第四章-职位分析的基本方法-.ppt
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1、第4章职位分析的方法2024/5/22周三1职位分析方法第4章第一节职位分析方法分类一、职位分析方法分类(一)分类的依据在职位分析的实践中,根据职位分析导向、分析对象的差异,形成了一系列不同的职位分析方法。这些职位分析方法的差异体现很多的方面,大致可以归为以下四类(详见表4-1):(1)分析的维度不同;(2)数据的来源不同;(3)收集数据的方法不同;(4)分析深入的层面不同。2024/5/22周三2分析的一级维度分析的一级维度数据来源数据来源 分析深入层面分析深入层面数据收集方式数据收集方式1 1、组织哲学及架构、组织哲学及架构1 1、职位分析师、职位分析师1 1、工作职责、工作职责1 1、观
2、察、观察2 2、相关法律要求、相关法律要求2 2、直接上司、直接上司2 2、任务、任务2 2、个体访谈、个体访谈3 3、工作职责、工作职责3 3、高层管理者、高层管理者3 3、活动、活动3 3、群体访谈、群体访谈4 4、工作情景、工作情景4 4、任职者、任职者4 4、基本动作、基本动作4 4、专家讨论会、专家讨论会5 5、使用器械、装备、使用器械、装备5 5、技术专家、技术专家5 5、工作维度、工作维度5 5、问卷调查、问卷调查6 6、工作绩效标准、工作绩效标准6 6、内部培训专家、内部培训专家6 6、任职者特质、任职者特质6 6、工作日志、工作日志7 7、任职资格、任职资格7 7、内部、内部
3、/外部客户外部客户7 7、定量定性分析、定量定性分析7 7、研究文献、研究文献8 8、关键事件、关键事件 8 8、内部其他成员、内部其他成员8 8、亲自参与工作、亲自参与工作9 9、工作动作及流程、工作动作及流程9 9、现有相关文献、现有相关文献9 9、改进原有成果、改进原有成果1010、职业生涯通道、职业生涯通道1111、培训开发需求、培训开发需求表4-1:不同职位分析方法分类的依据比较2024/5/22周三3(二)职位分析方法分类要素差异的多样性决定了职位分析方法的丰富性与多样性。在现有的数十种职位分析方法中,有既有传统与现代之分,也有定量与定性之分,还有根据其不同的用途也可以将其划为若干
4、类属。本书根据实际运用与分析的方便,在借鉴国际通行的分类方法的基础上,将各种职位分析方法归入如下类(见表4-2):职位分析方法第4章2024/5/22周三4职位分析清单法工作成分基础特质分析系统工作日志法Work Diaries 电脑模拟职位分析 Computer Simulation and Job Analysis能力需求量表法Ability Requirement Scales 非定量问卷法 Non-quantity Questionnaires 工作负荷分析及人事 规 划 法Workload Analysis and Personnel Scheduling管理及专业职位功能清单法工作
5、诊断调查法Job Diagnostic Survey主题专家会议法 Subject Matter Expert Conferences 标竿工作法 Work Sampling工作-任务清单分析法管理职位分析问卷文献分析法Job Documentation Analysis 动作研究法Motion Study关键事件法 Critical Incident Technique职位分析问卷法 Position Analysis Questionnaire 观察法 Observing Work 时间研究法 Time Study功能性职位分析法Functional Job Analysis工作元素分析法
6、Job Element Analysis访谈法 Interviews 传统工业企业职位分析方法以工作为基础的系统性方法以人为基础的系统性方法通用工作信息收集方法 表4-2:职位分析方法的分类2024/5/22周三5二、通用职位信息收集方法通用职位信息收集方法是国内企业在职位分析过程中常见的收集职位信息的方法,通常具有灵活性强、易操作、适用范围广等显著优势,但也存在结构化程度低、缺乏稳定性等缺点。这类职位分析方法主要有问卷法、访谈法、工作日志法、观察法、文献分析法,以上方法在本书将作详细介绍。职位分析方法第4章2024/5/22周三6三、以人为基础的系统性职位分析方法系统性职位分析方法指职位分析
7、方法从实施过程、问卷量表使用、结果表达运用方面都体现出高度结构化的特征,通过量化的方式刻画职位性征的职位分析方法。以人为基础(Job-oriented)的职位分析方法是任职者行为的角度描述职位,侧重于任职者在履行工作职责时所需的知识、技术、能力以及其他行为特征。在实践中运用较多的以人为基础的系统性职位分析方法主要有工作元素分析法(JobElementAnalysis)、职位分析问卷法(PositionAnalysisQuestionnaire)、管理职位分析问卷法(ManagementPositionDescriptionQuestionnaire)、基础特质分析系统(ThresholdTra
8、itsAnalysis)、能力需求量表法(AbilityRequirementScales)、工作诊断调查法(JobDiagnosticSurvey)、工作成分清单法(JobComponentsInventory)2024/5/22周三7五、传统工业企业职位分析方法四、以工作为基础的系统性职位分析方法以工作为基础的职位分析方法是指从职位角度出发,侧重描述完成其组成元素工作任务所需的活动、绩效标准以及相关任职条件(KSAOs)等,该方法的关注点是准确详尽的描述履行工作任务的前期投入、中期过程和后期产出。在实践中主要有以下几种以工作为基础的职位分析系统:功能性职位分析法(FunctionalJob
9、Analysis)、关键事件法(CriticalIncidentTechnique)、工作-任务清单分析法(JobTaskInventoryAnalysis)、管理及专业职位功能清单法(theManagerialandProfessionalJobFunctionInventory)。本书主要介绍功能性职位分析法。传统工业企业职位分析法是在科学管理之父泰罗和吉尔布雷斯夫妇针对操作性职位所做的时间动作研究的基础上,进行完善开发的职位分析方法,适用于对重复性的、规律性的操作性职位进行活动分析。主要的分析方法包括时间研究法(TimeStudy)、动作研究法(MotionStudy)、标竿工作法(Wo
10、rkSampling)、工作负荷分析及人事规划法(WorkloadAnalysisandPersonnelScheduling)、电脑模拟职位分析(ComputerSimulationandJobAnalysis)。职位分析方法第4章2024/5/22周三8五、传统工业企业职位分析方法传统工业企业职位分析法是在科学管理之父泰罗和吉尔布雷斯夫妇针对操作性职位所做的时间动作研究的基础上,进行完善开发的职位分析方法,适用于对重复性的、规律性的操作性职位进行活动分析。主要的分析方法包括时间研究法(TimeStudy)动作研究法(MotionStudy)标竿工作法(WorkSampling)工作负荷分析
11、及人事规划法(WorkloadAnalysisandPersonnelScheduling)电脑模拟职位分析(ComputerSimulationandJobAnalysis)。2024/5/22周三9第二节访谈法(Interview)职位分析访谈是两个或更多的人交流某项或某系列工作的信息的会谈。它是一种重要的收集基本工作信息的职位分析方法,通过访谈法收集的工作信息不仅是职位分析的基础源泉,而且可以为其他职位分析方法提供最初始的资料供给,例如通过访谈法获取的信息可以帮助我们开发职位分析问卷等。职位分析方法第4章2024/5/22周三10一、访谈法的基本要素:u(一)参与者u在一般情况下,访谈的
12、参与者为两人:职位分析师和被访谈者。在实际操作过程中,也会出现访谈中的一方或双方都为多人的情况,例如SME会谈法。u为了收集更为全面完整的职位分析信息,访谈的对象除了工作的直接任职者之外,往往还包括任职者在整个工作流程中的上游供给者(supplier)和下游接收者(recipient)、管 理 层 级 中 的 直 接 上 级(supervisor)以及同事(co-worker),对其下级的访谈可以作为信息补充。2024/5/22周三11(二)访谈者的角色定位u访谈者在访谈过程中所扮演的角色,根据访谈目的、访谈者的风格等的不同,即可以是消极的信息记录者也可以是积极的思维引导者。u作为信息记录者,
13、其主要职责是根据访谈提纲尽可能收集其需要的信息,以信息的完备性作为其追求的目标;u另一方面,访谈者应积极引导任职者进行扩展思维,根据任职者提供的线索深入追问,以获得附加信息,以信息的广度和有效性作为其追求的目标。2024/5/22周三12获取直接上级对于该职位的期望职责以及任职资格,并对该职位现存状况进行评价提供上游工作对其下游目标职位职责、任职资格的要求从下级的角度发现目标职位工作职责的盲区以及其期望的上级扮演的角色通过对上游目标职位的满意度评价校对其工作职责,从结果的角度提出任职资格建议图5-1:访谈对象及其角色的定位2024/5/22周三13职位分析方法第4章(三)访谈的结构化程度根据实
14、际需要,职位分析师可以选择结构化或非结构化的面试方法。非结构化访谈可以根据实际情况灵活收集职位信息,但在收集信息的完备性方面存在缺陷;结构化访谈信息收集全面,但不利于任职者的发散性思维。实际运用中,往往将两者结合起来,以结构化访谈问卷作为访谈一般性指导,访谈过程中,根据实际情况就某些关键领域进行深入探讨。2024/5/22周三14通常,职位分析师可以通过以下主要途径,实现访谈的结构化和规范化:访谈结构化途径n同时规定问题及其答案的形式n规定收集的信息的形式n规定所提问题的形式n同时规定问题及其答案的内容n规定收集信息的内容n规定访谈过程中所提的问题的内容n限制收集信息的类型表4-3:访谈结构化
15、的途径职位分析方法第4章2024/5/22周三15二、通用职位分析访谈流程职位分析访谈作为收集工作信息的重要手段,是决定职位分析质量的重要环节。当然,访谈的流程是多样化的,需要职位分析师在实际操作中,灵活把握。通用的职位分析访谈包括以下五个主要环节:图5-2:通用职位分析访谈流程2024/5/22周三16(一)访谈准备阶段在职位分析访谈的准备阶段主要包括以下几项工作(见图5-4)职位分析方法第4章图4-3:职位分析访谈准备阶段各项工作访谈计划的目的主要是明确以下内容:(1)明确访谈目标(2)确定访谈对象(任职者直接上级或是从事本职位6个月以上的任职者)(3)选定合适的职位分析访谈方法(例如,访
16、谈的结构化程度以及访谈的形式)(4)访谈的时间、地点(访谈的时间安排以不打搅正常的工作为宜,访谈的场所应该保持安静、整洁、方便)(5)准备访谈所需的材料和设备制定访谈计划培训访谈人员培训主要包括三方面的内容:一是基本访谈原则、知识、技巧的培训与交流;二是针对本次访谈展开的专项培训,主要是传达访谈计划,明确访谈目的意义;三是按照访谈分工各访谈人员收集并分析现有的目标职位相关信息,在实践中本环节操作质量的好坏对访谈的效果将会产生极大的影响,我们可以更具实际需要采取个体分散学习和集中分析总结等方式开展,力求使访谈人员在访谈对工作有大致的了解与认识访谈者根据现有资料及信息,编制访谈提纲,访谈提纲的主要
17、作用是为访谈者提供信息补充,防止在访谈过程中出现严重的信息缺失,确保访谈过程的连贯性。访谈提纲大致分为通用性问题(开放式)和个性化问题(封闭式),通用性问题主要列举需要收集的各方面信息(参见本节所附提纲示例),个性化问题主要列举与职位相关的各项职责和任务,以作为启发被访谈者思路的依据。编制访谈提纲制定访谈计划访谈计划的目的主要是明确以下内容:(1)明确访谈目标(2)确定访谈对象(任职者直接上级或是从事本职位6个月以上的任职者)(3)选定合适的职位分析访谈方法(例如,访谈的结构化程度以及访谈的形式)(4)访谈的时间、地点(访谈的时间安排以不打搅正常的工作为宜,访谈的场所应该保持安静、整洁、方便)
18、(5)准备访谈所需的材料和设备培训访谈人员培训主要包括三方面的内容:一是基本访谈原则、知识、技巧的培训与交流;二是针对本次访谈展开的专项培训,主要是传达访谈计划,明确访谈目的意义;三是按照访谈分工各访谈人员收集并分析现有的目标职位相关信息,在实践中本环节操作质量的好坏对访谈的效果将会产生极大的影响,我们可以更具实际需要采取个体分散学习和集中分析总结等方式开展,力求使访谈人员在访谈对工作有大致的了解与认识编制访谈提纲访谈提纲大致分为通用性问题(开放式)和个性化问题(封闭式)通用性问题主要列举需要收集的各方面信息个性化问题主要列举与职位相关的各项职责和任务,以作为启发被访谈者思路的依据。2024/
19、5/22周三17(二)访谈开始阶段访谈是双方面对面的交流互动的过程,因此访谈双方的情绪和心态对于访谈的效果起着相当关键的作用。从这种意义上说,在访谈初始阶段帮助被访谈者建立平和、互信的心态则显得格外重要。在有些访谈实践中,由于初始阶段处理不当,往往会造成被访谈者对访谈产生怀疑甚至敌意的态度,以致对整个访谈过程不配合或是不能准确的提供与工作有关的信息。其次,职位分析师应向被访谈者介绍本次访谈的流程以及对被访谈者的要求。如果在访谈过程中,需要使用笔录、录音等辅助记录手段的,应向被访谈者事先说明。接下来,职位分析师应重点强调本次职位分析的目的及预期目标、所收集的信息的用途以及本次职位分析相关技术性问
20、题的处理方法(尤其是标竿岗位的抽取、被访谈者的抽取方式)。首先,在职位分析的初始阶段,职位分析师应建立轻松、舒适会谈气氛,可以尝试使用以下方法。(见表4-4)表4-4:营造访谈气氛的途径职位分析方法第4章v采取随意简单的方式自我介绍v尝试发现被访谈者爱好的话题,从这些话题出发展开访谈v在话题开始时,采取鼓掌、适度赞扬等方式表达对被访谈者的欢迎,以缓和紧张气氛2024/5/22周三18表4-4:营造访谈气氛的途径v采取随意简单的方式自我介绍v尝试发现被访谈者爱好的话题,从这些话题出发展开访谈v在话题开始时,采取鼓掌、适度赞扬等方式表达对被访谈者的欢迎,以缓和紧张气氛2024/5/22周三19其次
21、,职位分析师应向被访谈者介绍本次访谈的流程以及对被访谈者的要求。如果在访谈过程中,需要使用笔录、录音等辅助记录手段的,应向被访谈者事先说明。接下来,职位分析师应重点强调本次职位分析的目的及预期目标、所收集的信息的用途以及本次职位分析相关技术性问题的处理方法最后,有必要向被访谈者说明的是,本次访谈已经征得其上司的同意,但是参与访谈的全部人员将保证访谈的内容除了作为分析基础外,将对其上级和组织中的任何人完全保密2024/5/22周三20。表4-5:常用介绍词示例职位分析方法第4章 你你好好!我我叫叫王王海海,是是本本公公司司人人力力资资源源部部职职位位分分析析师师。想想必必你你的的上上司司已已经经
22、和和你你沟沟通通过过,我我们们将将通通过过访访谈谈等等方方式式对对你你的的职职位位证证券券分分析析员员进进行行职职位位分分析析,确确定定该该职职位位的的工工作作职职责责及及任任职职资资格格。本本次次项项目目选选取取了了公公司司证证券券投投资资部部5 5个个核核心心职职位位作作为为标标竿竿进进行行分分析析,证证券券分分析析员员这这一一职职位位我我们们选选取取了了公公司司五五位位职职员员进进行行访访谈谈,你你是是我我们们访访谈谈的的第第二二位位。通通过过本本轮轮访访谈谈收收集集的的信信息息将将连连同同职职位位分分析析问问卷卷一一道道作作为为职职位位分分析析的的信信息息基基础础,最最后后的的成成果果
23、在在正正式式提提交交前前,我我们们会会再再次次和和你你沟沟通通确确认认。当当然然对对于于本本次次访访谈谈的的内内容容,我我们们会会予予以以保保密密。在访谈开始前,你问题需要向我们提出吗?在访谈开始前,你问题需要向我们提出吗?常用介绍词示例:2024/5/22周三21(三)访谈主体阶段职位分析师关心的首要问题是通过访谈获得关于目标职位准确而全面的信息。如果信息收集不够完整,将会直接影响职位分析结果的完整性;若所获信息用于编制职位分析调查问卷,也会造成调查问卷的残缺,无法完整的勾勒出目标职位的任务职责。因此在职位分析主体阶段职位分析师的工作将围绕如何收集完整、准确的信息而展开。2024/5/22周
24、三22第一步,寻找“切入点”首先,职位分析师应从一般信息入手逐步深入至问题的细节部分。主体访谈开始阶段很好的交谈“切入点”是询问被访谈者所在部门与组织中其他部门的相互关系,或者目标职位与部门内外其他职位的相互关系,另外一些简单的话题,诸如工作环境等,也可作为深入访谈的“破冰船”。随着访谈的逐步深入,所谈内容应逐步趋于具体、详细,主要询问被访谈者各项工作任务的“投入”(Input)、“行动”(Action)以及“产出”(Output)过程。职位分析方法第4章2024/5/22周三23第二步,获取“主干”工作任务在访谈过程中,可向被访谈者提供事先准备的任务清单初稿,与被访谈者就任务清单所列项目逐条
25、进行讨论。针对任务清单初稿,职位分析师可以向被访谈者询问以下问题(见表5-6):2024/5/22周三246、各项任务表述中是否相互重叠,哪些内容可以合并或者需要拆分的?5、整个任务清单中是否有相互矛盾和逻辑混乱的地方?4、是否忽略了其他重要的工作领域?3、任务清单是否穷尽你全部工作内容?2、在我们对这项工作任务的描述中,所用术语是否正确,是否还有其他更为专业的表述?1、我们对这项任务的表述是否准确清晰?表5-6:针对任务清单可提的问题2024/5/22周三25如果访谈前没有准备任务清单初稿,职位分析师可通过以下问题启发被访谈者逐项列举其工作内容(见表5-7):职位分析方法第4章表5-7:为启
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