明确商品需求与采购说明制定的设计—以人人乐为例毕业设计.doc

摘要
【摘要】：明确需求的目的是向供应商提供满足所需用户的信息，所以，采购员或采购经理应精通如何明确需求是非常重要的。当组织内部不能或不愿提供的产品或服务的需求时，为了达到企业正常生产的货销售的目的，采购必须正确明确需求，满足企业需要。很多情况下，造成供应商不能响应采购要求的，往往是由于采购需求不清楚、不完整或不合理，是制定采购说明中最关键的环节。本文主要从公司明确需求的好处、如果不能够明确需求将会带来什么后果、明确需求的内容以及制定采购说明。
关键词：明确需求 采购说明 设计

目录
第1章 明确需求的意义和内容 1
1.1 明确需求的目的和意义 1
1.2 不能明确需求的后果 1
1.3 明确需求的内容 2
第2章 人人乐简介 3
2.1 公司简介 2
2.2 人人乐明确需求的现状分析 2
2.3 明确需求对人人乐的影响 3
第3章 明确需求的内容设计 3
3.1明确采购所需要的产品 3
3.2确定订购数量 4
3.3明确交付的时间、地点、包装及结算方式 5
3.4明确供应商服务与响应 6
3.5 供应商信息及法律要求 6
第4章 采够说明的制定 7
4.1 制定采购说明 7
4.2 采购说明的内容 9
第5章 采购说明制定前后的对比 9
5.1 采购说明制定前后的对比 9
总结 11
致谢 12
参考文献 13

第1章 明确需求的意义和内容
1.1 明确需求的目的和意义
明确需求的目的是向供应商提供满足所需用户的信息，所以，采购员或采购经理应精通如何明确需求是非常重要的。例如：人人乐超市在营采信息内容里面经常出现商品缺货或者库存占于过多的情况。
当组织内部不能或不愿提供的产品或服务的需求时，为了达到企业正常生产的货销售的目的，采购必须正确明确需求，满足企业需要。
明确需求是采够所要做的第一步，也是很重要的一步，它意味着企业是否能够正常运作，是否能将风险、成本降到最低。
1.2 不能明确需求的后果
l 生产过程会由于所需的物品未能有效的提供而被迫中断
l 包装不恰当会导致所购物品到达时易损耗或不能使用
l 采购的材料包含了本国环境或健康规定金庸的物质
l 所订购的机器未能如愿运转，故障不断
l 超量采购，造成不必要的库存成本，并可能导致资源过时和浪费
l 设备供应商不能提供公司认为理应得到的服务于维修
所以，正确的制定采购说明，明确需求，意味着公司将面临上述及类似问题时，可以加个风险降到最低。
1.3 明确需求的内容
l 明确所需产品和服务
l 明确采购数量
l 明确交付要求
l 明确供应商服务与响应
l 供应商所需要的信息

第2章 人人乐简介
2.1 公司简介
人人乐是一家零售企业，在湖南有七家分店（宁乡店、时代城店、东玺门店、衡阳店、郴州店、常德店、醴陵店），主营业务为大卖场、综合超市和百货的连锁经营。根据不同商品部门（食品部、生鲜部、洗化部、家电部、针纺部、日杂文体部）设置销售区域，开始进货、管理、经营，满足顾客对商品需求的零售业态，以销售食品、生鲜食品、副食品和生活用品为主，满足顾客每日生活需求。
2.2 人人乐明确需求的现状分析
公司的商品需求都由人人乐的采购人员直接去采购，在日常采购中存在这样一些问题：采购人员对商品需求量不明确，散装的商品一次订购好几吨，整件的一次订购几百件，完全没有按照公司的实际需求去向供应商采购，大量商品处于临期中还未销售出去，部分商品长时间缺货严重，出现负毛利情况，供应商逃场，找不到供应商，供应商没有将制定的商品送货送至指定地点等。
2.3 明确需求对人人乐的影响
明确需求对人人乐的好处。明确采购需求可以为公司降低库存成本，减少商品的过期和浪费，提高公司运转的效率，可以更好的与供应商进行谈判，获得更多的机会，公司在了解自己商品的前提下，还必须得明确消费者的需求，对商品的了解透彻，探寻出客户深层次需求，通过纵深提问挖掘需求背后的原因并激发客户需求，引导客户解决问题，抛出解决方案，成交之后与客户建立客情关系，提升客流量，促使消费者购买的欲望，为公司增加更多的利润。
不明确需求对人人乐的影响。由于供应商未能及时提供足够的货物量，导致商品不能及时上架，单品销售额下降，一个类别的商品销售下降将会致使其他品类的销售，以至于公司利润的减少。对商品不合理的包装及运输方式，会导致物品送来时已破损或不能使用，增加运输成本、人员的精力和时间。商品过量的采购，会造成库存积压，增加库存成本，售卖不完导致过期、资源的浪费以及成本的浪费。
第3章 明确需求的内容设计
3.1明确采购所需要的产品
以人人乐采购家电为例。
一个最基本的产品规格是“默认的质量”，比如，人人乐买一台手机，你是希望它只能打电话吗？当然这个功能到现在不能满足人们的需求，我们会去考虑的其它功能，从一个整体角度来判断它到底是不是自己想要的。首先得要明确自己所需的产品是属于大家电（彩电、冰箱、洗衣机、空调等）、小家电（风扇、微波炉、吹风机等)、3C部（手机、手机配件、电脑配件、数码相机等)
需要什么品牌。因为一些品牌化产品易采、质量值得信赖、品牌形象佳，但品牌化产品较昂贵，供应商数量少，所以，要根据人人乐的资源才决定去采购哪种品牌的手机，选择华为、OPPO、步步高、苹果、中信还是其它品牌的手机。
利用标准的优势。供应商很可能熟悉标准，并在他们的正常生产中使用该标准。由于供应商在竞价时依据的是同一标准，所以促使了竞争，有利于实现较低的价格。标准避免了商品的不确定性，采购与供应商可以更好的谈判。标准化的商品的前置期一般要比按传统习惯生产或定制商品的短。相比之下，供应商的报价变得更容易，按照标准报价，采购的决策就可简化为选择最好的价格和支付条件。
3.2确定订购数量
以人人乐针纺部采购梦洁丝凉席为例。
为了有效的规划购买、支付及高效的服务，采购人员应对人人乐需求进行全面的了解。
根据市调，判断梦洁丝凉席是否符合消费者的需求，因凉席属于季节性、操作时间短的产品，需考虑是否需要大量引进类似的新型产品，这种产品适不适合人人乐去来操作，得确定产品使用时期等来确定订购数量和订购周期。
订购数量的失误会导致不能正常经营，订购数量多会浪费不必要的成本，浪费存储面积，库存积压，商品过多售卖不出，质量变坏，积压时间越长，消费需求发生改变，因顾客都是追随潮流而走，所以，此刻所持有的产品已不能满足消费者需求；订购数量少，会导致缺货，当消费者找不到他们想要的东西时，可能会减小他们购买的欲望，致使关联产品的销售下降。所以，订购凉席的数量不容忽视，可先引进一批来试销看其销售状况。
3.3明确交付的时间、地点、包装及结算方式
以食品部采购酸奶为例。
交付的时间。酸奶使用期限一般为21天，采购方应详细列出什么时间向供应商提供何种信息的计划，一个生产计划要清楚地列出主要生产活动完成的时间，采购方应实地考察供应商是否有足够的剩余生产力，过去的交货履行情况及库存水平。
地点。双方约定的地点必须详细具体，如人人乐湖南配送中心或指定地点。避免造成不必要的争议，生产滞后，浪费大量成本。
包装。要根据双方共同达成的意愿、根据商品的特性，酸奶需真空包装，以避免在运输过程中货物受损风险降到最低。
结算方式。双方应明确结算的方式，是账扣还是缴款。
3.4明确供应商服务与响应
以人人乐家电热水器为例。
供应商响应与供应商服务水平相关，在可能的情况下，采购方应利用具体的指标明确所需要的服务水准。
对于热水器这种复杂的机器设备，采购方应该要供应商必须在机器启动并试运行期间提供相应的技术支持与帮助；此外，采购应要求供应商提供技术支持。
采购可将维护作为主采购订单的一部分，在订单中做出规定，在此种情况下，修理要求也应该做出明确规定。
3.5 供应商信息及法律要求
以人人乐与深圳隆耀投资有限公司签订合同为例。
l 联系人信息：为了使采购方和深圳隆耀投资有限公司之间高效率的沟通，应了解深圳隆耀投资有限公司联系人及联系方式、地址、主要生产业务类型等。
l 背景资料：可以使深圳隆耀投资有限公司了解采购的一些基本情况，让双方都有所了解，慢慢的与深圳隆耀投资有限公司结成亲密的合作关系，以改善流程、使产品合理化，或减少库存等等。
l 适用的法律法规：采购与深圳隆耀投资有限公司进行法律方面的沟通时，应发挥积极地作用。
l 如果采购要求深圳隆耀投资有限公司需要供应商遵从公司的政策，要求必须得到明确的确认，并在需要的时候向深圳隆耀投资有限公司提供这些资料的附件。
第4章 采够说明的制定
4.1 制定采购说明
l 产品/服务质量：供应商送来的产品必须符合合同约定服务规格，明确产品的运作，且应是质量检查合格、没有破损的产品，供应商应按质送货。
l 数量与交货：根据数据分析，向供应商订购适量的商品，且供应商应按订单数量配货。应具体明确交货的日期、地点，以及相关的交货规定。瓜果蔬菜、奶制品等应采用特殊的运输要求、运输方法和包装技术。对订货不明确的信息应及时与供应商确认好相关信息的时间，最好不把这些信息传递给供应商。对供应商发来的商品进行检验，要求供应商提供按时交货的日程计划，并对供应商的物流情况进行跟踪。
l 服务/响应：要求供应商的服务水平尽可能达到公司标准，对复杂设备的安装和使用提供技术支持或协助，（尤其是对那些家电产品）；为了促进销售，要求供应商提供对产品熟悉的促销服务人员，来起到对商品很好的宣传与促销；要求供应商维护支持和及时供应配件或商品；对维修请求的响应时间快。
l 成本指标：采购应对有关费用的历史统计资料进行分析，确定产品或服务的用途，建立成本预算，通过了解市场状况，了解竞争对手所做的价格，然后根据产品的价值、性质给产品定位，再根据产品的使用周期，消费者喜好、购买频率及消费人群，确定订购合理的数量，对商品的品类合理的搭配、管理，从而避免商品缺货及过期现象，浪费大量成本。
l 联系人信息：需要清楚地了解供应商的名称、地址、联系方式、联系人、经营规模。
l 背景和责任范围：让供应商了解本公司的基本信息和要求的内容，以便与供应商很好的谈判，其次，要供应商了解本公司的要求，并按要求实行各项工作；供应商应履行相应的义务：比如设计、生产、交货、维护或操作等方面；供应商应自行完成质检工作；与供应商明确责任。
l 法律要求：无论是供应商，还是采购方，都应遵守产品或服务应遵守的法律。
l 政策要求：供应商应遵守本企业及其职能部门的政策。
4.2 采购说明的内容
现人人乐需采购一批洗发水，下表列出了采购说明方案包括的内容，如表4.1-1所示：
采购说明内容
产品
飘柔洗发水
数量
10件，规格300ml*12
交付
约定在2015年5月22日送至人人乐配送中心，纸箱包装，以账扣方式结算
服务与响应
深圳隆耀投资有限公司需将洗发水送至指定地点，为人人乐提供两名促销员推销洗发水
联系人信息
深圳隆耀投资有限公司的法人代表，联系人名称，地址，纳税号，开户银行，银行卡账号等
法律要求
所采购的洗发水都应遵循的法律
第5章 采购说明制定前后的对比
5.1 采购说明制定前后的对比
下表列出了采购说明制定前后的对比内容，如表5.1-2所示：
制定前
制定后
采购人员对商品需求量不明确
未能按照公司的实际需求去采购
存在大量商品临期、缺货
库存积压

为人人乐降低了库存成本
减少商品的过期和浪费
满足了消费者的需求
为人人乐创造了更多的利润

总结
在采购说明的制定过程和计划的编制过程中，采购供应部门的早期参与是极为重要的，有助于避免一些高成本的出现，明确需求的过程是跨部门的，它牵涉到消费者，采购供应部门，营运管控部，市场营销部以及供应商在各阶段的互动。采购供应部门的贡献主要体现在能够提供过去的采购及成本等历史数据及供应市场环境信息，并能够促使供应商的参与。采购部门对供应市场环境的了解以及与供应商的联系有助于成本预算的估计，资本性采购预算必须考虑到资本品的生命周期。采购部门在与各部门磋商时应准备一定期限内采购计划的摘要，在计算机系统中存在有此类信息便于进行各种层次的分析，包括对各物品按采购金额排序。
在采购需求和供应规划过程中确定优先级别时，应考虑到以下几点：说明已有多长时间未更新，生产技术的发展速度，物品的支出水平及其对公司的运营和竞争力的影响。

致谢
大学三年就会在这最后的毕业设计总结划上一个圆满的句号。我曾经以为时间是一个不快不慢的东西,但现在我感到时间过的是多么的飞快,三年了,感觉就在一眨眼之间结束了我的大学生涯。毕业,最重要的一个过程,最能把理论知识运用到实践当中的过程就数毕业设计了。这也是我们从一个学生走向社会的一个转折。另一个生命历程的开始，毕业设计的两个月,我学到了很多,也成熟了很多。在此我想对我的母校我的父母、亲人们我的老师和同学们来表达我由衷的谢意，感谢我的家人对我大学三年学习的默默支持，感谢辅导员的精心培养，感谢指导老师细心指导和支持，不厌其烦的对论文进行修改和改进，感谢在一起愉快的度过大学时光的采购班各位同门,正是由于你们的帮助和支持,我才能克服一个一个的困难和疑惑,直至本文的顺利完成。

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参考文献
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