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物业档案管理手册培训物业档案管理手册培训主主 讲：董新梅讲：董新梅支持单位：郑州新世纪物业服务有限公司支持单位：郑州新世纪物业服务有限公司目目 录录物业管理档案的概述物业管理档案的概述物业管理档案的收集物业管理档案的收集物业管理档案的整理物业管理档案的整理物业管理档案的鉴定、保管与销毁物业管理档案的鉴定、保管与销毁目目 录录物业管理档案的登记、检索与利用物业管理档案的登记、检索与利用物业管理档案室的标准物业管理档案室的标准物业管理档案相关制度物业管理档案相关制度新技术的应用新技术的应用第一章物业管理档案概述物业管理档案概述目目 录录 第三节第三节第三节第三节 第二节第二节第二节第二节 第四节第四节第四节第四节 第一节第一节第一节第一节物业管理物业管理档案的含义档案的含义物业管理物业管理档案的分类档案的分类物业管理物业管理档案的属性档案的属性物业管理档案的重要性物业管理档案的重要性2.2.物业服务物业服务的的重要依据重要依据3.3.开展开展物业物业服务服务的前提和基础的前提和基础4.4.开展开展物业研究物业研究的基本素材的基本素材档案的重要性1 1、凭证、凭证作用作用第一节：物业管理档案的重要性第一节：物业管理档案的重要性第一章1.物业管理档案具有一定的凭证作用。重要性【1】第一章第一节：物业管理档案的重要性第一节：物业管理档案的重要性重要性【2】2.物业本身的档案是物业服务的重要依据。第一章第一节：物业管理档案的重要性第一节：物业管理档案的重要性重要性【3】3.物业业主或使用人的档案是开展物业服务的前提和基础。第一章第一节：物业管理档案的重要性第一节：物业管理档案的重要性重要性【4】4.物业管理档案是开展物业服务研究的基本素材。第一章第一节：物业管理档案的重要性第一节：物业管理档案的重要性重要性【1】第二节：物业管理第二节：物业管理档案的含义档案的含义物业管理档案：是指物业在开发和管理活动中形成的作为原始记录保存起来的以备查考的文字、图像、声音以及其他各种形式或载体的文件。此定义包括两层含义：一是经过归档保存的原始记录及其载体；二是该原始记录的信息内容。第一章第二节：物业管理第二节：物业管理档案的含义档案的含义第一章l物业管理档案包括两个部分物业管理档案包括两个部分 物业业主或使用人的档案，包括业主或使用人的姓名、家庭结构、联系方式等2 物业本身的档案，包括开发建设过程的记录和物业服务企业接管后对物业进行维修养护和更新改造的记录1重要性【1】第三节：物业管理第三节：物业管理档案的属性档案的属性1本质属性2一般属性 物业管理档案的本质属性即原始记录性，是构成档案凭证价值的基础。如、监控记录、水质检测报告、电梯年检报告等。物业管理档案的一般属性是指文化属性、知识属性和信息属性，这些属性构成其一般价值即参考价值的基础。如：业主信息、社区文化活动记录、业主满意度信息等。第一章重要性【1】1991年7月4日国家档案局发布工业企业档案分类试行规则第一章第四节：物业管理第四节：物业管理档案的分类档案的分类重要性【1】第一章第四节：物业管理第四节：物业管理档案的分类档案的分类物业服务企业档案分类行政管理人力资源品质管理工程管理物业服务经营管理市场拓展品牌管理财务管理维修资金基础管理房屋共用设施设备公共秩序 保洁服务绿化管理客户服务精神文明建设管理效益重要性【1】第一章第四节：物业管理第四节：物业管理档案的分类档案的分类第二章物业管理档案的整理物业管理档案的整理目目 录录物业管理档案术语第一节第一节物业管理档案的立卷和编制第二节第二节重要性【1】第一节：物业第一节：物业管理管理档案术语档案术语一、背脊一、背脊 档案馆（室）在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码，档号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。第一节：物业第一节：物业管理管理档案术语档案术语二、档号二、档号重要性【1】1全宗号2案卷目录号 档案馆给定立档单位（物业公司）的编号。全宗内案卷所属目录的代码。3案卷号案卷排列的顺序号。第一节：物业第一节：物业管理管理档案术语档案术语三、全宗号、案卷目录号、案卷号三、全宗号、案卷目录号、案卷号重要性【1】第二节：物业第二节：物业管理管理档案的立卷和编制档案的立卷和编制编制案卷目录编制案卷目录立卷立卷卷内文件整理卷内文件整理l立卷：就是将若干互有联系的档案文件组合成案卷，应依据档案来源、时间、题目、内容等对档案进行分类立卷。l卷内文件整理：卷内文件的排列和编号，填写卷内文件目录，填写档案封面、封底，装订成册，立卷成盒。l编制案卷目录：将成盒后的档案按档号排列并装入档案柜第二章第二节：物业第二节：物业管理管理档案的立卷和编制档案的立卷和编制第二章l卷内文件的整理卷内文件的整理1.卷内文件的排列和编号卷内文件的排列和编号 页号一律使用阿拉伯数字，字体要端正、清楚。建议页号正面编号在右下角，背面编在左下角重要性【1】装订形式卷内目录装订形式卷内目录质量记录（表单）质量记录（表单）序序文件名称文件名称页次页次备注备注第二节：物业第二节：物业管理管理档案的立卷和编制档案的立卷和编制第二章2.填写填写卷内文件目录卷内文件目录重要性【1】不装订形式卷内目录不装订形式卷内目录序序文件名称文件名称页数页数备注备注质量记录（表单）质量记录（表单）第二节：物业第二节：物业管理管理档案的立卷和编制档案的立卷和编制第二章2.填写填写卷内文件目录卷内文件目录重要性【1】效果图效果图档案封面、卷内备考表档案封面、卷内备考表第二节：物业第二节：物业管理管理档案的立卷和编制档案的立卷和编制3.填写档案封面、卷内备考表填写档案封面、卷内备考表重要性【1】效果图效果图第二章第二节：物业第二节：物业管理管理档案的立卷和编制档案的立卷和编制4.装订成册装订成册重要性【1】第二节：物业第二节：物业管理管理档案的立卷和编制档案的立卷和编制4.装订成册装订成册所需工具所需工具第二章重要性【1】牛牛皮皮纸纸档档案案盒盒档档案案盒盒标标准准：档案盒封面及档案盒要求档案盒封面及档案盒要求第二节：物业第二节：物业管理管理档案的立卷和编制档案的立卷和编制5.立卷成盒立卷成盒第二章重要性【1】第二节：物业第二节：物业管理管理档案的立卷和编制档案的立卷和编制l编制案卷目录编制案卷目录1.将成盒后的档案按当好排列并装入档案柜将成盒后的档案按当好排列并装入档案柜第二章重要性【1】档案总目录档案总目录质量记录（表单）质量记录（表单）序号序号登记日期登记日期安卷目录号安卷目录号编制单位编制单位数量数量备注备注1第二节：物业第二节：物业管理管理档案的立卷和编制档案的立卷和编制2.整理档案总目录整理档案总目录第二章重要性【1】档案分目录档案分目录质量记录（表单）质量记录（表单）序号序号登记日期登记日期档号档号案卷提名案卷提名编制单位编制单位数量数量备注备注第二节：物业第二节：物业管理管理档案的立卷和编制档案的立卷和编制3.整理档案分目录整理档案分目录第二章工具档案盒档案封底封面背脊目录第二节：物业第二节：物业管理管理档案的立卷和编制档案的立卷和编制第二章第三章物业管理档案的鉴定、保管与销毁物业管理档案的鉴定、保管与销毁目目 录录 第二节第二节第二节第二节 第一节第一节第一节第一节 第三节第三节第三节第三节物业管理档案的鉴定物业管理档案的销毁物业管理档案的保管重要性【1】第一节：物业管理第一节：物业管理档案的鉴定档案的鉴定 物业管理档案的鉴定是指对物业管理档案的保存价值进行鉴定，鉴别档案价值的大小，确定档案保管的期限，决定档案的存毁取舍。期限划分标准1永久保存的档案 档案保管期限分为永久、定期（长期、短期），保管期限在50年以上的档案为永久保管档案，保管期限在1550年（包括15年和50年）之间的档案为长期保管档案，保管期限在15年以下档案的为短期保管档案。凡是反映本公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管；如：开发移交资料、物业交接资料、业主档案、文件规定需永久保存的质量记录等。第三章重要性【1】2长期保存的档案3短期保存的档案 凡是反映本公司一般工作活动，在较长时间内对本公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管；如：公司参加重大外事活动形成的文件材料、公司重要业务问题的文件材料，各种重要的调查报告、情况反映、公司获省级及省级以上表彰的文件材料等以及文件规定需长期保存的质量记录。凡是在较短时间内对本机关有参考利用价值的文件材料，列为短期保管；如：公司一般的调查报告、一般性工作通知，事务性有参考价值的文件材料、公司开展劳动竞赛、文体活动的文件材料、各类培训通知等以及文件规定。第一节：物业管理第一节：物业管理档案的鉴定档案的鉴定第三章重要性【1】档案室要有专人负责，定期进行巡视检查。档案库房、柜架应坚固，柜、架排架方法要科学和便于查找。底图除修改、送晒外，不得外借。修改后的底图入库，认真检查其修改、补充等情况。底图存放以平放为宜。档案的保管保护第二节：物业管理第二节：物业管理档案的保管档案的保管第三章 物业管理档案保管工作的基本原则为：分类保管，以保管为宗旨，以利用为目的，以防为主，防治结合。档案的保管保护第二节：物业管理第二节：物业管理档案的保管档案的保管第三章7 定期进行库藏档案的清理核对工作，做到帐、物相符，发现问题要查明原因，保存依据。接收档案必须认真验收，并办理接交手续。电子文档的保存 缩微胶片、照片、磁带等的保管，存放胶片、照片、磁带要用特制的密封盒、胶片页夹和影集等，按编号顺序排列在胶片柜或防火柜内。重要性【1】文件销毁申请单文件销毁申请单质量记录（表单）质量记录（表单）序号序号文件编号文件编号文件名称文件名称版本版本/版次版次销毁原因销毁原因申请人：审核人：批准人：2.文件销毁申请单文件销毁申请单第三节：物业管理第三节：物业管理档案的销毁档案的销毁表单代号：第三章第四章物业管理档案的登记、检索与利用物业管理档案的登记、检索与利用目目 录录物业管理档案的登记第一节第一节物业管理档案的检索与利用第二节第二节重要性【1】第四章第一节：物业管理第一节：物业管理档案的登记档案的登记物业管理档案登记主要分为：档案状况登记和档案工作登记物业管理档案登记主要分为：档案状况登记和档案工作登记档案状况登记 是对物业管理档案的数量、存在、保管状态及变化等基本情况的登记。档案工作登记 是对涉及档案管理过程中发生的一些重要情况和一些基本的工作行为、事实、利用情况等的记录重要性【1】第四章第二节：物业管理第二节：物业管理档案的检索与利用档案的检索与利用 物业管理档案的检索指档案管理人员将档案室内所藏档案材料信息进行系统储存，编制成为各种检索工具，建立档案检索系统，并通过它查找所需档案的一项工作电子介质档案的检索电子介质档案的检索纸介质档案的检索纸介质档案的检索第四章第二节：物业管理第二节：物业管理档案的检索与利用档案的检索与利用l纸介质档案的检索纸介质档案的检索第四章第二节：物业管理第二节：物业管理档案的检索与利用档案的检索与利用l电子介质档案的检索电子介质档案的检索第四章第二节：物业管理第二节：物业管理档案的检索与利用档案的检索与利用l物业管理档案的利用方式物业管理档案的利用方式 物业管理档案的利用档案室（馆）通过一定方式使档案资料直接为用户服务的工作，是实现档案价值、发挥档案作用的途径。提供档案原件，可以设立专门的阅览室供档案利用者在室内阅读档案，也可以根据规定将原件外借.提供档案复印件，包括制发档案复制品，出版或印发档案文件汇编等、档案咨询服务等.基本方式电子化方式：电子档案提供利用主要是利用电子计算机软件平台来开展，主要方式有：计算机系统直接利用、提供储存载体的拷贝、通讯传输和网络服务等。电子化方式第五章新技术的应用新技术的应用物业档案信息数字化物业档案信息数字化 一、将现有的纸质档案，通过扫描、数码相机等技术手转化为电子文档，建立“电子档案数据库，并建立档案查询网站”。二、将现有电子文件通过相应的归档手段进行归档，纳入统一电子档案数据库管理。既包括存储于个人电脑中的各类文件、表单，也包括存储于各种软件、服务器、云端中的物业服务记录。第五章物业档案信息数字化物业档案信息数字化三原则三原则1、实用性原则2、规范性原则3、安全性原则第五章