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《企业知识产权管理规范》
贯标文件模板

国家知识产权局编制

文件编号：
版 本 号：
受控状态：
发放编号：

知识产权管理工作手册

编制： 日期：
审核： 日期：
批准： 日期：

××××年××月××日发布 ××××年××月××日实施
××××××公司 发布

III

目 录

0.1 前言 1
0.2 颁布令 2
0.3 企业简介 3
0.4 知识产权方针、目标 4
0.5 任命书 5
1 范围 6
1.1 总则 6
1.2 内容 6
1.3 目的 6
1.4 范围 6
1.5 应用 6
2 规范性引用文件 6
3 术语和定义 6
4 知识产权管理体系 6
4.1 总体要求 6
4.2 文件要求 7
4.2.1总则 7
4.2.3外来文件与记录文件 8
5 管理职责 8
5.1 管理承诺 8
5.2 知识产权方针 9
5.3 策划 9
5.3.1知识产权管理体系策划 9
5.3.2知识产权目标 9
5.3.3法律法规和其他要求 10
5.4 职责、权限和沟通 11
5.4.1管理者代表 11
5.4.2机构 11
5.4.3内部沟通 12
5.5 管理评审 12
5.5.1评审输入 12
5.5.2评审输出 12
6 资源管理 13
6.1 人力资源 13
6.1.1知识产权工作人员 13
6.1.2教育与培训 13
6.1.3人事合同 14
6.1.4入职 14
6.1.5离职 14
6.1.6激励 15
6.2 基础设施 15
6.3 财务资源 15
6.4 信息资源 16
7 基础管理 16
7.1 获取 16
7.2 维护 17
7.3 运用 17
7.3.1实施、许可和转让 17
7.3.2投资融资 18
7.3.4标准化 18
7.3.5联盟及相关组织 18
7.4 保护 18
7.4.1风险管理 18
7.4.2争议处理 19
7.4.3 涉外贸易 19
7.5 合同管理 19
7.6 保密 20
8 实施和运行 21
8.1 立项 21
8.2 研究开发 21
8.3 采购 22
8.4 生产 22
8.5 销售和售后 23
9 审核和改进 23
9.1 总则 23
9.2 内部审核 23
9.3 分析与改进 24
附录1 知识产权管理体系管理制度文件目录 25
知识产权管理总则 26
专利管理制度 32
商标管理制度 40
企业著作权管理制度 44
商业秘密管理制度 46
知识产权奖惩制度 51
知识产权应急方案 53
技术合同管理办法 57
知识产权申请控制程序 60
知识产权检索控制程序 61
知识产权变更、放弃控制程序 62
知识产权信息发布控制程序 63
保密合同 64
竞业禁止协议书 66
附录2 知识产权管理体系记录表单 69

0.1 前言

随着知识经济的兴起，知识产权已成为市场竞争力的核心要素。企业是自主创新的主体，更是知识产权创造、运用、管理和保护的主体，提高企业的知识产权管理工作水平是增强自主创新能力的重要保证。
本管理手册是依据《企业知识产权管理规范》，结合企业的特点及实际，遵行“可行、实效、系统、准确、简明”的原则编写。希望公司员工能认真学习、理解执行，做好知识产权管理工作，提高知识产权创造、管理、运用和保护水平，满足标准要求。

0.2 颁布令

实施企业知识产权管理是企业获得持续发展的关键，是提升企业市场竞争力的保证。
全体员工务必牢记“××××××××××××”的知识产权管理方针，并以此为己任，在自己的工作中监控、保护知识产权。
本手册根据《企业知识产权管理规范》编制而成，现予以颁布，自××××年××月××日起生效实施。该手册是企业知识产权管理的规范性文件，全体员工必须理解、贯彻、执行。

总经理：______________
××××年××月××日

0.3 企业简介

公司概况、人员、占地、产品、生产能力、产值等介绍。
公司获得荣誉介绍。
公司知识产权的创造、管理、运用、保护简介。

0.4 知识产权方针、目标

企业的知识产权管理方针应符合法律法规要求，能为管理目标的制定提供框架，能体现企业特色、知识产权特点、易读易记。
企业的知识产权目标应与企业发展的方针一致，目标应设置可测量参数，并可以在企业内部的相关部门和管理流程分解落实，可以分别制定实现目标的相关计划和文件。

1、知识产权方针
××××××××××××
××××××××××××

2、知识产权长期目标
××××××××××××
××××××××××××

3、知识产权3－5年目标
××××××××××××
××××××××××××

总经理：______________
××××年××月××日

0.5 任命书

为贯彻执行《企业知识产权管理规范》及相关法律法规要求，特任命×××同志为公司知识产权管理者代表，负责下列工作：
1）领导、审查、批准和监督知识产权管理机构的各项工作；
2）协调企业内外有关知识产权工作；
3）确保知识产权管理体系运行和改进需要的各项资源的落实；
4）及时向最高管理者提供有关知识产权信息。

总经理：______________
××××年××月××日

1 范围
1.1 总则
本手册按《企业知识产权管理规范》的要求，通过知识产权管理体系的建立、实施、保持和持续改进，规范企业的知识产权工作。
1.2 内容
本手册包括了《企业知识产权管理规范》的全部要求以及体系所需过程的相互作用。包括企业知识产权管理的方针、体系要求、资源管理、运行控制、合同管理、检查、分析和改进。
1.3 目的
贯彻《企业知识产权管理规范》国家标准，促进企业建立生产经营活动各环节知识产权管理活动规范，加强知识产权管理，提高知识产权获取、维护、运用和保护水平。
1.4 范围
本手册适用于企业内部和外部经营活动全过程。本手册涉及评价企业是否满足《企业知识产权管理规范》标准和有关法律法规要求的评价体系。
1.5 应用
公司知识产权活动涉及《企业知识产权管理规范》全部条款内容，没有删减。（企业可根据技术中介服务企业、制造企业、商业贸易企业等不同类型企业的实际情况删减本企业不适用的条款，例如标准化的企业可删减标准7.3.4标准化条款）。
2 规范性引用文件
GB/T 19001－2008 质量管理体系要求
企业知识产权管理规范
3 术语和定义
本手册采用《企业知识产权管理规范》中的术语和定义。
4 知识产权管理体系
4.1 总体要求
企业应按标准的要求建立知识产权管理体系，形成文件，加以实施和保持，并持续改进其有效性。
4.2 文件要求
4.2.1总则
（1）知识产权管理体系文件包括形成文件的知识产权方针、目标、知识产权管理控制程序、知识产权管理活动记录，并按企业文件管理的规定要求对文件进行管理。体系结构如下图所示：
方针、目标

控制程序
记录
知识产权目标应有量化指标（定量和定性）
规划、年度目标、年度工作计划等
对知识产权获取、维护、运用和保护过程进行控制（谁做、做什么、何时做、怎么做）
知识产权活动形成的记录

（2）根据企业的规模、活动类型、过程及其相互作用的复杂程度以及员工的能力确定所需的文件及详略程度；
（3）文件采用的媒体形式或类型有：纸张、磁盘（带）、光盘、照片、样件以及其他电子媒体或组合；
形成的相关文件：文件管理规定、文件目录、文件发放回收登记表、文件借阅表。
4.2.2文件控制
知识产权管理体系文件是企业实施知识产权管理的依据，应予以控制：
（1）企业应根据自身需要，建立知识产权申请、维护、管理、奖励以及保密等各方面的内部控制程序，并按要求进行管理；
（2）企业建立的控制程序应在发布或更新发布前得到审核和批准；
（3）企业应根据控制程序进行管理，并对执行情况进行定期跟踪、评价，确保制度控制的有效性。
（4）企业知识产权管理体系文件的管理应根据文件类别及秘密级别的不同分别进行；
（5）文件应按企业文件管理的规定进行管理，对文件的发布、标识、更改、使用、保存、废止进行控制，以保证体系的有效实施。
形成的相关文件：文件管理规定、知识产权申请、管理及保密等控制制度、评价（评审）记录。
4.2.3外来文件与记录文件
应根据知识产权管理要求进行记录，为知识产权管理体系有效运行提供客观依据，记录应有部门和记录人落款和时间，确保过程实施的可追溯性，并按记录管理要求进行管理，记录应满足下列要求：
(1）记录填写应做到详细、准确、及时、字迹清晰、内容完整，易于识别和检索；
(2）记录可以采用文字（表格）、照片、电子媒体等；
(3）记录的形成、保管、使用、废弃应按企业的记录管理规定要求进行；
(4）对于外来文件与记录文件，企业应采取措施保证其完整性，并明确保管方式和保管期限。
形成的相关文件：记录管理规定、相关记录、记录清单台帐、原始记录。
5 管理职责
5.1 管理承诺
最高管理者是企业知识产权管理的第一责任人，其职责主要有：
（1）制定知识产权方针、目标，确保为实施知识产权管理提供适宜的组织机构，并配备必要的资源；
（2）建立和健全各级知识产权管理责任，落实职能，就知识产权管理的有关事宜予以授权；
（3）贯彻国家有关知识产权管理工作的方针、政策、法令、法规，制定公司知识产权管理方针和目标，并使之在全体员工中理解贯彻。
5.2 知识产权方针
（1）公司知识产权方针
××××××××
（2）方针为知识产权目标的制定提供总体框架。
（3）知识产权机构通过培训、教育、宣传等方式，向全体员工宣贯知识产权方针。
（4）方针由最高管理者批准，发布实施（详见0.4）。
（5）公司根据内外部环境的变化，组织对知识产权方针的适宜性进行评审，必要时进行修改。
5.3 策划
5.3.1知识产权管理体系策划
（1）企业应识别所涉及的知识产权种类及其作用（各企业根据自身情况确定），如专利权、商标权、著作权（含计算机软件著作权）、商业秘密、集成电路布图设计、植物新品种权、地理标志及商号权等；
（2）企业应按标准的要求建立知识产权管理机构和相应的管理程序，规范工作职责，使之形成文件加以实施和保持，并持续改进；
（3）知识产权管理机构牵头，依据知识产权方针将知识产权目标分解为可以落实的具体目标，由相关部门负责实施。实施过程中形成的文件应落款可追溯，以实现对企业生产经营活动中各环节知识产权创造、运用、保护和管理的有效运行和控制；
（4）定期开展检查、分析、评价，确保持续改进，对已出现和潜在的不符合知识产权管理要求的问题，采取纠正和预防措施，对体系进行及时调整、修订和完善，促进知识产权目标的实现。
形成的相关文件：知识产权管理制度和工作职责、知识产权管理台帐（包括专利、商标、著作权等）、改进措施。
5.3.2知识产权目标
最高管理者应根据企业的实际情况，确定知识产权目标。
（1）由最高管理者组织制定企业的知识产权管理目标，知识产权管理部门负责在企业的相关职能部门和各作业层次上建立知识产权目标；
（2）知识产权目标应与知识产权方针保持一致，内容应包括对持续改进的承诺；
（3）知识产权目标应分解到各职能部门，部门指标应力求量化且可以测量；
（4）对知识产权目标应实施动态管理，各职能部门定期对本部门目标实施情况进行检查、考核评价，并报知识产权管理部门。
形成的相关文件：年度知识产权目标分解、考核记录。
5.3.3法律法规和其他要求
（1）法律、法规及其他要求包括下列内容：
1）国家颁布的有关的知识产权法律法规（如专利法、商标法等）；
2）涉及知识产权的相关法规（如计算机软件保护条例）；
3）我国签订的国际条约（如专利合作条约）；
4）各级地方人大、政府颁布的有关知识产权的法规政策；
5）其他相关方所提出的要求。
（2）建立信息获取渠道
通过订阅杂志报刊，关注政府（国家、省、市各级）、部门（如知识产权局）、行业（如本行业）等相关网站，及时有效的获得法律、法规和其他要求；
（3）对收集到的法律、法规及其他要求的相关内容应及时向相关部门及相关人员进行传达；
（4）建立法律、法规及其他要求的台帐，对法律、法规及其他要求的变化、更新情况进行跟踪，获取最新信息，并及时向相关部门及相关人员进行传达。
形成的相关文件：相关原始记录、法律法规及其他要求一览表。

5.4 职责、权限和沟通
5.4.1管理者代表
最高管理者应在最高管理层中指定一名成员作为管理者代表，授予其权利负责以下知识产权工作：
（1）建立、实施并保持知识产权管理体系的运行；
（2）领导、审查、批准和监督知识产权管理机构的各项工作；
（3）向最高管理者报告知识产权管理绩效和改进需求；
（4）确保全体员工对知识产权方针和目标的认知；
（5）确保知识产权管理体系运行和改进需要的各项资源的落实；
（6）协调企业内外有关的知识产权工作；
（7）确保知识产权外部沟通的有效性。

5.4.2机构
总经理
知识产权主管
技术部
质量部
财务部
知识产权部
生产部
市场部
采购部
办公室
知识产权管理体系组织机构图

建立知识产权管理机构，配备专职或兼职工作人员，负责落实总体工作；其他职能部门负责落实与本部门相关的知识产权工作。
5.4.3内部沟通
采取有效措施在企业内部建立知识产权沟通渠道，如在各相关职能部门设立知识产权联络员，确保对知识产权管理体系的有效性进行沟通。
5.5 管理评审
管理评审由最高管理者定期组织实施，对知识产权的适宜性和有效性进行评估，。
（1）应按策划的时间间隔（每年至少一次）进行知识产权管理体系的管理评估；
（2）评估目的是评估知识产权管理体系的适宜性和有效性；
（3）评估依据是知识产权管理方针和预期的目标，必要时，应考虑内外部环境的变化；
（4）评估结论应明确管理体系调整和方针、目标改进的需求，以及采取措施的可行性，以利于持续改进。
5.5.1评审输入
评审输入应包括：
（1）知识产权方针和目标；
（2）内部审核结果；
（3）企业经营目标、策略及新产品、新业务的规划情况；
（4）企业知识产权基本情况及风险评估信息；
（5）技术、标准发展趋势；
（6）财务经费实施绩效；
（7）预防和纠正措施的实施情况，如对知识产权有重大影响的措施；
（8）以往管理评估的跟踪措施实施情况及有效性；
（9）可能影响管理体系正常运行各方面出现的变化，如体制、法律法规、政策的变化等。
5.5.2评审输出
评审输出应包括：
（1）提出知识产权方针和目标的改进措施；
（2）提出知识产权管理制度及管理程序的改进措施；
（3）确定人力资源、基础设施、财务资源及信息资源投入措施；
（4）保持评审的输入和输出记录；
（5）实施评审的决定和措施，在管理者代表的的主持下，制定责任部门，制订实施计划，明确完成时间。计划报最高管理者批准后，下发实施，各相关职能部门对实施情况进行协调、监督和检查。
形成的相关文件：相关原始记录、管理评审计划、管理评审报告、改进措施。

6 资源管理
6.1 人力资源
6.1.1知识产权工作人员
（1）对知识产权工作人员的任职条件应明确规定，应使其能力与岗位职责要求相适应。对人员能力的判断应从其接受教育的程度，培训效果，技能水平，个人职务和岗位经历等综合考虑，选拔能胜任本职工作的人员从事管理和作业活动。
（2）知识产权工作人员主要指知识产权管理人员以及专利工程师。
形成的相关文件：管理职责、能力要求
6.1.2教育与培训
（1）识别和确定知识产权工作人员所必需的能力。制定培训计划并执行，使知识产权工作人员具备相应的知识、技能和经验。
（2）企业应组织全体员工按业务领域和岗位要求开展知识产权培训，如法务部门、研发部门、人事部门、行政部门等部门的员工，使其了解其工作与实现知识产权目标的关系。企业针对职能部门负责人、主要业务骨干的知识产权培训教育，可根据自身特点和知识产权管理工作的实际需要，灵活实施，合理设置培训教育的内容。保持教育、培训的适当记录。全体员工和新入职员工应当开展知识产权知识的宣传普及工作，以提高全体员工和新入职员工的知识产权意识。
（3）通过培训等方式确保中、高层管理人员具有一定的知识产权意识，保持教育、培训的适当记录。
形成的相关文件：培训申请表、培训工作计划、培训实施情况记录
6.1.3人事合同
（1）企业新进员工时，企业应在劳动合同中明确员工的知识产权保护责任、权利和义务。对涉及或可能知悉企业商业秘密等知识产权信息的员工，应在合同中规定其负有的保密义务，明确其保密责任和义务。
（2）企业可与员工签订竞业禁止合同，并要求员工交回属于企业的可能造成公司技术秘密、商业秘密外泄的各种实物和资料，并签订保密协议，以书面形式明确其承担的竞业禁止义务，以及员工对涉及的企业商业秘密的保密责任和期限。但竞业禁止合同或条款的设立不得违反国家有关竞业禁止的规定，并应给予员工相应的竞业限制补贴。
形成的相关文件：劳动合同（知识产权归属协议）、竞业禁止协议书、保密合同、员工离职（退休）资料交割清单、相关记录
6.1.4入职
（1）企业应了解新进员工已有的知识产权权利义务，避免侵害他人知识产权，进行适当的知识产权背景调查和沟通，以及入职知识产权培训。
（2）公司与员工的劳动、上岗合同中应明确员工的知识产权保护责任、权利和义务。对涉及或可能知悉公司商业秘密等知识产权信息的员工，规定其负有的保密义务（也可与员工签订专门的保密合同），明确其保密责任和义务。
（2）对于研究开发、产品线等与知识产权关系密切的岗位，也可与员工签订专门的知识产权声明文件，明确其保密责任和义务。
形成的相关文件：入职员工知识产权背景调查表、新入职员工知识产权背景会议纪要、知识产权声明、相关记录
6.1.5离职
（1）为防止企业员工流动后，造成或加剧同业竞争，员工离职或退休后，应进行离职、退休员工的知识产权恳谈，提醒相应的知识产权事项。
（2）对于涉及核心知识产权的员工离职或退休时，应交回属于企业的全部资料、实验数据、仪器设备、样品，并签订保密协议，以书面形式明确知识产权得权属、其承担的竞业禁止义务，以及员工对涉及的企业商业秘密的保密责任和期限。
劳动合同：合同中应包含涉及或可能知悉企业商业秘密及知识产权信息等保密条款。
保密合同：对重大科研项目或对企业经济利益有重大影响的项目，应与相关人员另行签订单项保密合同，约定具体事项。
形成的相关文件：离职（退休）员工知识产权会议纪要、相关记录
6.1.6激励
公司应建立激励机制，制定知识产权奖励的制度，奖励应形成奖励记录，归档备查。
文件中应明确：
（1）明确给员工创造的知识产权给予相应的物质奖励和精神奖励。物质奖励标准不低于国家相关法律规定的标准。
（2）奖罚分明，同时明确员工在造成知识产权损失时，应承担的责任。
形成的相关文件：知识产权奖励制度、专利申请奖励表、专利授权奖励表、相关记录
6.2 基础设施
根据需要配套相关资源，包括主要的配套资源为知识产权管理软件、数据库、计算机、网络设备、保密设备、办公场所地等。
形成的相关文件：相关采购或实施记录
6.3 财务资源
企业应当为知识产权管理工作的有效开展提供相应的经费保障，设立知识产权经常性预算费用，主要包括用于知识产权申请、注册、登记、维持、检索、分析、评估、诉讼和培训等事项；用于知识产权管理机构运行；用于知识产权激励；有条件的企业可设立知识产权风险准备金。
形成的相关文件：知识产权经费管理规定、知识产权费用预算表、相关记录
6.4 信息资源
（1）公司知识产权信息包括内部信息和外部信息，其收集和维护管理应由知识产权管理部门归口管理。
（2）信息分类
1）内部信息包括：专利、商标、版权、商业秘密、专有技术、许可证贸易等各类知识产权信息。
2）外部信息包括：国家和各级政府有关知识产权的法律、法规和政策措施，国内外相关专利文献、商标注册等信息，相关专业期刊、图书、杂志等出版物记载的相关技术信息，竞争对手及其产品技术信息等。
（3）信息资源管理
1）根据公司的产品、行业等情况识别信息的需求。
2）识别并获得内部和外部的信息来源。
3）将信息转换为对公司有用的知识，并传达给相关人员。
4）利用数据、信息和知识来确定并实现公司的知识产权方针和目标。
5）确保适宜的安全性和保密性。
6）评估使用信息所获得的收益，以便对信息和知识的管理进行改进。
7）信息发布前必须进行审批。
8）建立专利信息数据库并进行有效维护和及时更新。
形成的相关文件：知识产权台账、知识产权信息传递的记录

7 基础管理
7.1 获取
（1）公司根据知识产权目标，制定知识产权创造和取得的年度工作计划，明确所需要的知识产权的种类（如专利、商标、著作权等）及创造和取得的方式和途径。
（2）在研发活动项目立项前进行必要的检索，研发过程中进行跟踪检索，成果产出后进行最终检索，并及时办理相应的知识产权取得手续，确保知识产权的合法性和有效性。
（3）公司的自主研发活动建立研发管理流程，建立项目立项、审批制度，产出成果知识产权取得审批制度，研发活动记录制度等制度规范。研发活动应形成完整的文件和记录，使知识产权创造过程具有可追溯性。
形成的相关文件：研发管理制度、专利申请程序、专利信息检索程序、相关的原始记录、知识产权工作计划、知识产权检索及跟踪检索记录、成果记录、知识产权申请审批记录、查新报告、知识产权申请台帐
7.2 维护
（1）知识产权部对公司拥有的知识产权按照性质、价值等进行分类，建立分类管理档案。
（2）建立知识产权定期评估制度，由知识产权部对拥有的各类知识产权进行价值评估，以便对放弃或维持该知识产权做出决策。
（3）知识产权发生权属变更时，根据公司有关制度，对变更及时办理相关手续。
（4）企业对知识产权实施放弃的，应明确审批程序和权限，办理手续，由知识产权管理部门备案。
（5）有条件的企业可以建立知识产权分级管理机制，由知识产权部配备专职或兼职人员进行有效的监管和日常维护。
形成的相关文件：相关记录、知识产权管理台帐（包括专利、商标、版权、软件著作权等）、知识产权有效性评估记录、知识产权变更审批表、知识产权放弃申报审批记录
7.3 运用
7.3.1实施、许可和转让
（1）公司应根据法律法规的规定，在生产经营过程和市场交易活动中，合理运营知识产权。有条件的企业可以评估知识产权对产品销售的贡献。
（2）企业在制定知识产权运用策略前，针对企业作为让与方和受让方分别设定调查内容，可以根据知识产权评估原则对知识产权进行评估。
形成的相关文件：知识产权管理制度、商标管理办法、专利管理办法、知识产权运营相关的手续文本和相应的记录
7.3.2投资融资
企业在投资融资活动前，应当确认知识产权资产状况，尽到尽职调查义务，同时进行价值评估。
形成的相关文件：知识产权运营相关的手续文本和相应的记录
7.3.3　合并与并购
企业通过公司合并或并购等方式取得知识产权的，应当要求对方提供知识产权资产清单，确认其知识产权资产状况，尽到尽职调查义务，并且在合并合同中明确知识产权归属。
形成的相关文件：知识产权运营相关的手续文本和相应的记录
7.3.4标准化
参与标准化工作的要求：
（1）企业参与其他标准化组织的，首先需要去了解标准化组织涉及的知识产权政策，按照政策的要求提案、披露和许可承诺。
（2）企业牵头组建标准工作组的，需要制定相应的知识产权政策和工作程序。
形成的相关文件：标准化知识产权信息检索报告、标准化工作程序
7.3.5联盟及相关组织
（1）参与知识产权联盟或其它组织前，应了解其知识产权政策，评估参与利弊；
（2）组建知识产权联盟时，以知识产权为基础，与联盟企业共同推动技术标准，增加企业的行业话语权，在联盟内将自有知识产权作为交易筹码与联盟企业互换使用，构建专利池，开展专利合作。
形成的相关文件：联盟参与程序、联盟组建程序
7.4 保护
7.4.1风险管理
（1）尊重他人知识产权，通过检索、查新等开展侵权的可能性调查，出具调查报告，采取措施防止侵犯别人的知识产权（包括办公、生产等设备及软件）。
（2）知识产权部根据有关法律法规规定，对知识产权实施市场监控，各部门发现任何侵犯公司知识产权的现象应及时向公司书面报告，由知识产权部跟踪和调查相关知识产权被侵权行为，依法维权，活动过程应有记录。
（3）公司按照知识产权风险分析和预警机制，预防和应对知识产权纠纷。
形成的相关文件：知识产权风险分析和预警机制、调查报告、相关原始记录
7.4.2争议处理
监控知识产权被侵犯的情况，适时运用行政和司法途径保护知识产权，在处理知识产权纠纷时，评估诉讼、仲裁、和解等不同处理方式对企业的影响，选取适宜的争议解决方式。
形成的相关文件：相关原始记录
7.4.3 涉外贸易
公司的对外贸易和合作包括技术引进与输出、服务外包、合作开发、工程承包、产品进出口等。在对外贸易和合作中，要收集并了解涉及公司知识产权在输出国家或地区的法律法规状况，输出国家或地区的相关知识产权法律规定。
（1）公司在对外贸易和合作过程中，应对技术或产品在我国和相关国家的知识产权状况、所涉及法律法规等进行分析，形成分析报告。
（2）对外贸易和合作合同中涉及的知识产权，合同签订部门应明确其权利归属、使用方法和范围、侵权责任的承担、后续改进成果权属等知识产权条款。
（3）对涉及知识产权的技术出口要依法办理审批手续，同时公司按照《知识产权预警和应急预案》加强对输出技术或产品的知识产权进行监管。
（4）对外贸易和合作过程中输入输出的知识产权使用情况由知识产权部进行建档记录。
形成的相关文件：知识产权预警和应急预案、输出国（地区）法律法规状况报告、知识产权海关备案记录
7.5 合同管理
公司对经营中签署的涉及知识产权内容合同进行规范的管理，明确知识产权权属、权利、义务条款，在合同签订前进行评审，并对合同变更进行跟踪评审，以避免因知识产权问题遭受损失。合同由相关职能部门委派专人负责保管。
（1）合同包括公司与外单位签订的合同主要包括公司与合作方的合同（如委托开发合同、合作开发合同等），知识产权运用合同（如许可合同、转让合同、以及投资入股合同等），产品贸易合同（如购销合同、进出口合同、展览展销合同、加工承揽合同等），知识产权委托合同（检索与分析、预警、申请、诉讼、侵权调查与鉴定、管理咨询等）。
（2）公司签订对外合同或合同变更之前，应对合同标的涉及的知识产权内容进行法律审查，根据合同的内容和性质，明确相应的知识产权权属和双方权利义务条款。
（3）重大事项（如重大技术、装备引进，重大产品投资等）在合同签订前，应组织开展知识产权审查论证，避免因知识产权问题而导致重大损失；
（4）对于某些合同（如专利权转让、许可合同等）国家有关行政主管部门有格式合同示范文本的，应当尽量采用。
（5）对某些合同（如专利权、商标权转让合同）国家法律规定需要办理相关审批手续后才能生效的，企业在合同签订后，应及时办理相应手续。
形成的相关文件：合同知识产权审查表、知识产权审查论证报告、保密制度、保密协议
7.6 保密
公司对经营中签署的技术秘密进行规范的管理，明确知识产权权属、权利、义务条款，在秘密确认前进行评审，秘密确认后进行跟踪检查，以避免泄密遭受损失。
（1）建立商业秘密专家评审组，对商业秘密申请项目进行评审及确认密级、保密期限和涉密人员。对保密期限到期的商业秘密进行重新评审，确定是否解密或续签。
（2）确定秘密管理内容、秘密载体、管理方法、管理范围与管理程序，对秘密产生过程中载有秘密相关信息的存储介质和废旧载体管理，对涉及重大科研项目或对企业经济利益有重大影响的相关人员保密管理，对外交流、论文审核管理，对发现泄漏企业秘密事件和涉密人员应急管理。
（3）保密的范围包括明确涉密人员，设定保密等级和接触权限；明确可能造成知识产权流失的设备，规定使用目的、人员和方式；明确涉密信息，规定保密等级、期限和传递、保存及销毁的要求；明确涉密区域，规定客户及参访人员活动范围等。
形成的相关文件：商业秘密申请表、保守秘密合同书、秘密管理有关的奖励、惩罚、秘密保密费用管理费用、秘密知识宣传培训记录、涉密资料的归档保存记录。
8 实施和运行
8.1 立项
（1）项目立项前要进行知识产权的检索调查，分析该项目所涉及的知识产权信息，包括各关键技术的专利数量、地域分布和专利权人信息等；通过知识产权分析及市场调研相结合，明确该产品潜在的合作伙伴和竞争对手；编制立项报告（如开题报告、项目申报书、项目申请书）；进行知识产权风险评估，并将评估结果、防范预案作为项目立项与整体预算的依据，避免重复研发和资源浪费。
（2）立项报告内容应包括：对项目领域的科技文献、专利文献进行检索，对该技术领域的现有技术发展状况、知识产权状况和竞争对手状况进行分析。
（3）随着设计和开发的进展，必要时更新研发计划。
形成的相关文件：检索报告、科研计划、立项报告、研发项目知识产权状况分析报告
8.2 研究开发
（1）对研究与开发活动中形成的档案和记录进行管理，以使研发活动具有可追溯性，并准确界定研发创新成果的知识产权权利归属。
（2）建立研发活动的知识产权跟踪检索与监督制度，及时调整研发策略和内容，避免资源浪费与规避侵权风险。
（3）研究与开发活动中的知识产权管理由知识产权部与技术部配合实施。
（4）研发成果产出后技术部进行最终文献检索，并由知识产权管理部门组织评估、确认，形成知识产权评估报告。
（5）评估报告应明确取得知识产权的可能性、知识产权类型及保护建议，报公司领导审批，采取相应的保护措施。
（6）建立研发成果信息发布审批制度，研发成果信息按规定的程序审批后对外发布。
（7）研究与开发评估活动的知识产权管理由知识产权部与技术部配合实施。
形成的相关文件：开发创新活动的相关记录、专有技术登记表、研发创新活动技术文件、知识产权评估报告、相关记录

8.3 采购
（1）公司对原材料、设备等采购活动加强知识产权管理。
（2）对涉及知识产权标记的产品由技术部识别供方的相关知识产权信息并由采购部负责向供方收集，必要时要求供方提供权属证明，并按规定进行知识产权的标识。
（3）加强对供方信息、供货渠道、进价策略等信息资料的保密工作，防止商业秘密泄漏。
（4）对采购产品的知识产权进行监管，采购合同中要明确知识产权条款，明确双方知识产权权利义务。
（5）采购活动的知识产权管理由知识产权部与采购部门配合实施。
形成的相关文件：合同知识产权审查表、供方知识产权权属证明材料

8.4 生产
（1）生产过程的知识产权应进行有效管理，对涉及知识产权的内容提交知识产权管理部门组织评估，采取保护措施。管理内容包括生产过程中形成的产品与工艺方法等技术改进与创新、合理化建议、阶段性发明创造等成果。
（2）委托加工、来料加工、贴牌生产等对外协作生产的过程中，在加工、生产合同中应设立知识产权条款，明确双方知识产权权利义务，界定权属、保密责任、加工标的发生侵权时对方应承担的责任等。
（3）生产过程中形成的不宜对外公开的文件记录，应按知识产权保密的规定采取相应的保密措施。
形成的相关文件：知识产权保密制度、合同知识产权审查表、合理化建议等记录

8.5 销售和售后
（1）产品销售前，知识产权部对市场同类产品知识产权状况进行调查分析（专利分布、商标注册情况），对公司产品的知识产权建立保护机制，也防止销售侵犯他人知识产权的产品。如在产品上柜前对供货商及知识产权标记进行登记管理。
（2）产品投入市场后，建立产品销售市场监控机制。通过市场销售网络和营销队伍，监控同类产品的市场投放情况。通过产品信息发布会、展览会、各类媒体广告、网络等多种途径收集同类产品来源信息。
（3）一旦发现同类产品涉嫌侵犯公司知识产权，应进行重点信息收集，掌握对方侵权证据，积极采取维权措施，确保侵权行为能得到及时有效的制止和处理。
（4）产品升级或市场环境发生变化时，及时进行跟踪调查，调整知识产权保护和风险规避方案，适时形成新的知识产权
（5）知识产权管理部门应建立侵权记录，整理侵权材料，并形成档案。
形成的相关文件：侵权记录汇总表、合同知识产权审查表、市场知识产权分析记录

9 审核和改进
9.1 总则
9.2 内部审核
（1）公司建立、保持和实施内部审核程序，以确保其知识产权管理体系符合标准的要求。评价结果作为管理评估的输入材料。
（2）知识产权部负责制定内部评审计划，定期进行内部评价。
（3）内部评审人员应符合相应的资质要求。
（4）内部评审程序
1）制定内部评审实施计划，包括评价目的、范围、准则、方法等。
2）评价准备，成立评审组，进行文件准备。
3）实施评审。
4）分析评价审结果，编制评价报告，提出改进措施并跟踪验证。
形成的相关文件：内部评审计划、内部评审记录、内部评审报告、改进措施

9.3 分析与改进
（1）知识产权部采用适宜方法对检查或其他来源的信息进行分析，以证实其是否保持实现预期结果的能力。
（2）识别需监视和测量的过程，它涉及产品实现的全过程。
（3）对过程能力进行分析，分析过程的输入、活动和输出是否满足预期目标，对照预定目标找出差距，分析原因，找出改进方法。可供选择的方法有内审、过程审核、过程输出的监视和测量、过程有效性的评价以及工作质量检查活动等。
（4）在过程的监视和测量中应采用统计技术在内的适宜方法。
（5）分析结果应传递到相关部门，并为公司决策提供有效的支持。
（6）改进的信息来源
1）方针、目标执行情况。
2）管理评审、内部评审结果。
3）体系过程检查、分析结果。
4）相关方（如第三方评审部门）提出的问题。
（7）知识产权部根据以上信息反映的问题，确定责任部门。
（8）由责任部门对问题进行原因分析，与知识产权部配合制定和落实改进措施，并实施改进。
（9）知识产权部追踪验证改进措施，以促进知识产权管理体系的持续改进。
形成的相关文件：改进措施

附录1 知识产权管理体系管理制度文件目录

管理制度文件目录

序号
文件名称
文件编号
备注
1.
知识产权管理总则
IPGL－××

2.
专利管理制度
IPGL－××

3.
商标管理制度
IPGL－××

4.
企业著作权管理制度
IPGL－××

5.
商业秘密管理制度
IPGL－××

6.
知识产权奖惩制度
IPGL－××

7.
知识产权应急方案
IPGL－××

8.
知识产权申请控制程序
IPGL－××

9.
知识产权检索控制程序
IPGL－××

10.
知识产权变更、放弃控制程序
IPGL－××

11.
知识产权信息发布控制程序