财务管理基础手册.doc
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1、第十三章财务管理手册电子文档:CWGL001财务管理概述一、总则1.财务管理是物业管理关键部分,正确处理好管理和理财关系,是物业管理首要问题。2.财务管理三方面任务:(1)有计划、合理地安排资金,为管理企业经营管理服务。(2)认真落实各项财经制度,维护财经纪律,实施财务监督。(3)加强经济核实,增收节支,提升经济效益。3.配置专职财务人员,开户建账,建立一套完整切实可行会计核实制度,做好管理企业经济活动统计工作。4.做好年度财务预算,落实各项经济指标。5.做好会计决算和利润分配汇报,加强财务监督,改善经营管理,提升经济效益。6.遵守各项相关法律、法令和条例,接收当地税务、银行、工商等部门监督。
2、7.接收“会计事务所”对企业会计账目标审查。二、财务权限和职责1.编制管理企业年度财务预算,制订各项经济指标,并报总物业经理审批。2.监督管理企业资金起源和利用情况,检验各项制度实施情况。3.加强流动资金管理,制订各部门流动资金额,超出额度财务部有权拒付。4.企业一切开支应由经手人做出计划报其部门主管经理签字,且经财务部经理审核无误报总物业经理审批后方可报销。5.有权拒付违反财经纪律和违反财务要求开支。6.建立完善管理费收费系统,立即足额收取管理费及其它费用,按发展商要求必需时帮助发展商向用户收取其它费用。7.建立固定资产登记制度,预防固定资产流失。8.建立完善会计资料档案管理系统,确保会计资
3、料完整。9.按上级要求,编制好多种财务报表,做好财务工作。10.对超载财务权限,强行核销不合理开支,打击报复财务人员行为,财务部经理有权向总物业经理及上级部门汇报申述。三、财务管理1.财务部应依据国家要求,结合相关要求,认真进行财务处理和会计核实,立即编报各类财务报表,做到认真、立即、正确、完整地反应管理企业财务情况和经营结果。2.财务部应严格控制各类费用开支,业务招待费提取按国家要求,能够在业务收入限额内据实列入管理费用,并按以下标准提取:整年业务收入额在人民币1500万元以下,不超出年业务收入额千分之五;整年业务收入在人民币15005000万元部分,不得超出业务收入千分之三。3.财务部应严
4、格内部管理制度,建立健全现金及多种存款管理,做到日清月结,账账相符,立即清理未达账项,每七天编报一次资金日报表,方便管理企业立即掌握资金使用情况,合理使用资金。4.严格多种费用管理,杜绝假发票,空白条,杜绝不合理、不正当费用支出。5.企业发生维修费,数额在一万元以下,可一次进入当期费用,超出一万元可采取分期摊销措施,分期进入费用。低值易耗品摊销方法采取“五五摊销法”。电子文档:CWGL002会计核实依据物业管理企业财务管理部门,在对其下属物业管理处进行会计核实前,必需先行对国家及地方和物业管理相关法规和税规有清楚地了解,另外,还应对和本企业、本物业相关下列文件相关要求给予关注。一、业主条约业主
5、条约是各业主和发展商在买卖楼宇后所签署合约。条约对发展商、全体业主、用户及管理者全部有约束力,并明确各自权利、义务及责任。条约内包含了很多相关财务处理、费用计算等数据。财务管理部人员须具体了解该项资料及要求,并作为会计核实依据。现列举其中较关键条款以下:1.本物业管理账目发生盈亏时处理措施一份内容完善条约应就本物业管剪发生盈余或亏损情况时处理或处理措施给予明确要求。通常,本着“用者自付”标准,本物业盈余由该物业全体用户共同享受,本物业亏损由该物业全体用户共同分担。当然也能够是其它处理方法,如:在业主委员会成立之前前期物业管理期间,小用户以按约定缴纳综合物业管理费用为限,收入不足以应付常常性支出
6、时,由开发商负担补助责任。但关键是必需有明确约定。2.本物业综合管理费收支情况公布要求物业管理企业定时公布所管物业收支情况,是中国物业管理行业法规中明文要求。在和相关法规保持一致前提下,条约中通常会对公布具体时间、方法和要求做出要求。3.收支核实方面要求条约通常列明是否需要为本物业各部分(如:停车场、办公楼、住宅楼等)收支独立核实。4.未出售单位和已出售但空置单位管理费计算法通常未出售单位享受一定管理费减免优惠。5.管理费起计日期约定通常能够是实际收楼日,或交付使用通知书发出日期加若干天为起计日,或以前述二者较早者为起计日,也能够是开发商和业户在售楼时做出其它约定。6.滞纳金计算法条约通常会要
7、求业户必需在每个月某日前缴付管理费,逾期未付者,则管理企业有权按要求利率计收滞纳金。二、管理合约管理合约是开发商或业主委员会和物业管理企业签署合约,其关键作用是明确委托方和受托方权利和义务。关键应包含以下内容:1.物业管理企业管理本物业年限,及管理企业酬劳计收标准及方法等。2.物业管理企业受管理条约约束,并享受条约要求管理人所享受权利、义务及责任,依据管理条约对本物业进行管理。3.需编制财务预算及预算控制,除首年预算外,通常由财务管理部牵头为每一新财政年度制订财政预算,并在该年度实际运作中对各项开支实施预算控制。4.合约到期或终止时,财务移交方面要求。三、用户手册、装修守则及大厦各项收费标准一
8、览表该等文件通常在业主收楼时一并派发,并列明各项收费、按金、罚款及按金退还程序等事宜。四、收楼步骤在整个收楼程序中,有很多会计部必不可少资料,如:1.确实收楼日期,用以计算管理费起计日期。2.各单位业户数据,包含姓名、联络地址及电话等。3.已缴付管理费按金及其它款项收据,可作入账及对账凭据。依据上述资料,能够建立一套必需图表档案,如:单位数据列表已收多种按金明细表、应收已收欠收管理费一览表等。电子文档:CWGL003会计核实关键一、会计科目制订一九九八年四月十一日,国家公布了物业管理行业须根据施工房地产开发企业财务制度条例。所以,在制订一级会计科目时,必需遵照国家要求,但子细目却可按实际需要增
9、减。现就物业管理行业要求编制一份会计科目样本以供参考。二、成本核实每一独立物业,按其功效不一样,可分为不一样“部分”,如:住宅(或公寓)、办公楼、商场、停车场、会所等。若业主条约要求须按物业不一样“部分”分别独立核实,则在建账时应给充足考虑。大部分财务软件已备有辅助核实功效,财务管理部应尽可能加以利用。建账后,日常操作关键是清楚识别及界定各项费用及收入归属,按其所归属“部分”正确核实。正确“部分”分类能正确反应各“部分”经营损益情况,对了解各“部分”财务情况,改善管理极其关键。对于无法明确识别及界定其归属费用,则称之为“公摊费用”或“待摊费用”,对于这些“待摊费用”应在各会计期间归集后,合理分
10、摊至各“部分”。分摊方法有多个,如:面积、管理份额、该项费用总额、人职员资总额等,发生费用类型不一样,选择分摊措施也有所不一样,但最基础标准是合理性。必需时,分摊措施选择应征求相关部门意见,取得物业总经理甚至委托方认可。三、应收账管理对于物业管理行业来说,应收账管理是其财务管理关键之一,工作较为繁重。财务管理部须计算每一个业户应缴纳多种费用,如水、电费等,亦要定时清理、查对和汇报各项费用缴付情况。定时发出缴付通知书、催款通知书、对账通知书,定时进行银行委托付款划款工作等。进行应收账款管理,需先行搜集以下数据:1.各项收费标准。2.该物业全部单位编号及面积。3.每一个单位管理费起计日期。4.各单
11、位每个月应付各项费用(如管理费)金额。5.业户用户使用人数据,如姓名、联络地址、电话、所拥有单位编号。6.空置单位界定标准,收费项目及标准。7.滞纳金相关要求,如起计日期、利率等。8.由管理处代收水电费时,水电费抄表日期、收费标准等。四、注意事项1.收楼时应注意事项(1)用户付款方法用户在支付每个月费用时,可采取多个方法,如亲自到管理处缴付现金或支票,或采取委托银行自动转账付款。财务人员应在用户收楼时,准备一份具体付款方法说明书,并连同委托银行自动转账授权书交予用户。付款方法说明书上应列明:管理处地址及办公时间。以支票付款时,支票抬头名称。办理银行转账手续及各项须知。(2)业主收楼时缴交各项费
12、用及押金账务处理通常业主在收楼前或收楼时已按发展商或物业管理企业要求,预付了数月管理费及多种押金、初装费等。其中部分款项,如预付管理费、管理费按金等应由管理处收取,电话、煤气初装费等应由发展商收取。当财务管理部由开发商或物业部取得相关收费资料,并收到已出售单元数据时,应立即和开发商财务管理部沟通,明确各项收费归属立即入账立即对账。 (3)预收管理费处理对于用户于收楼时预缴管理费,应自交纳管理费起计日起按月结转收入。财务管理部应对管理费起计日期确实定标准及特殊情况下同意程序有明确了解,并以此标准为依据,确定统一起计当月管理费计算方法。以免计算方法不统一引致应收账混乱,和和业主间纠纷。2.每个月应
13、注意事项(1)缴款通知书发出日期及截止日期物业管理企业经费,关键是来自管理费收入。为确保有充裕流动资金,财务管理部必需在每个月一号(或按条约要求日期)前发出缴款通知,使业户能按时付款。因为打印通知书需时间,为确保业户能准期收到发出交款通知书,必需提前三天发出。假如业户在截止日期后才付款,企业发出通知书上将不会反应该项付款。为避免误会,全部通知书须注明发出日期和截止日期,并明确通知用户在该日期后支付款项没有包含滞纳金在内。水、电费如各单位水、电费是由管理处负责收取,管理处每个月须派员抄录各仪表读数,然后根据每度收费及最低消费计算应收款项,并将各单位应付水电费用和管理费在每个月付款通知书中分项,要
14、求各单位在缴付管理费时一并缴付。因抄读各仪表需时,财务管理部应和相关部门订定一个固定抄读日期,并把结果在付款通知书截止日前交予财务管理部。缴费通知书管理缴款通知书最少要有两联,一联给用户,另一联由管理处存档。若除管理处外,还有其它机构负责收款,便需要多一联,供对方存档作为收费依据。(2)催款通知书业主条约通常对业户缴纳管理费等义务有具体要求,管理处应制订可操作催款步骤。对未按期付款单位,便须按追收程序定时发出催款通知书,直至采取截停水、电供给及发出律师信,进行法律诉讼。财务管理部有责任定时将各单位各项收费情况通知物业部及物业总经理,待其决定采取合适方法。电子文档:CWGL004财务报表编制会计
15、报表目标,是向会计报表使用者立即提供该核实单位财务情况、经营结果、现金流量等信息。因不一样使用者有不一样需要,所以报表式样及种类,亦应按实际需要编制。国家对会计报表格式有统一要求,但该格式所表示信息对各物业管理决议、委托方及其用户不一定足够及适合。所以,财务管理部有必需定时编制更为详尽内部报表。这些报表格式并没有固定要求,较据灵活性,视各物业具体情况而定,但应以符合物业管理法规、用户条约、管理合约要求,清楚表示各物业财务情况为标准。以下是部分在内部财务报表中应予明确表述事项:一、收支表(损益表)1.按用户条约要求要求独立核实部分,已各自编制独立收支表。2.本期成本费用已按当地物业管理服务收费实
16、施措施中物业管理服务收费项目和组成列示。3.各项费用可分为合约性及非合约性两大类,合约性开支有专表说明。此举能够提供决议者更多有用数据,来处理资金调动及制订预算。4.相关部分非常常性而金额大费用,已给关键注释,令使用者了解该等费用实际用途。5.本月实际收支和预算收支及上月收支比较,并对有重大差异项目作出分析,便于相关部门有所了解以加强控制。二、资产负债表1.已对该物业名下持有固定资产,提供明细表。2.附有管理处职员工资明细表。3.附有往来单位往来账项明细表,尤其是和开发商和物业企业之间往来账款。4.附有各用户单位应收款账款前期欠款、本期应收账款、本期实收账款和本期末欠款明细表。5.附有待摊费用
17、、应付款、预付款等明细表。电子文档:CWGL005发票和收据管理一、总则1.依据中国发票管理措施及其它相关要求制订本制度。2.本企业全部发票、收据(指有价值收据)及票据(以下简称票据)均属本制度管理范围。3.财务管理部统一负责本企业多种票据管理工作。4.多种票据种类、使用范围由财务管理部要求。二、多种票据购置及印刷1.属国家统一要求发票由财务管理部指定专员向相关税务部门购置。2.经相关税务部门同意企业自行印制发票时,由财务管理部提出式样经总经理核准,并报相关税务部门同意后,在税务部门指定印刷单位印制。3.企业使用多种发票、收据属代收部分,使用代收单位发票、收据;属企业收据需印制时,由财务管理部
18、提出式样经总经理同意后进行印制;属各部门专用票据需印制时,由需用部门提出式样,经财务管理部审核,报总经理同意后印制。4.财务管理部专管人员必需对购置、印刷或代收单位提供多种票据进行验收,具体清点数量、检验有没有印刷错误。数量有误或印刷有错误应拒收。多种票据验收后,应按不一样票据登记验收日期、数量、起止号码等,设专柜保管。三、多种票据领用1.财务管理部专管人员应设置多种票据领用登记簿,凡发放票据,必需登记领用日期、数量、起止号码等,并由领用人签收。2.使用发票或收据部门必需指定专员负责多种票据管理工作(以下简称票据专管人员)。3.票据专管人员在向财务管理部领取多种票据时,必需办理领用手续并清点数
19、量、验看号码,发觉有号码错乱,应拒绝领用。4.票据专管人员对所领用多种票据必需妥善保管,在交付使用人员时,应进行登记、签收。四、多种票据使用1.多种票据需按发票收据使用细则要求进行使用。2.多种票据应该根据要求时限、次序,逐栏、全部联次一次性开具。3.多种票据只能按要求范围进行使用,不得转借、转让、跳号、拆本使用,或开具空白票据。4.多种票据需交接使用时,应办理交接手续,写明交接时票据号码。5.接收人在接收多种票据时,如发觉所交接票据存在问题,可拒绝接收,并立即汇报主管人员。情节严重时,应立即汇报财务管理部。五、多种票据检验和核销1.财务管理部有权对多种票据使用随时进行检验。2.已用完多种票据
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