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公司采购手册的编订模板.doc
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1、第一章 采购手册编订目标采购手册编订目标为了使企业相关采购事务均能遵照制度办理,便于最合适时间、在可能范围内以最低价格,向最合适供给商,购置品质最好、数量最合适原料、辅料、商品或服务,特制订本手册。第二章 采购定义采购定义企业依据需求提出采购计划、审核计划、选好供给商、经过商务谈判确定价格、交货及相关条件,最终签署协议并按要求收货付款过程。第三章 适用范围适用范围1原料:是指直接使用于生产之原材料,是组成产品最关键成份。通常,原料是在产品制造成本中,所占百分比最高项目。(1)(2)、(3)(4)2辅料:在产品制造过程中,除了原材料之外所耗用材料均属之。(1)油漆: (2)胶粘剂(3)包装:纸箱
2、、热收缩膜、PE缠绕膜、PE珍珠棉、防潮膜、机用打包带、透明胶带、钢卷带、打包扣、托盘 3燃料:煤4其它:(1)砂带(2)刀具采购政策一采购政策1本企业物料供给采取集中采购制度。2本企业物料采购计划系依据物料需求计划而拟订。3本企业对贮备物料采取预购备用方法采购,对非贮备物料采取现用现购方法采购。4本企业采购人员应采取客观公正之态度并保持价值观念从事业务。5本企业采购得经由供给商或制造商以询价、比价、议价方法办理。6每一购案之供给商或制造商,除因采购金额微小或因实际上不可能外,应以指定两家或两家以上询价为标准。7本企业采购在必需时以签订长久合约或短期采购合约方法办理。是否以订约为宜,及订约使用
3、期限之长短,应以和本企业最有利之原因考虑。8本企业对物料采购应加强计划和预算之功效,以促进效率,降低成本。9本企业对物料采购应实施市场调查工作,建立相关资料,作为选择供给商之依据。10本企业对物料采购工作之进行,应实施独立之追踪制度,以促进工作效能。11本企业对物料采购过程应保持完整之统计,以供充足参考利用。二采购政策之评定和修订采购政策之评定作业,应先依据企业现行采购政策,对各采购项目标供给起源展开研究,并列出其优、缺点;其次再以“采购项目”为主,针对每一个项目标采购政策,给予检讨修正,进而消除现有政策对采购项目所既存缺点。在检讨修正采购政策时,同时应以业种别、厂商别及零件别为基准,进行检讨
4、其影响购入成本变动原因,比如:现在及以后经济动向市场改变等原因,加以思索分析,才决定是独家采购,还是多家分散采购或通常性订购方法,以使购置政策含有高度弹性。在评定采购政策时,可使用下列检核项目,进行检讨:1采购政策是否含有可配合市场、经济动向或其交易内容变异之弹性?2中、长久或年度采购实施方法是否明确?3在实施订货前,是否已检讨集中及分散采购等方法优缺点?4交易形态能否适切利用,以降低采购成本?5改变订货量对于采购成本会有影响吗?6是否对供给商进行评鉴?7是否依供给商评鉴结果进行订货?8是否主动教导或培育协力厂?9对协力厂教导结果是否反应在采购成本上? 采购制度采购制度 采购制度系指企业对采购
5、工作之管理。依据企业规模、地理条件、产品种类等采取中央集权方法“集中制”,或是地方分权方法“分散制”,或是兼分权和集权混合方法“混合制”。一集中制 将采购工作集中一个部门办理,做到极点时,总企业各部门、分企业及各工厂均无采购权责。(一)优点1集中采购可使数量增加,提升对卖方谈判力量,较易取得价格折让和良好服务。2只有一个采购部门,所以采购方针和作业规则,比较轻易统一实施。3采购功效集中,降低人力浪费;便利人才培养和训练;推行分工专业性,使采购作业成本降低,效率提升。4建立各部门共同物料标准规格,能够简化种类,互通有没有,亦可节省检验工作时间。5能够统筹计划供需数量,避免各自为政,产生过多存货,
6、各部门过剩物资,亦可相互转用。(二)缺点1采购步骤过长,延误时效;零星、地域性及紧急采购情况难以适应。2非共同性物料集中采购,并无数量折扣利益。3采购和使用单位分离,采购绩效较差。比如规格确定,物品转运等费事耗时。(三)使用情况1企业产销规模不大,采购量值小,全企业只要一个采购单位来办理,即可充足满足各部门对物品或劳务需求。2企业各部门及工厂集中一处,采购工作并无因地制宜之必需。或部门和需用部门虽非同处一地,但因距离亦非遥远,通信工具相当便捷,采购工作集中由一单位办理,尚不至于影响需求时效。3企业虽有数个生产机构,不过产品种类大同小异,集中采购能够达成“以量制价”效果。二分散制将采购工作分散给
7、各需用部门分别办理。此一个制度通常使用于企业规模较大,工厂分散和较广区域企业。这类企业,若采取集中制,则轻易产生采购上拖延,且不易应付紧急需要,而购用部门联络相当困难,采购作业和单据步骤显得漫长复杂。除了前述地理原因造成采取分散制理由外,若散布各地工厂,在生产设备、贮藏设备、小区经济责任等,含有独特差异性时,亦以采取分散制较为适宜。三混合制兼取集中、分散制优点而成。凡属共同性物料,采购金额较大者,或进口品等,均集中由总企业采购部办理;小额、因地制宜、临时性采购,则授权分企业或各厂实施。企业组织架构图参见后附图采购授权采购授权为了圆满实施工作并达成目标,采购部门应有下列四种决议权:1 供给商之选
8、择。2 交易价格及条件之决定。3 采购规范之确定。4 和潜在供给商之接触联络。再就采购部门而言,为实施分层负责,提升工作效率,通常会实施下列两种授权方法:内部授权采购主管秉承上级主管或企业制度,在一定金额内有决定采购之权。超出此一权限,仍需呈请上级主管核定。外部授权除了采取混合式采购制度之外部授权情况外,还有对于实施专案计划人员之授权(不受企业原有采购制度之约束),或采购部门认定由使用部门自行办理更为妥当之授权。金额较大之外部授权,采购部门应保留查核之权,以免发生流弊。企业采购核决表 负 责 人权项 目 限供给部责任人技术部责任人质量部责任人财务部责任人企业副总经理企业总经理原辅材料采购协议复
9、审复审复审复审复审核决原辅材料采购订单复审核决零星材料采购复审复审复审核决采购计划及预算复审核决入库单核决检验单核决退货单核决结算单复审核决税票复审核决作业步骤作业步骤凡企业规模愈大,采购金额偏高者,对程序设计愈为重视。兹将通常采购作业步骤设计应注意关键点,列述以下:1前后次序立即效控制即应注意其流畅性和一致性,并考虑作业步骤所需要时限。譬如,避免同一主管对同一采购案件,做数次签核;避免同一采购案件,在不一样部门有不一样作业方法;避免一个采购案件会签部门太多,影响作业时效。2关键点之设置即为便于控制,使各项在处理中采购作业,在各阶段均能追踪管制。3划分权责或任务即各项作业手续及查核责任,应有明
10、确权责要求及查核措施。譬如,请购、采购、验收、付款等权责均予区分。4作业过程中发生摩擦、反复和混乱即注意改变性或弹性范围和偶发时间之因应法则。5繁简或被重视程度,应和所处理业务或采购各项关键性或价值大小相适应即凡包含数量较大,价值较高,或易发生舞弊之作业,应有较严密之处理监督。反之,则可略予放宽,以求提升工作效率。6程序应合时宜即应注意程序立即改善。早期设计处理程序或步骤,经过若干时以后,应加以检讨,不停改善,以因应组织变更,或作业上实际需要。由上述采购作业步骤设计应注意各项关键点,能够了解采购步骤对采购作业影响及关键性。采购作业基础步骤以下:1需求即在采购之前,应先确定买哪些物料?买多少?何
11、时买?由谁决定等?2需求说明即确定需求以后,对需求细节如品质、包装、售后服务、运输及检验方法等,均须加以明确说明,方便起源选择及价格谈判等作业,能顺利进行。3选择可能供给起源即就需求说明,从原有供给厂商中,选择实绩良好厂商,通知其报价。 4合宜价格决定即决定可能供给商后,进行价格谈判。 5订单安排即于价格谈妥后,应办理订货签约手续。合约或订单,均属含有法律效力书面文件,对买卖双方要求、权利及义务,须予列明。6订单追踪和稽核即签约订货以后,为求销售厂商之准期、如质、如量交货,应依据合约要求,督促厂商按要求交运,并予严格验收入库。7查对发票厂商交货验收合格后,随即开具发票,要求付清货款时,对于发票
12、内容是否正确,应先经采购部门查对,财务部门才能办理付款。8不符和退货处理即凡厂商所交货物和合约要求不符而验收不合格者,应依据合约要求退货。并立即办理重购,给予结案。9结案即凡验收合格付款,或验收不合格退货,均须办理结案手续,清查各项书面资料有没有缺失,绩效好坏等,签报高阶层管理或权责部门核阅指示。10纪录和档案维护即凡经结案指示后之采购,应列入档案登记编号分类,给予保管,以备参阅或事后发生问题之查考。(档案全部有一定保管期限之要求)。第八章 采购表单 XXXXX供给商送货单 NO 000084 送货单位: 钩稽单号:年 月 日 编 码品 名规 格单 位数 量单 价金 额备 注合 计送货人:制表
13、人:三联存根联送货联升达联 XXXXX入库单 NO 000084 送货单位: 钩稽单号:年 月 日 编 码品 名规 格单 位数 量单 价金 额备 注合 计记帐人:经办人:库管:四联存根联仓库联记帐联供给联 XXXXX退货单 NO 000084 退货单位: 钩稽单号:年 月 日 编 码品 名规 格单 位数 量单 价金 额备 注合 计记帐人:经办人:库管:四联存根联仓库联记帐联供给联请 款 单请款金额请款部门请款人请款日期协议编号合 同经 办 人签 订付款额已付款额欠付款入库验收人入库时间财 务 部审核意见付款时间收款单位开 户 行帐 号请款理由:供 应 部审核意见审批意见:编号 请 购 单 年
14、月 日 编 号品 名规 格单位数量需用日期请购原因 及 用 途备 注核准: 供给部责任人: 请购部门责任人: 请购人: XXXXX货款结算单 NO:供给商: 协议号: 时间: 收货单号: 验收单号:品种规格结算规格换算率(每片)计算单位数量(片)面积含税单价不含税单价税率(%)金额税额价税累计合 计预付金额:实付金额(大写):备注:经办人:财务责任人:制表人:四联存根联财务联用户联供给联联络单NO:供方: 联络内容品 种规 格(mm)等级数 量()交货时间备 注合 计我企业向贵企业采购以下业务:要求:敬请贵企业收到本单后,签署一份传回本企业。经办人: 责任人:时 间:回复内容品 种规 格(mm
15、)等级数 量()交货时间备 注合 计经办人: 责任人:时 间:第九章 采购部门之隶属采购部门之隶属总经理行政副总经理生产副总经理人事部部长行政部部长财务部部长质管部部长供给部部长生产部部长研发部部长销售部部长第十章 采购部门之建立采购部门之建立第十一章 采购部门之职责一 供给部工作职责1审查请购单之内容,包含是否有采购之必需及请购单之规格和数量等是否合适。2和技术、品管等部门人员共同参与合格厂商之选择。3实施采购功效,包含询价、比价、议价及订购。4交货之稽催和协调。5物料之退货和索赔。6物料之开发及价格调查。7采购计划和预算之编订。8供给厂商之管理。9采购制度、步骤、表单等之设计和改善。二供给
16、部部长工作职责1拟订采购部门工作方针和目标。2负责关键原料之采购。3编制采购计划和预算。4签核合约和订购单。5采购制度建立和改善。6撰写部门月报。7主持采购人员教育训练。8建立和供货商良好关系。9督导采购部门全部业务及人员考评。10主持或参与采购相关业务会议,并做好部门间协调工作。三部门人员相关工作职责1帮助部长工作。2请购单、验收单之登记。3订购单和合约之缮记。4交货统计及稽催。5访客之安排和接待。6采购费用之申请和报支。7供给厂商之考评。8电脑作业和档案管理。四原料采购主管工作职责1经办生产原料采购。2察访厂商。3和供给厂商谈判价格、付款方法、交货日期等。4确定交货日期。5通常索赔案件办理
17、,处理退货事宜。6监督和协调原材料供给厂商质量实施。7搜集价格情报,调查市场行情。五辅料采购主管工作职责1经办生产辅料采购。2察访厂商。3和供给厂商谈判价格、付款方法、交货日期等。4确定交货日期。5通常索赔案件办理,处理退货事宜。6监督和协调辅料供给厂商质量实施。7搜集价格情报及替换品资料。1第十二章 采购人员之选择一才能方面(一)成本意识和价值分析能力采购支出系组成销货成本关键部分,所以采购人员必需含有成本意识,精打细算,锱铢必争,不可“大而化之”。其次,必需含有“成本效益”观念,所谓“一分钱一分货”,不可花冤枉钱,买品质太好或不堪使用之物品。随时将投入“成本”和产出(使用情况时效、损耗率、
18、维修次数等)加以比较。另外,对报价单内容,应有分析技巧,不能够“总价”比较,必需在相同基础上,逐项(包含原料、人工、制造费、税金、利润、交货时间、付款条件等)加以剖析评断。(二)估计能力在动态经济环境下,物品采购价格和供给数量常常调整变动。采购人员应能依据多种产销资料,研判货源是否充裕;和供给商接触,从其“惜售”态度,亦能琢磨物品可能供给日绌;从物品原料价格涨跌,亦能推断采购成本将受影响幅度有多少。总而言之,采购人员必扩充视闻,含有“察言观色”能力,对物品未来供给趋势能预谋对策。(三)表示能力采购人员不管是用语言或文字和供给商沟通,必需能正确、清楚表示所欲采购多种条件,比如规格、数量、价格、交
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