货运操作规范出口流程介绍模板.doc
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1、货运操作规范出口步骤一、接待用户礼议1、接听电话现今不管国际、中国货运运作全部离不开电话这一便捷通讯工具,故更需注意你在接听用户电话时时,是否能做到彬彬有礼。1) 语气魅力用清楚而愉快语气接听电话能显示出说话人职业风度和可亲性格。即使对方用户无法看到你面容,但你喜悦或烦躁仍会经过语气流露出来。打电话时语气应平稳柔和、安详,这时如能面带微笑地和用户交谈,可使你声音听起来更为友好热情。千万不要边打电话边吃东西。2) 得体问答来电应在第二声铃响以后立即接听,在礼貌问候对方以后应主动报出企业或部门名称和自己姓名,如:“你好,海棋货运”,切忌拿起电话劈头就问:“喂,找谁?”或讲电话时含糊不清。结束电话交
2、谈时,相互客气地道别。不管什么原因电话中止,应主动重拨并向用户解释。3) 电话留言接到用户咨询、投诉或所找配载正在通电话时,不能立即回电话可留下用户姓名、单位、回电号码且立即给回复,不应盲目转机,这么会给用户留下不好印象。4)礼貌用语 对用户致谢要答谢,答谢能够用“没什么,别客气”、“我很愿意帮忙”、“应该”往返复。使用电话交谈,学会向用户道歉,是缓解双方可能产生担心关系一贴灵药。道歉时最关键是有诚意,切忌道歉时先辩解,好似推脱责任。2、着装礼则20世纪60年代,日本人提出了场所着装“TPO(Time、Place、Object缩写)”,其基础含义就是穿衣打扮要有章法,搞清楚穿衣时间、地点及目标
3、,直到今天它仍是各国人士在着装时所遵照基础规则。穿着需注意场所且要得体保持清洁,并熨烫平整,穿起来就能给人以衣冠楚楚、庄重大方感觉。整齐并不完全为了自己,更是尊重她人需要,所以这是良好仪态第一要件。一样在本企业虽对职员穿着没有明确要求及要求,但穿着得体不仅对自已也是对于来访用户一个尊重。二、接单(接收货主委托)需明确关键信息1、 船期2、 中转港、目标港3、 件数、毛重、尺码4、 箱型、箱量1)箱型:干货箱(DC),冷藏箱(RC),开顶箱,框架箱,挂衣箱,及其它特种箱。2)尺寸 20GP、40GP、40HQ、45HQ3)容积、载重量以干货箱(DRY CONTAINER DC)为例20GP Ge
4、neral Purpose 20 x 8 x 86SteelMillimetresFeetInternalDimensionsLength5.898194.2Width2.35278.6Height2.391710DoorOpeningWidth2.34078Height2.28075.8KilogramsPoundsWeightMax Gross24,00052,910Tare2,2805,090Max Payload21,72047,885Cube MetresCube FeetInternal Capacity33.21,17140GPGeneral Purpose 40 x 8 x 8
5、6SteelMillimetresFeetInternalDimensionsLength12,040395.3Width2,35378.5Height2,38379.7DoorOpeningWidth2,34078Height2,28075.8KilogramsPoundsWeightMax Gross30,48067,200Tare3,8308,450Max Payload26,65058,630Cube MetresCube FeetInternal Capacity67.72,39040HQHigh Cube 40 x 8 x 96SteelMillimetresFeetInterna
6、lDimensionsLength12,031395.6Width2,35278.5Height2,698810DoorOpeningWidth2,34078.1Height2,58585.8KilogramsPoundsWeightMax Gross30,48067,200Tare3,9808,775Max Payload26,50058,425Cube MetresCube FeetInternal Capacity76.32,69445HQHigh Cube 45 x 8 x 96SteelMillimetresFeetInternalDimensionsLength13,544445.
7、2Width2,35278.5Height2,698810DoorOpeningWidth2,34078.1Height2,58585.8KilogramsPoundsWeightMax Gross30,48067,200Tare4,80010,580Max Payload25,68056,614Cube MetresCube FeetInternal Capacity863,040以上表中数据均为理论数据,在实际工作中,通常装货容积为:20GP 29CBM、 40GP 59CBM、 40HQ68CBM、 45HQ 78CBM 如货物包装合理,全部有可能超出上述数字而更靠近理论值。对于载重量,
8、因为各家船企业要求、各港口吊机起吊重量不一样、或公路法要求,不一样船企业,不一样港口、对集装箱载重量有不一样要求。通常:20GP0KGS 、40GP26000KGS、40HQ26000KGS、45HQ26000KGS。(案例:某一用户要求配CMA箱种2X20GP,但传过来托单数据为40PALLETS/46000KGS/36CBM,因为操作没注意毛重只注意尺码而配错箱)4)箱体材料:大部分集装箱为钢制,也有部分为铝制。钢制集装箱采取焊接工艺,铝制集装箱采取铆接工艺。值得注意是:很多铝制集装箱因为使用年限较长,箱体老化,在铆钉铆合处会有渗水现象。故部分货主拒绝用铝制集装箱,如华越、华邦、华欣等几家
9、大用户。5、 付费条款预付货在做箱前需让SALES批价、署名,特殊情况若SALES一时间还无法批价,可待其确定后先做箱后补批运价。6、 运费支付方接到用户托单时,若为预付货,则向用户了解USD及RMB支付抬头;若为到付货则向用户了解其具体RMB支付抬头,后输单时将此具体抬头输入电脑中。三、订舱1、 缮制委托书(七联单)接到托单后第一时间输入电脑,通常不超出半个工作日。输单时应最大程度确保原始托单数据正确、相符性,以降低后续过程频繁更改,输完单后将配载回单传真给用户,让用户能第一时间了解配船信息。2、 加盖企业订舱章订舱提供订舱所需资料,应一并备齐方能去订舱。若碰到船企业舱位担心,则需第一时间通
10、知SALES或用户。3、取得订舱确定回单、船企业设备交接单(即箱单)、盖有进港确定章装箱单后可按用户要求做箱。*船企业订舱所需资料及装箱单(以下所提到托单和配载清单均需盖订舱业务章):1) HPD:用电脑传真提单COPY件到船企业,待船企业确定后在COPY件上注明HPD大提单号及BOOKING号,然后凭所回传确实定件及一张对外配载清单到外代开箱单。除内支线外,其它航线均需在装箱单上盖中转港确定章。2) MOSK:凭两托单即可开箱单,若为预付货则需注明运价,除支线(内支线、釜山)船外,其它航线均需在装箱单上盖中转港确定章,紧急情况下可传真放箱。3) NYK:凭两张托单即可开箱单(随附NYK提单号
11、标签),若为预付货注明运价,除内支线外,其它航线均需在装箱单上盖中转港确定章,紧急情况下可传真放箱。4) ZIM:凭一联托单即可开箱单,若为预付,须在托单上注明预运价,若为到付,则在托单上写上无箱贴、无佣金。除支线船外,其它航线均需在装箱单上盖中转港确定章,能够传真放箱。5) MSC:提供七联托单、一张对外配载清单及装箱单(需盖中转港确定章)即可开箱单,不可传真放箱。6) KLN:在K-LINE提供预配清单上写明所订货物提单号、箱型、箱数、目标港、毛重、货名、发货人、收货人及运费条款(预付还需注明运价),待船企业确定后回传预配清单及放箱单,凭确定好预配清单并附装箱单到船代或外代盖中转港确定章,
12、提箱时需在放箱单上盖企业业务章(需正本),不能够传真放箱。7) DSR:凭一联托单即可开箱单,除支线船外,其它航线均需提供装箱单用来盖中转港确定章,能够传真放箱(必需在船企业收到正本托单后才许可传真放箱给货代)。8) 东南亚海运:用电脑传真提单COPY件到东需亚海运(若预付货须注明运价),待船企业确定后,凭其确定件、装箱单及一张对外配载清单到外运船代二部开箱单,不许可传真放箱。9) HMM:传提单COPY件到现代海运,待其确定后,凭此确定件、装箱单及一张对外配载清单到外代开箱单,不接收传真放箱。10) 建恒:直接凭二联托单和装箱单到建恒开箱单,不接收传真放箱。11) MAERSK:凭二联托单及
13、装箱单至MAERSK开箱单,不接收传真放箱。12) 泛洋SOC:凭一张对外配载清单即可开箱单,能够传真放箱。13) UGMU:若为一个柜子,则只需提供四联托单及装箱单,前两联船企业留底,第三联盖船企业放箱单,第四联盖船企业订舱章,若为数个柜子则在上述基础上多加数张托单,用来盖放箱章,支线船则不用提供装箱单,可用“借箱保函”传真放箱。14) LT:若为一个柜子,则只需提供四联托单及装箱单,前两联船企业留底,第三联盖船企业放箱单,第四联盖船企业订舱章,若为数个柜子则在上述基础上多加数张托单,用来盖放箱章,支线船则不用提供装箱单,可用“借箱保函”传真放箱。15) EVG:若为一个柜子,则只需提供四联
14、托单及装箱单,前两联船企业留底,第三联盖船企业放箱单,第四联盖船企业订舱章,若为数个柜子则在上述基础上多加数张托单,用来盖放箱章,支线船则不用提供装箱单,可用“借箱保函”传真放箱。16) OOCL:凭两联托单(粘上提单号小标签)和装箱单到船企业开箱单即可,一张托单船企业留底,另一张则盖上OOCL订舱确定章用于到船代或外代订舱,除特殊情况通常不接收传真放箱。17) CSC:凭七联托单(注明品名,预付货则注明运价)和装箱单即可开箱单,CSC会在第二联和第五联上加盖签单章,凭第二联即可提箱,除特殊情况外通常不许可传真放箱。18) P&O:开箱单需提供三联托单和装箱单,P&O会在前两联上敲订舱章,一张
15、用于船代或外代订舱,一张则用于提箱,除特殊情况外通常不许可传真放箱。19) APL:提供二联托单及装箱单即可开箱单,可传真放箱。20) SITC:凭七联单即可开箱单,可传真放箱。21) COSCO:提供七联单和一张对外配载清单即可开箱单,若为直航船还需提供装箱用来盖进港确定章,可传真放箱。22) WLN:开箱单只需提供四联托单及装箱单即可,船企业接收传真放箱。23) PIL:凭七联托单和装箱单即可开箱单,可传真放箱。24) CLANCA:先将提单COPY件传给船企业,待其确定后,凭船企业确定件、装箱单及一张对外配载清单即可,可传真放箱。25) NB OCEAN:凭一张托单及对外配载清单即可,船
16、企业不接收传真放箱。26) CMA:提供一张托单及装箱单即可,而美线则需二张托单,其中一联船企业盖上订舱确定章,用于到船代订舱,不许可传真放箱。27) NORASIA:凭一联托单、一张对外配载清单及装箱单即可,支线船则无需提供装箱单,除特殊情况通常不接收传真放箱。28) CONTSHIP:若为一个柜子,则提供三联托单及装箱单,一张船企业留底,一张盖船企业订舱章用于到船代订舱,一张则用来放箱,若为多个柜子,则按集装箱箱数在原先基础上增加对应托单即可,通常可接收传真放箱。29) LYKES:若为一个柜子,则提供三联托单及装箱单即可,一张船企业留底,一张盖船企业订舱章用于到船代订舱,一张则用来放箱,
17、若为多个柜子,则按集装箱箱数在原基础上增加对应托单;上支线船则需凭船企业订舱确定件和一张对外配载清单到外代开箱单,通常可接收传真放箱。30) ANL:传真提单确定COPY件到船企业,待其确定后,凭其确定件、装箱单及一张对外配载清单到外运开进场联,出场联则到ANL船企业领取,船企业不接收传真放箱。31) 万海:提供两联托单即可,船企业在每一联上敲订舱章(到外运订舱用),并带回放箱通知书(有多个箱子就几张),船企业不许可传真放箱。32) 南星:传真提单确定COPY件到船企业,待其编好提单号确定后,凭其确定件及一张对外配载清单即可开箱单,但不能够传真放箱。四、做箱1、 门到门:1)一般箱种向用户了解
18、门到门地址、工厂名称、联络人、电话或手机及明确装柜时间,须于截关日前1-2天排好车班;*注:集装箱通常在开船前五天才能进港,合理安排装箱时间,避免提早拖柜而无进港区;同一方向两小柜可拼一辆集卡车到工厂装柜;若碰到一辆集卡拖一小柜,则需衡量此柜总重量(总重量:货重+箱重),通常十吨以上则属重箱需放在集卡车拖板中间,十吨以下属轻箱可放前可放后,但最好放在集卡车拖板前部。若用户有要求拖柜时箱子需放在车尾且单放去工厂拖柜,则必需按上述标准去衡量。因重箱放在车尾,集卡车就会头重尾轻,无法正常拖柜,严重还可能引发集装箱从车尾掉下来事故。(案例:李春霞APL中东线船上辛克指定货,因为此货为报关前天下午加载一
19、小箱,加箱重20吨,且到宁海装柜需爬岭,因用户装柜前无任何要求,此柜车队便理所当然放在集装箱拖板中部到工厂装柜。因工厂所装货全部打了托盘,集装箱放在拖板中间铲车无波将托盘铲入箱内,结果造成该柜到工厂无法装柜而放空回来)2)特殊箱种冷冻箱(指冻鱼、冻虾等)冷冻柜通常在装箱前一天半或两天由报验员向提箱堆场申报验箱(申报资料:对外配载清单、托单及报关用发票各一张)。申报(需半天)后堆场进行插电验箱一天,验完箱后堆场会发一张验箱货柜巡查统计,车队则凭此统计提箱及进港。冷冻箱进港后,港区会提供三天无偿插电期,迂期则另付插电费,故合理安排装柜时间,避免额外费用产生。若用户确定此额外费用也可提前装柜。食品箱
20、(指罐头、茶叶等)食品柜通常在装箱前一天或一天半由报验员向商检局验箱部门申报验箱(申报资料:对外配载清单、托单及报关用发票各一张),半天申报,半天由报验员陪同验箱老师验箱。验完箱后由验箱部门出具一张验箱单,车队凭此验箱单复印件到堆场提箱,而正本验箱单则用来做商检换证。(注:验完箱后,堆场将所验箱子保留二十四小时,即车队需在二十四小时内将此柜提走,反之堆场则转为一般箱使用不再保留;同时装茶叶集装箱不能用受潮箱及新箱,因为新箱有异味,而茶叶恰好易受潮且轻易串味)危险品箱(本企业现在在接为点火枪、打火机、液体胶水、乒乓球、带有液体蓄电池等)危险品货柜通常在装船前一天申报(申报必需有箱号),申报需提供
21、空白“集装箱装运危险货物装箱证实书”三张、适量“出境危险货物运输包装使用判定结果单”一张或数张、报关用发票及装箱单各一张(若为打火机则还需提供国家检验检疫局危险品中心试验室出具一份“出口打火机点火枪型式试验结果单” )。 出境货物换证凭条转 单 号421T 4634报 检 号 340报检单位 荣光集团品 名 布胶鞋合 同 号 IEA020501SHS编号64041900数(重)量28560双纸箱595纸箱金 额 34426.7美元评定意见: 贵单位报检该批货物,经本局检验检疫,已合格。请执此单到宁波局本部办理出境验证业务。本单使用期截止于07月19日 温州局本部5月21日植检办理植检通关单通常
22、分两种情况:一个为货物生产地在宁波大市区以内,则用户委托本企业代办植检需提供以下资料:报关用发票、装箱单、报检委托书(报关单上贸易企业为宁波大市区以内需提供正本盖公章委托书,以外则复印件亦可)、盖公章外销协议(若协议上付款方法为L/C则还需提供信用证)、另加一张工厂在宁波出入境检验检疫局登记“出口商品生产企业登记证书”复印件即可申报。另一个货物生产地在宁波大市区以外,则用户委托本企业代办植检需提供发票、装箱单、报检委托书、外销协议、再加一张“中国出入境检验检疫同境货物换证凭单”或提供换证凭条和报检委托书进行换证。*注:通常办植检需在报关前四天进行报验,办换证则需提前一到两天报验。2、 报关前交
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