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令人啼笑皆非的会计处理
近日,到一家企业做审计业务,在抽查会计记账凭证时,根据账载事项和金额按照记账凭证编号去查找,连找几个号内容都不相符,无奈之下,我找会计主管,他说出了他对会计凭证编号的独到之处,是一册一编号,不是按月编写大流水号.这家企业一般每个月份的会计记账都在六至八册,每册凭证大约40至60号,也就说每个月有几册记账凭证,就有几个一号.难怪找不到啊.我问这位会计主管,老兄,今年五十几岁了,他说,今年五十三岁.我问,你做几年会计工作了?他说,八年整,今年是第九个年头了.他接着说,他原是某国有商业银行的职员,八年前买断了工龄,就当上了会计,一直在这家企业工作.他接着说,他在银行工作时,也很少和会计业务打交道,专门搞票据审查的,无论什么票据,拿过来就能准确的辨别出真假.当会计属于后改行.我说,你肯定是老板的直系亲属,或者和老板有一定的关系,我的意思是,没有关系,怎么能用这样的会计呢.他说,我和老板没有任何关系.我又接着问,八年来,税务部门来查账时,没有提出这个问题吗?他说,税务部门几乎年年都来查账,从来没说过此事.按月排流水号,我这是第一次听你说的.我问,你平常查找记账凭证不觉得费劲吗?他说,业务都是自己处理的,我很容易就能找到.我说,记账不是只给自己看的,除了自己以外,主要是给查账人看的.我说,你除了记账凭证不编流水号之外,会计记账凭证摘要和记账也存在不符合会计基础工作规范要求的地方,他愉快地接受了.
上述案例虽然是极个别的现象,但会计凭证的编制,会计账簿的登记,存在这样或那样的问题屡见不鲜.会计应用计算机记账,本来应当使会计基础工作登上一个新台阶,可是个别人偷懒,应用复制和粘贴,使一些会计记录面目皆非.本来在会计记账凭证和明细账的摘要栏应简明扼要注明情况,却把其他无关的内容填上,真是风马牛不相及.
我们不妨重温一下编制记账凭证的要求:
(1)填制记账凭证时,应当对记账凭证连续编号.编号有多种方法,根据业务需要,可以分为现金收付、银行存款收付、转账业务三类编号;也可以按收、付、转三类编号;业务比较简单的也可以使用通用记账凭证.无论采用哪一类编号方法,都应当按月顺序编号,即每月从第1号开始,顺序编至月末.一笔经济业务需要填制二张以上记账凭证的,可以采用分数编号法编制,如5号记账凭证需要填制三张记账凭证即可编成5-1/3号.
(2)记账凭证可以根据每一张原始凭证填制或者根据若干张同类原始凭证汇总填制.但不得将不同内容和类别的原始凭证汇总填制在一张记账凭证上.否则,经济业务的具体内容不清,难以填写摘要,会计科目因没有明确的对应关系而看不清经济业务的来龙去脉.这样填制记账凭证不仅凭证本身记录不清楚,也容易造成会计账簿记录的错误,给记账、算账、查账人员带来困难.
(3)出结账和更正的记账凭证可以不附原始凭证外,其他记账凭证必须附原始凭证,并注明原始凭证的张数.记账凭证的内容必须和原始凭证的内容一致.
(4)与其他单位共同分担费用的情况下,保存原始凭证的主办单位应当给其他应负担部分费用的单位开具原始凭证分割单,以证明支出了费用.分割单的内容包括:凭证名称,填制凭证的日期,填制凭证单位名称或填制人姓名,经办人员的签名或盖章,接受凭证单位名称或填制人姓名,经济内容,数量、单价、金额和费用分摊情况等.
(5)如果在填制记账凭证时发生错误的,可以采用红字注销法进行更正,如果会计科目没有没有错误,只是金额错误,可以将正确数字和错误数字之间的差额,另编一张调整的记账凭证.
(6)记账凭证填制完经济事项后,如有空行,应当自最后一笔金额数字下的空行处至合计数上的空行处划线注销.这样做的目的是堵塞漏洞,严密会计手续.
(7)实行会计电算化的单位,对于机制记账凭证应当符合记账凭证的一般要求,打印出来的机制记账凭证要加盖制单人员、审核人员、记账人员及会计机构负责人印章或签字,以加强审核,明确责任.