物业公司管理处经理工作手册模板.doc

上海XX物业管理
文件编号: XX

物业管理处经理操作手册

受控状态：

文件发放号：

年 月 日公布 年 月 日实施

目录
总则·········································································································3
企业服务宗旨······························································································3
企业精神····································································································3
企业质量方针······························································································3
企业质量目标······························································································3
企业介绍···································································································4
企业管理框架图···························································································5
第一章 职责····························································································6
第一节 管理处经理职责················································································6
第二节 细化标准························································································6
第二章 人事管理·······················································································8
第一节 职员任职（招聘）条件········································································8
第二节 人员招聘录用及转岗、离职··································································8
第三节 职员行为准则·················································································10
第四节 职员培训·······················································································13
第五节 职员奖罚要求·················································································14
第六节 考勤管理·······················································································16
第三章 行政管理·····················································································18
第一节 协议管理·······················································································18
第二节 对外发文管理规程············································································19
第三节 印章管理·······················································································20
第四节 办公室及更衣室管理·········································································20
第五节 相关组织职员外出活动要求······························································21
第六节 相关外来人员参观、采访、实习（培训）要求········································21
第七节 固定资产、低值易耗品采购管理···························································22
第八节 服装、劳防用具、工具管理·································································22
第四章 财务管理·····················································································23
第一节 费用支付管理规程············································································23
第二节 现金管理要求·················································································23
第三节 收入管理要求·················································································24
第四节 凭证管理要求·················································································26
第五节 维修资金使用管理规程······································································26
第五章 工程管理·····················································································27
第一节 设备设施保养规程···········································································27
第二节 设备大修申报及管理要求···································································28
第三节 外发工程管理要求···········································································28
第六章 事务管理·····················································································29
第一节 新建物业接管筹建规程······································································29
第二节 二手物业接管前期操作规程································································30
第三节 物业投诉处理要求···········································································30
第四节 回访工作要求·················································································31
第五节 对外沟通、协调操作规程···································································32
承诺·······································································································35
编后说明··································································································36

总 则
企业服务宗旨：热情服务 温馨万家
企业精神：高效、奉献、诚信、敬业
企业质量方针：以人为本、管理科学、服务真诚、业户满意
企业质量目标：
1、企业所接管物业两年内依据物业管理委托协议约定达成市级物业管理对应标准。
2、入职六个月以上管理处经理持证上岗率100％。
3、物业管辖区域不因管理不善而造成发生重大责任事故。
4、业户报修：商务楼宇业户报修后，物业人员不超出15分钟到现场；住宅小区业户报修后，物业人员不超出30分钟到现场；并做到急修不过夜、小修不过三。
5、加强房屋、设备日常维修保养，确保房屋及设备完好率达95%以上。
6、业户对服务满意率达90％以上，业户投诉处理不超出24 小时。
企业按ISO9001：标准建立质量管理体系，明确年度质量目标，并对管理处服务过程进行有效控制、评价和改善。

公 司 简 介

上海XX物业管理成立于1996年底，由XX（集团）所属上海XX房地产和上海XX科技发展共同投资组建，现为建设部评定物业管理一级资质企业。
企业坚持“热情服务、温馨万家”宗旨，重视塑造企业品牌，实施高起点计划、高标准运作，把酒店管理模式和现代居住理念融入物业管理，并利用现代化、科学化、规范化手段，使管理物业保值、增值。
企业坚持“以人为本、管理科学、服务真诚、业户满意”质量方针, 经过了ISO9001:质量体系审核认证，用符合国际质量标准和含有“XX”特色物业管理服务，为全部业户营造一个安全、舒适、方便、优雅环境。
企业管理物业面积已超出120万平方米；管理范围包含多个类型物业，有商场、办公楼、学校、别墅、公寓等。企业重视过程管理，将服务特色溶于精细化管理中，为每个项目定做“个性化”方案，努力争取管精、管实、管好。企业管理XX国际大厦、置地广场前后被评为“上海市优异物业管理大厦”； “全国城市物业管理优异大厦”，“全国城市物业管理优异示范大厦”；管理住宅小区数次取得上海市级、区级“文明小区”等多种荣誉称号。
企业弘扬“高效、奉献、诚信、敬业”企业精神，吸引和培养了一批含有良好职业素质技术人才，形成了一支含有丰富物业管理经验和优异物业管理理念专业管理队伍。
上海XX物业管理经受了市场经济锤炼，以后将不停超越自我，和时俱进，扎实开拓，追求更高目标！    
企业管理框架图

总
经
理
室

市

场

部

人
力
资
源
部

管

理

部

财

务

部

办

公

室

各管理处
第一章 职责

第一节 管理处经理职责
管理处是企业派出机构，依据物业管理委托协议约定内容，负责管辖区域内物业管理服务工作。管理处经理接收企业委托，代表企业全方面负责本管理区域日常运作，其工作职责：
1、实施总经理室下达经营管理指标，在企业职能部门指导下，制订管理处各项工作计划，并组织各部门(组)正确实施，完成企业下达责任目标。
2、认真落实相关物业管理各项政策法规，依据实际情况，提出修订、补充管理处规章制度和操作规程意见。
3、负责ISO9001质量体系在本管理处物业管理服务工作中具体落实实施。做好日常监督检验工作，对不合格服务项目随时进行纠正和整改，并在服务过程和整改过程做好具体统计和跟踪验证。
4、做好管理处主管以下管理人员和一般职员聘用和岗位培训工作。
5、负责建立对外公共关系，和所在地政府职能部门、物业管理主管部门、业委会及业户保持沟通和联络。
6、在企业职能部门指导下，负责落实管理处局部区域更新改造，负责物料使用和经费开支审核，控制管理成本。
7、负责管理处精神文明建设，关心职员生活,做好政治思想工作，增强管理处凝聚力。
第二节 细化标准
1、应在上任30天内掌握《物业管理委托服务协议》、《管理处经理操作手册》、《目标责任书》、本管理处各类收费标准、年度财务测算、各岗位设置和要求等基础内容，依据上述内容制订工作计划，并负责有效组织实施。
2、应在上任30天内熟悉管理区域内建筑面积、占地面积、绿化率、户数、栋数、关键设备设施、建设改造等基础情况；了解企业ISO质量体系、企业日常运作步骤、职能部门关键职责、企业现在管理项目等内容。
3、每七天组织召开一次管理处工作例会，听取工作汇报，处理实际问题，传达企业精神，部署工作任务，做好会议统计。
4、每七天对管理区域电梯、水泵、高低压配电房、污水泵房、监控室、机动车库等关键设施设备巡检一次，做好现场点检和工作检验统计。
5、每七天最少对各部门（班组）实施一次常规工作检验。检验在岗职员岗位规范及各项统计情况；督促管理人员日常工作；检验各项工作落实情况，立即发觉并处理问题。在受检岗位统计表上签字并具体做好检验统计。
6、制订管理处月度工作计划，每个月按时出席企业办公会议。
7、每个月最少参与一次管理处各部门（班组）会议。
8、实施一次月度夜查，了解职员在无关键管理人员时工作情况，做好检验统计。
9、每个月一次对领班以上管理人员进行绩效考评工作，做好考评统计。
10、每个月应和内部职员进行沟通，了解职员对管理处工作提议。
11、审核管理处当月费用收支及下月物资申购情况，对管理费、能源费等费用出现收支异常，应召集相关人员进行分析，并采取改善方法。
12、每个月最少组织一次职员专题培训，主讲人应有书面讲稿。
13、每季组织管理人员对区域内关键管理步骤进行一次检验，和合作供方进行一次沟通。节前（劳动节、国庆节、春节等）组织一次安全检验；落实防台、防汛、防火、防盗、防意外伤害等各项安全方法。
14、每季对目标责任制中各项要求逐一查对自检，每十二个月年底对目标责任制完成情况进行总结，适时调整下阶段工作关键，并落实具体改善方法。
15、每十二个月年底做好个人及管理处年度工作总结，按企业要求做好管理处下年度工作计划。
16、每十二个月年底做好领班以上职员年底考评工作，并提出是否续聘书面意见。

第二章 人事管理

第一节 职员任职（招聘）条件
1、管理处经理
中专以上文化程度，含有二年以上物业管理工作经验，综合素质高，有较强组织协调能力和处理各类突发性问题能力，并有一定文字组织和口头表示能力。持有建设部颁发经理上岗证。
2、工程维修人员
中技以上文化程度，含有相关操作上岗证和中级以上等级证书。无不良行为统计，身体健康，动手能力强，有敬业精神。
3、保安员
高中以上文化程度，持有保安资格上岗证。品德良好，无不良行为统计，责任性强。
4、保洁员
初中以上文化程度，身体健康，反应灵敏，无不良行为统计，有吃苦耐劳精神。
第二节 职员招聘录用及转岗、离职
1、申报招聘计划
1)各管理处确因工作需要增加人员，应填写《人员增补申请表》，报办公室审核，总经理室审批经过后方可增补录用人员；
2)《人员增补申请表》经流转同意后，复印件转回申请部门，原件留存人事部门。
2、招聘范围
1）招聘下岗、协保、待退休。男职员不超出58周岁、女职员不超出50周岁（特殊情况需要除外）。
2）不招聘职员家眷、失业人员、外来人员。部分岗位确因招聘困难而需招聘上述人员时，必需先向企业人事部门申请，经总经理室同意后方可招聘。私自招聘者将负担一切责任。
3）对原自行辞职或被解聘职员，不能再次招聘。如有特殊情况，须先向企业人事部门申请，经总经理室同意后方可招聘。
3、招聘程序
1）管理处负责本管理处职员招聘、面试、录用（协议制职员、出纳兼接待、主管以上管理人员除外）。
2）公布招聘信息：经过各类职介所、街道等，公布录用条件。
3）面试：经职介所、街道等机构推荐人员，由管理处经理、主管面试。
4）录用：面试合格人员应填写《职员记录表》，提供从业资格证、专业等级证书、身份证、有效下岗证实、劳动手册（协保）、待
退休证实等，并交近期报名照2张。管理处须对原件加以认定，并将复印件留存。
5）培训：对面试合格者进行上岗培训，经考试合格后方可上岗。
6）签署劳务协议：和经考试合格上岗职员签署劳务协议，每次期限为3个月。
（1）凡属下岗、协保、失业人员劳动关系进登记注册劳动服务机构(卢湾申达四保服务社)，管理处将录用人员资料备齐后统一由企业办公室在要求时间内办理录用手续。
（2）凡属退休、待退休、外来人员劳动关系挂靠管理处。
4、转岗、离职手续
1）职员转岗应交回属该岗位一切资料、工具、工作服、工具箱、办公桌等；
2）职员离职应交回属于管理处一切财物、资料，包含：业务档案、业务交往中所取得相关资料和文件、工作制服、职员佩章、更衣箱、办公桌、工具箱、职员手册及本岗位工具、相关资料，不然，管理处有权扣留薪金，直至相关手续办妥为止。
3）交接时应有具体书面说明，且须有移交人、接收人、监交人签字确定，移交清单原件由管理处归档（管理处经理移交工作由办公室、管理部共同参与，移交清单原件交办公室归档，复印件留管理处）。
4）“工作移交清单”经管理处经理核准后，交出纳结算工资。
5）离职职员工作移交结束后，未经同意，不得私自进入工作区域。
第三节 职员行为准则
一、总纲
1、准则
1)本准则表现了XX物业价值观基础要求，职员应该熟知并遵守；
2)职员应遵纪遵法、老实地推行自己职责；
3)企业尊重职员正当利益，经过本准则界定企业利益和职员个人利益,避免二者发生冲突；
4)职员违反本准则将面对纪律处分和造成企业和之解除劳动协议（劳务协议）。职员违反本准则使企业造成经济损失，企业将依法追索经济赔偿。
二、岗位行为类
1、岗位守则
1)维护企业利益是每个职员义务，职员不得从事、参与、支持、纵容对企业有现实或潜在危害行为。
2)职员必需严格实施企业颁布各项制度。职员认为企业制度显著不适用，应立即向上一级领导或制订和解释该制度部门反应。企业激励职员就工作充足发表意见或提出合理化提议。
3)遵照岗位细则和操作规程，接收上一级领导是职员职责。职员应服从上一级指示。职员如认为上一级指示有违反法律及职业道德，或危害企业利益，有权越级汇报。
4)严禁职员超出企业授权范围或职务范围要求，对业户或用户、业务关联单位做出书面或口头承诺。
5)职员有贪污、受贿或作假欺骗企业行为，不管给企业造成损失是否，企业均可无条件和之解除劳动协议；
6)职员未经同意，不得将企业财产买卖、赠和、出租、出借给其它单位及个人；
7)企业一切规章制度文件、招投标书、培训资料、业户资料等，均为企业财产，职员不得占为己有，未经许可，不得外借和对外传输；
职员因公取得各类资料、商业和技术信息等，权益归企业全部；
8)职员对企业任何财产，包含配置给个人使用办公桌、橱柜，乃至储存在企业设备内电子资料，不含有隐私权，企业有权进行检验和调配。
2、保密义务
1)在任何情况下职员不得向外界泄露任何和企业业务相关商业情况和资料：未经同意，职员不得向外界传输或提供任何相关企业资料，企业一切相关文件及资料不得复制分发或交给无关人员（包含职员手册、岗位细则等）。
2）保密资料，包含但不仅限于以下所列：企业各类规章制度、操作规程、岗位细则、职员手册、业务信息、财务资料、人事信息、招投标资料、协议文件、业主资料及联络方法、调研和统计信息、管理文件、会议内容等，均属企业秘密。
3、内外交往
1)管理处对外交际应酬活动，应本着礼貌大方、简单务实标准，不应铺张浪费。
2）职员在工作期间，由企业出资接收外单位邀请进行顾问、讲课、考察、外出参观学习，在上述对外活动中，如遇邀请单位按要求正当给回扣、顾问费、讲课费、或其它奖励，一律上缴企业处理，不得视为己有。
3）职员不得以任何名义或形式索取或收受业户、业务关联单位回扣、佣金或其它形式好处。如不能推却，接收后一律上缴企业处理，不得占为己有。
4）尊重业户、同事是每个职员基础职业准则。职员不得在任何场所诋毁任何业户和同事。
二、纪律行为类
1、仪容仪表
1）上岗时统一着工作服、佩戴工号牌（如临时供给不上，则男职员必需结领带及穿西服/白衬衫；女职员须穿着正规，不得穿休闲服）。工作服要整齐，领带结正，钮扣扣齐，不得敞开外衣，不得将衣袖、裤管卷起；上班统一穿黑色皮鞋，要保持清洁。
2）制服衣袋不装过大过厚物品，袋内物品不外露。
3）工作服只限工作时间内穿着，依据企业要求统一更换。非当班时间，除因公或经同意外，不穿工作服外出。
4）头发应保持整齐，男职员不留长发和胡须。
5）女职员应淡妆打扮，不浓装艳抹；不留长指甲、不涂有色指甲油。
6）上班前注意整理自己仪表，做到制服洁净平整，精神饱满。
2、举止要求
1）站立要挺拔、精神，坐姿要端正。
2）说话用语要文明、礼貌。
3）工作时要做到“三轻”：即操作轻、走路轻、说话轻。
4）接待业户应面带微笑，热情主动。
5）为业户服务要耐心、认真、细致。
6）虚心接收业户提议和批评。
7）电话铃响不超出三声应听接；接听电话时用语要文明、礼貌，应清楚报道：“您好，××管理处”；通话时要尽可能压低音量、以免影响她人工作。
8）在公共场所和她人同行时，不许可勾肩搭背、不许可嘻笑打闹。
3、工作纪律
1）上班不迟到，不早退 ，不无故缺席。
2）严格遵守企业考勤制度，进出有登记，请假有手续。
3）工作时间不脱岗、不串岗，不在岗位上打瞌睡，不做私事。
4）认真推行岗位职责，严格遵守操作规程。
5）不讲有损于企业形象话，不做有损于企业利益事。
6）进入各办公室须敲门通报，得到许可后方可进入。
7）不得随意翻动她人桌上文件、物品。
8）办公桌面摆放整齐，衣物等不能挂在座椅背上。
9）办公场所不能吸烟。
4、珍惜公物
1）企业全部公物均应仔细珍惜，若有损坏将视具体情况由责任者赔偿。
2）职员应妥善保管企业配给工作服，若有遗失或损坏，替换补发成本由该职员支付（自然损耗例外）；季节之交需更换工作服时，须将换下工作服洗净保留好。
3）注意节省纸张、文具、工具等用具，切勿发生浪费。
4）珍惜绿化，注意维护公共设施完好。
第四节 职员培训
1、培训标准
1）先培训、后上岗，培训合格方能上岗。
2）培训内容落实应知应会相结合，岗位需要和管理处整体工作要求相结合。
2、新进职员培训
1）应知培训：凡新进职员必需接收不少于16课时上岗培训，培训后进行考试，考试成绩合格者方能上岗。培训内容有：
A）企业概况介绍、职员行为规则、纪律教育 (2课时)；
B）安全教育 (2课时)；
C）岗位职责、操作步骤 (4课时)；
D）服务观念、礼貌礼仪 (4课时)；
E）岗位知识、技能及案例分析 (4课时)。
2）应会培训：新进职员必需接收不少于3天应会培训，经考评合格后方能上岗。
3、转岗培训
职员转岗前应接收不少于8课时新岗位应知和应会培训；培训内容有：
A）新岗位安全知识 （2课时）；
B）新岗位岗位职责，操作步骤 （2课时）；
C）新岗位知识、技能、案例分析 （4课时）；
4、在岗培训
每人每十二个月均应接收不少于40课时岗位培训。培训内容有：
1）安全消防知识（2课时）；
2）服务观念教育（2课时）；
3）岗位知识、技能及案例分析（36课时）；
4）其它物业管理知识。
第五节 职员奖罚要求
1、奖励
1）奖励形式：通报表彰、一次性奖金。
2）奖励条件：职员表现符合下列条件之一者，企业将酌情给奖励。
A）在经营管理、服务质量、技术改造、增收节支等方面，主动提出合理化提议，并在实施后有显著成效；
B）为企业节省资金和能源；
C）发觉事故苗子或隐患，立即采取方法，预防重大人身伤亡、设备设施事故发生；
D）立即妥善处理突发性事件，使企业形象免受损害；
E）为保护国家、人民及业户生命财产，能见义勇为；在维护正常秩序或社会治安中成绩显著；
F）在改善管理处或小区经营管理，提升经济效益和创建文明小区建设中成绩显著；
G）为企业做出其它贡献。
2、处罚
1）处罚形式：警告、记过、解除协议、解聘。
2）处罚标准：警告一次扣1天工资，记过一次扣3天工资。十二个月内警告处分2次者，给记过处分；十二个月累计记过2次者给解除协议处理。
3）处罚条件：
有下列行为之一者；情节严重可给警告处分：
A）上班时间处理私人事务；
B)未经管理处经理同意，私自调班、调休；
C)在办公区域或公共场所发泄个人不满情绪，造成不良影响；
D)其它不认真工作、不文明、不道德行为，需给警告处分；
有下列行为之一者，给记过处分：
A)十二个月内受过警告处分2次；
B)工作时间睡觉；
C)辱骂同事或管理人员，情节严重；
D)无故缺勤1天；
E)违反标准操作规程，造成企业利益受损；
F)服务态度差，遭到用户合理投诉，造成一定影响；
G)其它损害企业利益行为，须给记过处分。
有以下行为之一者，给解除劳动协议或劳务协议：
A)工作严重渎职，造成不良影响；
B)十二个月内记过2次；
C)十二个月内无故缺勤2天(含2天)；
D)职员工作态度、工作能力、工作绩效等不符合企业要求。
有以下行为之一者，给解聘：
A)赌博、吸毒、偷窃或参与其它违法活动，被依法追究刑事责任。在企业无理取闹且先动手打人；
B)造谣惑众，挑拨是非或以强暴手段唆使她人怠工或罢工，情节严重；
C)利用职务之便，为自己牟取私利或收取她人贿赂；
D)擅用企业名义在外招摇撞骗，有损企业利益、声誉；
E)有意损坏企业设备设施、工具、办公用具及关键文件；
F)遇很事件，借故逃避义务，致使企业财务蒙受损失；
G)疏于职守，给企业造成较大损失；
H)服务态度恶劣，损害住户或用户利益，影响企业声誉；
I) 窃取企业机密、技术资料或财务资料，造成企业损失；
II) 其它严重违反企业要求，须给解聘。
第六节 考勤管理
1、工作时间和超时工作
每七天工作四十小时，天天八小时。具体按管理处制订排班表；因工作需要超时工作，按国家相关要求支付对应酬劳或安排调休。
2、考勤措施
1）实施电子考勤、打卡考勤或签到考勤。
2）考勤卡或签到单上时间统计作为职员出勤及结算酬劳原始统计。
3）未经请假者以旷工论处。
4）当月内每迟到和早退之和4次，作为旷工半天论处。
5）代人打卡、签到或伪造出勤统计者，经查明后，双方均按旷工论处。
3、考勤汇总
考勤员依据本管理处职员考勤卡或签到单汇总考勤，并在每个月29日前（10日发工资管理处于当月3日前），将经管理处经理确定后考勤汇总表，及各类假期证实单一并交企业人事部门。签署劳务协议聘用工，劳务费根据上月实际出勤天数发放。
4、职员假期
1）休息日。职员每七天休息二天，具体按管理处制订排班表。
2）国定假日。职员每十二个月享受十天法定假。
5、请假制度
职员请假均应办理准假手续，无正当理由不办理准假手续，应作旷工处理。
1）事假：必需事先填好事假单，三天以内，由管理处经理同意；三天以上(主管以下聘用工除外)，由主管领导同意；管理处经理请假，须经主管领导同意。
2）病假：因病（包含非因公负伤）需请假诊疗，应办理请假手续；如遇急诊，应于当日立即通知所在部门领班、主管或经理。职员到医院就医，可申请就诊假，就诊假需经管理处经理同意同意。职员每个月可外出就诊二次，不超出2个半天。超出2个半天视作病假处理。凡伪造、涂改病假证实、窃取病假者，经查实后，休息期作旷工处理。凡因殴斗、打架致伤，停工期不得作病假，并按劳动法相关要求进行处理。
3）工休假：管理处经理须经主管领导同意后方可休假；主管以下职员由管理处经理依据工作需要统一安排。
4）工伤假：职员在工作过程中遭受非本人所能抗拒意外负伤，或从事本企业公益劳动而造成负伤，按国家最新要求实施。
5）其它假期均按国家相关要求实施，但必需在事先办完请假手续后方可享受假期。
6、加班工资计算方法
按上海市劳动保障局最新要求实施。
7、其它
以上要求如和国家相关要求相悖时，则以国家要求为准。

第三章 行政管理

第一节 协议管理
1、协议实施
1)负责跟踪、反馈协议实施情况，建立协议实施台账。
2)严格根据协议推行规则，行使协议明确权利，负担协议要求义务。
3)立即向协议承接部门汇报协议推行中发生问题，提出处理问题提议。
4)二手盘物业委托管理协议到期前三个月，应提交协议实施汇报予企业市场部。
5)新接物业委托管理协议，在实施完成后三个月内，应提交协议实施汇报，并将和委托管理协议相关资料移交企业办公室。
6)其它协议实施完成后30天内，应提交协议实施汇报给承接部门及财务部，并将和协议相关资料移交办公室。
7)在协议推行过程中若须变更（或补充）、或终止协议，应立即反馈给承接部门。
8)协议实施中发生纠纷或包含费用问题时，应立即向承接部门反应。
2、协议归档
1）协议签署后，复印件留管理处、原件交企业办公室归档。
2）在协议签署、推行、变更、终止过程中形成法人代表证实书、备忘录、双方信函、授权书、传真等文件资料，也应随协议一并交企业办公室归档。
3）在实施物业管理服务过程中形成各类会议统计、备忘录、信函、授权书（和业主间）等文件资料，复印件留管理处、原件交企业办公室归档；
3、职员档案管理
1）文件材料：关键包含职员《职员记录表》、劳务协议书、职员身份证、职业资格证书、专业技术等级证书、下岗证实、退休（待退休）证实、劳动手册等文件复印件；
2）出勤统计：职员每个月考勤统计表；
3）奖惩统计：职员在日常工作中因表现突出而受到多种奖励或违反企业各项要求而受四处罚统计；
4）培训统计：职员自进入管理处开始所参与过多种培训活动统计；
5）在职员档案中，还要搜集职员工伤情况统计、客人表彰或投诉信件（复印件）等资料；
第二节 对外发文管理规程
1、管理处于日常工作中常常需要经过书面形式和外界沟通、联络。对外发文表现企业形象并可能包含相关法律条款，管理处必需认真对待。
2、依据管理处工作性质，发文形式关键有对业户公共通告和单位公文往来。
3、公共通告是指小区全部业户应了解相关信息，如停电检修、水箱清洗、友谊提醒、宣传教育、缴款通知等内容。
4、公共通告应使用有企业标识统一印制汇报纸，字体要求是：标题“黑体”、内容“仿宋体”，落款要写全称，并盖管理处公章。应做到文字规范，杜绝错别字。
5、公文往来是指管理处因工作关系和发展商、前任物业企业、业委会、合作供方、水、电、煤、环卫及居委、房管办等领导部门或相关部门之间收发文。
6、公文文书除字体、文字上述要求外，针对不一样发文内容，还应注意文体、格式规范。对外发文应立即报企业职能部门流转审核（填“发文审批流转表”），总经理室审批，如有需要，由企业法律顾问进行复核。依据发文内容、性质不一样，决定落款名称（企业或管理处）；盖章按“印章管理操作规程”要求实施。
7、全部公共通告和公文往来全部应做好分类归档工作，建立各类收发文目录。公共通告要做好立即收回，注意时效；公文往来应做好签收或留存相关证据（如挂号、快递收据等）。收发文作为档案，按“档案管理操作规程”要求实施。
第三节 印章管理
1、用印范围
1）管理处发出各类函件、通知、呈企业各类计划、报表等。2）印章内容需要负担经济责任，或超越管理处经理权限，应到企业办理用章手续，经企业职能部门审核、总经理室审批后，方可加盖管理处公章或企业公章。
2、印章使用
1）由经办人填写《上海XX物业管理管理处行政印章使用申请单》，管理处经理审核同意后加盖印章。
2） 使用印章应在办公室内，不能将印章携带出单位使用，用印
不能脱离印章保管员监督。
第四节 办公室及更衣室管理
1、办公室管理
1）办公桌、椅、文件柜按统一规格进行放置。
2）办公桌上文件、文具盒及纸框、茶杯等摆放整齐，保持桌面整齐；办公桌下不放置各类鞋子等物品。
3）办公室内不挂衣服、包袋等生活用具。雨具不放置在办公室内，按要求摆放到指定位置。
4）下班须将各类电器、门、窗关闭好，文件箱、抽屉锁好，做好安全防范工作。
2、更衣室管理
1）职员对号使用更衣箱，不得私自调换或转让；更衣箱钥匙应妥善保管，不得私自加配、更换。
2）更衣箱应保持清洁，箱内禁放食品、违禁物品、珍贵物品。
3）保持更衣室内整齐，安排职员轮番清扫，不准将衣物晾挂在更衣室内，不准在更衣室内抽烟，不随地吐痰和乱扔废物。
第五节 相关组织职员外出活动要求
1、为增强企业凝聚力，联络职员间感情，丰富职员业余生活，各管理处可合适组织职员开展健康有益活动。
2、凡组织职员外出开展集体活动，必需于活动前一周书面报企业总经理室审批，经同意后方可进行。书面汇报内容应包含：活动时间、活动地点、活动所需经费及其起源，活动开展期间管理处工作人员安排等。
3、开展集体外出活动通常每二年进行一次，每次不超出二天。
4、出上海市集体活动应委托旅行社组织，并为参与每位职员购