物业管理公司内部组织管理制度汇编模板.doc
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1、 物业管理企业内部管理制度组 织 管 理 制 度东莞市塘盛物业管理二零零五年六月目录第一章 物业企业组织架构WYZG01001 物业企业组织架构图2第一章 物业企业总部管理人员职责WYZG02001 总经理岗位职责4WYZG02002 副总经理岗位职责(协调、护卫、品质)5WYZG02003 副总经理岗位职责(行政、人事、工程)6第三章 物业企业办公室人员职责WYZG03001 办公室主任岗位职责8WYZG03002 办公室文员岗位职责9WYZG03003 前台接待员岗位职责 10WYZG03003 汽车司机岗位职责 11第四章 物业企业部门主管岗位职责WYZG04001 行政部主管岗位职责W
2、YZG04002 人力资源部主管岗位职责WYZG04003 品质部主管岗位职责 WYZG04004 物管部主管岗位职责 WYZG04005 财务部主管岗位职责 WYZG04006 财务部会计岗位职责 WYZG04007 财务部出纳岗位职责 WYZG04008 用户服务中心主管岗位职责 WYZG04009 工程部主管岗位职责 WYZG04010 护卫队主管岗位职责 WYZG04011 消防中心主管岗位职责 WYZG04012 环境绿化部主管岗位职责 WYZG04013 开发部主管岗位职责 WYZG04014 发展部主管岗位职责 WYZG04015 公关部主管岗位职责第 一 章 物业管理企业组织架
3、构物业企业组织架构图永发集团物业管理企业总经理副总经理副总经理用户服务中心工程部护卫部财务部行政部品质部龙福花园护卫队聚龙阁护卫队塘盛花园护卫队长埔建材护卫队维修工电工龙福花园管理处塘盛花园管理处长埔建材管理处聚龙阁管理处会计出纳小区宣传员司机厨工管理文员品质员培训导师 第二章物业企业管理人员职责标题总经理岗位职责版 本第 1 版版 次第 1 次修改页 码共1 页第 1 页编 号WYYG-01-001 1.在集团企业领导下,实施董事会决议,主持物业企业日常事务,全方面负责经营管理工作,并对董事会负责。2.落实实施国家方针、政策、法令和地方政府法律法规,依法经营,实施集团公司和本企业各项规章制度
4、,率领全体职员完成集团企业下达各项经济指标及服务指标。3.组织实施经营董事会同意年度工作计划,和财务预算汇报及使用方案。搞好增收节支和开源节流.4.制订企业经营管理目标,包含一系列规章制度、操作程序,制订各级人员岗位责任并监督实施,确保各项管理服务工作质量,使业主满意。5.建立健全企业组织机构,使之合理、精巧、高效;召集和主持企业例会,立即处理管理中暴露问题。6.在董事长委托权限内,以物业企业代表身份签署包含到物业范围相关协议,协议或和约及处理相关事宜。7.协调指导副总经理及部门主管、各个管理处经理、主任工作,确保企业个方面工作顺利进行。8.健全财务管理,严格财经纪律,负责组织编制企业年度财务
5、预算,做好财务审核监督。9.决定组织体制编制,负责企业属下职能部门主管、管理处和高级职员签定、录用、奖惩。建立健全企业统一,高效组织体系和工作体系。10.相关键定时或不定时地对部分部门或设备进行巡视检验,立即发觉问题并处理问题。,11.搞好职员思想工作,业务培训工作,加强职员队伍建设,建立一支作风优良纪律严明,训练有素,服务意识高职员队伍。12.加强企业文化建设,搞好社会公共关系,树立企业良好社会现象。13.和社会各界人士建立和保持良好公共关系,树立企业良好形象。14.负责包含到物业使用工程项目发包及签署工作。15.以身作则,关心职员,提升企业凝聚力,使职员以高度热情和责任感完成本职员作。标题
6、副总经理岗位职责(行政、人事、品质)版 本第 1 版版 次第 1 次修改页 码共1 页第 1 页编 号WYYG-01-001 1.在总经理领导下,分管行政、人事和品质部工作。2.依据集团企业和本企业规章制度,对本企业事物进行组织和管理。3.依据集团企业和本企业要求,做好人才培养、人才选拔、人才使用人事工作,制订本企业用人标准、技能要求。4.负责统筹企业内部管理服务工作,帮助总经理协调各部门、各管理处之间工作关系。5.负责企业职员思想教育和队伍建设和应聘职员招聘、录用、考勤、奖惩、解聘等管理工作。6.负责组织制订、修订企业各项管理制度提交总经理,经过并监督其实施。7.依据分管部门和各管理处工作需
7、要,提出人员调整意见,提交总经理,并进行跟踪、检验、落实工作。8.负责监督及抽检职员培训落实情况,按行业标准进行验证培训效果。9.负责品质部职员月检,和品质部主管周检、月检工作,对不符合要求服务标准,立即进行纠正和指导。10.负责组织编写和审核质量手册和工作程序同意作业文指导件。11.负责审批相关内部质量审核计划,汇报文件,并组织进行内部质量审核活动。12.帮助总经理主持管理评审,并对体系改善作出决议,同意管理评审计划和管理评审汇报。13.受总经理委托,在总经理因事不在岗位时,代总经理职权。14.完成集团企业领导交办各项工作任务。标题副总经理岗位职责(协调、护卫、工程)版 本第 1 版版 次第
8、 1 次修改页 码共1 页第 1 页编 号WYYG-01-001 1.在总经理领导下,分管护卫队、工程部和企业和政府和相关部门协调工作。2.负责统筹企业内外部联络工作,帮助总经理协调各部门、分管管理处之间工作关系。3.负责处理公共关系,加强同社会相关部门沟通联络,处理好企业内外部多种公共关系,树立物业企业在外部良好形象。4.负责管辖部门职员思想教育和队伍建设和应聘职员招聘、奖惩、解聘等管理工作。5.主持工程部对所管物业及设施、设备管理、养护、维保建立物业企业设备、设施档案及规范工作。6.负责检验、监督工程部,对通常性工程审批、材料购进。7.负责建筑施工队,建筑工程遗留问题联络沟通,跟踪、落实情
9、况。8.负责物业小区工程项目标审核,施工队选定,落实组织施工和检验监督管理工作。9.参考企业重大战略目标和战略计划制订,和经营计划、方针策略确实定。10.对企业经营管理过程中发生一切重大事项,立即向总经理反应,并提出提议,当好总经理参谋和助手。11.主动努力完成具体分工主管级以上各项工作任务和事宜。12.对直接下属部门工作进行督导、检验,对出现问题立即处理反应。13受总经理委托,在总经理因事不在岗位时,带行总经理职权。14.完成董事会、董事长、总经理授权或交办其它工作任务。第 三 章物业企业办公室人员职责标题办公室主任岗位职责版 本第 1 版版 次第 1 次修改页 码共1 页第 1 页编 号W
10、YYG-01-001 1.负责督促、检验行政部门对国家方针政策、上级指示和董事会办公会议,企业办公会议及总经理决定落实实施。2.定时组织搜集、分析、综合企业个方面情况,主动做好经典经验调查总结,立即向总经理汇报、请示工作,并定时向上级书面汇报。3.依据总经理提出指示,负责组织工作会议,安排做好会务工作。4.负责起草总经理授意在、综合工作计划、总结和工作汇报,主动为总经理当好参谋。5.组织起草企业文件(对各职能科室以企业名义起草文件负责审核),做好全企业文件编号、打印、发放和行政文件立卷、归档、保管工作。6.组织做好企业印鉴,介绍信使用保管、函电收发和报刊收订分发工作,立即编写企业大事记。7.会
11、同其它部门负责协调安排包含多部门领导参与多种会议。8.组织做好来访接待和小车管理工作。9.指导做好电话话务和机线维修工作。10.依据总经理提出方针目标要求,立即编制本室方针目标,并组织检察、诊疗、落实。11.负责企业办公用房分配调整,及办公用具用具标准制订和管理,并对办公用具、用具标准化及各科室文明办公各项任务。12.负责完成总经理临时交办各项任务。标题前台接待员岗位职责版 本第 1 版版 次第 1 次修改页 码共1 页第 1 页编 号WYYG-01-001 1.负责企业接待工作,做到仪表端庄,态度和蔼,热情大方,反应灵敏,处事稳健。 2.根据接待来访要求,做好来访登记,对电话预约来访,要立即
12、通知相关领导或部门,对忽然来访者要汇报相关领导或部门后,再约时接待。3.负责企业办公用具,福利物品发放并建立登记制度。4.负责企业机关部室及室内外走廊卫生清洁工作,确保办公环境清洁、洁净。5.完成办公室临时交办工作。标题汽车司机岗位职责版 本第 1 版版 次第 1 次修改页 码共1 页第 1 页编 号WYYG-01-001 1.敬业守业,服从分配,尽职尽责做好本职员作。2.树立良好职业道德,严格遵守交通规则,严禁酒后开车。3.严守纪律,按时抵达预定开车地点。4熟悉车辆性能,按时清洗车辆,确保所用车辆处于良好状态。5.按要求维修保养车辆,确保正常出车,发觉不安全原因立即排除,提前呈报维修计划,方
13、便企业统一安排。6.认真遵守企业规章制度,严禁公车私用,以车谋私,向外借出车辆应推行正规程序,办理必备手续。7.每次出车前,收车后认真填写车辆使用记录表8.完成上级领导交办其它任务。 第 四 章物业企业部门主管职责标题人力资源部主管岗位职责版 本第 1 版版 次第 1 次修改页 码共1 页第 1 页编 号WYYG-01-001 1.认真实施国家相关劳感人事部门相关方针、政策、法令和指示,组织制订人力资源计划,经企业领导同意后实施。2.全方面责任人力资源部工作,拟订本部门工作计划,定时召开例会,部署、检验、总结工作,重大事项立即向相关领导汇报,并共同研究讨论决定。3.建立人才贮备库,做好企业领导
14、参谋,重视各类人才选拔、培训跟踪工作,立即向企业领导推荐。4.拟订企业在职人员培训计划,管理处做好职员多种岗前培训工作。5.制订绩效工资奖惩方案,核准各部门出勤情况,按企业要求核实绩效工资。6.组织编写企业人力资源管理方面各项规章制度,做到科学用人、因事设人。7.根据企业编制用人计划,帮助集团企业人事部组织招聘工作,负责调入、招聘、招收、解聘、调出、停薪留职职员审核,负责职员内部调配审核,提交给企业领导。8.根据相关政策,结协议行业标准和企业实际制订本企业工资、奖金、劳保福利标准,报领导审核同意,负责工资、奖金、劳保、福利、加班费、及多种津贴报表制订。9.实施企业人事考评制度,做好各部门各岗位
15、人员绩效考评工作。10按制度负责审批办理各类休假期期限和相关费用报销标准。11.责任人事档案 管理工作,负责办理职员调入、调出档案接收和传输工作。12.完成领导交办其它工作。标题行政部主管岗位职责版 本第 1 版版 次第 1 次修改页 码共1 页第 1 页编 号WYYG-01-001 行政部在总经理领导下,负责行政、人事和职员、业主档案文件管理工作,其具体职责以下:1.按物业企业行业要求,展开深入调查研究,努力掌握第一手资料,为总经理决议提供可靠依据。2.负责企业工作计划总结、规章制度等各类文件起草、审核、打印、复印、分发和登记工作,做好印鉴管理工作。3.负责企业级会议筹备和安排,做好会议统计
16、,整理会议记要,对会议决定实施情况进行催办和检验。4.做好文书档案和相关资料管理工作,文书档案包含公文收发和保管,文件核稿,呈批、催办、归档、调卷和保密工作。5.帮助总经理处理日常工作,协调部门跟踪,监督各部门和管理处认真立即地落实企业各项工作决议和指令。6.做好人事管理工作,保管好职员档案,依据需要做好劳动力安排调配、职员调入调出,并帮助办理好各项相关手续。7.做好企业考勤统计工作,及劳动工资管理工作。依据企业及政府要求做好职员调资定级、统筹退休等各项工作,并负责办理职员请假、休假相关手续。8.负责企业职员培训工作,协同各部门共抓好职员思想素质和业务水平培训,主动开发人力资源,努力造就一支高
17、素质职员队伍。9.负责企业后勤管理工作,诸如办公用具购置、保管和发放、职员食堂、职员宿舍、电视房管理工作。10.负责企业车辆使用调度,登录和维修保养及年审换证等工作。11.负责企业及管理处报刊杂志订阅和管理。12负责职员业余生活、娱乐活动、体育活动等健康活动开展。13.完成上级领导交办其它工作任务。标题品质部主管岗位职责版 本第 1 版版 次第 1 次修改页 码共1 页第 1 页编 号WYYG-01-001 1.负责指定培训计划,并具体组织实施。2.负责编写或组织编写并审核本部门作业文件。3.负责对服务过程品质监控管理具体实施。4.负责审核内部质量组织工作。5.负责品质异常原因分析,提出汇报及
18、跟踪多种质量信息。6.组织管理各项质量活动,做好对下属业务培训。7.在管理者代表组织下进行质量管理体系策划。8.负责管理评审会议资料搜集和决议实施跟踪验证。9.负责年度内审计划编制及每次内审资料归档保留。10.负责组织管理评审过程监视和测量策划和实施。11.负责数据分析(统计技术应用)组织实施。12.负责预防方法计划组织制订和实施跟踪验证。13.负责客诉其它不符合质量方针、目标时纠正方法组织实施和效果验证。14.帮助管理者代表组织开展内部质量审核活动,并对不合格采取纠正方法实施效果进行跟踪验查及验证。15.负责品质部职员周检验工作。16.组织企业内审员进行培训,及对企业全体职员进行全方面质量管
19、理知识培训。17.主动完成上级领导安排其它工作。18.负责质量体系文件、资料和资料编码归口管理。标题物业管理部岗位职责版 本第 1 版版 次第 1 次修改页 码共1 页第 1 页编 号WYYG-01-001 物业管理部是总经理领导下关键管理部门,物管部长负责落实企业相关物业辖区相关要求,有计划、按步骤地完善其辖区多种配套方法,负责环境卫生、园林绿化、治安消防、车辆交通、水、电、气及业主或使用人投诉管理和处理。其职责范围以下:1.树立业主、使用人至上观念,热情、立即地处理提供多种优质服务。2.落实实施国家相关政策、法律、法令和企业各项规章制度。3.负责所管区内环境卫生,加强卫生监督和管理,创建一
20、流优美、整齐、方便、舒适卫生环境。4.负责所管区内治安、消防工作,加强所管区内安全、保卫、治安、消防管理,预防和杜绝管理区内发生恶性治安、消防时间,保护业主、使用人生命财产安全。5.负责管区内园林绿化工作,加强绿化养护管理,提升绿地、景观效益。6.帮助工程部对物业进行养护和维修,确保其正常使用。7.负责业主、使用人投诉问题处理和回访。8.负责管区内车辆管理,严格车辆停放管理,保持平面,立体道路通畅。9.主动配合服务部在所灌区内开展各项工作。10完成领导交办其它工作。标题财务部主管岗位职责版 本第 1 版版 次第 1 次修改页 码共1 页第 1 页编 号WYYG-01-001 1.财务部主管在企
21、业总经理领导下,主动参与企业经营管理,负责企业财务管理、会计核实、物资管理等工作。2.认真落实会计法,实施国家财经政策、法令、遵守各项资金收入制度,严格实施费用开支范围标准。3.正确、立即地核实和监督企业财务情况,经营活动和经营结果,为领导提供正确可靠财务会计信息。4.加强计划(预算)管理,认真编制财务计划(预算)。5.加强经济核实,认真做好各项控制工作,节省费用,降低成本,多创利润,加强财务分析,考评各项经济指标实施情况,立即反应经营管理情况,总结经验,发觉问题,促进企业改善经营管理。6.根据会计制度要求,切实做好记账、报账工作,做到手续完备、内容真实、数字正确、帐目清楚,日清月结,按期报帐
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