高校学院管理效能提升实践探索_安璐.pdf
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1、第 81 页2023/2 (下)总第405期高校学院管理效能提升实践探索文/北京科技大学金属冶炼重大事故防控技术支撑基地安璐一、高校学院办公室需要提高管理服务效能2015年国务院印发统筹推进世界一流大学和一流学科建设总体方案,提出建设一批跻身世界一流行列的一流大学和一批一流学科。“双一流”建设是全局性、系统性工程,以“立德树人”为根本,以培养中国特色社会主义事业的建设者和接班人为目标,以学生成长成才为出发点及落脚点,将人才培养摆在突出核心位置。高校作为一个相对独立的学术组织,分为教学科研系统、教育管理系统、保障服务系统。三个系统既互相独立,又协同一致,如果三个系统形成良性互促关系,则会加速推动
2、“双一流”建设的进程。高校是“双一流”建设的主体,学院又是高校的主体。高校以教师为主承担教学科研工作,教师的人事归属关系在学院;高校以学生为教育培养对象,学生的教育管理在学院;高校以社会服务为使命,社会服务依靠科技水平的不断进步和人才素质的提高,究其根本也在学院。故而,高校学院办公室需要不断提高教育管理效能,以更好地服务“双一流”建设,为教学科研系统、教育管理系统、保障服务系统提供可靠且坚实的基础保障。“双一流”建设不仅需要形成一流的师资队伍,而且要形成一支与一流师资队伍相匹配的教育管理服务队伍。一流教育管理队伍的核心评价标准就是效能。高效能的教育管理工作是实施依法治校的重要保障,贯穿于党和国
3、家的教育方针之中,同时也是高校教学科研、科学研究和服务社会的前提,是坚持社会主义办学方向的必要保障。高校学院办公室承担着高校教育管理服务工作,既承上启下,又协调左右,更有联通校内外的功能与作用,学院办公室是高校学院行政管理工作的调度核心,作用越来越重要。在“双一流”建设过程中,高校在教学科研管理服务等各个方面取得长足进步、取得新的成就。同时,处于辅助地位的教学管理工作所涉及的工作面宽度迅速变大、工作量激增。高校学院办公室工作人员的工作越来越多,从起草文件、组织会议、来访接待、协调督办,到人事管理、财务管理、设备管理、档案管理等行政工作,事务性工作日趋繁重,工作节奏不断加快。这也对高校教育管理效
4、能、服务质量和服务水平提出了更高的要求。二、影响管理服务效能提升的因素(一)宏观上,科学管理思维没有得到全员覆盖。经调研发现,许多高校多年来一直采用传统的教育管理模式,党政管理人员缺乏科学管理思维,科学管理意识不够。在实际工作中,高校二级单位党政管理人员对上级的指示批示理解不到位、领会精神不透彻,致使教育管理效能不能令人满意。一些高校对教育管理工作的重要性认识不足,在以崇尚教学科研、学术创新创造的高等院校,党政管理人员对自身工作缺乏职业认同,欠缺主动服务的意识,涉及多部门复杂工作时办事能力不足。导致行政部门与一线教师存在矛盾和冲突,师生对学校教育管理的工作满意度不高。许多党政管理人员对日复一日
5、的事务性工作缺乏计划性和预见性,不善于主动规划自己的工作时间和任务,大多数管理人员没有形成主动思考的工作习惯,每天等着上级领导布置工作,“做一天和尚撞一天钟”的情况普遍存在。(二)中观上,队伍结构不合理、人员能力不足以及存在职业倦怠现象。近年来,受客观历史因素及高校人事改革的影响,部分高校学院办公室党政管理人员未得到及时补充,院办人员年龄结构不合理,年龄、学历、素质有较大差异性。随着院办人员年龄的逐渐增长,身体亚健康问题和职业倦怠产生的系列问题逐步凸显,受制于这方面影响而导致院办人员精力不足,无法承担高强度的管理服务工作。对新政策、新要求的学习研究不全面、不到位,认知不深刻。对新问题、新情况的
6、调查研究不足。对复杂多变的环境洞察和驾驭能力不强,有些时候存在经验主义。处理日常事务性工作不善总结、业务处置不够熟练、信息化管理能力跟不上新时代数字化工作要求、文字功底不扎实、行文水平不高、对新业务不愿下功夫钻研、管理手段单一、工作方法陈旧,缺少创新精神等,光靠“吃老本”已经不能适应新发展的需要。职业倦怠现象存在于高校行政管理系统之中,造成这一现象的根本原因是较低的职业声望和较低的成就感。较低的职业声望会影响人的心理状态和外在行为,高校行政工作作为辅助教育教学主体业务的辅助【摘要】提升高校学院办公室管理服务效能是促进高等教育事业蓬勃发展、办好人民满意教育的基础性保障。本文基于现代管理学的理论,
7、围绕近年来国内高校开展的“双一流”建设,重点分析影响高校学院办公室管理服务效能提升的主要因素,提出优化高校学院办公室管理服务效能的思路对策。【关键词】现代管理学;高校学院;教育管理效能;思路;对策经验交流symposium第 82 页2023/2 (下)总第405期性工作,受重视程度不高。日常办公室教育管理工作得到表扬与认同的机会不多,出差错受批评的情况不少,从而导致成就感偏低。所以,消除或者减少职业倦怠现象还需继续研究并从体制机制上予以改善。(三)微观上,时间管理不善。高校学院办公室的大部分工作需要通过沟通和协作来完成。沟通的三个基本原则是沟通的时间及时快速、沟通的内容精准确切、沟通的信息量
8、大小适宜。院办人员在工作时间内往往被各种情况所打扰,接听电话、回应微信、收发邮件、接待人员来访等都可能打断手头工作的连续性。疲于应付突发和意外事件,难以集中整块的时间和精力处理复杂问题的现象时有发生。这必然造成忙而低效、忙而失效的可悲局面。日本人曾经做过专业统计调查,调查发现,人们每小时大概会被打扰7次,也就是平均8分钟被打扰一次,每次打扰平均持续5分钟,而全天总计约3小时的被打扰时间中仅有20%是有意义的,剩余80%是几乎没有价值的。人们重新梳理被打断的思路大约需要3分钟左右。也就是说,在日本,每天约有5.5小时被白白损失掉了。按一天8小时计,有效工作时间只剩2.5小时。人们受干扰的时间越长
9、,对自己工作的影响越大。如果在开展工作时,从不被打扰,总有一整块的时间,则部门管理的总体效能就会很高。如果在做同样的事情,得到的时间总是零散的,显然效率就会低,甚至还不一定能够圆满地完成任务。不善于运用零碎时间的管理人员感觉天天从早忙到晚,工作没有收获感、缺乏成就感。不专心、被打扰、低效率、坏情绪这些常见的却被我们忽视的行为,窃取了大量宝贵时间。三、提升管理服务效能的实践探索(一)运用SMART原则提高时间使用效率。基于现代管理学视角,时间管理是和战略、创新、领导力并列的管理议题之一。管理大师彼得德鲁克曾写道:“有效的管理者往往会从时间安排入手,清楚地认识自己的时间分配,减少那些在非生产性工作
10、消耗的时间,再将可自行支配且利用的时间从零星集中起来成为整块的连续时间。换言之,有效管理的基础是记录时间、管理时间、统一使用时间。”故而,高校学院办公室人员要想提高教育管理效能,就必须学习时间管理的知识,合理规划并支配自己的宝贵时间,开展有效管理。用好时间资源就是要做正确的事,并正确地做事情。简言之,通过规划自己的时间表,在正确的方向和既定目标上分配可用的时间,在相同的时间段内高效率地完成更多工作,相同工作量尽量节省时间完成。把时间分为三个观测维度:1.长期时间目标管理。比如:以3年或者更长的年份为单位的时间管理。这种观测维度强调个人和组织的发展方向、发展思路、发展重点的长远战略层面规划。从战
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