实落实，和物业企业全方面领导和管理工作。具体工作职责以下：
1、        负责筹建物业管理企业，建立健全组织架构及人员配置，制订企业管理方针、目标和计划、组织、指挥、控制和协调沟通；
2、        起草制订达成上述方针目标实施程序文件和规章制度。如：岗位职责、层级管理制度、会议管理制度；工作实施、督导、检验、日志制度及程序；财务、人事、物资管理制度；对客服务管理制度、业户条约、手册，物业管理服务协议、协议，业主大会、委员会资料，接管程序，入伙和装修管理等。并监督实施，确保各项管理服务工作质量和标准，让业主满意，提升物业管理水平；
3、        对管理人员招聘、录用、考评、奖惩、解聘工作，合理分配各部门工作任务并组织督导下属切实完成；
4、        协调、理顺和集团企业、房地产企业各部门工作关系。参与集团企业会议，提交工作总结和多种合理化提议，落实落实企业指令；
5、        协调和相关协作部门、业主委员会、政府主管部门关系，保持良好公共关系，树立企业品牌、形象；
6、        物业管理前期参与（新项目标市场调研开发、计划、定位、施工，完工验收等步骤工作），并针对使用管理提出可行性提议、意见；接管物业并跟进各项整改方法；落实保修方法如单位、期限、费用等；理顺和开发商、施工方工作关系；
7、        指导、管理、协调物业各部门工作，监督各项规章制度、劳动纪律、工作程序、任务实施和落实；定时和不定时检验各部门、岗位、设备、环境等，立即发觉问题并处理；召集和主持企业例会或专题会议，立即处理管理中出现问题；确保企业各项工作能顺利进行；
8、        以身作则，关心职员，提升企业凝聚力和职员工作主动性、能动性和发明性，培养职员以自觉性、责任感完成本职员作；定时或不定时听取职员意见，提议，不停完善企业经营管理；
9、        带头实施财务管理制度，参与年度预算并呈报上级审批后实施，审阅、分析各类财务报表，控制企业费用开支，降低物料损耗和各项成本；
10、        监督各部门培训工作，提升企业整体业务和服务标准；
11、        立即处理严重投诉、突发事件，理顺业户和企业关系，树立企业良好形象；
12、        负责协议事务(委托、租赁、维修、保险等)谈判、签约并呈交上级同意后落实；
13、        完成上级交办其它任务。
秘书岗位职责

岗位名称：秘书
直接上司：物业企业经理
监督帮助：物业企业行政人事主任、财务部主管、保安部主任、工程部主任、管理部主任、会所主任、清洁部主管、租赁部主任
1.0  行政文秘
1.1        负责企业政令颁布、各类文件汇报、通知等起草、送批（核）及打印，分发、送达、检验各部门和全企业人员对企业规章制度实施情况。各项来文来函签收及送阅，各类资料、文件、制度搜集、整理、归档、整理目录和管理。
1.2        协调各部门主管/当值和上级通力合作，依据上级指示和企业运作情况，随时修改或完善各项规章制度及通知、组织召开各类型会议。
2.0人事劳资
2.1给物业企业人事劳资和职员福利管理
2.2在上级指导，企业安排下，进行帮助人员招聘、调配、试用、转正、晋升或解聘全过程立档管理，负责工资、劳保、福利、工会活动等实施和检验。
3.0 后勤供给管理
3．1后勤文具、物料、交通工具、办公机械使用，管理办公用具、职员住宿等一切物品用具统计请购、发放、登记立档管理。
4.0上级交办其它任务。                         

财务部职责

说明:物业企业财务管理、会计核实监督、实施部门，资金、账目标有效管理，经过实施成本控制，组织安排使用各类资金，制造一个资金流通畅顺，各类财务信息正确立即向企业汇报财务经营情况，支援各部门资金运作，使企业得到最好利润回报。
0.0        格实施国家财经纪律，方针政策，结合本企业经营特点，组织财务管理，核实，监督工作，如实为领导反应财务情况，经营结果。
1.0        建立健全内部管理制度，工作程序。
2.0        合理筹集资金，并有效使用，提升资金使用效益。
3.0        确定年度预算计划并报企业同意后实施，检验监督控制调整。
4.0        根据会计制度设置帐目，正确利用会计科目，做好编制凭证，记帐，算账，对帐，月末编制会计报表，做到手续完备，内容真实，数字正确，帐目清楚，日清月结，按期报帐，在限定时限内报送多种会计报表。
5.0        按银行制度要求，做好现金，支票，发票管理工作，遵守支票使用要求及银行结算纪律，加强现金管理，对下属各管理处经费收、支情况进行检验、监督、指导。
6.0        根据“会计档案管理措施”要求，建立健全企业会计凭证、会计账簿、报表及其它会计资料建档、保管工作，接收财税机关上级主管部门和企业领导业主委员会监督检验，立即提供财务资料，如实反应情况。
7.0        负现办理现金、出账、结算、发放工资及和业务单位债权、债务结算和清理工作。
8.0        负责仓库保管工作及汇同行政人事部对企业固定资产、低值易耗品盘点、清查等工作。
9.0        负责审核指导各小区预算及提供规范和相关依据资料。
10.0        负责各部门/各小区财务工作，协调，处了处理各部门财务问题和困难。
11.0        立即向各部门提供给收、欠收明细，监督管理服务部、会所、租赁部、车场收款员等全部应收费用收催缴工作，要求各相关部门按指标完成，
12.0        帮助各部门制订《管理目标、经济目标责任书》，并监督各部门实施，
13.0        财务人员业务培训工作。
14.0        负责向业主委员会提供年度收支情况财务汇报。
15.0        保守企业财务秘密，维修企业利益，对违反国家财经纪律和会计制度开支，有权拒绝付款、报销和实施，直到其财务手续完备方可办理。
16.0        对领导不实施国家财经纪律和违法乱纪行为有权越级反应并提出改善方法、方法。
17.0        对用户提出多种费用咨询给予解答，对其它部门提供财务信息服务。
18.0        完成企业交办其它任务。
管理服务部职责          

职能说明:管理、协调、监督、公关、服务职能。对用户服务实施和反馈，并提供多个直接服务部门，物业企业对客服务是经过管理部业务程序和服务步骤来完成，是企业和业户之间桥梁，是物业企业窗口，管理部工作程序、人员职业道德、服务质量、操作技能应变技巧、仪表、言谈、举止对物业企业形象和声誉全部会产生影响。对内各部门帮助、督导、沟通使各部门确保良好工作质量和效率。负责各类牌照、收费标准申办，政府部门任务落实，和政府部门建立良好关系。
职责：
1.0           物业经理领导、指导下,开展部门内各项工作(房管、设备保养、治安 
消防、车辆、清洁、绿化)围绕各项服务，, 检验各部门工作，并将检
查结果统计上报经理并下工作单给予落实整改。确保物业管理服务水
平、质量.
2.0           组织、开展业户意见咨询工作，对管理服务质量进行严格控制，处理
业户投诉和业户间纠纷。
3.0           落实物业管理费、有偿维修费、车场使用费、水电费、租金等费用收  
        缴，催缴工作。
4.0           负责帮助行政人事部门做好本部门考勤、考评、培训工作。
5.0           认真落实物业管理法规、政策、标准，组织落实上级主管部门下达 
任务。负责同行业市场信息搜集、调查、分类、汇总、汇报、剪辑、印
发《物业剪报》，组织学习工作。为推进企业物来管剪发展出计划策。
6.0           负责新楼盘验收、接管（如对公共设施、设备统计），具体落实、组 
织、协调收楼各项工作。全方面掌握物业情况，并落实综合评优汇报。
7.0           负责取得物业管理费、停车场使用费收费批文、牌照等经营必备文件。
8.0           统筹、计划、协调、组织小区文化活动。
9.0           草拟以企业名义送递相关部门、业户相关物业管理方面文件。
10.0         帮助业户办理各项服务：
10.1          提供管理区域管理服务咨询
10.2          受理业户投诉(服务热线接听、统计、跟进、督促回访)
10.3          办理业户收楼/铺、迁入、迁出手续
10.4          办理装修申请、办证、验收手续
10.5          办理出入证、IC卡、临时出入证、水牌
10.6          办理车辆月保手续
10.7          代办废品收购
10.8          日常文件打字、复印、传真
10.9          代售文具、邮票、邮政、电话卡，代洗衣、代订票、订餐等
11.10  室内有偿清洁、工程维修服务
11.11  提供便民工具出借、便民药品等
11.0         帮助保安、工程各部门做好突发事件、特殊天气应急处理。
12.0        完成上级安排其它工作。
  行政人事部职责             

职责说明：
    责任人事、行政各项制度制订，监督企业各项制度实施；制订有竞争力且符合实际情况薪酬、福利、保险、培训考评工作体系，充足发挥人力资源效能。责任人力资源招聘、使用、管理、开发及人力成本控制，为各部门提供立即、有效、全方面后勤服务。
1.0        责任人力资源编制、招聘、考评、奖惩、异动、开发、培训、解聘、及成本控制。
2.0        参与企业各项多种管理制度制订及监督、协调工作、对落实根本先和机关部门主管沟通并下《工作单》给予攻进，督促工作质量。
3.0        劳动协议、档案管理；监督、考勤工资审核和劳动技术资格年审。
4.0        企业大型活动、培训开展，关心各部门文化活动，处理职员生活困难。
5.0        负责职员制服订做、发放及回收管理；膳食管理；物资采购调配及车辆管理，宿舍安排。
6.0        对外联络工作，组织安排接待、参观等公关活动。
7.0        制订各部门行政费用支出标准，帮助上级进行有效控制，并对年度行政费用、物资给予统计；对固定资产作统计（十二个月最少一次，帮助财务部）。
8.0        各类公文超草，各类文件上传下达，指导实施，行政文件、表格、档案等管理。
9.0        企业各类表格、信笺、信封、名片、工卡、文刊印制，文具购置。
10.0        企业办公室秩序管理，办公设施使用管理，公告、节假日轮值，企业内部钥匙管理；和清洁、绿化、维修、保安等管理，以确保办公环境整齐优雅、井然有序、为公纪律、考勤、礼仪礼貌检验、监督、汇录、考评和劳资持勾。
11.0        协调各部门工作联络，物资、人员调配。
12.0        组织企业周例会事务性会议召开、后勤，会议情况统计整理、分发，会议决定跟进落实。
13.0        对外和劳动、人事、保险、政府机关部门保持良好工作关系，树立企业良好形象。
14.0        搜集剪辑和房地产，物业管理等到有价值政治，经济，法规等多种信息，帮助“管理部”编制“月刊”发行，提升企业竟争力。
完成上级交办其任务。
工程部职责
1．0        楼盘前期介入,包含图纸会审, ,了解工程进展情况,统计关键隐蔽工程,熟悉掌握各类明暗管线部署、走向,设备安装、调试情况，提出物管意见。
2．0        熟悉小区计划，各类房屋结构，公用设施、设备分布、使用情况、安全要求。
3．0        参与验收、接管工作，严把质量关，严禁未经验收、质量不合格工程交付使用，对验收中存在问题要列表上报、分转并跟进房地产企业处理工作，负责小区全部工程资料、档案系统交接各建档、使用、保管工作。
4．0        工程人员招聘、考评、奖惩、解聘、培训工作。
5．0        提交设备 、设施更新改造计划，按批复实施。
6．0        工程物料申购、质量监控、帮助财务部门降低成本。
7．0        落实实施工程管理制度及企业各项规章制度，并督促落实。
8．0        公用水电费分摊制订，依时提交相关数据至财务部。
9．0        定时和保安部、管理部检验小区工程设施防火安全情况，提出整改意见并复查或落实，直至附合消防安全管理要求。
10．0        协调和房地产企业工程部及相关设计、质监、施工等单位关系，以获取最大技术、施工力量支持。
11．0        提交预防性、例常性保养、维修方案、计划，并按批复实施。
12．0        和供水、供电、排水、电信、煤气、消防、防雷、有线电视等部门及和物业设备承判商如电梯维修企业建立良好工作关系，确保设备处于良好备用状态，对外业务中廉洁奉公，维护企业利益，树立企业形象和声誉。
13．0        制订强电、弱电、智能、给排水等应急处理方法，确保物业正常运行，发生重大事故、问题应冷静、果断采取方法，组织人员抢修，预防事态扩大，将损失降低至最小，并做出事故统计和分析，上报企业。
14．0        制订工程维修相关用户服务制度、规程、有偿服务收费，并落实实施，提升工程创收能力，树立良好服务形象。
15．0        完成其它上级交办任务。

安部职责            

职能说明:
是向业户/用户提供标准公共秩序维护及安全防范服务,防范辖区内出现行窃、抢夺、有意破坏财务及损害行为，协肋公安清防部门对辖区内发生案件、过清事件进行现场看护，配合机关部门工作对消防设备、设施、日常、保养、继全各项安全、消防安全制度做很久防工作；对进入小区人员进行汇、物品进行放行汇，对装修监管、交通秩序及行车场管理，要求文明执勤，礼貌待人威严和服务并举。
1.        0维护牧业管理区域公共秩序。
2.        0帮助公安、消防部门做好区域内安全防范工作，帮助业户做好防盗、防燥、防火、防灾难事故工作，发觉不安全原因立即汇报提出整改意见。
3.        0消防安全制度建立、健全、并严格监督实施。
4.        0负责治安、消防安全宣传工作，搜集机关信息组织物业企业内部职员进行治安，消防知识学习消防演练。
5.        0负责消防设施通送监督检验，确保消防设施处于良好备用状态，通送返用。
6.        0制订消防设施年度维修保养计划并配合工程部及外判单位实施。
7.        0治安、消防应急处理方案及防范方法。
8.        0装修监管，督促施工方按《装修管理要求》实施对违章装修给予处理、纠正违章行为。
9.        0出入小区及车辆时间，（如检验职员、装修工人、外派工作人员）对可疑人员、车辆物按要求进行检验。
9.1凭物品出闸条核时带出物品；
9.2检验时按章行使权力(如先敬礼);
9.3外派工作人员在管理部没人陪同进入业户家中维修时,陪同进屋。
10.        0发生各类案件或重大事故现向,有扭送犯罪分子到公安机关或监视严查权力,但没有拘留、关押、罚款、审讯、审查、侦查和处理权力。有抢救伤员和保护现场权力，但没有勘察现场权力。
11.        0反治安管理行为人有权劝阻、阻止、批评、教育。
12.        0对携带匕首、三棱刀等管理工具和自制为药、枪及其它可疑人员，鬼鬼祟祟人员进行检验、严查、监视，掌握事态发展，不轻易采取行动，以免打草惊蛇，并报当地公安部门处理。
13．0 碰到下列情况时，按培训时要求采取正确行动并向上级汇报；发觉工程、清洁问题要立即向相关部门报通知会，通知工程人员管理肇事人员，亲密配合其它部门工作。
13．1 暴力分割事件                        
13．2  斗殴                                
13．3 人身及其它骚扰事件             
13．4 火警                           
13．5 灾难性天气                     
13．6 水浸                          
13．7 违章装修                                 
13．8 设施损坏                       
13．9 煤气泄                        
13．9 保安系统、可视对讲和等出现故障
13．10停水停电
13．        11人员受伤
13．12 电梯困人
13．13        其它紧急事件
13．14        灯泡坏了、缺损
13．15        不洁净地方
13．16          发霉、青苔
13．17        设施跑、冒、漏
13．18         公共设施损坏
14．0 对违反小区各项管理要求行为给予劝阻、批评、教育、阻止。
14．1  噪音                  
14．2 损坏公共设施、消防设施   
14．3 违章公共场地、占用消防通道
14．4环境卫生管理（如乱扔垃圾）
14．5 工作证、出入证、加班事务清场
14．6 治安、消防制度

清洁组职责         

说明: 物业区域垃圾、粪便清扫、搜集、运输、处理；物业区域公用部位、公共场地清扫保洁、公共厕所清掏、保洁、消毒；区域内全部树木、绿化地、爬藤、地面履盖物、草皮及其它植物修剪、浇水、施肥、除虫、松土、除杂草、补缺、保养等；改善、消除业户/用户废弃物对环境影响，发明有利于继续生活、工作环境，美化环境。
1.0           清扫保洁范围：
        物业区域内外道路、绿化带、走廊、安全通道、电梯、建筑景观，天台、平台、雨棚、会所、中央监控室、停车场、公共部位门，大堂、墙、车道、人行道、水沟、沙井、水池、球场、垃圾箱/桶、路灯、庭院灯、梯灯、消防栓、冲水箱、上下水管、水阀、水表、电房、水泵房、发电房、电梯房、电梯、邮箱/信报箱、招牌、指示牌、楼房牌、卫生间等。
2.0           辖区内除四害工作.及白蚁防治。
3.0           垃圾清扫、搜集、运输、处理。
3.1        建筑垃圾和生活垃圾必需分开存放，分别搜集。
3.2        业户生活垃圾每日清除不得少于2次，无堆积，无漏收、无腐烂发霉、发觉占用公共场所杂物、废旧家俱要知会行为人移回家中，立即清理，不得任由此现象漫延，
3.3        不使用破烂垃圾桶/具搜集、运输。
3.4        搜集容器封闭，不可超高、超宽运输，途中不可用绳等拖拉，使用后要清洗洁净（定时消毒），放置于要求地点，摆放整齐。
3.5        容器/垃圾间/站周围应整齐、无散落、无存留垃圾、无污水流溢，箱体洁净、无积尘、污物，天天不少于三次巡视。设施有破烂、损坏、排水不畅、地面损坏等应即时知会管理部、工程部维修。
3.6        垃圾分类堆放，不得乱倒，乱卸，乱堆，搜集完成时场地要清洁，车去场净，装卸文明操作，降低扬尘，预防污染周围环境，定时对中转站，设施安排专员清扫、冲洗、消毒、垃圾间/站应标识显著，环境整齐。

4.0   要求实施多种清洁卫生绿化保养操作规程、细则达成工作要求，
5.0   对不卫生不文明(乱扔乱吐乱涂乱贴乱放)行为\现象即时劝阻、阻止，开展卫生环境宣传使业主养成爱清洁户户讲卫生良种风气。
6.0   提供家政清洁有偿服务,提升服务质量,强化服务意识.
7.0   坚持安全操作,杜绝作业过程中安全事故.
8.0   在突发事作和特殊天气中,根据即定规程,对排水等事务给予落实,并帮助工程、管理部保安部处理好突发事件。
9.0           学习相关专业知识,提升专业技能,遵守企业规章制度,工作纪律.
10.0   完成企业交办其它任务.
租赁部职责
1.0   在物业经理领导下，负责中介代理业务实施和发展。
2.0   辖区内商、住物业、（包含商铺、车位、住宅、配套项目）租赁业务招商、洽谈、协议、续约、收取租金等事务，并负责督导、帮助物业部对商业物业管理。
3．0  负责管辖区多个经营，（包含外来单位促销活动、临时设点、全部招商推广活动）业务计划、实施、发展，不停开发新用户，提升租售率。
4．0         做好市场调查研究，立即了解市场信息，做好市场信息汇总分析，掌握竞争伙伴动态、策略，为企业租赁销售经营业务决议提供依据。依据市场估计、租售走势编制月、季、年租赁计划。开拓各项业务客源并负责开拓其它各项多个经营业务，主动为企业“开源
5．0        听取、登记用户投诉及意见，分转相关部门跟进，帮助善后工作，努力做好售后服务工作，努力提升企业和楼盘著名和美誉度。
6．0        做好用户档案登记、整理、建立用户档案，分类管理工作，为物业部下一步工作提供良好用户信息。组建租售信息库，包含位置、楼层、面积。
7．0        加强专业知识学习，不停提升人员素质。维持租售部现场工作环境，保持洁净、整齐。制订租售统一用语，规范租售行为，制订租售工作步骤，按日、周、月、季、年向上级主管、财务部上报租售情况。
8．0        加强协议管理，做好租赁多种资料保管、使用、派发、配合广告部做好宣传工作。
9．0        完成上级交办其任务。
会所职责
1．0  全方面负责小区文化活动，做到有计划、有制度、有落实、有总结。
2．0  落实健康+文化+经营+服务理念，充足利用文化活动场所和会所组织文体活动并重视实效。
3．0  提倡和营造小区友好友爱、主动向上良好气氛。
4．0  创办、组织成立多种文娱、体育团体/小组，如“乐队”“蓝球队”“羽毛球队”“乒乓球队”“老年人舞蹈队”“书画组”等。
5．0  管理好室内外活动设施、场地、物尽其用，收费合理。检验、保养、各设施、场地正常使用，符合安全要求，确保整齐、洁净。和政府部门、各文体机构保持亲密联络。
6．        0  确定每个月运作收支，并于月末分析、汇报；每日和财务结清所收费用。
7．        0  安排职员福利活动。
8．        0  部门专业培训、教育，树立良好服务意识。
9．        0  提出盈利性活动提议，帮助商场促销活动，临时性场地租赁。
10．0 完成上级交办其它任务。