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XX企业物业
制度汇编

总 目 录

第一部分 职员行为规范及职业准则

第二部分 行政管理制度

第三部分 人力资源管理制度

第四部分 财务管理制度

第五部分 职员操作手册

第一部分

职员行为规范
及职业准则

第一章 职员行为规范
一、精神风貌
1、在办公室及外出公干时 应做到着装整齐、举止大方，谈吐得体，不卑不亢。
2、企业职员在任何场所不得口出粗言，不得开低级下流玩笑。
3、女职员不得浓妆艳抹，上班时间，尤其是所在岗位需直接面对用户，则不得佩戴过于昂贵首饰。
4、作为企业职员应在业余生活中也表现出主动、进取、健康一面，企业职员不得参与赌博和不健康娱乐。
5、身体、面部、手部必需清洁，提倡勤洗澡、勤换内衣物。
6、提倡饭后刷牙漱口，上班前不吃异味食物以确保口气清新。
7、头发要常洗、整齐。男职员不准蓄长发、烫发，头发不得有头屑。
8、不得佩戴任何眩目饰物、留长指甲，女职员不得涂色在指甲上。
9、工作时必需佩戴工号牌或名牌，统一佩在左胸处，不得任其歪歪扭扭，注意修整，发觉问题立即修正。
二、着装要求
1、全部直接对用户提供服务职员须穿企业工作服。工作制服应洁净、整齐、笔挺，非因工作需要和企业要求，不得在非工作场所、非工作时间穿着制服。
2、纽扣要全部扣好，穿西装制服时，不管男、女第一颗纽扣须扣上，衬衣第二颗纽扣须扣上，不得敞开外衣、卷起裤脚、衣袖，领带必需结正。
3、制服衣袖、衣领处、制服衬衣领口，不得显露个人衣物，制服 不得显露个人物品，如纪念章、笔、纸张等，制服衣袋不得多装物品，显得鼓起。
4、只准按要求着鞋上班，皮鞋不准钉金属等，严禁着拖鞋。女职员夏季只准着浅色 ，其它颜色和带花边、通花袜子一律不准，袜头不得露出裙脚，袜子不得有破洞。下班后应换下制服，尤其保安、保洁、工程制服，不得穿回家中。
5、 除本节要求外，对企业其它相关服装管理要求应该主动了解并遵守。
三、工作形体
1、全部必需以立姿工作职员，其正确立姿势应该是：双脚以两肩同宽自然垂直分开（体重均落在双脚上，肩平、头正、两眼平视前方、挺胸、收腹），因为工作性质不一样部门另有要求除外。
2、全部以坐姿工作职员，必需坐姿端正，不得翘二郎腿，不得将腿搭在座椅扶手上，不得盘腿。
3、工作时间，身体不得东歪西倒，前倾后靠，不得伸懒腰、驼背、耸肩、背手插兜等。
四、表情
1、微笑，是职员最起码应有表情。
2、面对来宾住户应表现出热情、亲切、真实、友好，必需时还要有同情表情，做到精神振奋，情绪饱满，不卑不亢。
3、和来宾交谈时应眼望对方，频频点头称是。
4、双手不得叉腰、交叉胸前、插入衣裤或随意乱放、抓头、抓痒、挖耳、抠鼻孔，不得敲桌子、鼓击或玩弄其它物品。
5、行走要快速，不得二人搭肩、挽手而行，和客人相遇应靠边而走，不得从二人中间穿行。和来宾同时进出门（如电梯门），应让来宾先行。请人让路要讲对不起，不得横冲直撞，粗俗无礼。
6、不得哼歌曲、吹口哨、不得谈笑、大声说话、喊叫、乱丢乱碰物品，发出无须要声响。咳嗽、打喷嚏时应转身向后，并说“对不起”。
7、不适当众整理个人衣物。
8、上班期间不得抽烟、吃东西、读报刊杂志。
9、不得用手指或笔杆指客人和为人指示方向。
10、要注意自我控制，随时注意自己言行举动。
11、客人和你讲话时应全神贯注，用心倾听，不得东张西望，心不在焉。
12、在为客人服务时不得流露出 烦、冷淡、愤怒、僵硬、担心和恐惧表情，不得扭捏作态、做鬼脸、吐舌、眨眼。
13、职员在服务、工作、打电话和和客人交谈时，如有客在走近，应立即示意，以表示已注意她（她）来临。不得无所表示，等客人先开口。
五、言谈
1、声调要自然、清楚、柔和、亲切，不要装腔作势，声量不要过高 ，亦不要过低，以免对方听不清楚。
2、不准讲粗话，使用蔑视或污辱性语言，不得模拟她人语言语气和谈话。
3、三人以上对话，要用相互易懂语言，指第三者时不能讲 “她”，应称“那位先生”或 “那位女士”。
4、不讲过份玩笑，不得以任何借口顶撞、讽刺、挖苦客人。
5、说话要注意艺术，多用敬语，注意 “请”、“谢”字不离口。
6、要注意称呼客人姓氏，未知姓氏之前，要称呼 “先生”或 “女士”。
7、不管从客人手上接过任何物品， 要讲谢谢，客人讲 “谢谢”时，要答“不用谢”，不得毫无反应。
8、客人来时要问好，注意讲 “欢迎您光临”，客人走时，注意讲 “祝您愉快”，或 “欢迎下次再光临”，任何时候不准讲 “喂”或说 “不知道”。
9、临时离开面正确客人，一律讲 “请稍候”，假如离开时间较长，回来后要讲 “对不起，让您久等了”，不得一言不发就开始服务。
10、 当为客人完成一项服务后，应主动问询是否还有其它事需要帮助。
11、谈话时言简意赅地表示自己见解，在交谈过程中，不可轻易打断对方话题，注意倾听艺术。眼睛应注视对方，不可游移不定。善交谈者，并非口若悬河、滔滔不绝，而在于能够把握对方谈话思绪，捕捉对方出色论断，并适时给予肯定和赞许，引导交谈过程富有情趣和成效。
12、对每一个人来说，每次和她人交谈，是一次建立外部联络网络机会。应该珍爱每一次面对陌生客人机会，记住对方相貌、特征、姓名和情趣，给对方留下良好印象。
六、外出公干
1、事前确定
事先重新确定和核实一下预约地点和时间等，必需时可提前打电话问询并再一次确定。
2、提前5分钟
严格遵守双方约定时间，不要误时误事，通常在迎接来客时，在约定时间前五分钟作好迎接准备；出访时，最好在约定时间前五分钟内抵达。旅程时间必需充裕，并有一定时间提前量。假如赶不上约定时间，必需设法通知对方，讲明原因，通知可能抵达时间并请求对方谅解。
3、备好资料
提前一天把外出公干所必需东西准备好：如：1.名片 2.资料和备用磁盘、光盘 3.介绍信 4.工作笔记和通讯录 5.相机及备用电池、数码相机内存条 6地图 7.交通工具落实 8.现金及信用卡 9.身份证实等。
七、公务出差
1、考勤统计
因为工作需要，企业委派职员出差。在实施出差任务时，按正常出勤统计考勤。
2、立即联络
凡企业职员出差外地，在抵达目标地后，应立即和企业联络，通知企业联络方法、联络时间，天天最少和企业有一次联络。
3、信息搜集
职员出差外地，在完成出差任务同时，还应带回当地相关专业信息，如当地优异物业管理楼盘资料、多种物业管理细节照片图片、优异楼盘楼书，当地可借鉴最新政策、法规动态信息等。
4、费用标准及待遇
按企业对职员差旅费相关要求，职员完成出差任务返回后应在七天内报销差旅费，偿还企业借款。
职员完成出差任务结束后应立即返回企业，并将相关资料以文本、电子文档格式交办公室存档处理，必需时就某一课题召开研讨会，以供信息资源共享。
八、登门造访
1、衣装整理
抵达被访问方后不要慌忙往里闯，应该检验一下所携带物品，稍稍整理一下衣帽、领带，拿出名片、介绍信或证件，松弛一下准备见面。
2、分清座次
进门应先敲门，进门后返身轻轻关上门；离开时应退出门后轻轻将门带上。任何见面场所，座位分有主客之分；不要反客为主，或误占上座，令人反感。
3、交换名片
在交换名片时，应该主动递上名片；并分清对方接待人员地位高低，依次、正面、双手递呈名片。在接对方名片时，也要恭恭敬敬双手接住，认真轻读以后, 点头致意,以示尊重。
4、谈话
谈话时言简意赅地表示自己见解，在交谈过程中，不可轻易打断对方话题，注意倾听艺术。眼睛应注视对方，不可游移不定。善交谈者，并非口若悬河、滔滔不绝；而在于能够把握对方谈话思绪，捕捉对方出色论断，并适时给予肯定和赞许，引导交谈过程富有情趣和成效。
九、办公管理
1、办公区间
遵守企业相关5S （即：整理、整理、清扫、清洁、素养）管理要求，保持工作环境整齐有序，确保企业良好企业形象和工作风貌。
加餐、用餐时间内，只能在休息区域内进食，其它上班时间不能进食；不能在上班时间听音乐和大声喧哗。
2、禁烟区域
职员在上班时间内严禁吸烟，企业公共办公区域为禁烟区，可供职员吸烟区域有:企业接待室，如有客人需要吸烟, 可到以上区域。
3、电话接听和使用
必需在电话铃响三声之内接听电话，应答时应以“您好，阳光和赢物业**部门。若铃响超出三声，应答时应以“您好，阳光和赢物业**部门，对不起，让您久等了”为开始语。
每位职员全部有义务帮助做好电话统计和来访统计以备查询，并立即将统计通知相关人员。职员不准用企业电话拨打私人电话。职员打出电话，需事先准备，讲话条理清楚，简明扼要表示意图，不要太长时间占用电话线路，以确保话路通畅。
4、注意通告
外出办事、人员出差、工作岗位变动、电话号码变动、紧急情况、关键信息请本部门文员、当事人立即用提醒写在白板上或公布在企业内部网上，也能够采取其它确保同事周知措施。在工作时间内，各位职员应确保企业内部网站和邮件系统处于工作状态并随时注意刷新屏幕。职员不得以“未开邮箱和内部网站”为由影响办公。
5、企业各部门职员要相互配合，对因工作需要而临时由企业委派任务，应象对待本职员作一样认真负责地完成。
十、信息、沟通
1、会议
可经过企业或部门例会、早会、专题研讨会、六个月及年底总结大会等会议进行沟通。参与会议必需按时，未请假、迟到或早退按要求处罚。
2、内部网站
企业所属各台电脑均可登录企业内部网站按所授权限查阅信息、资料，企业所属各台电脑之间可经过局域网、因特网传输文件和信息。
3、公告栏
各部门所设公告栏是职员了解企业信息关键路径之一，职员应主动关注更新后多种信息。
4、个人之间企业主张沟通透明化，职员之间出现问题时，企业要求当事人必需进行直接沟通，假如沟通确实无效时才可上报上级主管进行协调。企业各级主管、责任人通常不受理未经当面沟通投诉。
5、企业要求各位职员在信息传输、沟通、处理工作上做到高效、正确、无差错。
6、沟通技巧
生怕她人听不懂：用她人最便于了解记忆方法通知，请对方清楚复述；
生怕她人不明白：学会聆听，学会复述，复述，不是反复而是用自己话表示自己了解；
生怕大家不知道：立即通知团体组员。
工作不一定全部能在24 小时内干完，但必需在二十四小时内有回复。学会自己跟自己过不去。
开会或讨论工作前：你是否准备简单会议内容发给和会人？
开会或讨论后：是否有结论？结论是否固化下来？是否全部认同这个结论？是否每项全部有责任人和落实时间？
处理麻烦事三重境界：“这事我已经跟她说够了”；“经过协调努力，这事已经办妥了”；“这事已经办妥了，而且对应制度步骤也完善了，相关人员全部明白了。
十一、工衣柜和劳保用具
1、职员衣柜须保持清洁整齐，锁匙须妥善保管，如遗失须报部门主管或办公室缴费补领，缴费金额视其情况为10-50元。衣柜注意紧锁，企业不负任何财物遗失之责。
2、职员衣柜只限于存放制服及上班必需用具。
3、职员离职时须将衣柜空出，并将锁匙交回办公室或本部门。
4、新入职职员凭《职员物品领用记录表》或《入职通知》领取制服、工鞋等劳保用具，全部劳保用具均属企业财物，职员须妥善保管。如有遗失，须即以书面汇报到办公室或本部门报失，并按原价缴费补领。
5、离职时须将全部领用劳保用具交回办公室，个人贴身用具，工装、鞋等作折价处理，如物品遗失或人为损坏，由职员负责赔偿。
十二、职员工作卡
1、职员上班时，须佩戴工作卡，随时接收检验。
2、遗失工作卡，须向办公室汇报，并办理缴费补领手续，缴费金额视其情况为10-100元。如因使用时间过长而引发损坏，可申请无偿换领。
3、职员离职时，须将相关证件（卡）交回办公室，违者按要求罚款，每证（卡）50元。
十三、考勤打卡
职员须自觉遵守上、下班打卡考勤制度。迟到、早退，每次扣罚10元；迟到、早退超出1个小时而且未向直接上级请假者视作旷工。代人或托人打卡和弄虚作假，将受到纪律处分，按《职员奖惩条例》相关要求实施。
十四、其它
1、努力完成上司交给工作任务，认真实施岗位职责，同事之间友好相处，相互帮助。
2、保持办公室内清洁卫生，各部门工作间、职员更衣室、宿舍、工具房、仓库，要常常清扫，保持环境卫生。
3、企业文件要妥善保管，下班时应将文件资料锁好，办公室台面不要堆放杂物，保持洁净整齐。
4、节省用水、用电及办公用具，凡最终离创办公室者，必需检验门窗、电源、水龙头和办公设备开关是否关好。
5、企业发给使用器材、工具、办公用具、劳保用具、证件，在职员离职时，需交还给企业，违者罚款。如有遗失或损坏由职员按原价赔偿。
6、如遇地震、山洪爆发、火灾、急病及其它紧急事故，要保持冷静，立即汇报相关部门责任人，采取方法，妥善处理。

第二章 职业准则
一、基础标准
每位职员首先应是一名正当、有社会公德公民，任何行为应该遵守国家法律、法规，应该含有法律意识。任何违法行为，企业将举报至司法机关进行处理。
企业要求职员信仰遵法廉洁、老实、敬业职业道德。职员一切工作行为，必需以维护企业利益，对社会负责为目标。任何私人理由不应成为其工作行为动机。因违反企业规章和职业道德要求，给企业造成经济损失者，企业将依法追索经济赔偿；情节严重，企业怀疑其涉嫌犯罪，将提请司法机关追究其刑事责任。
二、经营活动
职员不得超越本职业务和职权范围，开展经营活动。尤其严禁超越业务范围和本职权限，从事投资业务。职员除本职日常业务，未经企业法人代表授权或被授权人同意，严禁从事下列活动：
1、以企业名义考察、谈判、 签约；
2、以企业名义提供担保、证实；
3、以企业名义对新闻媒介发表意见、消息；
4、代表企业出席公众活动。
三、兼职
严禁职员在外兼任任何获取薪金工作。
四、个人投资
职员能够在不和企业利益发生冲突前提下，从事正当投资活动，但严禁下列情形个人投资：
1、参与经营管理；
2、投资于企业用户或商业竞争对手；
3、以职务之便向投资对象提供利益；
4、以直系亲属名义从事上述三项投资行为
五、非正当利益
1、职员在经营管理及服务活动中，严禁索取或收受业务关联单位利益，不然将组成受贿。若遇价值200元以下礼品、礼金，假如拒绝会被视为失礼情况，则能够在公开场所下接收，但必需在返回企业后交办公室统一处理，若为现金交财务部处理。
2、职员在和业务关联单位交往中，应坚持正当、正当职业道德准则，严禁以贿赂及其它不道德手段取得利益。
3、职员对外业务联络活动中，标准上不接收佣金、回扣，通常应该场拒绝或交回财务由财务退回原单位，确难退回，企业作为营业外收入或冲减成本，严禁个人侵吞，不然以贪污论。
4、严禁职员泄露企业机密；利用内幕消息损害企业利益或处于比企业以外人士较为有利情况下时谋取个人利益。严禁职员挪用公款谋取个人利益或为她人谋取利益，职员不得用公款购置多种俱乐部会员卡或供自己从事高级消费。
六、业务回避
企业激励职员推荐合作单位，但职员直系亲属和其私交甚密好友在和企业进行业务往来时或从事可能会和企业利益发生冲突业务时，该职员应向企业申报，并提出业务上回避，严禁隐瞒。
七、交际应酬
1、内部接待
企业内部接待工作，提倡热情简单，不准以公款搞高标准宴请及娱乐活动。
2、对外应酬
企业对外交际应酬活动，应本着礼貌大方、简单务实标准，不得铺张浪费。严禁包含违法及不良行为。职员在和业务关联单位联络过程中，对超出正常业务联络所需要交际活动，应拒绝参与。包含：过于频繁或奢华宴请及娱乐活动、设有彩头牌局或其它含有赌博性质活动、邀请方目标显著是为了从我方取得不合适利益活动。
八、保密义务
1、企业职员有义务保守企业机密。企业管理制度、工作规程、经济情况、市场分析、营销策略、项目技术资料、来往关系、业主资料、职员个人工资收入等情况均属专有经营机密，每个企业职员要注意保守企业独有机密。企业职员务必妥善保管所持有涉密文件。
2、企业职员未经企业授权或同意，不准对外单位或非企业人员提供企业文件，和其它未经公开经营情况，业务数据。
3、企业职员因故离开企业（或工作岗位），应立即将掌握信息或持有相关资料交还企业或主管指定人。企业职员在聘用期或被解聘后全部要保守企业秘密，做到不该知道不探询，不该说不说。
4、严格遵守企业其它相关保密要求，假如因泄露企业机密而给企业造成经济上、荣誉上损失，企业将对其保留诉诸法律权利
九、企业资产
1、未经同意，严禁职员将企业资金、车辆、设备、房产、原材料、产品等私自赠和、转让、出租、出借、抵押给其它企业、单位或个人。
2、因工作需要配发给职员个人使用交通工具、通讯设备等，不准违反使用要求，作不合适之用途。
3、职员必需珍惜公物，节省使用公物，不能公为私用，包含企业所给予职员使用企业信封、电子邮件系统等只能用于和工作内容相关联络。凡私用或损坏、遗失公物者必需按原价赔偿，并将受四处罚。

第二部分
第二部分

行政管理制度

第二部部分 行政管理制度

目 录

第一章 办公室管理制度
第二章： 5s管理要求
第二章 文书档案管理制度
第三章 会议管理制度
第四章 印章管理及使用管理制度
第五章 接待工作管理制度
第六章 职员制服管理制度
第七章 车辆管理制度
第八章 职员宿舍管理要求

第一章 办公室管理制度
为加强办公室管理及职员工作纪律，发明良好工作环境，提升工作效率和工作质量，特制订办公室管理制度。
第一节 内部管理
第一条 办公时间不得擅离职守、随意串岗，因公外出需经上级领导同意。
第二条 不得在办公时间内因私会客长谈，确需会见客人应到会议室会客，并尽可能缩短会客时间。来访客人未经许可不得带入办公区，企业领导客人需在办公室会见应有工作人员引领。
第三条 严禁在办公室内大声喧哗、吸烟、吃东西、闲聊、赌博和从事其它违法活动。
第四条 使用电话时应注意文明礼貌、长话短说、尽可能压低音量。严格限制打私人电话。
第五条 各类会议应提前通知，做到少开会、开短会。会谈（会议）期间，应关闭传呼机、手机。标准上不准接听电话，尤其是不准非会议人员或会议人员自由进出接听电话或无故离开会议室。职员参与会议，应提前三分钟抵达会场，并保持肃静。
第六条 严格遵守企业保密工作管理制度，企业办公室负责协议、协议原件、会议纪要、会谈统计等资料及关键活动中形成照片、录音、录像等设施保管。传真由专员负责发送，并作统计存档。
第七条 严禁将报纸占为已经有（专业用除外），办公室需保留一套企业订阅报纸，为各部门提供信息，也能够供职员休息时阅读。
第八条 养成清洁、整齐良好习惯，注意个人卫生，保护地面及桌面清洁，文件资料摆放整齐，关键文件注意保管，天天下班后将桌面进行清理，将关键资料、物品放入柜内锁好。
第九条 认真维护企业电脑系统，按要求操作电脑，严禁利用办公电脑进行聊天、玩游戏、听音乐。如有违反，发觉一次罚款50元。珍惜企业财产，包含各类办公设备，若无故损坏，视情节给处罚。
第十条 职员衣着要求：企业职员上班时必需穿着工作服，未按要求着装者，一次罚款10元。
第十一条 职员上班时必需佩带工作卡（牌），办公室将不定时进行抽查。不带工作卡者，一次罚款10元。
第十二条 厉行勤俭节省，凡起草文稿、发送内部信件等，应做到一张纸两面用和信封反复使用，尽可能使用网络传送，提倡无纸化办公。职员下班，应做到人走灯灭。
第二节 对外接待
第十三条 有来访业主或客人，接待职员应起身相迎并让座、敬茶，要做到态度和蔼，彬彬有礼；来客告辞,应起身相送。职员接待来客，未经总经理同意不得泄漏企业管理制度、程序、标准、职员工资福利，和企业经营活动等企业机密事项。
第十四条 职员接听电话时第一句话要说：“您好，阳光和赢物业”，讲话要有礼貌，长话短说。
第十五条 接待投诉人员或接听投诉电话，态度要诚恳，语气要和蔼，解释问题要耐心。严禁用生硬口气和业主交谈，如因态度不好受到用户投诉，视影响程度罚款100-1000元，或给行政处分甚至除名。全部投诉按要求做好统计，如未按要求做好统计，发觉一次罚款50元。
第十六条 本管理制度解释权归济南阳光和赢物业。
第十七条 本管理制度自公布之日起实施。

第二章 5S管理要求
第一条 总则
为了给职员发明一个洁净、整齐、舒适、合理工作场所和空间环境，使企业办公管理及文化建设提升到一个新层次，特制订以下制度。
本制度适适用于企业全体职员。
第二条 整理
1.每个月对文件（包含电子文档）作盘点，把文件分为必需（有效）和不要（过期无效），不要全部销毁。必需文件建档、归档。
2.每个月对表单统计（包含电子文档）作盘点，盘点后有效表单统计统一建档、归档。
3.对所辖区域物品、设备、空间做盘点，并区分其“要”和“不要”；
分类以下：
1) 设备：电脑、打印机、文具、书籍等；
2) 空间：柜架、桌椅、储物箱等。
3) 物品：个人用具、装饰品
4. 依据《必需品使用频率和常见程度基准表》决定物品“要”和“不要” ；
5. “不要”物品经各部门经理判定后，集中报废或拍卖；
必需品使用频率和常见程度基准表  常见程度
使用频率
处理方法
  低
过去十二个月全部没有使用过物品，而且不能再用。
丢弃
中
在过去6个月中只使用过一次或30天使用一次物品。
集中存放（比如归档或存放在库房中）
高
一周使用一次物品；天天全部使用物品；每小时全部要使用物品。
保留在办公桌或随身携带
第三条 整理
一、卡座区整理：
1. 办公桌：桌面除文件、电脑、口杯、电话、文具外，不许可放其它物品；文具必需竖放。办公用具通常常见具：笔、订书机、涂改液、即时帖、便条纸、橡皮、计算器，能够集中放在办公桌一定区域内，电脑线、网线、电话线有序放置；人离开半小时以上应将桌面收拾洁净。
2. 抽屉：抽屉里尽可能不放办公用具。最下层抽屉能够放A4文件、资料；把这个空间从充足利用起来，能够放下面这些东西：
1）个人东西
2）个人参考资料（文件夹、辞典、手册、商品目录等）
3）文件卷宗（多种信息、草拟文件材料等）
4）空白稿纸、不常使用文具等
3. 坐椅：靠背、坐椅一律不能放任何物品，人离开时椅子调正，离开半个小时以上，椅子应放回桌洞内；
4. 电脑：电脑置写字台左前角，竖式主机置桌面下；
5. 卡座屏风：内外侧不许可有任何张贴；
6. 垃圾篓：罩塑料袋，置写字台下右前角；
7. 桌洞下不得堆积杂物。
8. 外衣手袋：请置挂于衣帽间或抽屉内，严禁随意放在办公桌椅上。
二、办公室整理：
1. 办公室：桌面除企业购置案头用具、文件盒、笔筒、文件、电脑外无其它物品；
2. 抽屉：同卡座区规范；
3. 电脑：桌面呈45度角贴墙放置，竖式主机置桌面下；
4. 垃圾篓：置于桌后；
5. 饮水机：放指定地点，不得随意移动；
6. 报刊：必需上报架，或阅完后放入办公桌内；
7. 外衣手袋：同卡座区规范
三、文件、资料管理整理：
1. 档案管理依据《企业档案管理制度》实施
2. 将文件根据待处理、处理中和已处理分类放置，另外还有机密类文件。依据应用情况应将分为每日必用、常见和常不用三种，常不用文件要立即处理；
3. 硬盘里电子文档、资料分类必需条理清楚，电子文件需要永久、长久保留，应形成纸质和办公软件等双套介质材料归档保留；
4. 储存公用信息软盘采取保护方法，使大家全部自觉地小心使用。而且为了明确存放在硬盘和软盘里信息联络，提议在软盘标签上注明题目。还要把软盘分类。修改以后，一定要注明标题、日期。同时软盘也应该像保留文件一样，保留在专用夹子里。
四、信件、电子邮件（OA）整理：
1. 做一个临时性信夹，把不能立即处理信件放在里面，必需保留东西则放在信件保留册里；
2. 办公自动化里面关键邮件应该立即备份；电脑硬盘中应专门建立一个文件夹，不能处理邮件存放在里面；
3. 为了减轻服务器负担，提升响应速度，办公自动化中已看邮件不要超出一定数量。
第四条 清扫
企业新办公楼有专门保洁人员，公共区域（如通道、楼梯）不需清扫，清扫对象关键是个人办公区域：桌面，桌洞；办公设备：电脑、传真机、复印机、打印机等等
清扫基准 
对象
清扫标准要求
周期
清扫时间
个人区域
桌面洁净整齐、桌洞内无垃圾、无杂物遗落
天天5分钟清扫
天天下班后5分钟
办公设备
主机和关键部位正面、后面、送风口无污垢
每七天一次
每七天五下班前15分钟
1、文档 桌面、电脑中不能有失效文件，不可轻易看到机密文件
2、超出保管年限表单立即集中销毁，保管年限内表单装订送秘书部归档
3、无破旧卡片、册子、档案、报刊等
4、无用手稿和工作无关文件

每个月一次
月末
第五条 清洁
一、落实整理、整理、清扫工作。
 1. 根本落实前面整理、整理、清扫工作。
2.利用文化宣传活动，保持新鲜活跃活动气氛
二、保持5S意识
第六条 素养
1.遵守《职员手册》相关要求
2.遵守《企业日常管理要求》
3.素养巡查
4.办公室进行例行巡查
5.每个月底5S推行委员会对整个企业5S实施情况进行检验
6.不定时巡查
7.奖惩条例
采取记分制，每人每个月基准分100分，凡违反上述整理、整理、清扫管理规范一次者扣5分，违反《企业日常管理要求》者扣10分。
办公室进行检验，对违规者在办公自动化上给予公布。月末进行统计，对被扣5分者给警告处分，被扣10分者扣发当月工资50元，15分者100元，以这类推。
年底将每位职员每个月得分相加，得分最高者评为“5S优异个人”给精神、物质奖励。
5s管理得分作为绩效考评中一项指标，纳入绩效评价体系中。

第三章 文书档案管理制度
总则
第一条 为加强企业文书档案、声像档案资料管理工作，确保文书档案、声像档案立即归档和妥善保管，特制订本要求。
第二条 负责档案资料归档督促和日常管理工作。对档案资料必需按年度立卷，各系统和部门在工作活动中形成多种有保留价值档案资料，全部要根据本制度要求分别立卷归档。
第三条 坚持部门搜集保管、定时归档制度。各系统和部门责任人均应指定专员负责搜集保管本系统或部门档案资料并督促其立即归档。名单报档案室立案，如有变动须立即通知档案室。因工作变动或离职时应将经办或保管档案资料向接办人员交接清楚，不得私自带走或销毁。
第一节 文书档案资料搜集管理
第四条 凡企业缮印发出公文一律由办公室统一搜集保管。
第五条 一项工作由多个部门参与办理在工作活动中形成文件资料，由主办部门搜集保管。会议文件由会议召集部门搜集保管。
第六条 企业职员外出培训、学习、考察、调查研究、参与上级机关召开会议等公务活动在核报差旅费时，必需将有归档价值文件资料向本部门档案员办理交接手续，档案员签字认可后会计部才给核报差旅费。
第七条 各系统、部门档案员职责：
一、了解本部门工作业务，掌握本部门文件资料归档范围，搜集保管本部门文件资料。
二、认真实施定时归档制度。对本部门承接文件资料平时搜集归卷，每十二个月三月份前应将归档文件资料归档完成，并向档案员办好交接签收手续。
三、承接人员借用文件资料时，应主动地做好服务工作，并办理临时借用文件资料登记手续。
第二节 归档范围
第八条 关键会议资料，包含会议通知、汇报、决议、总结、领导人讲话、经典讲话、会议简报、会议统计、会议纪要等。
第九条 上级机关发来和企业相关决定、决议、指示、命令、条例、要求、计划等文件资料。
第十条 企业对外正式发文和相关单位来往文书。
第十一条 企业请示和上级机关批复；企业反应关键工作活动汇报、总结。
第十二条 企业内部多种工作计划、总结、汇报、请示、批复、统计报表、关键工作统计（表单）及工作简报。
第十三条 信访工作资料。
第十四条 企业和相关单位签署协议、协议书等文件资料。
第十五条 企业管理人员任免文件资料和相关职员奖励、处分文件资料。
第十六条 企业多种规章制度、实施细则、程序文件。
第十七条 企业历史沿革、大事记及反应企业关键活动剪报、照片、录音、录像等。
第十八条 企业保密制度中要求保密范围材料。
第十九条 企业关键设备档案、财会档案材料。
第三节 平时归卷
第二十条 各部门全部要建立健全平时归卷制度。对处理完成或批存文件资料，由档案员集中统一保管。
第二十一条 部门应依据本部门业务范围及当年工作任务，编制平时文件资料归卷使用“案卷类目”。“案卷类目”条款必需简明确切，并编上条款号。
第二十二条 公文承接人员应立即将办理完成或经领导人员批存文件资料，搜集齐全，加以整理，送交本部门档案员归卷。
第二十三条 档案员应立即将已归卷文件资料，根据“案卷类目”条款，放入平时保留文件卷夹内“对号入座”，并在文件处理登记薄上注明。
第四节 立卷
第二十四条 立卷工作由相关部门档案员配合，档案员负责组卷、编目。
第二十五条 案卷质量总要求是：遵照文件形成规律和特点，保持文件之间有机联络，区分不一样价值，便于保管和利用。
第二十六条 归档文件资料种数、份数和每份文件页数均应齐全完整。
第二十七条 在归档文件资料中，应将每份文件正件和附件、初稿和定稿、请示和批复、转发文件和原件、多个文字形成同一文件，分别立在一起，不得分开。文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数一般文电假如和绝密文有亲密联络，也可随同绝密文电立卷。
第二十八条 不一样年度文件通常不得放在一起立卷，但跨年度请示和批复，放在复文年立卷；没有复文，放在请示年立卷；跨年度计划放在针正确第十二个月立卷；跨年度总结放在针正确最终十二个月立卷；跨年度会议文件放在会议开幕年，其它文件立卷根据相关要求实施。
第二十九条 卷内文件资料应区分不一样情况进行排列，密不可分文件资料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；初稿在前，定稿在后；其它文件资料依其形成规律或特点，应保持文件之间亲密联络并进行系统排列。
第三十条 卷内文件资料应按排列次序，依次编写页号。
第三十一条 永久、长久和短期案卷必需按要求格式逐件填写卷内文件目录。填写字亦要工整。卷内目录放在卷首。
第三十二条 相关卷内文件资料情况说明，全部应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷人、检验人姓名和时期填上以示负责。备考表应置卷尾。
第三十三条 案卷封面，应逐项按要求用钢笔书写，字迹要工整、清楚。
第三十四条 案卷装订和案卷各部分排列格式：
一、案卷装订。装订前，卷内文件资料要去掉金属物，对破坏文件资料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散应复制并和原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结方法装订。
二、案卷各部分排列格式：软卷封面(含卷内文件目录)一文件一封底(含备考表)，以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保留。
第五节 文书档案借阅利用制度
第三十五条 文书档案标准上不外借，只许在阅档室查阅，因特殊情况确需借出，须经办公室主任同意，借阅人向档案管理人员交存借条，限期归还。 （档案借阅记录表见附件一）
第三十六条 各科室人员借阅档案时须办理借阅手续，借阅档案后要妥善保管，不得拆卷、涂改、剪裁、抽页、圈划，特殊情况需复印时，须经办公室主任同意后，方可复印。
第三十七条 外单位借阅，需持正式介绍信，并注明借阅目标、时间，经办公室主任签批后方可借阅。
第三十八条 借出档案时间不得超出七天，确需延期应办理续借手续。
第三十九条 归还档案时，档案员要认真查对，发觉缺乏及其它问题，要立即向领导汇报，并认真追查处理。
第六节 协议、协议及委托书管理制度
第四十条 办公室负责企业各项协议、协议及委托书保管及存放；
第四十一条 各部门依据业务需要需签署协议、协议及委托书，分别由责任部门起草；
第四十二条 起草后协议经部门经理确定无误后，交由办公室，办公室负责递交企业法律顾问进行审核；
第四十三条 协议、协议及委托书经法律顾问签字认可，由办公室根据法律顾问意见进行修改，修改完成后交责任部门按程序签署。（企业协议记录表见附件二、管理处协议记录表见附件三）

附件一：
档案借阅记录表
编号
资料名称
密级
借出
日期
借阅人
同意人
归还
日期
归还情况
收件人
备 注

附件二
企业
签署经济协议/协议/委托书责任人记录表
年份 流水号

项目名称： 记录表编号：

对方单位： 协议实施期限：

协议名称： 协议金额（万元）：

协议内容： 领表日期：

审批程序
审核/审批意见
责任人签字
日 期
部 门 经 理

审核：
分管领导

审核：
付款、税项
财务经理或财务总监

审批：
法定代表人或授权人

*协议编号由草拟人填写，补充协议按原协议编号填写。
注：-⑴企业办公室必需依据上述各级经理签字做盖章依据。
-⑵全部协议必需盖企业公章，方可生效。
-⑶此记录表填写完整后，交办公室盖章。
-⑷此记录表填写完整后，一份由办公室立案，一份由项目委托方立案，一份交财务部作付款依据。
-⑸如未能最终完成签署经济协议/协议/委托