公司办公室工作手册.doc
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办公室工作手册 1.部门组织结构图 机要秘书岗 事务秘书岗 前台事务岗 车队管理岗 主 任 信息岗 宣传岗 外事岗 档案管理岗 文印岗 文书岗 质量管理岗 副主任/主任助理 2.部门职责 2.1服务于公司领导,服务于公司各部门,服务于所属公司。 2.2为公司总经理提供秘书事务服务,承担公司重要会议的组织,督查办理会议决定和总经理交办事项,负责公司文秘与档案管理。 2.3组织公司及公司系统日常运转,协助公司领导进行综合工作协调。 2.4负责调查研究,为总经理决策提供信息、政策建议等。 2.5负责公司公共关系事务及公司的形象设计。 2.6负责公司公共事务的管理及服务。 2.7组织公司外事考察活动。 2.8协调公司党委办公室、董事会办公室、法律工作小组、质量管理小组开展相关工作。 2.9负责公司各专门委员会相关工作。 2.10草拟与工作相关的管理制度。 2.11公司领导交办的其他工作。 3.部门角色分布表 岗位名称 任职人员 主任 副主任 主任助理 机要秘书岗 事务秘书岗 前台事务岗 车队管理岗 信息岗 宣传岗 外事岗 文书岗 文印岗 档案管理岗 质量管理岗 4.部门岗位说明书 4.1 主任 岗位名称 主任 编制日期 所属部门 总经理办公室 直接主管 公司 分管领导 直接主管签字 基本目标:全面负责部门工作,组织公司及公司系统日常运转,协助公司领导进行综合工作协调,组织制定并落实公司办公制度,组织公司系统大型会议和活动,组织、参加公司重要文字材料的起草与拟定,组织落实公司领导交办的各项工作。 序号 职 责 频 次 目标项 权 限 使用文件 经办 审核 批准 1 负责公司领导日常办公及临时交办工作的组织、协调、落实及督办,审核公司及部门文件,审核公司公章、领导名章、法人授权书等的使用,确保各项工作传达及时、督办有力,处置得当,确保在公司领导与各部门、所属公司之间有效发挥办公枢纽作用。 随时 确保工作部署落实到位 √ √ 文件管理、公文处理、签字用印、督查督办、档案管理等规程 2 负责总经理办公室日常工作,统筹协调公司系统行政办公管理,研究制定、协调落实、优化完善公司系统集团化管理制度基础框架,筹备经营管理决策委员、总经理办公会(含经营分析会)等会议,审核印发公司发文及会议纪要,起草或修改公司年度工作报告等重要文字材料,确保公司档案保持国家二级、北京市先进档案管理水平,确保公司系统各项基础工作正常运转。 随时 确保工作部署落实到位 √ √ 上述及会议管理等规程 3 承担相关专门委员会日常工作,组织并监督落实其工作部署,确保各项工作正常运转,确保发挥平台作用。 随时 确保工作部署落实到位 √ 同上 4 负责公司公关、外事活动及品牌建设等,研究并提出公司品牌管理、企业文化建设等相关战略方案或工作意见,并按公司要求组织研究制定具体工作计划和落实措施,审核编辑印发公司内刊、年报、宣传册等刊物,确保树立公司良好的社会形象,充分发挥窗口作用。 随时 确保工作部署落实到位 √ √ 上述及外事工作、信息工作管理等规程 5 组织集团化管理相关专题调研工作,为公司中长期发展规划的研究制定和重大事项决策提供依据。 1-3项/年 及时 √ √ 上述及文书档案管理规定等 6 配合公司法律工作小组防范公司及公司系统法律风险,根据公司业务需要参与公司重大项目法律事务管理,审核相关法律合同文书等。 随时 确保工作部署落实到位 √ √ 法律工作管理规程、合同管理规定等 7 承担部门建设工作。 随时 确保工作部署落实到位 √ √ 上述各相关 文件 任 职 要 求 学 历 研究生及以上 资格证书 律师执业资格、内审员 工作经验 8年及以上大型企业行政管理、法律管理工作经验。 工 作 技 能 要 求 基本技能 熟练掌握相关政策法规,了解商务礼仪。 业务技能 具备优秀的文字、语言表达能力和法律风险防范能力,熟悉公司管理与经营活动中的各项规则,熟练掌握行政办公工作流程。 管理技能 具备优秀的组织、协调、沟通和执行能力。 外语技能 具备一定听、说、读、写能力,能够参与外事交流活动。 计算机技能 熟练掌握常用办公软件。 其他技能 统筹协调能力强,坚持原则,身体健康,精力充沛且能承受较大工作压力。 工 作 联 系 部 门 联系内容 董事会 会议的组织、协调及文件起草等。 总公司相关部门 沟通协调相关事项,及时解决相关工作中的问题。 公司各部门 沟通协调相关事项,保障公司办公运转和办公秩序。 所属公司 沟通协调相关事项,推动相关工作高质高效开展。 国家工商局 沟通协调相关事项,营业执照年检等。 国家商标局 国家专利局 沟通协调相关事项,协同公司法律工作小组开展公司系统商标、专利等知识产权管理。 全国组织机构代码管理中心 沟通协调相关事项,机构代码证书管理。 北京市档案局 西城区档案局 沟通协调相关事项,确保公司档案保持国家二级、北京市先进档案管理水平。 北京市公安局 沟通协调相关事项,公章刻制管理。 相关监管部门 沟通协调相关事项,准确掌握有关要求,及时解决工作中的问题。 常年法律顾问 沟通协调相关事项,公司法律咨询及服务。 其他单位 国家保密局,交通管理大队,相关街道办,劳务派遣单位,办公楼相关物业公司,相关医院,以及日常办公相关的其他印刷、广告公司等,沟通协调相关事项,为公司做好相关服务工作。 【备注】:若总经理办公室未与公司法律工作小组合署办公,则不要求总经理办公室主任必须具备“律师执业资格”证书及相关法律知识和法律工作经验。 4.2副主任(主任助理) 岗位名称 副主任/主任助理 编制日期 所属部门 总经理办公室 直接主管 主任 直接主管签字 基本目标:协助部门主任做好部门相关工作,确保相关工作落实到位,保障公司办公运转和办公秩序。 序号 职 责 频 次 目标项 权 限 使用文件 经办 审核 批准 1 协助部门主任开展部门相关工作,协助筹备经营管理决策委员会、总经理办公会(含经营分析会)等会议,起草相关会议材料、工作报告等重要文件,保障公司及公司系统办公运转和办公秩序。 随时 确保工作落实到位 重大事件没有差错 √ √ 文件管理、公文处理、签字用印、督查督办、会议管理等规程 2 协助部门主任开展企业文化建设、品牌建设、集团化管理等具体工作并提出意见和建议,编辑并确保公司内刊、宣传册、年报和公司文件等的质量和合规,研究制定措施并确保公司档案材料的安全与完整。 随 时 确保工作落实到位 档案管理没有重大差错 √ √ 上述及信息工作、档案管理等规程及商标管理规定等 3 协助部门主任指导协调相关岗位具体工作,确保相关岗位工作合规、有序和有效开展。 随时 重大事件没有差错 √ √ 以上相关文件 4 协助部门主任开展集团化管理专题调研工作,为专题工作提供基础资料依据,为制定和改进公司系统集团化管理提出可行的意见和建议。 随时 确保工作落实到位 √ √ 信息工作管理规程等 5 协助部门主任开展公司基本办公和部门办公制度、办公流程的制定和管理工作,规范公司及公司系统行政办公管理,为公司系统日常办公管理工作的正常开展提供制度支持。 随时 确保工作落实到位 重大事件没有差错 √ 文件管理、公文处理等规程及文件编写规则等 6 完成部门主任交办的其他各项工作。 随时 确保工作落实到位 √ 上述各相关 文件 任 职 要 求 学 历 大学本科及以上 资格证书 工作经验 5年以相关工作经验。 工 作 技 能 要 求 基本技能 熟练掌握大型企业行政办公管理工作流程、业务规则。 业务技能 具备良好的文字和语言表达能力,熟悉公司各项业务基本规则。 管理技能 具备较强的组织、沟通、协调和执行能力。 外语技能 一般阅读与交流。 计算机技能 熟练应用常用办公软件。 其他技能 掌握一定的与企业管理相关的法律、财务、投资等基础知识。 工 作 联 系 部 门 联系内容 总公司相关部门 沟通协调相关事项,及时解决相关工作中的问题。 公司各部门 沟通协调相关事项,保障公司办公运转和办公秩序。 所属公司 沟通协调相关事项,推动相关工作高质高效开展。 监管部门 沟通协调相关事项,准确掌握有关要求,及时解决相关工作中的问题。 其他单位 北京市档案局、西城档案局、广告单位、刊物印刷单位等。 4.3机要秘书岗 岗位名称 机要秘书岗 编制日期 所属部门 总经理办公室 直接主管 主任 直接主管签字 基本目标: 承担公司公文运转,协助组织相关会议,督查督办文件、会议决定的相关事项,保管公司领导名章,开具法人特别授权书(差错率为0),以及其他相关事务工作,确保各项工作及时高效,管理安全有序。 序号 职 责 频 次 目标项 权 限 使用文件 经办 审核 批准 1 负责公司各类文件的登记运转,确保文件流转顺畅。 随时 及时 √ 公文处理、保密工作等规程 2 保管使用登记公司法人授权委托书及公司领导名章,确保印章使用合规;整理公司领导文件,确保文件管理安全有序。 随时 合规 安全 √ 公文处理、签字用印管理规程等 3 定期督查督办公司会议及文件决定事项,及时催办日常事项,确保督导工作及时到位。 随 时 及时 √ 公文处理、档案管理规程等 4 协助部门主任组织公司内部相关会议,制作公司相关会议记录,起草会议纪要,确保及时准确。 随时 及时 √ √ 公文处理、会议管理及保密工作规定等 5 协助部门主任完成公司信息上传总公司信息平台的相关工作。 随 时 及时 √ 信息工作及保密工作规定等 6 参与部门建设及相关办公制度和办公流程的制定工作,为部门制度建设提供支持。 随时 确保工作落实到位 √ 上述相关文件 7 协调和沟通其他秘书事务,并按要求完成相关工作,确保各项工作正常运转。 随时 确保工作落实到位 √ √ 上述相关文件 8 完成部门主任交办的其他各项工作。 随时 确保工作落实到位 √ 上述相关文件 任 职 要 求 学 历 大学本科及以上 资格证书 工作经验 1年以上相关工作经验,或工作经验不足1年但综合素质较高。 工 作 技 能 要 求 基本技能 具备秘书基本职业技能及素养。 业务技能 熟悉公司行政办公、公文处理和保密等工作规程,对公司各项业务有一定了解。 管理技能 具有良好的组织协调和沟通能力。 外语技能 一般英语听说读写。 计算机技能 熟练操作常用办公软件及各类办公设备。 其他技能 经济、法律、房地产基础知识。 工 作 联 系 部 门 联系内容 公司领导 负责机要秘书服务。 公司各部门 协助部门主任传达贯彻领导批示,公文运转督办等。 4.4 事务秘书岗 岗位名称 事务秘书岗 编制日期 所属部门 总经理办公室 直接主管 主任 直接主管签字 基本目标: 承担公司领导日常事务,公司领导办公环境及相关设施的协调服务和资料整理,以及部门日常事务工作,确保及时有序,服务周到。 序号 职 责 频 次 目标项 权 限 使用文件 经办 审核 批准 1 承担公司领导日常事务性工作,为领导工作提供良好便捷的服务。 随时 及时 √ 公文处理、会议管理等规程及保密工作规定等 2 承担公司领导办公环境管理与维护,以及办公设施的协调服务和资料整理等工作,确保服务及时有序。 随时 安全 及时 √ 上述相关文件 3 承担部门综合事务工作,以及领导活动大事记的统计整理,确保信息收集完整准确。 随时 准确 及时 √ 上述相关文件 4 参与做好部门建设及相关办公制度和办公流程的制定工作,为部门建设提供基础服务。 随时 确保工作落实到位 √ 上述相关文件 5 完成部门主任交办的其他各项工作。 随时 确保工作落实到位 √ 上述相关文件 任 职 要 求 学 历 中专学历及以上 资格证书 工作经验 1年以上相关工作经验,或工作经验不足1年但综合素质较高。 工 作 技 能 要 求 基本技能 具备秘书基本职业技能及素养。 业务技能 熟悉公司行政办公等工作规程。 管理技能 具有一定的组织协调和沟通能力。 外语技能 一般英语听说读写。 计算机技能 熟练操作常用办公软件及各类办公设备。 其他技能 了解商务礼仪。 工 作 联 系 部 门 联系内容 公司领导 负责秘书事务服务。 公司各部门 协助部门相关工作。 其他单位 联系相关医院、签约餐厅及关系维护。 4.5 前台事务岗 岗位名称 前台事务岗 编制日期 所属部门 总经理办公室 直接主管 主任 直接主管签字 基本目标: 承担公司前台事务工作,及时准确地完成部门交办的其他各项工作。 序号 职 责 频 次 目标项 权 限 使用文件 经办 审核 批准 1 负责公司领导访客及其他相关访客的接待和服务。 随时 及时 √ 会议管理等规程及保密工作规定等 4 负责机票订购及部门副总经理以上员工接送站的车辆安排。 随时 准确 及时 √ 上述相关文件 2 负责相关综合事务服务,以及公司内部会议服务。 随时 准确 及时 √ 上述相关文件 3 负责年度报刊订阅及日常报刊、邮件的收发服务。 随时 准确 √ 上述相关文件 5 参与做好部门建设及相关办公制度和办公流程的制定工作。 随时 确保工作落实到位 √ 上述相关文件 6 完成部门主任交办的其他各项工作。 随时 确保工作落实到位 √ 上述相关文件 任 职 要 求 学 历 中专学历及以上 资格证书 工作经验 1年以上相关工作经验,或工作经验不足1年但综合素质较高。 工 作 技 能 要 求 基本技能 普通话标准,语言表达能力强,了解商务礼仪。 业务技能 具有较好人际交往能力,高效率的完成领导交办的各项事务。 管理技能 具备一定的协调和沟通能力。 外语技能 能够进行简单的交流。 计算机技能 熟练掌握常用办公软件和打印、复印、投影等办公设备。 其他技能 工 作 联 系 部 门 联系内容 公司领导 相关事务服务。 公司各部门 协助部门相关工作。 其他单位 联系邮局、票务中心及关系维护。 4.6 车队管理岗 岗位名称 车队管理岗 编制日期 所属部门 总经理办公室 直接主管 主任 直接主管签字 基本目标: 负责公司车辆的维护和安全管理,负责公司领导车辆的维护等,负责出车安排及其他相关工作,确保及时、安全地完成车队各项工作。 序号 职 责 频 次 目标项 权 限 使用文件 经办 审核 批准 1 公司公务用车出车安排及部门副总以上人员出差的机场接送站等。 随时 准确 及时 √ √ 车辆管理等规程及保密工作规定等 2 公司车辆安全、维护,以及车辆行驶、油料、费用等的统计和管理。 随时 准确 及时 √ √ 上述相关文件 3 车队内务管理及安全行驶宣传教育。 随时 确保工作落实到位 √ √ 上述相关文件 4 公司车位管理及与大厦物业的协调。 随时 准确 及时 √ 上述相关文件 5 参与做好部门建设及车辆管理相关制度和流程的制定工作。 随时 确保工作落实到位 √ 上述相关文件 6 完成公司领导和部门主任交办的其他各项工作。 随时 确保工作落实到位 √ 上述相关文件 任 职 要 求 学 历 高中及以上 资格证书 驾驶证 工作经验 5年以上工作经历,5年以上驾龄经验。 工 作 技 能 要 求 基本技能 了解一定商务礼仪,熟悉路况,驾驶技术熟练。 业务技能 具有较好的人际交往能力,服务意识强。 管理技能 具备一定的协调沟通能力。 外语技能 计算机技能 能简单使用,满足工作需要。 其他技能 了解车辆维修、保养等基本常识。 工 作 联 系 部 门 联系内容 公司领导 接送及服务等工作。 公司各部门 相关接送及服务工作。 其他单位 联系交通管理大队,相关街道办,劳务派遣单位,办公楼相关物业公司及关系维护。 4.7 信息岗 岗位名称 信息岗 编制日期 所属部门 总经理办公室 直接主管 主任 直接主管签字 基本目标: 承担公司内刊编辑及相关专题调研工作,协助公司信息宣传,确保信息刊物质量,并发挥信息平台作用。 序号 职 责 频 次 目标项 权 限 使用文件 经办 审核 批准 1 编发《投资公司工作动态》,确保文字表述准确、印发及时。 每年至少24期 及时 准确 √ 公文处理、信息工作规程等 2 汇总整理及编辑公司《大事记》,确保信息收集及时准确完整及时。 随时 信息收集完整及时 √ 上述相关文件 3 协助部门主任做好信息报送总公司信息平台相关工作。 随时 及时准确 √ 公文处理、信息工作规程 4 研究相关专题,起草研究报告或提出建议,为公司管理层提供决策依据。 随时 落实到位 √ 上述相关文件及文书档案管理规定等 5 参与部门建设及相关办公制度和办公流程的制定工作 随时 落实到位 √ 上述相关文件 6 完成部门主任负责人交办的其他各项工作。 随时 落实到位 √ 上述相关文件 任 职 要 求 学 历 大学本科及以上 资格证书 工作经验 3年以上相关工作经验,或工作经验不足3年但综合素质较高。 工 作 技 能 要 求 基本技能 具备良好的文字和表达能力。 业务技能 掌握行政办公工作流程,相关业务技能强。 管理技能 具备良好的组织、协调、沟通和执行能力。 外语技能 具备一定听、说、读、写能力。 计算机技能 熟练掌握常用办公软件。 其他技能 统筹协调能力较强,保密意识强。 工 作 联 系 部 门 联系内容 总公司相关部门 沟通联系,并按要求完成布置的工作。 公司各部门 行政办公相关工作。 所属公司 行政办公相关工作。 其他单位 联系广告印刷机构及关系维护。 4.8 宣传岗 岗位名称 宣传岗 编制日期 所属部门 总经理办公室 直接主管 主任 直接主管签字 基本目标: 承担公司宣传工作,以及相关内刊的编发,确保刊物质量,并发挥宣传平台作用。 序号 职 责 频 次 目标项 权 限 使用文件 经办 审核 批准 1 编发《信方达》,确保稿件质量,发挥宣传平台作用。 每年至少4期 及时率 √ 公文处理、信息工作规程等 2 编发《年报》、《宣传册》,确保文字、图片质量。 每年1次 没有重大差错 √ 上述相关文件及商标管理规定等 3 协助部门主任做好公司信息报送总公司信息平台相关工作。 随时 及时准确 √ 公文处理、信息工作规程 4 承担公司其他宣传工作,为公司树立良好的社会形象提供服务。 随时 确保工作落实到位 √ 上述相关文件 5 参与做好部门建设及相关办公制度和办公流程的制定工作。 随时 确保工作落实到位 √ 上述相关文件 6 完成部门主任交办的其他各项工作。 随时 落实到位 √ 上述相关文件 任 职 要 求 学 历 大学本科及以上 资格证书 工作经验 3年以上相关工作经验,或工作经验不足3年但综合素质较高。 工 作 技 能 要 求 基本技能 具备良好的文字和表达能力。 业务技能 掌握行政办公工作流程,相关业务技能强。 管理技能 具备良好的组织、协调、沟通和执行能力。 外语技能 具备一定听、说、读、写能力。 计算机技能 熟练掌握常用办公软件。 其他技能 统筹协调能力较强,保密意识强。 工 作 联 系 部 门 联系内容 总公司相关部门 沟通联系,并按要求完成布置的工作。 公司各部门 行政办公相关工作。 所属公司 行政办公相关工作。 其他单位 联系广告印刷机构及关系维护。 4.9 外事岗 岗位名称 外事岗 编制日期 所属部门 总经理办公室 直接主管 主任 直接主管签字 基本目标:承担公司系统外事考察的管理工作,提供相关服务,确保外事工作顺利开展。 序号 职 责 频 次 目标项 权 限 使用文件 经办 审核 批准 1 协助部门主任开展计划和组织公司因公出国考察活动,确保各项活动顺利进行。 随时 没有重大差错 √ 外事工作规程等 2 审核所属公司人员因公出国考察的相关工作,确保合规。 随时 确保 合规 √ √ 上述相关文件 3 协助总公司办理公司因公出国考察团(组)的护照、签证等,以及其他出国的相关手续,确保各项手续完备。 随时 及时 准确 √ √ 上述相关文件 4 公司因公出国考察团(组)的费用管理及其他基础工作,确保各项工作合规。 随时 合规 及时 √ 上述相关文件 5 参与做好部门建设及相关办公制度和办公流程的制定工作。 随时 确保工作落实到位 √ 上述相关文件 6 完成部门主任交办的其他各项工作。 随时 确保工作落实到位 √ 上述相关文件 任 职 要 求 学 历 大学本科及以上 资格证书 英语6级 工作经验 1年以上相关工作经验,或工作经验不足1年但综合素质较高。 工 作 技 能 要 求 基本技能 具备一定的文字能力、沟通能力。 业务技能 熟练掌握外事工作流程、总公司和公司的外事管理规定。 管理技能 具备一定的沟通、协调能力。 外语技能 具备流利的英语听说读写能力。 计算机技能 能熟练掌握常用办公软件。 其他技能 严格按章办事,保密意识强。 工 作 联 系 部 门 联系内容 总公司相关部门 沟通协调相关工作。 公司各部门 沟通协调相关工作。 所属公司 沟通协调相关工作。 其他单位 联系外事管理单位,办理相关手续。 4.10 文书岗 岗位名称 文书岗 编制日期 所属部门 总经理办公室 直接主管 主任 直接主管签字 基本目标: 承担公司相关重要文件的起草,公司发文核稿,以及其他文案相关工作,协助组织相关会议,确保公司相关文件及会议的质量。 序号 职 责 频 次 目标项 权 限 使用文件 经办 审核 批准 1 协助部门主任起草公司及部门相关文件,确保文字顺畅,表达准确。 随时 准确 及时 √ 公文处理、档案管理等规程及文书档案管理规定等 2 协助部门主任组织内部相关会议,相关会议记录,起草会议纪要,确保及时准确。 随时 准确 及时 √ 上述及会议管理规程、保密工作规定等 3 承担公司发文核稿,确保发文文字通顺、合规。 随时 准确 及时 √ √ 上述相关文件 4 承担相关专题研究,起草研究报告或提出建议,为公司决策提供依据。 每年1次以上 完成率 √ 上述相关文件 5 参与做好部门建设及相关办公制度和办公流程制定工作。 随时 落实到位 √ 上述相关文件 6 完成部门主任交办的其他各项工作。 随时 落实到位 √ 上述相关文件 任 职 要 求 学 历 大学本科及以上 资格证书 工作经验 3年以上相关工作经验,或工作经验不足3年但综合素质较高。 工 作 技 能 要 求 基本技能 具备良好的文字和表达能力。 业务技能 掌握行政办公工作流程,相关业务技能强。 管理技能 具备良好的组织、协调、沟通和执行能力。 外语技能 具备一定的听说读写能力。 计算机技能 熟练掌握常用办公软件。 其他技能 统筹协调能力较强,保密意识强。 工 作 联 系 部 门 联系内容 总公司相关部门 沟通联系,并按要求完成布置的工作。 公司各部门 行政办公相关工作。 所属公司 行政办公相关工作。 4.11 文印岗 岗位名称 文印岗 编制日期 所属部门 总经理办公室 直接主管 主任 直接主管签字 基本目标:承担公司文件的排版和印发,印制宣传用品,确保公司公文制发及时准确。 序号 职 责 频 次 目标项 权 限 使用文件 经办 审核 批准 1 承担排版、制作和印发公司文件,确保文件质量。 随时 准确 及时 √ 签字用印等规程及文书档案管理规定等 2 承担公司文件与总公司的交换工作,确保文件流转顺畅。 随时 及时 安全 √ 文件处理规程及保密工作规定等 3 承担部门周安、文件运转等部内事务,确保工作正常运转。 随时 准确 及时 √ 上述及公文处理规程等 4 承担印制公司相关办公及宣传用品,确保质量。 随时 准确 及时 √ 办公用品采购与管理规程等 5 联系国家保密局,组织安排公司文件的统一销毁。 1次/年 保密 及时 √ √ 公文处理、保密工作管理规定等 6 配合部门相关岗位完成综合事务及服务工作,会议服务支持。 随时 确保工作落实到位 √ √ 上述相关文件 7 参与做好部门建设及相关办公制度和办公流程的制定工作。 随时 确保工作落实到位 √ 上述相关文件 8 完成部门主任交办的其他各项工作。 随时 确保工作落实到位 √ 上述相关文件 任 职 要 求 学 历 大学专科及以上 资格证书 工作经验 1年以上相关工作经验,或工作经验不足1年但综合素质较高。 工 作 技 能 要 求 基本技能 具备一定的文字处理、语言表达能力。 业务技能 熟悉公司公文制作等。 管理技能 具备一定的组织、协调和沟通能力。 外语技能 一般阅读和交流。 计算机技能 熟练掌握常用办公软件。 其他技能 具备财会、法律、金融等基础知识。 工 作 联 系 部 门 联系内容 总公司相关部门 联系沟通相关工作,联系文件交换等。 公司各部门 文件制作过程的沟通及发放、员工名片制作、宣传品制作。 所属公司 文件、宣传品发放。 其他单位 联系国家保密局,广告印刷机构及关系维护。 4.12 档案管理岗 岗位名称 档案管理岗 编制日期 所属部门 总经理办公室 直接主管 主任 直接主管签字 基本目标: 办理工商年检、商标、专利手续等管理工作,承担公司印章刻制及证照的保管与使用登记,确保符合公司规定;承担公司档案(室)管理及部门档案管理,监督检查和指导各部门档案工作,确保公司档案的安全和完整,确保公司档案保持国家二级、北京市先进档案管理水平,确保公司档案在接受内审、外审检查时,不符合项不超过3项。 序号 职 责 频 次 目标项 权 限 使用文件 经办 审核 批准 1 承担公司档案(室)管理及相关档案的接收和保管工作,确保管理安全有序。 随时 合规 安全 √ √ 档案管理规程及文书档案管理规定等 2 负责对各部门档案管理工作进行业务指导和检查,为档案管理工作提供指导和支持。 随时 合规 及时 √ 上述相关文件 3 负责提供公司各类档案的借阅、和使用服务,确保档案使用安全有序。 随时 合规 及时 安全 √ 上述相关文件 4 负责管理公司印章,确保印章刻制合规,保管安全,使用规范。 随时 合规 安全 √ 上述及印章管理规程等 5 负责办理公司工商年检及变更手续,确保及时准确。 随时 准确 及时 √ 上述相关文件 6 协同公司法律工作小组开展公司系统商标、专利等知识产权管理。 随时 确保工作落实到位 √ 商标管理规定 7 参与做好部门建设及相关办公制度和办公流程的制定工作。 随时 确保工作落实到位 √ 上述相关文件 8 完成部门主任交办的其他各项工作。 随时 确保工作落实到位 √ 上述相关文件 任 职 要 求 学 历 大学本科及以上 资格证书 档案管理 工作经验 3年以上相关工作经验,或工作经验不足3年但综合素质较高。 工 作 技 能 要 求 基本技能 具有一定的文字处理和语言表达能力。 业务技能 熟悉国家和公司有关档案管理制度、掌握档案收集、整理、利用的相关办法,以及工商年检工作。 管理技能 具有一定的组织管理、协调和沟通能力。 外语技能 一般阅读和交流。 计算机技能 熟练掌握常用办公软件。 其他技能 经济、法律、金融基础知识,熟悉公司文件运转流程。 工 作 联 系 部 门 联系内容 公司各部门 指导、检查各部门档案工作并向其提供档案的相关服务。 北京市档案局 西城区档案局 作为会员单位,接受档案学会的监督、检查、定期派员参加档案上岗证书培训。 北京市公安局 联系办理公章刻制手续及关系维护。 国家工商总局 工商年检、变更、档案查询。 国家商标局 国家专利局 协同公司法律工作小组开展公司系统商标、专利等知识产权管理。 全国组织机构代码管理中心 沟通协调相关事项,机构代码证书管理。 4.13 质量管理岗 岗位名称 质量管理岗 编制日期 所属部门 总经理办公室 直接主管 主任 直接主管签字 基本目标: 承担部门ISO9001质量管理体系的各项相关工作,确保质量管理工作合规有序。 序号 职 责 频 次 目标项 权 限 使用文件 经办 审核 批准 1 协助部门主任承担协调体系文件的日常管理与控制工作。 随时 确保工作落实到位 √ 文件管理、编写、档案管理等规程 2 协助部门主任承担质量管理体系的内部审核、管理评审和外部年度认证的协调与落实。 随时 合规 及时 √ 上述及内部审核、管理评审等规程 3 协助部门主任承担质量管理体系改进的组织与落实工作。 随时 及时 √ 上述及不合格及纠正预防措施等 4 完成部门主任及公司质量管理小组交办的其他工作。 随时 确保工作落实到位 √ 上述相关文件 任 职 要 求 学 历 大学本科以上学历 资格证书 内审员 工作经验 3年以上相关工作经验,或工作经验不足3年但综合素质较高。 工 作 技 能 要 求 基本技能 良好的文字处理能力和语言表达能力。 业务技能 熟练掌握ISO9001基础知识,基本了解部门各项业务运作情况。 管理技能 较强的组织、协调能力和沟通能力。 外语技能 一般阅读和交流。 计算机技能 熟练掌握常用办公软件。 其他技能 经济、法律、金融基础知识,熟悉公司文件运转流程。 工 作 联 系 部 门 联系内容 公司质量管理小组 部门质量管理工作的相关事宜。 5.部门质量目标 序号 目标及数值 定 义 公 式 统计频次 1 法人特别授权书差错率为0 办理的法人特别授权书 差错率=法人特别授权书发生差错的份数/法人特别授权书的总份数×100% 1次/半年 2 参加客户满意度评价的部门平均得分在7个职能部门排名中不低于前3名 所属公司对公司总经理办公室、计划财务部、人力资源部、审计部、企业管理部、信息技术部、纪检监察室等七个职能部门客户满意度评价的平均得分的排名 部门平均得分=有效的满意度评价表中部门得分合计/收回有效满意度评价表的份数 1次/年 3 对公司档案的管理,在接受内审、外审检查时,不符合项和观察项不超过3项 包含对公司档案、部门档案的具体管理,以及对其他部门已移交档案的保管 认定的不符合项数和观察项数的总和≤3 1次/年 6.部门管理规则 1. 2. 3. 4. 5. 6. 6.1 发文核稿工作规定 6.1.1 总经理办公室负责以公司名义制发文件(包括但不限于通知、批复、函、报告、请示等)的核稿工作。 6.1.2 总经理办公室文书岗按照《公文处理规程》要求进行初核并签字。 6.1.3 部门主任(主任不在时由副主任代行复核,下同)按照《公文处理规程》要求进行复核并签字。 6.1.4 发文核稿的主要内容包括:标引公文主题词,核查发送范围是否恰当,公文用语是否规范、准确。 6.2 《法人授权书》办理规定 6.2.1 办理部门经办人按要求填写《法人授权书》,公司制式《法人授权书》应保证左右两联的一致性,机要秘书岗、档案管理岗应在用印前应进行初核。 6.2.2 部门主任(主任不在时由副主任代行复核,下同)/公司法律工作小组组长,按照《签字用印管理规程》要求进行复核并签字。 6.2.3 机要秘书岗根据办理部门需要,将《法人授权书》送公司法定代表人签字,或加盖法定代表人名章。 6.2.4 档案管理岗在《法人授权书》上用印并加盖骑缝章。 6.2.5 公司制式《法人授权书》填写错误,机要秘书岗应在明显位置标注“作废”,由办理部门经办人重新填写,不得将作废的《法人授权书》撕下销毁。《法人授权书》编号应当连续,不得漏编或重编。 6.3 《介绍信》办理规定 6.3.1 办理部门经办人按要求填写介绍信,公司制式《介绍信》应- 配套讲稿:
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