物业前期管理工作流程及文件模板.doc
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1、鲁能物业前期管理工作步骤和文件北京鲁能物业管理有限责任企业二零零二年九月目 录物业接管前期工作步骤图第1页物业接管前期工作步骤第3页物业接管前期人员架构图第17页前期收楼工作步骤图第18页前期收楼工作步骤第19页二次装修施工步骤图第24页二次装修施工步骤第27页用户入住步骤图第39页用户入住步骤第40页总经理致词第44页使用、管理、维修条约第45页房屋质量确保书第65页房屋使用说明书第71页服务指南第79页装修办理步骤说明第92页装修管理要求第95页承诺书第104页治安、消防协议书第107页房屋交付(入住)通知第110页收楼须知第114页入伙授权书第118页物业管理委托协议第121页物业接管前
2、期工作步骤图签署物业管理委托协议委任总经理,招聘高、中级管理人员筹备、编写前期文件,并到相关政府部门立案联络政府部门、相关单位,办理相关手续和开发商协调入住前事宜,对关键资料进行交接 对外委单位进行调研,签定外委协议办理提前进行二装工程,并和开发商、总包单位进行协调开发商负责返修物业交竣验收,正式接管 No Yes业主进行室内二装(见二装步骤)业主办理收楼、单元验收(见收楼步骤)业主入住,物业企业提供相关服务(见入住步骤)物业前期接管工作步骤 签署物业管理委托协议由开发商选聘物业企业,并签署物业管理委托协议。 委任物业企业总经理,招聘高、中级管理人员1 由总部委任或对外招聘含有多年物业管理经验
3、总经理1名。2 招聘各部门经理、主管、职员综 合 部:经理1名、行政主管1名、总经理秘书1名、采购员1名、文员(兼库房管理员)2名;财 务 部:经理1名、会计1名、出纳1名;管 业 部:经理1名、客务主管1名、内务主管1名、客务代表2名、前台接待2名;保 卫 部:经理1名、消防主管1名、保安主管1名、消防执机员4名(含领班12名)、保安员4名(含领班12名);工 程 部:经理1名、强电主管1名、弱电主管1名、空调(生活水)主管1名、土建主管1名、技工23名专业(约12人);提议:在招聘技工时,能够选聘项目工地施工队中对本物业项目(本专业)较为熟悉、了解,技术、素质水平较高人员,纳入企业编制。说
4、明:因物业企业组建之初,所招职员对本物业及大厦工程具体情况不很熟悉,招聘施工队人员能够从旁帮助工程部经理、主管立即了解大厦工程情况。“企业早期人员架构图”附后 筹备前期物资,编写前期文件,并到相关政府部门立案1 各部门共同汇编文件: 房屋使用、管理、维修条约 房屋质量确保书 房屋使用说明书 房屋交付(入住)通知 入伙授权书 业主(使用人)服务指南 装修管理要求 办理装修步骤说明 治安、消防协议书 二次装修施工区域治安、消防承诺书 二次装修协议书 业主联络资料记录表 收楼须知 物业管理费收费标准 条约承诺书备注:房屋使用、管理、维修条约编制后需经开发商确定,并到北京市居住小区管理办公室进行立案,
5、立案生效后实施。提议:条约承诺书和治安、消防协议书可装订成一册(一式三份),在业主收楼时发给业主,由业主签字(盖章)认可、实施;条约、房屋质量确保书、房屋使用说明书、业主(使用人)服务指南、装修管理要求、办理装修步骤说明可合装成一册,作为业主收楼时用户手册。同时,在用户手册正文内容前增加:“总经理致辞”。2各部门在前期阶段编制文件、要求,和需要在前期办理事宜。 综合部 编制职员手册,经企业领导同意后,统一印刷成册。 制订职员考勤制度,建立“考勤记录表”、“月考勤汇总台帐报表”。 制订职员奖惩条例,建立“职员过失单”、“奖励审批单”。 制订职员聘用措施,建立“应聘面试记录表”、“入职循环单”、“
6、转正审批表”、“离职结算表”、“调动通知单”、“劳动协议续签审批单”。 制订职员培训要求、培训计划,建立“培训审批表”、“培训协议”。 制订物资采购、验收、入库、报销步骤。 制订职员工服管理要求,建立“制作工服通知单”、“工服更换通知单”。 制订职员请假制度,建立“休假申请单”。 制订薪金实施细则,建立“工资报表”、“薪金明细表”。 制订印章管理要求,建立“公章启用、报废、移交记录表”、“用印申请”;统计企业多种印章,经总经理审批后统一刻制(公章、管业部章、保卫部章、工程部章、财务专用章、文件传阅章、审批合格章、餐票专用章、浴室专用章)。 制订库房管理要求,建立“物品入库登记单”、“物品领用单
7、”、“物品入库验收单”、“库存物品台帐”、“月收、发、存报表”、“采购申请单”。 制订内部行文管理要求,建立“文件签收表”、“内部请示汇报”。 制订档案管理要求,建立“档案分类表”、“档案(一、二、三级)目录表”、“档案借阅记录表”。 制订部门运作手册:人员编制、岗位职责(经理、行政主管、总经理秘书、库房管理员、文员)、工作程序、管理制度。 联络印刷厂,对需要印刷多种表格、信封,经总经理审批后统一印刷。 制订创办费使用方案,统计、制订前期创办物资配置内容、标准,并负责前期采购工作;建立“固定资产台帐”、“个人办公用具台帐”。 制订协议、协议审批制度、协议、协议管理措施,建立“协议、协议审批单”
8、、“协议、协议付款内签单”。 制订计划性工作管理措施,建立“年度(月度、周)工作计划、总结报表”、“计划、总结考评统计表”。 财务部 制订财务报销管理制度,建立“付款申请及报销单”。 建立二次装修“付款内签单”、“装修押金记录表”、“装修管理费统计表” 制订现金支出管理要求。 编制部门运作手册:人员编制、岗位职责(经理、会计、出纳)、工作程序、管理制度、。 制订预算管理制度,建立“年度预算报表”。 编制固定资产购置方案。 制订库存盘点制度。 制订内部收支报表制度,建立“月度收支报表”。 制订发票、收据有价票据管理制度。 管业部 制订物业管理收费标准明细:物业管理费(押金)、车位费(押金)、租线
9、费(押金)、装修管理费(押金)。 制订业主(使用人)收楼步骤,建立“缴款通知单”、“工程返修单”、“返修工程验收单”、“钥匙交接表”、“备用钥匙封存表”、“业主签到表”、“业主档案”,并通知此步骤中包含部门。 制订业主(使用人)二次装修管理步骤,建立“业主(使用人)装修施工申请表”、“装修审批单”、“装修施工许可证”、“验收申请表”、“施工变更单”、“业主装修区域巡检表(管业部)”、“施工人员出入证”。 制订有偿服务价格表:维修费、车位费、电话费、装修管理费、能源费、特约服务费。 制订部门运作手册:人员编制、岗位职责(经理、客务主管、内务主管、客务代表、前台接待)、工作程序、管理制度。 编写车
10、位租赁(购置)协议书、电话租线(购置)协议书。 落实垃圾房位置,业主垃圾放置地(楼层垃圾间)。 保卫部 制订停车场管理要求、自行车场管理制度。 制订巡视管理要求,建立“治安巡视统计表(公共区域)”。 制订物品出门管理要求,建立“出门条”。 制订钥匙使用管理要求,建立“钥匙发放统计表”、“钥匙使用记录表”。 制订备用钥匙启用管理要求,建立“备用钥匙启封审批表”。 制订一装、二装交叉施工管理方案,建立“施工、装修期间巡视表”、“夜间情况检验表”、“消防设备、设施日检统计表(业主装修区域)”、“二次装修施工现场检验表”。 制订灭火器租用管理措施,确定租金费用(押金),建立“灭火器材配置统计表”。 制
11、订施工违规等级明细,建立“违章通知单”。 制订成保人员岗位职责,建立“成保人员月度工作考评表” 制订中控室(监控室)管理要求,建立“录像磁带台帐”、“消防中控系统统计表”、“治安监控系统统计表”。 制订警具使用、管理措施,建立“警具台帐”、“警具启用、报废记录表”、“特殊警具使用审批表”。 制订部门运作手册:人员编制、岗位职责(经理、主管、领班、保安员、消防执机员)。 制订明火使用管理要求,建立“动火许可证”。 工程部 制订物业接管前巡检措施、计划,建立“工程遗留问题跟进统计”,并随时将工程遗留问题通知开发商。 制订专业机房管理要求:强电专业(变配电室、柴油发电机房)、弱电专业(电话机房、电梯
12、机房、卫星电视机房、电脑机房)、空调生活水专业(空调机房、新风机房、生活水箱间、中水处理机房、消防泵房、污水泵房、隔油池)。 联络物业办公用房,确定装修方案,并负责跟进装修施工进度。 制订项目接管验收细则,建立“验收单元交接书”,按专业、具体内容划分。 建立业主(使用人)二次装修“装修质量验收表”。 从项目工地施工队中选拔对该项目工程了解全方面专业技术人员,聘用至工程部。 经理率领部门主管、职员学习、熟悉物业内全部工程、设备内容。 编制部门运作手册:人员编制、岗位职责(经理、主管、领班、技工、工作程序、管理制度) 制订设备运行保养检修计划(各专业设备),建立“设备保养卡”、“设备保养计划表”
13、联络政府部门、相关单位,办理相关手续1 联络工商所,办理企业营业执照2 联络税务所,办理税务登记3 联络银行,开通企业帐号4 联络劳动局,电梯审检,领取合格证、特殊工种报检(开发商)5 联络北京市居住小区办公室,核准条约6 联络供电局,确定供电方案及价格(开发商)7 联络自来水企业,确定供水方案及价格(开发商)8 联络节水办,确定节水方案(开发商)9 联络煤气企业,确定通气方案及价格(开发商)10 联络热力企业,确定供热方案及价格(开发商)11 联络电话局,电话报装开通及产权分界12 联络交通大队,报车场管理方案13 联络邮电局,为物业通邮14 联络环卫局,落实垃圾清运价格、方法15 联络绿化
14、队,确定绿化维护方案及总体费用(开发商)16 联络物价局,报物业管理收费标准(开发商)17 联络当地派出所,报小区门牌号码(开发商)18 联络外管局,报涉外关系(开发商)19 联络广电局,报光缆信号传输相关手续(开发商)20 联络公安局,报内保关系21 联络安全局,报卫星电视涉外节目(开发商)22 联络防疫站,报检生活水箱,取合格证(开发商) 和开发商协调入住前相关事宜,对关键资料进行交接1 确定收楼时间2 确定物管费起计日期3 前期工程遗留问题处理4 办理大厦前期工作资料、关键文件、产品说明、各类证书移交和交接工作:产权资料房地产产权资料是国家房地产部门依法对各类房地产进行管理依据;是房地产
15、管理部门确定产权,税务部门依法征税,司法部门处理产权纠纷必需凭证;也是产权人参与产权租赁、交易、抵押必需凭据;物业企业将以产权资料为依据,收取或分摊相关费用,行使管理职能,预防发生私拆、乱改、违章搭建,损坏房屋结构和公共设施等行为,维护公有设施,共有部位和绿地不受侵犯,维护广大业主权益。接管验收时检索提交产权资料关键有: 项目同意文件 用地同意文件 建筑执照 拆迁安置资料 房地产平面图 面积测绘汇报 小业主姓名、产权、单元号、建筑面积清单市府验收合格资料 建设工程完工验收证书 市建筑消防验收合格证 市小区办综合验收合格证 用电许可证 供用电协议书 卫星地面接收设施许可证 电视共用天线合格证 电
16、梯使用合格证工程技术资料技术资料是物业接管验收时对物业进行质量检验依据。物业企业在接管验收时,必需依据相关技术资料来进行检验。接管验收时提交工程技术资料关键有: 完工图包含总平面图、建筑、结构、设备、给排水、通风空调、强电、弱电、隶属工程及隐蔽管线全套图纸 地质勘察汇报 工程协议及开工、完工汇报 工程预决算清单 图纸会审统计 工程设计变更通知(包含质量事故处理统计) 隐蔽工程验收签证 沉降观察统计 完工验收证实书 钢材、水泥等关键材料质量确保书 新材料、构配件判定合格证书 水、电、采暖、卫生器具等设备检验合格证书 砂浆、混凝土试块试压汇报 供水、供暖试压汇报 园林绿化图纸和清单 设备清单、安装
17、调试统计、使用注意事项说明、质保书和保修单 相关政府部门对分类项目标批文 相关工程项目标其它关键技术决定和文件须移交物业企业管理资料 用水申请审批表及月供水计划实施表 机电设备单台说明书、调试、订购协议 分摊面积、建筑面积测绘汇报 对外委单位进行调研,签署外委协议1 从开发商处接管成品保护协议,对外现有成品保护人员进行管理。2 调研保险企业,对物业投保“财产一切险”、“机器损坏险”、“公众责任险”,签署保险协议3 调研外委保洁企业(三家以上),签署保洁协议4 调研外委绿植租摆企业(三家以上),签署绿植租摆协议5 调研灭虫、灭鼠企业(三家以上),签署消杀协议6 调研保安企业(三家以上),签署外保
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