基于智能报销系统的费用报销优化研究.pdf
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1、251人文华夏humanities chinapin pai yan jiuR基于智能报销系统的费用报销优化研究文/许梅(中铁二局集团有限公司)摘要:随着企业间市场竞争压力的进一步加大,对企业的内部财务控制管理质量和效率提出了更高的要求。企业要想提升自身的市场竞争力就必须贯彻降本增效的发展理念并加强企业的信息化建设。企业财务部门承担着管理、监督、核算等方面的工作,而费用报销则是其中最为关键的一项。为了解决该项工作工作量大、重复性高的问题,企业就必须加强信息化建设,以促使工作过程得到有效集成和简化,从而减少人力资源的消耗。因此,本文将以 ZX 公司为例,详细阐述智能费用报销中存在的问题,并努力探
2、寻一种更为合理的优化方案,以便对企业的财务管理工作有所帮助。关键词:费用报销系统;企业财务;智能化中图分类号:F275文献标识码:A 文章编号:2096-1847(2023)28-0251-03当下市场竞争越来越激烈,企业必须加强成本控制,做到开源节流。在节流上,要对谁花这笔钱、怎么花、花多少、花在哪等关键问题进行严格管理。在成本控制和管理方面,要建立共享财务中心,以及健全的财务信息系统,以便实现有效的、统一的管理。因此,企业需要建立健全智能报销系统。一、智能报销系统的基本理论目前,已有的智能报销系统分为网上填报、智能识别、关联订单、自由组合四大类型。网上填报系统更接近于人工申报,只是由原有的
3、手写申报变成了在线申报,并进行了加计汇总,但还需要相关单位的负责人签名,因此这并不能减少报销人员的工作量1。智能识别系统利用 OCR 技术将原始的报销凭证扫描、上传,并将其打印出来,再由财务人员、分管领导审核、支付。该模式减轻了报销人员的工作负担,随时随地都可以上传报销凭证,最终只需提交审核通过的报销单和原始单据就可以完成报销。但是,这种模式下由于电子文件和纸质文件同时存在,财务人员不但要进行电子文件的存档,而且在收到报销凭证后还要重新检查,这也间接增加了财务人员的工作负担。关联订单式系统将申请、采购、报销等集中在一起,统一使用电子凭证,不再需要将纸质文件和电子文件进行比对;将费用报销的发票凭
4、证直接上传到系统中,由财务人员对其进行审批,待审批通过后就可以直接使用公务卡进行报销,并且与相应的订单进行匹配,将生成的费用报销记录储存在系统中,以便为报销记录查询提供可靠的信息。申请费用报销的人员在向财务人员提供电子发票、交易金额等信息时,审核达到报销标准后才可以进行报销。自由组合式系统是将上述三种方法结合起来,充分发挥各种方法的长处。由于技术壁垒的存在,例如 OCR 技术不成熟,在线申报权限开放限制,平台和网络不共享,智能报销系统和税务系统沟通壁垒没有完全清除等等,企业要想突破技术壁垒,就要将各个系统的优势统一起来,形成一个独立的个体化的体系,但这么做难度很大,成本也很高。二、ZX 公司费
5、用报销现状及存在问题分析(一)ZX 公司基本情况ZX 公司创建于 1985 年。在过去的几年里,ZX 公司借助 5 G 技术迅速地成长起来,目前已经是全球三大通信服务供应商之一。其移动设备、路由器、移动终端等方面的技术在国内是数一数二的。其 44%的营收来源于国际的跨国经营,在我国海外上市公司中占据了一席之地。该公司为适应客户需求,不断地更新通讯产品,以便更好地为客户提供服务。(二)ZX 公司财务共享中心概况ZX 公司财务共享中心主要包括战略经营、属地经营、财务共享这三个板块。总公司财务负责组织、制定与 ZX 公司有关的各项金融法规及运作标准,并引导政策规范制定、管理会计、投融资、税务筹划、内
6、部稽核等不同的板块,目的是推进战略经营;公司财务部主要负责各子公司的财务工作,如财务分析、内控执行、报税、业务支持等;而财务共享则是把各子公司的会计业务信息集中到一个共享管理中心,使用财务共享中心的清算平台金融公司进行集中的、统一的资金分批付款,并将集中在一个共享中心的大量商业数据进行财务化,根据公司管理层的需求来对数据进行重新处理和分析,以便为政策制定者提供有效的数据依据。(三)ZX 公司费用报销流程目前,ZX 公司网上报销的主要流程是:(1)在线填写报销内容,上传报销单据,提交报销申请;(2)按报销项目及金额,由项目主管或上级领导审核;(3)由项目主管或上级领导在线上审核后,再将其转交给财
7、务部门进行审核;(4)在财务预审结束后,由财务稽核人员重新进行审核看其是否合格,若合格,报销人员就将原始单据交给财务部,由财务部的财务人员对单据进行简单地核对,最终形成财务凭证;(5)出纳根据自动生成的单据,再次进行确认后,就可以通过银企直联系统,向银行报告客户的账号信息进行付款;(6)付款完毕后,财务部的财务人员要将电子票据、原作者简介:许梅,生于 1990 年 12 月,女,本科,中级会计师,研究方向为智能系统。252人文华夏humanities chinapin pai yan jiuR始票据进行归档。(四)ZX 公司费用报销管理存在的问题(1)报销单易填写错误和报销附件不符合规定在财务
8、共享中心的报销过程中,报销人本人需要填写报销单并同时上传报销附件,在填写的时候也有可能出现一些信息误差2。例如,在 ZX公司的在线报销流程中,部分报销人本身对报销制度并不是很熟悉,再加上报销的项目比较复杂,所以往往会出现填写错误、遗漏原始附件以及报销附件不符合要求等问题,从而导致报销工作的进度受到极大影响。(2)财务咨询信息不畅通在传统报销模式的影响下,由于信息沟通效率较低,报销业务和相关信息没有被科学合理地进行归纳整理,导致当同一笔报销被不同的财务人员经手时会出现多种情况:有的财务人员在收到报销凭证时,可能会将其纳入可全额报销的范围,而有的财务人员在进行审核时,则会对同样的报销凭证和业务采用
9、报销核减的方式;或者是将同一笔报销分成不同的经费归属事项,例如有的财务人员可能将公差出行的某部分费用划归为车辆费,而其他的财务人员则可能将其划归为日常交通费。这样的差异会导致最终的报销结果截然不同,影响报销的规范性。网上报销模式解决了报销人员在报销工作中重复跑路的问题,同时也减少了与财务人员面对面的交流接触。三、基于智能报销系统的费用报销优化设计(一)基于机器学习算法的报销人员信用评价(1)构建信用评价模型的意义通常意义上所说的信用评价模型主要指的是一种人身金融权限划定模型,是近些年来银行推出的为了保障自身和客户利益的模型。该模型可以直接参考用户的历史资料来对用户的信用进行评级,再根据评级去确
10、定其金额的权限。从实践的角度来看,信用评价模型的运行牵涉到业务目的确定、数据源识别、数据收集、数据选择、数据质量审核、数据转换、数据挖掘、结果解释、应用建议和结果应用等。由于 ZX 公司的审批人员数量有限,报销单据的数量庞大,导致报销过程出现延迟;同时因为稽核和出纳的工作量大,报销人员参差不齐,还可能出现随意报销、乱报销的情况,例如将本应当差额报销的事项进行全额报销,违反报销程序和相应的报销规则。因此,加大对报销人员工作规范性的约束力度是优化报销程序的关键。ZX公司可以根据这一情况选取合适的机器学习算法,构建适合报销人员的信用评估系统3。该公司通过搭建信用评价模型来对报销人员的工作进行审查和评
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