黑龙江公司采购与付款内部控制制度模板.doc

黑龙江省完达山股份采购和付款内部控制制度第一节 总 则 第一条 为了加强对黑龙江省完达山股份（以下简称本企业 或企业）物资采购和付款步骤内部控制，堵塞采购漏洞，降低采购风险，依据中国会计法等相关法律法规，结合本企业实际情况，制订本制度。第二条 本制度所称采购是指本企业购进用于生产经营或提供劳务消耗多种物资（包含原料及关键材料、辅助材料、修理用备品备件、燃料）和达成固定资产管理标准多种设备行为，付款是指支付和购进物资或设备相关款项行为。第三条 对外采购业务内部控制制度基础要求是采购和付款中不相容职务应该分离，其中包含：（一）付款审批人员和付款实施人员不能同时办理寻求供给商和洽谈价格业务；（二）采购协议洽谈人员、签订人员和采购人员不能由一人同时担任；（三）货物采购人员不能同时担任货物验收和记账工作。第二节 分工和授权第四条 对在管理或办公过程中使用或耗用各类物品，企业总部、各分企业必需遵照“集中采购、相互牵制”标准，各分企业依据实际情况，参考本制度相关要求制订本单位具体实施措施并组织实施，同时报企业总部立案，果断杜绝由使用部门直接自行采购本部门所需物品多头采购、各行其是现象。 第五条 各分企业在企业总部核定库存物资定额标准范围之内，除由总部需集中采购生产消耗性物资外，可依据实际需要自主决定生产消耗性物资采购，同意权限由各分企业自行制订并报企业总部立案；第六条 固定资产采购标准上由企业总部统一采购，各分企业采购达成固定资产管理标准设备或组成固定资产其它物资要以取得企业总部固定资产管理部门同意或授权为前提条件。第七条 企业总部、各分企业应设置专门物资管理部门，设置物资主管岗位，在主管副经理（副厂长）领导主持本单位物资采购工作，设置物资采购员岗位，负责具体办理物资主管人员交办物资采购任务。第三节 实施和实施第八条 企业总部、各分企业物资管理部门应依据本单位生产经营范围、特点和供货地点远近，保持本单位合适品种和数量库存物资，并依据物资实际库存情况，在各自采购权限内自主决定物资采购品种、数量和地点，立即补充物资库存量。第九条 物资使用部门应按月向本单位物资管理部门报送本部门物资使用计划，如所需物资无库存或库存量不足，则由物资管理部门填写物资请购单，物资使用部门可对无计划且无库存急用物资直接填写物资请购单，经仓库保管员在物资请购单上签字后，报有同意采购权限人员签字同意，再交采购员进行采购。无物资请购单物资，仓库不得验收入库，财务部门不得给报账，并要按违规追究相关责任人责任。第十条 企业总部、各分企业物资采购权由各物资管理部门集中行使，未经各本单位责任人同意和物资管理部门授权，其它部门一律不得自行采购本部门所需物资，不然仓库不得验收入库，财务部门不得给报账，并要按违规追究相关责任人责任。第十一条 企业总部、各分企业物资采购标准上全部要签署购销协议（在所在地市场购置零星物资或钱货两清物资采购除外），明确采购物资名称、规格、质量实施标准、数量、价格、交货日期、运输方法、付款方法、违约责任等要约，各单位要明确制订签署协议权限，协议印章要由专员保管，发觉有越权签署协议行为，印章保管人有权拒绝盖章并向协议签署人上级授权部门汇报。采购每项物资，应确定最好供给起源。对部分大额、关键采购项目，应采取竞价方法来确定供给商，以确保供货质量、立即性和成本低廉。第十二条 企业总部、各分企业物资采购由物资管理部门集中办理，特殊情况经本单位责任人同意并经物资管理部门授权，可由物资使用部门自行采购所需物资。第十三条 采购物资到货后，要立即组织物资管理员进行入库前清点验收，精密仪器、生产设备等固定资产应由固定资产管理部门会同相关专业部门共同进行验收，验收过程中应首先比较所收物资和请购单、发票账单上品名、规格、数量、单价是否相符，然后检验物资有没有损坏、使用性能优劣，验收合格后，验收部门人员应对已收物资编制一式多联、事先编号验收单进行签字，作为验收和检验物资依据。物资验收入库后，才能和供货方结清货款，财务部门必需凭借付款通知书才能支付购货款。第十四条 按协议约定需要预付购货款，由采购员提供协议复印件并填写付款通知书，注明付款事由、付款金额、对方单位名称、开户银行及账号，按同意物资采购权限办理付款同意手续后，交企业财务部门办理预付货款业务。第十五条 货物及发票已到，验收合格并和购货协议、发票及清单查对无误后，由采购员填写付款通知书并经有权同意物资采购人员签字同意后连同发票、入库清单和入库验收单一起交由财务部门办理付款业务；货物已到发票未到，验收合格并和购货协议查对无误后，如供货方要求并经本单位有权同意物资采购人员签字同意，可凭付款通知书支付不超出货物总价值80%货款，待发票到后再付清余款；发票已到货物未到，不准支付购货款。采购业务完成后，财务部门要催促采购员立即结清购货结余款，不留“尾巴”。第十六条 物资采购除购置固定资产可无须取得增值税发票或向农民收购产品不能够取得增值税发票外，其它管理或办公过程中使用或耗用各类物品、生产消耗性物资采购必需取得增值税发票方可报销。第十七条 物资采购完成并取得增值税发票后，如发生退货或销售折让，应视不一样情况按以下要求办理：（一）采购后在未付款而且未做帐务处理情况下，须由采购员将原发票和税款抵扣联退还给销售方，属于采购物资退回，由采购员和对方协商实物处理退回工作，属于销售折让，采购员应从销售方重新取得折让后增值税发票。（二）采购后已付货款或货款未付但已做帐务处理，发票联及抵扣联无法退还情况下，由企业财务部门税务核实人员和当地主管税务机关联络开具进货退出证实单或索取折让证实单，由采购员送交销售方，并取得销售方开具红字发票，再转交财务部门进行帐务处理，属于采购物资退回，由采购员和对方协商实物处理退回工作。第四节 检验和监督第十八条 本企业由内部审计人员对采购和付款业务行使检验监督权。第十九条 对采购和付款业务检验监督关键内容包含：（一）采购和付款业务岗位设置和同意权限授权和实施情况。（二）申请物资采购程序是否正确，审批物资采购是否有越权行为。（三）物资采购协议签订情况，协议要约是否完整、规范、正当有效。（四）物资采购专属权实施情况。关键检验物资采购是否由物资管理部门集中办理，其它部门办理物资采购是否取得同意并经物资管理部门授权。（五）付款步骤控制。关键检验付款通知书填写是否完整，审批手续是否正确有效，是否凭付款通知书支付购货款。第二十条 内部审计人员对监督检验过程中发觉采购和付款内部控制中微弱步骤，应要求被检验单位纠正和完善，发觉重大问题应写出书面检验汇报，向相关领导和部门汇报，方便立即采取方法，加以纠正和完善。第二十一条 本制度由公布之日起生效，黑龙江省完达山股份董事会负责解释。 黑龙江省完达山股份董事会