物业档案管理手册培训ppt.ppt
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1、物业档案管理手册培训物业档案管理手册培训主主 讲:董新梅讲:董新梅支持单位:郑州新世纪物业服务有限公司支持单位:郑州新世纪物业服务有限公司目目 录录物业管理档案的概述物业管理档案的概述物业管理档案的收集物业管理档案的收集物业管理档案的整理物业管理档案的整理物业管理档案的鉴定、保管与销毁物业管理档案的鉴定、保管与销毁目目 录录物业管理档案的登记、检索与利用物业管理档案的登记、检索与利用物业管理档案室的标准物业管理档案室的标准物业管理档案相关制度物业管理档案相关制度新技术的应用新技术的应用第一章物业管理档案概述物业管理档案概述目目 录录 第三节第三节第三节第三节 第二节第二节第二节第二节 第四节第
2、四节第四节第四节 第一节第一节第一节第一节物业管理物业管理档案的含义档案的含义物业管理物业管理档案的分类档案的分类物业管理物业管理档案的属性档案的属性物业管理档案的重要性物业管理档案的重要性2.2.物业服务物业服务的的重要依据重要依据3.3.开展开展物业物业服务服务的前提和基础的前提和基础4.4.开展开展物业研究物业研究的基本素材的基本素材档案的重要性1 1、凭证、凭证作用作用第一节:物业管理档案的重要性第一节:物业管理档案的重要性第一章1.物业管理档案具有一定的凭证作用。重要性【1】第一章第一节:物业管理档案的重要性第一节:物业管理档案的重要性重要性【2】2.物业本身的档案是物业服务的重要依
3、据。第一章第一节:物业管理档案的重要性第一节:物业管理档案的重要性重要性【3】3.物业业主或使用人的档案是开展物业服务的前提和基础。第一章第一节:物业管理档案的重要性第一节:物业管理档案的重要性重要性【4】4.物业管理档案是开展物业服务研究的基本素材。第一章第一节:物业管理档案的重要性第一节:物业管理档案的重要性重要性【1】第二节:物业管理第二节:物业管理档案的含义档案的含义物业管理档案:是指物业在开发和管理活动中形成的作为原始记录保存起来的以备查考的文字、图像、声音以及其他各种形式或载体的文件。此定义包括两层含义:一是经过归档保存的原始记录及其载体;二是该原始记录的信息内容。第一章第二节:物
4、业管理第二节:物业管理档案的含义档案的含义第一章l物业管理档案包括两个部分物业管理档案包括两个部分 物业业主或使用人的档案,包括业主或使用人的姓名、家庭结构、联系方式等2 物业本身的档案,包括开发建设过程的记录和物业服务企业接管后对物业进行维修养护和更新改造的记录1重要性【1】第三节:物业管理第三节:物业管理档案的属性档案的属性1本质属性2一般属性 物业管理档案的本质属性即原始记录性,是构成档案凭证价值的基础。如、监控记录、水质检测报告、电梯年检报告等。物业管理档案的一般属性是指文化属性、知识属性和信息属性,这些属性构成其一般价值即参考价值的基础。如:业主信息、社区文化活动记录、业主满意度信息
5、等。第一章重要性【1】1991年7月4日国家档案局发布工业企业档案分类试行规则第一章第四节:物业管理第四节:物业管理档案的分类档案的分类重要性【1】第一章第四节:物业管理第四节:物业管理档案的分类档案的分类物业服务企业档案分类行政管理人力资源品质管理工程管理物业服务经营管理市场拓展品牌管理财务管理维修资金基础管理房屋共用设施设备公共秩序 保洁服务绿化管理客户服务精神文明建设管理效益重要性【1】第一章第四节:物业管理第四节:物业管理档案的分类档案的分类第二章物业管理档案的整理物业管理档案的整理目目 录录物业管理档案术语第一节第一节物业管理档案的立卷和编制第二节第二节重要性【1】第一节:物业第一节
6、:物业管理管理档案术语档案术语一、背脊一、背脊 档案馆(室)在整理和管理档案的过程中,以字符形式赋予档案的一组代码,档号是存取档案的标记,并具有统计监督作用。第一节:物业第一节:物业管理管理档案术语档案术语二、档号二、档号重要性【1】1全宗号2案卷目录号 档案馆给定立档单位(物业公司)的编号。全宗内案卷所属目录的代码。3案卷号案卷排列的顺序号。第一节:物业第一节:物业管理管理档案术语档案术语三、全宗号、案卷目录号、案卷号三、全宗号、案卷目录号、案卷号重要性【1】第二节:物业第二节:物业管理管理档案的立卷和编制档案的立卷和编制编制案卷目录编制案卷目录立卷立卷卷内文件整理卷内文件整理l立卷:就是将
7、若干互有联系的档案文件组合成案卷,应依据档案来源、时间、题目、内容等对档案进行分类立卷。l卷内文件整理:卷内文件的排列和编号,填写卷内文件目录,填写档案封面、封底,装订成册,立卷成盒。l编制案卷目录:将成盒后的档案按档号排列并装入档案柜第二章第二节:物业第二节:物业管理管理档案的立卷和编制档案的立卷和编制第二章l卷内文件的整理卷内文件的整理1.卷内文件的排列和编号卷内文件的排列和编号 页号一律使用阿拉伯数字,字体要端正、清楚。建议页号正面编号在右下角,背面编在左下角重要性【1】装订形式卷内目录装订形式卷内目录质量记录(表单)质量记录(表单)序序文件名称文件名称页次页次备注备注第二节:物业第二节
8、:物业管理管理档案的立卷和编制档案的立卷和编制第二章2.填写填写卷内文件目录卷内文件目录重要性【1】不装订形式卷内目录不装订形式卷内目录序序文件名称文件名称页数页数备注备注质量记录(表单)质量记录(表单)第二节:物业第二节:物业管理管理档案的立卷和编制档案的立卷和编制第二章2.填写填写卷内文件目录卷内文件目录重要性【1】效果图效果图档案封面、卷内备考表档案封面、卷内备考表第二节:物业第二节:物业管理管理档案的立卷和编制档案的立卷和编制3.填写档案封面、卷内备考表填写档案封面、卷内备考表重要性【1】效果图效果图第二章第二节:物业第二节:物业管理管理档案的立卷和编制档案的立卷和编制4.装订成册装订
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