工作任务设计和制作报表.ppt
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1、工作任务10设计和制作报表10.1任务描述公司的经营管理过程中,制作和打印报表是数据管理的日常工作。除需要进行简单的表格式报表打印外,常常需要对公司的经营情况进行统计、汇总和分析,最后再将这些以一种美观、实用的格式打印出来。Page 1在本任务中,我们将通过自动方式和设计视图制作有关库存、进货、商品和订单的一系列满足经营管理需求的报表。Page 210.2业务咨询10.2.1报表的定义报表是将信息用打印机打印输出。报表的数据源大多数是表、查询或SQL语句。Page 3使用报表可以控制报表上所有内容的外观,可以按照所需方式显示要查看的信息。有了报表,用户就可以控制数据格式,获取数据汇总,并以所需
2、的任意顺序对信息进行排序。Page 4报表是打印和复制数据库管理信息的最佳方式,可以帮助用户以更好的方式表示数据。报表既可以在屏幕上输出,也可以被传送到打印设备中打印输出。Page 510.2.2报表的功能报表是打印数据的最好方式。与直接从表、查询或窗体中打印数据相比,报表打印可以提供更多的控制数据格式的方法,包括对记录进行排序、分组,对数据进行比较、总结和小计,以及控制报表的布局和外观,如定义页面的页眉、页脚及报表页眉和页脚等。Page 6报表是查阅和打印数据的较好方式,与其他打印数据的方法相比,它具有以下两个优点。首先,报表可以对简单的数据执行浏览和打印功能,还可以对大量原始数据进行比较、
3、汇总和小计。其次,报表可生成清单、订单及其他所需的输出内容。Page 7报表是Access2010数据库的一个重要组成部分,不仅可用于数据分组,单独提供各项数据并执行计算,还提供了以下功能:(1)可以制成各种丰富的格式,而使用户的报表更易于阅读和理解。(2)可以插入大量的图片、图表以及其他OLE对象美化报表的设计。(3)可以在每页的顶部和底部打印标识信息的页眉及页脚。Page 8(4)可以利用图表和图形帮助说明数据的含义。(5)可包含子窗体和子报表。(6)能按特殊格式排版,例如,可生成发票、电话和标签等。(7)能打印所有表达式的值。Page 9报表与窗体在设计与使用上有许多类似之处,它们的数据
4、源都是表、查询或SQL语句,两者之间可以相互转换。Page 10窗体设计中所提到的控件的添加、复制、移动、删除及布局等操作,都可以应用在报表的设计过程中。两者不同的是,在窗体中可以输入数据,而报表则侧重于按指定格式来输出数据。Page 1110.2.3报表的组成报表一般由“报表页眉”、“页面页眉”、“主体”、“页面页脚”和“报表页脚”组成,如图3.57所示。Page 12分组报表中还有组页眉和组页脚两个节,它们是报表所特有的。报表中的内容以节来划分,每一个节都有特定的目的,并按照一定的顺序打印在页面和报表上。Page 131报表页眉报表页眉出现在整个报表的开头处,而且只出现一次。报表页眉显示整
5、个报表的一般性说明文字,以及报表的标题、图标等,让用户一眼就能看出报表所包括的主要内容。Page 14报表页眉一般和页面页眉一起显示在首页。报表页眉打印在第一页的页眉之前。但如果报表很大,则有必要把报表页眉单独设置成一页来作为封面。Page 15如果要向报表中添加报表页眉/页脚,可右键单击“主体”或“页面页眉”或“页面页脚”栏目,在快捷菜单中选择【报表页眉/页脚】命令。当报表中已经具有报表页眉和页脚时,执行上述命令,将同时删除报表页眉、页脚以及其中的控件。Page 162页面页眉页面页眉将显示在报表中每一页的最上方,其信息包括报表的标题、图标、日期及字段的名称等。如果要向报表中添加页面页眉/页
6、脚,则可以按照前面介绍的方法,右键单击【主体】,在弹出的菜单中选【页面页眉/页脚】命令。Page 173组页眉组页眉出现在报表每一个分组字段的开始,用于显示该组的标题及相关信息,还可以显示分组字段的名称等。如果报表有多个层次性的分组,则对应的组页眉也有多个,而且从上到下按分组级别高低依次排列。Page 184主体主体节包含了报表数据的主体,报表的基表记录源中的每一条记录都放置在主体节中。该部分显示报表的详细记录。Page 195组页脚在报表中,页眉和页脚总是对应出现的。组页脚对应着组页眉。组页脚出现在报表每一个分组的末尾,用于显示该组总结性信息。Page 206页面页脚页面页脚和页面页眉对应,
7、出现在报表每一页的末尾,其信息包括报表页码、日期等。值得注意的是,页面页脚和页面页眉显示在同一页,因此要避免两者信息的重复。页面页脚与页面页眉使用同样的命令,成对地添加或删除。Page 217报表页脚报表页脚用于在报表的底部放置信息,例如,报表总结和总计数等。Page 2210.2.4报表的视图报表有3种视图,分别是:设计视图、打印视图和版面视图。Page 231设计视图在设计视图中可以自行设计报表,也可以修改报表的布局。在设计视图中打开报表时,字段列表和工具箱会自动显示出来。Page 24要在设计视图中打开报表,可以单击【报表】或【报表设计】按钮。若已在打印预览视图中打开了报表,则可以选择【
8、视图】【设计视图】命令,切换到报表的设计视图中。Page 252打印预览视图在打印预览视图中可以预览报表的版式,浏览报表中的数据。若要显示报表的打印预览视图,则先选中该报表,然后右键单击,在弹出的菜单中选择【打印预览】命令。Page 26当查看由多个页面组成的报表时,可以使用窗口右下方的浏览按钮在不同的页面之间切换,从而同时查看多个页面。Page 273版面预览视图版面预览视图用于查看报表的版面设置。在版面预览视图中可以检查报表的字体、字号和常规布局。版面预览视图与打印预览视图非常相似,但版面预览视图中只显示报表中的示范数据,而不是完整的呈现数据。Page 2810.2.5报表的分类常见的报表
9、类型有纵栏式报表、表格式报表、图表示报表和标签报表。Page 291纵栏式报表纵栏式报表是在每页中从上到下按字段打印一条或多条记录的一种报表,其中每个字段占一行。这类似于纵栏式窗体,只不过纵栏式报表可以显示多条记录,记录与记录之间用一条横线隔开。Page 302表格式报表表格式报表以表格(即行和列)的形式显示和打印表或查询中的数据。与普通表格不同的是,表格式报表还可以对数据记录进行分组,对分组结果进行汇总等。因此,这类报表很常用。Page 313图表报表图表报表是Access中的一种特殊格式的报表,它通过图表的形式输出数据源中两组数据之间的关系。图表可以更方便、更直观地表示数据间的关系。Pag
10、e 324标签报表标签报表一般很小,类似于一个标签。一张纸往往可以打印几个到几十个标签报表。Page 3310.2.6编辑报表的操作编辑报表的布局时常用的操作是选择控件、移动控件、对齐控件、改变控件大小、复制控件、删除控件、撤销操作、保存编辑结果等。Page 341选择控件要对报表设计器中的控件进行对齐、移动和删除等编辑操作,通常需要先选择它。用户可以选择一个控件,也可以选择多个控件。Page 35(1)选择一个控件单击控件即可选择该控件。选定的控件的边框将出现控制柄(黑色的小矩形)。(2)选择多个控件与Windows环境中选择多个文件图标的方法相同,先选中一个控件,单击,再放入到主体或页眉/
11、页脚中。如图所示。Page 36先按住【Shift】键,再单击需要选择的控件。这种方法常用于选择不连续的多个控件。按【Ctrl】+【A】组合键或选择【编辑】【全选】命令,可以选择全部控件。Page 372移动控件设计报表的布局时,经常需要移动控件。用户可以利用鼠标快速地移动控件,也可以利用键盘细微地移动控件,还可以利用属性窗口精确地设置控件的位置。Page 38(1)利用鼠标移动控件先选择需要移动的一个或多个控件,再将鼠标指针指向选定的控件。当鼠标指针变成黑色的小手形状时,按下鼠标左键进行拖曳时,可以移动所有选定控件的位置。Page 39(2)利用键盘移动控件先选择需要移动位置的一个或多个控件
12、,再按【Ctrl】+方向键即可细微地移动选定的控件。Page 403对齐控件设计报表时,常常需要使控件按行或列对齐。因为使用鼠标和键盘移动控件时很难精确地对齐控件,所以用户通常使用菜单命令来对齐控件。Page 41先选择需要对齐的控件,再选择【格式】【对齐】子菜单中的命令,即可精确地对齐控件。常用的对齐控件命令的功能说明如表3.6所示。Page 42命命 令令功功 能能 说 明明【格式格式】【对齐】【靠左靠左】以以选定的控件中最左定的控件中最左边的位置的位置为标准准对齐控件控件【格式格式】【对齐】【靠右靠右】以以选定的控件中最右定的控件中最右边的位置的位置为标准准对齐控件控件【格式格式】【对齐
13、】【靠上靠上】以以选定的控件中最高的位置定的控件中最高的位置为标准准对齐控件控件【格式格式】【对齐】【靠下靠下】以以选定的控件中最低的位置定的控件中最低的位置为标准准对齐控件控件表3.6对齐控件的命令Page 434设置控件的间距设计报表时,常常需要使控件的水平间距或垂直间距相等。用户只要先选择需要使水平间距或垂直间距相等的多个控件,再选择如表3.7所示的命令,即可设置控件的水平间距或垂直间距相等。Page 44命命 令令功功 能能 说 明明【格式格式】【水平水平间距距】【相同相同】以所有以所有选定的控件的左、右定的控件的左、右边界界为标准,使控件的水准,使控件的水平平间距相等距相等【格式格式
14、】【水平水平间距距】【增加增加】使使选定的控件的水平定的控件的水平间距相同,并增加水平距相同,并增加水平间距距【格式格式】【水平水平间距距】【减少减少】使使选定的控件的水平定的控件的水平间距相同,并减少水平距相同,并减少水平间距距【格式格式】【垂直垂直间距距】【相同相同】以所有以所有选定的控件的上、下定的控件的上、下边界界为标准,使控件的垂准,使控件的垂直直间距相等距相等【格式格式】【垂直垂直间距距】【增加增加】使使选定的控件的垂直定的控件的垂直间距相同,并增加垂直距相同,并增加垂直间距距【格式格式】【垂直垂直间距距】【减少减少】使使选定的控件的垂直定的控件的垂直间距相同,并减少垂直距相同,并
15、减少垂直间距距表3.7设置控件的命令Page 455改变控件的大小在报表设计器中可以利用鼠标快速改变控件的大小,也可以利用键盘细微地改变控件的大小,还可以利用属性窗口精确地设置控件的大小。Page 46(1)利用鼠标改变控件的大小利用鼠标改变控件的大小时,先选择需要改变大小的控件,再将鼠标指针指向选定的控件的控制柄。当鼠标指针变成黑色的双箭头形状时,拖曳选定的控件的控制柄,即可方便地改变所有选定的控件的大小。Page 47如果控件有与之关联的标签控件,默认情况下改变其中某个控件的大小,将不改变另一个控件的大小。Page 48(2)利用键盘改变控件的大小利用键盘改变控件的大小时,只需先选择需要改
16、变大小的控件,再按【Shift】+方向键,即可细微地改变选定的控件的大小。Page 496设置多个控件大小相同设计报表时,常常需要使一组控件具有相同的宽度或高度。因为使用鼠标和键盘很难精确设置控件的大小,所以用户通常使用菜单命令设置多个控件的大小,从而使它们大小相同。Page 50先选择需要设置相同大小的控件,再选择如表3.8所示的命令,即可设置多个控件具有相同的高度和宽度。Page 51命命 令令功功 能能 说 明明【格式格式】【大小大小】【至最高至最高】以各以各选定控件高度的最大定控件高度的最大值为标准准设置控件置控件的高度的高度【格式格式】【大小大小】【至最短至最短】以各以各选定控件高度
17、的最小定控件高度的最小值为标准准设置控件置控件的高度的高度【格式格式】【大小大小】【至最至最宽】以各以各选定控件定控件宽度的最大度的最大值为标准准设置控件置控件的高度的高度【格式格式】【大小大小】【至最窄至最窄】以各以各选定控件定控件宽度的最小度的最小值为标准准设置控件置控件的高度的高度表3.8设置控件大小相同的命令Page 527复制控件如果报表中有多个相同的控件,则创建了其中一个控件后,可以使用复制的方法创建其他控件,以提高工作效率。复制报表控件的操作步骤如下。(1)选择需要复制的控件。(2)单击【报表设计工具】中的【复制】按钮,把控件复制到剪贴板上。Page 53(3)单击报表设计工具栏
18、中的【粘贴】按钮。Page 54完成以上操作后,复制出的报表控件将出现在选定控件附近。用户可以把复制出的控件移动到目标位置。Page 558删除控件报表中不需要的控件必须删除。先选择需要删除的控件,再按【Delete】键,即可删除选定的控件。Page 569撤销操作如果某个编辑操作做错了,可以立即单击报表设计工具栏中的【撤销】按钮撤销刚做的操作。如果撤销操作做错了,那么可以单击报表设计工具栏中的【恢复】按钮恢复刚撤销的操作。Page 57例如,误删除了控件后,若想马上恢复删除的控件,则单击报表设计工具栏中的【撤销】按钮撤销删除控件的操作,这样误删除的控件又会出现在原来的位置。Page 5810
19、.3任务实施10.3.1创建库存报表自动创建报表的方法是创建报表的一种快捷方式,使用该方法可以创建纵栏式或表格式报表。这里,我们将使用自动方法创建表格式库存报表。Page 59(1)打开“商贸管理系统”数据库。选择“库存表”为数据源。(2)单击【创建】-【报表】按钮,弹出“库存表”视图。如图所示,单击【视图】-【打印预览】,显示下面的预览结果。Page 60(3)选择【文件】【保存】命令,在“报表名称”文本框中输入“库存报表”,单击【确定】按钮保存报表。(4)单击【视图】-【设计视图】,查看各字段的布局,不合适的可以调整。(5)单击报表中的【关闭】按钮,关闭创建好的报表。Page 6110.3
20、.2制作商品详细清单在实际操作中,如果报表的数据源有多个,要想使用自动创建报表的方法,则需要先创建包含相关数据的查询。使用报表向导创建报表,则可从多个数据源中选择需要的字段创建报表。Page 62例如,我们将要创建的“商品详细清单”报表,需包含来自“商品”、“类别”和“供应商”表中的字段,因此在这里我们使用报表向导来创建报表。Page 63(1)打开“商贸管理系统”数据库。(2)选择【创建】-【报表向导】,弹出“报表向导”对话框。(3)选择“商品”表、供应商”表、“类别”表作为数据源,单击【确定】按钮,弹出如图3.61所示的“报表向导”对话框。Page 64(4)添加报表字段。添加“商品”表中
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- 关 键 词:
- 工作任务 设计 制作 报表
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