电子邮件礼仪.ppt
《电子邮件礼仪.ppt》由会员分享,可在线阅读,更多相关《电子邮件礼仪.ppt(33页珍藏版)》请在咨信网上搜索。
1、电子邮件礼仪让我们高效沟通2017/11/28目录243 33 1电子邮件礼仪的目的电子邮件的收件人和主题电子邮件的内容、结尾、附件电子邮件的回复、转发总结3 5 你会很惊讶地发现在当今这个时代,一些管理者仍然没有意识到电子邮件的交流是多么重要,许多管理者不及时地回复电子邮件或根本不回复,或者回复邮件的时候并不是回答那些问到的问题。非常专业地处理电子邮件会使你成为一个更好的管理者,会使你的公司很有竞争力。Phillip Hunsaker管理技能与方法附录C电子邮件实施礼仪规则重要性的原因有如下3个:专业特性:通过使用合适的邮件语言,你可以传达出一个专业的形象,“我很专业!”特别是对那些我们不认
2、识的人,这是他们判断我们的唯一方法。效率:邮件组织得当、条理清晰,避免浪费他人时间严肃性商务电子邮件不同于私人邮件,它具备严肃性和商务规范性.3 1电子邮件礼仪的目的收件人(To List)需要回复或采取行动的人 不要把仅需了解此邮件事项的人放入“收件人”抄送(CC List)需要了解此邮件事项相关的人通常包含发件人的主管和收件人的主管,因为双方主管都要了解你做的事密送(BCC List)发件人想把此邮件发送给他她但又不想被TO&CC的人知道2电子邮件的收件人和主题2.1收件人(To)、抄送(CC)与密送(BCC)思考:你发出的邮件,数据或内容有错,收件人以为你的主管已经审核过了,而实际上你的
3、主管并不知情。2电子邮件的收件人和主题2.2收件人、抄送和密送注意事项出部门邮件,必须抄送给部门主管(总监、经理、副经理),出公司邮件,必须抄送给分管副总或总经理公司内部沟通邮件不可抄送给公司外部人员。邮件只发给该发的人,不要发给不必要接收此邮件的人,以节省大家的时间不建议使用密送 BCC有可能看不到TO&CC的人,BCC的回复有可能让TO&CC的人看到回复邮件时注意要根据邮件内容修改“收件人”和“抄送”名单,不要随便就回复给所有人,通常不使用“回复全部”2电子邮件的收件人和主题2.3谨慎使用“群发邮件”因使用“群发邮件”不当而造成公司内部骚乱的例子屡见不鲜除了董事长/总经理“致全体员工”外,
4、其他人禁止使用群发邮件通知通告类邮件只发到部门主管和部门文员,由部门主管负责传达(这是部门主管的责任)不要自认为“这个邮件可以群发”你就群发了,一旦这样,你出错的机会就多一次。不要自己发送离职通知邮件。离职通知由人资部门负责发送。2电子邮件的收件人和主题2.4邮件主题主题一定要写,不能为空主题必须具体,不含糊,且有意义例如:“20110813 生产部周工作例会会议记录”当回复邮件时,要修改主题以反映新的内容 邮件回复或转发多次后,主题前面会自动添加“回复”、“Re”、“Fw”等,你要适当删除,保留最多两个。这样的例子就没有意义,如:在资源管理器中使用快捷方式发送邮件时,请删除主题中的“发送附件
5、:”,不要出现“发送附件:XXXX”Re:Re:Re:Re:Re:清明节放假事宜2电子邮件的收件人和主题2.4邮件主题主题的含义要具体且有意义以下的主题不够具体,不方便收件人理解:不要使用“万金油”邮件主题2电子邮件的收件人和主题2.5回复邮件时注意:主题与内容相符主题要与邮件内容相符,特别注意在回复邮件时或转发邮件时,要根据邮件内容修改主题。以下例子不应是回复邮件,而是要新建邮件:2电子邮件的收件人和主题2.6主题不是正文不要把邮件正文内容写在主题中,除非只有简单的一句话以下是不恰当的邮件主题邮件要有称呼称呼要和收件人清单一致,不含抄送人当收件人为多人时,称呼可用:各位:各位领导:各位同事:
6、Dear all,(如为英文邮件,要用逗号)3 3电子邮件的内容、结尾、附件3.1邮件称呼正文要从“称呼”下另起一行,不要从“称呼”在同一行开始。按逻辑顺序安排邮件内容 首先:开门见山,点明问题其次:细节描述,背景说明 接着:提供支持性材料或附件 留意:原邮件(先前的邮件)加在回复内容之后6W1H:Who,What,Where,When,Why,How(人事地,时因法)清楚表达你的观点 每个项目都需要有一个责任人和截止日期 3 3电子邮件的内容、结尾、附件3.2邮件正文注意:邮件正文也许很短,但不要写在“主题”中邮件中出现错别字会被认为是做事不认真,客户由此判断一个团队做事不认真。因此,一个有
7、错别字的邮件可能导致几百万上千万订单的损失如果使用outlook等写英文邮件,则每次使用“拼写检查”。如果写中文邮件,则自己要会检查。或者贴到word中进行中文语法检查特别注意不要把人名写错。写错人名给人的感觉是极不尊重对方。(自己的名字按身份证上写,不要说“身份证是错的”,更不要按自己的喜欢来写)常见写错的名字有:丽莉利,平苹萍,洪红宏,华桦,清青菁,林淋琳,玲铃,民明名,生升,娇姣,英瑛3 3电子邮件的内容、结尾、附件3.2邮件正文注意事项 避免错别字避免错别字正确的标点符号给人的感觉是“你很专业”。3 3电子邮件的内容、结尾、附件3.2邮件正文注意事项 使用正确的标点符号使用正确的标点符
8、号(1)、会议时间:9:0010:00(2)、日期:2011、7、122.3.1.2.3.2.一、要注意不要出现错别字;二、要注意标点符号要正确。(1)会议时间:9:0010:00(2)日期:2011.7.122.3.12.3.2一.要注意不要出现错别字;二.要注意标点符号要正确。以下的标点符号哪些是不正确的:以下修改后正确的标点符号:英文邮件中的标点符号3 3电子邮件的内容、结尾、附件3.2邮件正文注意事项 使用正确的标点符号使用正确的标点符号PunctuationPeriod(.),comma(,),colon(:),semicolon(;),question mark(?),exclam
9、ation mark(!):no space before,one space after(Exception:no space after if followed by the ending parenthesis.)ParenthesesNo space on either side of the text within the parentheses,one space on either side before and after.(Exception:no space after the ending parenthesis if followed by a punctuation.
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 电子邮件 礼仪
1、咨信平台为文档C2C交易模式,即用户上传的文档直接被用户下载,收益归上传人(含作者)所有;本站仅是提供信息存储空间和展示预览,仅对用户上传内容的表现方式做保护处理,对上载内容不做任何修改或编辑。所展示的作品文档包括内容和图片全部来源于网络用户和作者上传投稿,我们不确定上传用户享有完全著作权,根据《信息网络传播权保护条例》,如果侵犯了您的版权、权益或隐私,请联系我们,核实后会尽快下架及时删除,并可随时和客服了解处理情况,尊重保护知识产权我们共同努力。
2、文档的总页数、文档格式和文档大小以系统显示为准(内容中显示的页数不一定正确),网站客服只以系统显示的页数、文件格式、文档大小作为仲裁依据,平台无法对文档的真实性、完整性、权威性、准确性、专业性及其观点立场做任何保证或承诺,下载前须认真查看,确认无误后再购买,务必慎重购买;若有违法违纪将进行移交司法处理,若涉侵权平台将进行基本处罚并下架。
3、本站所有内容均由用户上传,付费前请自行鉴别,如您付费,意味着您已接受本站规则且自行承担风险,本站不进行额外附加服务,虚拟产品一经售出概不退款(未进行购买下载可退充值款),文档一经付费(服务费)、不意味着购买了该文档的版权,仅供个人/单位学习、研究之用,不得用于商业用途,未经授权,严禁复制、发行、汇编、翻译或者网络传播等,侵权必究。
4、如你看到网页展示的文档有www.zixin.com.cn水印,是因预览和防盗链等技术需要对页面进行转换压缩成图而已,我们并不对上传的文档进行任何编辑或修改,文档下载后都不会有水印标识(原文档上传前个别存留的除外),下载后原文更清晰;试题试卷类文档,如果标题没有明确说明有答案则都视为没有答案,请知晓;PPT和DOC文档可被视为“模板”,允许上传人保留章节、目录结构的情况下删减部份的内容;PDF文档不管是原文档转换或图片扫描而得,本站不作要求视为允许,下载前自行私信或留言给上传者【w****g】。
5、本文档所展示的图片、画像、字体、音乐的版权可能需版权方额外授权,请谨慎使用;网站提供的党政主题相关内容(国旗、国徽、党徽--等)目的在于配合国家政策宣传,仅限个人学习分享使用,禁止用于任何广告和商用目的。
6、文档遇到问题,请及时私信或留言给本站上传会员【w****g】,需本站解决可联系【 微信客服】、【 QQ客服】,若有其他问题请点击或扫码反馈【 服务填表】;文档侵犯商业秘密、侵犯著作权、侵犯人身权等,请点击“【 版权申诉】”(推荐),意见反馈和侵权处理邮箱:1219186828@qq.com;也可以拔打客服电话:4008-655-100;投诉/维权电话:4009-655-100。