物业公司财务制度的规定样本.doc

佳程广场管理处
财务部管理制度汇编

目录

1.0
财务基础标准
1
2.0
财务公开监督制度
2
3.0
财务预算制订
4
4.0
借款管理制度
5
5.0
现金管理制度
6
6.0
银行管理制度
7
7.0
应收账款管理要求
10
8.0
库存管理制度
12
9.0
固定资产管理制度
14
10.0
存入确保金管理
15
11.0
内部往来管理
16
12.0
公共事业费缴款步骤
17
13.0
代收代缴费用管理
18
14.0
有偿服务收费管理
19
15.0
管理费支出管理要求
20
16.0
应急及不可估计费用管理制度
21
17.0
维修基金管理制度
22
18.0
印章使用制度
23
19.0
会计档案管理要求
24
20.0
物业管理企业财务交接项目明细
26
21.0
停车场收费管理制度
27
22.0
汽车加油IC卡管理制度
29
23.0
确定采购类别
30
24.0
收费管理制度
33

1.0 财务基础标准

北京仲量联行物业管理服务所采取物业管理模式为酬金制管理模式。每个项目接收委托后，有自己独立银行账户，管理费收取标准依据物业管理委托协议约定或经过业主同意约定收费标准。项目（大厦）日常运行费用从管理费收入中支出，管理费有盈余归属共同业主全部，运行不足由共同业主负担。

1.1 项目核实适用会计制度为：外商投资企业会计制度。

1.2 项目核实适用会计处理标准是：权责发生制标准。

1.3 项目（大厦）全部运行费用，将根据投标或年初时项目预算进行控制、分配和预提，每个月营业税金经过仲量联行北京总企业代缴。

1.4 管理者酬金收取，采取按月收取约定金额或约定百分比；而相关管理者酬金收取百分比和金额依据委托管理协议中相关条款实施。

1.5 管理费收取标正确定标准：仲量联行管理项目，管理费收取标准采取以支定收标准，依据项目每十二个月所做出运行预算来确定管理费收取价格。假如是补助式经营，根据委托协议中相关要求收取。

1.6 应收账款不计提坏账准备，采取实际转销法进行账务处理。

1.7 固定资产折旧适用外商投资企业折旧方法。

2.0 财务公开监督制度

制订财务管理公开监督制度，是为增加财务管理透明度，真正表现物业管理公开、公平、公正市场竞争机制。

2.1 年度预算编报要求

1) 物业管理企业每十二个月财务预算编报必需遵照“量出而入，以支定收，收支平衡”基础标准;
2) 年度预算中费用支出特定项目标变动程度，如职员薪金、福利增减变动幅度等，将结合中国劳动保障部要求及管理企业实际情况指定，同时，还要取得发展商/业主委员会同意，方能列入预算;
3) 年度预算报表中每一项目应附有具体注释及说明;
4) 年度预算报表须经发展商/业主委员会审批后，方可实施。

2.2 收费标准公开化

1) 物业管理企业全部收费标准均向业户和发展商公开，而且在北京相关物价管理部门立案。同时，在实施过程中，严格按公开收费标准统一尺度收费。
2) 管理费收费标准须按物业管理委托协议中要求标准收取或按经发展商/业主委员会审批经过。
3) 物业管理企业对用户有偿服务收费标准，在实施前，将要向全部用户公告。各项服务收费标准具体包含材料费、人工费、税金和合适企业利润。

2.3 费用支出公开化

1) 年度各项费用开支必需控制在年度预算内；若部分支出出现超支情况，物业管理企业需要做出书面合了解释;
2) 日常运行设备改善、维修保养及重大楼宇设备需对外分包，应经过招标方法公平竞争，择优选择承包商
3) 各项费用支出坚持专款专用，不可挪作她用，尤其是维修基金使用和管理。

2.4 经营情况和财务报表公开化

1) 每个月20日给发展商/业主委员会报送财务报表，包含资产负债表、损益表、应收账款分析、现金流量表等。
2) 每十二个月度年底向发展商/全体业主公告管理处经营结果及财务情况。
3) 每十二个月财务情况须经会计师事务所进行年度审计，审计结果报送发展商/业主委员会并接收全部业主查询。

2.5 大厦维修基金公开化

大厦维修基金是指专题用于共用设施和共用设备大修理资金。维修基金起源有两种，1、全部同业主根据国家要求百分比缴纳资金；2、管理企业运行盈余。物业管理企业在需要使用维修基金时，须经发展商/业主委员会/业主大会同意。

2.6 相关财务报表

1) 资产负债表
2) 损益表
3) 现金流量表
4) 管理费回收率分析
5) 营运计划和实际支出对比表
3.0 财务预算制订

为确保管理正常运作，提升财务收支预算合理性及加强成本控制，制订预算制订方案。

3.1 相关职责

1) 财务部经理负责帮助总物业经理编制企业每十二个月度财务预算，每十二个月11月份着手编制下年度财务收支预算。
2) 费用支出部门具体提供过往12个月财务资料；
3) 用户资料管理部门具体提供过往12个月电费和水费统计表明细资料。
4) 各部门提供下十二个月度费用预算开支计划；
5) 总物业经理提供下十二个月度人员编制计划和调资计划表。

3.2 编制要求

1) 坚持“以支定收，收支平衡”为预算标准，以发展商/业主委员会审批收费标准为准则；
2) 依据各部门提供资料，进行分析及计算；
3) 将计算分析出数据资料,形成初稿；
4) 预算编制按要求格式进行，对于预算中项目须附上注解，并提交总物业经理审核；
5) 提交发展商/业主委员会审批；
6) 发展商/业主委员会审批经过后落实实施。

3.3 资料处理

1) 用于编制年度预算资料应进行归档登记；
2) 年度预算实施完成后，应和实际数进行对比分析，并作为预算附件资料，连同预算资料一齐保留。
4.0 借款管理制度

4.1 借款仅限于支付本物业运行费用，不得为其它项目/物业垫付。

4.2 借款人员凭已同意采购申请表进行借款。而且每次借款根据现金管理制度实施，不得超出中国人民银行要求现金支付范围。

4.3 借款人应填写借款申请单，经大厦总物业经理签字授权后方可到财务部领取现金，借款人应立即拿发票结账或返还现金，通常不得超出当月月底财务结账之前。

4.4 经财务经理、总物业经理审批后，由出纳通知借款人领取现金。

4.5 借款清算报销后，借款单和支出凭单一起作为附件粘贴于记账凭证后。

4.6 大厦总物经理能够授权同意支付现金或现金借款金额为RMB1000（含1000）元以下款项，超出此标准支出现金必需由总企业Head of MS签字同意方可支出款项。
5.0 现金管理制度

物业管理企业财务部应严格根据国家相关现金管理制度要求，为做好库存现金保管、使用工作，特制订本制度。

5.1 严格根据国家相关现金管理制度要求管理现金，严格分清收支两条线。

5.2 做好库存现金保管工作，现金必需放在企业保险箱里，同时启用保险柜自动报警系统并转动密码锁，确保其安全。对指定使用备用金人员，必需进行定时检验、查对，库存现金不得超出核定限额。

5.3 建立和健全现金账目，做到日清月结，账款相符，杜绝白条抵库或账外现金，不私自设置“小金库”。

5.4 对超出现金收付限额以上收付款项，必需经过银行结算。

5.5 对于收取现金收入送存银行需有保安人员陪同，具体要求以下：送存金额在人民币20,000元以上50,000元以下须由1名保安领班陪同前往；送存金额在人民币50,000元以上100,000元以下须由1名保安领班及1名保安员陪同前往；送存金额在人民币100,000元以上请由保安经理派车陪同送存。

5.6 现金使用范围：职职员资、津贴；个人劳动酬劳；依据国家要求颁发给个人科学技术、文化艺术、体育等各项奖金；多种劳保、福利费用和国家要求对个人其它支出；向个人收购农副产品和其它物资价款；出差人员随身携带差旅费；零星支出；中国人民银行确定支付现金其它支出。

5.7 现金报销程序

1) 由申请人填写报销明细表，表中应列明报销项目、报销金额，并不得涂改，经过涂改报销单将被视为无效；
2) 报销明细单所附发票后面须有经办人签字确定，发票上应列明采购物品数量、单价、金额，若发票金额为累计数，须附有由供货方开具购物明细单；需要强调是全部报销单后附发票必需是符合国家各级税务机关要求发票，假如是违反国家要求发票，财务部有权拒绝报销人任何报销。
3) 报销单需经申请人所在部门经理、大厦总物业经理签字确定，并由财务部出纳对发票正当性进行初步审核；
4) 报销明细单经总企业物业财务部、物业部副董事及总企业物业部责任人签字同意后由出纳通知报销人领款；
5) 当月费用尽可能当月报销；

项目每个月向总企业申请零用现金，包含：日常零用现金、误餐补助、离职职员工资等，每个月定时支付日期是15日和25日，而且全部申请汇总后，直接经过银行划转至项目总物业经理账户，然后，项目出纳从总物业经理账户提取现金支付职员各项报销。
6.0 银行管理制度

6.1 银行支票管理制度

1) 购置开户行支票
2) 支票付款申请
a 项目实施程序
l 付款申请单填写；
l 付款协议；
l 支付款项报价；
l 采购申请表；
l 材料物品入库单；
l 必需解释说明；
b 总企业实施程序
l 送总企业时登记电脑统计；
l MS财务审查付款申请资料；
l 进入支票签字步骤；
l 项目取回签署完成支票登记；
l 项目实施付款
3) 支票付款登记

6.2 网上银行管理制度

1) 物业管理项目标管理
a 收款程序
b 收款依据
l 协议约定；
l 收款账单；
l 缴费通知单；
l 公告服务收费标准；
c 收款方法
l 现金收款，只限于人民币现金，不包含任何外币现金；
l 支票收款，包含人民币支票和人民银行许可在中国进行交易外币支票，比如：美元支票、港币支票等，然后实施签字背书程序；
l 电子收款，全部币种和支票使用币种相同；
l 刷卡支付，除在中国境内流通多种中国银行签发信用卡和借记卡外，外卡卡种只限于Master，Visa，大来卡等国际通用信用卡。
d 收费确定
l 开具税务发票；
l 开具收款收据；
e 填写银行进账单
l 正确填写进账单名称；
l 正确填写网上银行账号；
l 正确填写进账单金额，包含RMB、USD、HKD等；
f 回单确定和网上银行余额查询相符
2) 付款程序
a 填写完整付款申请书
l 写清具体付款内容或服务项目；
l 相关协议、货比三家分析、招标分析、报价单等；
l 国地税正式发票；
l 必需解释说明；
b 付款审批步骤
c 确定审批步骤实施完成
l 确定企业各类管控人员签字确定同意，而且全部付款需要档案资料齐全；
d 总企业财务提交付款申请
l 全部审批步骤自行完成，由MS财务部统一将各项目标付款申请录入网上银行付款系统，等候总企业相关人员签批；
e MS head实施付款同意和确定程序
l 财务部提交统计以后，根据企业亚太区要求实施，即MS Head授权RMB15000元以下及RMB15000元付款；RMB15000元以上付款申请需要提请MS Head 和总企业实施总经理两个人共同签字支付；
f 打印付款统计作为记账凭证
l 付款程序实施完成后，全部项目银行付款凭证需要由每个项目标出纳到项目指定银行账户领取回单，而且作为记账凭证。

6.3 资产及基金账户管理

1) 项目责任人申请付款程序
a 操作员确定用户租金已经划拨到企业银行账户，并查对每笔款项金额正确性。
b 计算应交税金金额及应拨付至北京中央托收账户租金金额。
c 填写付款申请（使用企业统一格式，请见附件），申请时应附税金计算清单及用户交款清单，填写后以电子邮件形式发送给项目经理（Dido），项目经理将申请单进行审核无误后打印并签字确定。
d 申请单经项目经理审核无误后须上递至亚洲区董事（Larry Hui）进行审批。
e 经亚洲区董事签字审批后，将申请单返回给项目经理，由其安排项目责任人进行网上银行付款操作。
2) 网上银行操作程序
a 操作员收到经亚洲区董事签字确定付款申请后，即可登陆ICBC网站进行网上银行支付操作，并根据画面指导填写对应必输项目，提交操作后等候（亚洲区董事）授权。
b 亚洲区董事（Larry Hui）经过登陆网上银行，查看操作员提交具体内容，选择同意或拒绝命令（RMB15000.00元以下付款业务，含RMB15000.00元，由Larry Hui直接同意），便可提交到银行进行处理；RMB15000.00元以上业务，Larry Hui审核同意后，须进行转入上一级授权操作（由David Hand）深入授权。
c David Hand对RMB15000.00元以上业务，经过登陆网上银行，依据Larry Hui已经授权交易进行深入授权操作。
7.0 应收账款管理要求

物业管理企业依据《管理条约》及项目标具体实际情况，特制订应收账款管理标准、方法、制度及相关方法以下：

7.1 收取标准及计算标准

管理费收取标准：物业管理费实施上收费标准，即本月月中或月底收取下月管理费。
公共事业费及相关杂费收取标准：实施下收费标准，即每个月发送出账单是上月电费、水费、煤气费等实际消耗量发生金额。公共事业费用读表时间为每个月10日或月底。

1) 收取方法
业主（租户）能够将管理费或公共事业费以现金、支票或刷卡形式直接交到管理处财务部，也能够经过银行转账支付。

2) 应收账款管理制度及相关方法
管理处实施应收账款账单按时发送立即收回标准。每个月相关部门将正确无误相关数据13日下午五时前送到财务部。财务部每个月13至14日将原始数据录入电脑和制作账单，每个月16日将全部管理费、公共事业费账单发送完成，每个月底最终一天为付款最终期限；假如实施月底发账单，比照上述时间进行调整。

交费期限：自发出账单之日起，两个星期内交纳。付款人如遇特殊情况不能立即付款，应以书面形式通知管理处财务部。财务部将酌情向企业申请合适延长付款人付款期限。

逾期管理：假如业主（租户）未有特殊情况，在要求付款期限内没有交纳相关费用，管理处将在账单最终交款日过后第1天发送第一次催款单，催款单约定7天有效付款日期；第一次催款单发送7以后仍为支付，将要发送第二次催款单，7以后，用户未付款将要发送催款信，通知用户如不付款将要采取计收滞纳金和采取强制方法。

滞纳金计算标准为：
按天计算滞纳金
天天滞纳金金额=付款人应付金额总数 × 0.5‰
滞纳金总额 =天天滞纳金金额×逾期天数
逾期天数包含国家法定假日和每七天休息日。
假如逾期超出2个月（从付款最终期限之日起），在收取滞纳金同时，物业企业将向业主或业主委员会提出书面汇报，经业主/业主委员会同意后，对未支付管理费和公共事业费业户发出书面通知，明确在通知7以后，将采取停止供电、水或煤气等对应方法，以避免业主及物业企业在经济上损失。

对恶意拖欠费用业户，果断采取对应法律方法。
手续费收取：针对逾期付款超出2个月以上业户。物业企业将收取必需手续费，作为因业户违约引发管理者额外工作及相关费用赔偿。
超出付款期限2个月以上，每次收取手续费￥300元。
8.0 库存管理制度

8.1 供货商选择标准

1) 采购前准备工作：第一要填写商品/物料采购申请单，经部门经理确定后报大厦总物业经理同意。第二要依据采购内容确定比价程序，不一样金额比较标准不一样，具体比较标准以下：
a RMB1,00以下能够直接购置。
b RMB 1,00-RMB 10,00需填写报价单。
c RMB 1,000-RMB 10,000最少需要三家报价，已经签署了供给服务协议不需要每个月全部进行比较，只需在续签新协议时进行比较。
d RMB10,000-RMB100,000采购最少需要四家报价。
e RMB100,000以上采购最少需要五家报价。
f 在索取供货商报价同时供货商还需要提供资料包含资质证实、营业执照复印件、税务登记证复印件和对应业绩汇报。
以上比价不包含政府垄断项目，比价目标不只是价格比较还要比较对应售后服务，产品质量情况等。
2) 依据采购协议性质不一样，签署协议代表人也有所不一样，比如：需要动用大厦维修基金需要经过业主委员会或发展商同意，项目日常运行分包协议必需由总企业MS部门责任人签署。
a 在对供货商进行比价同时，要填写商品/物料采购对比表。对比表填写项目和采购金额相关，同时在表上要表现出申请人、申请部门经理、总物业经理意见，填写选择此供货商原因。
b 结账方法
c 关键以月结方法，即每个月供货商根据本企业提供材料订购单，送货然后每个月底，由库房管理员和财务部、供货商查对，每个月底查对正确后，由库房管理员申请付款。
d 除特殊情况外，全部维修材料应尽可能从企业指定供给商处购置。

8.2 工程材料采购及管理

1) 材料采购需要推行手续
a 工程部依据实际工作安排，填写材料采购计划，递交总物业经理审批。只有经过总物业经理审批同意材料采购计划，才能实施采购，工程部不得私自通知供货商采购材料。
b 总物业经理能够依据具体实际情况决定是否进行采购，和选择材料供货商。
c 供货商将材料送达项目后，应第一时间通知工程部经理，工程部经理亲自或责成相关人员进行验收入库。
2) 材料出入库管理
a 设置专员管理工程部材料库房，直接收工程部经理领导。
b 每次材料入库，库管员必需根据材料类别填写入库单和登记库房账本，具体填写入库数量，金额，并在入库单上注明供给商名称，而且将入库单立即送交财务部进行账务处理，方便于财务记帐。
c 材料出库时应填写出库单，并必需在出库单上填写材料类别及具体用途、区分公共区域支出及住户支出。
d 材料入库和领用要有工程部主管以上人员签字确定。提议库房管理采取以旧换新标准，即更换一个新配件或用电器，要有换下来旧配件或用电器补库。假如出现未补库情况要查明原因，有必需情况下，要写书面汇报。
e 每个月底库管员要对库存材料进行清点，结出月底每类材料余额和库存数量。而且将结果送交总物业经理和财务部，方便财务部进行记账和查对。
f 库房管理员要立即反馈库房情况信息给工程部经理或总物业经理。库房情况信息包含库房材料数量、质量、价格，和需要改善和完善地方等。
g 财务部将要每三个月对工程库存材料进行抽查盘点，每十二个月年底要进行一次全方面盘点。
9.0 固定资产管理制度

9.1 固定资产范围和分类：

1) 物业管理机械、设备、大型专用工具或单价在2，000元以上而且耐用年限在二年以上非专用机械设备、工具等；
2) 固定资产分为安全设备、办公设备、办公家俱、工程设备、交通工具、通讯设备等。

9.2 固定资产账务处理：

1) 固定资产实施分级管理，财产管理部门应建立明细分类账和固定资产记录表。使用部门应掌握本部门物品情况，建立物品使用登记簿；
2) 购入、自制和馈赠固定资产，一律开具验收单，连同购置发票一并由财务入固定资产账及固定资记录表，标明编号；
3) 固定资产领用时，应填写领用单，并由使用部门责任人或使用人在领用单上署名，表明该设备已由其保管使用；
4) 固定资产报废、报损应由企业相关部门填写报废、清理单，经财务管理部门审核后，报总物业经理同意后，方可核销。

9.3 固定资产管理：

固定资产管理人员应负责企业全部固定资产管理，办理固定资产购置、验收、领发、建表、报废、报损处理。财务部负责账务核实工作，做到账、表、物相符，每十二个月末进行一次清点、查对，并立即调整账目。

1) 为确保固定资产账和实物正确性，固定资产管理部门和使用部门要相互配合，定时进行盘点,盘盈、 盘亏要填表，经过财务部调整账、表使其相符；
2) 对固定资产清查过程中发觉问题，要立即查明原因，并报总物业经理审批，依据不一样情况作不一样处理；
3) 管理部门应建立固定资产、低值易耗品三级明细账，由专员负责登记清点;
4) 部门之间进行固定资产调拨，应严格按要求办理，调拨时应先由部门填写一式二份调拨申请单，并立即登记，然后经双方部门领导和总物业经理签字后才能生效，使用部门不得自行处理。
5) 固定资产折旧方法根据外商投资企业固定资产管理要求进行账务处理，即折旧残值率为原值10%，电子类和一般设备折旧年限为5年，大型机械设备、耐用设备折旧年限为。
10.0 存入确保金管理

为规范对用户所缴交押金、确保金管理，正确反应其变动情况，特制订本管理要求。

10.1 装修确保金收缴管理

1) 装修确保金收缴管理
为用户进行装修施工单位，必需缴纳装修确保金，装修确保金根据管理企业相关装修管理要求收取。
2) 装修确保金退还管理
a 装修确保金退还前提条件为工程验收合格。用户装修工程完工，提出验收申请，工程部系统工程师、管业部经理及保安部经理会同设计单位、施工单位、建设单位、监理单位对其进行验收并在单位工程验收统计上签署合格，方可申请退还押金。
b 财务部依据工程部、管理部及保安部签署验收合格及退还确保金意见，核实其确保金缴交情况，签署意见。
c 办理退款时，出纳人员应认真审核用户退款手续完备性，要求用户在收据或说明书上签收确定，并登记其有效证件号码；
d 经核实无误后，进入办理退款程序。

10.2 施工出入证押金管理

为用户进行装修施工人员，必需办理施工出入证，同时按要求缴交施工出入证押金。

1) 施工出入证押金收缴管理
依据管理企业装修管理要求，向施工人员收取施工出入证押金。
2) 施工出入证押金退还管理
a 施工人员凭完好无缺施工出入证及相关申请表退还押金；
b 管理企业应依据审查后施工证件，在申请表上签署意见后转交财务部办理退款手续。
3) 财务部人员审核无误后，方可办理退款。
11.0 内部往来管理

为了统一规范项目物业管理企业和仲量联行北京总企业财务及人事部往来单据交接立即,确保各部门工作顺利进行,经各部门协商一致,特将单据传输时间要求以下:

11.1 考勤报送时间：项目物业管理企业需于每个月5日前将上月临时工考勤表、每个月10日前将正式职员考勤表报送总企业人事部。

11.2 临时工工资发放时间：人事部确保物业财务部于每个月8日前往取得临时工工资明细单，经总物业经理签字确定后立即送回，物业财务部将于每个月10日发放临时工工资。

11.3 餐补发放时间：人事部确保物业财务部于每个月13日前往取得误餐补明细单，经总物业经理签字确定后立即送回，物业财务部将于每个月15日发放职员餐补。

11.4 取得、发放职员工资时间：物业财务部将于每个月26日到总企业领取职员工资明细单，经总物业经理签字确定后立即送回，以确保职员工资于月底前发放。

11.5 取得职员保险单据时间：总企业财务及人事部确保项目物业管理企业于每个月28日取得职员保险明细单。

11.6 和总企业财务查对往来账时间：总企业财务确保随时传输和项目物业管理企业往来单据，每个月28日至本月最终一天和总企业往来账查对清楚。

11.7 以上时间安排均遇节假日提前。
12.0 公共事业费缴款步骤

公共事业费用经过开户银行直接托收划转具体项目包含：水费、电费、燃气费或电话费。托收首要前提条件为，付款单位和收取费用相关部门签署了托收协议。

12.1 方案A：使用发展商银行账户作为托收基础账户

1) 发展商和政府相关收费部门签署费用托收协议，同意该项目发生全部公共事业费用从发展商银行账户划转；
2) 每个月政府相关收费部门经过银行从发展商账户上划转每个月公共事业费用。同时，发展商财务部确定此托收费用为应收物业管理企业款项；
3) 物业管理企业财务部依据发展商财务部提供资料确定应付款项；
4) 物业管理企业财务部依据每个月用户读表数计算实际消耗量，乘以对应收费标准，确定应向用户收取公共事业费用。发展商代付公共事业费用金额减去应向用户收取金额差额确定为公共区域费用；
5) 物业管理企业财务部应向用户收取公共事业费用金额是依据工程部每个月读表数计算，每个月工程部读表日期为10日，在每个月12日下午5时之前，将财务部设计读表盘送交财务部。财务部在每个月16日(假如碰到节假日将要合适提前)发送公共事业账单给用户，用户自收到账单之日起2周内付款；
6) 每个月13日前，发展商将电话托收单复印件提供给物业管理企业，方便物业企业进行账单处理；
7) 财务部所称业户包含发展商及用户等;
8) 每个月月底结账时要和发展商财务部对往来账，双方确定往来款项以后，作为付款申请或费用抵扣依据。

12.2 方案B：以物业管理企业独立银行账户作为托收基础账户。

1) 物业管理企业和政府相关收费部门签署费用托收协议，同意所管理项目每个月公共事业开支直接从银行账号划转；
2) 政府相关收费部门经过银行从物业企业账号上直接划转每个月公共事业费用，同时在扣除应该向用户收取水电费后，作为该项目标公共区域费用；
3) 水电等公共事业费用读表及发单方法和方案A第5项相同；
4) 此种方案不包含应付发展商款项问题，也不包含发展商和政府部门之间问题，只是物业管理企业和政府收费部门和物业管理企业和用户之间往来；
5) 财务部所称业户包含发展商、及用户。
6) 以上是托收程序两种方案，具体相关费用催缴和处理方案，在应收账款管理要求中有明确要求。
13.0 代收代缴费用管理

13.1 代收代缴电话费

1) 每个月12日之前，必需将上月用户电话费清单和发展商已缴纳电话费发票复印件送交到物业管理企业财务部会计手里。作为物业管理企业确定应收款项依据。
2) 每个月16日财务部将电话费账单分别发送给用户和发展商，假如碰到节假日，账单发送日期和第1项操作程序对应提前。
3) 财务部将要根据具体付款信息确定电话费账单发送对象，用户使用发送给用户；空号和发展商承诺付款发送给发展商。
4) 电话费付款期限和管理费和公共事业费用付款期限相同，即用户自收到账单之日起有2周付款时间。假如超出财务部确定付款期限而且没有合理书面逾期付款理由，财务部将要根据应收款项管理要求，进行对应处理和方法，对于60天内仍不交纳电话费或所欠电话费超出电话押金者，物业管理企业将强行切断电话，并责成欠费者垫付两个月押金，从该电话押金中抵补未收回电话费。
5) 因为电话费用收取行为属于替发展商收取代收行为，每个月月底物业管理企业财务部须和发展商财务部进行内部往来款项确实定，具体确实定函需要双方财务责任人签字确定，同时，也能够作为付款申请或往来账项抵扣依据。
6) 以上付款申请或往来款项抵扣是指物业财务部实际收回电话费金额，不应包含应收而未收回款项。
7) 电话费从发展商账户划款，如需要物业管理企业立即全额划给发展商，则电话押金应放在物业管理企业；如只将收到多少电话费就划给发展商多少，则电话押金存入发展商账户。

13.2 代供给商收取费用

为了严格遵守北京市税务局相关发票使用和管理要求，对管理企业各项代收款项进行有效管理，现对管理企业代收款项条件做出明确要求：

1) 收款人必需是和管理企业签署协议分包商或和管理企业签署正式委托代收款协议，不然，将不予代收。
2) 必需有付款人同意付款确实定函。
3) 代收款项抵达管理企业账户后，收款人才能向管理企业申请支取款项。收款人所提供给管理企业发票，必需是符合北京市税务局颁布新发票使用和管理要求正式发票（即4月1日起实施新要求），而且发票必需真实有效。管理企业将按发票上财务章名称作为付款支票抬头。
4) 在收到代收款项后，管理企业将代扣代缴营业税，税率为5%。银行收取手续费和代收款项属于外币汇兑损益由收款人自己负担，管理处不予负担。
14.0 有偿服务收费管理

为提升服务质量，加强对有偿服务收费管理，特制订本要求。

14.1 工作程序

1) 先服务后收费
a 管业部对用户所需维修项目标相关内容具体填写统计并输入电脑，依据物业管理企业有偿服务价目表标准计费后填入维修单;
b 维修人员在用户同意服务价格后，为用户提供有偿服务，最终请用户对维修效果进行验收并在维修单上签字确定，第一联给管业部，第二联返工程部，第三联交财务部；
c 各服务项目完成后，工程人员应填写维修时间、耗料情况，并签 署后交仓库管理员进行库存登记；
d 当工程维修单和工程部查对后，财务部每个月15日前将上月维修费用列入相关用户缴费通知书计费收取。

14.2 其它要求

1) 维修人员对用户提供服务后，不能直接向用户收取现金，更不能接收用户小费或其它馈赠物品;
2) 若用户要求服务超出现服务范围时，维修人员应礼貌地给合了解释，并尽最大能力提供帮助（如资料提供等），最终将情况反应至管理部责任人；
3) 依据市场价格及实际情况费用改变和用户服务需求，物业管理企业应立即增减服务项目或修订收费标准。
15.0 管理费支出管理要求

管理费支出应表现管理费“取之于用户，用之于用户”标准。制订本要求，是为加强对管理费用开支管理，确保管理费支出合理性。

15.1 管理费关键支出项目

1) 共用设备、设施维修及保养费；
2) 公共区域消耗公共事业费用；
3) 公共区域绿化费及节日装饰费；
4) 公共区域清洁、杀虫费用；
5) 管理人员支出，包含工资、福利、制服及装备等；
6) 物业管理企业酬金（按管理协议要求）；
7) 大厦保险费；
8) 审计费、律师费及聘用专业人员费用；
9) 固定资产折旧费；
10) 应急及不可估计费用；
11) 税费；
12) 行政办公费用；
13) 其它为管理合理支出。

15.2 管理费支出监管

1) 每十二个月度管理费开支必需按年度预算项目实施；
2) 每个月管理费用支出应按本预算实施，如每一具体项目标费用支出超出预算金额，物业管理企业必需在季度和年度财务报表做出合了解释。
3) 每十二个月度管理费开支标准上应根据预算项目实施；
4) 凡发生和会计制度和税法相违反费用支出严禁在管理费中列支；
5) 财务部负责对每十二个月度管理费支出用途进行审核和监督。
16.0 应急及不可估计费用管理制度

物业管理企业每个月提取应急及不可估计费用在当年支付全部不可预见事故费用后，剩下部分以后大厦应急事件准备金。为规范应急及不可估计费用使用和管理，结合实际情况，特制订本管理制度。

16.1 提取管理

1) 事故基金计提列入年度管理费预算，属于管理预算一部分，按月预提或实际发生时一次性使用。
2) 应急及不可估计费用不单独设置专户储存，但账务处理时，单独列示反应。

16.2 支出管理

1) 应急及不可估计费用应专款专用;
2) 应急及不可估计费用关键用于企业正常经营不能考虑到应急费用或意外损失，更侧重于社会公共物品支出，如预防SARS购置多种消毒用具用具；一些恐怖活动造成损失等。

16.3 结存管理

1) 应急及不可估计费用结存应在每个月会计报表中反应，并在财务汇报中说明其使用项目、使用情况等。
2) 应急及不可估计费用结余部分将作为以后大厦应急事件准备金。
17.0 维修基金管理制度

为规范维修基金运作、使用及管理，依据相关法规、条例及管理条约要求，并结合物业实际情况，特制订本制度。

17.1 基金起源

全部同业主根据国家要求百分比缴纳资金； 管理企业运行盈余；物业管理企业需要使用维修基金时，须经发展商/业主大会/业主委员会同意和书面授权。

17.2 基金用途

维修基金仅用于支付共用设施及共用设备大型维修及更换大型开支。

17.3 基金使用管理

维修基金使用由物业企业提出年度计划，经发展商/业主大会/业主委员会审定后实施，且使用时不能超出审批限额，如若超出需要单独向发展商/业主大会/业主委员会申请。

17.4 结存管理

1) 企业应依据运作情况，对基金进行合理管理，实施专款专用，不准挪作她用。
2) 物业管理企业应立即向发展商/业主大会/业主委员会反应其增减变动情况，在财务汇报中给予说明；其结余情况应报送发展商/业主大会/业主委员会，接收业主监督。
18.0 印章使用制度

18.1 发票数据实施填写好后再加盖发票专用章，每个项目只许可使用自己发票编号章，不许可借用其它项目标发票印章；

18.2 支票只有填写收款人和金额后加盖印章，不得签发空白支票。

18.3 对开据收款凭证应加盖现金收讫专用章，报销发票应加盖现金付讫或银行支付章。

18.4 报表、账册、凭证上制表、审核、记账等，必需依据工作程序进行盖章，确保正当性和责任性。
19.0 会计档案管理要求

针对会计档案关键性，依据企业会计管理要求，制订以下管理要求。

19.1 会计档案是指会计凭证，会计账簿和财务汇报等会计核实专业材料，是统计和反应单位经济业务关键凭证和证据。具体包含：

1) 会计凭证类:原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其它会计凭证;
2) 会计账薄类：总账、明细账、日志账、辅助账簿、其它会计账簿;
3) 汇报类：月度、季度、年度财务汇报，包含会计报表、附表、附注及文字说明，其它财务汇报;
4) 其它类：银行存款余额调整表、银行对账单及其它应该保留会计核实专业资料。

19.2 项目每十二个月形成会计档案由财务部根据归档要求整理立卷、装订成册,并编制会计档案保管清册。

当年形成会计档案，在会计年度终止后，由财务部保管1年。期满以后，由财务部专员保管而且存放于专用保管地点。

19.3 财务部保留会计档案不得借出。如有特殊需要，经财务部经理同意，方可代查阅或复制，并办理登记手续。查阅或复制会计档案人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。

19.4 会计档案保管期限分为永久、定时两类。会计档案保管期限，从会计年度终止后第一天开始计算。定时保管期限为、两类。

19.5 本要求会计保管期限为最低保管期限，各类会计档案保管标准上应该根据本要求附表所列期限实施。会计档案具体名称如有同本要求附表所列档案名称不相符，能够比照类似档案保管期限办理。

19.6 保管期满会计档案，除第(七)条要求情形外，能够根据以下程序销毁；

1) 由财务部提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容;
2) 总物业经理在会计档案销毁清册上签署意见;
3) 销毁会计档案时，应该由行政和财务部共同派员监销;
4) 监销人在监销会计档案前，应该根据会计档案销毁清册所列内容清点查对所要销毁会计档案；销毁后应该在会计档案销毁清册上署名盖章，并将监销情况汇报总物业经理。

19.7 保管期满但未结清债权债务原始凭证和包含其它未了事项原始凭证不得销毁，应该单独抽出立卷，保管到未了事项完结为止。单独抽出立卷会计档案，应该在会计档案销毁清册和会计保管清册中列明。

19.8 采取电子计算机进行会计核实，应该保留打印出纸质会计档案。
20.0 物业管理企业财务交接项目明细

20.1 应收账款和其它应收款清单（明细到