08信息沟通控制程序.doc

东莞创先新材料科技有限公司生效日期2018-4-10版本/版次C0文件名称信息沟通控制程序文件编号DGCX-QP-08页 次第 7 頁，共 7 頁文件履历修改记录版本号修改内容生效日期A02011年8月10日第一次制定发行2011.8.10B02015年4月30日第一次体系升级修订2015.4.30C02018.4.10第二次体系升版修订2018.4.10文件评审部门职位姓名/日期部门职位姓名/日期文件制定、审批及受控制定审核批准受控状态受控何友桥谢婷1.目的在组织内建立适当的沟通过程，确保对质量管理体系的有效性进行沟通。2.适用范围适用于公司确定和执行与质量管理体系运行有关的内外部沟通过程的活动。3.职责3.1人资部负责公司内部就规章制度、员工动态方面沟通；3.2品保部负责公司内外部质量相关事宜沟通；3.3管理者代表负责质量管理体系的外部沟通；3.4销售部负责客户订单及客户满意的外部沟通；3.5采购部负责与供方沟通；3.6工程部负责技术开发、委外实验的外部沟通；售后组负责售后服务和技术支持的外部沟通；3.7各部门负责责任范围内的信息传递、措施执行。4.术语无5.工作程序5.1外部沟通渠道和时机 5.1.1当出现客户需求及其变更、法规或行业需要、第三方认证或委外实验检测、采购作业时，由相关部门按相关程序规定进行。如采购作业时按采购与供应商管理程序；5.1.2进行外部沟通时应规定沟通窗口和沟通对接人，通常由部门负责人或由部门负责人指定。5.2内部沟通渠道和时机 5.2.1正常工作开展和异常出现时，需要正确有效的沟通。相关部门在工作开展中需要沟通时可按相关程序规定实施，如纠正预防时按纠正与预防控制程序。5.2.2正常工作信息应多反馈汇报、互动共享、实时发布和传递。一般情形下，内部沟通应遵循逐级原则，依公司管理组织架构逐级上报或逐级下传，特殊情形或紧急需要时可越级沟通和传递； 5.2.3正常情况下，部门最高负责人和部门文员(助理)为公司内部跨部门沟通的窗口，在正常工作需要和职权范围内各岗位人员可以展开跨部门沟通和协调，必要时应上报和请示上级负责人(当出现异常、事态恶化、超出权限、重大/紧急事件或沟通失效时)；5.3内部信息沟通方法 常见的内部信息沟通方法(方式、载体或媒介)有以下几种：5.3.1文本、磁盘、光盘、电子版等媒体的文件资料记录传递：公司下发所有文件是典型的下行沟通。对于与员工利益密切相关的或者需要员工共同遵守的文件，必须与员工进行彻底沟通。公司的文件一般情况下下发到各部门必须认真组织学习，并对学习效果进行评测，以确保文件内容沟通，执行到位。5.3.2以镜框、宣传栏或标牌标语等上墙明示的规章制度、宣传资料或公告：这是一种灵活醒目、方便快捷、经久适用的传播宣传方式。5.3.3面对面交流：面对面交流是最常见的沟通方式，上下级之间布置，报告工作，同事之间沟通协调问题，都采取此方式。5.3.4电话、微信、QQ、电邮：电话是工作中常用的有声沟通，必要时应以邮件方式书面传达和跟进(满足5.5.1要求)；微信和QQ是常见的网络沟通方式，建立各种主题微信或QQ工作群，在群里可实时传递、反馈、共享各种工作要求和信息；5.3.5员工意见箱：意见箱是员工对公司有意见和建议都可以通过这种方式与企业及领导进行沟通，作为企业要对此给予高度重视，对员工的意见或建议及时反馈。5.3.6举行各种活动：通过举办各种活动如演讲比赛，各种游戏，联欢会，宴会，专题培训等，都可以有效地促进公司与员工及同事之间的沟通。5.3.7各种早会、例会、专案会议等。5.4内部信息沟通的主要内容包括但不限于以下：5.4.1质量管理体系运行信息传递；5.4.2工作指引，文件发放，文件和记录的收集与调阅、借阅；5.4.3供决策参考的内外部资料学习、交流或传播。5.4.4工作部署和策划。5.5内部沟通的实施和控制5.5.1沟通尽量运用书面信息。电话沟通中凡涉及工作指令或构成执行依据者，一律以各种媒体的文字依据为准，以免口述或听觉偏差引起工作失误而且责任不清。5.5.2所有沟通信息力求做到a)真实、准确、及时；b)概念清楚：表达简明清晰，避免不易理解和不同理解的可能性；c)交代明确：操作性强，能让接收人准确理解要求意图，以及任务完成好坏的判定；d)回馈到位：沟通是双向的，沟通信息接受者应准确理解并积极、清晰、明确回应。5.5.3沟通信息形成的文件和记录按文件与记录控制程序执行。5.5.4会议遵循“少而精”的原则，应做到“大事必议、议必决、决必行、行必果”，会前有准备、讨论有主题、决议有检查。会前准备篇幅简短的发言提纲、参考资料、决议草案，用以提高效率。会议应形成会议纪要，责任应落实，检查有依据。5.5.5需其它部门协助配合完成的工作，必要时可填写工作联络单联络相关部门协同处理。5.6对于顾客的合同产品、正在开发的项目和有关的产品信息，在内部沟通时，应注意信息保密，控制发放范围，保证顾客的信息不致泄密。5.7内部沟通处理5.7.1正常信息时，责任部门应按会议决议、所布置任务的要求予以执行，汇报执行状况，并对执行过程和结果负责。5.7.2异常信息处理A)异常信息时，管理者代表应根据工作联络单反馈的信息，组织相关部门进行根本原因分析，按纠正与预防控制程序的规定，制定对策，明确具体的对策内容、责任人、完成时限要求等。B)责任部门应根据对策的要求予以实施，并将实施结果报告人资部（管理规则、员工动态）或品保部（生产过程、产品品质）。5.7.3进度跟踪a)人资部、品保部应跟踪对策计划书的实施进度，并将结果报管理者代表。b)管理者代表应对对策的实施效果进行确认。c)当对策实施效果确认为有效时，可实施文件标准化并持续改进；当对策计划效果确认无效时，管理者代表应组织责任部门采取进一步的对策，直至有效达成。6.相关文件与记录6.1文件与记录控制程序6.2纠正与预防控制程序6.3采购与供应商管理程序6.4会议纪要6.5工作联络单7.附件：内部沟通流程图内部沟通流程图流程图权责单位链接流程(作业流程)使用表单责任单位配合单位确定沟通管理渠道方法正常信息沟通方法内部会议、墙报、报表会议决议、任务布置异常信息发现、反馈识别沟通时机根本原因分析、制定对策责任部门任务执行完成状况跟踪检查完成结果报告完成结果确认纠正、预防、改进标准化管理公司高层各部门管代各部门公司高层各部门人资部各部门会议纪要、各类报表公司高层各部门会议纪要各部门工作联络单各部门管代工作联络单各部门对策书人资部品保部各部门对策书人资部品保部各部门对策书管代各部门对策书各部门管代对策书人资部品保部各部门7