公司合同管理制度.docx

第一章 总 则
第一条 为了实现依法治理企业，促进公司对外合作活动的开展，规范对外合作行为，提高合作效益，防止不必要的合作损失，根据国家有关法律规定，特制定本管理办法。
第二条 凡以公司名义对外发生合作活动的，应当签订书面合同。
第三条 订立合同，必须遵守国家的法律法规，贯彻平等互利、协商一致、等价有偿的原则。
第四条 本办法所包括的合同有设计、销售、采购、借款、维修、保险等方面的合同，不包括劳动合同。
第五条合同均应采用书面形式，有关修改合同的文书、图表、传真件等均为合同的组成部分。
第六条 国家规定采用标准合同文本的则必须采用标准文本。
第七条 公司由法律顾问根据总经理的授权，全面负责合同管理工作，指导、监督有关部门的合同订立、履行等工作。
第二章 合同的订立
第八条 与外界达成合作往来意向，经协商一致，应订立合作合同。
第九条 订立合同前，必须了解、掌握对方的经营资格、资信等情况，完成事先尽调，无经营资格或资信的单位不得与之订立合作合同。
第十条 除公司法定代表人外，其他任何人必须取得公司的书面授权方能对外订立书面合作合同。
第十一条 对外订立合作合同的授权委托分固定期限委托和业务委托两种授权方式，公司特别指定的重要人员采用固定期限委托的授权方式，其他一般人员均采用业务委托的授权方式。
第十二条 授权委托事宜由公司法律顾问专门管理，需授权人员在办理登记手续，领取、填写授权委托书，经公司法定代表人签字并加盖公章后授权生效。
第十三条 凡是存在合作，应当由各业务部门负责人员向公司法律顾问发送合同撰写需求邮件，并同时抄送业务部门负责人；公司法律顾问反馈合同文本后，业务部门应当从业务角度进行审慎复核；业务部门负责人及公司法律顾问均确认无误后方可申请盖章。
第十四条 合作合同必须具备标的，数量和质量，价款或者酬金，履行的期限、地点、和方式，违约责任等主要条款方可加盖公章或合同章。合作合同可订立定金、抵押等担保条款。
第十五条 每一合同文本上或留我方地合同文本上必须注明合同对方的单位名称、地址、联系人、电话、银行账号，如不能一一注明，须经XX在我方所留的合同上签字同意。
第十六条 合同标的额不满XX万元，由业务部门负责人及公司法律顾问批准同意，否则该业务不能成立。
第十七条 合同标的额超过XX万元，由业务部门负责人、公司总经理及公司法律顾问批准同意，否则该业务不能成立。
第十八条 合同文本拟定完毕，须经邮件按规定的流程经各业务部门、法律顾问、财务部门等职能部门负责人和公司总经理审核通过后加盖公章或合同专用章方能生效。
第十九条 公司经理对合同的订立具有最终决定权。
第二十条 对外订立的合作合同，严禁在空白文本上盖章并且原则上先由对方签字盖章后我方才予以签字盖章，严禁我方签字后以传真、信函的形式交对方签字盖章；如有例外需要，须总经理特批。
第二十一条 单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章。
第二十二条 合同盖章生效后，应交由合同管理员按公司确定的规范对合同进行编号并登记。
第二十三条 合同文本原则上我方应持至少应持二份，合同文本电子版由财务部、法律顾问、具体业务部门等各部门分存，其中原件由财务部门留存。
第三章 合同的履行
第二十四条 合同依法订立后，即具有法律效力，应当实际、全面地履行；
第二十五条 业务部门和财务部门应根据合同编号各立合同台帐，每一合同设一台帐，分别按业务进展情况和收付款情况一事一记。
第二十六条 有关部门在合同履行中遇履约困难或违约等情况应及时向公司总经理汇报并通知法律顾问。
第二十七条 财务部门依据合同履行收付款工作，对具有下列情形的业务，应当拒绝付款：
1. 应当订立书面合同而未订立书面合同的；
2. 收款单位与合同对方当事人名称不一致的。
第二十八条 付款单位与合同对方当事人名称不一致的，财务部门应当督促付款单位出具代付款证明。
第二十九条 在合同履行过程中，合同对方所开具的发票必须先由具体经办人员审核签字认可，经总经理签字同意后，再转财务审核付款。
第三十条 合同履行过程中有关人员应妥善管理合同资料，对工程合同的有关技术资料、图表等重要原始资料应建立出借、领用制度，以保证合同的完整性。
第四章 合同的变更和解除
第三十一条 变更或解除合同必须依照合同的订立流程经业务部门、财务部门、法律顾问等相关职能部门负责人和公司总经理审核通过方可。
第三十二条 我方变更或解除合同的通知或双方的协议应当采用书面形式，并按规定经审核后加盖公章或合同专用章。
第三十三条 有关部门收到对方要求变更或解除合同的通知必须在三天内向公司总经理汇报并通知法律顾问。
第三十四条 变更或解除合同的通知和回复应符合公文收发的要求，挂号寄发或由对方签收，挂号或签收凭证作为合同组成部分交由行政部门保管。
第三十五条 变更或解除合同的文本作为原合同的组成部分或更新部分与原合同有同样法律效力，纳入本办法规定的管理范围。
第三十六条 合同变更后，合同编号不予改变。
第五章 其他
第三十七条 合同作为公司对外合作活动的重要法律依据和凭证，有关人员应保守合同秘密。
第三十八条 业务部门、财务部门应当根据所立合同台帐，按公司的要求，定期或不定期汇总各自的工作范围内的合同订立或履行情况，由法律顾问据此统计合同订立和履行的情况，并向总经理汇报。
第三十九条 各有关人员应定期将履行完毕或不再履行的合同有关资料（包括与有关的文书、图表、传真件以及合同流转单等）按合同编号整理，由法律顾问确认后交档案管理人员存档，不得随意处置、销毁、遗失。
第四十条 公司定期对合同管理工作进行考核，并逐步将合同签约率、合同文本质量、合同履行情况、合同台帐记录等纳入公司对员工和部门的工作成绩考核范围。
第六章 责任
第四十一条 凡因未按规定处理合同事宜、未及时汇报情况和遗失合同有关资料而给公司造成损失的，追究其行政责任。
第四十二条 因故意或重大过失而给公司造成重大损失的，移送有关国家机关追究其法律责任。
第七章 附则
第四十三条 本办法适用于XX公司本部和各部门。
第四十四条 本办法解释权归公司总经理。
第四十五条 本办法自下发之日起生效实施。