现代房地产公司行政管理制度样本.doc

房地产行政管理制度

（只适适用于房地产板块）

二○○四年

目 录
第一篇 行政管理制度 1
第一章 制度建设基础要求 1
第二章 通常行政管理要求 2
第一节 公文管理要求 2
第二节 印章管理要求 10
第三节 档案管理要求 15
第四节 保密管理要求 18
第五节 台帐管理要求 21
第六节 基础信息管理要求 22
第七节 资产管理要求 23
第八节 车辆管理细则 29
第九节 图书管理要求 34
第十节 办公用具管理要求 35
第十一节 办公设备使用管理要求 36
第十二节 办公区管理要求 40
第十三节 职员着装管理要求 41
第十四节 接待工作管理要求 42
第十五节 通讯费用管理要求 45
第十六节 差旅费报销管理要求 48
第十七节 罚则 50
第三章 会议组织管理要求 54
第一节 总则 54
第二节 集团中长久发展计划研讨会 56
第三节 年中/年度工作总结和计划会 58
第四节 生产调度会、经营评定会 64
第五节 案例总结和制度修编会 66
第六节 地域企业总经理办公会议 71
第七节 周会 73
第四章 行政费用预算管理要求 74
第一节 总则 74
第二节 预算编制及审批 74
第三节 实施 75
第四节 监控 76
第五节 账务处理 76
第六节 附则 76
第五章 行政费用预算管理实施细则 77
第一节 预算编制及审批 77
第二节 实施 79
第三节 监 控 81
第四节 帐务处理 82
第五节 奖惩要求 82
第六节 附则 84
第六章 奖惩管理要求 85
第一节 总则 85
第二节 奖励要求 85
第三节 处罚要求 88
第四节 奖惩权限 91
第五节 奖惩程序 92
第六节 奖惩管理和监督 92
第七节 附则 92
第二编 附 表 94

第一篇 行政管理制度
第一章 制度建设基础要求
第一条 目标：为了统一集团房地产板块行政制度管理，适应集团发展需要，配合推进集团制度化标准化管理，特制订本要求。
第二条 适用范围：集团房地产管理中心、各房地产地域企业及其下属各职能部门、项目企业和二级企业进行行政事务管理适用本要求。
第三条 制度建设负责部门：
标准性制度由集团房地产管理中心等相关单位制订；
地域企业各项制度及实施细则，由地域企业依据标准性制度进行编写，不得和集团现行制度相冲突，实施前须按标准性制度要求报集团企业审批或立案。
第四条 制度审批：
房地产板块各项标准性制度，由集团房地产管理中心等相关职能部门、监事会、集团分管领导进行审批；
地域企业各项制度及实施细则，由房地产管理中心相关职能部门审核，监事会、集团分管领导审批。
第五条 制度解释：对于制度实施过程中因产生争议而需要作出解释，解释权归于集团。
第六条 制度修改：由集团房地产管理中心，会同集团相关职能部门共同进行。
第七条 制度终止：权力归于集团。

第二章 通常行政管理要求
第一节 公文管理要求
第一条 公文定义：指和政府职能部门、相关单位间传送文件，和内部各单位相互传送各类文件（包含会议纪要）、制度规范（不含协议类文件）。
第二条 公文种类关键有：
一、命令（令）
适适用于依据相关制度和要求，宣告施行重大强制性实施行政方法；嘉奖相关单位及人员。
二、 决定
适适用于对关键事项或重大行动做出安排，变更或撤销下级单位不合适决定事项、人事任免。
三、公告
适适用于向集团内外宣告关键事项或决定事项。
四、通告
适适用于公布各相关方面应该遵守或周知事项。
五、通知
适适用于批转下级单位公文，转发上级单位和不相隶属单位公文，传达要求下级单位办理和需要相关单位周知或实施事项、人事任免。
六、通报
适适用于表彰优异，批评错误，传达关键精神或反应关键情况。
七、汇报
适适用于向上级单位汇报工作，反应情况，回复上级单位问询（包含审计汇报）。
八、请示
适适用于向上级单位请求指示、同意。
九、 批复
适适用于回复下级单位请示事项。
十、会议纪要
适适用于记载、传达会议情况和议定事项。会议纪要在会议结束后一个工作日内整理完成，并分发相关领导及部门。
第三条 公文处理应坚持实事求是、精简、高效标准，做到立即、正确、安全。
第四条 公文处理关键工作：包含发文、收文、传输、指示、承接、跟踪催办、归档等一系列相互关联、衔接有序工作。
第五条 公文协调处理部门：各级单位行政人事部门是公文处理管理机构，主管本单位公文处理工作并指导下级单位公文处理工作。
第六条 各级单位除公文处理管理机构以外其它部门不得对外正式行文。
公文格式
第七条 公文通常由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、联络人员、联络方法、印章、附注、附件、专题词、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。
一、 包含集团秘密公文应该标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应该标明份数序号；
二、紧急公文应该依据紧急程度分别标明“紧急”、“加急”；
三、发文单位标识应该使用发文单位全称或规范化简称；联合行文，主办单位排列在前。发文单位名称按《广东珠江投资单位名称和规范简称表》实施；
四、发文字号应该包含单位代字、年份、序号。联合行文，只标明主办单位发文字号；
五、公文标题应该正确简明地概括公文关键内容并标明公文种类，通常应该标明发文单位。公文标题中除法规、规章、制度名称加书名号外，通常不用标点符号；
六、主送单位指公文关键受理单位，应该使用全称或规范化简称；
七、公文如有附件，应该注明附件次序和名称；
八、 印章：公文应加盖公章，公章加盖在成文单位和成文日期之上；公文以电报形式发出以外，应该加盖印章。联合上报公文，由各上报单位分别加盖印章；联合下发公文，发文单位全部应该加盖印章；
九、 成文日期以责任人签发日期为准，联合行文以最终签发单位责任人签发日期为准。
十、 公文如有附注（需要说明其它事项），应该加括号标注；
十一、公文应该标注专题词。上行文根据上级单位要求标注专题词；
十二、 抄送单位指除主送单位外需要实施或知晓公文其它单位、领导，应该使用全称或规范化简称；
十三、 份数指需要发送及归档文件份数；
十四、 文字从左至右横写、横排；
十五、 各单位发文（包含传真件）参考格式见《广东珠江投资公文格式》。
行文规则
第八条 行文应该确有必需，重视效用。
第九条 行文关系依据隶属关系和职权范围确定，通常不得越级请示和汇报。
第十条 属于主管部门职权范围内具体问题，应该直接报送主管部门处理。
第十一条 向下级单位关键行文（包含通知、会议纪要、人事任免、生产销售计划、总结等），应该同时抄送直接上级单位、领导及相关单位。
以地域企业名义发出关键公文（包含通知、会议纪要、人事任免、生产销售计划、总结等）应同时抄送集团总部、地域企业审计部及相关单位。
集团关键行文应该同时抄送董事会、集团领导、集团监事会及相关单位。
第十二条 “请示”应该一文一事；通常只写一个主送单位，需要同时送其它单位，应该用抄送形式，但不得抄送其下级单位。“汇报”不得夹带请示事项。
发文办理
第十三条 发文：
一、发文单位须注明经办部门和联络人及联络方法，行政人事部门做好发文登记、存档工作；
二、以企业名义或部门名义发出文件，由经办部门按公文管理要求要求确定文稿及办剪发文审批；发文前，经办部门将文件、电子文档、发文审批依据交行政人事部门，行政人事部门查对、登记后进行发文。
经办部门必需指派专员对文件错别字、语法表示、称谓、文种等方面把关，确保公文质量。
第十四条 发文程序
拟稿 核稿 会签 签发 编号 校对、打印 盖章 发文
第十五条 拟稿
集团各部门、地域企业、二级企业依据其职权范围或集团（地域企业）领导指示，可就相关事项拟稿，稿件格式按本要求第七条实施。
如相关事项包含多个部门、地域企业、二级企业，各单位可联合拟稿。
第十六条 核稿
公文草拟完成后，由拟稿单位责任人核稿，具体负责核查文稿数据正确性、时间真实性和所提提议是否切实可行，问题是否叙述清楚，并在草拟稿上署名确定。
第十七条 会签
一、以下公文经核稿完成后，如无尤其指示，标准上全部会签文件及其附件由经办部门人员在行政人事部门盖骑缝章后，按以下要求使用“拟文稿纸”进行会签；
1、如公文相关事项包含拟稿部门以外其它管线、地域企业、二级企业职权，按以下要求会签：
拟稿部门 相关职能部门、地域企业、二级企业 相关管线领导及总经理、董事会
2、如公文相关事项不包含拟稿部门以外其它管线、二级企业职权，标准上不须会签，在管线领导审签后发放；如公文包含重大事项，由拟稿部门主管领导决定，送相关管线领导或总经理、董事会会签；
二、会签时限
1、“一般”公文应在8个工作小时内会签完成；“紧急”类公文应在4个工作小时内会签完成；“加急”公文应随到随签，必需时能够集体商榷（紧急程度由拟稿单位确定、管线领导审定，并说明理由）；
2、如公文包含事项复杂，行政人事部门可合适延长时限，但不得超出本条第1款所要求时限两倍。
第十八条 签发
一、签发权限：
1、包含集团管理制度、措施及要求性文件，由总经理签发；
2、集团关键对外文件（如对政府函件），由总经理签发；
3、地域企业关键对外文件（如对政府函件），由地域企业总经理签发；
4、集团总部各职能部门间知会性函件，由该部门责任人签发；
5、地域企业/二级企业对内发文，由该地域企业/二级企业第一责任人签发；
6、人事任免通知，按人事管理权限签发。
二、对会签有不一样意见者，经整理后再送签发人，文件一经签发，不再改动。如确需修改，须经签发人同意。
第十九条 编号
一、拟稿部门应附送已审批“拟文稿纸”，公文稿样及公文电子文档，交由行政人事部门统一登记、编号，编号统一按“集团各单位名称和规范简称及字号对照表”实施。
二、以集团（地域企业）各部门或二级企业名义发文，由各拟稿单位自行登记编号。
第二十条 校对、打印
经签发公文，拟稿部门将文稿缮印后，交拟稿人再校对，经拟稿人确定无误后方可付印，并在公文查对一栏填上拟稿人姓名。
公文正式印制前，行政人事部门应该进行复核，关键是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改，应按程序复审。
第二十一条 盖章发文
发文需加盖公章，具体按本要求第二节《印章管理要求》实施。
一、集团总部或地域企业（包含各职能部门）发文：
1、向地域企业（二级企业）发文（非工程、设计类），统一由行政人事部门负责送达并做好发文登记工作，其中如以集团或行政人事部门名义发出者，发出前需经行政人事部门登记、存档；
2、 其它公文由各发文单位自行送达，如自行送达不便（非工程、设计类公文），可交行政人事部门代为送达；
二、二级企业发文，由二级企业负责，对每份发文建立台帐，做好发文登记工作。
地域企业（二级企业）向集团领导（地域企业领导）所报送很规汇报、请示等公文，需经行政人事部门批转，不得直接送交。
收文办理
第二十二条 收文办理指对收到公文办理过程，包含签收、登记、审核、拟办、批办、承接、催办等程序。
收发文双方须进行签收登记工作，异地单位接到收文通知后，须立即接收文件，在接到文件2小时内主动回复发文方，并传真收文回执，超出时限以误办处理。
第二十三条 收到下级单位上报公文，行政人事部门应该进行审核。审核关键是：是否应由本单位办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、集团制度及其它相关要求；包含其它部门或地域职权事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。
第二十四条 经审核，对符合本要求要求公文，行政人事部门使用“公文阅办单”提出拟办意见送领导指示或交相关部门办理，需要两个以上部门办理应该明确主办部门。紧急公文，应该明确办理时限。对不符合本要求公文，经行政人事部门责任人同意后，能够说明理由后退回呈报单位。
第二十五条 上级单位下发或交办公文由行政人事部门依据来文内容、性质在“公文阅办单”上提出拟办意见，确定公文紧急程度，送集团（地域企业）领导指示或批转相关部门承接。
第二十六条 承接部门收到交办公文后应该立即办理，不得延误、推诿。紧急公文应该按时限要求办理，确有困难，应该立即给予说明。对不属于本单位职权范围或不宜由本单位办理，应该立即退回交办行政人事部门并说明理由。
各会签部门须在要求时限内将会签过公文送返行政人事部门，由行政人事部门传送下一会签单位。
第二十七条 以企业（包含各职能部门）为收文单位外单位来文，标准上由本级行政人事部门统一接收、批转、传输、登记、跟踪。
第二十八条 公文指示
一、对需送集团（地域企业）领导指示公文，依据谁主管谁指示标准办理。如相关公文需经多位集团（地域企业）领导指示，通常应按领导排序由后向前传批；
二、公文指示时，对有具体办理事项，指示人应该明确签署意见、姓名和审批日期，其它指示人签阅视为同意；没有具体办理事项，签阅表示阅知；
三、指示人不能亲自指示（如开会、外出等），由行政人事部门负责电话联络，并依据电话统计代为签署意见，事后，由指示人补签；
四、“一般”公文应在8个工作小时内指示完成；“紧急”类公文应在4个工作小时内指示完成；“加急”公文应随到随批，必需时能够集体商榷。如相关事项复杂，行政人事部门可合适延长时限，但不得超出本要求第三十四条第四款所要求时限两倍。
本要求会签、传阅时限，以收文时间计起，不包含路途时间。
第二十九条 公文办理中遇有包含其它部门职权事项，主办部门应该主动和相关部门协商；如有分歧，主办部门关键责任人要出面协调，如仍不能取得一致，能够报请上级单位、领导协调或裁定。
第三十条 送责任人指示或交相关部门办理公文，行政人事部门要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，关键公文关键催办，通常公文定时催办。
公文归档管理
第三十一条 公文办理完成后，应该立即整理（立卷）、归档。个人不得保留应该归档公文。
第三十二条 归档范围内公文，应该依据其相互联络、特征和保留价值等整理（立卷），要确保归档公文齐全、完整，能正确反应本单位关键工作情况，便于保管和使用。
第三十三条 各单位应对公文按编号进行分类登记，并将公文编号、时间、内容、处理情况等输入电脑方便查证。公文经传输或处理完成，收发文单位需对公文及其相关文件进行存档，并把复印件送各会签单位。
第三十四条 联合办理公文，原件由主办单位整理（立卷）、归档，其它单位保留复制件或其它形式公文副本。
第三十五条 本单位责任人兼任其它单位职务，在推行所兼职务职责过程中形成公文，由其兼职单位整理（立卷）、归档。
第三十六条 归档范围内公文应该确定保管期限，根据相关要求定时向档案部门移交。
第三十七条 拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必需符合存档要求。
第三十八条 公文由行政人事部门统一收发、审核、用印、归档、销毁。
第三十九条 各单位行政人事部门应该依据本要求建立健全本单位公文处理相关制度。
第四十条 上级单位公文，除绝密级和注明不准翻印以外，经下一级单位责任人或行政人事部门责任人同意，能够翻印。翻印时，应该注明翻印机关、日期、份数和印发范围。
第四十一条 公开公布单位公文，必需经发文单位同意。经同意公开公布公文，同发文单位正式印发公文含有相同效力。
第四十二条 公文复印件作为正式公文使用时，应该加盖复印单位证实章。
第四十三条 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。
第四十四条 不含有归档和存查价值公文，经过判别并经行政人事部门责任人同意，能够销毁。
第四十五条 销毁秘密公文应该到指定场所由二人以上监销，确保不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文应该进行登记。
第四十六条 单位合并时，全部公文应该随之合并管理。单位撤销时，需要归档公文整理（立卷）后按相关要求移交档案部门。工作人员调离工作岗位时，应该将本人暂存、借用公文根据相关要求移清退。
授权及保密
第四十七条 公文指示人、会签人、签发人可针对特定业务实际情况，授权相关人员代其推行对应职权，并将相关授权证实送对应行政人事部门立案。
第四十八条 各单位应做好公文保密工作，“秘密”级以上公文，仅传阅至地域企业领导及相关包含人员。相关包含人员由行政人事部门确定。

附 则
第四十九条 不按本要求实施而私自发文者，发文无效。
第五十条 各级行政人事部门应做好公文立即上传下达工作，各部门发文须经本级行政人事部门登记发放或转送。
第五十一条 本要求“对内”指集团内部，包含对集团总部、各地域企业、二级企业；“对外”指对集团以外单位。
第五十二条 下行公文经办单位对公文落实落实情况应该进行督促检验。
第五十三条 公文处理中包含电子文件、电子传送相关内容另行要求。
第二节 印章管理要求
第一条 为规范印章管理，确保各项业务正常运作，制订本要求。
第二条 本要求适适用于集团、地域企业、二级企业（包含项目企业，下同）企业法人章（公章）、多种业务章及集团各部门部门章保管、使用及其它相关事项。
印章刻制及领用
第三条 集团各部门刻制及启用印章，必需经集团主管行政副总经理核准，并由总经理办公室统一负责办理刻制及启用事宜。地域企业、二级企业刻制及启用印章，必需经地域企业主管行政副总经理核准，并由行政人事部统一负责办理刻制及启用事宜，各地域企业、二级企业印章须报集团总经理办公室立案。
二级企业下属部门不得刻制印章。
第四条 领取：印章保管人员依据本要求从行政人事部门领取需自己保管印章并签收立案。
第五条 启用：印章启用由集团总经理办公室发通知及印章式样至集团各部门、地域企业。地域企业行政人事部发通知及印章式样至地域企业各部门及二级企业，并报集团总经理办公室立案。
印章分类及保管
第六条 印章分为企业公章（印章）、部门章和业务章。
第七条 依据印章使用功效，印章分别由各级行政人事部门及各部门、二级企业保管，各单位指定专员负责保管。
第八条 由集团总经理办公室集中统一保管公章：
一、广东珠江投资公章；
二、广东珠江投资协议专用章；
三、集团各部门印章。
第九条 由地域企业行政人事部门集中统一保管公章：
一、地域企业及其下属二级企业法人章；
二、地域企业及其下属二级企业协议专用章。
第十条 由各部门、二级企业自行保管印章包含：
一、财务专用章、发票专用章；
二、总工室、开发部部门章；
三、二级企业工程专用章、销售专用章；
四、监事会、审计部部门章。
第十一条 印章应存放于保险柜，使用后，要立即收存锁好；要注意保养，预防碰损，并立即清洗，以保持印迹清楚。
印章使用范围及审批
第十二条 法人章（公章）使用范围及审批：
一、对外使用范围及审批：
1、在集团总部，对外公文使用公章，须经部门第一责任人审签（上报省、市政府及政府相关部门文件资料须经集团总经理办公室责任人审核），主管老总及行政管线老总以上领导审定，方可用章，关键文件用章前须经总经理审定；
2、各地域企业，对外公文使用公章，须经部门、二级企业第一责任人审签（上报省、市政府及政府相关部门文件资料须经地域企业行政人事部责任人审核），主管老总及行政管线老总（特殊情况集团总经理助理以上其它领导）以上领导审定，方可用章；
3、各部门因公务，需以二级企业名义对外发文，用章审批程序同本条本款第2项；
4、办理证件使用钢印，须由行政人事部门责任人审签，方可用章；
5、标准上全部协议和协议须根据《协议签订实施细则》要求实施，会审手续齐全方可盖章。特殊情况下，未经过协议会审程序,只有主管老总及行政管线老总（特殊情况集团总经理助理以上其它领导）在“用章审批表”上签字同意用章协议及协议，也须经法律部门对协议或协议条款审核无误后，方可用章；
6、对外常规业务（多种年检、年审、报建、招投标、工程资料等）使用公章，须经部门、二级企业第一责任人审签，方可用章；
7、银行新开账户，经主管财务副总经理以上领导审签，方可用章；
8、全部财务、税务登记报表（包含对外提供相关资料），统一由财务部总监或主管业务经理审签，方可用章；
9、凡包含集团、地域企业、二级企业财产抵押、财产产权、贷款、借款、担保法定代表人委托书、法人代表证实书，须经法人代表或主管财务副总经理（总经理助理）以上领导审签，方可用章；
10、因正常业务需要，为提升工作效率，地域企业产权组为业主办理产权、按揭组为业主购房提供借款抵押确保协议，在向政府部门提供成套资料齐全情况下，可由产权组、按揭组责任人或以上领导审批用章；
11、按集团企业要求，地域企业、二级企业未经企业董事会或集团董事会授权同意，私自进行投资经营活动，对外担保，对外借贷款，对外签署合相同活动，印章管理人员不得盖章。
二、法人章（公章）对内使用范围及审批：
1、集团总部关键文件公布、重大人事任免等用章，须经总经理办公室第一责任人审核，主管行政副总经理及总经理或董事会同意，方可用章；
2、各地域企业关键文件公布、重大人事任免等用章，须经行政人事部第一责任人审核，主管行政副总经理或总经理、董事会同意，方可用章；
3、二级企业对内发文由二级企业第一责任人签发（领导尤其交待除外），方可用章。
第十三条 部门章使用范围及审批：
一、集团总部部门章使用范围：各部门印章是代表集团在向下级行使管理权，用于各部门在集团内部业务需要时使用。
二、地域企业部门章使用范围：各部门印章是代表地域企业在向下级行使管理权，用于各部门在地域企业内部业务需要时使用。
三、集团部门章使用审批：属于工作权限内通常工作通知，部门第一责任人审批（领导特殊交待除外），可用章；属于带政策性文件，部门第一责任人审核后，报主管副总经理（或总经理助理）审批，方可用章。
其中：1、总经理办公室印章：全部用章全部必需经部门第一责任人（业务经理以上领导）审批；相关人事任免、晋升、工资晋级必需由第一责任人或主管副总经理以上领导按权限审批后，方可用章；
2、财务部印章：全部用章全部必需经部门第一责任人（业务经理以上领导）审批；奖金分配方案由财务部第一责任人或主管副总经理以上领导按权限审批后，方可用章。
四、地域企业部门章使用审批：属于工作权限内通常工作通知，部门第一责任人审批（领导特殊交待除外），可用章；属于带政策性文件，部门第一责任人审核后，报主管副总经理（或总经理助理）及主管行政领导审批，方可用章。
其中：1、行政人事部印章：全部用章全部必需经部门第一责任人（业务经理以上领导）审批；相关人事任免、晋升、工资晋级必需由第一责任人或主管副总经理以上领导按权限审批后，方可用章；
2、财务部印章：全部用章全部必需经部门第一责任人（业务经理以上领导）审批；奖金分配方案由财务部第一责任人或主管副总经理以上领导按权限审批后，方可用章。
第十四条 业务章使用范围及审批：
一、业务章使用范围：
1、财务专用章代表企业用于办理相关银行业务；
2、发票专用章代表企业用于开具发票业务；
3、工程专用章代表企业用于：单项工程开工汇报、工程修改通知单、工程类会议纪要、内部完工初验；工程方面资料：图纸、会审统计、预结算汇报；工程方面对集团内部及关联单位往来文件（总承包、韩建、珠江设计企业、盈润等）；
4、销售专用章代表企业用于：楼宇认购书、楼宇登记书、楼宇记录表、业主介绍确定书、电器套餐确定表、延迟签约协议书、解除协议通知书、各类销售协议（不含商品房买卖协议）。
二、业务章使用审批：
1、财务专用章和发票专用章须经部门第一责任人审批后方可用章；
2、销售专用章必需经二级企业第一责任人审批。工程专用章须由二级企业工程部经理审核（工程修改通知单、图纸、会审纪要必需由项目企业主管设计责任人审核），再由二级企业第一责任人审批。
第十五条 相关公文经签发人签发，可使用发文依据（拟文稿纸）申请用章，不须使用“用章审批表”申请用章。
第十六条 集团或地域企业各部门、二级企业自行保管部门章（业务章），在本细则所要求范围内使用，如超出本制度所要求范围使用，经办人及该单位关键责任人必需负担责任和连带责任。

用章注意事项
第十七条 使用印章必需严格根据集团企业相关用章审批程序实施，手续不全者严禁用章。
第十八条 除本措施第十五条要求之外，全部公文用章，须填写“用章审批表”，根据审批权限审批后，方可用章。
第十九条 用章前印章管理人员须认真审核，明确了解用章内容和目标及用印文件份数，确定符适用章手续后，由经办人在用章登记簿上逐项登记后，方可用章。
第二十条 凡符合集团用章要求，会签手续齐全协议、协议、文件、资料等经审核无误后，按前后缓急次序，即接即盖章，不得拖延用章时间。
第二十一条 各级印章管理人员对未经核准文件，不得私自用章；对不符合本管理措施、《协议签订管理细则》或其它相关制度要求，应立即向行政人事部门责任人汇报，未经同意，不得盖章。
第二十二条 不得在空白凭证、便笺上加盖印章。
第二十三条 在急需用章而本部门责任人外出，以传真形式审签；以传真形式无法审签，须由行政人事部门责任人或管线副总经理（总经理助理）以上领导审签，方可用章。
印章外借及检验
第二十四条 通常情况下不得将印章携带出办公室使用，如确因工作所需，经本部门责任人审批同意建立登记手续后，应由印章管理员携带印章到现场盖印或监印。带到企业印章主管部门以外使用印章须经主管行政领导同意，并确保交予安全可靠人员保管，认真做好外借登记手续。
第二十五条 印章外借使用完成后，应立即办理归还手续。印章管理员须负责督促印章借用人员按时归还外借印章。
第二十六条 总经理办公室将定时检验本部门及其它各地域企业用章情况。

其 它
第二十七条 印章管理员需签和集团企业定岗位责任书，认真推行岗位职责，确保用章安全。
第二十八条 印章管理员应确保集团企业能随时和之取得联络，确保立即用章，不得拖延时间。如请假或外出时，须事先取得部门责任人同意，然后将印章移交给行政人事部门关键责任人，并办理印章临时代保管手续。
第二十九条 印章管理人员离职或调任时，须为印章办理交接手续。
第三十条 印章遗失或失窃应立即向上级汇报，并依法公告作废。
第三十一条 对伪造企业多种印章人员，依法交国家司法机关处理。
第三十二条 对需要留存关键资料（协议、协议及对外关键文件），应在盖印后（对外文件可留未经盖章复印件），留存一份，立卷存档。
第三节 档案管理要求
第一条 管理部门
集团各级企业在行政人事部门设置档案室并指定专员负责档案工作。
第二条 归档范围
包含但不限于下列含有保留价值多种载体形式文件材料（简称文件）：
一、管理文件：集团各单位在经营活动中含相关键依据各类文件，包含各类公文；
二、立项文件：包含可行性汇报、合作协议、章程等文件及政府部门相关项目立项多种批复文件等；
三、证照文件：经营活动中产生各类证、照文件等；
四、资信文件：验资、审计、评定、权属汇报文件等；
五、协议文件：经营活动中产生各类协议文件等；
六、征地建设文件（含图纸）；
七、计划报建文件（含图纸）；
八、完工验收文件（含图纸）；
九、技术设备文件：设备技术资料等；
十、声像信息类：集团含相关键价值、或用于营销策划广告照片、录音、录像、电子文件等。
第三条 搜集归档
一、凡属归档范围文件，经办人员应在办理完成一个工作日内将原件立即归档，不得私自留存；
二、工程项目（设计结果）文件在形成过程中各阶段，相关人员应立即对相关文字材料和图样进行系统搜集整理，不遗漏，不丢失，确保全套资料真实、完整齐全地向档案管理部门移交归档。
三、以集团、地域企业（二级企业）、项目名义发出日常文件、各类会议纪要、往来函件和传真件等由本级行政部门负责搜集、整理，按年度立卷归档。
四、为避免归档档案遗漏和混乱，档案员要认真查对归档档案名称、份数、原件或复印件等情况。经办人要设置档案归档签收本，列明档案名称、份数及必需说明并办理签收手续。各部门资料员每个月应和档案管理员查对档案归档情况。
第四条 档案分类编号
一、档案管理部门应依据归档范围对归档文件进行分类整理，编目归档，确保档案调阅工作顺利进行；
二、档案分类编号方法应尽可能考虑计算机管理要求，并尽可能和政府和公共机构编目方法接轨；
三、集团管理信息系统建立时全部编目方法需遵从系统要求。
第五条 档案保留
一、档案室须做好放火、防潮、防蛀、防盗工作，保持档案完好无缺；一旦出现险情，须立即向集团或地域企业行政第一责任人汇报；
二、严禁无关人员进入档案室；非档案管理人员无故不许在档案室逗留；
三、资料档案发生损毁丢失时，依据给企业所造成损失大小按企业奖惩要求对相关责任人进行处罚。
第六条 档案借阅
一、借阅任何文件资料，必需办理书面审批及借阅登记手续，归还存档时，经检验无误方可办理注销手续；
二、借阅非机密性文件（包含复印件），须经各单位责任人同意；借出原件，须报地域企业副总经理以上人员审批；
三、办理相关政府事务所需资料或银行贷款按揭所需项目报建文件，办理产权所需项目资料，未经地域企业行政人事部门责任人同意不得借出；
四、借阅机密性文件（包含复印件），须经分管行政副总经理同意；绝密性文件（包含复印件），须经总经理同意；
五、下列文件资料复印件未经地域企业行政人事部门第一责任人同意不得借出：
1、国有土地使用权出让协议；
2、建设用地同意书；
3、建设用地计划许可证；
4、计划设计关键点、方案批复；
5、建设工程计划许可证；
6、固定资产投资许可证；
7、报建图；
8、报建审核书；
9、建筑许可证；
10、商品房预售许可证；
11、产权证。
六、外单位人员来查阅资料，应出具其单位书面证实，并经地域企业主管行政副总经理以上领导同意，方可查阅；
七、任何人借阅档案原件，标准上不准拆散案卷、折页、摘抄、复制；不准在文件上作记号、涂改、污损。确因工作需要摘抄、复制，须经地域企业行政人事部门责任人同意；如需要修改图纸必需按文件修改权限要求另行办理手续；
八、借阅档案者必需严守企业机密，绝不能将档案资料内容外泄；因为泄漏机密而给企业造成损失者，将按奖惩要求对其进行处罚直至追究其法律责任。
第七条 档案借阅期限
短期使用资料借阅期不超出一周，长久使用资料不超出15天。如确需延期应提前办理续借手续。
第八条 档案移交
如档案需向政府部门如城建档案馆移交，则需将相关要求及档案材料报地域企业行政主管领导或以上领导同意，方可移交。
第十条 档案销毁
档案销毁需经集团总部同意，并需由档案管理员及地域企业行政人事部门总监同时在场。
第十一条 人事、财务、营销等档案专业管理必需遵照本要求基础标准，同时可依据其特点增加其它要求，由各职能部门各自负责。
第四节 保密管理要求
第一条 为保守本集团秘密，维护集团利益，保障企业稳定发展，制订本细则。
第二条 本集团（包含集团总部、各地域企业、各二级（项目）企业、合作企业、分支机构、办事处等单位）秘密是指关系集团企业权利和利益，依据特定程序确定，在一定时期内只限一定范围人员知悉事项。
第三条 集团总部各部门、各地域企业、各二级（项目）企业、合作企业、分支机构、办事处等单位全部职员全部有保守本集团秘密义务。

保密范围和密级确定
第四条 以下所列事项均属保密范围：
一、凡政府、主管部门下发内部参阅、秘密级以上文件；
二、集团企业重大决议中秘密事项；
三、集团企业还未付诸实施经营战略、经营方向、经营计划、经营项目及经营决议；集团企业在开发报建、设计施工、推广销售、售后服务及物业管理过程中不宜公开信息；诉讼或仲裁事项及纠纷处理方案等；
四、章程、协议、协议、意向书、制度、要求及可行性研究汇报；本集团企业内部上报、下发和相互交换内部文件、资料；
五、本集团企业和各部门、二级企业每个时期工作计划、总结和情况综合文件、资料；
六、集团企业各类行政、业务会议文件、资料、统计（录音、录像）、纪要；
七、财务运作、资金运作计划、统计报表，财务预决算汇报及各类财务报表、金融管理部门原始数据、资料；
八、人事档案，职员个人工资、奖金及劳务性收入资料，职员情况综合材料；
九、由本集团企业产生市场调查、估计、投资项目可行性研究、项目评定、项目进展情况等专题汇报及相关资料；招投标资料、底价及竞争对手相关情况等；
十、生产关键技术、生产工艺、技改、营销策略等资料；
十一、工程预算、结算书和多种图纸；
十二、集团企业领导人住址、行踪；
十三、办理银行贷款按揭和产权所需相关资料；
十四、购房业主资料；
十五、集团企业、各部门、地域企业及下属二级（项目）企业全部印章、财务用章、法人章等；
十六、集团企业所掌握还未进入市场或还未公开各类信息；
十七、生产事故、意外或突发事件；
十八、其它经企业确定应该保密事项。
第五条 属保密范围文件、资料、图纸等，应分类编定为秘密、机密、绝密三个密级。
一、企业经营发展中，直接影响企业权益关键决议文件资料为绝密级；
二、企业计划、企业经营情况、关键会议统计为机密级；
三、企业人事档案、财务报表、统计资料、协议、协议、职职员资性收入、还未进入市场或还未公开各类信息为秘密级。

保密方法
第六条 属于集团企业秘密文件、资料和其它物品制作、收发、传输、使用、复制、摘抄、保留和销毁，由总经理办公室或主管副总经理指定专员实施，采取电脑存取、处理、传输企业秘密由经办人或电脑管理员负责保密。
第七条 机密级以上文件传阅至正副董事长，正副总经理；秘密件传阅至部门、二级（项目）企业副总经理以上人员，非经以上人员同意，不得复制和摘抄；内部文件传阅至相关职员。
第八条 密件应由行政人事部门分别盖上对应密级印章。
第九条 收发、传输和外出携带，由指定人员负责保密并采取必需安全方法。
第十条 属保密范围物件，应有专员（兼职）保管，存放在保险箱、柜内；条件一时不含有，也应存放在上锁柜、抽屉内。
第十一条 凡查阅，外借密件，要经集团总部部门、地域企业部门、二级（项目）企业第一责任人书面同意，并经行政人事部门责任人审批后，方可借阅。包含企业关键机密文件、资料需经行政人事部门责任人复审，并经行政副总经理或法人代表同意、登记后，才能借阅。当日借阅，当日归还。
第十二条 每项工作办妥后，须在二十四小时内将工作包含全部资料或证、照原件交回企业指定人员保留，非因工作需要不得存有资料原件。
第十三条 离开企业时，须办理交接手续，将其保留全部工作资料交回企业保管；离开企业后仍应负担保密义务，直至其所掌握信息完全向公众公开。
第十四条 凡包含保密内容底稿、资料、文件、笔记簿等，废弃时必需销毁。
第十五条 集团、地域企业领导办公室，未经本人同意，不得进入。
第十六条 未经同意无关人员不得私自进入