重庆物业公司行政人事部工作手册模板.doc

重庆万怡渝能物业管理企业
文件名称
编号：CWBG-1
作 业 规 范
行政人事部岗位设置图
版本：A
修改状态：0
签发人：

第 1 页 共1 页
签发日期

编制

采购专员

副 经 理

采购主管

司

机

库管员

文

员

资料内勤
员
培训专员
行政人事专员
行政人事主管

经理助理
经 理

重庆万怡渝能物业管理企业
文件名称
编号：CWBG-2
作 业 规 范
行政人事部关键职能
版本：A
修改状态:0
第 1 页 共1页
1.针对企业经营管理目标和发展计划，提出合理机构设置和职位配置方案，制订人力资源开发和管理计划。
2.负责实施职员招聘、培训、转正、考评和人员调配等工作，并建立人事档案。
3.健全企业内部管理规章制度和岗位职责，制订工作标准和职业道德规范，监督检验实际实施情况。
4.对职员、业主、住户和相关方意识和技能培训进行有效策划、实施和管理。
5.跟踪企业质量方针和目标适时实施人力资源管理。（含建立企业人才资源档案）。
6.以企业名义向内向外发送文件起草和文印。
7.安排多种会议，编写会议纪要、决议、领导讲话等材料。负责处理日常行政事务，协调各部门关系，督促、检验各项决议、决议实施，反馈相关信息。
8.外部文件资料（含开发商移交技术档案资料）完整搜集和保留及档案管理。
9.公共关系事务处理。
10.法律事务处理。
11.本部日常管理工作台，和电脑、局域网、清洁卫生管理。
12.企业各部门对企业相关协议进行评审。
13.相关部门按程序进行供主评定，负责在合格供方名单要求单位中采购物资/服务（含关键设备关键备品配件）。
14.企业车辆、后勤、保密、安全等方面管理，确保企业日常经营活动需要。

重庆万怡渝能物业管理企业
文件名称
编号：CWBG-3
作 业 规 范
行政人事部质量目标
版本：A
修改状态:0
第 1 页 共 1页
依据企业质量目标，结合本部门实际工作制订行政人事部质量目标：
1.企业各项行政管理工作实现PDCA循环率100%
2.职员培训覆盖率/合格率100%
3.业主/租客培训覆盖率/培训合格率≥80%
4.内外文件起草合格率≥90%
5.内外部文件资料搜集完整率及保留完好率≥95%
6.企业本部清洁卫生日检验合格率100%
7.企业公共/法律关系事务处理立即率/满意率≥90%
8.完成企业领导交办事务成功率/立即率100%
9.协议评审率100%
10.内外关系信息传输正确率/立即率100%

重庆万怡渝能物业管理企业
文件名称
编号：CWBG-4
作 业 规 范
行政人事部工作职责
版本：A
修改状态:0
第 1页 共1页
1.负责企业总部来电、来访、来信等日常行政接待工作。
2.负责草拟企业行政公文（如通知、请示、决议等）和各类文件打印工作。
3.负责企业行政文件搜集、发放、传阅、呈批、催办、保留、注销及文件档案资料立卷归档工作。
4.负责企业各类书籍报刊购置、分类、保管、借阅、管理工作。
5.负责企业行政印鉴及各服务中心印章管理工作。
6.负责企业总部各部门及各服务中心协调工作，落实上传下达任务。
7.负责企业和万怡企业及其下属各分企业、楼盘项目部，行政人事主管部门及其它相关业务单位沟通、联络、协调工作。
8.负责办理企业多种业务招待活动。
9.负责企业车辆调度使用和维修工作。
10.负责企业各部门/各服务中心全部物资库存、调度及分配工作。
11.负责企业各部门/各服务中心固定资产建账、登记、领用等管理工作。
12.负责企业行政人事部布局计划及办公环境、办公秩序管理和维护工作。
13.负责企业内部文体娱乐活动和其它多种对外活动策划组织及安排工作。
14.负责企业工商营业执照、资质证书等多种证件管理及年审工作。
15.负责企业行政人事部办公设施设备（计算机、复印机、油印机、传真机、饮水机、办公桌椅、空调机、文件柜等）管理、维护、保养。
16.负责帮助各服务中心和市物价局、地房局、市公安局相关部门、物业服务中心业务联络及沟通工作。

重庆万怡渝能物业管理企业
文件名称
编号：CWBG-5
作 业 规 范
行政人事部经理岗位职责和入职要求
版本：A
修改状态:0
第 1 页 共1 页
行政人事部经理岗位职责
1.直接对总经理助理负责。
2.按PDCA循环方法对行政人事部工作实施管理并指导其职员工作。
3.负责对本部门职员进行职业意识和职业技能培训。
4.负责主持初审企业各项管理规章制度并监督实施。
5.负责牵头对分包方、供方进行评价。
6.负责办理企业工商营业执照、资质证书等多种证件年审及变更工作
7.主持协议评审。
8.负责采购计划审核。
9.负责组织对文件资料搜集正确/完整率及保留完好率，协议评审率，合格供方评定率，物业管理费收支公告率，业主/租客动态档案建档率，小区服务满意率，组织利润盈亏率等进行统计，并将统计资料和数据传输至品质管理部。

入职要求
1.了解ISO9001：原理、方法和内容。
2.了解人力资源及培训管理、行政内勤管理、物资供给管理、文件资料管理、档案管理等工作内容。
3.含有较强组织和协调能力，能调动思想政治工作部门职员主动性并使其为实现企业及本部门质量目标而作出贡献。
4.含有很强沟通能力，能独立处理企业对内、对外多种关系。
5.含有以用户为关注焦点意识，确保用户及相关方需求得到满足。
6.其它要求：大专及以上文化程度，含有三年以上物业管理企业工作经验，并取得物业经理上岗证，年纪28岁至45岁，性别不限。

重庆万怡渝能物业管理企业
文件名称
编号：CWBG-6
作 业 规 范
行政人事部经理助理岗位职责和入职要求
版本：A
修改状态:0
第 1 页 共1 页
行政人事部经理助理岗位职责
1.直接对行政人事部经理负责。
2.按PDCA循环方法帮助行政人事部经理对行政人事部工作实施管理。
3.负责对本部门职员进行职业意识和职业技能培训。
4.负责初审企业各项管理规章制度并监督实施。
5.负责采购计划初审。
6.负责帮助行政人事部经理组织对文件资料搜集正确/完整率及保留完好率，协议评审率，合格供方评定率，物业管理费收支公告率，业主/租客动态档案建档率，小区服务满意率，组织利润盈亏率等进行统计，并将统计资料和数据传输至品质管理部。

入职要求
1.了解ISO9001：原理、方法和内容。
2.了解人力资源及培训管理、行政内勤管理、文件资料管理、档案管理等工作内容。
3.含有较强组织和协调能力，能调动思想政治工作部门职员主动性并使其为实现企业及本部门质量目标而作出贡献。
4.含有很强沟通能力，能独立处理企业对内、对外多种关系。
5.含有以用户为关注焦点意识，确保用户及相关方需求得到满足。
6.其它要求：大专及以上文化程度，含有三年以上物业管理企业工作经验，并取得物业经理上岗证，年纪25岁至35岁，性别不限。

重庆万怡渝能物业管理企业
文件名称
编号：CWBG-7
作 业 规 范
行政人事部副经理岗位职责和入职要求
版本：A
修改状态:0
第 1 页 共1 页
行政人事部副经理岗位职责
1.直接对行政人事部经理负责。
2.按PDCA循环方法行政人事部经理对行政人事部工作实施管理。
3.负责对本部门职员进行职业意识和职业技能培训。
4.负责帮助经理对分包方、供方进行评价。并作好相关统计。
5.负责初审企业各项管理规章制度并监督实施。
6.负责采购计划初审。
7.负责管理职员食堂和职员宿舍。
8.管理车辆和车辆调度
9.负责帮助行政人事部经理组织对文件资料搜集正确/完整率及保留完好率，协议评审率，合格供方评定率，物业管理费收支公告率，业主/租客动态档案建档率，小区服务满意率，组织利润盈亏率等进行统计，并将统计资料和数据传输至品质管理部。

入职要求
1.了解ISO9001：原理、方法和内容。
2.了解人力资源及培训管理、行政内勤管理、文件资料管理、档案管理等工作内容。
3.含有较强组织和协调能力，能调动思想政治工作部门职员主动性并使其为实现企业及本部门质量目标而作出贡献。
4.含有很强沟通能力，能独立处理企业对内、对外多种关系。
5.含有以用户为关注焦点意识，确保用户及相关方需求得到满足。
6.其它要求：大专及以上文化程度，含有三年以上物业管理企业工作经验，并取得物业经理上岗证，年纪25岁至35岁，性别不限。

重庆万怡渝能物业管理企业
文件名称
编号：CWBG-8
作 业 规 范
采购主管岗位职责及入职要求
版本：A
修改状态:0
第 1 页 共1 页
采购主管岗位职责
1.对行政人事部经理负责。
2.负责对分包方、供方进行评价。
3.负责具体实施合格供方评定，负责采购计划编制。
4.具体实施物品采购工作，对合格供方实施动态管理。
5.负责按采购控制程序对质量目标实现情况统计并将统计结果立即传输到品质管理部。

入职要求
1.了解ISO9001：内容，企业质量管理体系相关作业程序和作业规范。
2.含有实施物品采购工作，对合格供方实施动态管理能力。
3.含有一定社会关系，并能立即依据企业实际情况建立供方关系能力。
4.其它要求：大专及以上学历，含有二年以上相关工作经验，年纪25岁至45岁，性别不限。
重庆万怡渝能物业管理企业
文件名称
编号：CWBG-9
作 业 规 范
采购专员理岗位职责及入职要求
版本：A
修改状态:0
第 1 页 共1 页
采购专员岗位职责
1.对采购主管负责。
2.负责对分包方、供方进行评价。
3.负责具体实施合格供方评定，负责采购计划编制。
4.具体实施物品采购工作，对合格供方实施动态管理。

入职要求
1.了解ISO9001：内容，企业质量管理体系相关作业程序和作业规范。
2.含有实施物品采购工作，对合格供方实施动态管理能力。
3.有一定社会关系，并能立即依据企业实际情况建立供方关系能力。
3.其它要求：大专及以上学历，含有二年以上相关工作经验，年纪25岁至45岁，性别不限。
重庆万怡渝能物业管理企业
文件名称
编号：CWBG-10
作 业 规 范
行政人事主管岗位职责及入职要求
版本：A
修改状态:0
第 1 页 共1 页
行政人事主管岗位职责
1.对行政人事部经理负责。
2.负责企业对外联络事务。
3.和政府相关职能主管部门保持联络，立即了解当地物业管理行业动态及相关政策，并将所获取信息立即向行政人事部经理汇报
4.负责企业规章制度和对外文件起草等和企业部行政人事事务处理。
5.负责对本部门职员进行职业意识和职业技能培训。
6.负责帮助行政人事部经理主持初审企业各项管理规章制度并监督实施.。
7.负责对分包方、供方进行评价。
8.审核企业刊物。
9.负责对小区服务活动方案审定。
10.帮助行政人事部经理组织对企业文件资料搜集正确/完整率及保留完好率，协议评审率，合格供方评定率，物业管理费收支公告率，业主/租客动态档案建档率，小区服务满意率，组织利润盈亏率等进行统计，并将统计资料和数据传输至品质管理部。
入职要求
1.了解ISO9001：原理、方法和内容。
2.了解人力资源及培训管理、行政内勤管理、物资供给管理、文件资料管理、档案管理等工作内容。
3.含有一定组织和协调能力，能调动思想政治工作部门职员主动性并使其为实现企业及本部门质量目标而作出贡献。
4.含有很强沟通能力，能处理企业对内、对外多种关系。
5.含有以用户为关注焦点意识，确保用户及相关方需求得到满足。
6.其它要求：人力资源管理、物业管理专业大专及以上学历，含有三年以上物业管理企业工作经验，并取得物业经理上岗证，年纪25岁至45岁，性别不限。
重庆万怡渝能物业管理企业
文件名称
编号：CWBG-11
作 业 规 范
行政人事专员岗位职责及入职要求
版本：A
修改状态:0
第 1 页 共 1页

行政人事专员岗位职责
1.对行政人事主管负责。
2.负责立即跟踪企业动态质量方针和质量目标，按PDCA循环方法，对企业人力资源实施动态管理。
3.负责依据职员招聘、录用等，并建立动态管理。
4.负责牵头策划组织对相关方实施考评、验证，并保留统计。
5.和各部门、各服务中心保持亲密联络，了解其工作情况及各项需要，并做好协调工作。
6.立即传达企业内部多种文件、通知，落实好上传下达任务。
7.并将统计资料和数据立即传输至品质管理部。

入职要求

1.了解ISO9001：内容，深刻领悟人力资源管理对于本企业兴衰存忘关键作用，能熟练掌握人力资源管理技能能力。
2.含有对人力资源实施管理能力。
3.含有对职员考评过程按ISO9001：标准要求进行策划能力。
4.含有较强组织和协调能力，确保培训有效实施。
5.其它要求：人力资源管理、物业管理专业大专以上学历，含有三年以上相关工作经验；年纪25岁至35岁之间，性别不限。

重庆万怡渝能物业管理企业
文件名称
编号：CWBG-12
作 业 规 范
培训专员岗位职责及入职要求
版本：A
修改状态:0
第 1 页 共 1页

培训专员岗位职责
1.对行政人事主管负责。
2.负责立即跟踪企业动态质量方针和质量目标，按PDCA循环方法，对企业人力资源实施动态管理。
3.负责职员意识及技能方面培训策划、组织、实施和验证。
4.负责牵头策划组织对相关方实施培训、考评、验证和演练，并保留培训/演练统计。
5.和各部门、各服务中心保持亲密联络，了解其工作情况及各项需要，并做好协调工作。
6.并将统计资料和数据立即传输至品质管理部。

入职要求

1.了解ISO9001：内容，深刻领悟人力资源管理对于本企业兴衰存忘关键作用，熟练掌握人力资源管理技能，熟悉职员培训程序、业主/租客培训程序。
2.含有对职员培训和业主/租客培训过程按ISO9001：标准要求进行策划能力。
3.含有较强组织和协调能力，确保培训有效实施。
4.其它要求：人力资源管理、物业管理专业大专以上学历，含有三年以上相关工作经验；年纪25岁至35岁之间，性别不限。

重庆万怡渝能物业管理企业
文件名称
编号：CWBG-13
作 业 规 范
文员岗位职责及入职要求
版本：A
修改状态:0
第 1 页 共1 页
文员岗位职责

1.负责企业总部各部门各类文件打字（印）工作，并做好统计。
2.负责企业总部来访接待，做好来访登记，对电话预约来访要立即通知相关领导或部门人员；对忽然来访者，要汇报相关领导或部门人员后，再约时安排见面。
3.负责企业总台长途电话、传真机、总台电脑使用管理，做好使用统计。
4.负责企业行政公文分发至企业各部门/服务中心；负责接收企业各部门/服务中心多种来往信函、传真件，并立即分发至各相关领导或部门人员。
5.负责企业多种会议会前准备工作（如预订会议室、通知和会人员）。
6.负责企业中高层例会、部门例会会议统计分发至各相关部门。
7.负责企业总部计算机（除财务专用外）、复印机、传真机关机管理，联络维修，定时保养及立即更换墨粉、复印纸等工作。
8.负责企业总部行政人事部报刊书籍装订、接收、分类管理工作。
9.负责企业总部各部门/各服务中心文件资料复印、油印工作，并做好登记。
10.负责按时开启、关闭企业总部行政人事部全部门窗（帘）、空调机及饮水机。
11.负责企业总部行政人事部职员饮用水订购及更换。
12.负责给企业关键来访客人端茶送水，保持总台接待物品摆放整齐。
13.负责定时更改和打印企业通讯录。
14.负责企业总部打孔机、装订机管理和使用。
15.负责企业总部人员考勤登记工作。
16.完成上级领导交办其它工作。

入职要求

1.熟悉办公室工作，接收过专业礼仪礼貌知识培训，对物业管理方面知识有一定了解。
2.含有较强计算机操作技能，能熟练应用办公软件进行文字表格处理。
3.含有良好语言表示能力，应变能力，亲和力强。
4.其它要求：物业管理、文秘专业等相关专业大专以上学历，有十二个月以上相关工作经验，工作态度认真、不卑不亢、扎实肯干，年纪最好在21岁至26岁之间，女性为宜。
重庆万怡渝能物业管理企业
文件名称
编号：CWBG-14
作 业 规 范
资料内勤岗位职责及入职要求
版本：A
修改状态:0
第 1 页 共 1页
资料内勤员岗位职责
1.对行政人事主管负责。
2.负责企业行政人事部各类行政公文（除人事任免）草拟、送审、登记、保留、归档工作。
3.负责企业外来文件（特指政府部门、上级企业、同级项目部）搜集、传阅、呈批、催办、保留、归档工作。
4.负责企业总部行政人事部各类专业书籍、业务资料分类、整理及借阅登记按期催还工作。
5.负责接收登记企业内部（各部门/各服务中心）来函，立即分送各相关领导和部门处理并负责催办，最终分类整理归档。
6.负责企业各部门/各服务中心多种协议协议送审、分发、归档、保留整理工作。
7.负责企业工商资料、各类资质证书等机密资料登记、归档、保管工作。
8.负责企业总部行政人事部全部台式计算机、手提电脑、打印机、复印机、空调机等使用说明书、保修（维修）卡、驱动光盘等资料登记、分类、整理、归档及借用管理工作。
9.负责对企业多种活动图片、相（影）片、图表搜集、分类、整理归档工作。
10..负责装订企业各类文件资料。
11.负责指导各部门/服务中心资料内勤员进行资料和档案管理工作。
12.每个月20日定时对企业全部档案集中系统整理、盘查一次。
13.遵守企业保密制度，不散布、传输在工作中接触企业资料、决议等属保密事项。
14.负责参与企业拟接管物业标书或物业方案策划和制作。
15.完成上级领导交办其它工作。
入职要求
1.了解职ISO9001：内容，熟悉企业各部门职责及工作程序，热爱物业管理内勤工作，熟悉文件资料控制程序，熟悉档案管理工作及相关法律法规。
2.含有文印能力，档案搜集、分整、归档、整理和保管能力，实施多种物业相关中介服务能力。
3.含有一定计算机操作技能，会使用常见办公软件。
4.其它要求：物业管理、行政管理、法律等相关专业大专以上学历；接收过主管部门正
规物业管理培训，取得国家建设部颁发物业管理上岗证；含有两年以上相关工作经验，年纪在23岁至30岁之间，身心健康，性别不限。

重庆万怡渝能物业管理企业
文件名称
编号：CWBG-15
作 业 规 范
库管员岗位职责及入职要求
版本：A
修改状态:0
第 1 页 共1 页
库管员岗位职责

1.对行政人事主管负责。
2.负责企业总部行政人事部全部物品、工具、材料验收、入库登记并做好实物账登记工作，负责各服务中心物资物品调拨管理工作。
3 .严格根据物品领用制度进行办公用具、材料、其它物品发放、回收并做好登记工作。
4.物品出入库、调拨要立即登记，做到入账立即，入库单、出库单、调拨单等单据当日清理。
5.掌握物品库存动态，负责物品申购计划；
6.负责日常仓库检验及每个月月底各服务中心盘点工作，并编制月度报表报送企业财务部；
7.做好专用工具借用、归还、登记工作，严禁私自借用工具及用具。
8.负责仓库环境清洁卫生及安全消防管理工作；
9.完成上级领导交办其它工作。

入职要求

1.对ISO9001：内容有一定了解。
2.有一定财务知识和计算机操作能力，含有仓库物资管理能力，熟悉财务盘点、物品盘存相关步骤。
3.其它要求：行政管理、财经等相关专业中专以上学历，六个月以上物质、仓库管理工作经验，为人老实，作风正派，年纪在23岁至30岁之间。

重庆万怡渝能物业管理企业
文件名称
编号：CWBG-16
作 业 规 范
司机岗位职责及入职要求
版本：A
修改状态:0
第 1 页 共 1页
司机岗位职责
1.负责企业公务用车。
2.服从调度分配，依据要求实施出车任务。
3.负责车辆日常维护和保养，注意保持车辆整齐。
4.努力钻研业务技术，熟悉车辆性能，确保车辆随时处于良好状态之中，发觉不安全原因，立即排除。
5.加强安全意识，自觉遵守交通规则，确保行车安全。
6 .配合主管部门做好车辆维修保养和年审工作。
7.严格实施车辆管理要求，节省用油，降低能量消耗。
8.下班后按指定地点停放车辆保管，严禁公车私用。
9.完成企业领导交办其它工作。

入职要求

1.熟悉多种机动车辆驾驶技能、交通规则和重庆交通地形。
2.熟悉车辆性能，确保车辆随时处于良好状态之中，发觉不安全原因，立即排除。
3.其它要求：经过驾驶培训，取得对应车辆驾驶证，三年以上机动车驾龄，高中以上学历，年纪最好在23岁至40岁之间。

重庆万怡渝能物业管理企业
文件名称
编号：CWBG-17
作 业 规 范
接待来访管理要求
版本：A
修改状态:0
第 1 页 共 2页
1.目标
明确企业行政人事部接待来访制度，树立企业良好形象，提升服务质量。
2. 适用范围
适适用于企业总部行政人事部总台接待工作。
3.职责
企业行政人事部负责来人来访接待工作。
4.工作要求
4.1 保持接待区域整齐及待客用具（纸杯、茶叶）齐全。
4.2工作期间要穿着工作制服或职业装，仪态端庄，保持良好精神面貌。
4.3来访人进入行政人事部，接待人员应点头示意或起立，以表示尊重。尽可能少让客人久等，不然，应诚恳表示歉意。
4.4立即、正确地统计来访者姓名、单位及来访意图，能处理问题立即处理。自己不能处理，应一直访者解释清楚或说明找哪个部门处理，杜绝说“不知道”。
4.5相关人员不在，应礼貌地代为约定时间；如相关键事情，应在“接待统计表”内登记，并立即联络相关人员。
4.6给客人指示方向或作介绍时，不要用一只手指指点点，应手臂伸直，手指自然并拢，掌心向上，身体前倾、眼睛兼顾对方并指示目标。
4.7接待人员不得擅离岗位；如遇特殊情况离岗，必需请其它同事替换。
4.8行政人事部接待礼貌语言和礼貌动作：
4.8.1客人进门说：您好、请坐、请品茗、您请看。
4.8.2客人走时说：谢谢、对不起、这是我应该做、您慢走、再见。
4.9迎接关键客人时，对应领导、人员要出门等候，不能坐在室内静候。
4.10她人相互交谈时，不要随便去旁听或随意插话。若须打断，应等对方谈话告一段落时，说声“对不起，我打断一下能够吗？”得到许可后再插话。
4.11客人在过道或楼梯间，工作人员不能从客人中间穿过，应先道一声“对不起，请让一下”，待对方移步后再从侧面经过。
4.12送客时，应等客人站起来后同时起身，亲切道别。客人伸手以后再握别。
4.13对通常客人送到门口，等候客人提出“留步”后方可说：“原谅不远送，欢迎您再来。”返身进门时关门要轻，不能重重一扣。对于关键客人，领导或长辈，应扶送上车，待到车子开启，面带微笑挥手道别，目送车子远去。
4.14接听来电时，应使用礼貌用语，如所找相关人员在场，应立即通知；如相关人员不在，
重庆万怡渝能物业管理企业
文件名称
编号：CWBG-17
作 业 规 范
接待来访管理要求
版本：A
修改状态:0
第 2 页 共 2页
可在“接待统计表”内登记关键内容，并负责跟进。
5.质量统计
5.1接待统计表

重庆万怡渝能物业管理企业
文件名称
编号：CWBG-18
作 业 规 范
传真复印打印油印管理要求
版本：A
修改状态:0
第 1 页 共 1页
1.目标
为规范传真、复印、打印、油印工作制度，明确工作内容，提升工作效率。
2.适用范围
适适用于企业行政人事部传真、复印、打印、油印工作管理。
3.职责
3.1行政人事部经理负责监督指导工作。
3.2行政人事部文员负责传真、复印、打印、油印工作。
4.工作要求
4.1受控文件和机密文件资料，必需持有其领导签字申请单及行政人事部审批手续，方可复印、油印。
4.2企业职员复印、油印、传真材料，须办理登记手续、审批手续并妥善保留备查。
4.3 严格控制复印和传真数量，非必需材料不予复印和传真。数量多，宜油印材料不复印。
4.4行政人事部不承接外单位及私人委托打印、复印、油印传真文件。
4.5打印机、复印机、油印机和传真机由专员保管，定时维修和保养。无关人员未经许可不得操作。
4.6打字、复印室系机要重地，非工作人员未经许可不得入内。
4.7企业总部电话，除总经理同意电话外，其它电话均须取消长途直拨功效，须打长途电话部门/人均需填写“长途电话记录表”。
5.质量统计
5.1接收传真记录表
5.2发送传真记录表
5.3受控文件复印申请表
5.4复印油印统计表
5.5长途电话记录表

重庆万怡渝能物业管理企业
文件名称
编号：CWBG-19
作 业 规 范
行政人事部文书处理管理要求
版本：A
修改状态:0
第 1 页 共 2页
1.目标
为使公文处理规范化、制度化和科学化，以提升公文处理效率和质量。
2.适用范围
企业行政人事部文书管理工作。
3.职责
行政人事部资料内勤员负责企业公文处理管理工作。
4.工作要求
4.1公文处理
4.1.公文处理关键包含；公文形成、办理、立卷、归档和销毁。
4.1.2公文处理基础标准是：立即、正确、规范、保密。
4.1.3公文种类：通知、通报、汇报、请示、函、会议统计等。
4.2公文格式
4.2.1 发文机关标识在公文正上方；
4.2.2 发文字号：包含发文年度、发文机关代号和发文次序号、按次序标识下方，如“万怡渝能字[]第001号”；
4.2.3公文标题应正确、简明地概括公文关键内容，标题在发文机关标识或发文字号下方居正文上端中央位置书写；
4.2.4公文署名，分为机关署名和领导署名，标注在正文或附件说明右下方，印章必需和署名相符，盖在单位名称正中位置。
4.2.5成文日期，通常以领导签发或会议通知日期为准，亦能够印发时间为准，成文日期要完整写出年、月、日。
4.2.6凡需联络办理公文，要在公文末下端，标注承接单位、联络人及电话号码。
4.3公文起草和审批签发
4.3.1 公文起草基础要求是：
a) 关键要突出，见解要鲜明，论理要清楚，文字要精练，用词要正确，篇幅要简短、结构要严谨，层次要分明；
b)拟稿人必需用方格稿纸拟写，要按公文文种格式行文，用钢笔或毛笔书写，不得用圆珠笔或红笔书写；
c)文稿在呈送领导审批签发之前，负责拟稿人员要对公文进行认真查对。
4.3.2公文审批签发程序为：
行文稿先由行文部门责任人审核署名，再送行政人事部核稿，不属急件，通常不得将文稿
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文件名称
编号：CWBG-19
作 业 规 范
行政人事部文书处理管理要求
版本：A
修改状态:0
第 2 页 共 2页
呈送领导；如需会签，送会签部门审稿，然后由行政人事部将符合要求文稿送相关领导签发。“请求”、“汇报”和对外行文由企业总经理签发，通常例行事务性公文，由分管领导签发，最终由行政人事部编号签字并交打字室打印、其它各部门均不得直接安排打字员打印。
4.4公文处理
4.4.1公文处理关键包含公文登记、分发、承接、印制、传输等步骤。
4.4.2登记公文，应将公文标题、密级、发文字号、来文机关、发往机关、份数、收发时间及办理情况等逐项记载清楚，方便以后回收和销毁。
4.5分发公文
4.5.1一切外来公函，统一由行政人事部资料员签收、登记并立即分送；
4.5.2依据公文性质和内容，由行政人事部经理提出处理意见，送领导阅示，或依据需要交相关业务部门办理；
4.5.3 凡需业务部门经办公文，由行政人事部负责催办，并将落实结果汇报主管领导。
4.6承接公文是指接收下级单位请示公文和其它需要批复公文，和转发翻印公文等，承接请示公文，凡属本企业权限范围内能批复事项，通常先由业务部门提出意见，经领导审批或会议决定后再批复呈文单位，时限通常不得超出一周，关键事项和关键问题请示、可直接送领导审阅后批复、时限不得超出三天，承接公文部门要提升办事效率，立即催办和跟踪，避免延误。

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文件名称
编号：CWBG-20
作 业 规 范
行政人事部书籍管理要求
版本：A
修改状态:0
第 1页 共 1页
1.目标
规范书籍管理工作，使书籍管理工作有序。
2. 适用范围
适用企业所购书籍管理工作。
3.职责
3.1行政人事部经理负责对书籍管理工作检验指导。
3.2行政人事部资料内勤员负责对书籍编号、归类、登记、保管、借阅等管理工作。
4.0工作要求
4.1书籍日常管理工作由资料内勤员负责，行政人事部经理负责监管。
4.2资料内勤员将全部书籍进行编号，然后登记在“书籍目录”中，内容包含：编号、书目名称、类别、册数、单价、购置时间、备注等栏目。每次购进新书，需进行编号登记，再办理借阅手续。
4.3资料内勤员按编号次序将书籍依次排放在安全地点，并注意防潮、防霉、防腐蚀防虫蛀、防火、防盗工作。
4.4资料内勤员每个月对书籍进行一次清点，每三个月将清点结果统计在“书籍目录”内报行政人事部经理审核参阅。
4.5行政人事部每个月底末将“书籍目录”提供给各个部门，供各部门选择借阅。
4.6书籍出库一律办理借阅手续，不然不准出库。
4.7借阅人员到资料内勤员处查阅“书籍目录”，按需要选择书籍，每一次通常不得超出两本，并在“企业资料文件/借阅记录表”中署名并注明借阅时间。
4.8书籍借阅通常不超出15天，超出15天需要办理续借手续(己被预约借阅书籍除外)。
4.9借阅人发觉欲借阅书籍已被她人借走，可向资料内勤员预约借阅。
4.10书籍借阅工作必需经资料内勤员办理，同事之间不可相互转借。
4.11借阅人应珍惜企业财产，在书籍中勾画、涂改、撕毁、损坏或因不慎丢失书籍，照价赔偿。
4.12 借阅人应在归还日期前主动将书籍归还行政人事部。经行政人事部两次催交不还，视为丢失，由行政人事部将扣款项目报财务部，在职员当月工资内按书籍原价两倍价款给予扣除。
4.13 借阅人将书籍归还，资料内勤员应注销借阅人署名。
5.质量统计
5.1书籍目录
5.2行政人事部资料文件/书籍借阅记录表
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文件名称
编号：CWBG-21
作 业 规 范
办公用具使用管理要求
版本：A
修改状态:0
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1.目标
为明确职员领用办公用具制度，节省办公用具成本。
2.适用范围
企业总部行政人事部领用办公用具管理工作。
3.职责
3.1行政人事部经理负责对办公用具领用管理工作监督检验。
3.2库管员负责办公用具领用管理工作。
4.工作要求
4.1办公用具供给采取集中管理、分部门申请、定时供给、尽可能选配实用、低中等价格用具标准。
4.2办公用具使用应本着节省实用标准，各部门/各服务中心要按实际工作需要申报，不得夸大，不得虚报，库管员应认真严格审核，避免浪费和虚报。
4.3库管员要常常深入各部门/各服务中心，了解办公用具使用情况，做出合理要求，保障供给。
4.4办公用具定义：办公用具关键包含多种文具、清洁用具等。办公用具发放由行政人事部具体负责实施。
4.5办公用具申请领用
4.5.1企业各部门/服务中心全体职员必需本着“节省第一，按需领用”标准使用和领用办公用具，不得以任何形式和借口多占多领。
4.5.2个人常见办公用具领用方法标准上采取按职务及工作性质按月领用。领用时需在办公用具领用登记本上署名，注明办公用具名称、数量等。
4.5.3 公用常见办公用具在领用时需在“办公用具领用记录表”上署名，注明办公用具品名、数量，并注明“公用”。
4.5.4很办公用具领用根据申请购入多少、领用多少标准发放，领用时必需在办公用具领用登记本上署名，并注明用途。
4.5.5 各部门主管/服务中心主管须建立办公用具实物账，进出物品要登记入账，领用人要署名，以备仓库专管员查验。
4.5.6行政人事部每个月对部门/服务中心领用情况进行统计，并登记到办公用具账本上。
4.5.7办公用具每个月按部门工作需要进行预算，月末进行盘点。
4.5.8各部门应本着节省、节俭标准申领办公用具。如未经部门主管同意，发放领用办公用具超出要求数量，从工资中扣除多领取用具费用；发觉挪用、贪污和浪费办公用具行为严重，行政人事部将给予严厉处理。
重庆万怡渝能物业管理企业
文件名称
编号：CWBG-21
作 业 规 范
办公用具使用管理要求
版本：A
修改状态:0
第 2 页 共 2页
5.质量统计
5.1.物品领用记录表

重庆万怡渝能物业管理企业
文件名称
编号：CWBG-22
作 业 规 范
企业物资物品盘点管理要求
版本：A
修改状态:0
第 1 页 共 1页
1.目标
规范企业所购物资物品清查、盘点工作，掌握物资物品分配动态。
2.适用范围
适适用于对企业物资物品盘点工作。
3.职责
行政人事部库管员负责对企业物资物品盘点。
4.0工作要求
4.1行政人事部物资物品盘点
4.1.1每个月底库管员会同财务人员共同清点行政人事部库存物资物品。
4.1.2盘点对象为库存办公用具、日用具、服装等物品。
4.1.3库管员依据本月出入库单、调拨单等单据查对库存物资物品数量。
4.1.4 将库存物资物品区分为物料用具、低值易耗品及固定资产，制作月盘点表，一式贰份，交财务一份，自备一份。
4.2各部门/服务中心物资物品盘点
4.2.1行政人事部库管员每个月定时应到各服务中心清点库存办公用具、工程用具、保洁用具和服装等物资物品。
4.2.2行政人事部库管员应会同各服务中心库管员共同清点。
4.2.3 各物资物品数量清点完成，行政人事部库管员和服务中心库管员应在盘点表上签字确定。
4.2.4行政人事部库管员自留一份，以查对下月各服务中心采购申请单。
5.质量统计
5.1入库单
5.2出库单
5.3盘点汇报表

重庆万怡渝能物业管理企业
文件名称
编号：CWBG-23
作 业 规 范
企业仓库管理要求
版本：A
修改状态:0
第 1页 共1 页
1.目标
规范仓库管理制度，确保仓库物品完好。
2. 适用范围
适适用于企业办公用具、工装仓库管理。
3. 职责
行政人事部库管员负责入库物资物品验收、出入库和调拨工作。
4.工作要求
4.1入库
4.1.1对企业采购部采买物料，库管员依据各部门/服务中心“采购申请”要求对采购部采购回物品会同相关人员按常见物料检验标准进行验证。
4.1.2 验收无误，办理入库手续，并填写“入库单”。
4.2标识、贮存和防护：
4.2.1 入库物品分类摆放，进行标识工作，并登记实物保管帐。
4.2.2 仓库实施规范管理，明确设置“合格区”、“待检区”、“不合格区”，并有对应标识牌。
4.2.3 经检验合格入库物料放入“合格区”；已进库但还未检验物料放入“待检区”；不合格物品放入“不合格区”