行政公文写作存在的不规范问题探究_郑红兵.pdf
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1、第 7 页2023/2 (下)总第405期行政公文写作存在的不规范问题探究文/福建省大田县运输发展中心郑红兵行政公文作为国家行政管理的文字载体及信息传递的重要工具,是行政机关开展公务活动的重要手段,也是提升行政机关管理水平的重要抓手。笔者仔细研究多个行政机构的对外公文,深入剖析其中存在的问题,总结其问题共性。对问题提出解决方法和建议,供同行参考。一、行政公文写作不规范的主要体现(一)文种不规范。主要体现在三个方面:一是混用文种。如XX关于采购XX设备的请示报告。“请示”和“报告”是两个不同的文种,二者不能混用。从题目意思上看,属于行事之前,请示上级或主管部门对购买设备批准同意,因此,适用“请示
2、”文种。二是错用文种。文种选择必须符合发文目的。比较常见是该用“请示”的却用“报告”;不相隶属或平行机关之间行文,应用“函”和“通知”,却用“请示”“报告”;还有转发性通知、批转性通知、颁发性通知错用,通告和公告的错用等。这些都是比较容易出错的文种。具体的使用情况,要根据文章内容进行仔细揣摩。三是自造文种。文种选择要符合制发机关的权限。如关于XX地区小区改造的解释。“解释”并不是一个文种,应该在后面加上“通知”较为稳妥。最高法下发的各种法律条文“解释”,一般的行政机关是不能使用的。四是文种隶属不清。文种选择要考虑收文机关之间的隶属关系。对上行文、下行文、平行或不相隶属机关之间行文的文种选择容易
3、犯错。如“批转”和“印发”二词的混用。“批转”是上级对下级报告的认同,代表着同意下级的工作建议并批准其予以行政落实。而“印发”的意思是下级对上级工作精神的传达。(二)格式不规范。公文标题主要由发文机关、事由及文种三个要素组成,有的单位随意将发文机关省略,或事由表述错误、标点符号乱用等问题;有的文章标题虽然准确完整表达了文章主旨,但是过于冗长。如XXX关于招收退休工人子女,稳定地区就业,促进人员更替的通知可以精炼为XXX关于招收退休工人子女的通知。又如标题的意思和文章的主旨不能有效衔接。可能“帽子大”但是“内容少”,也可能“题不对文”,或者“帽子过小”。如文章的主旨在于让某高校毕业生去西部地区支
4、教,只是对支教福利待遇进行明确,但文章的题目却以关于XX大学毕业生去西部地区支教的通知,如果更改为关于XX大学毕业生去西部地区支教福利待遇的通知,让大学生直接就明白了去支教有哪些优惠政策,起到了充分吸引人才的作用。还存在转发公文方面的用词重叠问题,例如XX学校关于转发XX区教育局转发XX市教育局XX省教育厅关于积极培育民族乐器特长生的通知这里的“转发”反复出现,让阅读者不明具体是哪个部门下发的文件。这里,最好将“市教育局”和“区教育局”省略,采用直接转述的方式命题。(三)内容表达不规范。一些小的基层所站或村一级基层,由于没有办公专门人员,提交的要求上级解决问题的请示往往容易出现语言重复、啰嗦、
5、一文数事、事由不清、要求解决事项理由不充分、表达不准确等问题,给上级答复和解决问题带来困难。(四)密级划定不规范。这一问题主要出现在一些需要保密的单位。公文撰写人防范意识不强,对密级范围不清,导致一些应列为密级的文件没有列入,使单位权益遭受侵害,蒙受损失。(五)数字书写不规范。这一点主要在于阿拉伯数字和汉字大写、小写数字混用。如一篇文章中,对于一个问题的成因分析可能有很多条。有时用阿拉伯数字1,有时用汉字一,造成读者的思维混乱。二、行政公文写作不规范的成因及策略(一)行政公文写作不规范的成因。1.不重视写作规范问题。目前机关事业人员公文写作大部分是遵命而作,有写作任务才动笔,没有工作任务从不主
6、动思考,属于被动行为,对写作规范问题重视不足,导致写作规【摘要】行政公文是党政机关等上传下达、联系内外、协调左右的信息载体和呈现方式,在机关工作中具有特殊性、重要性和不可替代性。公文的特殊用途和使用范围决定其具有严格的格式要求和行文特点。笔者在实践工作中,总结归纳出公文写作中存在的普遍问题,提出针对性解决策略。【关键词】行政公文;写作问题;解决策略第 8 页公文写作Document writing2023/2 (下)总第405期范问题时有发生。2.忽略写作水平的提高。自觉学习意识不强,缺少系统学习,不主动探索、与时俱进;知识更新不及时,理论学习不系统、不全面和不深入,这种状态下很难写出好的公文
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