酒店集团财务管理制度及系统管理办法模板.doc

合生国际酒店管理（集团）

财务系统管理措施

二零零四年四月

目 录
总　则 ············································（1）
第一章 财务管理制度 ································（1）
第一节 财务计划管理 ·········································（1）
第二节 会计核实标准 ·········································（2）
第三节 资金管理要求··········································（3）
第四节 付款审批管理··········································（4）
第五节 外汇管理要求··········································（6）
第六节 台账管理···········································（7）
第七节 成本费用管理········································（7）
第八节 会计凭证及帐薄管理··································（8）
第九节 会计报表··············································（9）
第十节 会计监督·············································（10）
第二章 财产管理制度··································（11）
总　则···············································（11）
第一节 财产划分···········································（12）
第二节 财务管理组织和人员职责 ······························（13）
第三节 财产请购、审批、验收、入库要求·····················（14）
第四节 固定资产、低值易耗品及易耗物品管理··················（16）
第五节 物料用具、专用基金材料管理··························（18）
第六节 废旧物资管理·········································（18）
第七节 棉织品使用、保管和洗涤要求·························（19）
第八节 损坏、遗失公物赔偿要求·····························（19）
第九节 会计科目·············································（20）
第三章 餐饮成本控制制度······························（22）
第四章 酒店采购实施细则······························（24）
总　则···············································（24）
第一节 采购申请·············································（24）
第二节 采购项目标择商、确定和报价····························（25）
第三节 基准单价············································（26）
第四节 审批程序·············································（27）
第五节 购置·················································（27）
第六节 进口货物报关和报验 ·································（28）
第七节 货物运输·············································（28）
第八节 货物验收·············································（29）
第九节 结算工作·············································（29）
第十节 特殊采购项目 ········································（30）
第十一节 采购业务管理·········································（30）
第十二节 奖惩要求············································（31）
第五章 电脑房工作制度································（31）
第六章 资金管理实施细则······························（33）

总 则··············································（33）
第一节 资金计划管理·········································（33）
年度资金计划·········································（33）
月度资金计划·········································（33）
第二节 付款审批管理·········································（34）
协议付款审批 ········································（34）
非协议付款审批·······································（37）
资金管理要求········································（40）
第三节 资金调拨 ············································（41）
第四节 资金支付···········································（42）
现金付款要求·······································（42）
资金支付反馈·······································（42）
第五节 监控体系 ············································（42）
第六节 奖惩要求 ············································（43）
第七章 会计核实管理实施细则 ·························（45）
总　则···············································（45）
第一节 通常标准·············································（46）
第二节 会计机构设置·······································（47）
第三节 会计核实基础规范·····································（47）
第四节 流动资产核实·······································（51）
第五节 固定资产核实·······································（56）
第六节 无形资产和其它资产核实·····························（58）
第七节 全部者权益···········································（59）
第八节 流动负债及长久负债核实·····························（61）
第九节 成本和费用核实·····································（63）
第十节 营业收入利润利润分配核实·························（64）
第十一节 会计科目标使用规范··································（66）
第十二节 会计报表·············································（67）
第十三节 税收管理要求·········································（68）
税务管理············································（68）
其它税收事项处理····································（69）
财政、税务登记及年审··································（69）
发票管理·············································（71）
税务检验·············································（71）
责任及其它···········································（71）
第十四节 发票管理要求·········································（72）
发票开具··········································（73）
第十五节 奖惩要求·············································（75）
第八章 附 则·············································（77）

总 则
为加强酒店财务管理，建立科学会计工作程序，正确行使会计人员职权，根据《中国会计法》和《中国企业会计制度》，结合集团企业《财务系统管理措施》制订本财务管理制度，酒店集团本部及下属各酒店必需遵守。
酒店集团财务管理部在集团财务副总裁直接领导和在集团财务管理中心指导下对该措施实施情况进行监督、管理。

第一章 财务管理制度

第一节 财务计划管理

第一条 依据集团总部和酒店集团对酒店经营目标要求，在酒店总经理领导下对市场及酒店经营情况调查分析基础上，提出酒店整年经营计划纲领；各部门依据经营计划纲领编制各自经营计划，经酒店管理班子集体讨论经过报酒店集团，集团总部审批后，由酒店财务部汇总编制酒店财务计划。
第二条 酒店财务计划关键包含经营计划，资本性支出计划，现金收支计划，外汇收支计划，还本付息计划，人员编制和工时利用计划等。
1. 经营计划制订，要以集团总部和酒店集团管理目标为依据，以市场客源、价格等方面改变和在上年费用支出水平为基础，结合物价上升指数并考虑酒店经营支出水平，在酒店总经理领导下，经过市场营销部、房务部、餐饮部、人力资源部和财务部集体讨论确定。
2. 资本支出计划制订，要依据酒店实际情况和工程部专业人员提出维修改造计划和各部门提出设备购置计划，由财务部汇总编制。财务部依据集团总部和酒店集团指示，根据计划现金需要数量，编制成表后报酒店集团和集团总部同意。
3. 现金收支计划制订，要依据经营计划，资本性支出计划，还本付息计划，外汇收支计划等由财务部编制，报酒店总经理送酒店集团和集团总部同意。
4. 下年度经营计划编制时间在每十二个月10-11月完成。
第三条 财务计划报集团总部和酒店集团同意后，由酒店管理班子委托财务部将计划指标下达成各个部门。酒店管理班子将按周、按月考评计划完成情况，并依据市场经营估计情况，不停地调整周、月、年计划。在财务计划实施过程中，按时间划分成年度计划、三个月估计计划和本月调整计划。
第四条 为确保支付合理性、经济性，在资本支出计划超出要求标按时要报酒店集团和集团总部同意；酒店财务部要按财务计划审批每一笔支出，对没有列入计划临时急需开支，则需依据情况报酒店集团或集团总部同意。

第二节 会计核实标准

第五条 酒店会计核实工作是依据中国相关法律、法规、条例相关要求制订酒店会计制度和核实程序。
第六条 会计年度按公历年度每十二个月1月1日起至12月31日止确定。
第七条 会计核实采取“权责发生制”。
第八条 会计记帐采取借贷记帐法。
第九条 酒店会计凭证、会计账簿、会计报表等多种会计统计全部必需依据实际发生经营业务进行登记，要求手续完备，内容完整、正确、立即。会计一切自制凭证、帐簿、报表均用中英文书写。
第十条 记账本位币为人民币。
第十一条 记账汇率以国家公布牌价为基础，年底以人民银行年末外汇牌价进行调整。
第十二条 固定资产折旧采取直线法，按固定资产原值3%计提残值；创办费按财务制度在开业当月一次性摊完，其它递延费用采取平均摊销法。

第三节 资金管理要求

第十三条 流动资金管理
1. 流动资金管理标准是既要确保酒店营业所需资金，又要加紧资金周转。
2. 流动资金管理依据是按酒店管理班子报酒店集团同意现金流量计划表实施。要加强流动资金管理，严格审查各项库存占用资金，应收结算款占用资金。要责成信贷部定时查对，立即催收应收款项，合理安排应付款支付，立即归还贷款及上缴多种款项。
3. 各酒店流动资金由酒店集团依据集团总部要求进行统一调动。
第十四条 固定资金管理
1. 酒店固定资金关键是银行存款。
2. 按酒店要求，营业收入3.5%作为提取预算大维修费用，关键用做各项固定资产维修、改造；在当年未支用部份，年底还要冲减费用，调整损益。
3. 凡已经列入并被集团总部同意资本性支出计划项目，必需向酒店集团申报，同意后实施，所需资金由集团总部统一拨款。
第十五条 现金管理
1. 酒店现金管理采取备用金制度。
1.1依据经营情况 ，向各收款处和总出纳等相关部门配置一定数量备用金。
1.2备用金金额核定是依据天天现金平均支出量，按三天用量进行核定。核定出备用金由各使用部门填制备用金申请表，按要求同意后，从银行提款。
1.3.财务部财务经理、日审主管、夜审主管及审计员定时检验备用金使用情况，查对备用金金额，并填制备用金核查情况表，说明检验结果，对于核查出长短款，要说明原因提出处理意见，报财务总监同意。
1.4.酒店支付500元以下（含500元）款项全部要经过使用总出纳备用金来支付，所以，总出纳备用金要依据支出情况随时补充。酒店支付500元以上款项全部要经过支票或银行转帐支付，具体见第十五条.3.点。总出纳申请补充备用金，要填制备用金补充申请表，并将相关零星支出凭证及原始发票附在申请表后，送应付款主管逐一审核后，填写支票申请，报酒店财务责任人审批后，从银行提款补足备用金。
2. 对于从营业收入中取得现金、转帐支票、信用卡等，由总出纳进行清点，并编制总出纳收入表，每日送存银行，任何人不得从营业收入中坐支现金。
3. 对于酒店使用转账支票付款管理
3.1.由使用部门填写支票申请，由总会计师依据所附采购订单或其它相关明细单证审批，由应付会计填写支票后，再送酒店财务责任人签字，送酒店总经理签字同意。
3.2.支票领取者，需在应付款支票登记簿和支票根上签字后，方可领用。
3.3.凡领用后支票要在7天内将发票送回应付会计，并注销登记。超出30天未回支票，由酒店财务责任人督促回收。
4. 每个月定时编制月度现金流量表
4.1. 财务责任人依据现金流量表来安排日常财务收支计划。
4.2.酒店应按现金流量表，按时计提酒店资金（利润）。
4.3.酒店对工程款支付要按计划和相关报批手续进行。
4.4.现金流量表按月编制，每个月全部要修正现金收支计划，使酒店在现金日常管理中能按计划进行。

第四节 付款审批管理

协议付款审批

第十六条 协议请款要求：（1）由协议跟踪人负责请款，填写付款审批表，并附上盖有《请款专用章》协议复印件和其它附件。（2）全部以酒店名义签署协议，不管协议跟踪人为酒店或酒店集团职能部门须先经签署协议酒店财务部审核，登记。
第十七条 协议付款审批职责：
1. 由协议跟踪人、各级审核审批人各负其责。
2. 不一样付款内容附有不一样付款依据，由不一样审批人或职能部门审核和审批，明确各自审核内容及范围，各条线把关。
3. 财务部对付款审核实施二级负责，属于酒店审核权限付款审核由酒店会计进行一级审核，酒店财务责任人进行二级审核；属于酒店集团审核权限付款由酒店财务部进行一级审核，酒店集团财务管理部进行二级审核。
第十八条 协议付款审批权限：
1. 20万元以下款项最终审批人为酒店集团财务管理部责任人、总经理；
2. 20万元以上月资金计划内和月资金计划外最终审批人为集团财务副总裁（超出500万元由总裁/董事局加签）。

非协议付款审批

第十九条 行政费用付款审批
1. 审批职责，同协议付款审批职责；
2. 审批权限：
2.1酒店行政费用开支最终审批人为酒店财务部经理、酒店总经理；
2.2酒店集团总部各部门行政费用开支最终审批人为酒店集团财务管理部责任人、酒店集团总经理；
2.3酒店集团总经理费用开支由集团财务副总裁或其指定责任人审批，并由指定人员审核。
第二十条 行政费用外付款审批：
1. 审批职责：同协议付款审批职责；
2. 审批权限：
2.1 2万元元以下最终审批人为酒店第一责任人；
2.2 2万元至10万元（含10万元）最终审批人为酒店集团财务责任人，酒店集团老总；
2.3 10万元以上月资金计划内和资金计划外最终审批人为集团财务副总裁（超出500万元由总裁/董事局加签）。
第二十一条 付款集中会审措施：酒店集团职能部门和酒店集团老总对付款审批采取每七天两次集中会审制。

第五节 外汇管理要求

第二十二条 严格实施国家外汇管理各项制度和要求。
1994年1月1日国家外汇管理局宣告取消官方外汇牌价，酒店以中国人民银行天天公布市场外币对人民币兑换价格作为基础，以中国银行外汇牌价作为兑换外币价格，外国客人支付给酒店现钞一律经过“外币兑换处”兑换成人民币给予结算。
第二十三条 客人使用外币信用卡付款时，应将信用卡直接从银行购置外汇并存入外汇现汇户，也能够依据需要直接存入人民币帐户。从异地或境外汇入外汇可直接进入外币现汇户，其它托收外汇支票、汇票等可在托收后存入外汇现汇户。
第二十四条 严格按国家要求控制外汇现汇户支出，外币不足时可向外汇管理局申请，同意后向银行购置。对外采购时必需严格控制，每笔汇款必需经过酒店管理班子同意报酒店集团审批后方可汇出。若外汇管理班子另有要求时，则按要求办理。
第二十五条 建立严格往来款项统计，对于以外币应收国外款项，应立即记帐；同时建立外币铺助登记帐，方便愈加好地查对、结算。对外币业务产生汇兑损益，按国家相关要求进行账务处理，立即列入当期损益。
第二十六条 酒店外币兑换从银行购置水单后，立即登记并妥善保管，使用过水单，要立即注销号码，天天外币兑换处管理人员必需对水单进行审核。使用过水单定时打捆，送财务部档案库保留。
第二十七条 酒店按政府各部门对外汇管理要求，立即、正确地填写多种外汇报表。对外汇收入、支出、结存各项数字按报表要求口径逐一填报。对酒店内部各级外汇报表中收、支情况，要分析具体情况，剔除外汇在内部结算原因，避免外汇收支反复计划。
第二十八条 外汇稽核
关键对《外汇管理暂行条例》和《外汇管理施行细则》实施情况稽核；对各相关外汇业务统计完整性、正当性，和外汇帐户核实正确性进行稽核。杜绝套汇、逃汇现象。日常稽核工作由财务部经理负责督导实施。

第六节 台账管理

第二十九条 为加强酒店资产管理，预防资产流失，各相关部门对应岗位均设台账。
第三十条 各对应岗位依据协议费用、物资具体情况设置台账。台账分协议台账、费用台账和物资台账。协议台账按协议类别、协议会签、协议请付款时间、协议金额等设置明细项目；费用台账按费用明细设置项目；物资台账按物资品种、规格、单价、数量、金额等设置明细项目。
第三十一条 各对应岗位针对不一样台账要求逐日逐笔具体登记每一份协议、每一笔费用支出、每一项物资进出，随时查对帐实是否相符，做到“日清月结”。
第三十二条 各对应岗位在登记台账过程中如发觉帐实不符情况，应立即查明原因，并将差异情况立即上报部门责任人和财务部，并按相关制度办理。
第三十三条 每个月月末对台账做出汇总表，便于进行总量控制，对协议、费用、物资使用进行核实和监督。

第七节 成本费用管理

第三十四条 成本费用是指酒店在经营过程中发生各项物料、原材料消耗，人工酬劳或其它花费。
第三十五条 依据管理班子和国家财会制度相关要求，酒店制订了成本及费用项目，并按客房、餐饮、商场、电话、洗衣、商务、健身、美容等营业部门和其它非经营部门分别进行成本费用核实及考评管理。
第三十六条 酒店成本关键指餐饮成本和商品成本。餐饮成本关键指食品饮品原材料、辅料进价加运输、关税等费用成本；商品成本关键指商品进价加相关费用。
第三十七条 费用核实和控制
1. 营业费用，关键是客房、餐饮、商场等经营部门发生直接费用，是各部门可直接控制费用；
2. 行政费用，关键是行政管理费、市场费、能源及维修费用，是不能直接计入各个部门费用；
3. 非经营费用，关键是折旧费、大修费、集团总部费、土地使用费、房产税、保险费、汇兑损益、利息等费用，是管理者无法直接控制费用。
4. 对于第二类行政管理费用，由各职能部门进行控制，根据预算计划进行考评。
第三十八条 成本费用核实标准
1. 依据权责发生制标准，以权责发生时间作为会计确定基础，同时，收入和其相关成本费用要相互配比，以正确核实各期损益。
2. 成本费用发生时，要按实际成本计价。
3. 合理划分收益性支出和资本性支出。因为支出而产生效益仅和会计年度相关，应作为收益性支出；而支出产生效益和多个会计年度相关，则应作为资本性支出。
4. 酒店为购建固定资产，购入无形资产及其它资产支出、对外投资支出、罚没损赠及其它和生产经营业务无关其它支出，不能列入成本费用。

第八节 会计凭证及账簿管理

第三十九条 会计凭证管理
1. 会计凭证是统计酒店经济业务，明确经济责任书面证实，是登记账簿依据。
2. 酒店会计凭证分为原始凭证和记账凭证。财务记账是经过集团采取财务软件系统实现，所以酒店付款凭证关键以支票号作凭证登记号，借贷方均经过科目代号来表示；收款凭证则以酒店内部编号入账。审核会计要审核凭证真实性、立即性，又要检验凭证表示经济业务合理正当性；要审核记账凭证内容是否和原始凭证相符合，又要检验所出账会计科目代号，和金额有没有差错。
3. 酒店会计凭证在完成经济业务手续和记账以后成为关键会计档案和历史资料。会计凭证由财务部各个相关小部门根据一定次序号或按企业名称分类存档，并在封面上登记记帐凭证日期、号码等。年底登记编制清单，封存在箱子内归入会计档案室，各相关小部门均需建立登记本。归入档案室相关会计资料登记在本，以备查询。
第四十条 账簿管理
1. 酒店财务记帐是依据会计凭证经过电脑系统处理实现，账簿实际是打印出电脑报表。电脑记帐要求会计科目必需用9位数字代码来替换，所以，酒店会计科目中只有一级会计科目，而同一科目下明细帐是经过代码完成。
2. 总账做平行登记是将应收款、日审、应付款本月每一科目标发生额及余额直接转到总账对应科目中进行汇总。
3. 电脑记账将全部会计资料存在光盘上保留。光盘按一定编号专员保管，存放在保险柜中。
4. 会计账簿要保管好，措施和记账凭证管理类同。
5. 定时打印全部帐表，按类别装订成册，最少一式二份，由财务各小部门专员负责保管。尤其是对应定时保留帐表，应列出清单，由专员保管。
6. 对历史账簿查阅，应经过财务领导同意后办理相关借阅手续。

第九节 会计报表

第四十一条 会计报表是按周、月、年度等会计汇报期，正确立即地反应经济结果报表，它是酒店在某一时期或年度终了经济活动总结。
第四十二条 编制会计报表一定要确保填列数字真实正确，内容项目完整，逻辑关系清楚，说明合理，上报立即。
第四十三条 在编制会计报表前必需将各类明细帐查对无误，总账余额和各明细账全部一致，方可编制相关会计报表。
第四十四条 会计报表要按要求做好说明，内容报表要定时做好分析，为改善经营管理提供数据。
第四十五条 全部经过电脑完成报表必需最少打印二份，按类进行装订，并有专员负责保管。对于需要长久保留报表，要登记造册，按年度分类装订，妥善保管。
第四十六条 查阅报表时要办理借阅手续。

第十节 会计监督

第四十七条 会计人员必需实施国家财经方针政策和酒店制订制度，维护国家和酒店利益，对不真实、不正当原始凭证不予受理，账薄统计和实物款项不符时，按要求程序汇报并处理。
第四十八条 会计核实员对违反财务制度收支项目，可按《会计法》相关要求和要求实施。
第四十九条 建立内部稽核制度，对会计资料及所反应出经济活动进行稽核。
第五十条 总出纳不准兼管稽核，会计档案保管，收入、费用、债权债务帐目标登记工作。
第五十一条 会计人员关键职责是进行会计核实和实施会计监督；参与拟订财务计划，分析预算实施情况，考评资金使用情况，考评资金使用效果；揭露经营管理中问题。
第五十二条 会计人员调动岗位或离职，必需和接管人办理交接手续，由财务分部责任人监督交接；财务部分部门责任人交接时，由酒店财务部责任人监督交接；财务部关键责任人交接时，由酒店总经理和酒店集团财务监督交接。酒店集团财务责任人交接时，由集团总部派人监督交接。
第五十三条 财务管理实施酒店财务责任人负责下全员责任制，每位会计人员各司其职，专业分工，逐层负责，直线垂直式管理。若在酒店经营方针和财务管理上，酒店总经理和财务责任人意见不一致时，财务责任人可直接向企业财务总监汇报处理，以确保财务政策和制度正确实施。
第五十四条 酒店财务部必需接收政府审计机关、会计师事务所、财务机关和税务机构依据法律和相关要求进行检验和监督，如实提供会计凭证、会计账薄、会计报表和其它会计资料和相关情况，不得拒绝、隐匿、谎报。

第二章 财产管理制度

总 则

第一条 为搞好酒店经营管理，管好财产，延长财产使用年限，严防物资积压和铺张浪费，充足发挥财产效能，必需加强财产管理，取得最好效果。坚持勤俭办酒店标准，坚持积累资金，扩大再生产标准。
第二条 依据财务制度要求，财产划分为：固定资产、低值易耗品和零星物品等。
1. 低值易耗品和物品购入作为流动资金占用，领用时作费用列表。
2. 搞好财产管理，必需严格控制财产请购计划审批，和具体采购、验收、入库、领发、保管、维修、保养、赔偿、报损等手续。
3. 建立健全岗位责任制，使用部门实施定额管理，各项财产按“统一名称”统一分类编号设置账页、账卡。分级管理，定时复查、查对，要求账、卡、物相符。
第三条 酒店全体职员必需自觉遵守财产管理制度，珍惜酒店财产，使酒店财产不受任何人侵犯。
1. 各部门（班组）按着“物物有些人管，人人有专责”标准，办理财产验收，领用等手续，妥善保管，节省使用，立即维修和保养。
2. 要奖惩分明，对一贯珍惜酒店财产，认真实施制度者给表彰和奖励，对于保管不善，违反制度无故损坏酒店财产者，要给批评、教育，以至赔偿经济损失，极其严重者要受到相关行政处分。
第一节 财产划分

第四条 固定资产：由酒店贷款购置或按要求标准合格转入使用财产为固定资产。
1. 单位价值在一千元以上（含一千元），使用年限在十二个月以上财产为固定资产；单位价值即使低于要求标准，但为酒店营业关键财产（沙发、沙发床、地毯等）也应视为固定资产。
2. 房屋、建筑物和不能分开隶属设备，单位价值即使低于要求标准，但也应一律列入固定资产。
第五条 低值易耗品：由酒店流动资金购置不符合固定资产标准经营用具为低值易耗品。
1. 单位价值在一千元以下（不含一千元）炊具、餐具、茶具、玻璃器皿等非消耗物品均列入低值易耗品，开业前领用作为创办费处理，开业后领用作为待摊费用在十二个月内摊销。
2. 消耗物品：为酒店经营活动中所必需用物资，如修缮材料、来宾用具、卫生用具、事务用具和加工用具等，处理方法同上。
第六条 基建材料及设备：通常专为工程项目购置原材料及设备皆属这类。必需专门保管和核实。
第七条 废旧物资：为酒店已经确定报废各类财产。
1. 这类物品包含废棉织品、机电设备、多种器材、家俱和用具等物资，和由机器或建筑物上拆除下来尚能使用旧零配件，随运物资完整包装物和多种废旧材料。
2. 这类物品报损时，须开列“报损单”，经同意后做财务处理，凭报损单交库房入账保管，并在报损物上盖上报废印章，通常不再发放。部分物品需要利用时，要开出库单经部门经理同意，到库房领取。这类物品处理时，需列清单报酒店财务责任人。在店务会上同意后实施。
第八条 其它物品，包含客人赠予礼品、客人遗失（不能归还者）物品、拣拾物品、退还赃物等。这类物品一律交库房验收并保管，开列清单，一份库房登记，一份交各单位留存。以上物品不得隐瞒不交或私自留用，部分物品，部门或班组需用时须经过经理同意并办手续到库房领取，转入零星物品帐户处理。属于要求应上缴者，要造表上缴，属于本单位能够处理也要造表，经店务会议讨论作处理。

第二节 财产管理组织和人员职责

第九条 酒店各单位部门在用、在库财产、物资由财务部设置专职会计负责统一管理；在库财产由库房管理员负责分管；在用财产由使用单位指定专员（或兼职）负责管理。
第十条 财产专职会计职责
1. 负责掌握酒店全部财产账务和增、减改变情况，落实实施财产管理制度，按期编制财产采购计划，督促采购人员立即采购，确保供给。
2. 认真办理多种物资购进、验收、保管、领发、调拨、报销、赔偿、借入、借出、租用等手续，和催收归还工作，做到手续清楚，账务处理立即。
3. 负责记好各类财产账，每个月和库房管理员查对库存，每季和使用部门（班组）查对帐卡，经过盘点，查对账物，发觉问题立即纠正，做到帐帐相符，账物相符。
4. 负责指导并帮助库房管理员和部门（班组）财产管理人员搞好财务和实物管理工作，发觉账物不符，要立即查明原因，提出意见，进行调整和处理。
5. 保管好财产账簿、凭证、报表等档案资料，分期装订备查。财产账单不可遗失，不能私自销毁或涂改，逾期需要销毁时应报经理同意。
6. 要熟悉财产使用、保管时间、数量和规格，对闲置财产要提出处理意见，预防积压。对储存不足物资立即提出申购，以确保经营活动需要。
第十一条 库房管理员职责
1. 依据每十二个月（季）物资流量和库存情况，提出财产物资购置和追加计划，认真办理财产验收、入库、保管、出库、报损、租借等手续，帐目清楚完整，立即查对账物，做好存档以防丢失。
2. 坚持实施管理制度，掌握管理业务，随时掌握财产数量、规格、定价、用途、性能和使用时间等情况。库存物品要适量，做到不积压浪费，又确保营业部门用量。
3. 定时（每个月）清点库房存货，保持账物相符。发放货物按期分部门核实汇总列表转账，每个月和各级财务部门查对帐目，以确保帐帐相符。
4. 坚持各项手续，不合手续者不予办理。主动发放定额物品，严格审批超定额物品，以免浪费。
5. 库房物品存放要分门别类，清洁整齐；要预防积压损坏，防虫蛀鼠咬，霉烂变质，并要防火防盗。
第十二条 使用部门财产管理员（或兼职）职责
1. 负责管理本部门班组财产、登记帐卡，每三个月和负责财产专职会计查对一次，发觉差错立即纠正，保持上下帐和卡相符。
2. 办理财产领用、交回、调拨、报损、借用、归还、赔偿等手续。立即登记帐卡掌握财产增减改变和使用完好等情况，立即提出维修和处理意见。
3. 妥善保管本部门班组财产，外借财产要立即催还，以防丢失，损坏，财产物品一律不得给私人。

第三节 财产请购、审批、验收、入库要求

第十三条 固定资产请购计划编制
财产专职会计要依据酒店经营情况，掌握定额指标和日常使用情况，编制年（季、月）请购计划，交酒店财务责任人和总经理审批后报酒店管理班子讨论经过后列入年（季、月）度计划，经酒店集团报集团总部审批后，由酒店财务部具体安排实施。没有列入计划者不准采购，临时追加计划要按要求报批。
第十四条 酒店之间能够通用经营物资（如布草、一次性客用具及其它由酒店集团指定品种），由仓库或相关部门提出请购单经采购部、酒店财务责任人和总经理同意后报酒店集团。酒店集团统一采购调配，统一安排付款。
第十五条 采购
1. 酒店全部财产物资采购一律统一由采购部按采购制度办理，使用单位不得自行购置。
2. 任何物品无购置计划或未经财务部同意采购财产物资，库房应拒绝验收，财务部不予报销。
3. 若使用单位在品种规格上有特殊要求，可派人和采购部人员共同选购，或由使用单位自行采购，但必需由采购部办理入库报销领用等手续。
4. 采购员必需遵守国家政策、法令和财产管理制度，发票、支票妥善保管，不得丢失。报帐要立即，一律不准跨月，要按酒店要求财产划分填写入库单，送库房管理员签收后，附在进货发票后一齐送至财务部报帐。
5. 采购备用金要常常查对，公私要分开 ，严禁套购，转卖，严禁挪用公款和代私人采购。
6. 要按使用单位要求采购物品，并注意规格质量，以免造成积压和浪费。
第十六条 验收
1. 收货部接到采购员购进财产和物资，要依据订单和原始发票进行验收、点数、检验规格、质量，验收合格后按本酒店财产名称填制收货汇报，签收后一联交供给单位，凭此向财务部结算。
2. 遇有下列情况，收货部能够拒绝验收，或报请上级处理
2.1 未按计划同意购进或和协议不符者不验收；
2.2 购进财产、物品和原始发票不符者不验收；
2.3 供给单位发票未开抬头，发票无盖公章，抬头不符，字迹不清楚有涂改者不验收；
2.4 属于珍贵物品和需要经过技术判定物品，应和使用部门共同验收；
2.5 如属于物品先到而发票未到，收货部可点清实物，开无发票收货单，一联交供给者，等发票到后到财务部办理结算。
2.6 遇有发票先到而物品未到时，不予办理验收手续，若外地托收无承付进货，由采购员报经理同意做预付款，待该物品抵达后，补办验收手续并正式入帐冲预付款。
第十七条 审批
1. 基础建设工程、零星基建、改建扩建、建筑大修，固定资产更新和购置等，须经店务会议讨论后按要求制度审查报酒店集团同意，固定资产调拨、变卖、报废、处理等须酒店财务责任人和总经理同意后按要求制度审批。
2. 低值易耗品和其它物品购置计划经店务会讨论且按要求制度同意后，列入当年财务收支计划内实施；计划内零星购置及大批购置财产物品，按要求程序报批。低值易耗品成批处理变卖，须报酒店集团审批。
3. 物料用具（消耗品）按班组领用时，须经部门经理和酒店财务责任人审批。
4. 物品丢失、霉坏、变质、盘亏等必需经