集团采购管理制度样本.doc

XX集团采购管理制度

一、总则 　
　(一)、为规范本集团及下属生产企业采购工作，特制订本制度。　
　(二)、本制度适适用于集团企业及集团下属各生产企业采购活动。
二、采购标准 　　
(一)、严格实施询议价程序 　　
凡未经过招标确定供给商价格物品采购，每次采购金额在元以上，必需有三家以上供给商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、用户群等原因基础上进行综合评定，并和供给商深入议定最终价格，临时性应急购置物品除外。
　　(二)、协议会签制度 　
　固定资产采购协议，必需经过相关部门如生产管理部、质量部、财务部、审计部、生产企业总经办、设备维修部共同参与，调研汇总各方意见，经企业分管领导审核，总经理同意签约。属集团采购项目，应报总裁同意。 　
　(三)、职责分离 　
　采购人员不得参与物资和服务验收，采购物资质量、数量、交货等问题处理，应由采购部依据协议要求及相关标准和供给商协商完成。
　　(四)、一致性标准 　
　采购人员定购物资或服务必需和请购单所列要求规格、型号、数量相一致。在市场条件不能满足请购部门要求或成本过高情况下，立即反馈信息供申请部门更改请购单作参考。如确因特定条件数量不能完全和请购单一致，经审核后，差值不得超出请购量5％～10％。 　　
(五)、最低价搜寻标准 　　
采购人员随时搜集市场价格信息，建立供给商信息档案库，了解市场最新动态及各地域最低价格，实现最优化采购。 　　
(六)、廉洁制度 　　
全部采购人员必需做到：　
　1、热爱企业，自觉维护企业利益，努力提升采购材料质量，降低采购成本。　
　2、加强学习，提升认识，增强法治观念。　
　3、廉洁自律，不收礼，不受贿，不接收吃请，更不能向供给商伸手。　
　4、严格按采购制度和程序办事，自觉接收监督。　
　5、工作认真仔细，不出差错，不因本身工作失误给企业造成损失。　
　6、努力学习业务，广泛掌握和采购业务相关新材料、新工艺、新设备及市　　　 场信息。 　　
(七)、招标采购 　
　凡大宗或常常使用材料，如原、辅、包材料、零星且繁杂物资、办公用具、中药材等全部应经过询议价或招标形式，由生产、质量、财务、审计、采购、总经办等相关部门共同参与，定出一段时间内（十二个月或六个月或一季度）供给商、价格，签署供货协议，以简化采购程序，提升工作效率。　　对于价格随市场改变较快材料，除缩短招标间隔时限外，还应伴随掌握市场行情，调整采购价格。
 三、采购程序 　
　(一)、供给商选择和审计 　
　1、原辅材料供给商必需证照齐全，含有生产产品正当证件。变更原辅材　　　 料供给商必需经过送样检验、小试、中试，取得生产、质量部门同意。　　　 必需时，报相关管理部门同意立案。　
　2、对于大宗和常常使用商品或服务，采购部应较全方面地了解掌握供给商　　　 生产管理情况、生产能力、质量控制、成本控制、运输、售后服务等方面　　　 情况，建立供给商档案，做好业务统计，会同企业生产、质量、采购部　　　 门对供给约定时进行评定和审计。
　　3、固定资产及零星物资采购在选择供给商时，必需进行询议价程序和综合评　　　 估。供给商为中间商时，应调查其信誉、技术服务能力、资信和以往服　　　 务对象，供给商报价不能作为唯一决定原因。　
　4、为确保原、辅、包材质量稳定，供给商也应相对稳定。　
　5、为确保供给渠道通畅，预防意外情况发生，对于生产运行所必需商　　　 品，应有两家或两家以上供给商作为后备供给商或在其间进行交互采购。　　　 大宗商品应同时由两家以上供给商供货，以确保货源、质量和价格合理。　　
6、对于零星且规格繁杂物资，每十二个月度依据部门预算计划统计造表交采购部门，向三家以上供给商询价，经相关部门及采购部门综合评定后，选择适宜供给商，签署特约供货协议，定时结算。 　　
(二)、采购程序 　
　1、原辅包装材料采购计划及资金预算　　　 销售计划——→生产计划——→资金预算　
　2、固定资产及其它零星物品申请，由各使用部门填写请购单，写清采购物　　　 资数量、规格、型号、质量标准、技术指标、制作工艺、材质、要求到　　　 货日期等，由部门经理签字上报分管领导同意，交集团采购部门。　
　3、采购询价、综合评定、会签协议，由采购部门协调生产、财务、审计、质　　　 量、工程、维修总经办及使用部门共同完成，报主管领导审批。　　　 生产、质量、工厂维修、使用部门负责采购材料适用性，财务部门负责　　　 预算控制、价格调查、资信调查、协议付款条款审核，法律部门负责合　　　 同条款审查，审计部门负责协议事前审计和事后财务审计。　　　 采购部门负责协议条款谈判，付款申请、索赔、采购档案建立，市场　　　 信息搜集。同时，和供方和生产厂联络货物接送时间、方法、到货情　　　 况、质量反馈及联络售后服务事宜。　　　 凡由集团采供部代各生产企业采购物资，采购协议签署后，由集团采供　　　 部采购人员将协议传真至生产企业采购部。　
　4、计划、仓储主管负责计划汇总、接货、统计，接收汇报出具。　　　 仓储、质量部门负责原辅包材验收，并出具检测汇报。并于每个月10日、　　　 20日将本月收货入库单、检测汇报汇总连同原辅料库存数传真至集团采供　　　 部。　　　 设备由申请部门、工程技术部门验收，并出具验收汇报。 　
　(三)、中药材采购： 　
　1、中药材通常应实施招标采购，因为其价格随市场行情波动较大，通常3月　　　 需重新组织招标一次。　
　2、在招标确定了供给商以后，应经过市场调研，上网公布需求信息等路径广　　　 泛搜集药材价格信息，和供给商协商，不停调整价格。
 四、审计监督 　
　采购全过程进行财务监督和审计。　　在采购招标、采购询议价、协议签署和采购结算过程中，除有生产、质量、使用部门、工厂维修部门及相关领导参与外，财务、审计部门要全程参与。财务部门关键负责材料价格核查，审计部门关键负责协议条款审核和财务支付事前事后审计。　　采购人员要自觉接收财务和审计部门对采购活动监督和质询。对采购人员在采购过程发生违犯廉洁制度行为，审计部门将有权对相关人员提出降级、处罚、开除处理提议，直至追究法律责任。
 五、采购网络管理 　　
以下信息将在TOPSUN网站公布：　　
1、东盛集团采购制度　
　2、东盛集团及下属各生产企业原辅材料、包装材料、设备、零星材料需求　　　 信息。
　　3、东盛集团及下属各生产企业可供调剂材料信息。　
　4、以上长久需求产品信息和可供调剂材料信息每十二个月年初、年中、年末由　　　 各生产企业向集团采供部汇报一次，由集团采供部整理并联络公布。　
　5、在TOPSUN网站公布信息，可有选择在新浪网上公布。