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会计电算化在应用中需注意的问题
【摘要】文章从企业推行会计电算化实际工作出发，分析了会计电算化的初始化工作，会计电算化财务数据安全，会计电算化的会计档案管理，会计电算化发展方向等问题，指出会计人员需要具备一定的计算机基础知识，掌握基本的操作技能，才能更有利地开展会计电算化工作。
【关键词】会计；电算化；应用；发展
随着当今电子技术和信息技术的高速发展，会计电算化将当代电子技术和信息技术应用到会计实务中，将信息技术、计算机技术与会计的原理相结合，形成一套新的会计电算化核算系统。我单位已实行会计电算化多年，通过推行会计电算化的工作，会计核算和会计管理的工作发生了很大的变化。由于使用了电脑，会计数据处理的速度加快了，会计核算的准确性和可靠性有了很大的提高，减少了因疏忽大意及计算失误造成的差错。但计算机系统不是无懈可击的，制度也不可能天衣无缝，只有建立和完善内部控制制度，才能充分发挥会计电算化的高效性及准确性，为单位的经营决策提供完整的信息，创造更高的效益。企业在推广应用这项工作中，应根据各自单位的实际情况注意以下问题。
一、会计电算化会计工作岗位的设置及职责
根据会计电算化工作的特点，企业实现会计电算化后应由传统的以总账报表岗位为中心转变为以系统管理员岗位为核心的岗位架构。具体地说，会计电算化应设立的会计工作岗位包括：系统管理员、系统操作员、数据审核员。
（一）系统管理员的职责
在会计电算化软件的运行阶段，设置本岗位权限范围内的操作口令并进行财会分工，对有关人员的操作权限进行设置和调整，负责日常的维护和管理，监督并保证本系统的正常运行，在系统发生故障时，应及时到场，并组织有关人员快速恢复正常运行。为保守本单位经济秘密和会计数据的安全，不得将本单位会计数据以任何形式带出本单位或对外提供。
（二）系统操作员的职责
负责将经过审核的原始凭证或记账凭证及时、准确地录入计算机，对于未经审核的会计凭证不得录入计算机。注意安全保密，各自的操作口令不得随意泄露，备份数据应妥善保管。操作过程中发现问题，应记录故障情况并及时向系统管理员报告。
（三）数据审核员的职责
根据会计制度的要求，数据审核员负责审核原始凭证和记账凭证及输出的会计数据、账表的正确性。对不真实、不合法、不完整、不规范的凭证经各有关人员更正后，再进行审核。
二、会计电算化的初始化工作要做好
会计人员应掌握一定的计算机基础知识和基本的操作技能。会计从业人员应能够达到会计电算化中级水平，包括计算机操作系统的熟练使用、办公软件的应用、财务软件的实际运用等，尤其是办公软件中的Excel、Word内容对日常会计核算辅助工作以及财务数据分析等方面都要用到。企业实行会计电算化，在建账之初，会计人员应遵循财务会计制度的要求，选择好适合本企业的会计核算方法。尤其是会计科目设置方面，除了要按照企业会计制度中规定的会计科目名称和代码设置一级总账科目外，还要根据本单位的实际业务情况，设置二级科目甚至三级、四级科目，尽可能在初始阶段考虑周全。因为建账以后，有了数据的科目将不能再修改名称和编码。我单位在会计电算化的实际应用过程中，充分利用了会计软件的功能，如新的会计科目代码很长，一级总账科目即有四位编码，每增加一级要增加两位编码，不易记忆。但软件本身提供了“助记码”功能，可以将常用的会计科目用简便易记的数字代替，这样就能加快会计凭证的录入速度，对提高日常会计核算业务的工作效率有很大帮助。
三、会计电算化财务数据的安全问题
（一）完善内部控制制度
内部控制制度是保证会计信息真实和完整的重要手段，是针对每一个上机操作会计软件人员而制定的，主要用来规范每一个操作人员的行为以及各自之间的权限限制。电算化岗位一般可分为系统管理、系统操作、凭证审核、系统维护等，这些岗位也可以由基本会计岗位的会计人员来兼任，但必须对职权不相容的岗位进行明确分工，不得兼任，同时各岗位人员要保持相对稳定。如专职系统操作员不能接触系统设计文件，不能兼任会计及审核工作；系统维护员不得担任系统操作和会计工作等。我单位实行会计电算化后，传统的手工核算由计算机核算代替，各会计岗位都是在计算机上完成日常的会计凭证制作、审核、汇总、打印等工作。为保障会计电算化系统的稳定运行，保证会计信息的准确性和会计账簿的延续性，单位建立了相对应的会计电算化内部控制措施。因各会计岗位同时又是电算化会计岗位，企业原有会计管理体系以及会计人员岗位责任制、账务处理程序制度、内部牵制制度、稽核制度都作了相应的修订。明确了岗位职责和操作权限，使每个操作人员只能在自己的操作权限范围内进行工作，保证会计电算化系统能够正常顺利地工作，确保会计数据的安全、准确、可靠。
我单位在实施会计电算化之初，即按照财政部颁布的《会计电算化工作规范》要求，建立了严格的管理制度。
1．会计电算化岗位责任制：对电算化主管、审核记账、制证、出纳的工作职责进行了明确的责任。
2．会计电算化操作管理制度：明确了计算机的操作程序、授权、更换口令、对外提供数据、日常备份、操作规程等管理制度。
3．硬件和数据管理制度：对财务系统所用计算机设备的维护、保养、使用环境、会计数据的安全保密、存储等作了具体规定。
4．电算化会计档案管理制度：对会计档案包含的内容、归档程序、查阅手续、期满销毁等作出具体、详细的规定。
5．会计电算化内部控制制度：按照不相容岗位分离的原则，明确实行电算化后的业务流程，规定软件操作的权限管理，会计人员调离工作岗位的交接手续等也作了相关的规定。
（二）计算机系统的安全防范措施
财务上的数据往往是企业的绝对秘密，在很大程度上关系着企业的生存与发展。为确保会计信息的安全、保密，我单位一是制定计算机机房管理规定，制定机房防火、防水、防盗、防鼠的措施等。二是增强网络安全防范能力。网络会计实现了会计信息资源的共享，但同时也将自身暴露于风险之中，这些风险主要来自泄密和网上黑客的攻击，计算机病毒也很猖獗，会对计算机系统的安全造成极大的危害，从而造成巨大的损失。企业会计电算化系统中的数据一旦遭到破坏，将造成极大的损失。为了提高网络会计信息系统的安全防范能力应采用一些措施，例如采用防火墙技术、网络防毒、信息加密存储通讯、身份认证、授权等。因此，除了及时更新防毒杀毒软件、安装防火墙外，我单位的会计电算化系统只在财务科局域网内运行，不并入互联网。另外，还专门配备了移动硬盘进行每个月的财务数据备份，确保了财务信息的安全、完整。还加强了对外来存储盘的检测，不使用未经检测的存储盘。同时，提高会计操作人员对计算机病毒的防范意识，计算机使用的安全意识，保证会计电算化安全运行。做好日常会计数据保存和备份，确保会计信息的万无一失。三是加强数据的保密与保护。在进入系统时加一些诸如用户口令、指纹辨认等检测手段和用户权限设置等限制手段。另外还可以考虑硬件加密、软件加密或把系统做在芯片上加密等机器保密措施和专门的管理制度。
四、会计电算化后的会计档案管理
会计档案包括会计凭证、会计账簿、会计报表和财务分析资料，还包括存储会计资料和程式的光盘及其他存储介质等专业数据。这些档案的管理与纸制档案的管理有很多特殊的要求，为防止发生损害，应通过制定与实施相应的档案管理制度来实现。按照《会计档案管理办法》的要求，单位每年形成的会计档案，由财务部门装订成册，整理立卷，在年度终了，编造清册，移交档案部门保管。财务部门一般只保留一年的会计档案，企业应根据电算化会计档案的特点，做好会计资料的收集、保存和调用等方面的工作。财务部门对于已输出的磁性介质上的会计资料应及时加贴外部标签，指定专人妥善保管、存档，并定期检查、复制，对会计档案的调用要有完善的资料借用和归还手续。另外，企业使用的会计软件也应具有强制备份的功能和一旦系统崩溃等及时恢复到最近状态的功能。从我单位的实际情况看，实行会计电算化后，由激光打印机打印的会计凭证、会计账簿及会计报表等会计资料，字迹清晰，保存期长。因此可以作为正式的会计档案归档保存。年末打印出需要归档的全部会计账簿，装订成册后，在账簿启用表上盖章、签字后，编制清单移交单位档案部门归档
五、会计电算化的发展
会计信息化是会计电算化的发展趋势，会计电算化将会计人员从繁杂的工作中解脱出来，大大减轻了他们的工作负担，部分工作替代手工完成了对会计信息的分析、决策，对财务管理工作有一定的促进作用。目前，会计电算化仍局限于会计信息的事后反馈，会计信息化对管理控制、决策支持方面的作用远未发挥出来，会计信息的利用程度不高，使用不充分。生产、供应、人力资源等部门都有自己的管理子系统，但彼此孤立，没有与会计信息系统很好地衔接起来。这在电子商务蓬勃发展、竞争日趋激烈的现代商业环境中越来越不适应。
会计信息化是电算化的发展方向，应该有以下特点：一是综合化，企业的生产经营活动是一个相互联系的，而会计是从价值方面综合反映和监督企业财务状况和经营成果，因此其反映的信息必须是综合性的；二是多维化，企业预测、决策、控制、分析需要内部数据，外部数据，反映企业生产经营、投资等有关方面的数据等多种数据，会计系统必须提供；三是反映的信息实时化，通过实时的会计信息系统，企业各级管理者可以随时获取企业的最新会计信息，并可分析特定事项的财务影响；四是传递的双向性和资源高度共享性及信息处理的智能化。从我单位实行会计电算化的过程来看，在具备了一定的条件后，计算机核算与手工核算并轨运行，取得了一定的效果，已正式甩开手工账，完全依靠计算机核算。现在电算化系统运行安全稳定，促进了会计基础工作，规范了会计核算，工作效率有了大幅度提高。
【参考文献】
[1]财政部．会计电算化工作规范[S]．1996．
[2]杨耀伟．企业会计电算化核算下内部控制的必要性[J]．财会通讯（理财版），2008(12)．
[3]魏锋．会计电算化实务[M]机械工业出版社．2008(2)．