档案管理系统的资源建设工作浅析_吴巧姑.pdf
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1、第 139 页2023/1 (下)总第403期档案管理系统的资源建设工作浅析文/南京旭洲电子科技有限公司吴巧姑随着档案信息化建设的不断推进,数字化的档案资源和相对开放的管理环境给档案资源建设带来新的机遇。基于此,档案工作者应积极探索数字化档案资源的多元价值与特征,探寻档案管理系统建设的方法措施,以更好地推动档案管理高质量发展。一、档案管理系统资源建设的新特点和新趋势档案管理系统建设的最终目的是更高效地管理和利用资源,因此资源建设可以说是档案馆的立馆之本、强馆之基,更是活馆之源。在档案信息化建设大背景下,档案信息资源的载体、形式和种类更加多样,甚至一个单位不同部门所存储的档案信息也呈现出高度的离
2、散化、多样化特征,这需要有一套成熟且完善的管理信息系统和数据库对大量档案资源进行整合。从资源建设的角度来看,档案管理系统中的数据库建设尤为重要。为搭建更符合工作需求的数据库,应做好如下几步:首先,应整合所有部门累积的信息资源,同时要对单位的其他系统进行调研,如OA办公系统、人事管理系统、资产管理系统等等,筛选出其中与档案数据库建设相关的归档信息。其次,数据库建设时要采取前端控制并且参与全程管理,即对数据产生、归档、流转和失效的所有过程进行管理。对于各个部门未经过数据库或系统产生的非结构化数据,还应以统一的数据标准移交给档案馆,再由档案馆录入数据库。最后,应不断优化数据库中的馆藏目录,根据业务特
3、点和管理需求,定期对数据库中的索引和目录等进行更新,以适应最新的利用需要。第一,随着档案信息种类和载体的日渐丰富,资源建设工作更应在日常的工作实践中不断提高数字化质量。在实践层面,档案管理系统建设一般由管理层统筹,档案管理部门牵头开展实地考察,各职能部门、管理人员和员工要充分发挥作用,探索不同分管领域和利益主体下档案资源的功能和价值,汲取共性、有价值的内容,去除重复、存在意义不大的部分。除记述类的信息外,还要进一步凸显档案的专业化和个性化。第二,考虑到档案数量激增、管理条目增多和数据类型更加复杂的情况,目前相关职能部门开始参与专业档案的管理与审核,同时定期对备份档案进行验收。二、面向资源管理的
4、档案管理系统资源建设(一)档案数字化加工模块。1.实体档案整理。在进行档案数字化的过程中,管理人员应根据档案归档标准对实体档案进行整理,包括对档案数量、范围、顺序、载体等问题进行统筹规划。一是对应用价值高、利用率高的档案进行扫描。扫描前的整理工作主要包括清点、调卷、“顺卷”、移交登记。清点主要是对扫描对象的信息进行整理,如档号、题名、归还时间等,为保证工作流程规范化,应要求清点人员填写交接登记表;二是根据前期统筹规划的顺序依次提取档案;三是“顺卷”。“顺卷”环节主要是对扫描对象进行检查并理顺,同时对是否存在缺页、漏页、不适宜扫描的情况进行登记,以确保扫描质量;四是以上步骤无误后,交由扫描方进行
5、数字化扫描。2.档案管理系统的维护与更新。为提高实体档案数字化效率,提高档案资源建设的范围,在纸质档案数字化时,要对档案管理系统进行实时更新与维护,具体而言,是在前端将需求嵌入系统、后端提供数据库接口。在管理系统前端,应根据数字化扫描工作的特点增加系统功能,其中最为重要的是OCR识别和全文检索。其中,OCR识别主要应用于文本类纸质档案的数字化扫描,能直接转换为电子文本信息,但也存在一定误差,需要后续进一步审核;全文检索要提供同音、近义和拼音检索,既能够检验数字化转换的成效,又有利于档案的后续开发与利用。目前,除部分手写、字迹相对模糊档案无法识别外,文本类扫描纸质档案基本能够实现全文检索。扫描前
6、,还要对目录数据库梳理核实,著录格式要符合规定,著录项目要与实体档案信息一致,尤其不能出现漏项,对于“有名无【摘要】本文以档案管理系统资源建设的新特点和新趋势为切入点,从档案数字化加工、数据库设计、资源整合策略三方面阐述面向资源管理的档案管理系统资源建设,从提高档案收集的规范化水平方面提出建议,为档案管理系统的资源建设工作提供参考。【关键词】档案管理系统;资源建设;数据库档案工作archives work档案工作archives work第 140 页2023/1 (下)总第403期档”“有档无名”等特殊情况,在备注栏注明。3.硬件准备。扫描硬件直接关系到数字化文本的准确性,特别是对于一些图片
7、类档案来说,其分辨率高低直接关系到档案价值。一般来说,在数字化扫描时,应最大限度地减少对实体档案的破坏,目前使用的大多是A4高速双面自动进纸扫描仪。需要注意的是,根据实体档案纸张材质、尺寸、形状等外观特征,应准备多种多样的硬件。同时,分辨率的选择也应根据实际业务需要,不能片面追求高分辨率,导致数字化成本大大提高。(二)数据库设计。当前,主流档案管理系统的数据库设计采用了三层设计模式,包括显示层(UI)、业务逻辑层(控制层)以及数据访问层(数据库)。这种设计模式能够满足大多数档案管理与利用需求,同时也存在一定的容错率,能通过个性化的模块设计满足系统个别功能的实现。UI层是面向用户的,能直观呈现给
8、用户相应输入,同时也能将用户输入的数据根据一定规则存储在后台并传递给业务逻辑层;业务逻辑层主要对数据库和前端传递来的数据进行梳理和分包,业务逻辑层在整个数据库中承担着中枢神经的作用,能够根据业务需要对数据载体、类型进行处理;数据层存储了所有的档案信息资源,根据档案体量大小和载体不同设置不同的查询语言,以提高读取效率,同时也提供了数据正确性、一致性和完整性支持。1.逻辑设计。从上文可以看出,逻辑层承担着数据库的控制和处理,因此逻辑设计是数据库建设乃至档案管理系统建设中最重要的一环。逻辑设计最主要的工作就是对实体、实体属性和实体之间的关系进行处理,关键在于如何把抽象化的档案信息资源通过一系列的加工
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